Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final 1. Vorbemerkungen 1.1 Zielsetzung der Voruntersuchung und Gegenstand des Ergebnisberichts Teil 2 Zielsetzung der Voruntersuchung ist es, auf der Grundlage einer fachlichen, technischen, organisato- rischen und rechtlichen Ist-Analyse sowie der Erhebung von Anforderungen der Beteiligten, anforde- rungsgerechte Soll-Prozesse zu modellieren und in ein Fachkonzept einschließlich einer Kostenbetrach- tung sowie eine weitere Umsetzungsplanung zu übersetzen. Teil der Umsetzungsplanung ist auch die Erstellung eines Entwurfs zur Vorschriftenänderung, die in der Hauptuntersuchung dem Abgh zur Be- schlussfassung vorzulegen wäre. Der zweite Arbeitsabschnitt der Voruntersuchung umfasst folglich die weitere Klärung zur Übersetzung der im ersten Arbeitsabschnitt erarbeiteten vorläufigen Soll-Prozesse in konkrete technische Lösungen, eine überarbeitete Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die Ausarbeitung eines Regelungsentwurfs zur Ände- rung der gesetzlichen Vorschriften sowie eine Umsetzungsplanung für die weiteren Projektphasen. 1.2 Methodisches Vorgehen und Verlauf Mit dem Eintritt in den zweiten Arbeitsabschnitt hat sich der Kreis der aktiven Projektbeteiligten schwer- punktmäßig auf diejenigen verlagert, die mit den technischen und rechtlichen Fragen befasst sind. Hier- bei hat die Projektleitung mit den jeweils Beteiligen Beratungen durchgeführt, die aufgrund der Ein- schränkungen zum Schutz gegen das Corona-Virus als Telefonkonferenzen oder mit reduzierter Beset- zung als Präsenzveranstaltungen stattfanden. Auf Besprechungen mit der gesamten Projektgruppe wurde wegen der Corona-Maßnahmen verzichtet. Die Mitglieder der Projektgruppe und der AI wurden gelegentlich über den Arbeitsstand informiert. Die EI und die Auftraggebenden wurden fortlaufend über den monatlichen Projekt-Statusbericht informiert. Die Einschränkungen zum Schutz gegen das Corona-Virus haben zu zeitlichen Verzögerungen geführt, sodass die Voruntersuchung nicht wie geplant im Juli abgeschlossen werden konnte, sondern erst im Oktober 2020 enden wird. Zur weiteren Klärung einer technischen Umsetzung im IT-FV EWW fanden am 12. Mai 2020 und am 1. September 2020 Workshops mit der T-Systems, der HSH, dem LABO und der Projektleitung statt. Als Ergebnis wird seitens des Herstellers ein Umsetzungsvorschlag für Pro3D in Form einer „Leistungsbe- schreibung zur Umsetzung Pro3D mit HSH-Standardsoftware“ erstellt, die im Weiteren auch die Grund- lage für eine Beauftragung darstellen soll. Die ergänzenden technischen Lösungen (Verwaltungswerkzeug, Open Data Anbindung) stehen in Ab- hängigkeit von der Lösung im IT-FV EWW. Hierbei wird weiterhin bei den ergänzenden Lösungen auf das Internet-Redaktionswerkzeug Imperia sowie hierzu ergänzende Programmierungen gesetzt. Es erfolgten fachliche Abstimmungen mit der Landesredaktion berlin.de und BerlinOnline. Vor dem Hintergrund, dass die tägliche Statistikanzeige für laufende Verfahren nunmehr außerhalb des IT-FV EWW und damit auf einer Internetseite der LAL realisiert werden muss, bedarf es einer automatisierten Lösung für den Datenabruf und die diesbezügliche Aufbereitung. Daher nahm auch ein Vertreter von BerlinOnline am Workshop am 1. September 2020 zum IT-FV EWW teil. Der Aufbau und die Pflege des Internet-Informationsangebots zur direkten Demokratie soll künftig durch die Geschäftsstelle der LAL betreut werden. Daher hat sich diese im Weiteren mit Fragestellungen Seite 6 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final der Struktur und den Inhalten des Auftritts wie auch mit den Möglichkeiten einer Suchfunktion ausein- andergesetzt. Zur