b. Bearbeitung des angelegten Datensatzes Die einem Bundesland zugewiesenen Personen sind sowohl über den Reiter „Übersicht Land“ als auch „Personensuche“ aufzufinden. In der „Übersicht Land“ kann ein aufgerufener Datensatz über das Bleistiftsymbol bearbeitet werden, bei der „Personensuche“ muss der Datensatz angeklickt werden. Als Grundlage für die spätere Registerführung nach § 91a AufenthG sollen – nach Möglichkeit – die Personenangaben vollständig befüllt werden. Ausreichend ist jedoch das Befüllen der o.g. Pflichtfelder, die eine Personenidentifizierung ermöglichen. Sofern noch keine bestandsbildende Registrierung (mit PIK/Landes-/Polizeisystem) erfolgt ist, ist diese umgehend nach Ankunft im Zielbundesland nachzuholen und die AZR-Nummer zu ergänzen. c) Stornierung des angelegten Datensatzes Das aufnehmende Bundesland kann außerdem den Datensatz stornieren, z.B. aufgrund der Feststellung, dass die verteilten Personen nicht in den Anwendungsbereich des § 24 AufenthG fallen oder wenn in Ausnahmefällen eine neue Verteilentscheidung notwendig ist. Eine neue Verteilentscheidung kommt grundsätzlich nur in Betracht, wenn hierfür entsprechende Gründe vorliegen. Dies kann beispielsweise das Vorliegen eines Arbeitsplatzes, das Vorhandensein von Kernfamilie oder auch vorhandener Wohnraum sein. Bei Stornierung eines Datensatzes ist daher zur Dokumentation eines Ausnahmefalls ein Stornierungsgrund im System zu erfassen. Stornierungsgründe sind das Vorliegen eines Buchungsfehlers, das Vorliegen von Mehrfachidentitäten oder ein entsprechender AsylKon-Abgleich (z.B. wenn Angaben des Schutzsuchenden missbräuchlich erfolgt sind). Unter „Sonstiges“ können auch solche Stornierungsgründe erfasst werden, die zuvor bei der Verteilentscheidung nicht bekannte oder nicht berücksichtigte Umstände betreffen, wie das Vorhandensein von Angehörigen der Kernfamilie (vgl. Anhang 1). Weitere Gründe für Stornierungen sind die Aufnahme zusätzlicher Personen in die Verteilentscheidung oder die Löschung von Einzelpersonen aus ebendieser (z.B. aufgrund von Rückkehr ins Herkunftsland). -28-

Stornierte Fälle fließen nicht in die Verteilquote mit ein. Findet eine neue Verteilentscheidung statt, muss nach Stornierung des Datensatzes der Zugang für alle neu zu verteilenden Personen erneut angelegt werden. Hinweis: Es kann nur der komplette Zugang mit allen darin als Verbund verteilten Personen storniert werden. Es ist derzeit noch nicht möglich, die personenbezogenen Datensätze individuell zu stornieren. 2.3 Bearbeiten/Stornieren von Datensätzen durch das abgebende Bundesland Das abgebende Bundesland kann Datensätze bearbeiten oder stornieren, solange sie sich im Status „verteilt“ befinden, d.h. vor Bestätigung der Ankunft durch das aufnehmende Bundesland. Personen, die vom eigenen Bundesland in ein anderes Bundesland verteilt wurden, können entweder über den Reiter „Übersicht Land“ oder den Reiter Personensuche“ gesucht und über das Bleistiftsymbol oder durch das Anklicken des Datensatzes zur Bearbeitung aufgerufen werden. Für die Suche stehen verschiedene Suchkriterien zur Verfügung. Auch die Anlaufbescheinigung kann jederzeit erneut aufgerufen und ausgedruckt werden. Das abgebende Bundesland kann auch eine vorgenommene Verteilentscheidung stornieren und eine neue Verteilentscheidung herbeiführen. Dies ist z.B. erforderlich, wenn weitere Personen in die Verteilentscheidung aufgenommen werden sollen. -29-

