RAPPORT REGION FLAMANDE

VERSLAG OVER DE MET DE TOEPASSING VAN RICHTLIJN 2003/4/EG INZAKE

 

DE TOEGANG VAN HET PUBLIEK TOT MILIEU-INFORMATIE OPGEDANE

" ERVARINGENIN-HET VEAAMSE GEWEST. - Er at

 

1. Algemene omschrijving

Geef een samenvatting van de toepassing van de richtlijn, met name op
nationaal en regionaal niveau.

In het Vlaamse Gewest wordt de toegang tot milieu-informatie gewaarborgd door de
algemene regeling inzake openbaarheid van bestuur. Volgens deze regelgeving is elke
(overheids-)instantie verplicht om aan iedereen die erom verzoekt, de gewenste
bestuursdocumenten (al dan niet met milieu-informatie) openbaar te maken door er inzage
in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen (art. 7,
tweede lid, van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur).
Hoewel in het decreet enkele specifieke bepalingen inzake milieu(-informatie) zijn
opgenomen, voornamelijk inzake de uitzonderingsgronden, is de procedure voor de
aanvraag en de behandeling van verzoeken om milieu-informatie dezelfde als deze voor
niet-milieu-informatie. De regelgeving is hierdoor eenvoudig en transparant, zowel voor
de burger als voor de overheid.

Deze regelgeving is van toepassing op alle “instanties” binnen het Vlaamse Gewest en de
Vlaamse Gemeenschap, dus ook bijvoorbeeld op gemeenten en provincies. Daarnaast moet
de Vlaamse overheid verplicht rekening houden met de overeenstemmende federale

regelgeving, wat de uitzonderingen voor federale materies betreft (bijvoorbeeld nationale
defensie).

Het openbaarheidsdecreet vormt ook de kapstok voor de regeling inzake het verspreiden
van milieu-informatie.

Aan Richtlijn 2003/4/EG werd in het Vlaamse Gewest uitvoering gegeven via volgende
regelgeving:

e Decreet van 26.03.2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, B.S., 01.07.2004,
err. B.S., 18.08.2004, gewijzigd bij het Decreet van 27.04.2007 betreffende het
hergebruik van overheidsinformatie, B.S., 05.11.2007 (hierna:
“openbaarheidsdecreet”).

e Besluit van de Vlaamse Regering van 19.07.2007 tot oprichting van de
beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van
overheidsinformatie, B.S., 05.11.2007.

s Omzendbrief VR 2006/26 betreffende openbaarheid van bestuur, B.S., 23.03.2007.

e Decreet van 05.04.1995 houdende algemene bepalingen inzake milieubeleid
(DABM), B.S., 03.06.1995, inzonderheid art. 2.1.4.

e Besluit van de Vlaamse Regering van 28.10.2005 betreffende de verspreiding van
milieu-informatie, B.S., 30.11.2005.

e Besluit van de Vlaamse Regering van 28.07.1995 tot vaststelling van de nadere regels
met betrekking tot het milieurapport en het gewestelijk milieubeleidsplan, B.S.,
27.10.1995.

® Decreet van 21.10.1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu

(Natuurdecreet), B.S., 10.01.1998, inzonderheid afdeling 2 van hoofdstuk IN.

e Besluit van de Vlaamse Regering van 06.02.1991 houdende vaststelling van het
Vlaams Reglement betreffende de milieuvergunning, (Vlarem D), B.S., 26.06.1991,
inzonderheid hoofdstuk IX Bekendmaking en Toegang tot Milieu-informatie.

2. Opgedane ervaringen

Omschrijf, uitgaande van uw ervaringen, welke tot nu toe de positieve en
negatieve effecten zijn van de toepassing van de richtlijn (bijvoorbeeld,
toegenomen betrokkenheid van het maatschappelijk
middenveld/belanghebbenden bij specifieke milieukwesties, hetgeen het
besluitvormingsproces en de uitvoering van de aansluitende beslissingen heeft
vergemakkelijkt, administratieve last, enz.).

Aangezien het recht op toegang tot milieu-informatie reeds geruime tijd bestond vöör de
inwerkingtreding van de richtlijn, zijn er geen specifieke (nieuwe) positieve of negatieve
gevolgen die rechtstreeks voortvloeien uit de toepassing van de richtlijn.

Wel kan in het algemeen vastgesteld worden dat er bij de administraties steeds meer
belang wordt gehecht aan het recht op toegang tot bestuursdocumenten. Dit vertaalt zich
in een toenemende werklast bij de overheid.

