Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgang
im Auswärtigen Dienst

Wie lege ich Fallakten an und wie werden die Geschäftszeichen vergeben?

Fallakten werden auf Vorgangsebene angelegt, da diese „Akten“ im Verständnis der E-Akte als
Vorgänge geführt werden. Bei Erzeugung des Vorgangs ist im Vorgangstyp die Auswahl „Fallakte“ zu

treffen. Eine Anleitung zum Anlegen eines Vorgangs ist in der LernbAAr zu finden: Vorgang anlegen

 

Bei dem Anlegen von Fallakten erfolgt eine Differenzierung durch die Einrichtung von
unterschiedlichen Vorgängen. In den Vorgängen werden die einzelnen Dokumente abgelegt.

Die Geschäftszeichen der Fallakten werden systemseitig beim Anlegen der Vorgänge automatisch
vergeben. In den Metadaten der Vorgänge können zur besseren Zuordnung der Fallakten im Feld
„Titel“ Bezeichnungen (z.B. ein Vertretungskürzel) manuell und individuell ergänzt werden.

Beispiel:

Akte 1 100.42#00007 - Arbeitszeit der AVs e 7. Akte innerhalb des APZ 100.42)
Vorgang1i 100.42#00007#0001 —- SYDN

Dokument 1 100.42#00007#0001#0001

Dokument 2 100.42#00007#0001#0002

Vorgang 2 100.42#00007#0002 - BOGO

Vorgang 3 100.42#00007#0003 — PARI

Akte 2 100.42#00008 - Titel ( = 8. Akte innerhalb des APZ 100.42)

3 Stand: 20.07.2022

Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgang
im Auswärtigen Dienst

Welche Dokumente müssen in die Fallakten aufgenommen werden?

Verwaltungsentscheidungen zugrundeliegende Vorgänge und Prozesse müssen zuverlässig und
vollständig nachgewiesen werden können. Daher muss in den Vorgängen alles abgelegt werden, was
dokumentiert, welche Entscheidung der eigenen Behörde wann, von wem und aus welchen Gründen

getroffen wurde und wer dafür die Verantwortung trägt (sog. Aktenrelevanz).

Welche Dokumente dürfen nicht in die Fallakten in der E-Akte aufgenommen werden?

Eingegangene Unterlagen und Dokumente sind von der zuständigen Organisationseinheit daraufhin
zu prüfen, ob rechtliche Gründe der elektronischen Erfassung und Ablage in der E-Akte

entgegenstehen (vgl. Ziff. 1.2 DA Doku).

Wie gehe ich mit umfangreichen RK-Vorgängen um, die als Fallakten geführt werden?

Bei der Frage, ob und welche Unterlagen in RK-Angelegenheiten in der E-Akte abgelegt werden
müssen bzw. können, richtet sich danach, ob die Dokumente aktenrelevant sind und nach der
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aufbewahrt werden dürfen.

Aus dem Grundsatz der Datenminimierung ergibt sich die Verpflichtung zur sorgfältigen Prüfung,
welche Unterlagen und Dokumente im Rahmen der Antragstellung zum Nachweis und zur
Überprüfung der im Antrag gemachten Angaben vorgelegt werden müssen und welche Daten im

Laufe des Verfahrens gespeichert werden dürfen.

RK-Angelegenheiten finden sich in den entsprechenden Dienstanweisungen und für

Die Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten in
® Visaangelegenheiten im Visumhandbuch(VHB):

® Staatsangehörigkeitsangelegenheiten
DA __Staatsangehörigkeitsangelegenheiten: siehe Ziffer 9.3 DA StAR. Da die
Auslandsvertretung in staatsangehörigkeitsrechtlichen Angelegenheiten nicht die
entscheidende Behörde ist, sondern die Anträge an das zuständige BVA weiterleitet,
sind keine vollständigen Kopien der Antragsunterlagen aufzubewahren. In der Regel ist
es ausreichend, wenn das Weiterleitungsschreiben und eine Kopie des
Antragsformulars ohne Anlagen in der Vertretung verbleiben.

®e _Personenstands- und Namensangelegenheiten

DA Personenstands- und Namensrecht (DA PStR /NamR): siehe Kapitel G

®e  Pass- und Personalausweisangelegenheiten (RK-Pass)
Für RK-Pass wird derzeit die Schnittstelle zur E-Akte pilotiert. Erst nach Abschluss
dieser Pilotierung wird eine Entscheidung zur Ablage der Unterlagen zu Pass- und
Personalausweisangelegenheiten in der E-Akte getroffen.

