Abteilung Z                                                                   November 2016
                                                                       (aktualisiert am 21.01.2019)



                            Hausinformation zur Aktenführung


Die elektronische Aktenführung im BMZ ist ein dynamischer Prozess, der von vielen
fachlichen Faktoren und auch individuellen Arbeitsweisen abhängig ist. Dies bedingt,
dass die Qualität der Aktenführung bestimmten Schwankungen unterliegt und von Zeit
zu Zeit gegengesteuert werden muss, um diese Qualität weiterhin zu sichern. Die
Qualität   betrifft   in     diesem      Zusammenhang      sowohl      den      Umfang        der
veraktungswürdigen Dokumente, als auch den Umgang mit vertraulichen, nicht für die
Öffentlichkeit bestimmten Informationen.

Zunächst      möchten      wir   daher    darauf   hinweisen,   dass    die    (elektronische)
Schriftgutverwaltung in der fachlichen Zuständigkeit und Pflicht der einzelnen Referate
liegt. Die Vorgänge bearbeitenden Personen haben eine zügige, vollständige und
übersichtliche Veraktung sicherzustellen. Das heißt, dass alle aktenrelevanten
Dokumente in den Vorgängen der E-Akte gut strukturiert auffindbar sind. Dies
geschieht nicht nur aus verwaltungsinternen Gründen, sondern auch im Hinblick auf
Informations- und Akteneinsichtsrechte.


Damit künftig sowohl die Qualität der Veraktung steigt, gleichzeitig aber auch die
Anforderungen an Vertraulichkeit und Informationssicherheit beachtet werden, sind
nachfolgend nochmals die wichtigsten Aspekte einer ordnungsgemäßen Aktenführung
zusammengefasst.        Zusätzlich       werden    Maßnahmen      beschrieben,         die    die
Vertraulichkeit sensibler Akteninhalte künftig besser schützen helfen.


Der Schutz sensibler Inhalte beginnt mit einer transparenten Strukturierung der Akten.
Es soll in der Ablagestruktur direkt erkennbar sein, wo die Akten mit einer hausweiten
Leseberechtigung verortet sind und wo die sensiblen Inhalte abgelegt werden, die vom
hausweiten Lesezugriff ausgeschlossen sein müssen.


Schutzbedürftige Akten sind vom hausweiten Lesezugriff auszunehmen!
Zur Aktenführung gehört insbesondere auch ein sorgfältiger Umgang mit
schutzbedürftigen Dokumenten. Die Erfahrungen im Hause zeigen leider, dass die
gebotene Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Dokumenten nicht immer gegeben ist.

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Dazu gehört u.a. auch, dass schutzbedürftige Akten und Vorgänge in DOMEA vom
hausweiten Lesezugriff auszuschließen sind. Schutzbedürftige Akten sind u.a. alle
internen Vorgänge aus laufenden parlamentarischen Anfragen und Kontakten, alle
Vorgänge aus nicht öffentlichen Sitzungen von Gremien, alle zur Entscheidung der
Hausleitung vorliegenden oder vorzulegenden Angelegenheiten etc. (siehe auch III.
Nr. 2 in Hausregelung „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung“,
GO-BMZ Gruppe 1 Blatt 4). In diesem Kontext weisen wir Sie auf die allgemeine Pflicht
zur Amtsverschwiegenheit hin. Bitte beachten Sie die entsprechende Hausverfügung
(siehe Hausregelung „Verschwiegenheitspflicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
des BMZ“, GO-BMZ Gruppe 5 Blatt 8). Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht
stellt eine schwerwiegende Dienstpflichtverletzung dar, welche entsprechend
disziplinar- oder arbeitsrechtlich zu ahnden ist und strafbewährt sein kann.
Tarifbeschäftigte müssen in schweren Fällen mit ihrer Kündigung rechnen.


Vollständigkeit der Akten sicherstellen

„Grundsätzlich gehört in die Akte/den Vorgang, was geschäftsrelevant ist“, d.h. was
das Verwaltungshandeln „selbsterklärend“ macht, so dass es von einer im
Vertretungsfall oder nachfolgend mit der Bearbeitung betrauten Person aber auch von
einer dritten Person nachvollzogen werden kann.

Eindeutige Kriterien für die Veraktungswürdigkeit sind oft schwer zu finden.
Folgender Fragenkatalog kann als Entscheidungshilfe dienen. Kann eine der
Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, ist davon auszugehen, dass eine
Geschäftsrelevanz gegeben ist:
      Verlangt ein Dokument eine Reaktion? Löst es einen Arbeitsprozess aus, der
       zur Entstehung eines Dokuments führt?
      Ist das Dokument einem Sachbearbeiter zur „Beantwortung i.A.“, „Prüfung“,
       „Rücksprache“ oder mit Bitte um Erstellung eines Entwurfs verfügt worden?
      Enthält es eine Antwort auf ein bereits erstelltes Dokument?
      Ist das Dokument von juristischer, finanzieller oder organisatorischer
       Relevanz?
      Wird im Dokument der Inhalt von Vereinbarungen festgehalten?
      Enthält das Dokument Beschwerden oder eine Anfrage?
      Enthält das Dokument eine Stellungnahme?

