u

Anlage 5
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgang
im Auswärtigen Dienst

ZENTRALE

das für grundsätzliche

ausgeübt:

® Einweisung der Registrator*innen in ihre Auf

Fragen;

gaben und Beratung bei fachlichen

e Durchführen kalenderjährlicher Ordnungsprüfungen (gem. Ziff. 1.5.4 DA Doku)
ggf. inkl. Stichproben bei Fallakten (zwei Stichproben pro Organisationseinheit).
Bei Bedarf und entsprechender Anordnung Durchführung außerordentlicher

Ordnungsprüfungen in Zusammenarbeit mit Referat 121;

e Aufsicht darüber, dass bei Personalwechseln in den Registraturen
Übergabeverhandlungen rechtzeitig und sorgfältig durchgeführt werden, um

einen guten Wissenstransfer sicherzustellen:
e Beratung über die Grundsätze der Schriftgutverwaltung;

Gespräche mit den Beauftragten über die Situation in den Registraturen (z.B.

Ergebnisse der Ordnungsprüfungen, Personalsituation und -ausstattung) der

zuständigen Referate (jährlich im 1. Quartal);

Stellungnahmen zu und Weiterleitungen von Anfragen an 121-200 zum Anlegen

von neuen Aktenplanzeichen im Aktenplan.

Fachaufsicht unterstützt die Registraturleitung das
gen Referatsleitungen und Referat 103 bei Et
treckt sich insbesondere auf die
und

3. Zusätzlich zur

Abteilungsmanagement, die jeweili |
fsicht über die Registrator*innen. Diese ers
u

nd Koordinierung der Abw

denen kurzfristigen Person

iensta esenheiten (und jeweiligen Vertretung)

Überwachung o almanagement.

Kom damit verbun

Stand: 01.08.2022

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4. Besondere Vorkommnisse zeigt die Registraturleitung Referat 103 oder Referat 121
unverzüglich an, je nachdem, ob es sich um personelle oder organisatorische
Angelegenheiten handelt.
5. Die Registraturleitung hat eine Team-Führungsaufgabe, für deren Wahrnehmung die

Teilnahme an entsprechenden Führungsseminaren empfohlen wird.

Jährlicher Zeitplan:

I. Quartal e Durchführen der Ordnungsprüfungen in den Registraturen, in denen
ein Personalwechsel zum eVT stattfindet, um möglichen Mängel vor
Um-/Versetzung vorzubeugen;

e Gespräch mit den zuständigen Beauftragten über die Situation in den

Registraturen der zuständigen Referate

II. Quartal e Durchführen der Ordnungsprüfungen in den Registraturen, in denen
ein Personalwechsel zum eVT stattfindet, um möglichen Mängel vor
Um-/Versetzung vorzubeugen;

e Aufsicht darüber, dass Übergabeverhandlungen rechtzeitig und

sorgfältig durchgeführt werden

III. Quartal e Persönliche Vorstellung in Registraturen, in denen ein

Personalwechsel stattgefunden hat

IV. Quartal e Abschluss aller Ordnungsprüfungen bis zum Ende des
Kalenderjahres, d.h. bis spätestens 10.12. und
e Meldung an Referat 121 bis spätestens 15.12., dass alle

Ordnungsprüfungen durchgeführt wurden

 

Stand: 01.08.2022

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%
GC

&

 

AUSLANDSVERTRETUNGEN

1. Der Fokus der Kanzler*innen als Leiter*innen der Verwaltung liegt auf dem Personal-
und Ressourcenmanagement.

2. Sie übernehmen insbesondere die Personalverantwortung gegenüber den
Registrator*innen und tragen die Verantwortung für ordnungsgemäße Abläufe in den
Registraturen insbesondere durch die Wahrnehmung folgender Aufgaben:

e Durchführen kalenderjährlicher Ordnungsprüfungen (gem. Ziff. 1.5.4 DA_Doku) und
ggf. der Bearbeitungsablagen (bei in Papierformat geführten Vorgänge) und/oder
Stichproben bei Fallakten (zwei Stichproben pro AV bei Führung der Vorgänge in der
E-Akte). Sorgfältige Auswertung der Ergebnisse der Ordnungsprüfung(en) und ggf.
Vereinbarung und Überwachung von Maßnahmen zur Behebung von Mängeln;

e ggf. Übersendung der durchgeführten Ordnungsprüfung auf Anforderung von
Referat 121, das jährlich Stichproben der Ordnungsprüfungen an den AVs
durchführt;

e Unterstützung der Leiter*innen bei der inhaltlichen Prüfung bei Ordnungsprüfungen
der Registratur;

e Aufsicht” darüber, dass bei Personalwechseln in den Registraturen
Übergabeverhandlungen rechtzeitig und sorgfältig durchgeführt werden, um einen
guten Wissenstransfer sicherzustellen;

e Regelmäßige Sensibilisierung aller Beschäftigten für Dokumentation und
Aktenführung. Hinweis darauf, dass das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut
Hand in Hand gehen müssen und Verweis auf den SharePoint-Raum zur
Dokumentation und Aktenführung:

e Vermittlung einer wertschätzenden Aufmerksamkeit im Sinne von guter Führung
gegenüber allen Beschäftigten der AV, die Schriftgut bearbeiten oder verwalten. Bei
Bedarf Unterstützung der Registratur durch (Einzel-)Gespräche und Hinweise, falls

Mängel in der Dokumentation und Aktenführung bei Bearbeiter*innen auftreten.

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Jährlicher Zeitplan:

1./ II. Quartal

  

  

Durchführen der Ordnungsprüfungen in den Registraturen, in

  
    
     
   
 
   

denen ein Personalwechsel zum eVT stattfindet, um möglichen
Mängel vor Um-/Versetzung vorzubeugen bzw. diese vor dem
Wechsel aufzulösen;

e Aufsicht darüber, dass Übergabeverhandlungen rechtzeitig und

sorgfältig durchgeführt werden

  
   
  
  
 
  

IH. Quartal Beschäftigte (insbesondere neue Kolleg*innen) an Dokumentation

   
   
 

und Aktenführung und das Miteinander von Bearbeiten und

  
 

(nach dem EVT)

BR Verwalten von Schriftgut in den Besprechungsrunden erinnern
[regelmäßig

    

Abschluss

    

bis

   
   

aller zum Ende des

  

IV. Quartal Ordnungsprüfungen

Kalenderjahres, d.h. bis spätestens 10.12.

Wichtig ist, dass Ordnungsprüfungen den tatsächlichen Stand abbilden, so dass
Ordnungsprüfungen in den Registraturen und Prüfungen der (Papier-)Bearbeitungsablagen
grundsätzlich auch unangekündigt durchgeführt werden können.

Es liegt in der Entscheidung der Prüfer*innen, Ordnungsprüfungen mit kurzem zeitlichem
Vorlauf anzukündigen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Registrator / die Registratorin
bzw. die Bearbeitenden der Bearbeitungsablagen auch mit anderen Aufgaben betraut sind.

Es empfiehlt sich für die Kanzler*innen bei den regelmäßigen Hinweisen zu guter
Dokumentation und Aktenführung auch ausdrücklich auf die jährlich durchzuführenden
Ordnungsprüfungen der Registraturen (und auch die damit verbunden inhaltlichen
Prüfungen) sowie Ordnungsprüfungen der Bearbeitungsablagen hinzuweisen, so dass diese
allgemein bekannt sind.

WEITERE INFORMATIONEN und PRAKTISCHE HINWEISE

sind in den FAQs zu den Ordnungsprüfungen zu finden.

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