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für Familie, Senioren, Frauen _ VBS
und Jugend

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Betreff Pasteingons EN - Versorgungsnotstand mit Schwangerschaftsabbrüchen in Niederbayern

Liebe Fra ai.

im Anhang erhalten Sie einen neuen Posteingang. Dieser ist im VBS erfasst unter:

Aktenzeichen: 413-0443/00011*27
Schriftstück-Nr.: 2022/14701

Viele Grüße

Registratur 224, 225, 413 und 415

Referat Z26
Umweltmanagement, Liegenschaftsmanagement Bonn, Services

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend
Rochusstraße 8 - 10, 53123 Bonn

Internet: www.bmfsfj.de

Ist die Zuordnung des Eingangsdokuments zu einem Vorgang nicht möglich, wird es in einem für
diese Fälle angelegten Vorgang veraktet. Für jedes Referat ist hierfür eine Sammelakte mit einem
oder mehreren Vorgängen eingerichtet. Die Akte ist unter dem Aktenzeichen Referat-0443/000V1
angelegt und trägt die Bezeichnung „Akte für nicht zugeordnete Dokumente/Vertretung“. Die Nut-
zung dieser Sammelakte ist insbesondere in Vertretungsfällen von Vorteil. Sobald die korrekte
Zuordnung der Dokumente erfolgen kann, sind die Dokumente entsprechend zu verschieben. So
soll jeder Registrator/jede Registratorin nach einer Abwesenheit die Inhalte der Sammelakte sich-
ten und notwendige Verschiebungen vornehmen.

Bei Eingangsdokumenten, die aus Sicht der Registratur nicht aktenrelevant sind und nur für kurze
Zeit aufbewahrt werden sollen, wird als mögliche Zuordnung „weglegen“ vorgeschlagen. Stimmt
die Leitung der Organisationseinheit dem zu oder verfügt sie „weglegen“, verschiebt die Regist-
ratur das betreffende Dokument in den Ordner „Weglegen“.

2.3 Bearbeitung der E-Mail- und De-Mail-Eingänge

Zuständigkeitsprüfung

Ergibt die Prüfung der Zuständigkeit, dass eine andere Organisationseinheit bzw. eine andere
Registratur für den E-Mail-Eingang zuständig ist, wird die E-Mail mittels Outlook mit dem Hinweis
„Zum Verbleib/zur Veranlassung“ an die zuständige Registratur (E-Mail-Postfach der zuständigen
Registratur) weitergeleitet. Bei der De-Mail wird die Transportmail weitergeleitet, in der die De-
Mail als Anlage beigefügt ist. Der Postservice wird bei der Weiterleitung als Kenntnis nehmende

Arbeitsanleitung für den Einsatz des VBS in den Registraturen Seite 4 von 12

Stelle „Cc“ eingetragen, um künftige Eingänge zum Thema unmittelbar richtig zuordnen zu kön-
nen.

Registrierung E-Mail

Ist die Registratur zuständig, wird das Dokument in folgenden Schritten registriert und weiterge-
leitet:

•   E-Mail per Drag & Drop aus dem Outlook-Posteingang einem Vorgang zuordnen; ggf. neuen
    Vorgang oder vor der Anlage des Vorgangs eine neue Akte anlegen.
•   Komplette E-Mail, d. h. E-Mail-Text und Anlagen als ein Dokument übernehmen.
•   Metadatenfelder zum Dokument befüllen, soweit dies noch nicht automatisch geschehen ist;
    Angaben zur/zum Einsender/in ggf. im Feld „Betreff/Fremdbetreff“ erfassen.
•   Dokument per E-Mail mit der Absende-Kennung des Registraturpostfachs an das Funktions-
    postfach der Organisationseinheit senden.

Kann die E-Mail keinem Vorgang zugeordnet werden, wird sie in einem speziell für solche Fälle
angelegten Vorgang veraktet (vgl. Ziffer 2.2).

Bei E-Mails mit mehreren Anlagen besteht die Möglichkeit, im Importdialog

•   nicht unterstützte Dateiformate zu identifizieren
•   zu importierende Dokumente an- oder abzuwählen und
•   den zukünftigen Ablageort für jedes Dokument einzeln bestimmen zu können.

Grundsätzlich sollen keine Mail veraktet werden, die Mails enthalten. In diesem Fall ist die E-Mail
als Text-Datei zu verakten, sofern sie relevante Informationen enthält und die E-Mail-Anhänge
sind separat zu verakten. Ausnahme ist die De-Mail aufgrund des besonderen Charakters.

