3. Projektziele 3.1.         Strategiebeitrag Die Stadt Hamburg übernimmt im OZG-Kontext das Themenfeld „Unternehmensführung und -entwicklung“ und leistet damit seinen Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung auf Kommunaler Ebene sowie auf Landes- und Bundesebene. Eine zentrale Rolle im föderalen Digitalisierungsprogramm spielt das Motto „Einer für Alle“ (EfA): Jedes Land übernimmt einen Teil der insgesamt zu digitalisierenden Verwaltungs- leistungen und stellt diese dann den anderen Ländern zu Nachnutzung zur Verfügung. Abbildung 1: Einer für Alle (EfA) Das Projekt setzt die Digitalstrategie des Bundes um, indem in den jeweiligen Behörden bei der Digitalisierung der Verwaltung „nutzerfreundliche und barrierefreie Online-Dienste“ auf Basis von EfA geschaffen werden. Fachspezifisch realisiert das Projekt wesentliche Teile aller im Strategieprozess der Be- hörden identifizierten digitalen Prozesse, was auch die strategisch als wesentlich identifi- zierte „bessere Nutzung vorhandener digitaler Instrumente und flexiblen Werkzeugen über alle Fachbereiche hinweg“ einschließt. Bei der digitalen Transformation der Leistungen aus dem Bereich Zugangsberechtigung liegt der Fokus auf der „behördenweiten Identifizie- rung“ von weiteren Leistungen und der „gebündelten Umsetzungsplanung“ sowie „der Stärkung der Kommunikation mit Unternehmen“. Seite 8 von 38

3.2.        Ziele des Projektes Übergeordnetes Ziel des Projektes ist es, alle zugehörigen Verwaltungsleistungen der OZG- Leistung „Zugangsberechtigung zu nicht allgemein zugänglichen Bereichen“ zu digitalisieren und diese bis zum 01.01.2023 in länderübergreifenden Onlinediensten Bürgern und Unterneh- men bereitzustellen. Eine Festlegung über die genaue Anzahl der Onlinedienste erfolgt erst mit Abschluss der Konzeption, da zum jetzigen Zeitpunkt keine valide Aussage über die Anzahl der benötigten Dienste getroffen werden kann. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat gibt die zu digitalisieren Leistungen, sowie Projektphasen und zeitkritische Meilensteine vor. Die Details und Vorgaben werden auf 1 der OZG-Informationsplattform veröffentlicht und sind für das Projekt bindend. Um die vom Bund vorgegebenen Ziele erreichen zu können, ergibt sich eine Vielzahl von Zie- len auf Landesebene: -    Z.1: Die Konzeptionsphase ist am 31.07.2021 abgeschlossen, alle vom Bund vorgege- benen Meilensteine wurden eingehalten und die Ergebnisse vom Bund akzeptiert. -    Z.2: Die Phase der Referenzimplementierung ist am 01.04.2022 abgeschlossen, alle vom Bund vorgegebenen Meilensteine wurden eingehalten und die Ergebnisse vom Bund akzeptiert. -    Z.3 Der Rollout ist am 31.12.2022 abgeschlossen, alle vom Bund vorgegebenen Mei- lensteine wurden eingehalten und die Ergebnisse vom Bund akzeptiert. -    Z.4 Die Projektleitung stellt sicher, dass sonstige Vorgaben des Bundes eingehalten werden. 1 https://informationsplattform.ozg-umsetzung.de/iNG/app/intro Seite 9 von 38

