Protokolle der Abteilungsleiterrunde
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Protokolle der AL-Runde des IT-Planungsrates aus 2021“
=7j060 —o oO FIT<O ar IT-Planungsrat TOP Thema [Umsetzung des OZG] | Ziel des TOP | ontZll> | 535 15 Gemeinsames Budget zur Nachnutzung Information TH von EfA-Leistungen > Unterlagen: 5 AL-Runde TOP 15 Gesamtbudget EfA (Folien in Sitzung vorgestellt) Diskussion > BE und TH prüfen, ob sie die Federführung einer möglichen AG-Struktur zur Prüfung der Umsetzung eines gemeinsamen Budgets für SDG Il-Leistungen übernehmen können. > FITKO sagt Mitarbeit in AG zu. > NW gibt zu bedenken, dass die dauerhafte Einrichtung eines Budgets nicht auf Ebene des IT-PLR, sondern über alle Ressorts hinweg geklärt und akzeptiert werden müsse. U Beschluss U] Beschlussempfehlung (IT-PLR) U] Protokollnotiz Follow-Up Follow-Up: > _BE/TH: Prüfung Federführung Projektstruktur Gemeinsames Budget zur Nachnutzung von SDG Il-Leistungen in der nächsten Sitzung El 16 Vergaberechtliches Modell zur EfA- Information NW Nachnutzung > Sachstandsbericht Arbeitsgruppe (mündlicher Bericht) Diskussion > NW berichtet mündlich zum Sachstand der AG-Arbeit. NW führt aus, dass man ein vergaberechtliches Modell erarbeiten wolle; den Aspekt der Finanzierung werde man hierbei nicht betrachten. Man sei mit der AG FIT Store, die ebenfalls eine kommunale Einbindung thematisiert, im engen Austausch. Die eigenen Überlegungen sehen aktuell vor, den Teilnehmerkreis neben Bund, Länder und Kommunalvertreter um FITKO zu erweitern, um den Vergabeprozess um einen Zwischenschritt reduzieren zu können. In der nächsten Sitzung im Mai wolle man insbesondere die Rolle und nähere Ausgestaltung des Kommunalvertreters in den Blick nehmen. Man werde in der nächsten Sitzung der AL-Runde wieder berichten. 5. Sitzung der Abteilungsleiterrunde (06.05.2021 | Videokonferenz) - 06.05.2021 S. 13 von 17
=7j060 9 FIT<O ar IT-Planungsrat Thema [Umsetzung des OZG] Ziel des TOP | Quelle > _DStGB bedauert, dass die eigene Mitarbeit in der AG nicht vorgesehen sei. > DLT bietet an, eine Abfrage über vorhandene/mögliche Modelle zur Nachnutzung bei den Kommunen durchzuführen. Die Ergebnisse können dann in der AG-Arbeit berücksichtigt werden. > NW entgegnet, dass man sich in der AG bereits auf ein Modell geeinigt und dieses näher ausgestalten wolle. Eine grundsätzliche Betrachtung werde nicht über die AG abgewickelt werden können. > Im Weiteren sagt HH zu, dieses Thema auf die eigene Agenda im Rahmen der Vorsitzrolle zu nehmen. U] Beschluss U] Beschlussempfehlung (IT-PLR) U] Protokollnotiz &X Follow-Up Follow-Up: > NW: Sachstandbericht Arbeitsgruppe in nächster Sitzung > HH: Unterstützung des Themas im Rahmen der Vorsitzrolle N 17 Einwilligung in die elektronische Information HH Bekanntgabe nach $ 9 OZG > Einwilligungserklärung bei interoperablen Postfächern > Unterlagen: 5 AL-Runde TOP 17 Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe 04.05 Diskussion > HH erläutert den Vorschlag und kündigt an, einen Steckbrief für die 35. Sitzungsrunde des IT-PLR zu erstellen. > HE/BE/BY bitten um Zeit zur rechtlichen Prüfung auf Landesebene bzw. durch das Rechtsgremium. > Der Bund möchte prüfen, ob dieses Thema auch für ein Digitallabor geeignet sein könnte. ———— JO 5. Sitzung der Abteilungsleiterrunde (06.05.2021 | Videokonferenz) - 06.05.2021 S. 14 von 17