methodischen Kompetenzentwicklung für die Projektleitung und den engeren Kreis der Projektgrup- penmitglieder wurde ferner vom externen Berater ein Workshop zur Gestaltung von Geschäftsprozes- sen nach BPMN (Business Process Model and Notation) durchgeführt. Die Ausarbeitung der Umsetzungsplanung für das Projekt Pro3D wurde im Rahmen eines Workshops am 11. Juni 2020 mit der Projektleitung und dem externen Berater vorbereitet. Der Workshop wurde vom zuständigen Referenten für das Geschäftsprozessmanagement in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport moderiert. 1.3 Veränderungen zu Ergebnissen des Ergebnisberichts Teil 1 Im Zuge der Realisierungsdiskussionen haben sich noch verschiedene Veränderungen im Hinblick auf die Ergebnisse des ersten Arbeitsabschnitts ergeben. U. a. im Hinblick auf die veränderte Statistikdarstel- lung, die nunmehr über eine Internetseite der LAL realisiert werden soll, ergeben sich Veränderungen in Bezug auf die vorläufigen Soll-Prozesse des Ergebnisberichts Teil 1. Nachfolgende Anpassungen der vor- läufigen Soll-Prozesse sind erforderlich: a) TP 02 Verfahrensumgebung im IT-FV EWW einrichten – vorläufiger Sollprozess / Anlage 26 des Ergeb- nisberichts Teil 1 Die Statistik wird nicht über das IR abgebildet, daher muss ein Prozessschritt 24 „csv-Datei zum Herun- terladen durch LAL bereitstellen“ eingefügt werden (neue Abbildung siehe Anlage 1). b) TP 03 eUE abgeben – vorläufiger Sollprozess / Anlage 27 des Ergebnisberichts Teil 1 Der Prozessschritt „Datenschutzhinweise bestätigen“ wird gelöscht, da eine gesetzliche Regelung zu den Pflichtangaben für die Abgabe von UE vorgesehen werden soll, die eine Einverständniserklärung ent- behrlich macht. Hiervon unabhängig bleibt eine Aufrufmöglichkeit der Datenschutzhinweise bestehen. Im Weiteren wurden im TP 03 redaktionelle Änderungen vorgenommen (neue Abbildung siehe Anlage 2). c) TP 05 täglichen Bereinigungslauf durchführen – vorläufiger Sollprozess / Anlage 30 des Ergebnisbe- richts Teil 1 Es erfolgte eine Begriffskorrektur anstelle von „Reinigungslauf“ ist der Begriff „Bereinigungslauf“ vorzu- sehen (neue Abbildung siehe Anlage 3). d) TP 06 tägliche Statistik für jede aktive Ereignistabelle führen – vorläufiger Sollprozess / Anlage 30 des Ergebnisberichts Teil 1 Anpassung in Prozessschritt 03, da die Statistik nicht mehr über das IR abgebildet wird; Hinzufügen der Schwimmbahn LAL und Ergänzung von Prozessschritt 4 (neue Abbildung siehe Anlage 3). e) TP 11 tägliche Statistik deaktivieren – vorläufiger Sollprozess / Anlage 32 des Ergebnisberichts Teil 1 Anpassung Prozessschritt 02 wegen geändertem Vorgehen bei Statistikübermittlung, Prozessschritte 05 bis 07 ersetzt durch Prozessschritt 06 – neu „Bereitstellung der csv-Datei deaktivieren“; Hinzufügen der Schwimmbahn LAL und Ergänzung um die Prozessschritte 04, 05, 07 und 09 (neue Abbildung in Anlage 4). f) TP 01 Bürgerbegehren vorbereiten – vorläufiger Sollprozess / Anlage 35 des Ergebnisberichts Teil 1 Seite 7 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final Es entfällt Prozessschritt 43 über die Einrichtung einer Statistikseite beim LABO (neue Abbildung in Anlage 5). 