Registrierung De-Mail

Ist die Registratur zuständig, wird das Dokument in folgenden Schritten registriert und weiterge-
leitet:

•   De-Mail per Drag & Drop aus der geöffneten Transportmail einem Vorgang zuordnen, ggf.
    neuen Vorgang oder vor der Anlage des Vorgangs eine neue Akte anlegen.
•   Eventuelle Bestätigungsnachrichten ebenfalls im selben Vorgang verakten.
•   Metadatenfelder zum Dokument befüllen, soweit dies noch nicht automatisch geschehen ist;
    Angaben zur/zum Einsender/in ggf. im Feld „Betreff/Fremdbetreff“ erfassen. Eine im Betreff
    der Transportmail vorhandene Kennzeichnung *absenderbestätigt* ist zu übernehmen.
•   Dokument per Weiterleitung der ursprünglichen Transportmail mit der Absende-Kennung des
    Registraturpostfachs an das Funktionspostfach der Organisationseinheit senden.


                        2.4 Bearbeitung von Posteingängen in Papierform,
                                 Vernichtung der Papieroriginale

Bei Posteingängen, die der Registratur in Papierform zugehen, wird geprüft, ob bereits ein zuge-
höriger elektronischer Eingang vorliegt (z. B. bei Büchern/Broschüren, für die ein Stellvertretungs-
dokument gescannt wurde). In diesen Fällen wird der Verbleib der Papierdokumente in der Me-
tadatenmaske zum Vorgang in den Feldern „weitere Unterlagen außerhalb des VBS“ und „Auf-
bewahrungsort der weiteren Unterlagen“ vermerkt.

Arbeitsanleitung für den Einsatz des VBS in den Registraturen                         Seite 5 von 12

Gleiches gilt für die Befüllung der entsprechenden Felder in den Metadaten der Akte (weitere
Unterlagen außerhalb des VBS, Aufbewahrungsort der weiteren Unterlagen).
Für Rechnungen in Papierform gelten besondere Hinweise (s. Ziffer 16 der Erläuterungen und
Hinweise zur Arbeit mit VBS).
Papieroriginale sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente nach einem Monat ver-
nichtet werden, es sei denn, eine weitere Aufbewahrung ist aus rechtlichen Gründen (siehe 3.4)
erforderlich.



                                                3. Aktenverwaltung


                                                    3.1 Aktentypen

Die Aktenverwaltung im VBS erfolgt mit der Software DOMEA. Verwaltet werden folgende Akten-
typen:

•   Elektronische Akten („E-Akten“)

    Seit der Einführung von VBS ist die E-Akte verbindlich, neue Akten und Vorgänge werden
    grundsätzlich in elektronischer Form angelegt. Akten werden so gebildet, dass eine Untertei-
    lung in Vorgänge möglich ist (vgl. Ziffer 4). Die Anzahl der Akten soll auf das notwendige Maß
    beschränkt werden, um die Übersichtlichkeit der DMS-Ablage zu gewährleisten.

•   Hybridakten

    Hybridakten sind Akten, die aus einem elektronischen Teil und einem Papierteil bzw. aus die
    E-Akte ergänzenden Unterlagen bestehen. Sie entstehen, wenn einzelne Dokumente einer
    E-Akte auch in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Schriftstü-
    cke, die aufgrund bestimmter Vorschriften in Papierform aufzubewahren sind, und nicht
    scannbare Anlagen (z. B. Aktenordner, Bücher, Broschüren, Pläne, CDs, DVDs etc.), für die
    in der E-Akte nur ein Stellvertreterdokument vorhanden ist.
    Da die Anlage von Papierteilen eine doppelte Aktenführung bedeutet, soll dies nur erfolgen,
    wenn es notwendig ist (s. Ziffer 3.4).

•   (Reine) Papierakten

    Bestimmte Akten werden auch seit der Einführung des VBS bis auf weiteres in Papierform
    angelegt bzw. geführt. Dies sind:
    - Personalakten, Disziplinarakten
    - Akten von Interessenvertretungen (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Vertrauens-
       person der schwerbehinderten Menschen)
    - Personalakten der Kinder in der Kindertagesstätte des BMFSFJ
    - Prozessakten des Justitiariates.
    - VS-Akten *

Diese Akten werden ausschließlich in Papierform geführt und haben keine elektronischen Akten-
teile.

