Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung Alternativ ließe sich das Onlineformular auch über den BDA realisieren oder durch eine komplette Eigenentwicklung. In beiden Fällen wäre zusätzlich noch ein Modul zur Übergabe der Daten an das - dem IT-FV EWW vorgelagerte - Inforegister nötig. Im Falle des BDA wäre das die Virtuelle Poststelle. b) Machbarkeit und Aufwandseinschätzung Im vorgenannten Workshop mit dem LABO sowie den Verfahrensdienstleistern T-Systems und HSH am 9. Januar 2020 wurden auch die Anforderungen an ein Onlineformular sowie die Bedingungen für eine Anbindung des BDA über die Virtuelle Poststelle erörtert. Für die Datenübernahme über das Inforegister in das IT-FV EWW ist eine Systementwicklung erforder- lich, die unabhängig von einer Lösung für ein Onlineformular stattzufinden hat. Die unter 5.2.2 Buch- stabe b dargestellte erste grobe Aufwandsschätzung der T-Systems umfasst bereits diese Leistungen. Eine in diesem Zuge mögliche Lösung für ein Onlineformular über eine herstellerbasierte Onlinefunktion des Inforegisters des IT-FV EWW stellt dabei keinen nennenswerten eigenständigen Mehraufwand dar. Hinsichtlich der eID-Anbindung bestehen seitens des Herstellers gegenwärtig Unsicherheiten. Aus ande- rem Zusammenhang ist jedoch bekannt, dass die Schnittstellenanbindung des Basisdienstes eID auf der Basis der seitens Abt. V bereitgestellten Schnittstellenbeschreibung bislang problemlos bei FV realisiert wurde. Die beschriebenen Aufwände würden auch bei einer BDA-Anwendung anfallen. Die Anbindung des BDA mit der Virtuellen Poststelle würde die Umsetzung des Datenaustauschs jedoch verteuern, da hier noch zusätzliche Aufwände für die XTA-Anbindung und eine Schematransformation hinzukommen würden. Auch müssten entsprechende gesonderte Teststrecken aufgebaut und gepflegt werden. Die Realisierung mit BDA würde eine deutlich längere Realisierung erfordern und einen erhöhten Pflegeaufwand des Systems mit sich bringen. c) Alternative technische Umsetzung zur herstellerbasierten Onlinefunktion Eine Eigenentwicklung eines Onlineformulars kann bereits bei überschlägiger Betrachtung, insbesondere unter Berücksichtigung der hohen Sicherheitsanforderungen, die erfüllt werden müssten, als nicht wirt- schaftlich beurteilt werden (vgl. Ausführungen zu Eigenentwicklung eines IT-FV EWW zur automatisier- ten und synchronisierten Gültigkeitsprüfung sowie Ergebnisfeststellung unter 5.2.2). Eingehend geprüft wurde die Möglichkeit zur Nutzung des BDA, der grundsätzlich eine Reihe von vorteil- haften Standardisierungen sowie ein Sicherheitskonzept mitbringt. Als grundlegendes Problem hat sich jedoch erwiesen, dass die BDA-Konzeption grundsätzlich auf eine einmalige Erstellung eines Antrags abstellt, im vorliegenden Fall aber fortlaufend neue BDA-Lösungen erforderlich würden. Auch die einzuhaltende Zeitspanne wäre mit dem BDA nicht sichergestellt (vgl. ausführlicher 3.4.2). Nach Abstimmung mit SenInnDS Abt. V vom 12. Februar 2020 stellt die Nutzung einer VOIS-Komponente in diesem Fall keine Ausnahme von der IKT-Architektur dar und muss nicht gesondert per Ausnahmean- trag geklärt werden. Empfehlung (#29): Die Realisierung des Onlineformulars erfolgt über die herstellerbasierte Onlinefunk- tion des Inforegisters des IT-FV EWW. Seite 41 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung 5.2.5 Auswertungsroutinen zur Ergebnisfeststellung Im Rahmen des IT-FV EWW müssen im Weiteren geeignete Standardauswertungen angeboten werden, um eine sichere Gesamtergebnisfeststellung eines Ereignisses verlässlich und ohne fehleranfällige indivi- duelle Parameterauswahl ausführen zu können. 