2. Fachkonzepte Weitgehend haben sich bei der konzeptionellen Ausarbeitung der technischen Lösungen die Vorgehens- ansätze aus dem Ergebnisbericht Teil 1 bestätigt. Wichtige Veränderungen haben sich hinsichtlich der Statistikveröffentlichung von laufenden Sammlungsverfahren im Internet ergeben, die nunmehr im Rah- men des Informationsauftritts der LAL stattfinden soll. Auch führte es im Zuge der Feinkonzeption des Verwaltungswerkzeugs, mit der Sammlungsverfahren eingerichtet, fortgeschrieben und wieder beendet werden sollen, dazu, dass u. a. aufgrund der unsicheren Zukunft des Stadtinformationssystems nach der Kündigung des Vertrages mit BerlinOnline, zunächst nur eine vereinfachte automatisierte Verfahrens- lösung zur Unterstützung der Verwaltungsprozesse weiterverfolgt wird. 2.1 Weiterentwicklung der Prüfumgebung im IT-Fachverfahren Einwohnerwesen (IT-FV EWW) einschließlich Onlineformular zur elektronischen Unterstüt- zungserklärung Im Rahmen eines Workshops mit dem LABO (IT-Verfahrensverantwortlichen für das IT-FV-EWW) und den Auftragnehmern für die Melderegistersoftware T-Systems und HSH wurden im Mai die Anforderun- gen für das Fachkonzept für die Erstellung des Onlineformulars sowie die Anpassungen der Meldesoft- ware VOIS zur Prüfung der Unterstützungserklärungen erörtert. Bezüglich des Umfangs der Erklärungstexte, die im Onlineformular abzubilden sind, konnte dabei zu- nächst kein Konsens hergestellt werden. Das LABO, T-Systems und HSH favorisierten eine Lösung, bei der die gesamten Erklärungstexte, die mit der Unterstützung eines Ereignisses verbunden sind, allein im Onlineangebot der LAL zu veröffentlichen wären. Der Vorteil dieser Lösung bestände darin, dass sich das Onlineformular sehr viel einfacher einrichten ließe und weniger Informationen redundant auf der Seite der LAL und im IR vorgehalten werden müssten. Aus Sicht der Projektleitung hätte diese Lösung aber erhebliche Nachteile. Wenn die Erklärungstexte allein im Onlineangebot der LAL veröffentlicht sind und unterstützungswillige Personen mit dem Aufruf des Onlineformulars die Erklärungstexte nicht angezeigt bekommen, wäre es zwingend erforderlich, die Verbindung der beiden Seiten durch zusätzliche technische Maßnahmen abzusichern. Andernfalls be- stünde die Möglichkeit, das Onlineformular direkt aufzurufen ohne vorher die Erklärungstexte angezeigt bekommen zu haben. Ausgeschlossen werden könnte dann nicht, dass das Onlineformular bewusst irre- führend von anderen Seiten aus verlinkt würde, um möglicherweise unter Vorspiegelung falscher Tat- sachen eine Erklärungsabgabe zu erreichen. Selbst wenn dieser Missbrauch bei einem Ereignis nicht nachgewiesen wird, würde allein der Verdacht einer Manipulation ausreichen, um das Vertrauen in das rechtmäßige Zustandekommen z. B. eines Volksbegehrens zu gefährden. Eine technische Lösung, die sicherstellt, dass das Onlineformular nur von der entsprechenden Seite im Onlineangebot der LAL aufge- rufen wird, wäre möglich, aber sehr aufwändig, etwa über ein TAN-Verfahren, und setzt zusätzliche technische Implementationen und Anpassungen auf beiden Seiten voraus. In einer weiteren Besprechung am 1. September an der neben der Projektleitung das LABO, T-Systems und HSH sowie BerlinOnline teilnahmen, einigte man sich dann darauf, alle rechtlich vorgeschriebenen Seite 8 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final Erklärungstexte, die auch auf jeder Unterschriftsliste bei händischer Zustimmung stehen, im Onlinefor- mular des IR abzubilden. Um den Aufwand zu begrenzen, wird auf zusätzliche Formatierungen verzich- tet. Lediglich die Überschriften der Erklärungstexte sollen hervorgehoben und die Textinhalte durch Ab- sätze strukturiert werden. Im Weiteren einigte man sich in der Besprechung darauf, die täglich zu veröffentlichenden Statistiker- gebnisse eines Ereignisses im Onlineangebot der LAL zu präsentieren und nicht wie im Ergebnisbericht Teil 1 beschrieben, im IR (s. auch geänderte Soll-Prozesse unter 1.3). Dazu wird das LABO täglich eine CSV-Datei mit den statistischen Ergebnissen elektronisch zur Verfügung stellen. Mittels einer Prozedur soll diese Datei dann automatisiert heruntergeladen, aufbereitet