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        Elektronische Schriftguteingänge
5.2.1 Schriftguteingang über die BMF-Poststelle

Elektronische Eingänge, die über die Poststelle (Poststelle@bmf.bund.de) im BMF eingehen,
werden an das Postfach der zuständigen Abteilung oder des LCB elektronisch weitergeleitet.

5.2.2 Schriftguteingang über das Abteilungs- bzw. Unterabteilungspostfach

Das Abteilungs-/Unterabteilungspostfach wird jeweils von einer/einem hierfür bestimmten
Angehörigen der Abteilung laufend auf Eingänge überprüft.
E-Mails an das Abteilungs-/Unterabteilungspostfach sind nach Kenntnisnahme durch die
Abteilungs- bzw. Unterabteilungsleitung direkt an die zuständige OE elektronisch
weiterzuleiten. Weiter zu Beteiligende werden ggf. cc informiert.

5.2.3 Schriftguteingang über das Referats-/Projektpostfach („Posteingangsordner“)

Für jede OE ist ein Referats-/Projektpostfach eingerichtet. Ein Eingang hier gilt als offizieller
Zugang (Posteingang). Zugriff hat standardmäßig die Leitung der OE. Weitere
Zugriffsberechtigungen für Angehörige der OE und die MA SGV sind durch die Leitung der
OE mit dem Formular Zugriff auf elektronische Datenbestände zu beantragen.
Die Leitung der OE trägt die Verantwortung für die Bearbeitung der Eingänge im Referats-/
Projektpostfach. Das Postfach wird durch die Zugriffsberechtigten regelmäßig kontrolliert.
Eine Sichtung, Weiterleitung und ggf. unmittelbare Registrierung ausschließlich durch
die/den MA SGV ist nicht zulässig.

    1   2   3      Die/Der zugriffsberechtigte Beschäftigte der OE verfügt den Eingang und
                   leitet  ihn    an   das     BSB-Postfach     und   die/den     zuständige/n
                   Bearbeiterin/Bearbeiter weiter. Die/Der MA SGV registriert das Dokument
                   gemäß aufgebrachter Verfügung. Sofern ein Ausdruck verfügt wurde, wird
                   dieser nach Fertigung an die/den Bearbeiterin/Bearbeiter weitergeleitet.




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5.2.4 Schriftguteingang über das persönliche Postfach

    1   2   3    Aktenrelevante E-Mails, die im persönlichen Postfach eingehen, sind
                 - sofern die OE nicht als Regeladressat mit aufgeführt ist - an das Referats-/
                 Projektpostfach weiterzuleiten.


Für das persönliche E-Mail-Postfach ist bei eigener Abwesenheit der Abwesenheitsassistent
zu aktivieren.




VV-BMF-Bürodienste               Stand: November 2022                          Seite 15 von 64

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6.      Dienstweg, geschäftsgangregelnde
        Verfügungen und Geschäftsgangvermerke

        Dienstweg
Der Dienstweg ist ein vorgeschriebener Entscheidungs- und Informationsweg, der bei
dienstlichen Angelegenheiten eingehalten werden muss, damit die Verwaltungsarbeit
geordnet und nachvollziehbar ablaufen kann.

Dokumente aus dem Leitungsbereich werden vom LCB über die Abteilungs- und
Unterabteilungsleitung der zuständigen OE übermittelt.

Dokumente an den Leitungsbereich werden von der Leitung der OE über die
Unterabteilungs- und Abteilungsleitung an das LCB übermittelt. Dort wird die weitere
Behandlung im Leitungsbereich veranlasst (siehe Kapitel 13 Leitungsschriftgut).

Dringliche Sachen sind besonders zu kennzeichnen.

Auf jeder Hierarchieebene bringt die jeweilige Leitung einen Geschäftsgangvermerk an und
leitet das Dokument weiter.