4 Stand: 20.07.2022

Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgang
im Auswärtigen Dienst

Neuanträge in Pass- und Personalausweisangelegenheiten werden bis aus Weiteres
unter Beachtung des Leitfadens zur Speicherung von Daten und Dokumenten im Pass-
/Personalausweisverfahren in RK-Pass digitalisiert. Voranträge werden nur im Rahmen
des Neuantrags in RK-Pass digitalisiert (siehe RE zur Digitalisierung von Passakten).
Dabei sind nur die Dokumente der (Papier-) Voranträge einzuscannen, die für den
aktuellen Antrag relevant sind. Die digitalisierten Dokumente sind anschließend zu
vernichten.

 

 

e  Visaangelegenheiten (RK-Visa)

Visaantragsunterlagen werden bis auf Weiteres, wie im VHB-Beitrag Antragsformulare
— Aufbewahrung und Speicherung dargestellt, in Papierform aufbewahrt, gemäß den
Aufbewahrungsfristen in der Anlage. Dies gilt auch für die über das Auslandsportal ab
20.06.2022 elektronisch eingereichten Visaantragsunterlagen. Erst wenn es möglich
sein wird, Antragsunterlagen vollständig elektronisch einzureichen und in ein
elektronisches Ablagesystem zu überführen, das auch die gesetzlichen Speicher- und
Löschfristen berücksichtigt, wird die Papierablage abgelöst.

Sonderregelungen für Fallakten

1. Anwendungsbereich................0nensin0ennennemssnesnens0nunnnns0nDannanen nennen namen TEEN RITTER 6
2. Afahe nnnenmennnoneoasemmmassenssnsehensrnesugnenennneund 6
2.1 AUFGABEN DER BEARBEITENDEN VON FALLAKTEN ünenesesnsusnsnensnenenenenenenenenenenenen kertanseennsennstenssenseennseenseenstensenneen 6
2.1.1 ALLGEMEINE AUFGABEN ...ueasssssessssenenesesnenenesnenenennsnnnenennnnenennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnsnsnsnasasnenasnsnnnn 6
2.1.2 BILDUNG VON AKTEN UND VORGÄNGEN....uuesesenssnsesssnsenenensnsenenenensnnonnnnnnnensnnnnnnnnnnensnnennnnnennnnnnnnenenenensn 7
2.1.3: POSTEINGANGSBEHANDLUNG.............: mussen u 7
2.1.4 BETEILIGUNG ANDERER ORGANISATIONSEINHEITEN.....uuesesesesesesenenennsnnnnnsnnnnnnnenenenenenenennnenennnnsnsnsnsnn 7
2.1.5!’ POSTAUSGANGSBEHANDILUNG.. a.u.:use: 8er em 7
2.1.6 ABGABE VON SCHRIFTGUT AN ANDERE ORGANISATIONSEINHEITEN .....unsesesnsnensnenenenenenenenanananananan 8
2.1.7 AUFBEWAHRUNG UND AUSSONDERUNG VON SCHRIFTGUT ...sneesessesesenensensnnensnnenennnnnnnnnennnnnnsnanennnnen 8
2.2 WEITERE AUFGABEN aennsssnsssnnnansassssanssssssssssssssssnsnnssensssnennnennenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnssnsssssssssssssne 8
2.2.1 AUFGABEN DER REGISTRATORFINNEN een men 8
2.2.2 AUFGABEN DER REGISTRATURLEITUNG (NUR IM AUSWÄRTIGEN AMT (ZENTRALE)) sensasenesenenensnsnn 9
22:3: AUFGABEN DER!KANZLERFINNEN ons snunnn nennen 9

5 Stand: 20.07.2022

Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst

 

Ca
1. Anwendungsbereich

(1) Die Sonderregelungen dieser Anlage gelten für die Bearbeitung und Verwaltung von
Fallakten, sowohl in der E-Akte, als auch für die in Form von genehmigten
Bearbeitungsablagen geführten Vorgänge in Papierform. Im Übrigen gilt die
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung im Auswärtigen Dienst.

(2) In der E-Akte ersetzt die Bearbeitung von Fallakten die Bearbeitungsablagen.

(3) In Papierform geführte Bearbeitungsablagen können eingerichtet werden, wenn
elektronische Aktenführung nicht möglich ist, einzelne Sachgebiete klar abgegrenzt

sind und die Bearbeitenden ihre Geschäftsvorfälle überwiegend alleine bearbeiten.

2. Aufgaben
2.1 AUFGABEN DER BEARBEITENDEN VON FALLAKTEN

2.1.1 ALLGEMEINE AUFGABEN

(1) Die Bearbeitenden sprechen mit den jeweils zuständigen Registrator*innen die
Bearbeitung und Führung von Fallakten ab.

(2) Die Bearbeitenden schaffen die organisatorischen Rahmenbedingungen, um eine
gute Aktenführung zu gewährleisten. Sie stellen bei Bearbeitung von Papierakten
sicher, dass Unbefugten der Zugriff auf die Fallakten verwehrt bleibt.