3.3.       Operative Ziele Die operativen Ziele ergeben sich aus vom Bund vorgegebenen Steuerungsindikatoren und werden vom Bund in unregelmäßigen Abständen angepasst. Die in der folgenden Tabelle genannten Ziele stellen den Sachstand vom 15.04.2021 dar. Während der Projektlaufzeit kann es zu einer Anpassung/ Konkretisierung der Ziele kommen. Nr.      Steuerungs- Operative Ziele                                                   Ziel-         Messbarkeit indikator                                                                     Priorisierung Z.1                      Die Konzeptionsphase ist am 31.10.2021 abgeschlos-                          Abschluss der folgenden Tätigkeiten sen, alle vom Bund vorgegebenen Meilensteine wurden                         bis zum 31.10.2021 eingehalten und die Ergebnisse vom Bund akzeptiert. Z.1.1    5               Ein Steuerkreis (Gremienstruktur) ist aufgesetzt.             Muss          Das Umsetzungsprojekt „Arbeitgeber- pflichten“ ist strukturell innerhalb der Se- natskanzlei verankert. Verantwortliche Personen innerhalb der Senatskanzlei und bei den betroffenen Behörden sind identifiziert. Ein Organigramm stellt anschaulich die Hierarchien und Abhängigkeiten dar und eine Kommunikationsmatrix ermöglicht den Austausch aller am Projekt beteilig- ter Personen. Teilnehmer des Steuerkreises und deren Aufgaben sind identifiziert und schrift- lich festgehalten. Z.1.2    6               Politisch Verantwortliche in der Individualvereinbarung fest- Muss          Die politisch verantwortliche Person ist gelegt.                                                                     im Projekt-Organigramm benannt. Z.1.3    7               Leistungsverantwortliche im Projektantrag benannt             Muss          Die leistungsverantwortliche Person ist im Projektantrag benannt. Z.1.4    8               Ist-Analyse und LeiKa-Validierung durchgeführt                Muss          Alle LeiKa-Einträge sind validiert und >= 80% der LeiKas je OZG-Leistung als umsetzungsrelevant definiert. Seite 10 von 38

Nr.   Steuerungs- Operative Ziele                                            Ziel-         Messbarkeit indikator                                                              Priorisierung Alternativ: Werden weniger als 80% der LeiKas als umsetzungsrelevant definiert, ist eine Bestätigung durch das Bundes- ressort notwendig. Änderungsbedarfe werden im OZG-An- forderungsmanagement eingetragen. Z.1.5 9           Soll-Konzeption des MVP abgeschlossen inkl. OZG-Refe-      Muss          Die Referenzinformationen sind erstellt renzinformation                                                          und auf dem BSCW-Server sowie der OZG-Informationsplattform abgelegt. Eine Verlinkung im Feld Anmerkung auf die Referenz-Repositories ist erfolgt. Z.1.6 10          FIM-Stamminformationen erstellt                            Muss          Das FIM-Crew (Erstellung FIM-Artefakte) hat die Stamminformationen zusammen- getragen und dem Projektteam bereitge- stellt. Z1.7  11          Geltende Vorgaben zu Nutzerfreundlichkeit und Barriere-    Muss          Die geltenden Vorgaben zu Nutzer- freiheit eingehalten                                                     freundlichkeit und Barrierefreiheit sind eingehalten. Z1.8  12          Vorstellung zur geplanten EfA-Lösung in den geplanten      Muss          Die Benennung des Fachgremiums auf Bund-Länder-Fachgremien                                                  der OZG-Informationsplattform (im Feld „Anmerkung) ist erfolgt. Eine Präsentationsunterlage des Ter- mins ist auf dem BSCW-Server abge- legt. Z1.9  13          Standardisierungsprozess für die Schnittstellen mit Behör- Muss          Ein Entwurf Xfall/XÖV-Schnittstellendefi- den und Fachverfahrensherstellern initiiert                              nitionen liegt auf dem BSCW-Server vor und und eine Verlinkung zu XRepository ist auf der OZG-Informationsplattform im Feld „Anmerkung“ erstellt. Seite 11 von 38

