Anlage 4
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorg;

im Auswärtigen Dienst

Zustellungen Z-5 Jahre

M Hauptgruppe 5 (V isaangelegenheiten) Einstufung

siehe auch Beitrag im Visumhandbuch (Aufbewahrung und Speicherung)

Etikettenprüfungen (Niederschriften) Z - 10 Jahre
Gebührenregister Z-5 Jahre
Gebührenbuchseiten (Durchschriften) Z-5 Jahre
Manuelle Listen in V isaangelegenheiten Z -2 Jahre

Nationale Visa (grundsätzlich im Ermessen der AV)

e nach Ablauf der Geltungsdauer des Visums Z -2 Jahre
e nach Versagung, Aufhebung, Annullierung des Visums Z - 5 Jahre
e nach der Rücknahme des Visumantrags Z - 2 Jahre
Quittungsbuch Z -5 Jahre
Schengenvisa Z- mind. 1 Jahr

"unechte Jahresvisa'' Z- mind. 1 Jahr

Vernichtungsverhandlungen
e Visumetiketten Z - 10 Jahre
e Visumvorgänge Z -5 Jahre

Verpflichtungserklärungen (VE), siehe auch VHB Beitrag VE

e Durchdruck der Originalerklärung Z - 10 Jahre

e Kopien der vorlegten Nachweise, sofern erforderlich Z - 10 Jahre
Visaentscheidung mit Rechtsbehelf Z -mind. 1, max. 2 Jahre
Visaregister Z - 10 Jahre
Hauptgruppe 6 (Kultur) | Einstufung
Kulturpolitische Akten D - 10 Jahre
Schriftverkehr in Einzelfragen Z-5 Jahre

(Zuwendungen und sonstige kultur-politische Einzelmaßnahmen, z. B.
Studienreisen, Gruppenreisen im Rahmen des Gästeprogramms,

9 Stand: 20.07.2022

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung

Passakten und Passregister

Personenstandsrecht

Rechtshilfeersuchen

Rechtsschutzfälle (für NS-Verurteilte, Haftfälle s.o.)

Rückführung und Familienzusammenführung von deutschen
Staatsangehörigen und Volksdeutschen aus Osteuropa

Sonstige konsularische Einzelfälle
Sozialhilfe für Deutsche im Ausland
Staatsangehörigkeitsangelegenheiten
Sterbefälle

Unterhaltssachen

Urkunden
e Urkundensammlung
e Beschaffung von Urkunden

Vaterschaftsanerkennungen

e allgemein, Anträge, einschl. Schriftverkehr (Emails, Vorlage von
Nachweisen) zu den Anträgen auf Vaterschaftsanerkennungen

e Beurkundung von Vaterschaftsanerkennungen (Ausfertigung für
die AV), siehe Urkundensammlung

Verkehrsunfälle
Vernichtungsverhandlungen
e von Passvordrucke

Verpflichtungserklärungen (VE), siehe auch VHB Beitrag VE
e Durchdruck der Originalerklärung
e Kopien der vorlegten Nachweise, sofern erforderlich

Verträge jeder Art

Warnlisten über Betrüger, Schwindler und Hochstapler
e Fälle mit Medienecho
e andere Fälle

Wiedergutmachungsfälle (Entschädigungen)

Anlage 4

(=

siehe DA Passrecht .

im Auswärtigen Dienst

siehe DA Personenstandsrecht
zZ -5 Jahre
D - 10 Jahre

Z -5 Jahre

Z-5 Jahre
Z -5 Jahre
siehe DA StA-Recht
Z-5 Jahre

Z-5 Jahre

D - 10 Jahre
Z-5 Jahre

Z- 5 Jahre

D - 10 Jahre

Z -5 Jahre

. Z - 10 Jahre

Z - 10 Jahre
Z - 10 Jahre

D - 10 Jahre

Z - 10 Jahre
Z- 5 Jahre

Z-5 Jahre

Stand: 20.07.2022

Anlage 4
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorga

Bescheinigungsregister i
Beurkundungsregister
Bußgeldverfahren bei Ordnungswidrigkeiten

