buerodienste-vv-bmf3
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Schriftgutanordnung“
VI A 2/OBA
5.2.4 Schriftguteingang über das persönliche Postfach
1 2 3 Aktenrelevante E-Mails, die im persönlichen Postfach eingehen, sind
- sofern die OE nicht als Regeladressat mit aufgeführt ist - an das Referats-/
Projektpostfach weiterzuleiten.
Für das persönliche E-Mail-Postfach ist bei eigener Abwesenheit der Abwesenheitsassistent
zu aktivieren.
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 15 von 64
VI A 2/OBA
6. Dienstweg, geschäftsgangregelnde
Verfügungen und Geschäftsgangvermerke
Dienstweg
Der Dienstweg ist ein vorgeschriebener Entscheidungs- und Informationsweg, der bei
dienstlichen Angelegenheiten eingehalten werden muss, damit die Verwaltungsarbeit
geordnet und nachvollziehbar ablaufen kann.
Dokumente aus dem Leitungsbereich werden vom LCB über die Abteilungs- und
Unterabteilungsleitung der zuständigen OE übermittelt.
Dokumente an den Leitungsbereich werden von der Leitung der OE über die
Unterabteilungs- und Abteilungsleitung an das LCB übermittelt. Dort wird die weitere
Behandlung im Leitungsbereich veranlasst (siehe Kapitel 13 Leitungsschriftgut).
Dringliche Sachen sind besonders zu kennzeichnen.
Auf jeder Hierarchieebene bringt die jeweilige Leitung einen Geschäftsgangvermerk an und
leitet das Dokument weiter.
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 16 von 64
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Geschäftsgangregelnde Verfügungen
Die Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls wird durch förmliche und abschließend gezeichnete
geschäftsgangregelnde Verfügungen eingeleitet bzw. fortgeführt. Sie steuern die
Bearbeitung des Schriftguts. Mit Hilfe dieser Verfügungen regelt die Leitung der OE:
• die Zuständigkeit
• die Art der Erledigung
• ggf. Fristen/Termine
Geschäftsgangregelnde Verfügungen mit Abkürzungen
Kürzel Bezeichnung Beschreibung
Vorgeschriebener Verfahrensgang bei der
GG Geschäftsgang
Behandlung von Geschäftsvorfällen
Übernahme der fachlichen Verantwortung für
- Mitzeichnung
einen vertretenen Aufgabenbereich
Schriftstücke sind nach Rückkehr der/des
n. R. Nach Rückkehr
Bearbeiterin/Bearbeiters vorzulegen.
Schriftstücke, die z. B. innerhalb einer OE
- Umlauf
versandt werden
Abgabe eines Original-Schriftstücks an die
U Urschriftliche Abgabe
zuständige OE
Original-Schriftstücke, die einer anderen OE
kurzzeitig zur Verfügung gestellt werden, können
U. R. Unter Rückgabe
mit dem Hinweis U. R. wieder zurückgefordert
werden.
Schriftstücke, die (vor/nach Abgang) einer/einem
Zur Kenntnis
z. K. Empfängerin/Empfänger zur Einsichtnahme
(vor/nach Abgang)
gegeben werden
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Geschäftsgangvermerke
Die Eingänge sind zeitnah zu bearbeiten und mit Geschäftsgangvermerken durch die
zuständigen Personen zu versehen. Hierfür ist jeweils vorbehalten:
der Bundesministerin oder
dem Bundesminister der Grünstift
der Parlamentarischen Staatssekretärin oder
dem Parlamentarischen Staatssekretär der Violettstift
der Staatssekretärin oder
dem Staatssekretär der Rotstift
der Abteilungsleitung der Blaustift
der Unterabteilungsleitung der Braunstift
allen übrigen Beschäftigten des Hauses der Schwarzstift
Vertreterinnen oder Vertreter benutzen den gleichen Farbstift, jedoch mit Namenszeichen.
