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15. Regelungen zum E-Mail-Verkehr

        Grundsätzliches
Die Regelungen gelten für den gesamten E-Mail-Verkehr des BMF, sowohl intern als auch
extern (z. B. mit Bürgern, Unternehmen und andere Behörden). Im amtlichen Schriftverkehr
sind elektronische Eingänge und solche in Papierform grundsätzlich gleich zu behandeln.
Besondere gesetzliche Formerfordernisse (z. B. Schriftform) bleiben davon unberührt. Ein
paralleler Versand in Papierform erfolgt nur, wenn besondere Gründe (insbesondere
gesetzliche Erfordernisse) hierfür vorliegen:
   • der interne und externe Schriftverkehr ist per E-Mail zu führen (Papierschriftverkehr
       nur im Ausnahmefall)
  •   der Verteiler (Empfänger im „An-Feld“ und „Cc-Feld“) ist auf tatsächliche
      Zuständigkeiten lt. GVPl zu begrenzen, die Federführung ggf. vorab festzulegen
  •   es besteht eine Weiterleitungsverpflichtung bei Unzuständigkeit
  •   elektronische Dokumente sind elektronisch weiterzuleiten



        E-Mail-Postfächer
  •   Das Referats-/Projektpostfach ist der Regeladressat. Ein Eingang hier gilt als
      offizieller Zugang.
  •   Die Versendung an persönliche Adressaten erfolgt nur in Ausnahmefällen, z. B. an
      Verbindungsbeauftragte der Abteilungen.
  •   Die Leitung der OE trägt die Verantwortung für die Bearbeitung der Eingänge im
      Postfach der OE. Sie legt die Zugriffsberechtigungen fest. Die regelmäßige Kontrolle
      des Postfachs erfolgt durch die Zugriffsberechtigten (siehe Kapitel 5.2.3).
  •   Für das persönliche E-Mail-Postfach ist bei eigener Abwesenheit der Abwesenheits-
      assistent zu aktivieren.




        Gestaltung der E-Mail
Adressen:
  •   Es sind organisationsspezifische E-Mail-Adressen für Absender und Empfänger
      (z. B. „Referat Z A 1“) zu verwenden.
      Die Adressaten sollen für alle Empfänger sichtbar sein.




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Cc-Empfänger („Cc-Feld“):
Eine nachrichtliche Beteiligung dient nur der Information. Verbindliche Folgen für die
Empfänger sind hiermit nicht verbunden. Sie ist auf das Notwendige zu beschränken.

Bcc-Empfänger („Bcc“-Feld):
Über das Feld „Bcc“ Angeschriebene sind für andere Empfänger dieser E-Mail nicht sichtbar.
Wegen der fehlenden Transparenz ist die „Bcc“-Adressierung grundsätzlich nicht zu
verwenden. Die Auswahl dieses Feldes ist auf besondere Ausnahmefälle, z. B. zur
Vermeidung von Spam oder aus Datenschutzgründen (etwa beim Versand an mehrere,
einander unbekannte, externe Empfänger) zu beschränken.

Betreff („Betreff-Feld“):
  • Neben eindeutigen inhaltlichen Angaben soll eine mögliche Anforderung konkret
       formuliert werden (z. B. Prüfung Kaufvertrag mit ABC GmbH vom <Datum>,
       Stellungnahme zum Entwurf Gesetz XY, Mitzeichnung Sprechzettel RPA …).
  • Es sind sinnvolle Angaben zur Dringlichkeit bzw. Bedeutung der Angelegenheit
       (z. B. Bearbeitungs- und Reaktionsfristen) aufzunehmen.

Textfeld:
  • Jede aktenrelevante E-Mail ist mit einem Geschäftszeichen zu versehen, das im
      Textfeld der Nachricht vorangestellt wird.
  • Um dem Empfänger eine Zuordnung zu erleichtern, ist ein ggf. zu nennender Bezug
      dem Text der E-Mail voranzustellen.
  • Für Anreden, Grußformeln, Zeichnungsbefugnis und Zeichnungsformen sind die
      Regeln für Schreiben in Papierform anzuwenden.
  • Die Texte sind prägnant und höflich unter Beachtung der deutschen
      Rechtschreibung (ggf. automatisierte Rechtschreibprüfung) zu formulieren.
  •   Die Textformulierung soll das konkrete Anliegen wiedergeben (z. B. Mitzeichnung,
      Prüfung, Stellungnahme, Kenntnisnahme). Ggf. sollte dabei auf bestimmte
      Passagen in Anlagen hingewiesen werden.




