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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Schriftgutanordnung“
FR Bundesministerium vos für Familie, Senioren, Frauen u und Jugend 0 Allgemeine und übergreifende Angelegenheiten des Ministeriums a Verfassung und Verwaltung BEEEEE BEE Familie, Kinder und Jugend Bürgerschaftliches Engagement, Selbsthilfe, Freiwilligendienste, Wohl- fahrtspflege, Kriegsfolgenhilfe, Freizeit und Tourismus Sozialwesen, Menschen mit Behinderung, Migration, Flüchtlinge, Asyl, In- tegration Be Se TSemiren =Atere Menschen I 8 | @ieiosteung. Chaneenglihhen Jede Hauptgruppe des Aktenplans wird unter thematischen Gesichtspunkten weiter untergliedert. el Hauptgruppe Verfassung und Verwaltung Akten werden auf der Ebene der Betreffseinheit, d. h. auf der niedrigsten Gliederungsstufe gebil- det. Jede Akte wird von der Registratur mit Aktenzeichen und Aktenbezeichnung („Aktenbetreff“) erfasst. 5.1 Aktenzeichen Die Vergabe von Aktenzeichen erfolgt nach den hier vorgegebenen Regeln zur Bildung und Kenn- zeichnung von Akten. Grundsätzlich wird ein Aktenzeichen gebildet, indem an das vierstellige Ak- tenplankennzeichen der Betreffseinheit eine Ordnungsnummer (fortlaufende Nummer) angefügt und mit einem Schrägstrich abgetrennt wird. Ein Aktenzeichen muss mindestens aus Aktenplan- kennzeichen und Ordnungsnummer bestehen, die Angabe des Aktenplankennzeichens allein ist nicht ausreichend. o®
und Jugend FR Bundesministerium vos für Familie, Senioren, Frauen _ Beispiel: 1106/000 Sprachkurse allgemein 1106/001 Sprachkurse Englisch 1106/002 Sprachkurse Französisch Die erste Akte zu einer Betreffseinheit (lfd. Nummer 000) enthält grundsätzlich Allgemeines zu dieser Themenstellung. Bildung von „abgeleiteten“ Aktenzeichen Die Menge der unter einer Betreffseinheit zu führenden Akten kann weitere inhaltliche Unter- teilungen erforderlich machen, in diesem Fall können sogenannte abgeleitete Betreffseinhei- ten gebildet werden. Ableitungen werden immer durch einen Bindestrich (-) vom Aktenplan- kennzeichen getrennt. Ableitungen werden verbindlich vorgegeben oder können frei gewählt werden. Freie Ableitungen Freie Ableitungen können vom Rejgistrator/von der Registratorin im Rahmen der geltenden Vor- schriften vergeben werden. Freie Ableitungen werden gebildet, wenn eine weitere Unterteilung der Betreffseinheit zur Wahrung der Übersichtlichkeit erforderlich ist und keine „feste“ Ableitung vorgegeben ist bzw. passt. 1106 — 01/001 Sprachkurse Englisch 1106 - 01/002 Sprachkurse Französisch 1106 - 01/003 Sonstige Sprachkurse
Feste Ableitungen
Feste Ableitungen sind von der Registraturleitung verbindlich vorgegebene Kürzel, die eine be-
stimmte inhaltliche Aussage treffen und damit als „sprechende Aktenzeichen“ fungieren. Feste Ab-
leitungen werden zur Kennzeichnung von häufig gebrauchten inhaltlichen Unterteilungen gebildet.
Es wurden vier verschiedene Arten von festen Ableitungen festgelegt:
• zweistellige Buchstabenkürzel für die Bundesländer (BW, BY, BE etc.)
2449-NW/001
• dreistellige Buchstabenkürzel für Länder sog. Länderschlüssel (AUS, FRA, GER etc.)
2443 – GBR/000 Internationale Programme im Rahmen der internationalen Jugendarbeit mit
Großbritannien
• dreistellige Kennziffern sog. Stammzahlen für die Zuwendungsempfänger und Institutionen,
die häufig oder regelmäßig Förderungen erhalten
6700 – 221/000 Ältere Menschen und Recht/Zusammenarbeit mit der BAGSO all-
gemein
• dreistellige Kennziffern für inhaltsbezogene Ableitungen (z. B. Große Anfragen, kleine Anfra-
gen, schriftliche Anfragen)
1720 – 902/001 Forschungsvorhaben und Forschungsförderung/Kleine Anfrage
zur Forschungsförderung der Bundesregierung
Die Verzeichnisse der festen Ableitungen sind im Intranet unter der Rubrik „Service/Registratu-
ren/Grundlagen der Aktenzeichenbildung“ eingestellt. Bei Bedarf können weitere Stammzahlen
und inhaltsbezogene Ableitungen durch die Registraturleitung vergeben werden.