(3) Die Bearbeitenden stellen sicher, dass das Schriftgut nach einheitlichen Grundsätzen
geordnet, regelmäßig abgelegt und ausgesondert wird.

(4) Die Einhaltung dieser Grundsätze wird anhand von mindestens zwei Stichproben im
Rahmen der Ordnungsprüfungen (gem. Ziff 1.5.4 DA Doku) festgestellt.

(5) Die Bearbeitenden stellen die Vollständigkeit der Metadaten sicher. Nähere
Informationen ergeben sich aus Anlage 9 (Metadaten).

(6) Die Bearbeitenden verwalten Wiedervorlagen selbstständig.

(7) Wenn ein Vorgang dauerhaft nicht mehr bearbeitet wird, wird er von den

Bearbeitenden, ggf. in Absprache mit der Registratur, geschlossen. Lediglich bei

Abschluss der Bearbeitung ist eine endgültige Schlussverfügung erforderlich (z.B.

„zdA“), um den Lauf der Aufbewahrungsfrist zu starten. In der E-Akte beginnt die

Aufbewahrungsfrist mit dem Schließen des Vorgangs, bei Papier-Vorgängen

gewährleistet die Registratur den Ablauf der Aufbewahrungsfrist sowie die

Aussonderung der Vorgänge. Bei Vorgängen in Papierform können die

schriftgutordnenden Verfügungen (z. B. „zum Vorgang“) entfallen.

Für Vorgänge, die die Bearbeitenden angelegt haben, können in der E-Akte

automatisch generierte Bearbeitendenbezogene Vorgangslisten erstellt werden.

Diese können das Aktenbestandsverzeichnis ergänzen.

Bei Wechsel der Bearbeitenden ist die Übergabe ihres Arbeitsgebietes an den/die

Nachfolger*in oder - wenn diese/r noch nicht eingetroffen ist - an den/die

Vertreter*in in Form einer Übergabeverhandlung (Niederschrift zur Übergabe der

Bearbeitungsablagen) aktenkundg zu machen. Grundlage für die

Übergabeverhandlung sind (über Suchordner automatisch generierbare)

Vorgangslisten.

EEE,
[0°]
—

—
VO
—

6 Stand: 20.07.2022

Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst

Ca

 

2.1.2 BILDUNG VON AKTEN UND VORGÄNGEN

(1) Die Bearbeitenden legen die Vorgänge an.

(2) Verfahrensgleiche Fallakten werden unter dem gleichen Aktenzeichen geführt und
unterscheiden sich lediglich z.B. durch eine fortlaufende Projektnummer oder durch
ein Länder- oder Namenskürzel.

(3) In der E-Akte werden Fallakten auf Vorgangsebene angelegt. Im Vorgangstyp ist die
Auswahl „Fallakte“ zu treffen.

(4) Die Geschäftszeichen von Fallakten in der E-Akte werden bei Anlegen der Vorgänge
bzw. Einstellung der Dokumente systemseitig automatisch vergeben. Ergänzungen
im Titel in den Bezeichnungen z.B. eine Ziffer oder ein Vertretungskürzel können
manuell und individuell vergeben und eingetragen werden.

2.1.3 POSTEINGANGSBEHANDLUNG

(1) Ist ein Zugang zur E-Akte eingerichtet, weisen die Bearbeitenden das aktenrelevante

Dokument einem Vorgang zu und tragen die Metadaten ein. Danach beginnen sie mit
der Bearbeitung.
Die Bearbeitenden stellen die richtige Zuordnung der Dokumente zum passenden
Vorgang sicher und achten auf deren Lesbarkeit (Vermeiden von Doppelungen bei
Mailschlangen). Kann ein aktenrelevantes Dokument keinem bestehenden Vorgang
zugewiesen werden, legen die Bearbeitenden die Zuordnung zu einem Vorgang fest
und gleichzeitig einen neuen Vorgang bzw. ein neues Segment an.

(2) Wenn Eingänge in Papierform direkt bei den Bearbeitenden eingehen, werden diese
an die Registratur zur Eingangsbehandlung gem. Ziff 4.2.2 der DA_ Doku
weitergeleitet. Eingänge in der Registratur, die offensichtlich eine Fallakte betreffen,
leiten die Registrator*innen an die zuständigen Bearbeitenden weiter. Eine weitere
Beteiligung der Registratur ist nicht erforderlich.

2.1.4 BETEILIGUNG ANDERER ORGANISATIONSEINHEITEN

. Sollen andere beteiligte Organisationseinheiten Zugriff auf die Vorgänge erhalten,
wenden sich die Bearbeitenden an die eigene Registratur. Die Registratur stellt sicher,
dass der Zugriff eingerichtet wird.

