DA-Sprachmittlung 15 Die Einsatzzeiten der Sprachmittelnden sind in BASS einzutragen. Dies bezieht sich sowohl auf die Anfangs- und Endzeit des Gesamteinsatzes, als auch auf die Zeiten der einzelnen Aktivitäten (bspw. IDM-S, Aktenanlage, Anhörung , Asylverfahrensberatung , Rückkehrbera- tung o.a.). Je Sprachmittelnden wird pro Einsatztag nur ein digitaler Laufzettel in BASS ge- führt. ln den digitalen Laufzettel sind von den Mitarbeitenden, die die Aktivitäten beauftragt bzw. deren Erledigung begleitet haben, zeitlich aufeinander folgend die einzelnen Einsatzarten mi- nutengenau einzutragen . Pausen: Von Sprachmittelnden zu vertretende Unterbrechungen (z.B. Essen, Zigaretten- pause, Dienstleistungen für Dritte, private Gespräche etc). sind nicht abrechenbar. Wartezeiten: Abrechenbare Einsatzzeiten der Sprachmittelnden, die in Folge nicht von ihnen verschuldeter Umstände (Nichterscheinen der Antragstellenden, etc.) das Erbringen der ver- einbarten Leistung verhindern (zur Vermeidung von Wartezeiten siehe auch weiter unten Übersetzungsaufträge). Wartezeiten werden systemseitig ermittelt, sobald keine andere Akti- vität für den jeweiligen Zeitraum ausgewählt wird. Nach Abschluss des Einsatzes im System wird den Sprachmittelnden der digitale Laufzettel elektronisch und automatisiert übermittelt. Sprachmittelnde zeichnen die Zeiten des Einsat- zes digital gegen. Zeiten können seitens der Sprachmittelnden beanstandet werden. 4.1.14 Einsätze in den Justizvollzugsanstalten (JVA) Bei JVA-Einsätzen ist sicherzustellen, dass der Sprachmittelnde grundsätzlich unmittelbar zur jeweiligen JVA bestellt wird. Die jeweilige Adresse ist im neuen Buchungssystem ange- ben. Die Durchführung und Abrechnung der JVA-Einsätze verläuft wie jeder sonstige Einsatz digital im Buchungssystem BASS. 4.1.15 Vergabe von Übersetzungsaufträgen Übersetzungsaufträge werden durch die jeweilige Organisationseinheit, in welcher der Bedarf an einer Übersetzung von Dokumenten entsteht, in eigener Zuständigkeit an Übersetzungs- büros vergeben. Verantwortlich für die Fristsetzung gegenüber dem Übersetzungsbüro und für das Vorliegen aller notwendigen Voraussetzungen ist folglich der den Auftrag erteilende Mit- arbeitende in der jeweiligen beauftragenden Organisationseinheit Das Fachreferat nimmt bei der Vergabe von Übersetzungsaufträgen lediglich eine anleitende Funktion ein und unterstützt ggf. bei grundsätzlichen Fragen zur Auftragsvergabe. Das Fachreferat stellt jeweils eine aktu- elle Version des Sprachportfolios der Übersetzungsbüros zur Verfügung. Es ist zwingend vor- gegeben, ein Übersetzungsbüro aus dieser Liste zu nutzen. Mit diesen wurde eine gesonderte Seite 15 von 37

DA-Sprachmittlung 16 Zusatzvereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Die Anfrage erfolgt aus- schließlich über das Übersetzungsbüro, nicht über die Sprachmittelnden eines Übersetzungs- büros . Es ist bereits bei der Vergabe dem Übersetzungsbüro gegenüber zu kommunizieren, dass Übersetzungsaufträge schnellstmöglich erledigt werden müssen. Bei Anlage des Überset- zungsauftrags ist eine Wiedervorlage von max. einer Woche anzusetzen . Die Einhaltung der gegenüber dem Übersetzungsbüro gesetzten Frist ist seitens der auftragserteilenden Außen- stelle selbständig zu überwachen. Liegt der zu erwartende Übersetzungsauftrag über 1.000 € netto, sind drei verschiedene An- gebote von Übersetzenden und die Einwilligung