buerodienste-vv-bmf3
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Schriftgutanordnung“
VI A 2/OBA
Vorname Nachname
Bundesministerium der Finanzen
Referat/Projekt R X 1 | Funktion und/oder Referatsbezeichnung
[Beispiel: Referat L C 3 |Leitung Öffentlichkeitsarbeit]
Wilhelmstraße 97, 10117 Berlin
Festnetz: +49 (0) 30 18682-XXXX
Mobil: +49 (0) XXXXX
E-Mail: Vorname.Nachname@bmf.bund.de
Internet: www.bundesfinanzministerium.de
• Die Signatur kann individuell ergänzt werden, z. B. durch Nennung der
Fachabteilung oder nähere Erläuterungen zum Aufgabeninhalt.
• Wichtig: Um eine korrekte Anzeige der Signatur bei den Adressaten zu
gewährleisten, muss die E-Mail im HTML-Format versandt werden; dies ist
händisch anzupassen, da nicht standardmäßig voreingestellt.
Bei hausinternen E-Mails ist diese Standardsignatur zu verwenden:
Vorname Nachname
Funktion und/oder Referatsbezeichnung (optional)
[Beispiel: Leitung Öffentlichkeitsarbeit]
________________
Referat/Projekt R X 1
Durchwahl: XXXX
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 53 von 64
Projekt E-Akte OBA
16. Aussonderung/Archivierung
Allgemeines
Nicht mehr laufend benötigtes Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist noch nicht
abgelaufen ist, wird unmittelbar an das Zwischenarchiv des Bundesarchivs abgegeben.
Ausgesondert werden nur Akten und Vorgänge, die durch eine ZdA-Verfügung (siehe
Kapitel 12 Schlussverfügungen) abgeschlossen wurden. Das Zwischenarchiv nimmt die
Funktion einer Altaktenregistratur für das BMF wahr. Die Aussonderung dient der
Reduzierung des in der Registratur aufbewahrten Schriftguts, um den Zugriff hierauf zu
beschleunigen und die Kosten für Raum- und Speicherbedarf zu reduzieren. Das
Schriftgut wird im Zwischenarchiv bis zum Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist verwahrt und
für die Ausleihe an die abgebende Stelle bereitgestellt. Veränderungen an diesem
Schriftgut, wie z. B. die Entnahme oder das Hinzufügen von Schriftstücken, sind
nicht gestattet. Anforderungen von Akten/Vorgängen aus dem Zwischenarchiv können
über die FAP erfolgen.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Schriftgut gemäß § 5 (1) BArchG dem
Bundesarchiv angeboten. Es entscheidet im Benehmen mit dem BMF über die
Archivwürdigkeit. Archivwürdiges Schriftgut geht in die Verfügungsgewalt des
Bundesarchivs über, nicht archivwürdiges Schriftgut wird vernichtet.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Schriftgut noch für einen
Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Sie bezieht sich auf Akten oder Vorgänge und
beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist
(letztes ZdA-Datum). Die Aufbewahrung endet mit dem Ablauf des durch die Frist
bestimmten Kalenderjahres.
Die OE legt bereits während der Bearbeitung in Abstimmung mit der/dem MA SGV eine
Aufbewahrungsfrist fest. Einen Überblick über die Höchstfristen ermöglicht das Dokument
Archivierung - Orientierungswerte Aufbewahrungsfristen (Schriftgut).
Aussonderung von papiergebundenem Schriftgut
Die Zuständigkeit für die Durchführung der Aktenaussonderung liegt bei der/dem
MA SGV, für die sachgerechte Aussonderung der Akten ist die Mitwirkung der OE
unabdingbar. Die Koordinierung der Aussonderung obliegt den FAP, die sich mit
OBA-Altaktenregistratur abstimmen.
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 54 von 64
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Abweichend vom Grundsatz, dem Bundesarchiv das gesamte Schriftgut anzubieten, kann
in folgenden Fällen die Vernichtung von Schriftgut durch die MA SGV vorgenommen
werden:
• Schriftgut von offensichtlich geringer Bedeutung. Dazu zählt nur kurzfristig
aufzubewahrendes Schriftgut, insbesondere Weglegesachen. Derartiges
Schriftgut ist gegenüber dem Bundesarchiv nicht anzubieten.
• nicht mehr benötigte Handakten
• Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und das nicht mehr benötigt
wird, kann auf Antrag (siehe Hinweis Archivierung - Vernichtung von Schriftgut)
nach schriftlicher Zustimmung des Bundesarchivs vernichtet werden.
16.3.1 Aussonderung von papiergebundenem Schriftgut (LIMA-Akten)
Der Ablauf einer Abgabe der in Berlin befindlichen LIMA-Akten gliedert sich wie folgt:
• MA SGV informiert OBA-Altaktenregistratur per Mail über die bevorstehende
Aktenabgabe, die vorab mit der OE abgestimmt ist.
