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4. Akten- und Vorgangsbildung

Im VBS besteht jede Akte aus mindestens einem Vorgang, dem die Dokumente zugeordnet wer-
den. Dokumente können nur einem Vorgang, nicht einer Akte zugeordnet werden. Ein Vorgang
ist ein Teil einer Akte, in dem nach sachlichen Kriterien Dokumente zusammengefasst sind. Akten
sollen so gebildet werden, dass eine Unterteilung in mehrere Vorgänge möglich ist. Die Bezeich-
nungen von Akten und Vorgängen ist so konkret zu fassen, dass der Inhalt jeweils schnell er-
kennbar ist. Insbesondere soll die Vorgangsbezeichnung einen Bezug zu der jeweiligen Akte er-
halten, dies ist mit Blick auf die Aktenabgabe erforderlich.

 

Beispiel:
Akte „Sprachkurse Französisch“
Vorgang 01 „Sprachkurse Französisch 2020“
Vorgang 02 „Sprachkurse Französisch 2021“
Vorgang 03 „Sprachkurse Französisch 2022“

Bei der Aktenbildung spielt der zu erwartende Umfang der Vorgänge eine Rolle. Würden im vor-
stehenden Beispiel pro Jahr 50 Kurse durchgeführt und aktenmäßig erfasst, würde der jeweilige
Vorgang sehr umfangreich. Eine kleinteilige Aktenanlage verhindert in diesem Fall, dass die Vor-
gänge zu umfangreich und damit unübersichtlich werden. So könnten bei dem o. a. Beispiel für
jedes Quartal oder für jeden Sprachkurs ein Vorgang angelegt werden.

Hinweise zur Aktenbildung finden Sie im Papier Grundzüge der Schriftqutverwaltung.

 

Die in Altsystemen erfassten und gespeicherten Metadaten zu Akten und Eingangsschriftstücken
wurden zu Recherchezwecken in das VBS überführt. Dabei wurden aktive (= in der laufenden
Bearbeitung befindliche) Akten im Ordner „Akten“ ggf. innerhalb einer weiteren thematischen Un-
tergliederung abgelegt. Inaktive Akten innerhalb der Aktenplanstruktur wurden im Ordner „Altak-
ten“ einsortiert. Die im Altsystem angelegten Akten enthalten keine Vorgänge, sondern wurden
als „Einzelsachakte“ (Akte = Vorgang) geführt.

Da die Altsystem-Daten der Akte im VBS einem Vorgang zugeordnet werden mussten, wurde zu
jeder migrierten Akte ein Migrationsvorgang mit der Nummer „*00“ erzeugt, in den die vorhande-
nen Metadaten übertragen wurden. Neue Eingänge zu diesen Akten werden dem ersten „echten“
Vorgang der Akte mit der Nummer „*01“ zugeordnet.

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6. Schlussverfügungen

Der Registratur werden Dokumente zugeleitet, die zu dem Vorgang (zZ. Vg) genommen werden
sollen, solange der Vorgang noch nicht abgeschlossen werden kann oder soll, Ist ein Vorgang
abgeschlossen, so kann das letzte Dokument des Vorganges in die Registratur mit der Verfügung
„zu den Akten“ gesendet werden. Die Registratur setzt — ggf. nach Überführung des Dokuments
in das VBS- in den Metadaten des Vorgangs das 2z.d.A.-Datum.

 

Im Falle einer internen Abgabe von Dokumenten oder Vorgängen ist die Fachadministration per
E-Mail zu kontaktieren. Entsprechende Dokumente oder Vorgänge sind ihr zu benennen. Auf
Basis der Benennung verschiebt die Fachadministration Dokumente in einen Vorgang bzw. Vor-
gänge in eine Akte der zuständigen Organisationseinheit.

Für die Anwendung der Schlussverfügung „Weglegen“ gelten die unter Ziffer 2.2 und 7. darge-
stellte Verfahrensweise.

7. Ordner „Weglegen“

In die Ablage „Weglegen“ können Dokumente geschoben werden, die nicht zu den Akten zu neh-
men, jedoch noch kurzfristig aufzubewahren sind. Dort stehen die Dokumente eine beschränkte
Zeit zu Informationszwecken zur Verfügung. Mit Ablauf des nächsten Kalenderjahres nach der
letzten Bearbeitung werden sie automatisch gelöscht (Beispiel: Dokument wurde am 20.10.2020
in die Ablage Weglegen verschoben, die Löschung erfolgte zum 31.12.2021).