Nr.    Steuerungs- Operative Ziele                                             Ziel-         Messbarkeit indikator                                                               Priorisierung Z.1.10 14          Anbindungskonzept für alle Länder erstellt                  Muss          Ein Anbindungskonzept gem. EfA-Min- destanforderungen ist definiert und auf dem BSCW-Server sowie der OZG-Infor- mationsplattform abgelegt. Z.1.11 15          Rechtliche Möglichkeit zur Nachnutzung sichergestellt, z.B. Muss          Entwurf für die VwV ö.Ä. ist erstellt und durch eine Verwaltungsvereinbarung (VwV)                                  auf dem BSCW-Server abgelegt. Alternativ: Ein Einstellungsvertrag ist mit dem FIT-Store abgeschlossen. Z1.12              Technische Entwicklung in der Nachnutzungsallianz abge-     Muss          Ein technisches Zielbild gem. EfA-Min- stimmt                                                                    destanforderungen und Konzeption ist definiert und auf der OZG-Informations- plattform abgelegt. Z.2.               Die Phase der Referenzimplementierung ist am                              Abschluss der folgenden Tätigkeiten 30.06.2022 abgeschlossen, alle vom Bund vorgegebe-                        bis zum 30.06.2022 nen Meilensteine wurden eingehalten und die Ergeb- nisse vom Bund akzeptiert. Z2.1   17          FIM-Leistungsbeschreibung, OZG-Referenzprozesse und Muss                  Die fachliche Freigabe FIM-Leistungsbe- OZG-Referenzdatenfelder werden durch mind. 1 nachnut-                     schreibung, OZG-Referenzprozesse und zendes Land oder das zuständige Bundesressort bestätigt.                  OZG-Referenzdatenfelder in Hinblick auf die Eignung in einem EfA-Dienst wurde durch mind. 1 nachnutzendes Land oder das zuständige Bundesressort formlos per E-Mail bestätigt und auf dem BSCW- Server abgelegt. Z2.2   18          Beauftragung des IT-Dienstleisters für technische Umset- Muss             Ein IT-Dienstleistungsvertrag zur techni- zung erfolgt                                                              schen Umsetzung der erarbeiteten Kon- zepte ist mit dem IT-Dienstleister der Stadt Hamburg (Dataport) geschlossen. Die Finanzmittel stehen zur Verfügung. Seite 12 von 38

Nr.   Steuerungs- Operative Ziele                                             Ziel-         Messbarkeit indikator                                                               Priorisierung Z2.3  19          Pilotbehörde(n) im Bundesland ist definiert                 Muss          Mindestens eine Pilotbehörde ist defi- niert, mit der das MVP umgesetzt wird. Nennung der Pilotbehörde(n) auf OZG- Informationsplattform. Z.2.4 20          Standardisierungsprozess für Schnittstellen mit Behörden Muss             Freigabe XÖV-Standard durch Gremien und Fachverfahrensherstellern etabliert                                   erfolgt und auf OZG-Informationsplatt- form abgelegt oder in XRepository doku- mentiert. Z.2.5 21          Zeichnungsfähige Bereitstellung einer rechtlichen Nachnut- Muss           Die finale, zeichnungsfähige Fassung zungsmöglichkeit geschaffen                                               der VwV ist auf der OZG-Informations- plattform abgelegt. Entfällt bei bestehen- dem Einstellungsvertrag im FIT-Store. Z.2.6 22          Informationssicherheits- und Datenschutzkonzept erstellt Muss             Ein Informationssicherheitskonzept inkl. und mit der Nachnutzungsallianz validiert                                 Schutzbedarfsfeststellung und Muster- verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist auf der OZG-Informationsplattform abgelegt. Z.2.7 23          Go-Live des MVP mit den geplanten LeiKas erfolgt (inkl. Be- Muss          Eine Bereitstellung des MVP ist mit den triebs- und Servicekonzept)                                               geplanten LeiKAS ist im Online Gateway erfolgt. Ein Link zur Implementierung ist auf der OZG-Informationsplattform öffentlich ab- gelegt. Das Betriebs- und Servicekonzept ist auf dem BSCW-Server abgelegt. Z.2.8 25          Alle relevanten LeiKas in Reifegrad 3 umgesetzt             Muss          Eine Bereitstellung aller relevanten Lei- Kas im Reifegrad 3 im Online Gateway ist erfolgt und ein Link zur Implementie- rung auf OZG-Informationsplattform wurde unter „Online-Services“ abgelegt. Seite 13 von 38