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und Jugend FR Bundesministerium vos für Familie, Senioren, Frauen u Kombinationsmöglichkeiten Zulässig sind eine feste Ableitung oder eine freie Ableitung, zwei feste Ableitungen oder eine freie und eine feste Ableitung. Die freie Ableitung kann vor oder nach der festen Ableitung an- geordnet werden. Folgen zwei feste Ableitungen aufeinander, muss die feste Ableitung mit Buchstabenkürzel vorangestellt werden. 5.2 Geschäftszeichen Die Akten werden nach Organisationseinheiten geführt („aktenführende Stelle“). Wird einem Ak- tenzeichen die Kurzbezeichnung der aktenführenden Stelle vorangestellt, entsteht das Geschäfts- zeichen. Kurzbezeichnung und Aktenzeichen sind immer durch einen Bindestrich getrennt. Beispiel: Z21-1106/000 Sprachkurse allgemein Z21-1106/001 Sprachkurse Englisch Z21-1106/002 Sprachkurse Französisch In der Praxis wird zwischen beiden Bezeichnungen nicht immer hinreichend differenziert, im Sprachgebrauch wird häufig die Bezeichnung „Aktenzeichen“ verwendet, obwohl tatsächlich das Geschäftszeichen gemeint ist (siehe z. B. Abkürzung „Az.“ im Kopfbogen des BMFSFJ oder in der Vermerkvorlage). Um das Auffinden von Vorgängen im VBS zu ermöglichen, wird an das Geschäftszeichen zusätz- lich ein Vorgangskennzeichen angehängt. Dies geschieht automatisch bei Anlage eines neuen Vorgangs, indem die laufende Nummer des Vorgangs mit einem Stern hinter das Geschäftszei- chen gesetzt wird. Beispiel: Akte „Sprachkurse Englisch 2020“, Gz.: Z21-1106/007 e Vorgang 1: „Sprachkurs Englisch 03. — 05.01.2020 Gz.: Z21-1106/007*01 «e Vorgang 2: „Sprachkurs Englisch11.— 14.01.2020“ Gz.: Z21-1106/007*02 e Vorgang 3: „Sprachkurs Englisch 22. — 25.01.2020“ Gz.: Z21-1106/007*03 vo®
und Jugend FR Bundesministerium vos für Familie, Senioren, Frauen u Kennzeichnung von Sondersachakten Sonderakten werden gebildet, wenn umfangreiches Schriftgut zur Erleichterung der Bearbeitung von der Einzelsachakte abzugrenzen ist. Sonderakten werden durch römische Ziffern gekennzeich- net, die an das Aktenzeichen angehängt werden. Sonderakten können für folgende Inhalte gebildet werden: Dokumente von vorübergehender Bedeutung EEE Ä een Toren BEER EN 0443/00111 Einzeleinsendungen 2155 — 33/011111 Europäischer Drogenaktionsplan/Stellungnahmen der Länder Alle Bestandteile des Aktenzeichens bzw. Geschäftszeichens werden im VBS hinterlegt. Eintra- gungen im System sind nur möglich, wenn sie den hinterlegten Vorgaben entsprechen; abwei- chende Eintragungen werden nicht angenommen. 6. Bezeichnung von Dokumenten Dokumente, die in einem elektronischen Vorgang abgelegt werden, sollten möglichst konkret be- zeichnet werden. Bei der Übernahme eines vorhandenen Betreffs sollte geprüft werden, ob dieser hinreichend aussagekräftig ist. ..o 10
Bei Abstimmungsprozessen, die per E-Mail durchgeführt werden, wird häufig eine Vielzahl von
E-Mails mit identischem Betreff verschickt. Da der E-Mail-Betreff beim Import von E-Mails in das
VBS automatisch übernommen wird, kann sich die Dokumentliste eines Vorgangs zum Beispiel
wie folgt darstellen:
Akte „Schriftliche Fragen“
Vorgang: Schriftliche Frage MdB XY vom 01.02.2020 „Energieeffiziente Beschaffungen“
Dokumente: - WG.: Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“
- WG.: Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“
- WG.: Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“
usw.