5.2.6 Technische Unterstützung zur Verfahrensverwaltung a) Verwaltungswerkzeug für Gesamtsystemlösung Für einen einfachen und automatisierten Verfahrensablauf bedarf es neben den originären Funktions- einheiten Internetseite LAL, Prüfumgebung IT-FV EWW, Online-Formular und Statistikauswertung eines Verwaltungswerkzeugs, mit dem die jeweils notwendigen Informationen erfasst und zum richtigen Zeit- punkt den verschiedenen Verfahrensbausteinen zur Verfügung gestellt werden. Hiermit sollen sowohl standardisierte ereignisspezifische Internetseiten der LAL aufgebaut und fortge- schrieben werden können wie auch die notwendigen Datentransfers an die unterschiedlichen betei- ligten Stellen organisiert werden. Wünschenswert wäre in diesem Zuge auch die Einrichtung einer Datenbank mit allen notwendigen Verfahrensdaten, die im Rahmen eines Open Data Angebotes in maschinenlesbarer Form vorgehalten werden sollten. b) Machbarkeit und Aufwandseinschätzung Hinsichtlich der Machbarkeit lassen sich gegenwärtig keine belastbaren Aussagen treffen. Es bedarf zu- nächst der Klärung, ob und in welchem Umfang eine Template-Lösung über Imperia in der Lage wäre, zumindest weitgehend die Anforderungen an ein solches Verwaltungswerkzeug zu leisten. Die Klärung wird eines der nächsten Arbeitspakete der Projektarbeit darstellen. c) Alternative technische Umsetzung Im Kern könnten die Anforderungen an ein Verwaltungswerkzeug auch auf ein eigenes kleines FV hin- auslaufen. Ob und inwieweit dieser Ansatz weiterzuverfolgen sein wird, wird zu gegebener Zeit davon abhängig sein, welche Kosten und welcher Pflegeaufwand damit verbunden wäre und welche alterna- tiven Kosten durch eine ersatzweise händische Bearbeitung der verschiedenen Geschäftsvorfälle zu er- warten wäre. Empfehlung (#30): Das Ob und Wie eines Verwaltungswerkzeugs für das Gesamtsystem ist in einem nächsten Arbeitsschritt zu klären. 5.2.7 Informationsangebot Dienstleistungsdatenbank Es wird davon ausgegangen, dass eine allgemeine Information mit Verweisung auf die Internetseite der LAL in der DLDB ausreichend ist (vgl. Unterabschnitt 3.4.1 und Anlage 19 mit vorläufigem Entwurf). 5.2.8 Informationsangebot mein.berlin.de a) Abbildung laufender Beteiligungsverfahren auf dem Beteiligungsportal mein.berlin.de Laufende Beteiligungsverfahren der direkten Demokratie sind auf dem landesweiten Beteiligungsportal mein.berlin.de zu spiegeln. Die hierzu erforderlichen Daten werden in den originären Funktionsbaustei- Seite 42 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung nen vorgehalten und müssen jeweils zum Zeitpunkt einer Statusfortschreibung bei einem Verfahren mit- tels einer Schnittstelle an das Portal übermittelt werden. Soweit eine zusätzliche örtliche Angabe zum Verfahren benötigt wird, lässt sich diese aus der Syntax der jeweiligen EreignisID ableiten, die u. a. bei Bezirksereignissen die jeweilige Bezirkskennziffer ausweist. Die Festlegung und eine mögliche Weiterentwicklung des Beteiligungsportals sowie die Anforderungen möglicher Dokumentationseinheiten innerhalb des Portalauftritts mein.berlin.de obliegt der für das Por- tal zuständigen Landesredaktion (Senatskanzlei). b) Machbarkeit und Aufwandseinschätzung Eine Schnittstellenbeschreibung, differenziert nach den ereignisbezogenen Einrichtungs- und Fortschrei- bungszeitpunkten (Statusphasen) mit den jeweils standardmäßig zu übermittelnden Daten, erscheint unproblematisch und je nach entwickeltem Verwaltungswerkzeug für das Gesamtsystem mehr oder we- nig aufwendig. Für die Schnittstelleneinrichtung wird gegenwärtig nicht von unverhältnismäßig hohen Entwicklungskosten ausgegangen. c) Alternativen Sachgerechte Alternativen werden nicht gesehen. Die originäre Datenerhebung hat durch die jeweils verfahrensbegleitende Stelle für das jeweilige Instrument der direkten Demokratie zu erfolgen. Eine unmittelbare manuelle Datenpflege des Portalauftritts durch die jeweiligen Stellen wäre personal- intensiv und würde voraussichtlich mit einer erhöhten Fehleranfälligkeit oder Lückenhaftigkeit einher- gehen. Empfehlung (#31): Das Informationsangebot des landesweiten Beteiligungsportals mein.berlin.de wird über eine Schnittstelle fortlaufend mit den notwendigen Verfahrensinformationen ausgestattet. 