%* Zo kent het aantal beroepen dat ingediend wordt tegen weigeringen van
openbaarmaking van bestuursdocumenten een stijgende lijn.

%* De verplichte belangenafweging in concreto bij de toepassing van de
uitzonderingsgronden bemoeilijkt enerzijds het beslissingsproces inzake
verzoeken tot openbaarheid maar leidt anderzijds tot beter overwogen
beslissingen.

%* In bepaalde uitzonderlijke gevallen lijken de verzockers er ten onrechte uit te
gaan van een onbeperkt, absoluut recht op openbaarheid van bestuursdocumenten
en bestoken zij de overheid systematisch met verzoeken tot afschrift van
omvangrijke documenten, waardoor een continue overlast ontstaat voor de
instantie waardoor de normale werking ervan in het gedrang komt. Zo heeft de
beroepsinstantie al enkele keren moeten vaststellen dat verzoeken kennelijk
onredelijk waren en er sprake was van misbruik van recht.

%* Door het belang dat de richtlijn hecht aan de elektronische verspreiding van

milieu-informatie, wordt steeds meer milieu-informatie op actieve wijze
beschikbaar gesteld via websites (zie antwoord onder vraag 8).

3. Definities (artikel 2)

3.1 Heeft u moeilijkheden ondervonden bij het interpreteren en beheren van de
definitie van 'milieu-informatie"?

Zoals reeds gesteld bestaat er in het Vlaamse Gewest een zeer verregaande integratie van

openbaarheid van milieu-informatie en andere informatie. Het is dan ook slechts in enkele
welbepaalde gevallen relevant of het om aanvragen tot milieu-informatie dan wel om
“andereinformatie gaatı = -- 2 u gi u

 

In het openbaarheidsdecreet bevat de definitie van “milieu-informatie” alle elementen die
terug te vinden zijn in de definitie van de richtlijn; waar mogelijk werd gebruik gemaakt
van begrippen die reeds in andere regelgeving zijn gedefinieerd. De ruime definitie in het
decreet luidt als volgt:

“informatie betreffende:

a) het milieu;

b) maatregelen en activiteiten die aanleiding geven of kunnen geven tot druk op het
milieu, alsook de analyses en evaluaties ervan die relevant zijn voor de
maatregelen en activiteiten, bedoeld in e);

c) de druk die de maatregelen en activiteiten, bedoeld in b), veroorzaken op het
milieu via de factoren van milieuverstoring zoals verontreinigingsfactoren;

d) de natuur, de cultureel waardevolle gebieden en bouwwerken, de gezondheid, de
veiligheid en de levensomstandigheden van de mens en de effecten daarop, telkens
voor zover ze worden of kunnen worden aangetast door de toestand van het milieu,
de maatregelen en activiteiten, bedoeld in b), of de verstoringsfactoren, bedoeld in
co;

e) maatregelen en activiteiten die tot doel hebben het milieu en de elementen,
bedoeld in d), in stand te houden, te herstellen, te ontwikkelen, of druk op het
milieu te voorkomen, te beperken of te compenseren, alsook de analyses en
evaluaties ervan.”

In de Memorie van Toelichting bij het openbaarheidsdecreet (Vlaams Parlement, Stuk
1732 (2002-2003) - Nr. I) worden deze definitie en de elementen ervan nader
omschreven en wordt tevens ingegaan op de afstemming ervan met de definitie in de
richtlijn.

3.2 Geef, in overeenstemming met uw nationale/regionale situatie, voorbeelden
van instanties die vallen onder de bepalingen in artikel 2, lid 2, onder b) "een
natuurlijke of rechtspersoon die openbare bestuursfuncties naar nationaal recht
uitoefent, met inbegrip varı specifieke taken, activiteiten of diensten met betrekking
tot het milieu..'' en onder c) "een natuurlijke of rechtspersoon die onder toezicht
van een orgaan of persoon als bedoeld onder a) of b) belast is met openbare
verantwoordelijkheden of functies of openbare diensten met betrekking tot het
milieu verleent”.

Geef, indien van toepassing, suggesties voor het verduidelijken van de betekenis
van 'overheidsinstantie'.

Het openbaarheidsdecreet is van toepassing zowel op (algemene) “bestuursinstanties” als
op “milieu-instanties”, waarbij elke bestuursinstantie ook een milieu-instantie is. Het
toepassingsgebied ratione personae is zeer rum en omvat ondermeer de vrije
onderwijsinstellingen, de vrije universiteiten, Gimvindus, de lokale overlegplatforms, enz.