2.1.5 POSTAUSGANGSBEHANDLUNG

(1) Ist ein Zugang zur E-Akte eingerichtet, erledigen die Bearbeitenden den
elektronischen Postausgang direkt und legen den Nachweis der Absendung (Email)
im Vorgang ab.

(2) Ausgänge in Papierform werden durch die Postausgangsstelle versandt. Die
Bearbeitenden erhalten die Konzepte mit Absendevermerk der auf dem Postweg
versandten Schriftstücke nach deren Absendung.

(3) Die Bearbeitenden prüfen die Ausgänge in Papierform darauf hin, ob die Konzepte
und ggf. beigefügte Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden müssen (siehe

Stand: 20.07.2022

Anlage 3

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung CG+
im Auswärtigen Dienst
Anlage 8 Scanrichtlinie). Müssen eingescannte Papieroriginale aufbewahrt werden,
werden sie nach dem Scannen und der Zuordnung in der E-Akte in einer Papierakte
geführt. Diese bildet gemeinsam mit der parallel dazu angelegten E-Akte die
Hybridakte, wobei die E-Akte die führende ist. In den Metadaten ist in der E-Akte ein
Verweis auf die Originale in der Papierakte aufzunehmen.

2.1.6 ABGABE VON SCHRIFTGUT AN ANDERE ORGANISATIONSEINHEITEN

(1) Sind die Bearbeitenden für die Bearbeitung bereits registrierter Eingänge nicht
zuständig, sind die eingegangenen Schriftstücke jeweils unter Beteiligung der
Registratur an die zuständige Organisationseinheit/Auslandsvertretung
weiterzuleiten.

(2) Sind infolge von z.B. Aufgabenverlagerung oder Reorganisation Vorgänge von den
(bisherigen) federführenden Bearbeitenden an eine andere
Organisationseinheit/Auslandsvertretung abzugeben, übernimmt die E-Akte-
Fachadministration das Umprotokollieren der betroffenen Akten und Vorgänge.

2.1.7 AUFBEWAHRUNG UND AUSSONDERUNG VON SCHRIFTGUT

(1) Die Bearbeitenden prüfen beim Anlegen von Fallakten die durch die Akte
vorgegebene Aufbewahrungsfrist und passen diese in Absprache mit den
Registrator*innen und/oder Referat 117 ggf. an.

(2) Schriftgut ist von den Bearbeitenden regelmäßig, mindestens einmal jährlich darauf
hin zu überprüfen, ob es für die läufende Arbeit noch gebraucht wird.

(3) Ist die Bearbeitung des Schriftguts abgeschlossen und die Aufbewahrungsfrist
abgelaufen, werden die Vorgänge - sofern sie nicht ausnahmsweise von Dauerwert
sind und sofern das Politische Archiv (Referat 117) im Fristenkatalog auf eine
Übernahme verzichtet hat - durch die Registratur vernichtet. Die Vernichtung von
Papierakten ist in einem Vernichtungsprotokoll, das im Vier-Augen-Prinzip
unterzeichnet wird, zu vermerken. Das Vernichtungsprotokoll ist in der zuständigen
Registratur aufzubewahren.

2.2 WEITERE AUFGABEN

2.2.1 AUFGABEN DER REGISTRATOR*INNEN

(1) Die Registrator*innen führen eine Liste derjenigen Bearbeitenden, die in ihrer
Organisationseinheit/an der Auslandsvertretung Fallakten führen und verwalten. In
der E-Akte kann automatisch eine Liste der offenen Fallakten generiert werden. Diese
Liste stellen sie dem/der zuständigen Registraturleiter*in bzw. dem/der Kanzler*in
im Rahmen der Ordnungsprüfung zur Verfügung.

(2) Die Registrator*innen achten zusätzlich auf die Qualitätssicherung (siehe Ziffer 4.9.
DA Doku) der Fallakten und zeigen den Referatsleiter*innen und Kanzler*innen
Mängel an. Dafür führen sie regelmäßige Stichproben in Fallakten durch.

8 Stand: 20.07.2022

Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgang
im Auswärtigen Dienst

2.2.2 AUFGABEN DER REGISTRATURLEITUNG (NUR IM AUSWÄRTIGEN AMT/ZENTRALE)

Die Registraturleiter*innen führen im Rahmen der Ordnungsprüfungen nach Ziff. 1.5
der DA_Doku in Organisationseinheiten, in denen Fallakten geführt werden,
mindestens zwei Stichproben durch.

2.2.3 AUFGABEN DER KANZLER*INNEN

Die Kanzler*innen führen im Rahmen der Ordnungsprüfungen nach Ziff. 1.5 der DA
Doku mindestens zwei Stichproben bei Bearbeitenden von Fallakten an der
Auslandsvertretung durch.

Stand: 20.07.2022

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