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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „IFG-Anfrage: Bau Behördenzentrum BER“
Von: mik.brandenburg.de> Gesendet: Donnerstag, 14. April 2022 14:41 An: mik.brandenburg.de> Betreff: WG: schlussgezeichneter Vertrag PD 2.K. vor: vi ctoria.Hopracht@zabh.brandenburg.de> Gesendet: Donnerstag, 14. April 2022 11:13 An: Pmik.brandenburg. dem VE ik. brandenburg.de> Ce: zabh.brandenburg.de> Betreff: schlussgezeichneter Vertrag PD Sehr geehrte FrauDu sehr geehrte Frau anliegend übersende ich Ihnen den von der ZABH schlussgezeichneten Vertrag der PD zur beratenden Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden haushaltsrechtlichen Verfahren. Der Vertrag wurde am 06.04.2022 von der Behördenleitung schlussgezeichnet und ging noch am selben Tag per Mail als auch per Post an Herm Weidemann von der PD raus. Ich wünsche Ihnen ein schönes Osterfest © Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg Sachgebietsleiterin Zentrale Dienste Poststraße 72 15890 Eisenhüttenstadt
Inhouse-Beratungsangebot Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden haushaltsrechtlichen Verfahren Berlin, 29.03.2022
Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld PD Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden haushaltsrechtlichen Verfahren Inhouse-Beratungsangebot Dieses Angebot wurde erstellt für Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg vertreten durch Herr 01 Leiter der Behörde Poststr. 72 15890 Eisenhüttenstadt — nachfolgend „Auftraggeber“ und „AG” — von PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH Friedrichstraße 149 10117 Berlin — nachfolgend „Auftragnehmerin“, „PD“ und „AN“ — — Auftraggeber und Auftragnehmerin zusammen nachfolgend auch „Parteien“ genannt — pd-g.de/ © 2021 PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 1von12
PD Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden haushaltsrechtlichen Verfahren Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis N 1 Ausgangssituation ww 2 Aufgabenstellung/Zielsetzung 3 Leistungsumfang/geplante Vorgehensweise RAR 4 Zeit-/Meilensteinplanung N 5 Vorstellung der PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH SS 6 Projektteam © 6.1 Benennung m» 6.2 Referenzen und Expertise =» 6.3 Nachunternehmen SI Vergütung » 7.1 Honorar vv Projektindividuelle Kalkulation 3:2. Reisekosten r oO 7.3 Abrechnung und Fälligkeit 10 Allgemeine Bestimmungen 10 81 Mitwirkung durch den Auftraggeber 10 8.2 Haftungsbeschränkung 10 8.3 _ Vertraulichkeit 21 8.4 Datenschutz 11 8.5 Kundenfeedback nach Projektabschluss 11 8.6 Recht zur Veröffentlichung 11 8.7 Salvatorische Klausel 11 pd-g.de/ © 2021 PD- Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 2 von 12
Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden PD haushaltsrechtlichen Verfahren 1 Ausgangssituation Das Land Brandenburg plant in unmittelbarer Nähe zum Flughafen BER in Schönefeld ein Behördenzentrum anzumieten, welches durch einen privaten Investor auf dessen Liegenschaften nach den Bedarfen verschiedener Landes- und Bundesbehörden errichtet und an das Land, vertreten durch die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg (ZABH), langfristig vermietet wird. Die Bewirtschaftung des Behördenzentrums erfolgt ausschließlich durch die ZABH. Ein Teil der Gebäude wird an die weiteren Dienststellen des Behördenzentrums langfristig (back-to-back) untervermietet. Das Behördenzentrum soll aus sieben teilweise miteinander verbundenen, teilweise einzelnstehenden Gebäuden in einem zusammengehörigen Liegenschaftskomplex bestehen, von denen zwei Gebäude überwiegend zu Bürozwecken, ein Gebäude als Wachzentrale, zwei Gebäude für Unterkunfts- und Gewahrsamszwecke, ein Gebäude für die Vorbereitung von Personen zur Ein- und Ausreise sowie ein Gebäude als Kantine und Wäscherei genutzt werden sollen. Ein auf dem Nachbargrundstück stehendes Bestandsgebäude soll in den Komplex einbezogen werden. 