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8. Kommunikation mit externen Stellen
   Dokumente, die als layoutgetreuer Ausdruck und gegen Änderungen geschützt beim
   Adressaten ankommen sollen, sollten (auch innerhalb des BMAS) im PDF-Format übersandt
   werden. Damit externe Adressaten die absendende Stelle leicht erkennen, sollte die E-Mail
   nach der Grußformel mit einer sogenannten Signatur abgeschlossen werden, die folgende
   Angaben enthält:

   Vorname Nachname
   Funktion (optional)
   Organisationseinheit
   Bundesministerium für Arbeit und Soziales
   Straße, PLZ, Ort
   Tel. und Fax sowie E-Mail-Adresse der Organisationseinheit bzw. persönliche E-Mail-
   Adresse

   Bei der Kommunikation mit externen Stellen ist grundsätzlich die E-Mail-Adresse der
   Organisationseinheit als Absenderangabe anzugeben. Wird die persönliche E-Mail-Adresse
   verwendet, ist die organisationsbezogene E-Mail-Adresse zusätzlich anzugeben. Wenn eine
   E-Mail durch eine andere Person als den/die Verfasser/in versendet wird (z. B. Sekretariat),
   ist dies kenntlich zu machen.

   Um die persönlichen und allgemeinen Daten deutlich zu unterscheiden, wird nach den
   Vorgaben des Corporate Designs der Bundesregierung zur E-Mail-Signatur
   (www.styleguide.bundesregierung.de) nach der optionalen Angabe der Funktion ein
   Unterstrich (Hochstelltaste + Bindestrich) in die Signatur eingefügt. Die Anschrift ist vom
   Ministerium mit einer Leerzeile abgesetzt. Die E-Mail-Signatur sollte in der Systemschrift
   Verdana in 10 pt und der Schriftfarbe Grau angelegt werden. Um einen barrierefreien
   Kontrast zu gewährleisten, sollte folgendes benutzerdefinierte Grau gewählt werden:




   Mustersignatur 1 (ausschließlich E-Mail-Adresse der Organisationseinheit):

                Tommi Tester
                ___________
                Referat Xy2 „Referatsbezeichnung“
                Bundesministerium für Arbeit und Soziales

                Rochusstr. 1, 53123 Bonn
                Tel: 0228 99 527-9876
                Fax: 0228 99 527-9877
                E-Mail: Xy2@bmas.bund.de
                Internet: www.bmas.de

   Mustersignatur 2 (persönliche E-Mail-Adresse und E-Mail-Adresse der
   Organisationseinheit):

                Maxi Muster
                Referatsleiterin
                ____________
                Referat Xy1 „Referatsbezeichnung“
                Bundesministerium für Arbeit und Soziales




                                                                                                 -6-

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                 Wilhelmstr. 49, 10117 Berlin
                 Tel: 030 18 527-1234
                 Fax: 030 18 527-1235
                 E-Mail (pers.): maxi.muster@bmas.bund.de
                 E-Mail: Xy1@bmas.bund.de
                 Internet: www.bmas.de

    Bei der Kommunikation mit ausländischen Behörden oder fremdsprachigen Stellen sollte die
    Signatur zusätzlich in englischer Sprache verfasst sein. Dabei sind die Übersetzungen des
    englischen Organigramms zu nutzen.

    Ergänzend kann bei Bedarf folgender Hinweis auf das Bürgertelefon des BMAS angefügt
    werden:

    Bürgertelefon des BMAS
    Montag bis Donnerstag von 8 bis 20 Uhr

    Rente                                        030 221911-001
    Unfallversicherung/Ehrenamt                  030 221911-002
    Arbeitsmarktpolitik und -förderung           030 221911-003
    Arbeitsrecht                                         030 221911-004
    Teilzeit/Altersteilzeit/Minijobs             030 221911-005
    Infos für behinderte Menschen                030 221911-006
    Europäischer Sozialfonds/Soziales Europa     030 221911-007
    Mitarbeiterkapitalbeteiligung                        030 221911-008
    Informationen zum Bildungspaket              030 221911-009

    Gehörlosen/Hörgeschädigten-Service:
    E-Mail                                   info.gehoerlos@bmas.bund.de
    Fax                                               030 221911-017
    Gebärdentelefon
           gebaerdentelefon@sip.bmas.buergerservice-bund.de