5.2.9 Open Data Portal a) Open Data Angebot zu Verfahrensdaten der direkten Demokratie Informationen, die die Behörden der Berliner Verwaltung im Rahmen ihrer Zuständigkeit zur Verfügung stellen, sind – soweit diese nicht personenbezogen sind – in maschinenlesbarem Format in einem zen- tralen Datenportal offen bereitzustellen (Open Data Portal). Die Einzelheiten der Bereitstellung im Rahmen des Open Data Portals werden durch Rechtsverordnung nach § 13 Absatz 2 EGovG Bln festgelegt. Der diesbezügliche Regelungsrahmen wird durch die gegen- wärtig im Rechtsetzungsverfahren befindliche Verordnung zur Bereitstellung von allgemein zugäng- lichen Datenbeständen (Open Data) durch die Behörden der Berliner Verwaltung (Open Data Verord- nung) festgelegt. b) Machbarkeit und Aufwandschätzung Die konkrete Ausgestaltung eines Open Data-Angebotes ist auf der Grundlage der kurzfristig zu erwar- tenden Festlegungen der Open Data Verordnung im Zuge der Entwicklung eines Verwaltungswerkzeugs für die Gesamtsystemlösung zu spezifizieren. Seite 43 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung Grundsätzlich sollen alle verfügbaren Verfahrensdaten der bisherigen und laufenden Verfahren in ma- schinenlesbarer Form über das Open-Data-Portal angeboten werden. Vorzugswürdig wäre dabei ein Datenbank-Angebot im Umfeld der Informationsseite der LAL, auf das im Open-Data-Portal verlinkt werden könnte. Personenbezogene Daten sollten über diesen Kanal weder temporär noch dauerhaft zur Verfügung gestellt werden. Für die Entwicklung einer Open Data Lösung wird gegenwärtig nicht von unverhältnismäßig hohen Ent- wicklungskosten ausgegangen. Empfehlung (#32): Eine Open Data Lösung wird im Zuge der Entwicklung eines Verwaltungswerkzeugs für die Gesamtsystemlösung angestrebt. 5.3 Datenbereitstellung für die unterschiedlichen Verfahrensbausteine Die Verfahrenslösung soll im Rahmen eines Verwaltungswerkzeugs automatisiert die jeweils notwendi- gen Daten den unterschiedlichen Verfahrensbausteinen des IT-Systems zur Verfügung stellen. Übergreifend ist es notwendig für die jeweiligen Ereignisarten (VI, VB, EA, BB) sachgerechte Statuspha- sen gegeneinander abzugrenzen. Die Abgrenzung erfolgt entsprechend der Verfahrensabschnitte, dem Informationsinteresse der Öffentlichkeit und unter Berücksichtigung der Möglichkeiten der zeitnahen Informationsfortschreibung und dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand. Als Grundlage für die weitere Verfahrensentwicklung wurden vorläufig folgende Statusphasen gebildet: Ereignisart    Statusphase Volksinitiative  Anzeige einer VI/Sammlung von UE  lfd. Zulässigkeitsprüfung  Beratung im Abgh  Verfahren abgeschlossen Volksbegehren  Anzeige eines VB/Sammlung von UE  lfd. Zulässigkeitsprüfung  Beratung im Abgh  Abschluss 1. Stufe/ggf. Vorbereitung 2. Stufe/ggf. Feststellung über ausbleibenden Antrag  Durchführung 2. Stufe  Vorbereitung Volksentscheid  Ergebnis Volksentscheid/Verfahren abgeschlossen Einwohnerantrag  Anzeige eines EA/Sammlung von UE Seite 44 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung   Antragseingang und Verfahren abgeschlossen Bürgerbegehren  Antrag auf Durchführung eines BB (Bürgerentscheid)  Sammlung von UE  BB abgeschlossen, ggf. Vorbereitung und Durchführung Bürgerentscheid  Bürgerentscheid durchgeführt/Verfahren abgeschlossen Abbildung 3: Instrumente der direkten Demokratie und Statusphasen (vorläufiger Entwurf) Den verschiedenen Statusphasen sind die jeweils erforderlichen Datenfelder zuzuordnen (vgl. Anlage 21 – Ereignisarten mit Statusphasen und Datenfeldern für das Informationsangebot der LAL und für die Verfahrensbeteiligten - vorläufiger Entwurf). 