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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Datenschutzbeauftragter/Datenschutzbeauftragte nach Artikel 37 der EU-DSGVO bzw. § 5 BDSG“
9. Station: Jetzt sind andere an der Reihe zu lernen
Frau Schmitz hat sich inzwischen einen guten Überblick sowohl über
die datenschutzrechtlichen Bestimmungen als auch über die konkret
anstehenden Datenschutzfragen in ihrer Firma verschafft. Sie fühlt
sich jetzt stark, auch Schulungen ihrer Kollegen anzugehen. Sie be-
ginnt mit der Erstellung eines Schulungskonzeptes und stimmt dieses
mit dem Schulungskonzept des Unternehmens ab. Dafür bindet sie
die Chefin mit ein, denn sie ist einerseits dafür verantwortlich, dass
Schulungen durchgeführt werden und andererseits müssen Schu-
lungen auch die Leitungsebene und die Abteilungsleiterinnen und
Abteilungsleiter umfassen. Auch der Betriebsrat wird beteiligt. Ideen
aus dem Betriebsrat, welche Datenschutzthemen für die Kolleginnen
und Kollegen besonders wichtig sind und wie man deren Interesse am
besten wecken kann, fließen in das Konzept ein.
10. Station: Jetzt wird geplant, geschult und geprüft
Frau Schmitz ist jetzt in der Situation, ihre künftige Arbeit über einen
längeren Zeitraum planen zu können. Sie überlegt: Wie möchte ich
meine Beratungstätigkeit systematisch durchführen und wann sollen
Schulungen stattfinden? Wann und wo sehe ich stichprobenweise Prü-
fungen der Datenverarbeitung vor? In der Revisionsabteilung hat Frau
Schmitz Unterstützung gefunden. Neben von ihr selbst durchgeführten
Prüfungen sollen datenschutzrechtliche Fragestellungen mit ihrer Un-
terstützung auch von der Revisionsabteilung mit aufgegriffen werden.
11. Station: Wo der Datenschutz in der Firma steht, was erreicht wurde
Ein erstes Jahr als Datenschutzbeauftragte geht dem Ende zu. Frau
Schmitz zieht Bilanz, was sich im Datenschutz getan hat. Sie schreibt
einen Tätigkeitsbericht für die Firmenleitung. Darin gibt sie einen
Überblick, was sich verbessert hat, aber auch, wo es mit dem Daten-
schutz noch hapert. Den Beschäftigen stellt Frau Schmitz den Tätig-
keitsbericht auf der Betriebsversammlung ebenfalls vor.
12. Station: Ausblick auf ein Datenschutzkonzept
Die Bestandsaufnahme im Tätigkeitsbericht hat gezeigt, dass sich in
der Firma im Datenschutz einiges positiv entwickelt hat. Dies betrifft
sowohl das Wissen und Umsetzen bei Vorgesetzten und Beschäftigten
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Aufgaben
sowie die technische Ausstattung. Manches läuft noch unkoordiniert
nebeneinander. Für die zukünftige Arbeit denkt Frau Schmitz daran,
mit der entsprechenden Unterstützung ihrer Chefin, aber auch mit der
Personalvertretung und der IT-Abteilung ein Gesamtkonzept für den
Datenschutz in Angriff zu nehmen.
Ihr Fahrplan sieht ganz anders aus?
Viel mehr Verspätungen, Umleitungen, Umwege – Sie mussten sogar
einmal zurückfahren?
Auch Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, so hört man jedenfalls …
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Anhang 1: Bestellung zur/zum behördlichen
Datenschutzbeauftragten
Anhang 2: Bekanntmachung/Hausverfügung Datenschutz/
Bestellung einer/s behördlichen Datenschutzbeauftragten
sowie einer/s Vertreterin/Vertreters
Anhang 3: Kurzpapier Nr. 12
Anhang 4: Anschriften der unabhängigen Datenschutzbehörden
des Bundes und der Länder
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Anhang 1
Benennung zur/zum Datenschutzbeauftragten
der Behörde …
Sehr geehrte(r) Frau/Herr
mit Wirkung vom benenne ich Sie als Datenschutzbeauf-
tragte(n). In dieser Funktion sind Sie der Behördenleitung unmittelbar
unterstellt.