Een specifiek voorbeeld van een instantie die valt onder de bepalingen in artikel 2, lid 2,
b) ofc) is de N.V. Aquafin: een privaatrechtelijk bedrijf dat in opdracht van het Vlaamse
Gewest de zuivering van de oppervlaktewateren in de praktijk brengt. Aquafin is

verantwoordelijk voor de uitbouw en het beheer van de waterzuivering op gewestelijk
niveau. Ze ontwerpi, bouwt’en ef & sentelijke rioleringen, pornpstations
en rioolwaterzuiveringstations.

   

3,3 Heeft u nog andere opmerkingen wat betreft de praktische toepassing van
artikel 2?

Toegang tot milieu-informatie (artikel 3)

4.1 Welke zijn de praktische regelingen als bedoeld in artikel 3, lid 5, onder c)
getroffen door met name nationale en regionale overheden? Geef voorbeelden van
deze praktische regelingen.

% Overeenkomstig art. 31 van het openbaarheidsdecreet moeten bij elk departement
varı de Vlaamse overheid, bij elk intern verzelfstandigd agentschap met
rechtspersoonlijkheid, bij elk extern verzelfstandigd agentschap, de provincies, de

gemeenten en de O.C.M.W.’s communicatieambtenaren aangesteld worden. De lijst

van communicatieambtenaren van de Vlaamse overheid is raadpleegbaar op:
http://koepel.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=741.

    

% De Vlaamse overheid moet een gezamenlijk bestand uitbouwen met
wegwijsinformatie en eerstelijnsinformatie van en over alle bestuursinstanties. De
wegwijsinformatie geeft aan waar de informatiezoeker terecht kan hetzij voor
informatie over een bepaald onderwerp, hetzij voor de behandeling van een
probleem of administratieve procedure. Eerstelijnsinformatie is niet-
dossiergebonden basisinformatie die op een eenvoudige manier verstrekt wordt.
Het databestand is vrij en gratis toegankelijk voor eenieder, zowel digitaal als via
de loketten van de overheidsinstanties (art. 29, $ 1 openbaarheidsdecreet).

Dat interbestuurlijke gegevensbestand moet de versnipperde informatie over de
dienstverlening van de verschillende besturen samenvoegen tot een geintegreerd
geheel. Het feitelijke doel van het interbestuurlijke gegevensbestand, dat intussen
werd omgedoopt tot interbestuurlijke dienstencatalogus, is dat burgers en
bedrijven bij elk overheidsniveau (gemeente, provincie, Vlaamse overheid)
kunnen aankloppen om betrouwbaar en eenduidig te worden geinformeerd over de
diensten en producten die ze nodig hebben.

% Het Contactpunt Vlaamse Infolijn treedt op als het centrale punt waar burgers,
bedrijven en organisaties terechtkunnen voor alle interacties met de overheid,
onder meer via het gratis nummer 1700 en de portaalsite van de Vlaamse overheid,
www. vlaanderen.be. Daarnaast ondersteunt het Contactpunt Vlaamse Infolijn de
Vlaamse overheidsdiensten in hun voorlichtingsfunctie. 1700 biedt aan burgers,
bedrijven en organisaties vier soorten informatie: wegwijsinformatie,
eerstelijnsinformatie, actualiteitsinformatie en statusinformatie dossiers (dit is
informatie over de voortgang van persoonlijke dossiers).

%* Als de aanvrager gebruik wenst te maken van zijn recht op consultatie ter plaatse,
dan wordt de plaats, de datum en het tijdstip van inzage vastgelegd in overleg
tussen de instantie en de aanvrager (art. 20, $ 3, tweede lid openbaarheidsdecreet).

42 Hoe wordt ervoor gezorgd dat het publiek voldoende voorgelicht wordt
over de rechten die het geniet als bedoeld in de laatste alinea van artikel 3, lid 5?

Tedere overheidsinstantie is wettelijk verplicht het publiek voor te lichten over de rechten
die het krijgt inzake toegang tot informatie (art. 28, $ 1 DOB).

De website www.vlaanderen.be/openbaarheid bevat terzake heel wat nuttige informatie voor
de burger, o.m. alle relevante regelgeving, de jaarverslagen, een lijst van veelgestelde
vragen (Frequently Asked Questions) en zelfs alle geanonimiseerde beslissingen varı de
beroepsinstantie.

 

De federale portaalsite www.aarhus.be, die in samenwerking met de gewesten werd
opgestart, verwijst de burger naar alle nuttige informatie over zijn rechten inzake
openbaarheid binnen Belgi£.