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Anlagen:
  • Die Anzahl der Anlagen einer E-Mail soll auf das notwendige Maß beschränkt
      werden. Anlagen mit hoher Speicherkapazität sollen nur dann komprimiert werden,
      wenn anderenfalls das erlaubte Datenvolumen überschritten wird.
  • Schachtelanlagen/-E-Mails (weitere Anlagen/E-Mails in Anlagen [z. B. Word-Dateien]
      bzw. E-Mails) sind nicht zulässig, da sie bei einer späteren elektronischen Abgabe
      an das Archiv nicht dauerhaft über das Format „PDF/A“ lesbar gemacht werden
      können.
  • Der Import von Zip-Ordnern in das DMS ist nicht zulässig. Entsprechende Ordner
      sind vorher zu entpacken und die Dateien in das DMS zu importieren.
      Zur Aufbewahrung von Zip-Ordnern können bei Bedarf andere temporäre Ablagen
      (z. B. SharePoint, Fileserver) genutzt werden.
  • Die Anlagen werden logisch sortiert und eindeutig benannt; auf die Anlagen soll im
      Text der E-Mail hingewiesen werden.
  • Anlagen sind grundsätzlich in Standard-Datenaustauschformaten beizufügen.
  • Zu ändernde Schriftstücke sind als Word-Dokumente mit aktivierter
      Überarbeitungsfunktion beizufügen.
  • Die Versendung erfolgt unter Beachtung des Geheim- und Datenschutzes.


Signatur:

  •   Für den Versand offizieller elektronischer Nachrichten an Externe steht für alle
      Beschäftigten eine einheitliche E-Mail-Signatur zur Verfügung, die verbindlich zu
      verwenden ist. Sie wird automatisch aus den Daten des Personalverwaltungs-
      systems (PVS) in Outlook generiert und kann dort per Klick auf „Signaturen“ genutzt
      werden. Eine Korrektur ist bei Bedarf möglich. Bei Abteilungs-/Referatswechsel ist
      von den Beschäftigten eigenständig eine Anpassung vorzunehmen; es erfolgt keine
      automatische Änderung. In Outlook sind Signaturen auf Deutsch und Englisch nach
      folgendem Muster hinterlegt:




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              Vorname Nachname
              Bundesministerium der Finanzen
              Referat/Projekt R X 1 | Funktion und/oder Referatsbezeichnung
              [Beispiel: Referat L C 3 |Leitung Öffentlichkeitsarbeit]
              Wilhelmstraße 97, 10117 Berlin

              Festnetz:     +49 (0) 30 18682-XXXX
              Mobil:        +49 (0) XXXXX

              E-Mail:       Vorname.Nachname@bmf.bund.de
              Internet:     www.bundesfinanzministerium.de




  •    Die Signatur kann individuell ergänzt werden, z. B. durch Nennung der
       Fachabteilung oder nähere Erläuterungen zum Aufgabeninhalt.
  •    Wichtig: Um eine korrekte Anzeige der Signatur bei den Adressaten zu
       gewährleisten, muss die E-Mail im HTML-Format versandt werden; dies ist
       händisch anzupassen, da nicht standardmäßig voreingestellt.



Bei hausinternen E-Mails ist diese Standardsignatur zu verwenden:



              Vorname Nachname
              Funktion und/oder Referatsbezeichnung (optional)
              [Beispiel: Leitung Öffentlichkeitsarbeit]
              ________________
              Referat/Projekt R X 1
              Durchwahl: XXXX




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16. Aussonderung/Archivierung

        Allgemeines
Nicht mehr laufend benötigtes Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist noch nicht
abgelaufen ist, wird unmittelbar an das Zwischenarchiv des Bundesarchivs abgegeben.
Ausgesondert werden nur Akten und Vorgänge, die durch eine ZdA-Verfügung (siehe
Kapitel 12 Schlussverfügungen) abgeschlossen wurden. Das Zwischenarchiv nimmt die
Funktion einer Altaktenregistratur für das BMF wahr. Die Aussonderung dient der
Reduzierung des in der Registratur aufbewahrten Schriftguts, um den Zugriff hierauf zu
beschleunigen und die Kosten für Raum- und Speicherbedarf zu reduzieren. Das
Schriftgut wird im Zwischenarchiv bis zum Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist verwahrt und
für die Ausleihe an die abgebende Stelle bereitgestellt. Veränderungen an diesem
Schriftgut, wie z. B. die Entnahme oder das Hinzufügen von Schriftstücken, sind
nicht gestattet. Anforderungen von Akten/Vorgängen aus dem Zwischenarchiv können
über die FAP erfolgen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Schriftgut gemäß § 5 (1) BArchG dem
Bundesarchiv angeboten. Es entscheidet im Benehmen mit dem BMF über die
Archivwürdigkeit. Archivwürdiges Schriftgut geht in die Verfügungsgewalt des
Bundesarchivs über, nicht archivwürdiges Schriftgut wird vernichtet.

        Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Schriftgut noch für einen
Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Sie bezieht sich auf Akten oder Vorgänge und
beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist
(letztes ZdA-Datum). Die Aufbewahrung endet mit dem Ablauf des durch die Frist
bestimmten Kalenderjahres.
Die OE legt bereits während der Bearbeitung in Abstimmung mit der/dem MA SGV eine
Aufbewahrungsfrist fest. Einen Überblick über die Höchstfristen ermöglicht das Dokument
Archivierung - Orientierungswerte Aufbewahrungsfristen (Schriftgut).

        Aussonderung von papiergebundenem Schriftgut
Die Zuständigkeit für die Durchführung der Aktenaussonderung liegt bei der/dem
MA SGV, für die sachgerechte Aussonderung der Akten ist die Mitwirkung der OE
unabdingbar. Die Koordinierung der Aussonderung obliegt den FAP, die sich mit
OBA-Altaktenregistratur abstimmen.




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Abweichend vom Grundsatz, dem Bundesarchiv das gesamte Schriftgut anzubieten, kann
in folgenden Fällen die Vernichtung von Schriftgut durch die MA SGV vorgenommen
werden:
   • Schriftgut von offensichtlich geringer Bedeutung. Dazu zählt nur kurzfristig
       aufzubewahrendes Schriftgut, insbesondere Weglegesachen. Derartiges
       Schriftgut ist gegenüber dem Bundesarchiv nicht anzubieten.
  •    nicht mehr benötigte Handakten
  •    Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und das nicht mehr benötigt
       wird, kann auf Antrag (siehe Hinweis Archivierung - Vernichtung von Schriftgut)
       nach schriftlicher Zustimmung des Bundesarchivs vernichtet werden.

16.3.1 Aussonderung von papiergebundenem Schriftgut (LIMA-Akten)

Der Ablauf einer Abgabe der in Berlin befindlichen LIMA-Akten gliedert sich wie folgt:

  •    MA SGV informiert OBA-Altaktenregistratur per Mail über die bevorstehende
       Aktenabgabe, die vorab mit der OE abgestimmt ist.
  •    MA SGV führt unter Beteiligung von OBA-Altaktenregistratur eine Prüfung der
       Abgabefähigkeit der abzugebenden Akten unter Berücksichtigung der folgenden
       Kriterien durch:
       o Abschluss der abzugebenden Akten durch ZdA-Verfügung
       o   Ordnungsgemäße Heftung (keine losen Blätter)
       o   Vollständigkeit der Akten
       o   Korrekte Beschriftung der Aktenrücken (Bürodienste - Ordner- bzw.
           Aktenrücken, Hinweise zur Beschriftung)

  •    OBA-Altaktenregistratur erstellt ein Abgabeverzeichnis (Abgabe von Schriftgut an
       das Zwischenarchiv (Verzeichnis))und mit Hilfe der/des MA SGV ein Vorblatt
       (Abgabe von Schriftgut an das Zwischenarchiv (Vorblatt)).
  •    MA SGV leitet den Ausdruck des Abgabeverzeichnisses mit Vorblatt der Leitung
       der abgebenden OE zur Zustimmung zu.
  •    Die Leitung der OE bestätigt das Abgabeverzeichnis durch Unterschrift auf dem
       Vorblatt und bestimmt die Aufbewahrungsfrist in Jahren ausgehend vom letzten
       ZdA-Datum.
  •    MA SGV übersendet das endgültige Abgabeverzeichnis per Mail und in
       Papierform an OBA-Altaktenregistratur.
  •    MA SGV unterstützt OBA-Altaktenregistratur beim Verpacken der Akten.




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  •   OBA-Altaktenregistratur versendet die Abgabeverzeichnisse, Vorblätter und die
      abzugebenden Akten an das Zwischenarchiv.
  • Das Zwischenarchiv ergänzt die Abgabeverzeichnisse um die Archiv-Signaturen
      und sendet diese an OBA-Altaktenregistratur zurück.
  • OBA-Altaktenregistratur versendet die Abgabeverzeichnisse mit den Archiv-
      Signaturen an die/den zuständige/n MA SGV und die FAP.
  Für die in Bonn befindlichen LIMA-Akten ist die Abgabe vergleichbar organisiert,
  jedoch ohne Einbindung der OBA-Altaktenregistratur.