Die Tätigkeit des/der Datenschutzbeauftragten wird Ihnen (unter
Freistellung Ihrer bisherigen Aufgaben) zu … % Ihrer Arbeitszeit zuge-
wiesen.
Ihre Aufgabe ist es, unbeschadet der eigenen Datenschutzverant-
wortung der jeweiligen Organisationseinheiten, durch Beratung und
jederzeitige auch unangemeldete Kontrolle auf die Einhaltung der
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzge-
setzes (BDSG) sowie anderer Rechtsvorschriften über den Datenschutz
hinzuwirken.
Im Einzelnen ergeben sich die Aufgaben aus Art. 39 DSGVO und § 7
BDSG. Sie sind bei der Erfüllung Ihrer Aufgabe von allen Mitarbeiterin-
nen und Mitarbeitern zu unterstützen.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde können sich in
Angelegenheiten des Datenschutzes ohne Einhaltung des Dienstweges
an Sie wenden.
Mit freundlichen Grüßen
(Unterschrift)
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Anhang 2
Bekanntmachung/Hausverfügung Datenschutz
Bestellung einer/s behördlichen Datenschutz
beauftragten sowie einer/s Vertreterin/Vertreters
Mit Wirkung vom wurde
Frau/Herr
zur/zum behördlichen Datenschutzbeauftragten sowie
Frau/Herr
zur/zum Vertreterin/Vertreter der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten
bestellt. Die/der behördliche Datenschutzbeauftragte sowie ihre/sein/e Vertreter/
in sind in dieser Eigenschaft der Leitung der Behörde unmittelbar unterstellt.
Ihre/seine Aufgabe ist es, unbeschadet der eigenen Datenschutzverantwortung
der jeweiligen Organisationseinheiten, durch Beratung und jederzeitige auch un-
angemeldete Kontrolle auf die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes sowie
anderer Rechtsvorschriften über den Datenschutz hinzuwirken. Im Einzelnen
ergibt sich die Aufgabe aus Art. 39 DSGVO und § 7 BDSG .
Sie sind bei der Erfüllung ihrer Aufgabe von allen Mitarbeiterinnen und Mitar-
beitern zu unterstützen. Soweit sie personenbezogene Daten verarbeiten, sind
die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde verpflichtet, bei der Einfüh-
rung neuer Verfahren sowie bei der Erarbeitung behördeninterner Regelungen
und Maßnahmen zur Verarbeitung personenbezogener Daten die/den Daten-
schutzbeauftragte/n frühzeitig zu beteiligen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter der Behörde können sich in Angelegenheiten des Datenschutzes ohne
Einhaltung des Dienstweges an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n
sowie im Vertretungsfall an die/den Vertreter/in wenden.
Mit freundlichen Grüßen
(Unterschrift)
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Anhang 3
Kurzpapier Nr. 12
Datenschutzbeauftragte bei Verantwortlichen und
Auftragsverarbeitern
Dieses Kurzpapier der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (Daten-
schutzkonferenz – DSK) dient als erste Orientierung insbesondere für den nicht-öffentlichen Bereich,
wie nach Auffassung der DSK die Datenschutz-Grundverordnung (DS‑GVO) im praktischen Vollzug
angewendet werden sollte. Diese Auffassung steht unter dem Vorbehalt einer zukünftigen – mögli-
cherweise abweichenden – Auslegung des Europäischen Datenschutzausschusses.