Hinweis: Es kann nur der komplette Zugang mit allen darin als Verbund verteilten Personen storniert werden. Es ist derzeit noch nicht möglich, die personenbezogenen Datensätze individuell zu stornieren. 2.4 Anlaufstellen im Bundesland Die durch das Bundesland dem BAMF mitgeteilten Anlaufstellen sind im System hinterlegt. Ihre Anzahl ist nicht begrenzt. Sie können jederzeit durch den Bundesland-Administrator ergänzt werden. Die Länder erhalten die Möglichkeit, mehrere Anlaufstellen gleichzeitig aktivzusetzen. Der Bundeslands-Administrator kann die aktiven Anlaufstellen selbständig auswählen und so kurzfristig auf die aktuelle Auslastungssituation reagieren. Bei Verteilungen in ein Bundesland wird die Distanz zwischen Sende- und potenziellen Ziel-Adressen ermittelt. Grundlage für die Ermittlung ist die hinterlegte Position der Anlaufstellen. Jeder User ist daher einer Anlaufstelle zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt durch die Nutzenden beim ersten Anmelden nach Einspielen des Releases. Künftige Zuordnungen oder Korrekturen erfolgen durch die BL-Admins für die User ihres BL. Hierzu wird dem Administrationsmenü der Bereich „Benutzerverwaltung“ hinzugefügt. Die Zuordnung zu einer Anlaufstelle muss auch in BL mit nur einer Anlaufstelle einmalig durch die Nutzenden erfolgen. In diesem Fall wird die Auswahl der einzig angezeigten Option durch den User bestätigt. 2.5 Stornierungshistorie Im BL-Admin Bereich ist unter der Ansicht „Stornierungen“ ersichtlich, durch welche Nutzenden Stornierungen wann und aus welchem Grund vorgenommen wurden. Die Ansicht lässt eine Filterung nach zahlreichen Informationen, etwa der FREE-Optionsnummer, dem Status des Zugangs oder anderen personenspezifischen Daten zu. Neben den voreingestellten Spalten kann die Ansicht über einen Klick auf den Button „Aktionen“ und anschließend auf „Spalten“ um weitere Informationen ergänzt werden. Gewünschte zusätzliche Spalten können ausgewählt und per Klick auf den Pfeil in der Mitte des Pop-up-Fensters zu den angezeigten Spalten auf der rechten Seite hinzugefügt werden. Bei den durchgeführten Stornierungen werden in diesem Detailgrad aus Datenschutzgründen lediglich die E-Mailadressen der User aus dem eigenen Bundesland angezeigt. -30-

2.6 Personen-Export Ausschließlich dem Bundesland-Administrator steht im Administrationsbereich der Anwendung die Möglichkeit zum Export einer Liste der Personen aller Zugänge, in denen das eigene Bundesland als Sende- oder Ziel-Bundesland betroffen ist, zur Verfügung. Dies gilt auch, wenn der Zugangsstatus „Offen“ ist und kein Ziel-Bundesland definiert wurde sowie Zugänge in andere Bundesländer verteilt wurden. Die Ansicht lässt eine Filterung nach zahlreichen Informationen, wie etwa der FREE- Optionsnummer, dem Status des Zugangs oder anderen personenspezifischen Daten zu. Neben den voreingestellten Spalten kann die Ansicht über einen Klick auf den Button „Aktionen“ und anschließend auf „Spalten“ um weitere Informationen ergänzt werden. Gewünschte zusätzliche Spalten können ausgewählt und per Klick auf den Pfeil in der Mitte des Pop-up-Fensters zu den angezeigten Spalten auf der rechten Seite hinzugefügt werden. Hierbei ist auch die Auswahl der Spalten Created By, Created On und Domain möglich, welche die E-Mailadresse der bearbeitenden Person, das Datum der Erfassung des Zugangs und die Domain der zugehörigen E-Mailadresse – i.d.R. die Domain der handelnden Behörde – wiedergeben. Angezeigt werden in diesem Detailgrad lediglich Fälle aus dem eigenen Bundesland, sodass aus Datenschutzgründen keine bearbeitenden Personen aus anderen Bundesländern aufgeführt werden. -31-