=7j060 9 FIT<O ar IT-Planungsrat Thema [Umsetzung des OZG] Ziel des TOP | Quelle > Auf Nachfrage führt HH aus, dass man mit dem Vorschlag nicht sofort sämtliche Prozesse, z.B. die der Fachverfahren mitabdecken könne, jedoch einen Großteil des Themenkomplexes damit angehen könne. > HBerläutert, dass sich auch die PG elD im Rahmen von FINK mit dem Thema beschäftige. HH teilt mit, dass man den Bund gerne hier einbinden werde, jedoch nicht sämtliche Facetten wie die Zustellung mit diesem ersten Aufschlag direkt mitbehandeln könne. > _SN weist darauf hin, dass dieser Vorschlag Auswirkungen auf das Verwaltungsverfahrensrecht habe. Zudem habe er praktische Auswirkungen auf die bestehenden Systeme, z.B. im Rahmen der Interoperabilität. Fachverfahren müssen mit diesem neuen Merkmal umgehen können, was erhebliche Anpassungen erfordere. Auch sei dafür eine rechtliche Verbindlichkeit erforderlich. Aus Sicht SN ist die Option 1 (Generaleinwilligung) aus der ursprünglichen Sitzungsunterlage zu TOP 17 vorzugswürdig. > BE bittet, den Beschlussvorschlag in der AL-Runde noch einmal vorab zu beraten. U] Beschluss U] Beschlussempfehlung (IT-PLR) U] Protokollnotiz Follow-Up Follow-Up: > HH: Erstellung Steckbrief Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe nach 8 9 OZG für die 35. Sitzung und Einbindung u.a. des Rechtsgremiums > Bund: Prüfung Thema für Digitallabor EEE _khy— — — — —— _w— — u 18 Verordnungen und Technische Richtlinien | Beschluss Bund zu IT-Sicherheit und Portalverbund > Unterlagen: 5 AL-Runde TOP 18 VO und RL zu IT-Sicherheit und Portalverbund; 5 AL-Runde TOP 18 VO und RL zu IT-Sicherheit und Portalverbund BV Diskussion ———— JO 5. Sitzung der Abteilungsleiterrunde (06.05.2021 | Videokonferenz) - 06.05.2021 S. 15 von 17
=7j060 9 FIT<O ar IT-Planungsrat Thema [Umsetzung des OZG] Ziel des TOP | Quelle > Der Bund kündigt die Einbringung des Beschlussvorschlags in die 35. Sitzungsrundes des IT-PLR an. > HH bittet darum in der Richtlinie direkt eine Änderungshistorie/ mögliche Versionierung vorzusehen. > BY führt aus, dass die technische Richtlinie aktuell noch im Widerspruch zu den Regelungen zum Unternehmenskonto stehe. Dieser Punkt könne aber sicher noch kurzfristig klargestellt werden. U] Beschluss &X Beschlussempfehlung (IT-PLR) U] Protokollnotiz Follow-Up BV 1. Der IT-PLR erklärt die technische Richtlinie BSI TR-03160 für Servicekonten nach 8 8 OZG als verbindlich. 2. Die Richtlinie soll bis zum 31.12.2022 umgesetzt werden. Einstimmig (17) Follow-Up: > Bund: Redaktionelle Überarbeitung Richtlinie (Versionierung) und Klärung Kompatibilität mit Unternehmenskonto; Einbringung Steckbrief in 35. Sitzungsrunde Rundgespräch TOP Thema [Rundgespräch] | Ziel des TOP | Quelle | BE 19 FIM und XDatenfelder als Basis für NW Nachnutzung und Umsetzung OZG > Unterlagen: 5 AL-Runde TOP 19 FIM und XDatenfelder 04.05 Diskussion > NW führt aus, dass gerade für die Leistungen außerhalb von EfA ein XDatenfeld-Repository äußerst hilfreich sein könnte. ———— JO 5. Sitzung der Abteilungsleiterrunde (06.05.2021 | Videokonferenz) - 06.05.2021 S. 16 von 17