Eheverträge
e allgemeiner Schriftverkehr einschl. Vorlage von Nachweisen

e Beurkundung von Eheverträgen (Ausfertigung für die AV) siehe
Urkundensammlung

Eide, Abnahme von Eiden oder eidesstattlichen Versicherungen
e allgemeiner Schriftverkehr einschl. Vorlage von Nachweisen

e Beurkundung von Eiden und eidesstattlichen Versicherungen
(Ausfertigung für die AV) siehe Urkundensammlung

Erbscheine (Anträge auf Ausstellung von Erbscheinen) und
Erbauseinandersetzungen, siehe Nachlassangelegenheiten

Forderungssachen
Fundsachen

Grundsatzakten Recht
(soweit nicht nur von der Zentrale übersandte Informationen;
z.B. auch Jahrestage von Großschadensereignissen

Haftfälle

e von herausgehobener Bedeutung (politische Bedeutung,
Medienecho)

e andere Haftfälle

Heimführungen u. sonstige Hilfeleistungen nach $$ 5, 6 KG
Konsularische Einzelfälle (mit Anrufung von Gerichten)

Kriegsopferversorgung (soweit es sich um den bei der Weiterleitung
von Anträgen und der Zustellung von Bescheiden oder
Benachrichtigungen entstehenden Schriftwechsel handelt)

Lastenausgleich
Legalisationen (Anträge und Erledigungsschreiben dazu)

Nachlassangelegenheiten
e allgemein, Anträge, einschl. Schriftverkehr (Emails, Vorlage von
Nachweisen) zu Nachlassangelegenheiten

e Beurkundung von Anträgen in Nachlassangelegenheiten
(Ausfertigung für die AV) siehe Urkundensammlung

im Auswärtigen Dienst

Z -5 Jahre
D - 10 Jahre

Z - 5 Jahre

Z -5 Jahre

D - 10 Jahre

Z -5 Jahre

D - 10 Jahre

D - 10 Jahre

Z-5 Jahre
Z -5 Jahre

D - 10 Jahre

D - 10 Jahre
Z - 5 Jahre

Z -5 Jahre
D - 10 Jahre

Z -5 Jahre

Z-5 Jahre

Z -5 Jahre

Z -5 Jahre
D - 10 Jahre

Stand: 20.07.2022

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung

:e ohne herausgehobene Bedeutung (z.B. Reisen von Angehörigen

nachgeordneter Behörden, Routineschriftgut)

Presseberichte

Überflug- und Landegenehmigungen

Hauptgruppe 4 (Außenwirtschaft, Entwicklungspolitik,

Europäische Integration, Naturwissenschaftliche Forschung

und technologische Entwicklung) )

Handelsauskünfte (z. B. Bezugsquellennachweis, Vertreternachweis,
Beschwerden gegen Firmen, Handelsforderungen)

Kleinstprojekte, Unterlagen

Projekte der Finanziellen und Technischen Zusammenarbeit, der
kirchlichen und privaten Entwicklungshilfe und der Aus- und
Fortbildung von Ausländern in oder aus Entwicklungsländern

Sonstige Einzelfälle in wirtschaftlichen Angelegenheiten
(z. B. Beantwortung von Anfragen und Anträgen), soweit sie eine nur
begrenzt über die Gegenwart hinausgehende Bedeutung haben

Wirtschafts-, entwicklungs- und europolitische Vorgänge
ausgenommen: Schriftgut von offensichtlichem Zeitwert (z. B.
periodische Handelsbilanzanalysen, Berichte über die
Konjunkturentwicklung während eines bestimmten Zeitraums u. dgl.)

Hauptgruppe 5 (Recht, ohne Visaangelegenheiten)

Adoption

e allgemeiner Schriftverkehr einschl. Vorlage von Nachweisen

e Beurkundung von Anträgen in Adoptionsangelegenheiten
(Ausfertigung für die AV) siehe Urkundensammlung

Auskünfte einfacher Art

(z. B. über Arbeits- und Lebensverhältnisse im Gastland,
Einwanderungsmöglichkeiten, Reise- und Fremdenverkehr,
Anschriften oder Verbleib von Personen)