und im Onlineangebot der LAL ver- öffentlicht werden. Im Ergebnis des Abstimmungsprozesses hat der Hersteller einen aktualisierten Umsetzungsvorschlag für Pro3D in Form einer Leistungsbeschreibung zur Umsetzung Pro3D mit HSH-Standardsoftware über- mittelt (siehe Anlage 6 - Pro3D – „IT-Unterstützung eines Abstimmungsereignisses“ Leistungsbeschrei- bung zur Umsetzung mit HSH-Standardsoftware vom 28. Oktober 2020). Diese Beschreibung soll auch die Grundlage für eine spätere Beauftragung bilden. Der Kostenrahmen, wie er unter 3.1 dargestellt wird, hat auch nochmals bestätigt, dass die Nutzung der Onlinekomponente des IR aufgrund der ohne- hin zu nutzenden Oberfläche des IR die günstigste Lösung für die Realisierung des Onlineformulars zur Erklärungsabgabe darstellt (vgl. auch Ausführungen unter 5.2.4 Onlineformular für elektronische Unter- stützungserklärung im Ergebnisbericht Teil 1). In einer Besprechung am 7. Juli zwischen LABO und der Projektleitung wurde ferner auch die daten- schutzrechtliche Zuständigkeit für die Bereitstellung der technischen Lösung für die Abgabe elektroni- scher Unterstützungserklärung erörtert. Da das LABO als IT-Verfahrensverantwortlicher inhaltlich für die Ereignisse der direkten Demokratie nicht zuständig ist und die LAL die zentrale Seite im Internet be- treibt, soll die datenschutzrechtliche Verantwortung grundsätzlich dort liegen. 2.2 Zentraler Informationsauftritt der Landesabstimmungsleitung und „Verwal- tungswerkzeug“ zur technischen Unterstützung außerhalb des IT-FV EWW Wie im Ergebnisbericht Teil 1 beschrieben, soll das Informationsangebot der LAL zentral über alle jeweils laufenden Verfahren informieren, täglich aktualisierte Statistikergebnisse zu laufenden Sammlungen veröffentlichen und zum Onlineformular zur elektronischen Unterstützungserklärung verlinken. Zusätz- lich soll das Onlineangebot über alle abgeschlossenen Verfahren informieren und über eine Suche das leichte Auffinden spezifischer Inhalte ermöglichen, zum Beispiel welche Ereignisse es zu einem bestimm- ten Thema schon einmal gegeben hatte. Hinsichtlich des ursprünglich angedachten Verwaltungswerkzeugs hat sich im Zuge der Feinkonzeption herausgestellt, dass die Entwicklung und Pflege einer ganzheitlich automatisierten technischen Lösung für die Verwaltungsprozesse unter Einbeziehung aller Verfahrensbeteiligten und unter Berücksichtigung einer Vielzahl von Statusphasen der verschiedenen Verfahrensarten (s. nachstehende Abbildung 1) zu komplex und aufwendig würde. Im Weiteren ist zu berücksichtigen, dass der Betreiber des Stadtinformationssystems nach dem Rah- menvertrag zum Aufbau und Betrieb eines elektronischen Stadtinformationssystems BerlinOnline ist, deren Vertrag zum 31. Dezember 2021 gekündigt wurde. Die weitere Betreibersituation ist zurzeit offen. Den damit verbundenen Unsicherheiten hinsichtlich der zukünftigen technischen Basis des Stadtinfor- mationssystems muss aktuell Rechnung getragen werden. Seite 9 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final Im Ergebnis wird daher gegenwärtig auf die Entwicklung einer ganzheitlich automatisierten technischen Lösung verzichtet. Abbildung 1: Pro3D – Statusphasen für die Instrumente der direkten Demokratie Die Entwicklung eines „Verwaltungswerkzeugs“ konzentriert sich nunmehr auf automatisierte Prozess- abläufe, die zeitkritisch sind und im Zusammenhang mit den Schnittstellen zu anderen Systemen-Bau- steinen stehen. In mehreren Gesprächen mit BerlinOnline wurde im August und September erörtert, dass zunächst lediglich die Übermittlung von Daten an mein.berlin.de, die Anbindung an das Open Data Portal sowie die Aktualisierung der täglichen Statistikergebnisse eines Ereignisses automatisiert werden sollen. 