des titelverwaltenden Referats (hier 31 E) ein- zuholen. Das Fachreferat steht im Bedarfsfall bei der Kostenschätzung unterstützend zur Ver- fügung . Bei Übersetzungen ab 10.000 € brutto ist eine BfdH-Vorlage zu fertigen und auf den Dienstweg (Gruppenleitung, Abteilungsleitung , BfdH) zu geben. Ausschlaggebend hierfür ist das Haushaltsführungsschreiben des laufenden Haushaltsjahres. Vergabe von Übersetzungsaufträgen an in den Außenstellen anwesende Sprachmittelnde Zur Vermeidung bzw. Überbrückung von Wartezeiten sowie bei besonders eiligen Überset- zungen können Schriftstücke durch Sprachmittelnde, die bereits vor Ort in der Außenstelle sind, übersetzt werden . Hierzu sind bevorzugt Stand-Aione-PCs in den Außenstellen zu nut- zen . Es ist nicht gestattet, dass die Übersetzungsaufträge außerhalb der Liegenschaft der jeweiligen Außenstelle bearbeitet werden. Zudem dürfen keine Daten der Übersetzungen nach Einsatzende bei den Sprachmittelnden verbleiben . 4.2 Video-Dolmetschen 4.2.1 Allgemeines Unter Video-Dolmetschen ist die Durchführung von Anhörungen mittels Videokonferenztech- nik im Wege der Bild- und Tonübertragung zu verstehen , bei der sich Antragstellende und Anhörende/Entscheiderin /Entscheider in einem Raum derselben Dienststelle aufhalten, während sich ein Dolmetschender in einer anderen Außenstelle bzw. in einem sog. Dol- metsch-HUB (Zentrum) befindet und audiovisuell zugeschaltet wird . Dies dient der besseren Steuerung des Einsatzes von eigenem Personal, der flexibleren Nutzung von Dolmetsch-Ka- pazitäten sowie dem Grundsatz der Kostensparsamkeit Ein Dolmetscheinsatz per Videokon- ferenztechnik ist insbesondere auch dann sinnvoll, wenn es gilt, kurzfristige lokale Dolmet- Seite 16 von 37

DA-Sprachmittlung 17 Sehendenengpässe auszugleichen oder Sprachen, für die dem Bundesamt nur wenige Dol- metschende zur Verfügung stehen, bundesweit effizient einzusetzen . Video-Do lmetschen kann daher nicht nur bei Anhörungen , sondern auch grds. bei Antragstellung und Aktenan- lage zum Einsatz kommen . Nicht zu verwechseln und rechtlich auch nicht gleichzusetzen ist das Video-Dolmetschen mit einer sog. Video-Anhörung. Bei Video-Anhörungen würde ein räumlich vom Antragstellenden und Dolmetschenden getrennt befindlicher Anhörender/Ent- scheider/Entscheiderin mittels Videotechnik zur Anhörung zugeschaltet Den Regelfall sollte die Anhörung unter Hinzuziehung eines Präsenzdolmetschenden bilden. Das Video-Dolmetschen ist komplementär zu sehen und sollte insbesondere dann genutzt werden , wenn der Bedarf mittels eines Präsenzdolmetschenden aufgrund erhöhter Anhörungszahlen, bei Mangelsprachen oder aufgrund unverhältnismäßig hoher Fahrtkosten nicht gedeckt werden kann. Rechtlicher Aspekt Anhörungen per Video-Dolmetschen verstoßen nicht gegen eine Rechtsvorschrift Die physi- sche Anwesenheit des Dolmetschenden in der Anhörung schreibt weder § 17 AsyiG noch Art. 14 der Verfahrensrichtlinie (V-RL) ausdrücklich vor. Die Vorgabe, wonach Dolmetschende hinzuzuziehen sind , setzt nicht die persönliche Anwesenheit in der Anhörung voraus , sondern dient nur der Sicherstellung einer Übersetzung. Für das Gerichtsverfahren erlaubt§ 185 Abs. 1a Gerichtsverfassungsgesetz (GVG) sogar ausdrücklich das Video-Dolmetschen. Wenn der im Gerichtsverfahren geltende Grundsatz der Unmittelbarkeit der Beweisaufnahme dem Vi- deo-Dolmetschen nicht entgegensteht, muss dies im Verwaltungsverfahren, das diesen Grundsatz nicht enthält, erst recht gelten. 