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           Geschäftsgangregelnde Verfügungen
Die Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls wird durch förmliche und abschließend gezeichnete
geschäftsgangregelnde Verfügungen eingeleitet bzw. fortgeführt. Sie steuern die
Bearbeitung des Schriftguts. Mit Hilfe dieser Verfügungen regelt die Leitung der OE:

  •       die Zuständigkeit
  •       die Art der Erledigung
  •       ggf. Fristen/Termine

Geschäftsgangregelnde Verfügungen mit Abkürzungen


  Kürzel         Bezeichnung              Beschreibung

                                          Vorgeschriebener Verfahrensgang bei der
  GG             Geschäftsgang
                                          Behandlung von Geschäftsvorfällen
                                          Übernahme der fachlichen Verantwortung für
  -              Mitzeichnung
                                          einen vertretenen Aufgabenbereich
                                          Schriftstücke sind nach Rückkehr der/des
  n. R.          Nach Rückkehr
                                          Bearbeiterin/Bearbeiters vorzulegen.
                                          Schriftstücke, die z. B. innerhalb einer OE
  -              Umlauf
                                          versandt werden
                                          Abgabe eines Original-Schriftstücks an die
  U              Urschriftliche Abgabe
                                          zuständige OE
                                          Original-Schriftstücke, die einer anderen OE
                                          kurzzeitig zur Verfügung gestellt werden, können
  U. R.          Unter Rückgabe
                                          mit dem Hinweis U. R. wieder zurückgefordert
                                          werden.
                                          Schriftstücke, die (vor/nach Abgang) einer/einem
                 Zur Kenntnis
  z. K.                                   Empfängerin/Empfänger        zur   Einsichtnahme
                 (vor/nach Abgang)
                                          gegeben werden




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        Geschäftsgangvermerke
Die Eingänge sind zeitnah zu bearbeiten und mit Geschäftsgangvermerken durch die
zuständigen Personen zu versehen. Hierfür ist jeweils vorbehalten:

der Bundesministerin oder
dem Bundesminister                                          der Grünstift

der Parlamentarischen Staatssekretärin oder
dem Parlamentarischen Staatssekretär                        der Violettstift

der Staatssekretärin oder
dem Staatssekretär                                          der Rotstift

der Abteilungsleitung                                       der Blaustift

der Unterabteilungsleitung                                  der Braunstift

allen übrigen Beschäftigten des Hauses                      der Schwarzstift

Vertreterinnen oder Vertreter benutzen den gleichen Farbstift, jedoch mit Namenszeichen.

Es bedeuten:

Strich mit Farbstift oder     =    Kenntnis genommen (Sichtvermerk)
Namenszeichen

# Doppelkreuz mit Farbstift   =    Vorbehalt der Zeichnung des die Sache
                                   abschließenden Entwurfs mit Zeichnungsbefugnis
                                   für die Vertreterin oder den Vertreter




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7.      Registrierung
Registrieren ist das Erfassen von Merkmalen (Metainformationen) zu Dokumenten,
Vorgängen, Akten und Aktenbeständen (§ 3 RegR). Aktenrelevantes Schriftgut ist möglichst
unmittelbar in das DMS aufzunehmen. Die Dokumente werden zu einem Sachverhalt bzw.
zu einer Arbeitsaufgabe in Sachakten gesammelt registriert.

Akten und Vorgänge - sowohl in Papierform als auch im DMS - sind erst dann anzulegen,
wenn tatsächlich Schriftgut vorliegt. Die Anlage ist ausschließlich den MA SGV vorbehalten.
Bei der Bildung ist darauf zu achten, dass der Umfang der hierzu anfallenden Dokumente
einen Stehordner nach Möglichkeit nicht überschreitet.



        Aktenrelevanz
Aktenrelevant sind Dokumente sowie          die   zugehörigen    entscheidungserheblichen
Bearbeitungsschritte dann, wenn sie

  •     zum späteren Nachweis der Vollständigkeit,
  •     zur Nachvollziehbarkeit und
  •     für die Transparenz des Verwaltungshandelns

innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter
Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit
verstanden.

Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten können sich aus Rechtsvorschriften ergeben
(z. B. §§ 99 VwGO, 623 BGB, 33, 33a HGrG). Darüber hinaus können die folgenden Fragen
eine Entscheidungshilfe sein:

  •     Ist der Nachweis des Verwaltungshandelns bzw. der Geschäftstätigkeit notwendig?
  •     Ist ein Nachweis für den Nachvollzug von Entscheidungen notwendig?
  •     Besteht eine Pflicht zur Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns bzw. der
        Geschäftstätigkeit gegenüber Vorgesetzten und/oder Dritten?
  •     Erfolgen mit dem Inhalt des Schriftstücks Eingriffe in die Rechte Dritter?
  •     Besteht das Risiko, dass das Schriftstück als Beweisstück in einem Gerichts-
        verfahren benötigt wird oder aus dem bearbeiteten Geschäftsvorfall sich potenziell
        ein Gerichtsverfahren ergeben kann (Prozessrisiko)?
  •     Handelt es sich bei dem betreffenden Geschäftsvorfall um finanziell wirksame
        Maßnahmen?