Het publiek wordt eveneens ingelicht van de rechten die het heeft krachtens art. 6 van de
richtlijn. Elke beslissing die genomen wordt inzake verzoeken tot openbaarheid moet
immers de beroepsmogelijkheden vermelden. Bij elke beslissing of administratieve
handeling met individuele strekking, die beoogt rechtsgevolgen te hebben voor de burger
of een andere overheidsinstantie, moeten tevens de beroepsmogelijkheden en de
modaliteiten van het beroep worden vermeld, zoniet wordt de beslissing niet geldig ter
kennis gebracht en neemt de termijn voor het indienen var het beroep geen aanvang (art.
35 openbaarheidsdecreet).

4.3 Heeft u nog andere opmerkingen wat betreft de praktische toepassing van artikel
3?

 

Vitzonderingen (artikel 4)

51 Welke van de in artikel 4 genoemde mogelijke uitzonderingen om een verzoek
om milieu-informatie te weigeren, zijn gebruikt bij de toepassing van de richtlijn?

In het openbaarheidsdecreet van het Vlaamse Gewest zijn de meeste var de in artikel 4
vermelde uitzonderingsgronden opgenomen, zij het dat bepaalde uitzonderingsgronden
beperkter (strikter) werden geformuleerd dan in de richtlijn. Zo bijvoorbeeld kan de
uitzonderingsgrond van art. 4.2 g) van de richtlijn (vrijwillig verstrekte informatie)
volgens het openbaarheidsdecreet slechts ingeroepen worden indien de persoon die de
informatie vrijwillig heeft verstrekt deze informatie uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft
bestempeld.

Enkele uitzonderingsgronden zijn in het decreet niet opgenomen omdat ze een loutere
federale bevoegdheid betreffen (bijv. nationale defensie ofintellectuele
eigendomsrechten) - in dat geval is in het Vlaamse Gewest de federale
openbaarheidswetgeving van toepassing.

Slechts een enkele uitzonderingsgrond is “"bewust’ niet overgenomen, met name wanneer
het verzoek interne mededelingen betreft (art. 4.1 e) van de richtlijn). De Memorie van
Toelichting bij het decreet verduidelijkt deze weglating als volgt: “Gelet op mogelijke
interpretatie- en toepassingsproblemen, die een gevaar zouden kunnen betekenen voor

een uitholling van het recht op openbaarheid, werd deze uitzondering niet in het decreet
opgenömen:Hetönibreheie tasaderingsgrönd betekent-evenwel niet dat geex::
enkele bescherming meer mogelijk is voor het besluitvormingsproces: het decreet
voorziet in deze bescherming door de uitzondering inzake de vertrouwelijkheid van het
handelen van een instantie alsook door de uitzondering inzake bestuursdocumenten die
niet “af” zijn” (Vlaams Parlement, Stuk 1732 (2002-2003) - Nr. 1, p. 24).

 

5,2 Hebben de lidstaten of regio's richtsnoeren (bijv. circulaires) verstrekt die het
toestaan van uitzonderingen regelen?

Binnen het Vlaamse Gewest bestaan geen specifieke richtsnoeren in verband met de
concrete toepassing van de uitzonderingsgronden. Dit werd niet opportuun geacht
aangezien elke uitzondering geval per geval restrictief moet worden uitgelegd en dit
bovendien moet gebeuren met inachtneming van het met de openbaarmaking gediende
openbaar belang (art. 10 openbaarheidsdecreet). De verplichte case-by-case benadering
(beoordeling in concreto) maakt het vrijwel onmogelijk om algemene richtsnoeren op te
stellen en sluit meteen in dat er geen lijstje kan worden opgesteld van documenten die
automatisch niet openbaar gemaakt kunnen worden.

De uitzonderingsgronden komen wel uitgebreid aan bod in de Memorie van Toelichting
bij het openbaarheidsdecreet (Vlaams Parlement, Stuk 1732 (2002-2003) - Nr. I) en ook
in de omzendbrief 2006/26 van 1 december 2006 betreffende openbaarheid van bestuur.
Tevens kunnen de instanties voor de interpretaties aangaande de voorziene uitzonderingen
terecht op de website rond openbaarheid van bestuur (www.vlaanderen.be/openbaarheid),
waar alle beslissingen van de beroepsinstantie on-line raadpleegbaar zijn en waaruit toch
bepaalde tendensen te traceren vallen aangaande sommige uitzonderingsgronden.