5.4 Zusammenfassende Bewertung Für die Kernfunktionen eines Gesamtsystems im Sinne von Pro3D bestehen für die Internet-Informa- tionsseite der LAL, die elektronische Erklärungsabgabe über ein Onlineformular, eine automatisierte Gültigkeitsprüfung und einen fortlaufenden Statistikausweis während laufender Vorhaben nach den vorliegenden Erkenntnissen machbare und wirtschaftliche IT-Lösungen. Alternative Lösungen zu den vorstehend aufgezeigten technischen Systemen werden angesichts rechtlicher Vorgaben, bestehender technischer Abhängigkeiten und erster grober Schätzungen für Entwicklungskosten bei den bereits bestehenden IT-Systemen nicht gesehen. Für das Gesamtsystem bedarf es im Weiteren eines unterstützenden Verwaltungswerkzeugs, dessen konkrete technische Umsetzung gegenwärtig noch offen ist. Die diesbezügliche Klärung findet im Rah- men der nächsten Arbeitsschritte statt. 6. (vorläufige) Soll-Prozesse Zur weiteren Spezifikation der künftigen Systemlösung und der erforderlichen Rechtsänderungen bedarf es der Entwicklung entsprechender Soll-Prozesse. Für diese wurden zunächst in Anlehnung an den Leit- faden „Standardvorgehen zur Geschäftsprozessanalyse und Entwicklung einer Sollkonzeption“ (SenInnSport ZS C 1, Version 2.0, Januar 2016) die Ist-Prozesse der unterschiedlichen Vorhaben doku- mentiert. Es wurden mögliche Optimierungspotentiale bei den beteiligten Stellen sowie technische Um- setzungsmöglichkeiten für ein künftiges Zielsystem ermittelt. Unter kritischer Würdigung und unter Be- achtung der neu hinzutretenden Anforderungen, die insbesondere aus den unterschiedlichen Vorgaben zur Digitalisierung resultieren, wurden die vorläufigen Soll-Prozesse entworfen, mit unterschiedlichsten Beteiligten diskutiert und in einem sich schrittweise annähernden Prozess weiter bis zur jetzt dargestell- ten Form detailliert ausgearbeitet. Die Bezeichnung „vorläufig“ in Bezug auf die Sollprozesse ist der Neuartigkeit des Verfahrensangebots geschuldet. Die entwickelten Prozesse können erst mit Vorliegen der noch notwendigen Rechtsänderun- gen finalisiert werden. Im Rahmen der parlamentarischen Beratungen über die Gesetzesänderungen können sich Änderungen ergeben, die ggf. bei den finalen Sollprozessen noch zu berücksichtigen sind. Auch sind im Zusammenhang mit der Konkretisierung der Fachkonzepte (technischen Umsetzung der Seite 45 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung Anforderungen) u. U. noch Anpassungen der Sollprozesse denkbar. Eine diesbezüglich abschließende Abstimmung mit Herstellern hat noch nicht stattgefunden. Die nachfolgenden Soll-Prozesse wurden in den Anlagen entsprechend der Berliner Modellierungskon- vention zur Gestaltung von Geschäftsprozessen (SenInnSport, Version 1.0, März 2019) visualisiert. 6.1 Allgemeines Die hohe Komplexität, die durch unterschiedlichste Beteiligte, eine Synchronisation der schriftlichen und elektronischen Sammlung und dem Anspruch an eine zügige und störungsfreie Bereitstellung des elek- tronischen Angebots für die Initiative hervorgerufen wird, erfordern neben einer zentralen Umsetzungs- verantwortung auf Seiten der LAL auch stark standardisierte Einrichtungsprozesse und einen teilweise auch für die Initiativen stärker formalisierten Verfahrensablauf (vgl. oben, u. a. 3.1 Notwendigkeit der Vorab-Anzeige, „Anschlusszwang“, Bereitstellung notwendiger Informationen, 3.7.2 eindeutige und überschaubare Begrenzung von Sammlungszeiten). Um zügig und parallel die Aktivitäten für alle Beteiligten zu eröffnen, braucht es einfache Verfahrens- mittel, die unabhängig von der tatsächlichen Umsetzung bereits frühzeitig als Anknüpfungspunkte für alle notwendigen