2.2.1 Einrichtung und Fortschreibung von Ereignissen Die Einrichtung und Fortschreibung von Ereignissen im Onlineangebot der LAL soll vorwiegend händisch seitens der Geschäftsstelle der LAL im Rahmen manueller Erstellung von standardisierten Informations- seiten mittels des Imperia-Redaktionswerkzeugs erfolgen. Neben der ereignisspezifischen Internet-Infor- mationsseite (Ereignis-URL) sollen jeweils ergänzend ereignisbezogen eine Spendenanzeigen-URL sowie ggf. eine URL zu einem PDF-Dokument mit einem Gesetzentwurf mit Begründung vorgesehen werden. Während laufender Sammlungsphasen werden auch die Statistik-URL sowie die Erklärungsbogen-URL eingerichtet. Für die 2. Stufe eines VB sind ggf. neue URL-Anschriften für das Onlineformular, die täg- liche Statistik und den Erklärungsbogen vorzusehen. Ergänzt wird das Informationsangebot um eine Suchfunktion, die über die Simple-Search-Komponente von Imperia realisiert werden soll. 2.2.2 Datenweitergabe an mein.berlin.de Anlässlich der Einrichtung, der Fortschreibung wie auch bei Abschluss des Verfahrens sind die für mein.berlin.de erforderlichen Daten zu übermitteln. Um Redundanzen zum zentralen Informationsauf- tritt der LAL zu vermeiden, sollten die diesbezüglichen Daten auf die Kerninformationen begrenzt Seite 10 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final werden. Eine Datenweitergabe wird über einen Datentransfer, den die LAL anstößt, vorgesehen, mög- licherweise unterstützt durch eine Programmierungslösung von BerlinOnline. Ein Vorschlag der Projekt- leitung zu Kerninformationen für die Datenweitergabe an mein.berlin.de ist Anlage 7 zu entnehmen. Die finalen Datenfelder sind noch im Zuge der Umsetzung der Programmierungslösung mit der Landesredak- tion abzustimmen. 2.2.3 Täglicher Statistikausweis für laufende Sammlungs- und Prüfungsverfahren Das nunmehr veränderte Verfahren sieht vor, dass die täglichen Statistikauswertungen im Informations- auftritt der LAL für die Veröffentlichung aufbereitet werden. Hierbei wird eine aus dem IT-FV EWW er- stellte Auswertung zum Download bereitgestellt (PULL). Der automatisierte Abruf sowie die automati- sierte Aufbereitung im Onlineangebot der LAL soll durch eine Programmierungslösung von BerlinOnline realisiert werden. 2.2.4 Anbindung an Open Data Portal Eine abschließende Umsetzungskonzeption für die Anbindung an das Open Data Portal besteht derzeit noch nicht. Die Einrichtung der Simple-Search-Komponente im Rahmen des Informationsauftritts der LAL wird damit verbunden sein, dass alle vergangenen und laufenden Verfahrensinformationen in maschinenlesbarer Form verfügbar sein werden. Insoweit wird gegenwärtig der Ansatz verfolgt, über die Funktionalität von Simple-Search, die über eine entsprechende Schnittstelle verfügt, die Verknüpfung mit dem Open Data Portals herzustellen. Für eine weitere Konkretisierung bedarf es jedoch zunächst der Entwicklung der Simple-Search-Komponente im Rahmen des Informationsauftritts der LAL. 2.3 Rechtliche Aspekte 2.3.1 Allgemeines 2.3.1.1    Frage einer notwendigen Verfassungsänderung Die verfassungsrechtlichen Regelungen zu VI und VB finden sich in den Artikeln 61 ff. VvB. Es stellt sich die Frage, ob die ersatzweise elektronische Erklärung anstelle einer Unterschrift zulässig wäre. Artikel 61 VvB führt zur VI aus, dass die Initiative „unterzeichnet“ sein muss. Artikel 63 VvB spricht im Weiteren davon, dass die Unterstützung oder Zustimmung durch Unterschrift nachzuweisen ist. Eine umfassende Auseinandersetzung in der Kommentarliteratur hat es in der Frage bisher noch nicht gegeben. Lediglich Michaelis (in: Driehaus: Verfassung von Berlin, 4. Auflage, 2020, S. 388) führt zu Arti- kel 62 VvB aus: „… Gegenwärtig können Unterstützungsunterschriften in plebiszitären Verfahren nur handschriftlich geleistet werden. Die einfachgesetzl. Einführung einer elektronischen Unterstützungserklärung wäre mit der Zielsetzung der VvB, die Instrumente der direkten Demokratie „volksbegehrensfreundlich“ zu gestalten, vereinbar. Mit einem verwaltungsseitig betriebenen und verantworteten, missbrauchs- sicheren Sammlungsverfahren könnte auch der Verwaltungsaufwand für die Bezirksämter bei der Prüfung der Unterstützungserklärungen deutlich reduziert werden. …“ Danach bestehen keine durchgreifenden verfassungsrechtlichen Bedenken, die der Einführung der eUE entgegenstehen. Seite 11 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final Es wäre im Weiteren zu beachten, dass sich insbesondere eine Anpassung von Quoren oder Fristen im Rahmen der von der Verfassung vorgegebenen Grenzen bewegen müsste. Würde eine gesetzliche Ände- rung eine Änderung der Artikel 62 oder 63 VvB erfordern, bedürfte es neben einer Mehrheit von zwei Dritteln der gewählten Mitglieder des Abgeordnetenhauses auch einer zusätzlichen Volksabstimmung (Artikel 100 VvB). 2.3.1.2    Regelungserfordernisse Zur Umsetzung des Vorhabens bedarf es der Änderung der einfachgesetzlichen Grundlage im AbstG und im BzVwG. Da die Gesetzesvorlage in die Zuständigkeit der Linienorganisation fällt, werden die dies- bezüglichen Arbeiten außerhalb der Projektarbeit im allgemein üblichen Geschäftsverfahren betrieben (vgl. 4.1 Steuerungsprinzipien des Projektauftrages zur Voruntersuchung). 2.3.1.3    Regelungssystematischer Aufbau Die Grundsätze des Verfahrens zur eUE sind gesetzlich zu regeln. Soweit möglich, sollten weitere Einzel- heiten im Wege einer Rechtsverordnung bestimmt werden, damit ggf. eintretender rechtlicher Nach- steuerungsbedarf vergleichsweise aufwandsarm umgesetzt werden kann. 2.3.2 Datenschutzaspekt 2.3.2.1    Datenschutzhinweise Entsprechend den Abstimmungen zwischen den Verfahrensbeteiligten soll die datenschutzrechtliche Zuständigkeit für die Bereitstellung der technischen Lösung für die Abgabe der eUE, wie auch für die übrigen organisatorischen Verfahrensfragen in der Hauptverantwortung der LAL liegen. Hieraus leitet sich in der Folge auch der oder die zuständige behördliche Datenschutzbeauftragte ab. Neben einer Internet-Informationsseite mit Datenschutzhinweisen, sind auch in den zielgruppenspezifi- schen Informationsmaterialien Ausführungen zu den jeweils wichtigsten Datenschutzfragen der Ziel- gruppen vorzusehen. 2.3.2.2    Datenauswertung für eine Gültigkeitsstatistik und zur Verfahrensoptimierung Ein wichtiger Aspekt des neuen Verfahrens wird eine fortlaufende Tagesstatistik im Internet zu den vor- liegenden gültig und ungültig geprüften sowie verfallenen Unterstützungserklärungen sein. Hierzu wie auch aufgrund des im Zuge der letzten Änderung des AbstG u. a. eingeführten Anspruchs der Trägerin auf Auskunft über die wesentlichen Gründe für die Ungültigkeit von Unterstützungserklärungen bedarf es regelmäßiger Datenauswertungen. Im Weiteren werden aus Gründen der Qualitätssicherung des technischen Verfahrens und zur Evalua- tion des Verfahrens, insbesondere auch zur ggf. gezielten Förderung von technikfernen Nutzergruppen weitere, eindimensionale Datenauswertungen benötigt (vgl. Anlagen 8 und 9). Seite 12 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final 2.4 Einführungsmanagement 2.4.1 Akzeptanzmanagement 2.4.1.1   Akzeptanz der Beteiligten Die Nutzungsakzeptanz der Beteiligten ist für die erfolgreiche und wirtschaftliche Einführung einer eUE