 9. IT-Sicherheit und Datenschutz
    Sensible personenbezogene und sonstige vertrauliche Daten sind durch geeignete
    Sicherheitsprodukte vor unberechtigten Zugriffen Dritter zu schützen. Insbesondere bei der
    Versendung sind geeignete Verschlüsselungsprodukte entsprechend dem Schutzbedarf der
    Daten zu verwenden. Je nach Verschlüsselungsprodukt sind die schützenswerten
    Informationen grundsätzlich in einer gesonderten Datei, die mit einem Kennwortschutz zu
    versehen ist, zu versenden. Die absendende Stelle hat das Kennwort sowie die notwendigen
    Einzelheiten zum Entschlüsseln dem Adressaten in geeigneter Weise mitzuteilen. Die
    Verwendung eines Office-Kennwortes ist kein ausreichender Schutz.

    Zu dienstlichen Zwecken erhobene bzw. verarbeitete Daten sollen im Hinblick auf die
    Datensicherheit nur in Ausnahmefällen an E-Mail-Adressen außerhalb des IVBB - z. B. an die
    private E-Mail-Adresse - weitergeleitet werden. Eine Weiterleitung von Personaldaten oder
    von Daten, die "VS - Nur für den Dienstgebrauch" oder höher eingestuft sind, an private E-
    Mail-Adressen ist untersagt.

    Weitere Einzelheiten und eine Liste geeigneter Verschlüsselungsprodukte können der
    Richtlinie zur sicheren Nutzung von Informationstechnik im BMAS entnommen werden.
    Darüber hinaus sind alle Vorgaben und Dienstvereinbarung zum sicheren Einsatz von
    Informationstechnik in der jeweils gültigen Fassung im Intranet im IT-Portal ->
    Informationssicherheit -> Vorgaben im BMAS zusammengestellt.

10. Mitzeichnungen und Umfang von Dokumenten
    Eilige Mitzeichnungen oder Mitzeichnungen zwischen dem Bonner und Berliner Dienstsitz
    sollen per E-Mail oder per Fax eingeholt werden, um die Abstimmung von Vorlagen zu
    beschleunigen und den mehrfachen Transport von Vorlagen zwischen den Dienstsitzen zu
    vermeiden. Auf handschriftliche (z.B. bereits vorliegende Mitzeichnungen) oder sonstige
    relevante, aber nicht in Dateiform beigefügte Informationen ist in der E-Mail hinzuweisen. Das


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    Beteiligungsschreiben nebst Anlagen ist an die E-Mail-Adresse der zu beteiligenden
    Organisationseinheit zu senden.

    Die Zahl der im Anhang beigefügten Dokumente soll auf das notwendige Maß beschränkt
    werden. Auch hierbei soll darauf hingewiesen werden, für welche Empfänger welcher Anhang
    von Bedeutung ist. Die Anzahl der einem elektronischen Dokument beigefügten Anlagen soll
    im Anschreiben aufgeführt werden, um den Adressaten eine Überprüfung zu ermöglichen.

    Werden Dokumente versandt, um Änderungen von Textentwürfen unter mehreren
    Adressaten abzustimmen, sollen die vorgesehenen Änderungen der Entwürfe in geeigneter
    Weise im Dokument kenntlich gemacht werden (Änderungsmodus). Bei umfangreichen
    Texten ist anzugeben, zu welchen Punkten die Beteiligung erfolgt. Die Erkennbarkeit und
    Nachvollziehbarkeit der jeweiligen Änderungen der beteiligten Organisationseinheiten obliegt
    der federführenden Organisationseinheit. Die Mitzeichnung kann mit Namenskürzel in der
    Mitzeichnungsleiste des übersandten Dokuments oder als E-Mail-Antworttext erfolgen. Die
    per E-Mail gegebene Mitzeichnung ist auszudrucken und zum Vorgang zu nehmen.

11. Form und Fristen
    Auf einzuhaltende Fristen für die Bearbeitung eines Vorgangs ist z. B. durch Fettdruck oder
    eine andere Schriftgröße gesondert hinzuweisen. Der Ablauf einer einseitig gesetzten
    Verschweigensfrist darf - insbesondere bei kurzen Fristen und Beteiligung außerhalb der
    Dienstzeiten - nicht als Zustimmung gewertet werden.