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      Unterliegt das Dokument einer Aufbewahrungsfrist?
      Haben an der Erstellung des Dokuments mehrere Bearbeiter bzw. Stellen
       mitgewirkt?
      Sollten andere Bearbeiter bzw. Stellen von dem Inhalt des Dokuments
       Kenntnis erhalten?
      Benötigt gegebenenfalls ein Stellvertreter oder ein Nachfolger das Dokument
       zum Verständnis des Sachverhalts?


Folgende Dokumenttypen sind grundsätzlich nicht geschäftsrelevant:
      Begleitschreiben, Begleit-E-Mails, Briefumschläge oder Telefonnotizen, die
       nur Tageswert besitzen oder deren Inhalt ohnehin in Form von Metadaten den
       Dokumenten bzw. Vorgängen zugefügt werden;
      Einladungen, Gratulations- und Kondolenzschreiben, sofern sie nur Tageswert
       besitzen;
      Dokumente, die ein Bearbeiter zur Kenntnis erhalten hat und bei diesem keine
       weitere Reaktion auslösen;
      E-Mails, die ungefragt und unbegründet auf elektronischem Weg eintreffen;
      Broschüren, Kataloge, Prospekte, Werbematerial und Kursprogramme, die
       ungefragt eintreffen und keine Stellungnahme oder Reaktion auslösen;
      Bücher, Zeitschriften- und Zeitungsartikel mit nur sehr allgemeinem Bezug
       (Bibliotheksgut, Dokumentationsgut);
      Doppelexemplare (außer Rechnungen).


Die Referatsleitung trägt hierbei die Gesamtverantwortung. Sie hat sicherzustellen,
dass    eine   ordnungsgemäße       Aktenführung     auch      durch   entsprechende
organisatorische Maßnahmen gewährleistet ist. Die Schriftgutverwaltung in den
Referaten ist laut entsprechender Hausverfügung (siehe auch II. Nr. 2 in Hausregelung
„Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung“, GO-BMZ Gruppe 1
Blatt 4) einem/einer BSB‘in zu übertragen. Diese(-r) unterstützt die Bearbeiter/-innen
im Referat bei der Aktenablage oder übernimmt sie für diese.

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Verwaltungsgerechte Sprache im aktenrelevanten E-Mail-Verkehr

Nicht zuletzt mit Blick auf ggf. Akteneinsicht nehmende Bürgerinnen und Bürger wird
gebeten, besonders bei aktenrelevanten E-Mails auch auf eine angemessene
verwaltungsgerechte Sprache zu achten. Sachfremde Kommentare sind zu
unterlassen. E-Mails sollen mit einer namentlichen Anrede beginnen und mit einer
Grußformel und dem Namen der Absenderin / des Absenders schließen, sofern
nicht bei hausinternen Mails die Verfügungsform gewählt wird. In der Regel ist eine
persönliche Signatur mit den Kontaktdaten anzufügen.


Informationsfreiheitsgesetz und Akteneinsichtsrechte

Nach dem IFG haben jeder Bürger und jede Bürgerin einen Anspruch auf Zugang zu
amtlichen Informationen. Maßgeblich für den Begriff der amtlichen Information im IFG
sind insoweit die Regeln der ordnungsgemäßen Aktenführung. Ein Recht auf
Akteneinsicht haben auch jeder und jede Beteiligte an einem Verwaltungs-
verfahren,    also    z.B. ein   Antragsteller oder eine   Antragstellerin   in   einem
Zuwendungsverfahren, § 29 VwVfG. Ergänzt werden diese Rechte durch
Akteneinsichtsrechte nach den Gerichtsverfahrensgesetzen. Weitere Hinweise zur
ordnungsgemäßen Aktenführung finden Sie in der Registraturrichtlinie des BMI vom
11.07.2001      und      den     dort   genannten   Arbeitsanleitungen.      http://bmz-
intranet/01_BMZIntern/02_Organisation/Sonstige_Regelungen/13_Registraturrichtlini
e.pdf
Hausinterne Regelungen finden Sie unter:
http://bmz-
intranet/01_BMZIntern/01_Services/05_Informationstechnik_relaunch_2015/032_Ha
usanwendungen/10_e-Akte_-_DOMEA_-/index.html