4.2.2 • Verfahrensfragen Grds. kann bei jedem HKL eine Anhörung mittels Video-Dolmetschen geplant und durchgeführt werden . Dies gilt prinzipiell auch für alle Kategorien von Antragstellenden - auch für vulnerable Personengruppen . Ausgenommen sind sprach-, seh- oder hörbeeinträchtigte Personen. • Eine Anhörung per Video-Dolmetschen setzt kein Einverständnis der Antragstei- lenden voraus. • Die Bestimmung zu Art und Weise sowie der funktionellen Zuständigkeit für eine ggf. erforderliche Prüfung oder Klärung von Zweifelsfällen obliegt der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit, in der die Anhörung stattfinden soll. Seite 17 von 37

DA-Sprachmittlung 4.2.3 • 18 Technische Einrichtung und Buchung Im Jahr 2017 wurden alle Außenstellen und Ankunftszentren mit der nötigen Video- technik ausgestattet. Sollten weitere Video-Dolmetsch-Arbeitsplätze benötigt werden, arbeiten auf entsprechende Anfrage an das Fachreferat die Außenstellen- insb. avi- sierte Hub-Außenstellen-für Einrichtung und Überführung in den Wirkbetrieb des Vi- deo-Dolmetschens kollegial mit dem Fachreferat zusammen. • Nach erfolgter Einrichtung und positivem Funktionstest sind für die anschließende kontinuierliche Durchführung des Wirkbetriebs die Dolmetschenden-Koordinatoren der Hub- und Bedarfs-Außenstellen in direkter Zusammenarbeit (ohne weitere zu- sätzliche Vermittlung des Fachreferates) dafür zuständig , die benötigten Sprachbe- darfe zu bestimmen , die Zeiten für Video-Anhörungen zu terminieren und die hierfür erforderlichen Sprachmittelnden in den Hubs zu planen , zu buchen und zum Einsatz zu bringen. • Erforderliche Bedarfe und Video-Termine sind seitens der Bedarfs-Außenstellen mit ausreichender Vorlaufzeit an den Video-Hub Düsseldorf heranzutragen. Sollten ver- einbarte Termine nicht erfolgen können , so ist seitens der absagenden Stelle die je- weils andere Seite umgehend nach Kenntnis des Terminausfalls zu informieren. 4.2.4 • Organisatorische/technische Vorgaben: Für das Video-Dolmetschen kommen ausschließlich Dolmetschende zum Einsatz, die in BABS als einsetzbar geführt und nach Verpflichtungsgesetz verpflichtet sind . • Grds. kann jeder - gemäß BABS einsetzbare Dolmetschende - auch für das Video- Dolmetschen eingesetzt werden , außer der/die Dolmetschende spricht sich ausdrück- lich gegen den Einsatz als Video-Dolmetscher/in aus. • Die Dolmetsch-Hubs (Zentren) werden ausschließlich in Liegenschaften des Bun- desamtes eingerichtet; es besteht damit volle Kontrolle darüber, welche Dolmetschen- den am Video-Arbeitsplatz im Hub sitzen sowie darüber, wer sich sonst noch in den Räumlichkeiten befindet. • Die Video-Kommunikation zwischen Hub und Bedarfs-Außenstelle erfolgt ausschließ- lich über verschlüsselte Netzwerksysteme des Bundes bzw. des Bundesamtes. • Bereits bei der Planung einer Anhörung per Video-Konferenztechnik ist darauf zu ach- ten, dass alle beteiligten Personen -insbesondere aber Anhörende, Antragstellende und Dolmetschende - einen guten Sichtkontakt zueinander haben und das Hörver- ständnis durch externe Geräuschquellen nicht übermäßig beeinträchtigt wird . • Es erfolgt keine audiovisuelle Aufzeichnung oder Speicherung der Video-Konferenz. Das Ergebnis der Anhörung ist die Niederschrift. Seite 18 von 37