12. Keine doppelte Versendung
    Grundsätzlich erfolgt keine parallele Versendung von Vorgängen per E-Mail und in
    Papierform. Ist eine parallele Versendung (z. B. aus gesetzlichen Erfordernissen) erforderlich,
    ist in der E-Mail ein entsprechender Hinweis aufzunehmen.

13. Verteilerlisten
    Werden mit Einverständnis mehrerer Adressaten E-Mail-Verteiler eingerichtet, ist nach
    Möglichkeit eine federführende Organisationseinheit zu bestimmen, die auch für die
    kontinuierliche Aktualisierung des E-Mail-Verteilers zentral zuständig ist (zentrale
    Administration). Jede Adressatin und jeder Adressat des Verteilers meldet Änderungen der
    eigenen E-Mail-Adresse der zentralen Administration und erhält Mitteilungen über
    Änderungen bei anderen Adressaten.

    Ist mit Einverständnis mehrerer Adressaten ein E-Mail-Verteiler ohne zentrale Administration
    eingerichtet, soll jede Adressatin und jeder Adressat die Übermittlung von Änderungen
    ihrer/seiner E-Mail-Adresse an alle Adressaten des Verteilers veranlassen. Der Grundsatz
    organisations- oder funktionsbezogener Adressierung gilt auch für E-Mail-Verteiler.

14. Briefentwürfe bei Vorlagen an die Leitung
    Briefentwürfe, die Teil einer Leitungsvorlage sind, sind als Word-Dokumente per E-Mail an
    die Mail-Adressen der jeweiligen Abteilung im globalen Adressbuch („Ant-Ent-I“ für Entwürfe
    der Abteilung I, „Ant-Ent-II“ für Entwürfe der Abteilung II usw.) zu senden, sobald sie als
    Vorlage die Abteilung verlassen. Diese Mail-Adressen sind ausschließlich für
    Antwortentwürfe zu verwenden. Die Betreff-Zeile in der E-Mail ist unbedingt auszufüllen.


 B. Spezielle Regelungen für den E-Mail-Verkehr mit anderen Behörden

 1. Adressaten und Absender
    Ist die federführende Zuständigkeit nicht mit Sicherheit bekannt bzw. eine organisations- bzw.
    funktionsbezogene Adresse nicht eingerichtet, ist die E-Mail an die (elektronische) Poststelle
    der Empfängerbehörde zu senden. Ist hingegen die Zuständigkeit bekannt, aber keine
    organisationsbezogene Adresse vorhanden, ist die personenbezogene Adresse der Leitung
    der zuständigen Organisationseinheit zu verwenden.

    Die Federführung in jedem angeschriebenen Ressort soll sich eindeutig ergeben. Dies kann
    dadurch geschehen, dass im Adressfeld unter "An:" nur eine einzelne Organisationseinheit
    als Adressat pro Ressort genannt wird. Die anderen Adressaten im gleichen Ressort würden


                                                                                                -8-

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   in diesem Fall lediglich unter „Cc:” angeschrieben. Bei einer solchen Adressierung entfällt für
   die unter „Cc:” angeschriebenen Adressaten die Verpflichtung, auf Grund der Mail ohne
   weiteres selbstständig tätig zu werden; eine Adressierung in der mit „Cc:” bezeichneten Zeile
   entspricht bei Anschreiben in Papierform einer unter dem Begriff „nachrichtlich“ aufgeführten
   Adresse. Die Nennung der (auch nachrichtlich beteiligten) Empfänger im Adressfeld eines als
   Anlage beigefügten Anschreibens soll mit dem im Adressfeld der E-Mail genannten
   Empfänger übereinstimmen.

2. Beteiligungen und Umfang von Dokumenten
   Bei der Versendung von umfangreichen Dokumenten soll im Anschreiben darauf
   hingewiesen werden, welches Ressort und ggf. welche Arbeitseinheit dort zu welchen
   Teilbereichen des Dokuments beteiligt wird. Der Kreis der Adressaten sollte so eng wie
   möglich gefasst werden.