Es bedeuten:
Strich mit Farbstift oder = Kenntnis genommen (Sichtvermerk)
Namenszeichen
# Doppelkreuz mit Farbstift = Vorbehalt der Zeichnung des die Sache
abschließenden Entwurfs mit Zeichnungsbefugnis
für die Vertreterin oder den Vertreter
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7. Registrierung
Registrieren ist das Erfassen von Merkmalen (Metainformationen) zu Dokumenten,
Vorgängen, Akten und Aktenbeständen (§ 3 RegR). Aktenrelevantes Schriftgut ist möglichst
unmittelbar in das DMS aufzunehmen. Die Dokumente werden zu einem Sachverhalt bzw.
zu einer Arbeitsaufgabe in Sachakten gesammelt registriert.
Akten und Vorgänge - sowohl in Papierform als auch im DMS - sind erst dann anzulegen,
wenn tatsächlich Schriftgut vorliegt. Die Anlage ist ausschließlich den MA SGV vorbehalten.
Bei der Bildung ist darauf zu achten, dass der Umfang der hierzu anfallenden Dokumente
einen Stehordner nach Möglichkeit nicht überschreitet.
Aktenrelevanz
Aktenrelevant sind Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen
Bearbeitungsschritte dann, wenn sie
• zum späteren Nachweis der Vollständigkeit,
• zur Nachvollziehbarkeit und
• für die Transparenz des Verwaltungshandelns
innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter
Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit
verstanden.
Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten können sich aus Rechtsvorschriften ergeben
(z. B. §§ 99 VwGO, 623 BGB, 33, 33a HGrG). Darüber hinaus können die folgenden Fragen
eine Entscheidungshilfe sein:
• Ist der Nachweis des Verwaltungshandelns bzw. der Geschäftstätigkeit notwendig?
• Ist ein Nachweis für den Nachvollzug von Entscheidungen notwendig?
• Besteht eine Pflicht zur Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns bzw. der
Geschäftstätigkeit gegenüber Vorgesetzten und/oder Dritten?
• Erfolgen mit dem Inhalt des Schriftstücks Eingriffe in die Rechte Dritter?
• Besteht das Risiko, dass das Schriftstück als Beweisstück in einem Gerichts-
verfahren benötigt wird oder aus dem bearbeiteten Geschäftsvorfall sich potenziell
ein Gerichtsverfahren ergeben kann (Prozessrisiko)?
• Handelt es sich bei dem betreffenden Geschäftsvorfall um finanziell wirksame
Maßnahmen?
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Als nicht aktenrelevant gelten z. B.:
• unaufgefordert eingesandte Angebote
• Bücher
• Raumreservierungen
• Bürogegenstände und Ähnliches
• Werbesendungen
• Amtsblätter und Ähnliches
• Zeitungsausschnitte und
• statistische Berichte allgemeiner Art
Weitere Hinweise zur Aktenrelevanz können dem Merkblatt Bürodienste - Aktenmäßigkeit
und Aktenrelevanz entnommen werden.
Über die Aktenrelevanz entscheidet die/der zuständige Bearbeiterin/Bearbeiter, da nur sie/er
die Bedeutung des Inhalts im Kontext der von ihr/ihm bearbeiteten Aufgaben beurteilen kann.
Bei der Entscheidung über die Aktenrelevanz sollte die Registratur die Beschäftigten
unterstützen.
Schriftstücke, bei denen die Aktenrelevanz zum Zeitpunkt der Registrierung nicht eindeutig
festgestellt werden kann, die jedoch im Rahmen der Bearbeitung potenziell aktenrelevant
werden können, werden „weglegen“ verfügt. In der Frist von maximal zwei Jahren
(ausgehend vom Weglege-Datum) kann dann endgültig über die Aktenrelevanz entschieden
werden.
Aktentypen
Im BMF werden Einzel-, Sammel- und Sondersachakten sowie Fallakten verwendet. Sie
werden nach Betreffseinheiten gebildet und erhalten ein Geschäftszeichen (Gz.) und eine
präzise Inhaltsbezeichnung. In diesen Akten enthaltene Dokumente erhalten dieses
Geschäftszeichen. Einzel- und Sammelsachakten können in Vorgänge untergliedert sein, für
die das Gleiche gilt.
7.2.1 Einzelsachakte
Die Einzelsachakte umfasst Schriftgut zu einem eng umrissenen Sachverhalt oder zu einer
Maßnahme. Sie wird auf Anforderung der/des federführenden Bearbeiterin/Bearbeiters durch
die/den MA SGV angelegt. Vor dem Anlegen von Einzelsachakten ist stets zu prüfen, ob das
Schriftgut bereits vorhandenen Einzelsachakten - ggf. durch Änderung der
Inhaltsbezeichnung - zugeordnet werden kann.