DA-Sprachmittlung • 19 Der entsprechende Kontrollbogen ist am Ende der Anhörung von Antragstellenden (und ggf. Vertretenden) sowie dem Anhörenden und Dolmetschenden zu unterzeich- nen (zum technischen Verfahren der Aufnahme in die Aktes. FAQs zum Video-Dol- metschen). Eine Protokollierung der erforderlichen Bestätigungen des Dolmetschen- den alleine reicht zu Nachweiszwecken nicht aus. Das Protokoll wird für die Rückübersetzung zum HUB geschickt (bevorzugt per E-Maii-Scan oder auch per Fax); zusätzlich wird das Formular mit den gesamten zu leistenden Unterschrif- ten zugeschickt. Der Dolmetschende führt die Rückübersetzung durch und unterschreibt das Formular. Die Unterlagen zur Rückübersetzung werden vernichtet; das Dokument mit der Un- terschrift des Dolmetschenden wird eingescannt und an die AS zurückgeschickt, bzw. gefaxt. Das Originaldokument wird vernichtet. • Wie auch im Falle von Anhörungen mit Präsenzdolmetschenden muss die Anwesen- heit einer weiteren Person bei Anhörungen mit Video-Dolmetschen im Protokoll der Anhörung erwähnt werden. • Bei Änderungen (Verkürzung/ Verlängerung/ Ausfall) der geplanten Einsatzdauer des Video-Dolmetschenden ist dies dem entsprechenden Video-Hub umgehend mitzutei- len. Insbesondere ist bei mehreren Anhörungen darauf zu achten , dass der- von den Hubs bestätigte - Buchungszeitraum nicht ohne Abstimmung mit den jeweiligen Hub- Mitarbeitenden überschritten wird. 4.2.5 Ablauf der Anhörung mittels Videokonferenztechnik • Zu Beginn der Anhörung erfolgt eine Aufklärung des Antragstellenden zum Ablauf der Videoanhörung. Es ist deutlich darauf hinzuweisen, dass keinerlei Nachteile aus dieser Art der Anhörung entstehen und die Bild- und Tonübertragung nicht über das Internet, sondern über die gesicherte Infrastruktur des Bundesamtes erfolgt. Dieser Hinweis ist zusammen mit einem Hinweis auf die Vertraulichkeit der Anhörung in die Niederschrift aufzunehmen. • Bei Unmöglichkeit der Durchführung einer geplanten Anhörung mittels Video-Do lmet- schen am Ladungstag ist die Anhörung soweit möglich noch am selben oder am Fol- getag notfalls mit Präsenzdolmetschenden durchzuführen. Bei beabsichtigter Anhö- rung am Folgetag muss die Unterbringung der Antragstellenden in einer nahegelege- nen Aufnahmeeinrichtung organisiert werden , damit eine unnötige persönliche Belas- tung durch eine erneute Anreise sowie unnötige Reisekosten vermieden werden . Ist beides nicht möglich, ist ein neuer Anhörungstermin anzuberaumen. Der Vorgang ist zu protokollieren. Möglicherweise auftretende Fallkonstellationen: Seite 19 von 37

DA-Sprachmittlung o 20 Bekanntwerden von persönlichen Umständen, die eine Durchführu ng/Fortfüh- rung einer Anhörung mittels Videokonferenztechnik nicht angeraten erscheinen lassen- z.B.: Verständnis- und Ausdrucksfähigkeit von Antragstellenden sind auf Grund akuter psychischer Probleme nicht gewährleistet nicht kurzfristig lösbare Verständigungsprobleme oder Sprachbarrieren (z.B. unzureichende Sprachkenntnis, nur bestimmter Dialekt) o nicht kurzfristig lösbare technische Probleme (insbes. Ton- oder Bildausfa ll) o Auftreten und Verhalten der Antragstellenden machen die physische Anwesen- heit eines/einer Dolmetschenden erforderlich 4.2.6 End-to-End Schaltungen Um ausreichend flexibel auf Bedarfe reagieren zu können und Dolmetschende nicht nur aus den Hubs, sondern aus allen Liegenschaften des Bundesamtes zuschalten zu können, wer- den zunehmend auch End-to-End Schaltungen eingesetzt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass Außenstellen sich untereinander perVideo verbinden können. Diese Art des Video-Dol- metschens ist seitens der Leitung ausdrücklich erwünscht. Die Kooperation und Unterstüt- zung seitens der Außenstellen wird vorausgesetzt. Unterstützung bei der End-to-End Schal- tung bietet der Dolmetscher-Hub in Düsseldorf (VD-HUB-DUS@bamf.bund.de). 