Aktivitäten zur Verfügung stehen. Dies betrifft vor allem die verfahrensrelevanten Webseitenbezeichnungen (Uniform Resource Locator – URL). Bei den nachstehenden Soll-Prozessen wird davon ausgegangen, dass bereits mit der Ereignisanzeige gegenüber der zentral verantwortlichen LAL neben einer von ihr zu vergebenden eineindeutigen Ereignisidentifikations-Angabe (EreignisID) be- reits für folgende Informationen nach feststehender Syntax URL’s vergeben und an die betroffenen Be- teiligten unverzüglich kommuniziert werden:    Ereignis-URL:              URL für die ereignisspezifische Internet-Informationsseite im Auftritt der LAL    Onlineformular-URL:        URL des Inforegisters des IT-FV EWW mit dem Formular zur Abgabe der eUE einschließlich eID-Authentifizierung    Statistik-URL:             URL des Inforegisters des IT-FV EWW zum fortlaufenden Ausweis von vorliegenden gültigen UE während der Sammlungsphase und ggf. noch anschließender händischer Gültigkeitsprüfung    Erklärungsbogen-URL: URL zu einem PDF-Dokument mit der Unterschriftsliste zur schrift- lichen UE innerhalb des Internet-Auftritts der LAL (Sub-Seite zu Ereig- nis-URL)    ggf. Gesetzentwurf-URL: URL zu einem PDF-Dokument, das den zur Abstimmung gestellten Gesetzentwurf mit Begründung enthält, innerhalb des Internet-Auf- tritts der LAL (Sub-Seite zu Ereignis-URL)    Spendenanzeigen-URL: URL zu den seitens der Initiativen angezeigten Spendeneingängen innerhalb des Internet-Auftritts der LAL (Sub-Seite zu Ereignis-URL) Ob oder inwieweit bei VB in der 2. Stufe neue URL-Anschriften für Onlineformular-URL, Statistik-URL und Erklärungsbogen-URL vergeben werden sollten, bleibt einer späteren Feinkonzeption überlas- sen. Im Weiteren werden notwendige Fristenregelungen möglichst einheitlich gefasst. Es soll eine einheit- liche maximale Sammlungsfrist von 1 Jahr sowie ein maximaler Gültigkeitszeitraum von 6 Monaten vor- Seite 46 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung gesehen werden, wenn die bisherigen Verfahrensfestlegungen nicht bereits hiervon abweichende Fest- legungen vorgesehen haben. Insoweit wird auch die jeweils jüngste gültige UE für eine Ergebnisfeststel- lung zu berücksichtigen sein. In Anbetracht der Tatsache, dass die UE nur dazu dienen die notwendige Unterstützung in der Bevölke- rung nachzuweisen, sollen auch die diesbezüglichen Aufbewahrungsfristen nach abschließender Fest- stellung der Zulässigkeit deutlich verkürzt werden und einheitlich 2 Monate betragen. Um eine Kollision von UE der 1. und 2. Stufe bei VB zu vermeiden, sollen die UE der 1. Stufe davon abweichend bereits 1 Monat nach Abschluss des Verfahrensabschnitts gelöscht werden. Innerhalb der Bezirkszuständigkeiten wird grundsätzlich nur unterschieden zwischen der Bezirksverord- netenversammlung (BVV) und dem Bezirksamt (BA). Soweit der Bezirksabstimmungsleitung eine beson- dere Verantwortung zugewiesen ist, wird diese gesondert abgebildet. Sonstige innerorganisatorische Aufgabenzuordnungen, z. B. Abgrenzung zwischen Bezirkswahlamt und Rechtsamt liegen in der Verant- wortung des jeweiligen Bezirksamtes im Rahmen ihrer Geschäftsverteilung. 15 Ob und ggf. inwieweit der Aufruf von Online-Erklärungsseiten digitale Spuren hinterlässt , die von Drit- ten ausgewertet werden können, wird erst mit Vorliegen der finalen Verfahrensumgebung beurteilbar sein. 6.2 Unterstützungsprozesse Über die gesamte Verfahrenslaufzeit sind den Ereignisarten zwei Unterstützungsprozesse (UP) beigeord- net (vgl. Anlage 22 – Unterstützungsprozesse – vorläufige Sollprozesse, UP 01 Beratungsgespräch, UP 02 Spendenanzeige). 