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7.2.2 Sammelsachakte
Schriftstücke, die den Ordnungsaufwand einer Einzelsachakte nicht oder noch nicht
rechtfertigen, werden in Sammelsachakten zusammengefasst und aufbewahrt. Fällt hierzu
später weiteres Schriftgut an, können diese Schriftstücke aus den Sammelsachakten zur
Bildung von Einzelsachakten entnommen und dort zusammengeführt werden. Eine direkte
Dokumentenablage ist in Sammelsachakten nicht möglich, daher werden Dokumente dort in
Vorgängen gesammelt.
7.2.3 Sondersachakte
Eine Sondersachakte ist eine Zusammenfassung von Schriftstücken aus einer
Einzelsachakte, die zur Erleichterung des Bearbeitens und Verwaltens geordnet wird.
Hinsichtlich der Sondersachakte werden zwei Arten der Aktenbildung unterschieden:
a) Klassifizierte Sondersachakten
Bei der klassifizierten Sondersachakte wird das Geschäftszeichen um eine römische Ziffer
ergänzt, deren Bedeutung einheitlich vorgegeben ist:
I Schriftstücke von vorübergehender Bedeutung (soweit nicht II bis VII)
II Eingaben, Anfragen, vereinzelte Fälle
III Berichte, Stellungnahmen
IV Veröffentlichungen, Presseäußerungen
V Gutachten, Entscheidungen
VI thematische Materialzusammenstellungen
VII Statistiken
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b) Nichtklassifizierte Sondersachakten
Lässt sich eine notwendige Sondersachakte nicht gemäß o. g. Tabelle klassifizieren, erhält
diese eine arabische Ziffer als Unterscheidungsmerkmal, deren Bedeutung frei wählbar ist.
7.2.4 Fallakte
Fallakten werden ausschließlich für Personalakten angelegt. Es handelt sich um
Einzelsachakten, die in großer Zahl anfallen, immer gleichen Verfahren der Bearbeitung
unterliegen und sich voneinander nur durch ein formales Merkmal (z. B. Name)
unterscheiden.
Vorgang
Akten können in Vorgänge unterteilt werden. Ein Vorgang ist die kleinste Sammlung von
zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls. Die
Bildung eines Vorgangs dient einer bearbeitungsgerechten, übersichtlichen und einfachen
Bereitstellung des zu bearbeitenden Schriftguts.
Es werden zwei Arten von Vorgängen unterschieden:
7.3.1 Zugeordnete Vorgänge
Der Vorgang übernimmt bei Anlage das Geschäftszeichen der Akte ergänzt um eine durch
Doppelpunkt abgetrennte fortlaufende dreistellige Nummer. Diese dient der Unterscheidung
der Vorgänge und ist Bestandteil des Geschäftszeichens.
Beispiele:
R X 1 - O 1075/22/10047 :001 Controllingbericht 1. Halbjahr
R X 1 - O 1075/22/10047 :002 Controllingbericht 2. Halbjahr
7.3.2 Freie Vorgänge
a) Leitungsschriftgut
Freie Vorgänge beinhalten Leitungsdokumente bzw. Metadaten von diesen, die auf dem
Dienstweg elektronisch bis zur betroffenen Registratur weitergeleitet werden (siehe
Kapitel 13.3 Behandlung von Eingängen aus dem Leitungsbereich). Sie erhalten als
Bezeichnung das Kürzel der OE, eine laufende Nummer sowie die Jahreszahl.
Beispiel:
LCB - 203/2022
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In der Registratur wird der Vorgang einer Sachakte zugeordnet und übernimmt damit das
Geschäftszeichen der Akte. Das LCB kann auch nach Zuordnung nach dem Verbleib
recherchieren und ggf. automatisiert eine Erledigung anmahnen.
b) Urschriftliche Abgabe
Zur urschriftlichen Abgabe bereits registrierter Dokumente werden ebenfalls freie Vorgänge
genutzt: Hierbei müssen die Papierdokumente über die/den MA SGV an die aufnehmende
OE gesandt werden.