entscheidend. Dabei spielen je nach Art der Verfahrensbeteiligung unterschiedliche Einflussfaktoren für die Akteure eine Rolle. Neben einem bewussten und strukturierten Einführungsmanagement mit unter- schiedlichen und an den jeweiligen Interessen ausgerichteten Formaten (vgl. Abbildung 2 – Verfahrens- beteiligungen und vorrangige Interessenlagen), ist es vor allem wichtig, dass die Erklärenden gegenüber dem neuen Angebot aufgeschlossen und zugewandt sind. Von Beginn an wurde die Akzeptanz und Nutzung einer eUE durch die Bevölkerung als einer der drei übergeordneten Projektrisiken bzw. Erfolgsfaktoren benannt. Veränderungen können im vorliegenden Kontext rechtlicher, technischer, organisatorischer, personeller oder auch soziokultureller Natur sein. Im Hinblick auf allgemeine Veränderungsprozesse wird auf das einfache Drei-Phasen-Modell nach Kurt Lewin eingegangen sowie speziell zur Veränderung im Rahmen von Innovationsvorhaben auf die Diffusionstheorie und die Technologieakzeptanzmodelle (TAM). Es soll die Abhängigkeiten aufzeigen, die in Bezug auf die Bereitschaft der Leistungsabnahme durch die Nutzen- den von Bedeutung sind. Abbildung 2: Verfahrensbeteiligungen und vorrangige Interessenlagen 2.4.1.2   Veränderungsmanagement Ein Veränderungsprozess durchläuft nach dem Drei-Phasen-Mo¬dell von Lewin die Phasen des „Auf- tauens“ (unfreezing), wenn die Organisation sich für eine Veränderung öffnet, des „Änderns“ (moving, Seite 13 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final changing), wenn die Veränderungen innerhalb einer Organisation vollzogen werden, und des „Wieder- einfrierens“ (refreezing), wenn der Veränderungsprozess endet und sich die neuen Prozesse stabilisieren 1 müssen . Hierbei bestehen jeweils Kräfte, die vorantreiben oder behindern. Je nach Betroffenheitsgrad, Persön- lichkeitstyp und eigenen Vorteilserwartungen stehen die Menschen der Veränderung mehr oder weni- ger aufgeschlossen gegenüber. Die Motive hinter den Kräften gründen auf unterschiedlichen Werten, Fähigkeiten, Kenntnissen, Erwartungen und Emotionen der Beteiligten. Hauptquellen von Widerstand können sein: mangelndes Wissen, mangelndes Können (individuelle Veränderungsfähigkeit), mangeln- des Dürfen (soziale Veränderungsfähigkeit) und mangelndes Wollen (persönliche Veränderungsbereit- schaft). Wichtig ist, dass Widerstände wahrgenommen und akzeptiert werden und mit den Beteiligten konstruk- tiv und ergebnisoffen aufgearbeitet werden. Geht man den jeweiligen Motiven auf den Grund, eröffnen sich regelmäßig Ansätze zur wirksamen Auflösung der Widerstände. 2.4.1.3      Diffusionstheorie Im kommunikationswissenschaftlichen Sinne ist Diffusion der Prozess in dessen zeitlichem Verlauf eine Innovation über verschiedene Kanäle an die Mitglieder eines sozialen Systems kommuniziert wird. Die Diffusionstheorie eröffnet wichtige Hinweise auf Wirkungszusammenhänge bei der Verbreitung von Innovationen. Mit der Definition der Diffusion werden vier Kernelemente abgegrenzt: Zeit, Innovation, 2 Kommunikationskanäle und soziale Systeme . Nachfolgend wird die Betrachtung auf das Element Zeit begrenzt. Grundsätzlich lassen sich beim zeitlichen Verlauf der Diffusion auf der Mikro- und Makroebene Grund- muster beobachten. Everett M. Rogers, der als Begründer der Diffusionstheorie gilt, beschreibt auf der Mikroebene des einzelnen Individuums bei der Übernahme einer Innovation den sogenannten Innova- tions-Entscheidungs-Prozess und bildet die Makroebene durch eine idealtypische Diffusionskurve sowie 3 einer damit einhergehenden Einteilung der Übernehmer in verschiedene Übernehmerkategorien ab . Beim Innovations-Entscheidungs-Prozess tritt die Person mit