*VS-Akten (ab Geheimhaltungsstufe „vertraulich“) werden ausschließlich in Papierform geführt und au-
ßerhalb des VBS in der VS-Registratur verwaltet.

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Die Verwaltung der Personalakten der Kinder in der Kindertagesstätte und der Prozessakten des
Justitiariats erfolgt elektronisch, d. h. die Metadaten zu Akten, Vorgängen und Dokumenten sind
im VBS angelegt. Im VBS werden Wiedervorlagen und Verbleib dieser Akten über „Manuelle
Bearbeitungsnachweise“ (MBAN) auf Akten bzw. ggf. auf Vorgangsebene dokumentiert.



                                3.2 Verwaltung von elektronischen Akten

Die Verwaltung von elektronischen Akten erfolgt ausschließlich im VBS.
Beim Umgang mit elektronischen Dokumenten dürfen Dokumentinhalte von der Registratur
nicht verändert werden. Veränderungen an Dokumenten werden protokolliert.



                    3.3 Besonderheiten bei der Verwaltung von Papierakten

Die E-Akte ist im Gegensatz zur Papierakte weder in Bände aufgeteilt noch wird sie an Bearbei-
ter/innen ausgegeben. Es gibt daher in den Metadatenmasken keine speziellen Felder, in de-
nen Ausgabe und Verbleib von Akten, Vorgängen oder einzelnen Bänden eingetragen werden
können. Sind diese Eintragungen zur Wiedervorlage und zum Verbleib erforderlich, werden
diese als „Manuelle Bearbeitungsnachweise“ in der Akte bzw. im Vorgang dokumentiert. Wer-
den zu einer Papierakte neue Bände angelegt, wird dies im Feld „Sonstige Informationen zur
Akte“ auf der Aktenebene vermerkt oder entsprechend auf der Vorgangsebene. Neue Bände
dürfen im VBS nicht als Vorgänge angelegt werden!
Das Feld „Sonstige Informationen zur Akte“ enthält beim Start des Systems die aus dem Regis-
Programm (früheres Registraturprogramm) übernommenen Angaben zu den letzten fünf Bän-
den der Akte.



                    3.4 Besonderheiten bei der Verwaltung von Hybridakten

Wird zu einer E-Akte bzw. zu einem E-Vorgang ein Papiervorgang angelegt, wird der Aktendeckel
wie bisher beschriftet. Diese „neuen“ Hybridakten sollten in der Registratur separat aufbewahrt
werden. Die Ausgabe des Papierteils von Hybridakten wird im Feld „Manuelle Bearbeitungsnach-
weise“ auf Vorgangsebene vermerkt.

In bestimmten Fällen müssen Papierdokumente aus rechtlichen Gründen zusätzlich zur elektro-
nischen Speicherung in Papierform aufbewahrt werden. Dies betrifft im Wesentlichen:

•   Angebote auf Ausschreibungen in förmlichen Ausschreibungsverfahren.
•   Handschriftlich unterzeichnete Verträge
•   Dokumente mit Urkundencharakter
•   Kraftfahrzeugpapiere.




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Aufzubewahrende Papierdokumente, Unterlagen in anderer Form sowie nicht scannbare Unter-
lagen, für die Stellvertretungsdokumente erzeugt wurden, werden in der Registratur aufbewahrt.
Im zugehörigen elektronischen Vorgang wird in den Metadaten vermerkt, dass weitere Unterla-
gen außerhalb des VBS vorliegen:




Ist für ein Papierdokument durch Rechtsvorschrift eine bestimmte Aufbewahrungsfrist vorgege-
ben, wird die zugehörige Akte bzw. der zugehörige Vorgang mindestens bis zum Ablauf dieser
Frist aufbewahrt.



                          3.5 Aussonderung und Abgabe von Papierakten

Die Menge der im VBS zu verwaltenden Papierakten soll weitestgehend reduziert werden.
Das Programm ist auf die Verwaltung von elektronischen Akten ausgerichtet. Die Verwaltung von
Papierakten ist mit diesem System möglich, aber weniger komfortabel. Vorhandene Papierakten
sollten, sofern keine zwingenden Gründe entgegenstehen, abgeschlossen und ausgesondert
werden. Auch bei laufenden Akten, die elektronisch fortgeführt werden, sollten die nicht mehr
benötigten Papierbände an das Zwischenarchiv abgegeben werden. Dokumente aus abzugeben-
den Akten, die weiterhin benötigt werden, werden von den Registraturen auf Anforderung einge-
scannt und der E-Akte zugeordnet.