4.3 4.3.1 Vorbeugung von Korruption und Interessenskonflikten Allgemeines Bei der Durchführung ihrer Aufgaben haben alle mit dem Sprachmittlungseinsatz betrauten Mitarbeitenden des Bundesamtes ein hohes Maß an Verantwortung. Die mit der konkreten Steuerung des Sprachmittelndeneinsatzes in den Außenstellen ver- bundenen Aufgaben sind als "besonders korruptionsgefährdet" eingestuft. Für die in diesem Aufgabenbereich tätigen Mitarbeitenden besteht eine erhöhte Fürsorgepflicht, um Interes- senkollisionen zu vermeiden. Die Vorschriften zur Korruptionsprävention im Bundesamt sind konsequent zu beachten. Insbesondere ist sicher zu stellen , dass eine Personal- rotation durchgeführt wird. Diese sollte nach einem maximal dreijährigen Einsatz er- folgen. Ansprechpartner ist die/der Beauftragte für Korruptionsvorsorge. Unregelmä- ßigkeiten beim Einsatz von Sprachmittelnden sind dem Fachreferat unverzüglich mitzuteilen. Bei Verdacht auf eine Korruptionsstraftrat ist unmittelbar die/der Beauftragte für Korruptions- vorsorge zu informieren. Seite 20 von 37

DA-Sprach m ittlu ng 21 Um etwaigen Korruptionsversuchen (sowohl von Seiten der Sprachmittelnden als auch von Seiten der Antragstellenden) vorzubeugen und gleichzeitig die Neutralität und Unbefangen- heit der Sprachmittelnden zu gewährleisten, ist ein selbstständiges Abholen bzw. Beglei- ten der Antragstellenden durch die Sprachmittelnden untersagt. Dies gilt sowohl für die Wege über die Liegenschaften, als auch für die Strecke zwischen Wartezimmer und Anhö- rung. Darüber hinaus ist es strengstens untersagt, Sprachmittelnden Zusatzaufgaben zu übertragen, welche nicht im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Sprachmittlung stehen, bspw. Postwege, Botengänge, Kopieraufträge o.ä. • Des Weiteren gilt zu beachten : Sprachmittelnden ist zu keinem Zeitpunkt Einblick oder Zugang zu Asylakten zu gewähren; vorgelegte Unterlagen (insbesondere medizinischer Art) dürfen nur zur Übersetzungszwecken eingesehen werden Aufgrund erhöhter Korruptionsgefahr dürfen Sprachmittelnde und Antragstei- lende zu keinem Zeitpunkt ohne unmittelbare Aufsicht durch Personal des Bundesamtes sein Aus Sicherheitsgründen muss der Aufenthaltsort von Sprachmittelnden wäh- rend der gesamten Einsatzdauer dem Bundesamtpersonal bekannt sein Wegen möglicher Interessenkonflikte dürfen keine Sprachmittelnden eingesetzt werden, die selbst bzw. deren nahe Angehörige (Ehegatten, Kinder, Eitern, Geschwister; Mündel) in ei- nem beim Bundesamt anhängigen Verfahren stehen . Das Fachreferat ist durch die Außen- stellen bei Bekanntwerden eines Asylverfahrens zur Eingabe einer Einsatzsperre unverzüg- lich zu informieren. 4.3.2 Rotation der Sprachmittelnden Der rotierende Einsatz von Sprachmittelnden im operativen Bereich wird systemseitig sicher- gestellt. Im Falle von Engpässen in der Bereitstellung von Sprachmittelnden hat das Rotationsprinzip Vorrang gegenüber der Wirtschaftlichkeit. Eine vorherige Prüfung von Alternativen durch die Außenstelle (bspw. Einsatz des Video-Dolmetschens) wird vorausgesetzt. Sollten Sprachmittelnde Rückfragen stellen , kann darauf hingewiesen werden, dass das Bundesamt ein verstärktes Interesse daran hat, Sprachmittelnde rotierend einzusetzen und im Sinne der Gleichberechtigung und Qualitätssicherung auf einen wechselnden Pool von Sprachmittelnden zurückzugreifen . Zudem sind ausweislich der bestehenden Rahmenverein- barung sowohl das Bundesamt als auch Sprachmittelnde ohne Angabe von Gründen in ihrer Seite 21 von 37