Bescheinigungen

Anlage 4

(C--

Z-5 Jahre >

im Auswärtigen Dienst

Z-5 Jahre

Z-5 Jahre

Einstufung

Z-5 Jahre

Z-5 Jahre
siehe Leitfaden zu RES 4-40

Z -5 Jahre

Z-5 Jahre

D - 10 Jahre

Z-5 Jahre

Einstufung

Z -5 Jahre

D - 10 Jahre

Z -5 Jahre

Z -5 Jahre

Stand: 20.07.2022

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung

Bauunterhalt (in angemieteten oder bundeseigenen Liegenschaften)
Beschaffungen (Materialbestellungen)

Chiffrier- und Fernmeldeangelegenheiten

e Funklizenzen, Miet- und Wartungsverträge für
Fernmeldeeinrichtungen

e allgemein

Dienstwohnungen (Übergabe- oder Rücknahmeverhandlungen)
nach letzter Rückgabe der Dienstwohnung an die Verwaltung

Eigentum (An- bzw. Verkauf - Vertragsunterlagen inkl. aller
Anlagen, Urkunden, Grundbucheintragungen, etc.)

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen:

e Urkundliche Unterlagen zu Kassensachen

e Generelle Haushaltsangelegenheiten,

e Zuweisung und Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln

Kurierreiselisten und Schriftverkehr über einzelne Sendungen

Liegenschaften

e Dienstwohnungen, Kanzleien, Residenzen,
Übergangsliegenschaften

e _Anmietungen von Residenzen und Kanzleien und Dienstgebäuden

e Anmietung von weiteren Dienstwohnungen

Organisationsangelegenheiten (Grundsatz)

”

Vernichtungsverhandlungen zu Schriftgut

Zahlstellenunterlagen

Hauptgruppe 3 (Politik)

Politische Akten

e mit herausgehobener Bedeutung soweit das Gastland (z.B.
innenpolitische Ereignisse von besonderer Bedeutung, bilaterale
politische Beziehungen, eigene Aktivitäten der AV, Großschadens -
ereignisse) oder die Organisation (bei Ständigen Vertretungen an
Internationalen Organisationen) betroffen ist

e ohne Bezug zum Gastland (z.B. von der Zentrale übersandte

Informationen allgemeiner Art)

Anlage 4

=

im Auswärtigen Dienst

Z-5 Jahre

Z -5 Jahre

D - 10 Jahre
Z-5 Jahre

Z -5 Jahre

D - 10 Jahre

Z - 30 Jahre

Z-5 Jahre

Z -5 Jahre

siehe ABestB -— HKR

Z -5 Jahre

D - 10 Jahre

Z-5 Jahre
Z-5 Jahre
(nach Auslaufen des Mietvertrages)

D - 10 Jahre
Z - 10 Jahre

siehe Z BestAV

Einstufung

D - 10 Jahre

Z-5 Jahre

Stand: 20.07.2022

Anlage 4
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgar

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN IM EINZELNEN:

 

Hauptgruppe 1 (Personal)

Allgemeine Personalangelegenheiten
Ausbildung, Fortbildung

Beihilfen

Besoldung

Bewerbungen
Dienstaufsichtsbeschwerden

Dienstortbezogene Grundakten (,„Personalnebenakten“)
der Entsandten und Praktikanten

Disziplinarangelegenheiten
Honorarkonsularbeamte

Personalakten der lokal Beschäftigen
Personal bei internationalen Organisationen

Reise- und Umzugskosten
e Unterlagen allgemein
e  zahlungsbegründende Enlerlasen (s.$ 131 Abs. 2 BBG)

Hauptgruppe 2 (Organisation und Verwaltung)

Ausstattung:

e mit Kunstgegenständen (antikem Mobiliar, Orient und exotischen
Handknüpfteppichen, Wandschmuck und dgl.) und Leihgaben

e mit Möbeln, Geräten, Dienstkraftfahrzeugen, Büchern

Baumaßnahmen (auch technische Installationen)

e für Dokumentation der Baumaßnahme, Pläne, Urkunden,
Baugenehmigungen, Bescheinigungen, Herstellerunterlagen zu
Bauteilen und Geräten