2 Aufgabenstellung/Zielsetzung Das ZABH hat die PD gebeten, die Behörde bei dem Vorhaben bei der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie den korrespondierenden haushaltsrechtlichen Verfahren zu unterstützen. Im Rahmen der Projektsteuerung wird die PD Aufgaben im Bereich der Projektvorbereitung — hier insbesondere zunächst die haushalterischen Prozesse, der Planung, der Ausführungsvorbereitung, der Ausführung und des Projektabschlusses übernehmen und den Planungs- und Bauprozess beratend begleiten. Für die Bereitstellung der finanziellen Mittel ist zunächst eine vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung des geplanten Vorhabens bis zum 31. März 2022 erforderlich. Auf der Grundlage des Ergebnisses der Untersuchung sollen Verpflichtungsermächtigungen für die weitere Vorhabenplanung in den Haushalt des Landes Brandenburg eingebracht werden. pd-g.de/ © 2021 PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 3von 12
Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden PD haushaltsrechtlichen Verfahren 3 Leistungsumfang/geplante Vorgehensweise Im Rahmen der Beauftragung wird die PD ihre Beratungsleistung zur oben beschriebenen Zielsetzung aufnehmen. Die geplanten Beratungsleistungen beinhalten im Wesentlichen Aufgaben der Projektsteuerung in Anlehnung an den Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO) und sieht dazu im Wesentlichen folgende geplante Vorgehensweise vor: — Projektvorbereitung und Grundlagenermittlung — Erstellen einer vWU auf Grundlage der noch bereitzustellenden Unterlagen — Begleitung und Beratung der ZABH im Planungsprozess — Begleitung und Beratung der ZABH im Ausführungsprozess — Begleitung und Beratung der ZABH im Abnahmeprozess — Zusammenfassung der Ergebnisse und Dokumentation Die Leistungserbringung der PD erfolgt in Projektphasen (Vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, Bedarfsplanung sowie für die weiteren Planungs- und Realisierungsphasen entsprechend der HOA]). Die Beauftragung erfolgte zunächst ausschließlich für die Erstellung der vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung. Im Anschluss und in Abhängigkeit vom Ergebnis der vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung können alle darauffolgenden Phasen durch den AG schriftlich in Auftrag gegeben werden. Die Beratungsleistungen der PD werden im Detail wie folgt beschrieben: Vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung In dieser Phase wird das Bauvorhaben einer vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung unterzogen. Dabei wird untersucht, welche Anmietungskosten für diese Spezialimmobilie unter Einbeziehung der Lebenszykluskosten angemessen wären, um so die Wirtschaftlichkeit des Mietpreises beurteilen zu können. Dies erfolgt unter der Beachtung der Abgrenzung von einem möglichen ÖPP-Mietmodell. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung orientiert sich hierfür inhaltlich an entsprechenden Mietwertgutachten. Folgende wesentliche Tätigkeiten werden im Zuge der vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung von der PD erbracht: — Plausibilisierung und/oder Ermittlung der notwendigen Flächen (gemäß DIN 277) und der Herstellungskosten (gemäß DIN 276), unter Berücksichtigung der Realisierung von geplanten sicherheitstechnischen Spezialbedarfen — Darstellung von Realisierungs-, Miet-, Betriebs- und Nutzungszeiträumen — Ermittlung der relevanten Nutzungskosten (gem. DIN 18960 oder GEFMA 200), gegebenenfalls unter Einbindung Dritter — Risikobewertung durch Identifikation der projektspezifischen Risiken und anschließende Bewertung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe — Ermittlung von Finanzierungskosten sowie gegebenenfalls Transaktionskosten und Kosten für die Verwertung — Ermittlung geeigneter Preissteigerungs- und Diskontierungssätze — Abbildung sämtlicher Aufwands-, Ertrags-, Investitions- und Verwertungspositionen unter Berücksichtigung des Lebenszyklusansatzes über den Betrachtungszeitraum der Szenarien — Berücksichtigung und Abbildung von aktivierbaren Vermögenswerten der betrachteten Immobilien und Grundstücke pd-g.de/ © 2021 PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 4 von12
Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden PD haushaltsrechtlichen Verfahren Zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen verwendet die PD das im Auftrag des Bundesministeriums der Finanzen entwickelte WU-Standardmodell 2.0 für Wirtschaftlichkeitsberechnungen, das sich an üblichen Kostengruppen orientiert (z. B. Baukosten in Anlehnung an DIN 276, Betriebskosten in Anlehnung an GEFMA 200 und DIN 18960) und bei Bedarf projektbezogen angepasst oder erweitert werden kann. Grundlage der Anwendung ist die sogenannte Barwertmethode. Zusätzlich wird eine Varianten- und/oder Sensitivitätsanalyse durchgeführt — dabei werden die betrachteten Szenarien unter Veränderung wesentlicher Parameter miteinander verglichen. Zwischenergebnisse der Untersuchungen sowie das Endergebnis werden im Rahmen von abgestimmten Terminen durch die PD vorgestellt, erläutert und mit dem ZABH abgestimmt. Optionale Leistungen bei Beauftragung in Abhängigkeit von dem Ergebnis der vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, gem. Ziff. 3 Abs. 2, Satz 3. Bedarfsplanung Im zweiten Schritt wird die PD die Bedarfsplanung im Sinne der DIN 18205 vornehmen. Ziel der Bedarfsplanung ist es, die Bedürfnisse, Ziele und Anforderungen des Bedarfsträgers bzw. hier der Bedarfsträger, zum frühestmöglichen Zeitpunkt in einen Lösungsrahmen des Projektes zusammenzustellen. Sie ist in erster Linie ergebnisoffen und orientiert sich nicht an einer bestimmten baulichen Lösung. Das Ergebnis der Bedarfsplanung im engeren Sinn wird im Bedarfsplan festgehalten. Dieses Arbeitsdokument stellt neben den Projektzielen und -rahmenbedingungen die qualitativen und quantitativen Anforderungen der Beteiligten vollständig und prüfbar in schriftlicher Form dar. Die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse soll zudem durch die Beschreibung des Arbeitsprozesses der Bedarfsplanung in transparenter Form unterstützt. Der Bedarfsplan enthält keine Lösungen oder Lösungsansätze und ist in der Regel standortneutral. Er ist eine Grundlage für alle weiteren Phasen des Gebäudelebenszyklus, insbesondere für die folgende Bedarfsdeckung. Insbesondere für alle weiteren Phasen stellt sich die Leistung wie folgt dar: — Organisation, Information, Koordination und Dokumentation (handlungsbereichsübergreifend): — Mitwirken bei der Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen — Mitwirken bei der Festlegung und beim Fortschreiben der Projektziele — Abstimmen der Projektstrukturplanung — Abstimmen der Schnittstellen und Prozesse der Planung (Planung der Planung) — Abstimmen der Kommunikationsstruktur, Informations-, Berichts- und Protokollwesen einschließlich Mitwirken bei der Auswahl eines Projektkommunikationssystems - Abstimmen des Entscheidungs- und Änderungsmanagements — Mitwirken beim Risikomanagement — Abstimmen der projektspezifischen Organisationsvorgaben (Projekthandbuch) und der Projektstrukturplanung — Regelmäßige Kontrolle der Einhaltung der Projektziele, der Organisationsvorgaben und Planung der Planung -— Überprüfen des systematischen Zusammenstellens der Dokumentationsunterlagen der Projektdokumentation — Abschluss der Kommunikationsstruktur (Informations-, Berichts- und Protokollwesen) pd-g.de/ © 2021 PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 5von 12
Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden haushaltsrechtlichen Verfahren Organisieren des Abschlusses des Projektkommunikationssystems Abschließen des Entscheidungs-/Änderungs- und Risikomanagements — Qualitäten und Quantitäten: Überprüfen der Bedarfsplanung auf Vollständigkeit und Plausibilität Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Grundlagenermittlung der Planungsbeteiligten Analysieren, Bewerten und Steuern der Leistungen der Planungsbeteiligten, insbesondere der Koordinations- und Integrationsleistungen des Objektplaners Steuern der Bemusterungsplanung Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Planungsbeteiligten zum Abschluss der jeweiligen Leistungsphasen der Planung Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Ausführungsplanung Überprüfen der von den Planungsbeteiligten erstellten Leistungsverzeichnisse, Angebotsauswertungen und Vergabevorschläge Anlassbezogenes örtliches Analysieren und Bewerten der Leistung der Objektüberwachung Analysieren und Bewerten der Auflistung der Verjährungsfristen für Mängelansprüche — Kosten und Finanzierung: Mitwirken bei der Erstellung des Kostenrahmens und des Nutzungskostenrahmens Abstimmen, Einrichten und Fortschreiben der projektspezifischen Kostenverfolgung Mitwirken bei der Ermittlung und Beantragung von Investitions- und Fördermitteln Überprüfen der Kostenschätzung und -berechnung der Objekt- und Fachplaner sowie Veranlassen erforderlicher Anpassungsmaßnahmen Kostensteuerung zur Einhaltung der Kostenziele Überprüfen der Kostenkontrolle der Planer Überprüfen der Kostenfeststellung der Objekt- und Fachplaner Überprüfen und Freigabevorschläge bzgl. der Rechnungsprüfung der Objektüberwachungen zur Zahlung an ausführende Firmen Überprüfen der Leistungen der Planungsbeteiligten bei der Freigabe von Sicherheitsleistungen Abschließen der projektspezifischen Kostenverfolgung — Termine, Kapazitäten und Logistik Abstimmen des Terminrahmens Abstimmen des Steuerungsterminplanes für das Gesamtprojekt und Ableiten des Kapazitätsrahmens Erfassen logistisch relevanter Standort- und Rahmenbedingungen Überprüfen der Terminplanung der Planungsbeteiligten für den Planungs- und Bauablauf Terminsteuerung zur Einhaltung der Terminziele Mitwirken bei der Aktualisierung der logistisch relevanten Standort- und Rahmenbedingungen Aufstellen eines Steuerungsterminplanes für die Vorbereitung und Durchführung der Abnahmen und Inbetriebnahmen Steuern der Abnahme — Verträge und Versicherungen Mitwirken bei der Erstellung einer Vergabe- und Vertragsstruktur für das Gesamtprojekt Abstimmen der Leistungsanforderungen für Planungsverträge pd-g.de/ © 2021 PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 6 von 12
Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden PD haushaltsrechtlichen Verfahren — Mitwirken bei der Auswahl der zu Beteiligenden, bei Verhandlungen und Vorbereitungen der Beauftragungen — Mitwirken bei Vertragsterminen und -fristen für die Planungsverträge - Mitwirken bei der Erstellung und Umsetzung eines Versicherungskonzeptes für das Gesamtprojekt —- Mitwirken bei der Durchsetzung von Vertragspflichten gegenüber den Beteiligten - Freigabevorschläge zu Vergütungsnachträgen von Planungsbeteiligten - Mitwirken bei der Strukturierung des Vergabeverfahrens - Überprüfen der Vertragsunterlagen für die Vergabeeinheiten auf Vollständigkeit und Plausibilität sowie Bestätigen der Versandfertigkeit - Mitwirken bei den Vergabeverhandlungen bis zur Unterschriftsreife - Überprüfen der Nachtragsprüfungen durch die Objektüberwachung und Mitwirkung bei der Beauftragung —- Mitwirken bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung der rechtsgeschäftlichen Abnahmen — Unterstützen des Auftraggebers bei der Einleitung von selbständigen Beweisverfahren Mitwirken bei der rechtsgeschäftlichen Abnahme der Planungsleistungen Die PD kann bei Bedarf und Absprache mit dem Auftraggeber weitere nicht oben aufgeführte Leistungen übernehmen. 4 Zeit-/Meilensteinplanung Die PD kann unmittelbar nach Beauftragung beginnen, die beschriebenen Leistungen zu erbringen. Die Terminplanung wird durch den externen Investor und dessen Planer vorgegeben. Die Leistungen können dem Projektstand entsprechend erbracht werden. Für die Erstellung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung sind — sofern die notwendigen Unterlagen als Kalkulationsgrundlage vorliegen — ca. vier Wochen erforderlich. 