• MA SGV führt unter Beteiligung von OBA-Altaktenregistratur eine Prüfung der
Abgabefähigkeit der abzugebenden Akten unter Berücksichtigung der folgenden
Kriterien durch:
o Abschluss der abzugebenden Akten durch ZdA-Verfügung
o Ordnungsgemäße Heftung (keine losen Blätter)
o Vollständigkeit der Akten
o Korrekte Beschriftung der Aktenrücken (Bürodienste - Ordner- bzw.
Aktenrücken, Hinweise zur Beschriftung)
• OBA-Altaktenregistratur erstellt ein Abgabeverzeichnis (Abgabe von Schriftgut an
das Zwischenarchiv (Verzeichnis))und mit Hilfe der/des MA SGV ein Vorblatt
(Abgabe von Schriftgut an das Zwischenarchiv (Vorblatt)).
• MA SGV leitet den Ausdruck des Abgabeverzeichnisses mit Vorblatt der Leitung
der abgebenden OE zur Zustimmung zu.
• Die Leitung der OE bestätigt das Abgabeverzeichnis durch Unterschrift auf dem
Vorblatt und bestimmt die Aufbewahrungsfrist in Jahren ausgehend vom letzten
ZdA-Datum.
• MA SGV übersendet das endgültige Abgabeverzeichnis per Mail und in
Papierform an OBA-Altaktenregistratur.
• MA SGV unterstützt OBA-Altaktenregistratur beim Verpacken der Akten.
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 55 von 64
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• OBA-Altaktenregistratur versendet die Abgabeverzeichnisse, Vorblätter und die
abzugebenden Akten an das Zwischenarchiv.
• Das Zwischenarchiv ergänzt die Abgabeverzeichnisse um die Archiv-Signaturen
und sendet diese an OBA-Altaktenregistratur zurück.
• OBA-Altaktenregistratur versendet die Abgabeverzeichnisse mit den Archiv-
Signaturen an die/den zuständige/n MA SGV und die FAP.
Für die in Bonn befindlichen LIMA-Akten ist die Abgabe vergleichbar organisiert,
jedoch ohne Einbindung der OBA-Altaktenregistratur.
16.3.2 Aussonderung von papiergebundenem Schriftgut (DOMEA-Akten)
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Abgabe von DOMEA-Papierakten finden
Sie auf der Intranet-Seite von OBA.
Abgabe von Schriftgut an andere Stellen
Die Schriftgutverwaltung hat einen Nachweis des in der Behörde entstandenen Schriftguts
zu führen, damit dessen Verbleib jederzeit nachvollzogen werden kann. Dies gilt auch für
Schriftgut, das abzugeben ist an:
• ein anderes Bundesministerium infolge einer Aufgabenverschiebung auf Grund
eines Organisationserlasses der/des Bundeskanzlerin/Bundeskanzlers oder einer
interministeriellen Vereinbarung
• eine nachgeordnete Behörde infolge Aufgabenabschichtung
• eine privatrechtliche Stelle
Hierbei ist Folgendes zu beachten:
• Abgabe des für die laufende Bearbeitung benötigten Schriftguts an die
zuständige Stelle zusammen mit einem Übergabeverzeichnis
• Abgabe des für die weitere Bearbeitung nicht laufend benötigten Schriftguts an
das Zwischenarchiv mit einer Mitteilung, welche dieser abgegebenen Altakten
von der zuständigen Stelle eingesehen werden dürfen
• Ggf. Mitteilung an die zuständige Stelle, welche bereits vorher an das
Zwischenarchiv abgegebenen Altakten von ihr eingesehen werden dürfen,
zusätzlich Mitteilung darüber an das Bundesarchiv
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 56 von 64
Projekt E-Akte OBA Soweit die neue Stelle keine Behörde in der Zuständigkeit des Bundesarchivs ist, ist auch im Benehmen mit diesem die archivische Zuständigkeit für das übergebene und künftig entstehende Schriftgut neu festzulegen. Die Abgabe richtet sich nach dem in Kapitel 16.3 beschriebenen Verfahren. Bei der Abgabe von Schriftgut an andere Stellen ist OBA zu beteiligen. VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 57 von 64
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17. Amtliche Beglaubigungen von
Dokumenten und Unterschriften
Amtliche Beglaubigungen von Dokumenten und Unterschriften sind ausschließlich den
dafür vorgesehenen Beschäftigten des Referats Z A 7 vorbehalten (siehe
Geschäftsverteilungsplan) und sind von Reinschriftbeglaubigungen zu unterscheiden.
Jede Behörde ist befugt, Abschriften von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, zu
beglaubigen (§ 33 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz - VwVfG).