DA-Sprach mittlu ng 22 jeweiligen Entscheidung frei, Aufträge zu erteilen bzw. abzulehnen. Aus der Rahmenverein- barung kann kein Anspruch auf die Erteilung von Einsätzen als Sprachmittelnde für das Bun- desamt abgeleitet werden . Dies ist hierin ausdrücklich textlich fixiert. 5 5.1 Umgang mit Beschwerden, Hinweisen und Feedback zur Eignung und Zuverläs- sigkeit der Sprachmittelnden Beschwerden und Hinweise Ergeben sich während eines Einsatzes in der Außenstelle konkrete Anhaltspunkte, die die Eignung und Zuverlässigkeit von Sprachmittelnden betreffen, sind die Beanstandungen schriftlich zu dokumentieren und über die Referatsleitung der Außenstelle dem Fachreferat per Mail zuzuleiten. Dieses prüft und entscheidet über weitere einzuleitende Maßnahmen; ggf. auch über eine Nichteinsetzbarkeit des betroffenen Sprachmittelnden. Rückfragen des Fachreferats oder die Aufforderung zur Stellungnahme sind zeitnah zu beantworten. Vage Hinweise seitens Mitarbeitender, Sprachmittelnder oder Dritter (bspw. Rechtsanwalt oder Vormund) sind zu konkretisieren , um dem Fachreferat eine entsprechende Recherche zu er- möglichen. Zu beachten ist, dass unzureichende Deutschkenntnisse, die eine flüssige Ver- dolmetschung oder Übersetzung verhindern , ebenfalls gemeldet werden müssen. Im Fachreferat werden sowohl interne Beschwerden/Hinweise, welche durch Außenstellen zu Sprachmittelnden eingereicht werden , als auch externe Beschwerden/Hinweise, welche durch Sprachmittelnde, Dritte (bspw. Rechtsanwälte, Verbände) oder anonym im Fachbe- reich eingehen, bearbeitet. Nach Eingang einer Beschwerde oder eines Hinweises wird eine Kurzrecherche seitens des Fachreferats erstellt (Anzahl der Einsätze, Sprachangebot, Aus- zug der Einsatzplanung , einsetzende Außenstelle). Darüber hinaus wird das Vorhandensein bereits vorliegender Beschwerden geprüft. Abhängig von der Art, Schwere und Stichhaltigkeit einer Beschwerde wird im Weiteren wie folgt vorgegangen: • Einholung weiterer Informationen vom Beschwerdeführenden • Einholung von Feedbacks weiterer Außenstellen, in denen der Sprachmit- telnde zum Einsatz gekommen ist • Seite 22 von 37

23 DA-Sprach mittl ung • Einbindung des Personalreferats und ggfls. IR bei Vorwürfen gegen Mitarbei- tende des Bundesamtes • Einbindung BfK bei Korruptionsverdacht • Einbindung des Justiziariats Nach Zusammenstellung aller nötigen Unterlagen und Informationen wird im 4-Augen-Prinzip innerhalb des Fachreferats über weitere einzuleitende Maßnahmen, ggf. auch über eine Ein- satzsperre des fraglichen Sprachmittelnden, entschieden . Darüber hinaus erfolgt seitens des Fachreferats eine Antwort an den Beschwerdeführenden, soweit im Einzelfall angezeigt und möglich, bei Bedarf unter Beteiligung des Justitiariats. 