16.3.2 Aussonderung von papiergebundenem Schriftgut (DOMEA-Akten)

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Abgabe von DOMEA-Papierakten finden
Sie auf der Intranet-Seite von OBA.



        Abgabe von Schriftgut an andere Stellen
Die Schriftgutverwaltung hat einen Nachweis des in der Behörde entstandenen Schriftguts
zu führen, damit dessen Verbleib jederzeit nachvollzogen werden kann. Dies gilt auch für
Schriftgut, das abzugeben ist an:

  •   ein anderes Bundesministerium infolge einer Aufgabenverschiebung auf Grund
      eines Organisationserlasses der/des Bundeskanzlerin/Bundeskanzlers oder einer
      interministeriellen Vereinbarung
  •   eine nachgeordnete Behörde infolge Aufgabenabschichtung
  •   eine privatrechtliche Stelle

Hierbei ist Folgendes zu beachten:

  •   Abgabe des für die laufende Bearbeitung benötigten Schriftguts an die
      zuständige Stelle zusammen mit einem Übergabeverzeichnis
  •   Abgabe des für die weitere Bearbeitung nicht laufend benötigten Schriftguts an
      das Zwischenarchiv mit einer Mitteilung, welche dieser abgegebenen Altakten
      von der zuständigen Stelle eingesehen werden dürfen
  •   Ggf. Mitteilung an die zuständige Stelle, welche bereits vorher an das
      Zwischenarchiv abgegebenen Altakten von ihr eingesehen werden dürfen,
      zusätzlich Mitteilung darüber an das Bundesarchiv




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Soweit die neue Stelle keine Behörde in der Zuständigkeit des Bundesarchivs ist, ist auch
im Benehmen mit diesem die archivische Zuständigkeit für das übergebene und künftig
entstehende Schriftgut neu festzulegen.

Die Abgabe richtet sich nach dem in Kapitel 16.3 beschriebenen Verfahren. Bei der
Abgabe von Schriftgut an andere Stellen ist OBA zu beteiligen.




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17. Amtliche Beglaubigungen von
    Dokumenten und Unterschriften
Amtliche Beglaubigungen von Dokumenten und Unterschriften sind ausschließlich den
dafür vorgesehenen Beschäftigten des Referats Z A 7 vorbehalten (siehe
Geschäftsverteilungsplan) und sind von Reinschriftbeglaubigungen zu unterscheiden.
Jede Behörde ist befugt, Abschriften von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, zu
beglaubigen (§ 33 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz - VwVfG).

Das BMF ist außerdem befugt,
           Abschriften, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder die
           Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, sofern nicht durch
           Rechtsvorschrift die Erteilung solcher beglaubigter Abschriften anderen
           Behörden ausschließlich vorbehalten ist (§ 33 Abs. 1 Satz 2 VwVfG i. V. m.
           § 1 Beglaubigungsverordnung)
           Unterschriften und Handzeichen (§ 34 VwVfG i. V. m. § 1 Beglaubigungs-
           verordnung)
amtlich zu beglaubigen.

Zu Nr. 1:
Ist die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt, so wird im Beglaubigungsvermerk ein
Hinweis auf den Verwendungszweck (Vorlage bei einer bestimmten Behörde) vorgesehen
(§ 33 Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 VwVfG).
Nicht beglaubigt werden dürfen Abschriften, wenn Umstände zu der Annahme
berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt
werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Schriftstück Lücken,
Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder
Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der
Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstücks aufgehoben ist
(§ 33 Abs. 2 VwVfG).

Zu Nr. 2:
Zulässig ist die Bestätigung anderer als in amtlicher Eigenschaft von den Angehörigen
des BMF geleisteter Unterschriften, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei
einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der aufgrund einer Rechtsvorschrift das
unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird.




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Die Unterschrift wird grundsätzlich nur beglaubigt, wenn sie in Gegenwart der/des
beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt wird (§ 34 Abs. 2 VwVfG).
Unzulässig ist die amtliche Beglaubigung von Unterschriften ohne zugehörigen Text sowie
von     Unterschriften,      die     der    öffentlichen     Beglaubigung     bedürfen
(§ 34 Abs. 1 Satz 2 VwVfG).




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