=J00 9 FIT<O ar IT-Planungsrat Thema [Rundgespräch] Ziel des TOP | Quelle > Der Bund teilt mit zu prüfen, in welchem Umfang ihnen hierzu bereits Informationen im Rahmen der OZG-Umsetzung vorliegen und ggf. zur Verfügung stellen können. U] Beschluss U] Beschlussempfehlung (IT-PLR) U] Protokollnotiz Follow-Up Follow-Up: > Bund: Prüfung und Übersicht über vorhandene FIM Informationen 20 Fragenkatalog zur OZG-Umsetzung BB > Unterlagen: 5 AL-Runde TOP 20 Fragenkatalog 04.05 Diskussion > Bei Möglichkeit sollen die Antwortschreiben gegenseitig zur Verfügung gestellt werden. U] Beschluss U] Beschlussempfehlung (IT-PLR) U] Protokollnotiz &X Follow-Up Follow-Up: > Alle: Bei Möglichkeit Antwortschreiben zur Verfügung stellen. Koordinationsteam IT-PLR lädt die Dateien im SharePoint hoch. ———— JO 5. Sitzung der Abteilungsleiterrunde (06.05.2021 | Videokonferenz) - 06.05.2021 S. 17 von 17
AL-Runde des IT-Planungsrats am 06.05.2021, Teilnehmerliste Organisation Teilnehmer Baden-Württemberg Herr Dr. Zügel Bayern Herr Bähr Berlin Herr Sattler Brandenburg Herr Wollny Bremen Frau Heilemann-Jeschke, Frau Vathauer, Bund Herr Bünzow, Herr Bürger, Herr Gruß, Herr Kiesgen, Frau Kießling, Frau Kranz, Frau Mitterhuber Hamburg Frau Janke, Frau Dr. Klocke, Herr Riedel, Herr Ullrich Hessen Herr Milas, Herr Sander Mecklenburg-Vorpommern Frau Lotz, Herr Riege Niedersachsen Herr Dr. Baier Nordrhein-Westfalen Herr Heidinger Rheinland-Pfalz Herr Boffo, Frau Weis Saarland Herr Woll, Herr Sokoll Sachsen Herr Sott, Herr Terhaag Sachsen-Anhalt Herr Bonse, Herr Lockenvitz Schleswig-Holstein Herr Thomsen Thüringen Herr Hoffmeier FITKO Frau Heck, Herr Jung, Herr Kremer, Herr Sturm, Herr Volz DLT Frau Berger DST Frau Sommer DStGB Herr Handschuh
Antrag für ein Digitalisierungslabor für eine länderübergreifende Lösung der Leistungen Fischereischeinprüfungszeugnis und Ausstellung des Fischereischeins Akronym: DigilabFisch-OZG Federführung: Schleswig-Holstein Projektpartner: · Bayern (später hinzugekommen) · Berlin · Brandenburg · Bremen · Hamburg · Hessen · Mecklenburg-Vorpommern · Nordrhein-Westfalen · Rheinland-Pfalz (später hinzugekommen) · Sachsen-Anhalt · Schleswig-Holstein Beteiligte Themenfelder: · Umwelt · Engagement & Hobby Im Folgenden wird der aktuelle Status des Projekts zum Stichtag 28.02.2021 in Bezug auf die ursprüngliche in dem FITKO Antrag v. 22.05.2020 ausgewiesene Planung dargestellt sowie die Auswirkungen auf den Zeit- und Kostenrahmen näher erläutert:
Ursprüngliche Projektlaufzeit: Für die Durchführung des Digitalisierungslabors wird ein Zeitbedarf von etwa 9 Monaten veranschlagt. Der Start könnte ab dem 01.07.2020 oder später erfolgen. Es sind folgende Meilensteine geplant: « 01.07.2019 Projektstart; Projektmanagement nimmt Tätigkeit auf ® 01.08.2020 Projektteam ist aufgestellt e 15.09.2020 Kick-off Workshop mit allen Projektpartnern e 31.12.2020 Abschluss von Phase 1 e 15.03.2020 Abschluss von Phase 2 und 3 « 31.03.2020 Abschluss des Digitalisierungslabors, Beantragung der Mittel für Referenzimplementierung(en) Phasenplanung (gem. FIT-Vorgehensmodell) Vor dem Projekt (Vorbereitung Antragstellung, Einholen Interessensbekundungen, Bewillgung Antrag) Projektbeauftragung (Auswahl Projektleiter, Beauftragung Konzeption und Ausschreibung (Zusammenstellung Projektteam, Konzeption Kickoff-Workshop und Feinplanung vorgehen) Kick-off Workshop Umsetzung Phase 1-3 Projektabschluss (Sicherung der Ergebnisse) Nach dem Projekt (voraussichtlich Beantragung von Geldern für Referenzimplementierung, Feinplanung der Umsetzung)