5.2 Feedback-Prozess Die Qualifikation sowohl neu gewonnener als auch schon bewährter Sprachmittelnder ist mit- 3 tels Online-Feedbackbogen zu beurteilen . Ziel ist es, dem Fachreferat Rückmeldungen aus allen Außenstellen zuzuleiten, die eine flächendeckende Qualitätssicherung der im Einsatz befindlichen Sprachmittelnden ermöglichen. Innerhalb einer Außenstelle ist ein einheitliches Votum zur Qualifikation des jeweiligen zu be- wertenden Sprachmittelnden abzugeben. 6 6.1 Abrechnung des Sprachmittelndenhonorars Allgemeines Das Abrechnungsverfahren richtet sich nach der DA BABS-HKR des Bundesamtes in der je- weils gültigen Fassung. Die Abrechnung der Sprachmittlungseinsätze und Übersetzungsaufträge erfolgt spätestens zwei bis vier Wochen nach dem am längsten zurückliegenden Einsatz eigenverantwortlich in den Außenstellen. Die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit aller zahlungsbegründenden Un- terlagen und Belege ist sicherzustellen. Das Fachreferat behält sich vor, stichprobenartig ein- zelne Abrechnungen der Außenstellen zu prüfen. Welche Personen innerhalb der Außenstelle in welchem Umfang zur Durchführung der ein- zelnen Arbeitsschritte von Abrechnungen befugt sind, richtet sich nach den haushaltsrecht- lich oder durch den BfdH und die Referatsleitung der Außenstelle übertragenen Befugnissen. 3 siehe: info PORT > Dolmetscherdienste > Feedbackbogen OS-Sprachmittle r Seite 23 von 37

DA-Sprachmittlung 24 Ausnahmen: • Die Abrechnung der Einsätze in der Außenstelle Frankfurt Flughafen wird vom Fach- referat vorgenommen. Ebenso die Sprachmittlungshonorare, die im Rahmen der Rechtsberatung an deutschen Flughäfen entstehen. • Einsatzkosten, die in besonderen Einzelfällen entstehen , können zur Unterstützung der Außenstellen nach Absprache vom Fachreferat abgerechnet werden. Die Abrechnung der Sprachmittlungseinsätze erfolgt IT-gestützt durch BASS. Die Verwal- tungsleitenden der Außenstellen wirken auf eine ordnungsgemäße Erstellung der für die Ab- rechnung erforderlichen Unterlagen hin. 6.2 Dokumentation und Definition der abrechenbaren Einsatzzeiten Abgerechnet werden dürfen nur die Einsatzzeiten (z.B. Aktenanlage, Anhörung, Sprach- und Textanalyse), für die Sprachmittelnde angefordert wurden und in denen sie dem Bundesamt auch tatsächlich zur Verfügung standen . ln diesem Zusammenhang wird auf mögliche diszip- linar- bzw. arbeitsrechtliche Folgen bei bewusster oder grob fahrlässiger, unrichtiger Arbeits- bestätigung hingewiesen. Grundlage für die Abrechnung sind die Einsatzplanung in BASS und der vollstandig im Sys- tem ausgefüllte digitale Laufzettel. Die Referatsleitung (falls erforderlich, unter Beteiligung des Haushaltsreferats) der jeweiligen Dienststelle legt fest, welche Personen innerhalb der Dienststelle zur Bescheinigung von Ab- rechnungen (Laufzetteln) befugt sind. Bei der Eintragung der Zeiten in den digitalen Laufzettel in BASS muss der Tagesablauf chronologisch (unter Angabe des Aktenzeichens) mit Einsatzbeginn und -ende wiedergege- ben und Pausen berücksichtigt werden . Wartezeiten werden systemseitig wie Einsatzzeiten behandelt und vergütet. Für Pausen und von Sprachmittelnden zu vertretende Unterbrechungen (z.B. Essen, Zigarettenpause, Dienstleistungen für Dritte, private Gespräche etc.) besteht während der freiberuflichen Tätigkeit kein Anspruch auf Vergütung. 6.3 Abrechnungsübersicht Im Zuge der automatisierten Abrechnung wird von BASS eine Übersicht erstellt, die eine de- taillierte Aufschlüsselung der einzelnen Einsatzarten des Sprachmittelnden enthält. Seite 24 von 37