früheren Erfahrungen, ihren Bedürfnissen und ihrer persönlichen Innovativität sowie der Zugehörigkeit zu einem sozialen System in eine Situation ein, in der sie durch unterschiedliche Kommunikationskanäle begleitet einen Prozess der Adoption oder Ablehnung einer Innovation durchläuft. In der ersten Phase „Wissen“ erfährt die Person von einer Neue- rung und ihrer Funktionsweise. Das Wissen unterscheidet sich in einem reinen Wissen über die Existenz, 4 die Kenntnis über die korrekte Anwendung sowie Grundlagenwissen zur Innovation . Hier kommt es vor- rangig auf die Eigenschaften auf Empfängerseite an. Eine Einordnung in bereits bekannte und beherrsch- te Handlungsstrukturen (z. B. Umgang mit Smartphone-Apps) kann die Adoptionsbereitschaft einer In- novation positiv beeinflussen. Rogers geht davon aus, dass das Individuum vor allem zu seinen eigenen 5. Einstellungen kongruente Informationen aufnimmt oder behält In der zweiten Phase „Persuasion“ (Überzeugung) erfolgt eine Auseinandersetzung mit dem Für und Wider der Übernahme der Innovation. 1 vgl. Schichtel 2016, S. 104 ff. 2 vgl. Karnowski 2017, S. 11 f. 3 vgl. Karnowski 2017, S. 13 ff. 4 vgl. Karnowski 2017, S. 14 f. 5 vgl. Karnowski 2017, S. 15. Seite 14 von 53

Pro3D – Ergebnisbericht Teil 2 Version 1.0 | Final Im Mittelpunkt steht hier die subjektive Einschätzung über die Eigenschaften der Innovation. In der drit- ten Phase „Entscheidung“ erfolgt die individuelle Entscheidung zur Übernahme oder Ablehnung der In- novation. In der vierten Phase „Implementierung“ wird eine Adoptionsentscheidung umgesetzt und es werden Erfahrungen mit der Innovation und den tatsächlichen Nutzungsmöglichkeiten, ggf. auch außer- halb der ursprünglich dargestellten Möglichkeiten gesammelt. In der letzten, fünften Phase „Bestäti- gung“ sucht das Individuum im Umfeld nach der Bestätigung des eigenen Nutzungsverhaltens bei ande- ren Personen. Hieraus können weitere Entscheidungen zum eigenen Nutzungsverhalten resultieren 6 (Fortsetzung der Adoption, spätere Adoption, Unterbrechung, fortgesetzte Ablehnung) . Mit der Diffusionskurve wird der Prozess der Verbreitung einer Innovation in einem sozialen System beschrieben. Hierbei wird die kumulierte Adoptionsrate in Abhängigkeit zum Zeitverlauf betrachtet. Als kritische Masse wird in der Diffusionstheorie derjenige Punkt im Verlauf der Diffusion einer Innovation bezeichnet, ab welchem genügend Individuen die Innovation übernommen haben, sodass sich die Inno- 7 vation selbsttätig verbreitet . An dieser Stelle ist ein deutlich anwachsender Kurvenverlauf zu verzeich- nen. Es beginnen die sogenannten frühen Übernehmer die Innovation zu übernehmen und aufgrund einer starken sozialen Vernetzung zu verbreiten. Abbildung 3: Diffusionstheorie – Übernehmerkategorie nach Rogers, eigene Darstellung angelehnt an Karnowski (2017, S. 21) Bei nicht kumulierter Darstellung, ergibt sich eine glockenförmige Kurve an der sich verschiedene Typen von Übernehmern in Abhängigkeit vom Übernahmezeitpunkt unterscheiden (vgl. Abbildung – Diffu- 8 sionstheorie) . Die erste Kategorie sind die Innovatoren. Sie zeichnen sich durch hohe Risikobereitschaft, Unsicherheitstoleranz und regelmäßig ausreichende (finanzielle) Ressourcen aus, die ihnen auch Fehlin- vestitionen ermöglichen. Innovatoren haben viele soziale Kontakte und teilen in diesem Rahmen auch das Interesse an und die Kenntnisse über Neuerungen. Ihr idealtypischer Anteil beträgt 2,5 % aller Über- nehmer. Ihnen folgt mit 13,5 % die kleine Gruppe früher Übernehmer. Sie sind lokal sehr gut vernetzte 6 vgl. Karnowski 2017, S. 17 f. 7 s. Karnowski 2017, S. 19 nach Rogers. 8 vgl. Karnowski 2017, S. 20. Seite 15 von 53