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Als nicht aktenrelevant gelten z. B.:

   •     unaufgefordert eingesandte Angebote
   •     Bücher
   •     Raumreservierungen
   •     Bürogegenstände und Ähnliches
   •     Werbesendungen
   •     Amtsblätter und Ähnliches
   •     Zeitungsausschnitte und
   •     statistische Berichte allgemeiner Art

Weitere Hinweise zur Aktenrelevanz können dem Merkblatt Bürodienste - Aktenmäßigkeit
und Aktenrelevanz entnommen werden.

Über die Aktenrelevanz entscheidet die/der zuständige Bearbeiterin/Bearbeiter, da nur sie/er
die Bedeutung des Inhalts im Kontext der von ihr/ihm bearbeiteten Aufgaben beurteilen kann.
Bei der Entscheidung über die Aktenrelevanz sollte die Registratur die Beschäftigten
unterstützen.

Schriftstücke, bei denen die Aktenrelevanz zum Zeitpunkt der Registrierung nicht eindeutig
festgestellt werden kann, die jedoch im Rahmen der Bearbeitung potenziell aktenrelevant
werden können, werden „weglegen“ verfügt. In der Frist von maximal zwei Jahren
(ausgehend vom Weglege-Datum) kann dann endgültig über die Aktenrelevanz entschieden
werden.



         Aktentypen
Im BMF werden Einzel-, Sammel- und Sondersachakten sowie Fallakten verwendet. Sie
werden nach Betreffseinheiten gebildet und erhalten ein Geschäftszeichen (Gz.) und eine
präzise Inhaltsbezeichnung. In diesen Akten enthaltene Dokumente erhalten dieses
Geschäftszeichen. Einzel- und Sammelsachakten können in Vorgänge untergliedert sein, für
die das Gleiche gilt.

7.2.1 Einzelsachakte

Die Einzelsachakte umfasst Schriftgut zu einem eng umrissenen Sachverhalt oder zu einer
Maßnahme. Sie wird auf Anforderung der/des federführenden Bearbeiterin/Bearbeiters durch
die/den MA SGV angelegt. Vor dem Anlegen von Einzelsachakten ist stets zu prüfen, ob das
Schriftgut bereits vorhandenen Einzelsachakten - ggf. durch Änderung der
Inhaltsbezeichnung - zugeordnet werden kann.



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7.2.2 Sammelsachakte

Schriftstücke, die den Ordnungsaufwand einer Einzelsachakte nicht oder noch nicht
rechtfertigen, werden in Sammelsachakten zusammengefasst und aufbewahrt. Fällt hierzu
später weiteres Schriftgut an, können diese Schriftstücke aus den Sammelsachakten zur
Bildung von Einzelsachakten entnommen und dort zusammengeführt werden. Eine direkte
Dokumentenablage ist in Sammelsachakten nicht möglich, daher werden Dokumente dort in
Vorgängen gesammelt.

7.2.3 Sondersachakte

Eine Sondersachakte ist eine Zusammenfassung von Schriftstücken aus einer
Einzelsachakte, die zur Erleichterung des Bearbeitens und Verwaltens geordnet wird.
Hinsichtlich der Sondersachakte werden zwei Arten der Aktenbildung unterschieden:

a) Klassifizierte Sondersachakten

Bei der klassifizierten Sondersachakte wird das Geschäftszeichen um eine römische Ziffer
ergänzt, deren Bedeutung einheitlich vorgegeben ist:

     I               Schriftstücke von vorübergehender Bedeutung (soweit nicht II bis VII)
     II              Eingaben, Anfragen, vereinzelte Fälle
     III             Berichte, Stellungnahmen
     IV              Veröffentlichungen, Presseäußerungen
     V               Gutachten, Entscheidungen
     VI              thematische Materialzusammenstellungen
     VII             Statistiken




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b) Nichtklassifizierte Sondersachakten

Lässt sich eine notwendige Sondersachakte nicht gemäß o. g. Tabelle klassifizieren, erhält
diese eine arabische Ziffer als Unterscheidungsmerkmal, deren Bedeutung frei wählbar ist.

7.2.4 Fallakte

Fallakten werden ausschließlich für Personalakten angelegt. Es handelt sich um
Einzelsachakten, die in großer Zahl anfallen, immer gleichen Verfahren der Bearbeitung
unterliegen und sich voneinander nur durch ein formales Merkmal (z. B. Name)
unterscheiden.