Nr.   Steuerungs- Operative Ziele                                           Ziel-         Messbarkeit indikator                                                             Priorisierung Die Umsetzung der in Steuerungsindika- tor 8 als umsetzungsrelevant zugesag- ten LeiKas jed OZG-Leistung wurde durch das Bundesressort bestätigt. Z3                Der Rollout ist am 31.12.2022 abgeschlossen, alle vom                   Abschluss der folgenden Tätigkeiten Bund vorgegebenen Meilensteine wurden eingehalten                       bis zum 31.12.2022 und die Ergebnisse vom Bund akzeptiert. Z.3.1 26          Kontinuierliche Messung/Reporting der Nutzerzufriedenheit Muss          Berichte der Nutzer-Analytics sowie der sichergestellt                                                          Nutzerfeedbacks inkl. Generierter In- sights sind auf der OZG-Informations- plattform abgelegt. Das Ablegen der Analytics erfolgt quar- talsweise zum Ende des jeweiligen Quartals. Die Abbildung erfolgt durch Befragung von ca. 10 durch das BMI ausgewählte Leistungen im OZG Dashboard. Z.3.2 27          Fachverfahrensanbindung in den nachnutzenden Ländern Muss               Eine Bestätigung der nachnutzenden umgesetzt                                                               Länder über die erfolgreiche Fachverfah- rensanbindung ist auf der OZG-Informa- tionsplattform abgelegt. Z.3.3 28          Nachnutzung der MVPs in 50% der Behörden/Kommunen Muss                  Eine Bereitstellung der MVPs im Online des umsetzenden Landes erreicht                                         Gateway ist erfolgt. Eine Angabe der nachnutzenden Behör- den / Kommunen wurde auf dem BSCW- Server abgelegt. Seite 14 von 38

Nr.   Steuerungs- Operative Ziele                                                  Ziel-         Messbarkeit indikator                                                                    Priorisierung Die Abbildung im OZG-Dashboard über den Indikator Flächenabdeckung ist er- folgt. Z.3.4 29          Institutionalisierte Strukturen für Betrieb, Service und Weiter- Muss          Institutionalisierte Strukturen die für Be- entwicklung des Onlinedienstes aufgebaut                                       trieb, Service und Weiterentwicklung des Onlinedienstes notwendig sind, wurden aufgebaut. Z.3.5 30          Dynamische Erfassung der Flächendeckung (Bundesland)             Muss          Der Reifegrad 3 wurde in mind. 9 Län- dern erreicht und die Implementierung abgeschlossen. Bereitstellung erfolgt über den Online- Gateway, die Nachverfolgung über den Steuerungsindikator 30 (Z.3.5). Die Abbildung im OZG-Dashboard er- folgt über den Indikator Flächenabde- ckung. Die Länder müssen auf der OZG-Infor- mationsplattform im Online-Service mar- kiert werden. Z.4               Die Projektleitung stellt sicher, dass sonstige Vorgaben                       Abschluss der folgenden Tätigkeiten des Bundes eingehalten werden.                                                 bis zum 31.12.2022 Z4.1              Einhaltung des Projektbudgets                                                  Das Projektbudget in Höhe von 30.243.544 EUR wir nicht überschritten. Z4.2              Einhaltung der EfA-Mindestanforderungen                                        Gemäß Vorgaben vom Bund, Erfüllung der dort genannten Mindestanforderun- gen Seite 15 von 38