6.2.1 UP 01 Beratungsgespräch Der UP 01 „Beratungsgespräch“ gibt lediglich den rechtlichen Beratungsanspruch wieder. Dieser wird bei VI und VB durch die für Inneres zuständige Senatsverwaltung geleistet. Bei BB erfolgt die Beratung durch das Bezirksamt. Für EA kann der Beratungsanspruch noch ergänzend geregelt werden. Unabhängig vom rechtlichen Beratungsanspruch der Trägerin oder der Vertrauenspersonen ist die ver- fahrensbegleitende Stelle schon im Eigeninteresse zur Unterstützung reibungsloser Abläufe nicht daran gehindert, allgemeine Beratungen zum Verfahren und zur Auflieferung der notwendigen Informationen seitens der Initiativen anzubieten. Auch wird davon ausgegangen, dass durch sachgerechte Handrei- chungen die jeweiligen Beteiligten angemessene Verfahrensunterstützung erhalten werden. 6.2.2 UP 02 Spendenanzeige Der UP 02 „Spendenanzeige“ sieht vor, dass die Trägerin oder die Vertrauenspersonen mittels eines For- mulars ihre anzuzeigenden Spendeneingänge an die verfahrensbegleitende Stelle (für VI soll dies unmit- telbar die LAL sein, für VB die für Inneres zuständige Senatsverwaltung, für BB das Bezirksamt) übermit- teln (vgl. Anlage 23 Spendenanzeige – vorläufiger Entwurf (Formular in 4 Varianten) sowie Anlage 24 Standardtext für Spendenveröffentlichung im Internet – vorläufiger Entwurf) und von dieser – im Ideal- 15 vgl. Ammann, Matthieas; Schnell, Fabian, 2019, S. 31. Seite 47 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung fall über eine elektronische Erfassungsmaske (Verwaltungswerkzeug) – an die LAL zur Veröffentlichung in ihrem Internetauftritt (Spendenanzeigen-URL) übermittelt wird. Die gegenwärtigen Vorschriften (§§ 40b des Abstimmungsgesetzes - AbstG, 47a des Bezirksverwaltungs- gesetzes - BzVwG), sollten einheitlich gefasst werden und eine Bekanntmachung des Namens, der Post- leitzahl und des Wohnortes der spendenden Seite (Person oder Organisation) sowie die Art und die Höhe der Spende auf der Internetseite der LAL vorsehen. Eine Bekanntmachung im Amtsblatt für Berlin sollte künftig entfallen. Zudem fehlt es derzeit an einer Löschregelung für Spendenangaben. Es wird eine ergänzende Regelung empfohlen, dass ein Jahr nach Abschluss des Verfahrens alle Spendenanzeigen zum Ereignis gelöscht werden. Zur einheitlichen Handhabung sollte auch für EA künftig eine Spendenanzeige vorgesehen werden. Empfehlung (#33): Es sollte eine einheitliche Spendenanzeige für alle Ereignisarten vorgesehen werden. Die Veröffentlichung sollte künftig lediglich im Internetauftritt der LAL erfolgen und neben dem Namen der Person oder der Organisation und der Höhe der Geld- oder Sachspende lediglich die Postleitzahl und den Wohnort der Person bzw. den Sitzort der Organisation angeben. Die Spendenanzeigen sollten ein Jahr nach Verfahrensabschluss gelöscht werden. 6.3 Einheitliche Teilprozesse Die einheitlichen Teilprozesse (TP) für alle Ereignisarten wurden im Rahmen des Gesamtprozesses be- zirklicher Abstimmungen gegeneinander abgegrenzt (Anlage 25 Gesamtprozess bezirkliche Abstim- mungen – vorläufiger Sollprozess). Die TP01 BB vorbereiten und TP01 EA vorbereiten sowie TP07 BB durchführen und TP07 EA durchführen werden im nachstehenden Abschnitt 6.4 und 6.5 erläutert. 6.3.1 TP 02 Verfahrensumgebung im IT-FV EWW einrichten – vorläufiger Soll- Prozess Der TP02 „Verfahrensumgebung im IT-FV EWW einrichten“ (Anlage 26) umfasst aufgrund der angestreb- ten ganzheitlichen technischen Verfahrenslösung innerhalb des IT-FV EWW den vollständigen Einrich- tungsprozess der Prüfumgebung, ggf. eines täglichen Bereinigungslaufes, des Onlineformulars sowie der fortlaufenden Statistikerstellung während einer Sammlungsphase. Im Idealfall werden die notwendigen Angaben von der verfahrensbegleitenden Stelle (für VI wird dies unmittelbar die LAL sein, für VB die für Inneres zuständige Senatsverwaltung, für BB und EA das Bezirksamt) über eine elektronische Erfassungs- maske (Verwaltungswerkzeug) bereitstellen, um weitere notwendige Verfahrensangaben durch die