Die nachfolgenden Erläuterungen zum Daten- nicht die Verarbeitung personenbezogener Da-
schutzbeauftragten (DSB) gelten sowohl für Ver- ten als Nebentätigkeit (ErwGr. 97 der DS‑GVO).
antwortliche als auch für Auftragsverarbeiter. Zu den Kerntätigkeiten gehören danach auch
alle Vorgänge, die einen festen Bestandteil der
Benennung des DSB Haupttätigkeit des Verantwortlichen darstel-
len. Hierzu gehören nicht die das Kerngeschäft
Eine Pflicht zur Benennung eines DSB kann unterstützenden Tätigkeiten wie z. B. die Ver-
sich sowohl aus der DS‑GVO als auch aus dem arbeitung der Beschäftigtendaten der eigenen
nationalen Recht ergeben. Eine Benennungs- Mitarbeiter.
pflicht kann für den Verantwortlichen, für den
Auftragsverarbeiter oder für beide bestehen, je Für die Definition des Begriffs „umfangreich“
nachdem wer durch seine Tätigkeit selbst die können aus ErwGr. 91 der DS‑GVO folgende
Voraussetzungen für diese Pflicht erfüllt. Wer Faktoren herangezogen werden:
bisher einen DSB bestellen musste, muss in der • Menge der verarbeiteten personenbezoge-
Regel auch weiterhin einen DSB benennen. nen Daten (Volumen),
• Verarbeitung auf regionaler, nationaler oder
Benennung des DSB nach Art. 37 supranationaler Ebene (geografischer As-
DS‑GVO pekt),
Nach Art. 37 Abs. 1 lit. a–c DS‑GVO ist auf je- • Anzahl der betroffenen Personen (absolute
den Fall ein DSB zu benennen, wenn eine der Zahl oder in Prozent zur relevanten Bezugs-
folgenden Voraussetzungen gegeben ist: größe) und
• Behörde oder öffentliche Stelle (mit Aus- • Dauer der Verarbeitung (zeitlicher Aspekt).
nahme von Gerichten, die im Rahmen ihrer
Sind mehrere Faktoren hoch, so kann dies für
justiziellen Tätigkeit handeln),
eine „umfangreiche“ Überwachung bzw. Verar-
• Kerntätigkeit mit umfangreicher oder syste- beitung sprechen.
matischer Überwachung von Personen oder
• Kerntätigkeit mit umfangreicher Verarbei- Erfolgt eine Verarbeitung von Patienten- oder
tung besonders sensibler Daten (Artikel 9, Mandantendaten durch einen einzelnen Arzt,
10 DS‑GVO). sonstigen Angehörigen eines Gesundheitsbe-
rufs oder Rechtsanwalt, handelt es sich regel-
„Kerntätigkeit“ ist die Haupttätigkeit eines mäßig nicht um eine die Benennungspflicht
Unternehmens, die es untrennbar prägt, und auslösende umfangreiche Datenverarbeitung
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(siehe ErwGr. 91). Unter Berücksichtigung der • es werden Verarbeitungen vorgenommen,
Umstände des Einzelfalls und der konkreten die einer Datenschutz-Folgenabschätzung
Elemente einer umfangreichen Verarbeitung nach Art. 35 DS‑GVO unterliegen oder
im Sinne des ErwGr. 91 – beispielsweise bei es werden personenbezogene Daten ge-
einer Anzahl von Betroffenen, die erheblich schäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung,
über den Betroffenenkreis eines durchschnitt- der anonymisierten Übermittlung oder für
lichen, durch ErwGr. 91 Satz 4 privilegierten Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung
Einzelarztes hinaus geht – kann eine umfang- verarbeitet;
reiche Verarbeitung gegeben sein, sodass ein
DSB zu benennen ist. Ungeachtet dessen ist dann muss unabhängig von der Anzahl der mit
die Benennung generell zu empfehlen, um der Verarbeitung beschäftigten Personen ein
die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Be- DSB benannt werden.
stimmungen zu erleichtern und damit gegebe-
nenfalls aufsichtsbehördliche Maßnahmen zu
vermeiden. Gemeinsamer DSB
Eine Unternehmensgruppe darf einen ge-
Die Regelung des Art. 37 Abs. 4 S. 1 DS‑GVO
meinsamen DSB benennen (vgl. Art. 37 Abs. 2
sieht vor, dass DSBe auch auf freiwilliger Basis
DS‑GVO). Voraussetzung hierfür ist, dass der
benannt werden können. Soweit keine Pflicht
DSB von jeder Niederlassung aus leicht erreicht
zur Benennung eines DSB vorliegt, kann eine
werden kann. Hiervon ist auch der Fall erfasst,
freiwillige Benennung eines DSB empfehlens-
dass nach deutschem Recht eine Pflicht zur
wert sein.