Beispiel:
R X 1 - 27/2022
1 2 3 Ein bereits registriertes Dokument, das auf Grund der Zuständigkeit
urschriftlich abgegeben werden soll, wird über die/den MA SGV an die
aufnehmende Stelle übermittelt.
Die/Der MA SGV erstellt im DMS in seinem Arbeitskorb einen freien Vorgang,
in den das Dokument verschoben wird.
Sie/Er verfügt den freien Vorgang an den BSB-Gruppenarbeitskorb der
aufnehmenden OE und übermittelt das Papierdokument an die Leitung der
zuständigen OE.
Die Leitung der aufnehmenden OE verfügt den Eingang und leitet ihn über
die/den MA SGV an die/den zuständige/n Bearbeiterin/Bearbeiter weiter.
Die/Der MA SGV der aufnehmenden OE verschiebt das Dokument gemäß
der Verfügung in eine Sachakte oder einen Vorgang und löst den freien
Vorgang anschließend auf.
Geschäftszeichenbildung
7.4.1 Aktenplan
Der Aktenplan bildet die grundsätzliche und organisationsunabhängige Aufgabenstruktur
einer Behörde ab. Er ist auf das übersichtliche und systematische Ordnen, Registrieren und
Bereitstellen des Schriftguts ausgerichtet und besteht aus bis zu fünf Gliederungsebenen.
Erste Stufe ist die Hauptgruppe (z. B. S Bundes- und Landesssteuern), dann folgen die
Obergruppe (z. B. S 0 Abgabenordnung), die Gruppe (z. B. S 01 Einleitende Vorschriften),
ggf. die Untergruppe (z. B. S 010 Anwendungsbereich) und die Betreffseinheit (z. B. S 0113
Amtsträger). Ausschließlich auf dieser untersten Gliederungsstufe erfolgt die Aktenbildung.
Hierdurch wird die einheitliche Erfassung von Schriftgut eines bestimmten Sachverhalts
sowohl hausweit als auch im nachgeordneten Bereich gewährleistet.
Betreffseinheiten sind grundsätzlich mit allgemein formulierten Oberbegriffen zu versehen.
Unterhalb der Betreffseinheiten können dann beliebig viele Einzelsachakten mit detaillierten
Titeln gebildet werden.
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Die Erweiterung des Aktenplans ist primär auf Sachverhalte zu beschränken, die
Daueraufgaben darstellen. Dadurch soll die Übersichtlichkeit des Aktenplans gewahrt
bleiben. Zeitlich befristete Aufgaben finden keine Berücksichtigung im Aktenplan; sie sind in
Form von Einzelsachakten darzustellen.
Die Fortschreibung des Aktenplans obliegt OBA. Die Beantragung sämtlicher Änderungen
im Aktenplan ist mit dem Formular Änderungen im Aktenplan über die zuständigen FAP
elektronisch an OBA (OBA@bmf.bund.de) weiterzuleiten. OBA entscheidet nach Prüfung
über den Antrag.
7.4.2 Geschäftszeichen
Mit der Anlage der Sachakte wird ein Geschäftszeichen vergeben. Dieses besteht aus:
• der zuständigen OE, z. B. R X 1
• der Betreffseinheit, z. B. O 1075
• einer zweistelligen Jahreszahl, z. B. /22 und
• einer fünfstelligen Ordnungsnummer, z. B. /10047
Beispiel:
R X 1 - O 1075/22/10047
Besonderheiten ergeben sich in folgenden Fällen:
Sammelsachakten:
Das Jahr der Anlage und die fünfstellige Ordnungsnummer entfallen. An ihre Stelle tritt die 0,
die sich beim ersten Verwenden einer Betreffseinheit im Referat automatisch bildet.
Beispiel:
R X 1 - O 1075/0
Sondersachakten:
Beispiele:
klassifizierte Sondersachakte R X 1 - O 1075/22/10047-III
nichtklassifizierte Sondersachakte R X 1 - O 1075/22/10047-01
Personal-/Fallakten:
Das Geschäftszeichen besteht aus:
• der zuständigen OE Z A 2 a
• bei Beamtinnen/Beamten der Kennzeichnung der Laufbahngruppe, z. B. für den
höheren Dienst P I
• dem/den Anfangsbuchstaben des Nachnamens
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