3 Datenschutz Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen zu den datenschutzrechtlichen Grundlagen beziehen sich ausschließlich auf die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Verteil- und Personenerfassungsmoduls von FREE. Sie werden ergänzt um weitere datenschutzrechtliche Grundlagen zur Registerführung nach § 91a AufenthG, sobald das Modul Register zur Verfügung steht. 3.1 Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Rechtsgrundlage für die Datenerfassung im Verteil- und Personenerfassungsmodul von FREE ist § 91a i.V.m. § 24 Abs. 3 AufenthG, sodass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO gegeben ist. Entsprechend ist eine Einwilligung des Betroffenen in die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO nicht erforderlich. Personenbezogene Daten werden im Verteil- und Personenerfassungsmodul von FREE für den Zweck der bundesweit einheitlichen Erfassung von nach § 24 AufenthG schutzsuchenden Personen und ihrer Verteilung im Bundesgebiet erhoben. 3.2 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO Das BAMF als Registerbehörde ist gemäß § 91a Abs. 4 AufenthG i.V.m. §§ 8,9 AZRG verantwortlich -    als speichernde Stelle für die Fertigung von Aufzeichnungen, aus denen sich die übermittelten Daten, die übermittelnde Dienststelle, die für die Übermittlung verantwortliche Person und der Übermittlungszeitpunkt ergeben müssen -    für die programmtechnische Sicherstellung, dass die zu speichernden Daten zuvor auf ihre Schlüssigkeit geprüft werden und gespeicherte Daten durch die Verarbeitung nicht ungewollt gelöscht oder unrichtig werden. Die die Daten übermittelnden öffentlichen Stellen der Bundesländer sind gemäß § 91a Abs. 4 AufenthG i.V.m. 8 AZRG gegenüber der Registerbehörde verantwortlich für: -    die Zulässigkeit der Übermittlung der Daten -    die Richtigkeit und Aktualität der Daten 3.3 Betroffene im Sinne der DSGVO Betroffene im Sinne der DSGVO sind entsprechend Artikel 2 Absatz 1 des Durchführungsbeschlusses (EU) 2022/382 des Rates vom 4. März 2022 zur Feststellung des Bestehens eines Massenzustroms von Vertriebenen aus der Ukraine im Sinne des Artikels 5 der Richtlinie 2001/55/EG und zur Einführung eines vorübergehenden Schutzes in Verbindung mit dem Länderanschreiben des BMI vom 14. März 2022 (M3-21000/33#6) zur Umsetzung des Durchführungsbeschlusses folgende Personen: -32-

a) Ukrainische Staatsangehörige, die vor dem 24. Februar 2022 ihren Aufenthalt in der Ukraine hatten, b) Staatenlose und Staatsangehörige anderer Drittländer als der Ukraine, die vor dem 24. Februar 2022 in der Ukraine internationalen Schutz oder einen gleichwertigen Schutz genossen haben und c) Familienangehörige der unter den Buchstaben a und b genannten Personen. Auf die weiteren Ausführungen der Schreiben des BMI vom 14. März 2022 bzw. 14. April 2022 zum berechtigten Personenkreis wird Bezug genommen (M3-21000/33#6). Eine Erfassung von Personendaten im Verteil- und Personenerfassungsmodul von FREE kann erfolgen, wenn eine anspruchsberechtigte Person ihre Bereitschaft zur Aufnahme in die Bundesrepublik Deutschland erklärt und glaubhaft ein Schutzgesuch nach § 24 AufenthG äußert. Ein Schutzgesuch stellt bereits die Äußerung einer Bitte um sonstige Unterstützung (Unterkunft, Verpflegung, medizinische Versorgung) dar. 3.4 Kategorien personenbezogener Daten Das Verteil- und Personenerfassungsmodul von FREE sieht vor, dass bestimmte personenbezogene Daten bereits im Zusammenhang mit der Verteilentscheidung von der schutzsuchenden Person erhoben werden: -   Nachname -   Vorname -   Geburtsdatum -   Geschlecht -   Staatsangehörigkeit -   Art eines Identitäts- und Reisedokument -   Dokument ID –Nr. eines Identitäts- und Reisedokuments inklusive Daten zur Gültigkeit des Dokuments -   AZR-Nummer Es werden somit im Verteil- und Personenerfassungsmodul von FREE noch nicht alle für das Register nach § 91a AufenthG vorgesehenen Daten entsprechend § 91a Abs. 2 AufenthG erhoben, sondern lediglich die zum Zwecke der Verteilung im Bundesgebiet notwendigen Daten (Datenminimierung). Die weiteren in § 91a AufenthG genannten Daten werden im Zusammenhang mit dem Registereintrag zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt. 3.5  Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Empfänger der im Verteil– und Personenerfassungsmodul von FREE erfassten personenbezogenen Daten sind: -   die für die Entgegennahme und Bearbeitung eines Schutzgesuchs nach § 24 AufenthG sowie für die landesinterne Verteilung der Betroffenen zuständigen öffentlichen Stellen der Bundesländer (i.d.R. Ausländerbehörden, Erstaufnahmeeinrichtungen sowie deren staatliche Aufsichtsbehörden) -33-