Benennung eines DSB besteht und dieser DSB
außerhalb Deutschlands für deutsche Nieder-
Benennung des DSB bei lassungen benannt wird. In diesem Zusam-
weiteren Verantwortlichen und menhang wird jedoch empfohlen, den DSB in
Auftragsverarbeitern der Europäischen Union anzusiedeln, um die
nach § 38 BDSG-neu Aufgabenerfüllung in Bezug auf die DS‑GVO zu
erleichtern.
Die EU-Mitgliedsstaaten haben die Möglich-
keit, die Pflicht zur Benennung eines DSB in Behörden oder öffentliche Stellen haben die
ihren nationalen Ausführungsgesetzen auf wei- Möglichkeit, für mehrere Behörden oder Stel-
tere Stellen auszudehnen (Art. 37 Abs. 4 S. 1 len unter Berücksichtigung ihrer Organisations-
DS‑GVO). Der Bundesgesetzgeber hat diesen struktur und ihrer Größe einen gemeinsamen
Regelungsspielraum genutzt, um die Pflicht DSB zu benennen (Art. 37 Abs. 3 DS‑GVO). Der
zur Benennung von betrieblichen DSBen dem Bezug auf Organisationsstruktur und Größe be-
in Deutschland bestehenden „Status quo“ an- deutet auch, dass der Verantwortliche sicher-
zupassen (vgl. § 4f BDSG-alt sowie § 38 BDSG- stellen muss, dass der gemeinsame DSB in der
neu). Lage ist, die Aufgaben zu erfüllen, welche ihm
in Bezug auf sämtliche Behörden oder öffentli-
Demnach ist eine Benennung eines DSB auch in che Stellen übertragen wurden.
folgenden Fällen erforderlich:
• es werden in der Regel mindestens zehn Leichte Erreichbarkeit des DSB
Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten be- Es sind Vorkehrungen zu treffen, die es den
schäftigt oder betroffenen Personen oder anderen Stellen
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Kurzpapier Nr. 12
ermöglichen, den DSB leicht zu erreichen (z. B. Stellung des DSB und Pflichten des
Einrichtung einer Hotline oder eines Kontakt- Verantwortlichen oder
formulars auf der Homepage). Dem DSB muss des Auftragsverarbeiters
eine Kommunikation in der Sprache möglich
sein, welche für die Korrespondenz mit Auf- Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbei-
sichtsbehörden und betroffenen Personen not- ter muss die Weisungsfreiheit des DSB bei der
wendig ist. Erfüllung seiner Aufgaben sicherstellen. Der
DSB darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben
nicht abberufen oder benachteiligt werden.
Berufliche Qualifikation und Fachwissen Der besondere Abberufungs- und Kündigungs-
schutz für DSB gemäß § 4f Abs. 3 S. 4–6 BDSG-
Der DSB wird aufgrund seiner beruflichen Qua- alt ist im BDSG-neu beibehalten worden (§ 6
lifikation und insbesondere seines Fachwissens Abs. 4 i. V. m. § 38 Abs. 2 BDSG-neu). Der DSB
auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der berichtet unmittelbar der höchsten Leitungse-
Datenschutzpraxis sowie seiner Fähigkeit, die bene (Art. 38 Abs. 3 S. 3 DS‑GVO).