5.3 Zijn er maatregelen genomen om de toegang te waarborgen tot een lijst met
criteria, genoemd in artikel 4, lid 3, aan de hand waarvan de betrokken instantie
over de verdere behandeling van de aanvraag kan besluiten?

In het Vlaamse Gewest werd geen lijst van dergelijke criteria opgesteld. De opstelling van
zo’n lijst is trouwens louter een mogelijkheid voor de lidstaten en geenszins een
verplichting.

5.4 Heeft u nog andere opmerkingen wat betreft de praktische toepassing van
artikel 4?

. Vergoedingen (artikel 5)

6.1 Op grond van artikel 5, lid 2 kunnen overheidsinstanties voor het
verstrekken van milieu-informatie een vergoeding verlangen. Hebben
overheidsinstanties vaste tarieven daarvoor? Geef voorbeelden van maatregelen
die overheidsinstanties hebben genomen wat betreft vergoedingen.

Artikel 20, $ 3, derde lid van het openbaarheidsdecreet laat toe dat een kostenvergoeding
voor kopies wordt aangerekend. De inzage in en de uitleg over bestuursdocumenten
daarentegen zijn kosteloos. Voor de overhandiging van een kopie kan een betaling . _
gevraagd worden op basis van een redelijke kostprijs. Ook in de ministeriöle omzendbrief

VR 2006/26 van 01.12.2006 werd gewezen op het principe van de kosteloosheid: "De
inzage en de uitleg zijn kosteloos. De overhandiging van een afschrift is dat in principe
ook, maar de instanties kunnen daarvoor.ge tie. veagen, waarvan.het bedrag..
vooraf is vastgesteld op basis van een redelijke kostprijs (zo zullen de personeelskosten
niet aangerekend mogen worden). Elke instantie voor zich is dus vrij om al dan niet een
dergelijke retributie vast te stellen voor het verkrijgen van een afschrift. (...) De bestaande
gemeenteraadsbeslissingen die een retributie opleggen blijven van kracht na de
inwerkingtreding van dit decreet van 26 maart 2004".

  

Momenteel is er geen uniforme regeling binnen het Vlaamse Gewest. Er dient grosso
modo een onderscheid gemaakt te worden tussen de Vlaamse overheid enerzijds en de
andere instanties anderzijds.

Voor de Vlaamse overheid en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen is de Vlaamse
regering bevoegd om die retributie eventueel vast te stellen. Aangezien de Vlaamse
regering tot op heden nog geen besluit heeft genomen, is het verkrijgen van afschriften van
bestuursdocumenten kosteloos.

De Vlaamse intern of extern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en
de lokale besturen beslissen hierover autonoom. Zo werd bij de Vlaamse Land
Maatschappij (VLM) nog geen vergoedingsregeling uitgewerkt voor het verstrekken van
milieu-informatie. Verschillende gemeenten hebben retributies vastgelegd in een
retributiereglement. De Vlaamse overheid beschikt niet over een overzicht van de
maatregelen die door andere instanties (voornamelijk lokale, autonome instanties) hebben
genomen inzake vergoedingen. Naar aanleiding van de (eenmalige) evaluatie van het
openbaarheidsdecreet in 2009, overeenkomstig art. 39 van dit decreet, wordt overwogen
om een vraagstelling bij alle gemeenten te organiseren. Een van de vragen die daarbij
eventueel aan bod zou kunnen komen is de vraag naar de vergoedingsregeling en de
bekendmaking ervan aan de burgers.

Louter ten illustratieve titel kunnen enkele vergoedingsregelingen (voor het nemen var
fotocopies) die lukraak werden gekozen en die op de websites van gemeenten terug te
vinden zijn, hierbij gegeven worden:

Beersel (hitp://www.beersel.be/cat_02/default.htm)
plannen formaat A4: 1 €

plannen formaat A3:2 €

plannen formaat A2: 25 €

plannen formaat Al: 60 €

plannen grotere formaten: 120 €

gewone teksten: 0,1 €

vaste kosten voor verzending (per aanvraag): 5 €

ER EHR

Edegem (hitp!/www.edegem.be/file uploads/13489,pdf?_vs=0_N)

* 0,05 € per bladzijde en 0,07 € per blad recto-verso wanneer het afschrift in zwart-wit
wordt verstrekt op een formaat dat niet groter is dan A4, met een minimum van 0,25 €
per document.

* 0,1 € per bladzijde en 0,15 € per blad recto-verso wanneer het afschrift in zwart-wit
wordt verstrekt op een formaat dat groter is dan A4 maar niet groter dan A3, met een
minimum var 0,5 € per document.