e nur für begleitenden Schriftverkehr — in Abhängigkeit der
Maßnahme

im Auswärtigen Dienst

Einstufung

Z -5 Jahre
Z -5 Jahre
Z -5 Jahre
Z -5 Jahre
Z -5 Jahre
Z -5 Jahre

siehe RES 11-14

Z -5 Jahre
- 10 Jahre
siehe RES 11-14

D - 10 Jahre

Z -5 Jahre
Z - 6 Jahre

Einstufung

D - 10 Jahre

Z -5 Jahre
D - 10 Jahre

Z-5 Jahre

Stand: 20.07.2022

Anlage 4
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVor

im Auswärtigen Dienst

Neuanträge in Pass- und Personalausweisangelegenheiten werden bis aus Weiteres unter Beachtung des
Leitfadens zur Speicherung von Daten und Dokumenten im Pass-/Personalausweisverfahren in RK-Pass
digitalisiert. Voranträge werden nur im Rahmen des Neuantrags in RK-Pass digitalisiert (siehe RE zur
Digitalisierung von Passakten). Dabei sind nur die Dokumente der (Papier-) Voranträge einzuscannen,
die für den aktuellen Antrag relevant sind. Die digitalisierten Dokumente sind anschließend zu
vernichten.

®e  Visaangelegenheiten (RK-Visa)
Visaantragsunterlagen werden bis auf Weiteres, wie im VHB-Beitrag Antragsformulare — Aufbewahrung
und Speicherung dargestellt, in Papierform aufbewahrt, gemäß den Aufbewahrungsfristen in der
Anlage. Dies gilt auch für die über das Auslandsportal ab 20.06.2022 elektronisch eingereichten
Visaantragsunterlagen. Erst wenn es möglich sein wird, Antragsunterlagen vollständig elektronisch ein
zureichen und in ein elektronisches Ablagesystem zu überführen, das auch die gesetzlichen Speicher-
und Löschfristen berücksichtigt, wird die Papierablage abgelöst.

Honorarkonsularbeamten und Honorarkonsularbeamtinnen:
Z10onorarkonsularbeamten und Honorarkonsularbeamtinnen:

Für die Aktenführung von Honorarkonsularbeamten und Honorarkonsularbeamtinnen gelten die in der

Dienstanweisung HK (Anlage 2 zu RES 20-77) beschriebenen Grundsätze zur Dokumentation und den
Aufbewahrungsfristen. |

Haushalts-, Kassen,- und Rechnungswesen:

Im  Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen gelten die in den ABestB-HKR
(Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des
Bundes) dargestellten Regelungen.

Die nachfolgende Übersicht der Aufbewahrungsfristen erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit,
sondern dient als Orientierungshilfe für die Festlegung der Fristen an den Auslandsvertretungen.

3 Stand: 20.07.2022

Anlage 4
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgar

im Auswärtigen Dienst

III. Aufbewahrungsfristen an den Auslandsvertretungen (AVs) -

Die Aufbewahrungsfrist an den AVs für Papiervorgänge unterteilt sich in zwei Wertstufen:

Dokumente mit Zeitwert (Z): mit einer Mindestaufbewahrungszeit von 5 Jahren.

Dokumente mit Dauerwert (D): mit einer Mindestaufbewahrungszeit von 10 Jahren.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind diese Dokumente
dem Politischen Archiv anzubieten.

In der E-Akte entfällt die Aufteilung in Zeit-und Dauerwert. Die Aufbewahrungsfrist und
Transferfrist wird bei Anlegung einer Akte als Metadatum durch Auswahl der voreingestellten
Jahre festgesetzt. Mit dem Abschluss der Bearbeitung beginnt automatisch die Beachtung der
Aufbewahrungsfrist sowie der parallel laufenden Transferfrist.

Bei Dokumenten mit Zeitwert (Z) kann in der E-Akte die Aussonderungsart dieser Vorgänge auf
„Vernichten“ eingestellt werden. Bei Dokumenten mit Dauerwert (D) ist in der E-Akte mindestens
die Aussonderungsart „Bewerten“ einzustellen.