Aufgaben gemäß Artikel 39 DS‑GVO zu erfüllen,
benannt. Es muss nach Art. 38 DS‑GVO sichergestellt
werden, dass der DSB ordnungsgemäß und
frühzeitig in alle Datenschutzfragen eingebun-
Interner und externer DSB den wird. Der DSB muss bei der Erfüllung sei-
ner Aufgaben unterstützt werden, indem ihm
Der DSB kann Beschäftigter des Unternehmens Folgendes zur Verfügung gestellt wird:
oder der Behörde sein (interner DSB) oder sei- • die für die Erfüllung seiner Aufgaben erfor-
ne Aufgaben aufgrund eines Dienstleistungs- derlichen Ressourcen (einschließlich Perso-
vertrages erfüllen (externer DSB, Art. 37 Abs. 6 nals),
DS‑GVO). • der Zugang zu personenbezogenen Daten
und Verarbeitungsvorgängen sowie
Form der Benennung • die zur Erhaltung seines Fachwissens erfor-
derlichen Ressourcen.
Da die DS‑GVO lediglich von einer Benennung Der DSB ist bei der Erfüllung seiner Aufgaben
des DSB spricht, ist eine Schriftform – im Ge- zur Wahrung der Geheimhaltung oder Ver-
gensatz zum § 4f Abs. 1 S. 1 BDSG-alt – nicht traulichkeit verpflichtet. Das BDSG-neu regelt
mehr vorgeschrieben. Aus Beweisgründen für DSB ergänzend die Pflicht zur Verschwie-
im Hinblick auf die Nachweispflichten ge- genheit über die Identität der betroffenen Per-
mäß Art. 24 Abs. 1 DS‑GVO und Art. 5 Abs. 2 son, die den DSB zu Rate zieht, sowie über die
DS‑GVO und zur Rechtssicherheit ist es jedoch Umstände, die Rückschlüsse auf die betroffene
empfehlenswert, die Benennung eines DSB in Person zulassen. Darüber hinaus erstreckt § 6
geeigneter Form zu dokumentieren. Die bereits Abs. 6 i. V. m. § 38 Abs. 2 BDSG-neu die Pflicht
vor Geltung der DS‑GVO und dem BDSG-neu zur Wahrung der Geheimhaltung und Vertrau-
unterzeichneten Bestellungsurkunden gelten lichkeit auf das Zeugnisverweigerungsrecht.
vor diesem Hintergrund fort. Die Urkunde und
etwaige darin enthaltenen Zusatzvereinbarun- Der Verantwortliche kann dem DSB noch wei-
gen und Aufgabenzuweisungen sollten auf ihre tere Aufgaben übertragen, wobei er sicher-
Vereinbarkeit mit den neuen Regelungen der stellen muss, dass keine Interessenkonflikte
DS‑GVO überprüft und ggf. angepasst werden. auftreten. Dies ist insbesondere anzunehmen,
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wenn gleichzeitig Positionen des leitenden Ma- gebührend Rechnung, wobei er die Art, den
nagements wahrgenommen werden oder die Umfang, die Umstände und die Zwecke der
Tätigkeitsfelder die Festlegung von Zwecken Verarbeitung berücksichtigt.
und Mitteln der Datenverarbeitung mit sich
bringen. Verantwortung für die Einhaltung der
DS‑GVO
Aufgaben des DSB
Die DS‑GVO stellt in Art. 24 Abs. 1 DS‑GVO
Der DSB hat nach Art. 39 DS‑GVO folgende Auf- ausdrücklich klar, dass es die Pflicht des Verant-
gaben: wortlichen bzw. des Auftragsverarbeiters – und
nicht die des DSB – bleibt, sicherzustellen und
• Unterrichtung und Beratung des Verant-
nachzuweisen, dass die Datenverarbeitungen
wortlichen und der Beschäftigten, die Ver-
im Einklang mit den Regelungen der DS‑GVO
arbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer
stehen. Gleichwohl sollte der DSB seine Tätig-
Datenschutz-Pflichten (lit. a);
keiten in angemessener Weise dokumentieren,
• Überwachung der Einhaltung der Daten- um ggf. nachweisen zu können, dass er seinen
schutzvorschriften sowie der Strategien Aufgaben (insbesondere Unterrichtung und
des Verantwortlichen für den Schutz per- Beratung) ordnungsgemäß nachgekommen ist.
sonenbezogener Daten einschließlich der
Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibi-
Veröffentlichungs- und
lisierung und Schulung der an den Verarbei-
tungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und
Mitteilungspflichten der Kontaktdaten
der diesbezüglichen Überprüfungen (lit. b); des DSB
• Beratung im Zusammenhang mit der Da- Die Kontaktdaten des DSB sind nach Art. 37
tenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Abs. 7 DS‑GVO zu veröffentlichen und der Auf-
DS‑GVO und Überwachung ihrer Durchfüh- sichtsbehörde mitzuteilen. Die Aufsichtsbehör-
rung (lit. c); den werden den mitteilungspflichtigen Stellen
ein Formular zur Mitteilung der Kontaktdaten
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
des DSB zur Verfügung stellen.