-     das BAMF als Registerbehörde nach § 91a AufenthG 3.6 Löschen von personenbezogenen Daten Gemäß § 91a Abs. 8 AufenthG sind die auf der Grundlage des § 91a erhobenen Daten spätestens zwei Jahre nach Beendigung des vorübergehenden Schutzes des Ausländers zu löschen. 3.7 Weiterführende Hinweise für die Bundesländer Als Verantwortlicher für die Zulässigkeit der Datenübermittlung und die Richtigkeit der erfassten personenbezogenen Daten gelten die mit der Rolle eines Verantwortlichen verbundenen Pflichten der DSGVO (vgl. Art. 24 DSGVO). Hierzu erhalten Sie folgende Hinweise: -     Datenschutz-Folgeabschätzung Eine Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO wird seitens BAMF durchgeführt werden. Zwar liegt kein Anwendungsfall von Art. 35 Abs. 3 DSGVO vor, jedoch handelt es sich um eine Datenverarbeitung in großem Umfang und eine Datenverarbeitung zu schutzbedürftigen Personengruppen, so dass nach Vorgaben des BfDI eine Datenschutz- Folgeabschätzung erforderlich ist. -     Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO Grundsätzlich gilt die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO. Ausnahmen von der Informationspflicht regeln Art. 13 Abs. 4 DSGVO und § 32 BDSG. Die Umsetzung sowie die Entscheidung über einen vorübergehenden Verzicht auf eine Information der Betroffenen nach Art. 13 DSGVO liegen in der Verantwortung der Daten erhebenden öffentlichen Stellen der Bundesländer. Für die Entscheidung über einen vorübergehenden Verzicht können die nachfolgenden Wertungen/Rechtsgedanken herangezogen werden. Die Speicherung der im Verteil- und Personenerfassungsmodul von FREE erfassten Daten ist durch § 91a AufenthG gesetzlich geregelt. Darüber hinaus legt die vorübergehende Befreiung der Betroffenen vom Erfordernis des Besitzes eines Aufenthaltstitels durch die UkraineAufenthÜV vom 7. März 2022 bis zum Ablauf des 23. Mai 2022 bzw. nach Verlängerung bis zum Ablauf des 31. August 2022, mit der Folge, dass für diesen Übergangszeitraum eine aufenthaltsrechtliche Erfassung der Betroffenen nicht gewährleistet ist, verbunden mit dem sehr hohen Zustrom an Schutzsuchenden in sehr kurzer Zeit und der Notwendigkeit einer raschen Verteilung der Betroffenen im Bundesgebiet und des damit verbundenen raschen Aufbaus von Verteilstrukturen in Bund und Ländern nahe, dass bis zum Ablauf des 31. August 2022 sich die DSGVO-konforme Umsetzung der Informationspflicht als unmöglich erweist bzw. mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist. (Rechtsgedanke des Erwägungsgrundes 62 DSGVO bzw. § 14 Abs. 5 lit. d DSGVO). Darüber hinaus kann in Anbetracht des hohen Zustroms an Kriegsflüchtlingen aus der Ukraine und der bis zum 31. August 2022 geltenden Ausnahmeregelung der vorübergehenden Befreiung vom Besitz eines Aufenthaltstitels entsprechend der UkraineAufenthÜV vom 7. März 2022 aktuell davon ausgegangen werden, dass zur Sicherstellung einer zügigen Verteilung der Schutzsuchenden im Bundesgebiet und damit der Sicherstellung einer zügigen Gewährung von Hilfs- und Unterstützungsleistungen im Rahmen humanitärer Hilfe als wichtige Ziele des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaates die Interessen des -34-