Projektlaufzeit zum Stichtag 28.02.2021 Es sind folgende Meilensteine geplant: e 15.09.2020 Projektstart; Projektmanagement nimmt Tätigkeit auf e 01.10.2020 Kick-off Workshop mit allen Projektpartnern « 11.11.2020 Projektteam ist aufgestellt «e 31.03.2021 Abschluss von Phase 1 e 15.07.2021 Abschluss von Phase 2 und 3 e 30.09.2021 Abschluss des Digitalisierungslabors, Beantragung der Mittel für Referenzimplementierung(en) Phasenplanung (gem. FIT-Vorgehensmodell) 06/ | 07/ | 08/ | 09/ | 10/ | 11/ | 12/ | 01/ | 02/ |03/ | 04/ | 05/ | 06/ | 07/ | 08/ | 09/ 20 20 20 20 20 20 20 21 21 21 21 21 21 21 23. 21 Vor dem Projekt (Vorbereitung Mt ade ||| | Interessensbekundungen, Bewillgung Antrag) Projektbeauftragung (Auswahl Projektleiter, Beauftragung) Konzeption und Ausschreibung (Zusammenstellung Projektteam, Konzeption Kickoff-Workshop und Feinplanung vorgehen) ||| || 0 (Kick-off Workshop) Bett: —— (Umsetzung Phase 1-3) Sense | | (Sicherung der Ergebnisse)
Nach dem Projekt (voraussichtlich Beantragung von Geldern für Referenzimplementierung, Feinplanung der Umsetzung) Erläuterung der Hintergründe: - Projektbeauftragung erfolgte 2 Monate später, weshalb sich der gesamte Projektzeitraum um mindestens 2 Monate nach hinten verschiebt - Inder ursprünglichen Projektplanung war geplant, die 3 Umsetzungsphasen innerhalb von 8 Monaten (09/20 - 04/21) abzuschließen - Die Praxis hat gezeigt, dass insbesondere die 1. Umsetzungsphase (Definition der Nutzer-Journey sowie Konzeption von Architekturmodell und datenhaltendem System (Grobkonzeption) ) mehr Zeit in Anspruch nimmt, als ursprünglich geplant o Zum einen sind im Laufe der Projektlaufzeit 2 weitere Bundesländer als Projektpartner hinzugekommen (Bayern, Rheinland-Pfalz), welche ebenfalls formal bei der Definition der Nutzer- Journey mit behandelt werden o Zum anderen ist es aufgrund der aktuellen Maßnahmen zur Bekämpfung der Corona Pandemie sehr schwer, Interviewpartner (Angler, Verbände, untere Fischereibehörden) für das Projekt zu gewinnen, um die Nutzererwartungen für die länderübergreifende Lösung zu erarbeiten. Zwecks Definition der Nutzer- Journey bedarf es daher etwas mehr Zeit o Ergebnis ist, dass die Phase der Projektumsetzung gemäß aktueller Projektplanung 9 Monate dauern wird - Ein weiterer Aspekt ist, dass die ursprünglich parallel zu den letzten Monaten der Projektumsetzung geplante Projektabschlussphase erst im Anschluss an die Projektumsetzung erfolgen wird o Ziel ist es, die Projektergebnisse allen Projektbeteiligten vorzustellen, um ein hohes Maß an Akzeptanz der Projektergebnisse zu erreichen und die Projektabschlussphase dafür zu nutzen, mit den Projektbeteiligten einen weiteren gemeinsamen Weg für die Referenzimplementierung und die Feinplanung der Umsetzung skizzieren zu können o Da die Projektabschlussphase genau in die Zeit der Sommerferien fällt, ist geplant, den Abschluss des Projektes mit den beteiligten Bundesländern bis Ende September durchzuführen o Ergebnis ist, dass die Phase des Projektabschlusses wie ursprünglich geplant 2 Monate dauern wird, diese jedoch erst im Anschluss an die Projektumsetzung beginnen wird