(lit. d) und Tätigkeit als Anlaufstelle für die
Aufsichtsbehörde (lit. e).
Rechtsfolgen bei Verstoß
Hinzu kommt die Beratung der betroffenen
Personen zu allen mit der Verarbeitung ihrer Verletzungen der Vorschriften zum DSB aus
personenbezogenen Daten und mit der Wahr- Art. 37 bis 39 DS‑GVO (z. B. Nicht-Benennung
nehmung ihrer Rechte gemäß der DS‑GVO im oder unzureichende Unterstützung des DSB)
Zusammenhang stehenden Fragen (Art. 38 sind nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DS‑GVO mit Geld-
Abs. 4 DS‑GVO). buße bedroht.
Risikoorientierte Aufgabenerfüllung Hinweis
durch den DSB Die Artikel-29-Datenschutzgruppe hat zur nä-
heren Erläuterung der Art. 37 bis 39 DS‑GVO in-
Der DSB nimmt seine Aufgaben nach Art. 39
zwischen „Leitlinien in Bezug auf Datenschutz-
Abs. 2 DS‑GVO risikoorientiert wahr. Er trägt
beauftragte“ (Working Paper 243) erstellt.
bei der Erfüllung seiner Aufgaben dem mit den
Verarbeitungsvorgängen verbundenen Risiko
BfDI – Info 4 49
Anhang 4
Anschriften der unabhängigen
Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder
Stand: November 2020
Bund Der Bundes Prof. Ulrich Kelber Tel.: 0228/997799-0
beauftragte für den Postfach 14 68 Fax: 0228/997799-5550
Datenschutz und die 53004 Bonn E-Mail:
Informationsfreiheit poststelle@bfdi.bund.de
Internet:
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Baden- Landesbeauftragter Dr. Stefan Brink Tel.: 0711/615541-0
Württemberg für Datenschutz und Postfach 10 29 32 Fax: 0711/615541-15
Informationsfreiheit 70025 Stuttgart E-Mail:
Baden-Württemberg Königstr. 10a poststelle@lfdi.bwl.de
70173 Stuttgart Internet:
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Bayern
Datenschutz Der Bayerische Prof. Dr. Thomas Petri Tel.: 089/212672-0
beauftragter Landesbeauftragte für Postfach 22 12 19 Fax: 089/212672-50
des Landes den Datenschutz 80502 München E-Mail:
Wagmüllerstr. 18 poststelle@datenschutz-bayern.de
80538 München Internet:
www.datenschutz-bayern.de
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behörde für Landesamt für Daten Postfach 13 49 Fax: 0981/180093-800
den nicht- schutzaufsicht 91504 Ansbach E-Mail:
öffentlichen Promenade 18 poststelle@lda.bayern.de
Bereich 91522 Ansbach Internet:
www.lda.bayern.de
Berlin Berliner Beauftragte Maja Smoltczyk Tel.: 030/13889-0
für Datenschutz und Friedrichstr. 219 Fax: 030/2155050
Informationsfreiheit 10969 Berlin E-Mail:
mailbox@datenschutz-berlin.de
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Brandenburg Die Landesbeauftragte Dagmar Hartge Tel.: 033203/356-0
für den Datenschutz Stahnsdorfer Damm 77 Fax: 033203/356-49
und für das Recht 14532 Kleinmachnow E-Mail:
auf Akteneinsicht poststelle@lda.Brandenburg.de
Brandenburg Internet:
www.lda.brandenburg.de
50 BfDI – Info 4
