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für Familie, Senioren, Frauen 2
und Jugend

 

 

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8)

24. Altakten

Innerhalb dieser Ablage sind die aus Altsystemen migrierten Akten mit den Metadaten ent-
halten. Diese dienen hauptsächlich zu Recherchezwecken. Die Ablage ist numerisch nach
dem Aktenplan des BMFSFJ gegliedert. Diese Akten enthalten jeweils mindestens einen
Vorgang (sog. Migrationsvorgang), in dem die migrierten Metadaten der Altsystem-Ein-
gangsdokumente zu Recherchezwecken abgelegt sind.

Abgeschlossene Akten oder Akten, die nicht weiter genutzt werden sollen, werden ebenfalls
in den Bereich Altakten geschoben. Dies dient dem Erhalt der Übersichtlichkeit des aktiven
Aktenbereichs.

Lebt eine Altakte wieder auf, kann sie wieder in den Bestand der aktiven Akten überführt
werden. In diesem Fall ist ein neuer Vorgang anzulegen, dem die neuen Dokumente zuge-
führt werden. Für das Aktivieren einer Akte aus dem Altaktenbereich ist die zuständige Re-
gistratur zu kontaktieren.

25. Weglegen

(1)

(2)

3)

In die Ablage Weglegen können Dokumente abgelegt werden, die nicht zu den Akten zu
nehmen, jedoch kurzfristig aufzubewahren sind (vgl. Anlage 1 zur RegR). Dort stehen die
Dokumente weiterhin zu Informationszwecken zur Verfügung. Mit Ablauf des nächsten Ka-
lenderjahres nach der letzten Bearbeitung werden sie automatisch gelöscht Die letzte Be-
arbeitung ist der Verschiebezeitpunkt in die Ablage Weglegen. (Beispiel: Dokument wurde
am 20.10.2021 in die Ablage Weglegen verschoben, die Löschung erfolgte nach dem
31.12.2022).

Die Verfügung „Weglegen“ erfolgt entweder im Rahmen von Posteingängen durch die Lei-
tung der zuständigen Organisationseinheit oder im Fall von in der DMS-Ablage gespeicher-
ten Dokumenten durch die bearbeitende Person über die Funktion „Weglegen“ im Kontext-
menü (rechte Maustaste) in den Weglegeordner.

Dokumente, die sich im Weglegordner befinden, tragen kein Geschäftszeichen mehr. Im
Metadatenfeld „Sonstige Informationen zum Dokument“ wird das alte Geschäftszeichen an-
gezeigt, falls das Dokument zuvor einem Vorgang zugeordnet war. Die Anzeige wird einem
ggf. bereits vorhandenen Inhalt dieses Metadatenfeldes angehängt.

1)

(2)

Um für elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente Wiedervorlagen zu erstellen, wird
die zuständige Registratur per E-Mail mit Angabe des Geschäftszeichens und einer ent-
sprechenden Verfügung informiert.

Weiterhin bestehende Papierakten, Papieraktenteile und weitere Unterlagen werden von
der zuständigen Registratur wie bisher verwaltet. Dabei überwacht die Registratur Wieder-
vorlagen und den Verbleib der Unterlagen manuell.

Erläuterungen und Hinweise zur Arbeit mit dem VBS Seite 18 von 19

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27. Langzeitspeicherung/z.d.A-Verfügung

(1) Im VBS können nur Vorgänge „z.d.A.“ geschrieben werden. Die Registratur setzt diese
Verfügung in Abstimmung mit dem jeweiligen Fachreferat auf Vorgänge, die abgeschlossen
sind. Das z.d.A.-Datum kann maximal ein halbes Jahr rückdatiert werden.

(2) Mit dem Datum der z.d.A.-Schreibung beginnt die Transferfrist zu laufen. Sie beträgt ein
Jahr. Innerhalb dieser Frist kann die z.d.A.-Schreibung wieder aufgehoben werden. Dies
erfolgt automatisch, wenn ein neues Dokument in einen solchen Vorgang veraktet wird.

(3) Nach Ablauf der Transferfrist kann ein Vorgang an das Digitale Zwischenarchiv abgegeben
werden. Die Anbindung des VBS an das Digitale Zwischenarchiv erfolgt im Laufe des Jah-
res 2022. Sobald die Anbindung erfolgt ist und das Abgabeverfahren starten kann, wird
über die Einzelheiten informiert. Bis zur erfolgten Abgabe können die Dokumente weiterhin
gelesen werden.

(4) Das VBS-System zeigt der/dem Nutzenden an, in welchem Status sich ein Vorgang und
seine Dokumente befinden.

A

, - Vorgang wurde „z.d.A.“ geschrieben und befindet sich in der Transferfrist

- Vorgang ist in der Bearbeitungsphase

|
I - die Transferfrist ist abgelaufen, der Vorgang ist zur Abgabe bereit, es ist nur noch
lesender Zugriff möglich.

(5) Mit der z.d.A.-Schreibung beginnt die Aufbewahrungsfrist der Vorgänge zu laufen. Für Ein-

zelheiten zu den Aufbewahrungsfristen wird auf die Unterlage „Grundzüge der Schriftqut-
verwaltung“ verwiesen.

VI. Anpassungen

 

28. Fehler- und Anforderungsmanagement

Ihre Mitarbeit und Unterstützung ist für den Erfolg des VBS unverzichtbar. Bitte melden Sie
Systemfehler und Verbesserungsvorschläge den Registraturleitungen oder den Sachgebiets-
leitungen für Schriftgutverwaltung. Diese kümmern sich um die weitere Bearbeitung.

 

29. Anpassung dieses Dokumentes

Vorschläge zur Anpassung dieser Erläuterungen und Hinweise samt Anlagen können dem
Referat Z26 mitgeteilt werden.

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