Arbeitsanleitung für den Einsatz des VBS in den Registraturen                   Seite 8 von 12

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4. Akten- und Vorgangsbildung

Im VBS besteht jede Akte aus mindestens einem Vorgang, dem die Dokumente zugeordnet wer-
den. Dokumente können nur einem Vorgang, nicht einer Akte zugeordnet werden. Ein Vorgang
ist ein Teil einer Akte, in dem nach sachlichen Kriterien Dokumente zusammengefasst sind. Akten
sollen so gebildet werden, dass eine Unterteilung in mehrere Vorgänge möglich ist. Die Bezeich-
nungen von Akten und Vorgängen ist so konkret zu fassen, dass der Inhalt jeweils schnell er-
kennbar ist. Insbesondere soll die Vorgangsbezeichnung einen Bezug zu der jeweiligen Akte er-
halten, dies ist mit Blick auf die Aktenabgabe erforderlich.

 

Beispiel:
Akte „Sprachkurse Französisch“
Vorgang 01 „Sprachkurse Französisch 2020“
Vorgang 02 „Sprachkurse Französisch 2021“
Vorgang 03 „Sprachkurse Französisch 2022“

Bei der Aktenbildung spielt der zu erwartende Umfang der Vorgänge eine Rolle. Würden im vor-
stehenden Beispiel pro Jahr 50 Kurse durchgeführt und aktenmäßig erfasst, würde der jeweilige
Vorgang sehr umfangreich. Eine kleinteilige Aktenanlage verhindert in diesem Fall, dass die Vor-
gänge zu umfangreich und damit unübersichtlich werden. So könnten bei dem o. a. Beispiel für
jedes Quartal oder für jeden Sprachkurs ein Vorgang angelegt werden.

Hinweise zur Aktenbildung finden Sie im Papier Grundzüge der Schriftqutverwaltung.

 

Die in Altsystemen erfassten und gespeicherten Metadaten zu Akten und Eingangsschriftstücken
wurden zu Recherchezwecken in das VBS überführt. Dabei wurden aktive (= in der laufenden
Bearbeitung befindliche) Akten im Ordner „Akten“ ggf. innerhalb einer weiteren thematischen Un-
tergliederung abgelegt. Inaktive Akten innerhalb der Aktenplanstruktur wurden im Ordner „Altak-
ten“ einsortiert. Die im Altsystem angelegten Akten enthalten keine Vorgänge, sondern wurden
als „Einzelsachakte“ (Akte = Vorgang) geführt.

Da die Altsystem-Daten der Akte im VBS einem Vorgang zugeordnet werden mussten, wurde zu
jeder migrierten Akte ein Migrationsvorgang mit der Nummer „*00“ erzeugt, in den die vorhande-
nen Metadaten übertragen wurden. Neue Eingänge zu diesen Akten werden dem ersten „echten“
Vorgang der Akte mit der Nummer „*01“ zugeordnet.

Arbeitsanleitung für den Einsatz des VBS in den Registraturen Seite 9 von 12

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6. Schlussverfügungen

Der Registratur werden Dokumente zugeleitet, die zu dem Vorgang (zZ. Vg) genommen werden
sollen, solange der Vorgang noch nicht abgeschlossen werden kann oder soll, Ist ein Vorgang
abgeschlossen, so kann das letzte Dokument des Vorganges in die Registratur mit der Verfügung
„zu den Akten“ gesendet werden. Die Registratur setzt — ggf. nach Überführung des Dokuments
in das VBS- in den Metadaten des Vorgangs das 2z.d.A.-Datum.

 

Im Falle einer internen Abgabe von Dokumenten oder Vorgängen ist die Fachadministration per
E-Mail zu kontaktieren. Entsprechende Dokumente oder Vorgänge sind ihr zu benennen. Auf
Basis der Benennung verschiebt die Fachadministration Dokumente in einen Vorgang bzw. Vor-
gänge in eine Akte der zuständigen Organisationseinheit.

Für die Anwendung der Schlussverfügung „Weglegen“ gelten die unter Ziffer 2.2 und 7. darge-
stellte Verfahrensweise.