LAL ergänzt (insbesondere ereignisbezogene URL-Angaben) und automatisiert u. a. an das LABO übermittelt. Das LABO richtet im Rahmen der bereits bestehenden Funktion „Wahlkonfiguration“ eine ereignisbe- zogene Teilkonfiguration ein. Im Falle von VB 2. Stufe und BB wird lediglich - wie bislang - die Angabe des finalen Gültigkeitsintervalls erforderlich sein. Im Falle der VI, VB 1. Stufe und EA, in denen eine maximale Sammlungsphase von 1 Jahr und eine Gültig- keit von rückwirkenden 6 Monaten gelten soll, ist der bisherige Funktionsumfang zu erweitern. Es be- darf der Angaben für den maximalen Sammlungszeitraum und der tatsächlichen Gültigkeitsregel für UE. Seite 48 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung In allen Fällen soll standardmäßig eine fortlaufende Tagesstatistik zu vorliegenden gültigen UE vorge- sehen werden, die in diesem Zuge auch eingerichtet werden muss. Daneben ist systemseitig ein Online- formular zur Abgabe von eUE bereitzustellen. Weichen Sammlungszeitraum und Gültigkeitszeitraum voneinander ab, sind während der Sammlungsphase zusätzlich fortlaufende tägliche Bereinigungsläufe erforderlich (Einzelheiten siehe weiter unten), um ggf. die Gültigkeit von bereits vorliegenden UE nach Ablauf der maximalen Gültigkeit wieder ungültig zu setzen. 6.3.2 TP 03 elektronische Unterstützungserklärung abgeben – vorläufiger Soll- Prozess Der TP03 „elektronische Unterstützungserklärung abgeben“ (Anlage 27) beschreibt die Abfolge bei der Abgabe einer UE über das in der Sammlungsphase eingerichtete Onlineformular. Den Erklärenden wird der Erklärungstext entsprechend der Inhalte der bisherigen Unterschriftsliste angezeigt, ergänzt um weitere besondere Hinweise im Zusammenhang mit der elektronischen Erklärungsabgabe. Die Daten- schutzhinweise und die Erklärungsabgabe sind durch Anwählen entsprechender Felder zu bestätigten und die Erklärenden werden zur Authentifizierung mittels der eID aufgefordert. Hierzu wird die freige- schaltete eID, ein Kartenausleser sowie die persönliche 6-stellige PIN der eID benötigt. Ohne erfolgrei- che Authentifizierung wird der Erklärungsvorgang abgebrochen. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird anhand der ausgelesenen Daten Ort, Alter und Staatsangehörigkeit die Plausibilität der Erklärungsab- gabe geprüft. Ist auf dieser Grundlage bereits erkennbar, dass keine erforderliche Stimmberechtigung gegeben ist, wird die Erklärungsabgabe ebenfalls abgebrochen. Wird die Plausibilität bestätigt, wird der Datensatz zur Weiterleitung an das IT-FV EWW vorgehalten. Findet eine erfolgreiche Auslesung der eID-Daten statt, kann bei erfolgreicher Erklärungsabgabe ein PDF-Download-Angebot genutzt werden, mittels dem die ausgelesenen Daten und die vorgesehene Datenweiterleitung dargestellt wird (vgl. Anlage 28 vorläufige Entwürfe). Bei fehlender Plausibilität erfolgt lediglich ein begründeter Fehlerhinweis. . 6.3.3 TP 04 Prüfroutine im IT-FV EWW – vorläufiger Soll-Prozess Der TP04 „Prüfroutine im IT-FV EWW durchführen“ (Anlage 29) beschreibt die grundsätzliche Prüfab- folge für die erfassten Erklärungssätze, unabhängig davon, ob sie automatisiert eingespielt oder durch manuelle Erfassung ins System gelangt sind. Gegenüber dem Ist-Prozess ergeben sich dabei Besonderheiten im Hinblick auf die automatisch einge- spielten Erklärungssätze, zu denen kein übereinstimmender Meldedatensatz gefunden werden kann. Diese Datensätze werden (vorläufig) als nicht gültig markiert und mit dem Merkmal „Prüfung zurückge- stellt“ für eine ggf. erforderliche spätere manuelle Prüfung gekennzeichnet. Diese Aussteuerungsfälle dürften grundsätzlich eine Ausnahme darstellen. U. U. könnte sich eine höhere Anzahl von Aussteue- rungsfällen ergeben, wenn die Passdaten aus dem eAT oder die Angaben einer eID des eIDAS-Systems vom Melderegister abweichen. In diesen Fällen kann keine eindeutige Zuordnung zu einem Melde- datensatz stattfinden. Eine verlässliche Fallzahlen-Prognose hierzu ist gegenwärtig nicht möglich. Die diesbezüglichen Entwicklungen müssen in der Betriebsphase beobachtet und ggf. Maßnahmen zur Nachsteuerung ergriffen werden. Es gilt der Grundsatz, dass das Ergebnis einer automatisiert geprüften UE grundsätzlich nicht mehr ver- ändert werden darf. Eine Ausnahme gilt nur für die Fälle, in denen eine eUE aufgrund von Zeitablauf ver- Seite 49 von 152