Das BMF ist außerdem befugt,
Abschriften, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder die
Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, sofern nicht durch
Rechtsvorschrift die Erteilung solcher beglaubigter Abschriften anderen
Behörden ausschließlich vorbehalten ist (§ 33 Abs. 1 Satz 2 VwVfG i. V. m.
§ 1 Beglaubigungsverordnung)
Unterschriften und Handzeichen (§ 34 VwVfG i. V. m. § 1 Beglaubigungs-
verordnung)
amtlich zu beglaubigen.
Zu Nr. 1:
Ist die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt, so wird im Beglaubigungsvermerk ein
Hinweis auf den Verwendungszweck (Vorlage bei einer bestimmten Behörde) vorgesehen
(§ 33 Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 VwVfG).
Nicht beglaubigt werden dürfen Abschriften, wenn Umstände zu der Annahme
berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt
werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Schriftstück Lücken,
Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder
Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der
Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstücks aufgehoben ist
(§ 33 Abs. 2 VwVfG).
Zu Nr. 2:
Zulässig ist die Bestätigung anderer als in amtlicher Eigenschaft von den Angehörigen
des BMF geleisteter Unterschriften, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei
einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der aufgrund einer Rechtsvorschrift das
unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird.
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 58 von 64
Projekt E-Akte OBA Die Unterschrift wird grundsätzlich nur beglaubigt, wenn sie in Gegenwart der/des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt wird (§ 34 Abs. 2 VwVfG). Unzulässig ist die amtliche Beglaubigung von Unterschriften ohne zugehörigen Text sowie von Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung bedürfen (§ 34 Abs. 1 Satz 2 VwVfG). VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 59 von 64
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18. Glossar
Ablegen/ Einbringen von Schriftgut in Schriftgutbehälter bzw. Import und
Aufbewahren Speicherung im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Akte Geordnete Zusammenfassung von Dokumenten ähnlichen Inhalts
mit eigenem Geschäftszeichen und eigener Inhaltsbezeichnung (vgl.
Sachakte)
Aktenbildung Erfolgt grundsätzlich auf der Ebene der Betreffseinheit. Im BMF
entspricht die Betreffseinheit der untersten Gliederungsstufe, die die
Registraturrichtlinie zulässt: Fünfte Ebene = Buchstabe(n) und vier
Ziffern. Wegen dieser sehr tiefen Gliederung verkörpern die hier
verwendeten Betreffseinheiten an sich schon sehr fein abgegrenzte
Themengebiete, zu denen beliebig viele Akten nach Bedarf gebildet
werden können.
Aktenrelevanz Dokumente sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren
Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die
Transparenz des Verwaltungshandelns auch gegenüber Dritten
beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird die
langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit verstanden.
Akten(bestands)- Detaillierte Aufstellung aller Sachakten/Vorgänge einschließlich
verzeichnis hierzu erforderlicher Angaben (z. B. Aktentitel, Laufzeiten,
Geschäftszeichen, etc.), geordnet nach Betreffseinheiten je OE; in
elektronischer Form als Aktendatei bezeichnet
Aktenführende Stelle OE, aus deren Tätigkeit das zu verwaltende Schriftgut entsteht
Aktenplan Sachsystematischer an den behördlichen Aufgaben orientierter
grober Ordnungs- und Registrierungsrahmen für das Bilden und
Kennzeichnen von Akten; Darstellung der organisations-
unabhängigen Aufgabenstruktur einer Behörde in Oberbegriffen; in
elektronischer Form als Aktenplandatei bezeichnet. Im BMF wird
unterschieden zwischen dem Aktenplan für die Finanzverwaltung
(gilt auch im nachgeordneten Bereich) und dem Hausaktenplan
(siehe dort).
Aktenplankennzeichen Bezeichnung einer Position/Ebene/Stufe der Gliederung im
Aktenplan, insgesamt sind fünf Stufen möglich: Hauptgruppe
(O Organisation und Verwaltung), Obergruppe (O 1), Gruppe
(O 12), Untergruppe (O 120), Betreffseinheit (O 1200)
Aktenzeichen auch Vorgangszeichen: Betreffseinheit plus Jahreszahl (Jahr der
Aktenanlage) und Ordnungsnummer, z. B. O 1012/22/10044, siehe
auch Geschäftszeichen
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Altregistratur OE zum Aufbewahren und Aussondern nicht mehr laufend
benötigten Schriftguts
Aufbewahrungsfrist Zeitraum, in dem Akten nach der Bearbeitung für den Zugriff
aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfristen sollten so kurz wie
möglich sein. Je nach Bedeutung des Inhalts einer Akte können
Fristen zwischen 5 bis 30 Jahren durch die entsprechenden
Bearbeiterinnen/Bearbeiter festgelegt werden.