3.4.        Abgrenzung des Projektes •   Durchführung und Finanzierung über die in den Zielen definierten Aufgaben hinaus •   Ertüchtigung von Fachverfahren zur Nutzung der EfA Online-Dienste •   OZG-Koordination und behördenübergreifende Steuerung von Online-Diensten (Digi- talFirst) (Anpassung von Fachverfahren) •   Betrieb (länger als 1 Jahr) und Support der EfA-Dienste nach der Produktivsetzung (Linienaufgabe der Behörde) •   Nach der Produktivsetzung und Übergabe der Online-Diensten in die Linie wird die Projektstruktur aufgelöst •   Betreuung von Anwenderinnen und Anwendern (Linienaufgabe der fachlichen Organi- sationseinheiten) •   Dauerhafte Wahrnehmung länderübergreifender Gremienarbeit (Linienaufgabe) •   Inbetriebnahme und Anbindung von Fachverfahren in anderen teilnehmenden Ländern 4. Chancen (optional) und wesentliche Risiken 4.1.        Chancen Das Modell EfA ermöglicht die ressourcensparende Umsetzung einheitlicher und nutzer- freundlicher Online-Diensten in den Ländern. Entwickelte EfA-Online Dienste werden ande- ren Bundesländern als Betriebsleistung (Software-as-a-Service) angeboten. Dadurch ent- steht eine einheitliche, nutzerfreundliche Online-Lösung durch: • Einhalten von Qualitätsstandards, z.B. Schnittstellen, hochwertiges Design, Usability • Starke Nutzereinbindung • Bundesweite, einheitliche Lösung Ressourcensparende Umsetzung durch: • Einmalige Entwicklung • Einmaligen Betrieb (Betrieb nur für 1 Jahr) • Gemeinsame Weiterentwicklung • Schonender Budgeteinsatz • Effizienter Einsatz von IT-Fachkräften Seite 16 von 38

4.2.         Risiken Risi-                                                       Risikokosten kosta- Risikostra- Eintrittswahr-                            (kalkuliert in Risikoname                       Risikokategorie         tus       tegie   scheinlichkeit Tragweite Risikopotenzial      €) Wert Farbe Wert Farbe    Wert    Farbe Aktivitäten / Aufgaben wurden im Scope nicht berücksichtigt                                    Kosten                   Offen   Vermeiden niedrig         hoch            40 Anforderungen der Fachlichkeiten der Umset- zungsländer sind voneinander abweichen            Fachlich, Konzeptionell  Offen               mittel        hoch            50 Architektur aus diesem Projekt passt später nicht zu den Architekturvorgaben bzw                    Technisch                Offen   Vermeiden mittel          hoch            50 Der OD hat nicht den Erfolg wie geplant in den Ländern                                           Politisch, Rechtlich     Offen   Vermeiden mittel          hoch            50 Fehlende Governance bzw. Finanzierung für den Betrieb                                           Politisch, Rechtlich     Offen               hoch          hoch            60 Fehlende Governance für EfA Projekte              Politisch, Rechtlich     Offen   Vermeiden niedrig         mittel          30 Fehlende Nutzerakzeptanz                          Akzeptanz                Offen   Vermeiden niedrig         mittel          30 Komplexität der Projekte bzw. die Abhängigkei- ten zwischen den Projekten und bund               Kosten                   Offen   Vermeiden   niedrig       hoch            40 Kostenschätzung sind ungenau                      Kosten                   Offen   Akzeptieren mittel        niedrig         30 Rechtliche/Politische Änderung des Umfangs        Politisch, Rechtlich     Offen   Akzeptieren niedrig       hoch            40 Vermin- dern/Be- Ressourcenengpass bei Dataport                    Kapazität                Offen   grenzen     niedrig       hoch            40 Ressourcenengpass beim Umsetzungshaus             Kapazität                Offen   Akzeptieren niedrig       hoch            40 Ressourcenengpass fachlich in der Behörde         Kapazität                Offen   Vermeiden   mittel        hoch            50 Technische Anforderungen an EfA können nicht umgesetzt werden                                  Technisch                Offen   Akzeptieren mittel        hoch            50 Technische Architektur(vorgaben) fehlen oder werden zur Projektlaufzeit veränder               Technisch                Offen   Vermeiden mittel          hoch            50 Technische Basisdienste für EfA-Dienste werden nicht rechtzeitig fertiggestellt                  Technisch                Offen               mittel        hoch            50 Seite 17 von 38