Verantwortlichen an der Nichterteilung der Information die Interessen der Schutzsuchenden am Erhalt einer solchen Information überwiegen (Wertung bzw. Rechtsgedanke von § 32 Abs. 1 Nr. 2 BDSG i.V.m. Art 23 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO und Erwägungsgrund 73). -35-

4 Anhang 1 : Übersicht Verteilgründe Verteilgrund    Inhalt                                                            Erläuterung Kernfamilie     Enge Angehörige wie                                               Grundsatz des Kindeswohls und Prinzip der - Ehegatte                                                    Familieneinheit - Lebenspartnerschaften nach dem LPartG - nicht verheiratete Partner, der/die mit dem                     -   Vgl. Definition Art. 2 lit. g Schutzsuchenden eine dauerhafte Beziehung führt                   „Familienangehörige“; Verordnung - minderjährige ledige Kinder, gleichgültig ob ehelich oder           (EU) Nr. 604/2013 (Dublin III-VO) außerehelich geboren oder adoptiert                           -   Vgl. Rundschreiben BMI vom 14. - bei einem minderjährigen und unverheirateten                        April 2022 (M3-21000/33#6) zur Schutzsuchenden Vater, Mutter oder eine sonstige                  Definition von erwachsene Person, die für den minderjährigen                     „Familienangehörigen“ Schutzsuchenden verantwortlich ist (Vormund bzw. Sorgeberechtigte) - unverheiratete minderjährige Geschwister - andere enge Verwandte (unabhängig von Alter und Grad der Verwandtschaft), die zum Zeitpunkt der den Massenzustrom auslösenden Umstände innerhalb des Familienverbands lebten und vollständig oder größtenteils von der schutzsuchenden Person abhängig waren oder von der die schutzsuchende Person abhängig war Weitere         Sonstige Verwandte, die nicht bereits vom Verteilgrund            Prinzip der Familieneinheit Verwandtschaft  „Kernfamilie“ erfasst werden, insbesondere aufgrund fehlenden Zusammenlebens als Familienverband und             -   Vgl. Definition „Verwandter“, Art. 2 fehlender Abhängigkeit                                                    lit. h Dublin III –VO -36-

Arbeitsplatz          -   Aufnahme oder konkretes Arbeitsplatzangebot für eine         -   Vgl. Rundschreiben BMI vom 14. sozialversicherungspflichtige Beschäftigung mit einem            April 2022 (M3-21000/33#6) zur Umfang von mindestens 15 Stunden wöchentlich, durch              analogen Anwendung von § 12 a die die jeweilige Person mindestens über ein Einkommen           AufenthG in Höhe des monatlichen durchschnittlichen Bedarfs nach      -   Vgl. Beschlussempfehlung des den §§ 20 und 22 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch für         Ausschusses für Arbeit und eine Einzelperson verfügt                                        Soziales zum Gesetzentwurf -   Aufnahme oder konkretes Angebot einer Berufsausbildung           Drucksache 20/1411 (Drucksache -   Bestehen oder konkretes Angebot eines Studien- oder              20/1768); Ausbildungsverhältnisses                                         Änderung § 12 a AufenthG -   Vorhandensein eines den Lebensunterhalt überwiegend sichernden Einkommens Wohnraum          Zur Verfügung stehender angemessener Wohnraum für den            Vgl. Beschlussempfehlung des Ausschusses Schutzsuchenden für einen nicht nur kurzfristigen Zeitraum       für Arbeit und Soziales zum Gesetzentwurf oder Vorhandensein eines entsprechenden konkreten Angebots       Drucksache 20/1411 (Drucksache 20/1768); Änderung § 12 a AufenthG Unterstützerkreis Begleitung und Unterstützung des Schutzsuchenden durch eine Person/Organisation für eine angemessene Dauer zur Förderung einer nachhaltigen Integration in die Lebensverhältnisse der Bundesrepublik Deutschland oder Bestehen eines entsprechenden konkreten Angebots Reiseunfähigkeit  Vorliegen von krankheitsbedingten Gründen, die zum Zeitpunkt der beabsichtigten Verteilung mit FREE einer Verteilung in ein anderes Bundesland entgegen stehen oder diese nur mit unzumutbaren Einschränkungen oder Aufwänden ermöglichen würden -37-