Hier empfiehlt sich eine Konkretisierung der Betreffsangaben, damit der Inhalt der einzelnen Do-
kumente bereits in der Dokumentliste erkennbar ist. Aussagekräftig sind möglichst kurze und kon-
krete Bezeichnungen, im vorstehenden Fall z. B.:
Dokumente: - Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“
- Bearbeitungsvorgaben durch BMI zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente
Beschaffungen“
- Anforderung von Antwortbeiträgen/Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Be-
schaffungen“
- Antwortbeitrag Referat A zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaf-
fungen“
- Antwortbeitrag Referat B zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaf-
fungen“
- Antwortbeitrag Referat C zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaf-
fungen“
- AL-Vorlage Antwort BMFSFJ/Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaf-
fungen“
- Antwortbeitrag BMFSFJ an BMI/Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Be-
schaffungen“
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7. Schlussverfügungen
Die Schlussverfügung ist eine Arbeitsanweisung an die Registratur, die in der „Papieraktenwelt“
von den Bearbeitenden auf das jeweilige Schriftstück geschrieben wird. Mit der Schlussverfügung
wird festgelegt, wie Schriftgut nach Abschluss der Bearbeitung zu behandeln ist. Im VBS wird die
Schlussverfügung in den Text der E-Mail, mit der das Dokument der Registratur zugeleitet wird,
aufgenommen.
Nach der Registraturrichtlinie gibt es verschiedene Verfügungen, die in Bezug auf den Verbleib
des Schriftgutes unterschiedliche Wirkungen haben:
• Zum Vorgang (zVg):
Mit dieser Verfügung werden neue Dokumente in einen laufenden Vorgang, dessen Bearbei-
tung noch nicht abgeschlossen ist, überführt und in die Dokumentenliste des Vorgangs aufge-
nommen.
Dokumente können im VBS sowohl von der Registratur als auch von den Bearbeiterinnen und
Bearbeitern selbst per „drag and drop“ in einen Vorgang abgelegt werden. Werden die Bear-
beitenden selbst tätig entfällt eine Verfügung an die Registratur. In Cc erhaltene E-Mails sind
in der Regel lediglich zur Kenntnisnahme gedacht und erfordern keine weitere Bearbeitung.
Für die Registraturen allerdings ersetzt die Zuleitung Cc die Verfügung „zum Vorgang“ (vgl.
auch Haus-INFO vom 21.02.2022).
• Zu den Akten (zdA):
Dokumente werden „zu den Akten“ verfügt, wenn der gesamte zugrundeliegende Vorgang mit
diesem Dokument von der Registratur abgeschlossen werden soll. Das Dokument wird in
diesem Fall dem Vorgang zugeführt und – soweit noch nicht geschehen – in die Dokumenten-
liste aufgenommen, der Vorgang wird durch die Registratur geschlossen. Mit dem Datum der
zdA-Schreibung beginnt die Transferfrist von 1 Jahr zu laufen. Innerhalb dieser Frist kann die
zdA-Schreibung wieder aufgehoben werden, dies erfolgt automatisch, wenn ein Dokument
dem Vorgang angefügt wird. Nach Ablauf der Transferfrist werden die Dokumente „eingefro-
ren“ und können nur noch gelesen werden.
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• Weglegen (wgl):
Der Weglegebereich im VBS ist für Unterlagen anzuwenden, die nicht zu den Akten zu neh-
men, jedoch noch kurzfristig aufzubewahren sind (vgl. Anlage 1 zur RegR). Als Beispiele kön-
nen hier die unter Ziffer 5 angeführten „Doppel“ oder Unterlagen mit nur geringem Informati-
onswert (z. B. Broschürenbestellungen von Bürgerinnen und Bürgern, Irrläufer) angegeben
werden. Weglegesachen sind nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem
keine weitere Bearbeitung erfolgt ist.
• Wiedervorlage (Wv):
Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt erneut bearbeitet werden sollen, werden zur
„Wiedervorlage“ verfügt. Die Registratur erfasst die Wiedervorlagetermine und leitet die Doku-
mente zum betreffenden Termin der Bearbeiterin/dem Bearbeiter zu.
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