7. Ordner „Weglegen“

In die Ablage „Weglegen“ können Dokumente geschoben werden, die nicht zu den Akten zu neh-
men, jedoch noch kurzfristig aufzubewahren sind. Dort stehen die Dokumente eine beschränkte
Zeit zu Informationszwecken zur Verfügung. Mit Ablauf des nächsten Kalenderjahres nach der
letzten Bearbeitung werden sie automatisch gelöscht (Beispiel: Dokument wurde am 20.10.2020
in die Ablage Weglegen verschoben, die Löschung erfolgte zum 31.12.2021).

Einmal einem Vorgang im VBS zugeordnete Dokumente können nicht gelöscht, sondern lediglich
in den Ordner „Weglegen“ verfügt werden.

8. Scannen in den Registraturen

Die Registraturen werden mit Multifunktionsgeräten ausgestattet und sind damit in der Lage, auf
Anforderung der Organisationseinheiten kleinere Papiermengen zu scannen und einem Vorgang
in einer E-Akte zuzuordnen. Die Bedienung der Scanfunktionalität des Multifunktionsgerätes
(VBS-Scannen in die Eingangsstelle) ist in den Schulungsunterlagen detailliert beschrieben.

Bei hohem Arbeitsaufkommen ist das Scannen nachrangig zu den anderen Aufgaben der Regist-
ratur. Bei Arbeitsspitzen sowie beim Scannen von komplexen oder umfangreichen Dokumenten
wird die Registratur vom Postservice unterstützt. Die Bearbeiter/innen in den Organisationsein-
heiten haben zudem die Möglichkeit, an Multifunktionsgeräten im Etagenbereich selbst ins VBS
zu scannen (s. Ziffer 4 der Erläuterungen und Hinweise zur Arbeit mit VBS).

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9. Funktion „Fachadministration Registraturleitung“

Die Fachadministration für den Bereich der Registratur („FREG“) erledigt in enger Zusammenar-
beit mit der Registratur- und der Sachgebietsleitung Arbeiten im System. Insbesondere sind dies:

 

«e _\eranlassen von registraturbezogenen Berechtigungen für Registraturkräfte einschl. Vertre-
tungsregelung

«e Aktenplanpflege

+ Pflege der zur Aktenzeichenbildung hinterlegten Listen (Stammzahlenverzeichnis,
Länderliste etc.)

«e Organisationsübergreifende Umprotokollierungen bei organisatorischen Änderungen, Um-
protokollierungen von Akten und Aktenverschiebungen zwischen den Registraturen

e Hausweite Aktenrecherche

Die Fachadministration und die Registraturleitung haben Zugriff auf alle Registraturarbeitsplätze.
Sie übernehmen die Funktion des Multiplikators für den Registraturbereich und unterstützen die
Registratorinnen und Registratoren.

Die Funktion der Fachadministration Registratur übernehmen Herr Schremmer und Frau Reiß-
mann.

10. Langzeitspeicherung

Im VBS können nur Vorgänge „z.d.A.“ geschrieben werden. Die Registratur setzt diese Verfügung
in Abstimmung mit dem jeweiligen Fachreferat auf Vorgänge, die abgeschlossen sind. Um zu
vermeiden, dass Vorgänge versehentlich „z.d.A.“ geschrieben werden, erfolgt eine Sicherheits-
abfrage. Das zdA-Datum kann maximal ein halbes Jahr rückdatiert werden.

Mit dem Datum der z.d.A.-Schreibung beginnt die Transferfrist zu laufen. Sie beträgt 1 Jahr. In-
nerhalb dieser Frist kann die z.d.A.-Schreibung wieder aufgehoben werden. Dies erfolgt automa-
tisch, wenn ein neues Dokument in einen solchen Vorgang geschoben wird.

Nach Ablauf der Transferfrist kann ein Vorgang nicht mehr bearbeitet, die Dokumente aber wei-
terhin gelesen werden.

Das VBS-System zeigt dem Nutzenden an, in welchem Status sich ein Vorgang und seine Doku-
mente befinden.

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- Vorgang ist in der Bearbeitungsphase

             - Vorgang wurde „z.d.A.“ geschrieben und befindet sich in der Transferfrist

             - Vorgang ist im Langzeitspeicher, es ist nur noch lesender Zugriff möglich.


         Windesk-Hinweis: hier werden im Langzeitspeicher befindliche Dokumente anders
                          symbolisiert.


Mit der z.d.A.-Schreibung beginnt die Aufbewahrungsfrist der Vorgänge zu laufen. Für Einzelhei-
ten zu den Aufbewahrungsfristen wird auf die Unterlage „Grundzüge der Schriftgutverwaltung“
verwiesen.




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