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 1 Version 0.5 | zur Entscheidung fällt. Weichen maximale Sammlungsphase und Gültigkeitsfrist für UE voneinander ab, muss ein täglicher Bereinigungslauf stattfinden (s. nachfolgend unter TP05). Bedeutsam ist dies aber auch für den Fall, dass während der Gültigkeitsprüfung vom System festgestellt wird, dass in der Ereignistabelle (ET) weitere gültige Erklärungen vorliegen. In diesen Fällen prüft das System, welcher der Datensätze später abgege- ben wurde. Der ältere Datensatz wird mit dem Vermerk „doppelte Erklärung“ ungültig in der ET abge- speichert, der jüngere Datensatz wird als gültige UE in der ET gespeichert. 6.3.4 TP 05 täglichen Bereinigungslauf durchführen – vorläufiger Soll-Prozess Weichen maximale Sammlungsphase und Gültigkeitsfrist für UE voneinander ab, muss sichergestellt werden, dass als gültig in der ET gespeicherte Datensätze, die durch Zeitablauf verfallen in der ET korri- giert werden (TP05 „täglichen Bereinigungslauf durchführen“, Anlage 30). Dies geschieht dadurch, dass ein täglicher Bereinigungslauf stattfindet, der gültige Datensätze in der ET filtert, die außerhalb des aktuellen Gültigkeitszeitraumes liegen. Diese Datensätze werden auf „ungültig“ mit dem Vermerk „verfallen“ korrigiert. 6.3.5 TP 06 tägliche Statistik für Ereignistabelle führen – vorläufiger Soll-Prozess Täglich wird die ET statistisch ausgewertet, nach Muster aufbereitet und im Inforegister des IT-FV EWW öffentlich zugänglich bereitgestellt (TP06 „tägliche Statistik für Ereignistabelle führen“, Anlage 30), ein- schließlich aktualisierter, ergänzter CSV-Datei mit den Entwicklungsdaten während der Sammlungsphase (vgl. Anlage 20). Weichen maximale Sammlungsphase und Gültigkeitsfrist für UE voneinander ab, ist die ET zuvor zu bereinigen (s. TP05). 6.3.6 TP 08 Verfahrensumgebung IT-FV EWW fortschreiben – vorläufiger Soll- Prozess Weichen maximale Sammlungsfrist und Gültigkeitsfrist für UE voneinander ab, ist anlässlich der Antrags- einreichung der Trägerin (VI, VB 1. Stufe) bzw. Vertrauenspersonen (EA) der finale Gültigkeitszeitraum im System fortzuschreiben (s. TP08 „Verfahrensumgebung im IT-FV EWW fortschreiben“ – Anlage 31). In der Folge wird der tägliche Bereinigungslauf deaktiviert (s. TP09) und der Freischaltungszeitraum des Onlineformulars zeitlich begrenzt. 6.3.7 TP 09 täglichen Bereinigungslauf deaktivieren – vorläufiger Soll-Prozess Wird der tägliche Bereinigungslauf deaktiviert wird zunächst auf der Grundlage der finalen Gültigkeits- daten ein finaler Bereinigungslauf der ET durchgeführt. Daran anschließend wird der regelmäßige Berei- nigungslaufs eingestellt (s. Anlage 32). 6.3.8 TP 10 ergänzende Gültigkeitsprüfung durchführen – vorläufiger Soll-Prozess Die wesentliche Neuerung des TP10 „ergänzende Gültigkeitsprüfung durchführen“ (Anlage 33) tritt hin- sichtlich des Umfangs notwendiger händischer Prüfungen ein. Diese Prüfungen finden nur solange statt, bis das notwendige Quorum gültiger UE vorliegt. Weitere ungeprüfte UE werden daran anschließend nur noch ausgezählt. Das Gesamtergebnis der Prüfungen setzt sich dann zusammen aus der Gesamtzahl vorliegender UE sowie der Anzahl der davon gültigen, ungültigen und ungeprüft gezählten UE. Seite 50 von 152