Ausgang Jedes Schriftstück, das von einer OE aufgrund eines Eingangs oder
von Amts wegen (vAw.) erstellt wird (Antwortschreiben,
Leitungsvorlagen etc.)
Aussondern Maßnahmen, die eine Verringerung des Schriftguts bewirken,
insbesondere durch Herausnahme von Akten/Vorgängen aus der
laufenden Schriftgutverwaltung in eine besondere Einrichtung
(= Altregistratur) mit dem Ziel der Vernichtung oder Abgabe an das
zuständige Archiv
Abgabeverzeichnis Nach Formblatt zu fertigende Liste des an das Zwischenarchiv
abzugebenden Schriftguts
Behördenheftung Reihung der Schriftstücke innerhalb der/des Akte/Vorgangs
chronologisch hintereinander. Die/Der Akte/Vorgang wird bei der
Behördenheftung wie ein Buch gelesen.
Betreffseinheit Fünfte und letzte Stufe des Aktenplans, auf der die Aktenbildung
erfolgt (siehe dort); z. B. O 1000
BSB-Postfach Für MA SGV (siehe dort) eingerichtetes Postfach (z. B. RX1-
BSB@bmf.bund.de). Diese E-Mail-Adresse wird nicht im Outlook-
Adressbuch angezeigt. Sie ist ausschließlich von den Angehörigen
der OE adressierbar.
Dienstweg Vorgeschriebener Entscheidungs- und Informationsweg, der bei
dienstlichen Angelegenheiten eingehalten werden muss, damit die
Verwaltungsarbeit geordnet und nachvollziehbar ablaufen kann
DMS Dokumentenmanagementsystem; der Bereich, in dem elektronische
Dokumente in einer bestimmten Struktur erstellt, bearbeitet und
abgelegt werden können
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 61 von 64
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Dokument Einzelnes Schriftstück, papiergebunden oder elektronisch erstellt
und verwaltet (handgeschriebenes Dokument, Office-Datei, Fax,
E-Mail …). Hierzu gehören auch alle ergänzenden Angaben (z. B.
Metainformationen), die zum Verständnis der Informationen
notwendig sind (siehe § 3 RegR).
Dokumentennummer Für jedes in DOMEA® WinDesk erstellte und erfasste Dokument
wird automatisch eine eindeutige und einmalige Schriftstücknummer
gebildet, die sich zusammensetzt aus der Jahreszahl und einer
aufsteigend fortlaufenden 7-stelligen Nummer (z. B. 2022/1288947).
Die Dokumentennummer ist auf allen Papierdokumenten sichtbar
anzubringen und kann damit als eindeutiges Suchkriterium
verwendet werden.
DOMEA Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im
IT-gestützten Geschäftsgang
DOMEA® WinDesk Dokumentenmanagementsystem, das allen Beschäftigten des BMF
zur Vorgangsbearbeitung zur Verfügung steht.
E-Akte Elektronische Akte: Digitalisierte Akte, in der auf elektronischem
Weg Dokumente erstellt, bearbeitet, weitergeleitet, abgelegt und
ausgesondert werden können
Einzelsachakte Sachlich abgegrenzte Teilmenge einer Betreffseinheit; enthält
jeweils Schriftgut zu einem bestimmten Thema; Standardakte im
BMF
Eingang Jedes Schreiben, das eine OE aus dem eigenen Haus oder von
außerhalb erreicht
Fallakte Einzelsachakten, die in großer Zahl anfallen und sich voneinander
nur durch ein formales Merkmal (z. B. Name) unterscheiden;
Standardakte in nachgeordneten Behörden
Fachliche MA SGV, SGE (siehe dort) oder Vorzimmer, die/der die fachlichen
Ansprechperson (FAP) Aufgaben für die Abteilung wahrnimmt und regelt; siehe auch
Kapitel 2.2.
Geschäftsgang (GG) Der in einer behördeneigenen Geschäftsordnung geregelte Laufweg
der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls
Geschäftsvorfall Kleinste Bearbeitungseinheit im Rahmen der Aufgabenerledigung
Geschäftszeichen Das Geschäftszeichen dient dem sach- und bearbeitungsgerechten
Einordnen aktenrelevanter Dokumente und ermöglicht jederzeitigen
Rückgriff. Es wird hausweit einmalig gebildet und besteht aus der
zuständigen OE, der Betreffseinheit, dem Jahrgang und der
Ordnungsnummer der Einzelsachakte, sowie ggf. optional der
Ordnungsnummer der Sondersachakte.
Handakte Unregistrierte nicht aktenrelevante Dokumentensammlung
VV-BMF-Bürodienste Stand: November 2022 Seite 62 von 64