5 Vorstellung der PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH Die PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH bietet ausschließlich für die öffentliche Hand Unterstützung bei allen Realisierungs- und Beschaffungsvarianten an. Ziel der Beratung ist es, bessere Verwaltungsarbeit zu ermöglichen und Infrastrukturprojekte schneller und wirtschaftlicher umzusetzen. Die PD verbindet wirtschaftlich-strategisches Know-how mit einer genauen Kenntnis der besonderen Abläufe und Strukturen öffentlicher Auftraggeber. Auf dieser Basis bietet die PD Beratungs- und Managementleistungen zu allen Fragen moderner Verwaltung an. Sie berät zu Beschaffungsvarianten, zu Strategie, Organisation und Projektsteuerung, unterstützt die Implementierung komplexer Modernisierungs- und Beschaffungsprojekte oder übernimmt die Steuerung von Großprojekten. Die PD wird ausschließlich für öffentliche Auftraggeber im Sinne von & 99 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) tätig. Das Unternehmen erfüllt die Voraussetzungen von 8 108 Abs. 4, Abs. 5 GWB, was insbesondere bedeutet, dass es der gemeinsamen Kontrolle seiner Gesellschafter unterliegt pd-g.de/ © 2021 PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 7 von 12
Behördenzentrum für die Zentrale Ausländerbehörde des Landes Brandenburg am BER in Schönefeld PD Beratende Unterstützung im Zuge der Bauplanung, Baugenehmigung und Bauausführung sowie der korrespondierenden haushaltsrechtlichen Verfahren und im Wesentlichen für diese tätig wird. Eine direkte private Kapitalbeteiligung an der PD besteht nicht. Die PD kann auf dieser Grundlage von ihren Gesellschaftern ohne Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens beauftragt werden (Inhouse-Beauftragung). 6 Projektteam Für die Auftragsdurchführung sind seitens der PD folgende Mitarbeitende vorgesehen: 6.1 Benennung — Markus Weidemann - Senior Experte (stellvertretender Projektleiter) — Thomas Jahn - Senior Consultant (Projektleiter) — Sarah Bauer - Consultant (Projektmitarbeiterin) — Christoph von Stryk Consultant (Projektmitarbeiterin) Darüber hinaus stehen bei Bedarf weitere Mitarbeitende der PD mit entsprechender Expertise zur Verfügung. 6.2 Referenzen und Expertise Markus Weidemann ist sein 2009 bei der PD. Er betreut als Senior Experte Projekte auf Länderebene, im Gesundheitswesen und bei Sozialversicherungsträgern, Vergabeverfahren sowie Finanzierung und Financial Modelling. Seit 2021 leitet er das Landesbau-Team am Standort Berlin. Herr Weidemann ist Experte im Bereich der Projektsteuerung und in der Koordination der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren sowie in der Aufstellung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und deren Abbildung in Financial Modells sowie in allen Bereichen des internen und externen Rechnungswesens und der Unternehmenssteuerung. Thomas Jahn ist seit November 2020 Senior Consultant bei der PD. Er betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung mit Schwerpunkt Bundes- und Landesbau, Großteiles in Form von Machbarkeitsstudien. Zuvor war Thomas Jahn drei Jahre Senior Construction Manager bei der Akelius GmbH und betreute Projekte im Wohnungsbau. Von 2014 bis 2018 arbeitete er als Architekt bei Vukovic + Rogulj Gesellschaft von Architekten und Cornelia Ernst Architekten Berlin, nachdem er von 2012 bis 2015 bei der Pechtold Gesellschaft von Architekten mbH tätig war. Thomas Jahn studierte von 2000 bis 2007 Architektur (Abschluss Diplom-Ingenieur) an der Bauhaus Universität in Weimar. Sarah Bauer ist seit November 2019 Consultant bei der PD. Sie betreut ebenfalls Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung mit Schwerpunkt Bundes- und Landesbau, Großteiles in Form von Machbarkeitsstudien. Zuvor war Sarah Bauer zwei Jahre wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fachgebiet Bauphysik und Baukonstruktionen des Instituts für Bauingenieurwesen an der Technischen Universität Berlin. Von 2013 bis 2017 arbeitete sie als Prüf- und Überwachungsingenieurin bei der Kiwa GmbH, MPA Berlin- Brandenburg. pd-g.de/ © 2021 PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH 29. März 2022 Seite 8von 12