Einmal einem Vorgang im VBS zugeordnete Dokumente können nicht gelöscht, sondern lediglich
in den Ordner „Weglegen“ verfügt werden.

8. Scannen in den Registraturen

Die Registraturen werden mit Multifunktionsgeräten ausgestattet und sind damit in der Lage, auf
Anforderung der Organisationseinheiten kleinere Papiermengen zu scannen und einem Vorgang
in einer E-Akte zuzuordnen. Die Bedienung der Scanfunktionalität des Multifunktionsgerätes
(VBS-Scannen in die Eingangsstelle) ist in den Schulungsunterlagen detailliert beschrieben.

Bei hohem Arbeitsaufkommen ist das Scannen nachrangig zu den anderen Aufgaben der Regist-
ratur. Bei Arbeitsspitzen sowie beim Scannen von komplexen oder umfangreichen Dokumenten
wird die Registratur vom Postservice unterstützt. Die Bearbeiter/innen in den Organisationsein-
heiten haben zudem die Möglichkeit, an Multifunktionsgeräten im Etagenbereich selbst ins VBS
zu scannen (s. Ziffer 4 der Erläuterungen und Hinweise zur Arbeit mit VBS).

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9. Funktion „Fachadministration Registraturleitung“

Die Fachadministration für den Bereich der Registratur („FREG“) erledigt in enger Zusammenar-
beit mit der Registratur- und der Sachgebietsleitung Arbeiten im System. Insbesondere sind dies:

 

«e _\eranlassen von registraturbezogenen Berechtigungen für Registraturkräfte einschl. Vertre-
tungsregelung

«e Aktenplanpflege

+ Pflege der zur Aktenzeichenbildung hinterlegten Listen (Stammzahlenverzeichnis,
Länderliste etc.)

«e Organisationsübergreifende Umprotokollierungen bei organisatorischen Änderungen, Um-
protokollierungen von Akten und Aktenverschiebungen zwischen den Registraturen

e Hausweite Aktenrecherche

Die Fachadministration und die Registraturleitung haben Zugriff auf alle Registraturarbeitsplätze.
Sie übernehmen die Funktion des Multiplikators für den Registraturbereich und unterstützen die
Registratorinnen und Registratoren.

Die Funktion der Fachadministration Registratur übernehmen Herr Schremmer und Frau Reiß-
mann.

10. Langzeitspeicherung

Im VBS können nur Vorgänge „z.d.A.“ geschrieben werden. Die Registratur setzt diese Verfügung
in Abstimmung mit dem jeweiligen Fachreferat auf Vorgänge, die abgeschlossen sind. Um zu
vermeiden, dass Vorgänge versehentlich „z.d.A.“ geschrieben werden, erfolgt eine Sicherheits-
abfrage. Das zdA-Datum kann maximal ein halbes Jahr rückdatiert werden.

Mit dem Datum der z.d.A.-Schreibung beginnt die Transferfrist zu laufen. Sie beträgt 1 Jahr. In-
nerhalb dieser Frist kann die z.d.A.-Schreibung wieder aufgehoben werden. Dies erfolgt automa-
tisch, wenn ein neues Dokument in einen solchen Vorgang geschoben wird.

Nach Ablauf der Transferfrist kann ein Vorgang nicht mehr bearbeitet, die Dokumente aber wei-
terhin gelesen werden.

Das VBS-System zeigt dem Nutzenden an, in welchem Status sich ein Vorgang und seine Doku-
mente befinden.

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- Vorgang ist in der Bearbeitungsphase

             - Vorgang wurde „z.d.A.“ geschrieben und befindet sich in der Transferfrist

             - Vorgang ist im Langzeitspeicher, es ist nur noch lesender Zugriff möglich.


         Windesk-Hinweis: hier werden im Langzeitspeicher befindliche Dokumente anders
                          symbolisiert.


Mit der z.d.A.-Schreibung beginnt die Aufbewahrungsfrist der Vorgänge zu laufen. Für Einzelhei-
ten zu den Aufbewahrungsfristen wird auf die Unterlage „Grundzüge der Schriftgutverwaltung“
verwiesen.




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