        Vorgang
Akten können in Vorgänge unterteilt werden. Ein Vorgang ist die kleinste Sammlung von
zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls. Die
Bildung eines Vorgangs dient einer bearbeitungsgerechten, übersichtlichen und einfachen
Bereitstellung des zu bearbeitenden Schriftguts.

Es werden zwei Arten von Vorgängen unterschieden:

7.3.1 Zugeordnete Vorgänge

Der Vorgang übernimmt bei Anlage das Geschäftszeichen der Akte ergänzt um eine durch
Doppelpunkt abgetrennte fortlaufende dreistellige Nummer. Diese dient der Unterscheidung
der Vorgänge und ist Bestandteil des Geschäftszeichens.
Beispiele:
R X 1 - O 1075/22/10047 :001 Controllingbericht 1. Halbjahr
R X 1 - O 1075/22/10047 :002 Controllingbericht 2. Halbjahr

7.3.2 Freie Vorgänge

a) Leitungsschriftgut
Freie Vorgänge beinhalten Leitungsdokumente bzw. Metadaten von diesen, die auf dem
Dienstweg elektronisch bis zur betroffenen Registratur weitergeleitet werden (siehe
Kapitel 13.3 Behandlung von Eingängen aus dem Leitungsbereich). Sie erhalten als
Bezeichnung das Kürzel der OE, eine laufende Nummer sowie die Jahreszahl.
Beispiel:
LCB - 203/2022




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In der Registratur wird der Vorgang einer Sachakte zugeordnet und übernimmt damit das
Geschäftszeichen der Akte. Das LCB kann auch nach Zuordnung nach dem Verbleib
recherchieren und ggf. automatisiert eine Erledigung anmahnen.

b) Urschriftliche Abgabe
Zur urschriftlichen Abgabe bereits registrierter Dokumente werden ebenfalls freie Vorgänge
genutzt: Hierbei müssen die Papierdokumente über die/den MA SGV an die aufnehmende
OE gesandt werden.
Beispiel:
R X 1 - 27/2022

    1   2   3     Ein bereits registriertes Dokument, das auf Grund der Zuständigkeit
                  urschriftlich abgegeben werden soll, wird über die/den MA SGV an die
                  aufnehmende Stelle übermittelt.
                  Die/Der MA SGV erstellt im DMS in seinem Arbeitskorb einen freien Vorgang,
                  in den das Dokument verschoben wird.
                  Sie/Er verfügt den freien Vorgang an den BSB-Gruppenarbeitskorb der
                  aufnehmenden OE und übermittelt das Papierdokument an die Leitung der
                  zuständigen OE.
                  Die Leitung der aufnehmenden OE verfügt den Eingang und leitet ihn über
                  die/den MA SGV an die/den zuständige/n Bearbeiterin/Bearbeiter weiter.
                  Die/Der MA SGV der aufnehmenden OE verschiebt das Dokument gemäß
                  der Verfügung in eine Sachakte oder einen Vorgang und löst den freien
                  Vorgang anschließend auf.



        Geschäftszeichenbildung
7.4.1 Aktenplan

Der Aktenplan bildet die grundsätzliche und organisationsunabhängige Aufgabenstruktur
einer Behörde ab. Er ist auf das übersichtliche und systematische Ordnen, Registrieren und
Bereitstellen des Schriftguts ausgerichtet und besteht aus bis zu fünf Gliederungsebenen.
Erste Stufe ist die Hauptgruppe (z. B. S Bundes- und Landesssteuern), dann folgen die
Obergruppe (z. B. S 0 Abgabenordnung), die Gruppe (z. B. S 01 Einleitende Vorschriften),
ggf. die Untergruppe (z. B. S 010 Anwendungsbereich) und die Betreffseinheit (z. B. S 0113
Amtsträger). Ausschließlich auf dieser untersten Gliederungsstufe erfolgt die Aktenbildung.
Hierdurch wird die einheitliche Erfassung von Schriftgut eines bestimmten Sachverhalts
sowohl hausweit als auch im nachgeordneten Bereich gewährleistet.
Betreffseinheiten sind grundsätzlich mit allgemein formulierten Oberbegriffen zu versehen.
Unterhalb der Betreffseinheiten können dann beliebig viele Einzelsachakten mit detaillierten
Titeln gebildet werden.



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