Rechts-und Konsularangelegenheiten:

Die für Rechts- und Konsularangelegenheiten zuständigen Organisationseinheiten an den
Auslandsvertretungen erheben zur Erfüllung ihrer Aufgaben im staatsangehörigkeits-, namens- und
personenstandsrechtlichen Bereich personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Aus dem Grundsatz der
Datenminimierung ergibt sich die Verpflichtung zur sorgfältigen Prüfung, welche Unterlagen und
Dokumente im Rahmen der Anträge im staatsangehörigkeits-, personenstands- und namensrechtlichen
Bereich im Laufe des Verfahrens gespeichert werden dürfen.

Die Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten in RK-Angelegenheiten finden sich in
den entsprechenden Dienstanweisungen und für Visaangelegenheiten im Visumhandbuch (VHB):

e  Staatsangehörigkeitsangelegenheiten
DA Staatsangehörigkeitsangelegenheiten: siehe Ziffer 9.3 DA StAR.
Da die Auslandsvertretung in staatsangehörigkeitsrechtlichen Angelegenheiten nicht die entscheidende
Behörde ist, sondern die Anträge an das zuständige BVA weiterleitet, sind keine vollständigen Kopien
der Antragsunterlagen aufzubewahren. In der Regel ist es ausreichend, wenn das Weiterleitungsschreiben
und eine Kopie des Antragsformulars ohne Anlagen in der Vertretung verbleiben.

e  _Personenstands- und Namensangelegenheiten

DA Personenstands- und Namensrecht (DA PStR /NamR): siehe Kapitel G

e  _Pass- und Personalausweisangelegenheiten (RK-Pass)
DA Pass- und Personalausweisangelegenheiten: siehe Kapitel 13
Für RK-Pass wird derzeit die Schnittstelle zur E-Akte pilotiert. Erst nach Abschluss dieser Pilotierung
wird eine Entscheidung zur Ablage der Unterlagen zu Pass- und Personalausweisangelegenheiten in der
E-Akte getroffen.

2 Stand: 20.07.2022

Anlage 4
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorga
im Auswärtigen Dienst

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

 

I. Grundsätzliches

Die Aufbewahrungsfrist gibt an, wie lange Dokumente nach abschließender Bearbeitung noch
aufbewahrt werden müssen. Die Fristen werden in der E-Akte auf Vorschlag des Registrators/der
Registratorin von der Organisationseinheit bzw. AV mit Rücksicht auf geltende Rechts- und
Verwaltungsvorschriften beim Anlegen der Akten festgesetzt. Sofern die Aufbewahrungsfrist nicht
gesetzlich bestimmt ist, richtet sich ihre Dauer nach dem Bearbeitungsinteresse und der
Wirtschaftlichkeit. Dabei ist auch zu berücksichtigen, ob und wie lange ein Vorgang aus
datenschutzrechtlichen Gründen aufbewahrt werden darf.

Für die in der E-Akte enthaltenen Dokumente ist neben der Auswahl der voreingestellten
Aufbewahrungsfrist und Transferfrist eine Aussonderungsart beim Anlegen des Vorgangs zu
vergeben. Aussonderungsarten (siehe auch Anlage 1 Handbuch zur DA Doku, Ziffer 2.8) sind:

A: Archivwürdig B: Bewerten U: Unbewertet V: Vernichten

Standardeinstellung für die Aussonderungsart ist „Bewerten“. Die Aussonderungsart darf nur in
„Vernichten“ geändert werden, wenn im Inland im Fristenkatalog ein Kreuz in der Spalte „Nicht an
das Zwischenarchiv“ vermerkt ist und im Ausland, wenn es sich um Schriftgut von Zeitwert „Z“
handelt.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente entsprechend der Aussonderungsart an
das Politische Archiv abgegeben oder vernichtet.

II. Aufbewahrungsfristen in der Zentrale

Die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut in der Zentrale werden in einem Fristenkatalog
festgelegt. Dieser wird von der Arbeitseinheit mit Referat 117 abgestimmt. Das Formular
Fristenkatalog ist auf der SharePoint-Seite zur Dokumentation und Aktenführune eingestellt.

 

Fristenkatalog

Akten- Aufbewah- | Nicht an das
zeichen ! Aktenbetreff? rungsfrist | Zwischen- Bemerkungen *
in Jahren archiv ’

       
 

  
  

1 Stand: 20.07.2022