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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Schriftgutanordnung“
Anlage i 1 Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung Ca im Auswärtigen Dienst Großschadensereignissen mit hoher medialer Aufmerksamkeit oder Ereignisse, an die in Form von Jahrestagen gedacht wird, von den festgelegten Aufbewahrungsfristen abweichen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der E-Akte wird das Schriftgut automatisch den zuständigen Anwenderinnen und Anwendern zur Aussonderung vorgelegt. 29. Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist? (Ziff. 4.11 DA) Aussonderung von Papierakten allgemein Im Rahmen der Aussonderung wird archivwürdiges Schriftgut in das Archiv überführt. Nicht-archivwürdiges Schriftgut, auf dessen Übernahme das Politische Archiv für die Zentrale in einem Fristenkatalog verzichtet hat und dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann vernichtet werden. Schriftgut, das nicht archivwürdig ist, dessen Aufbewahrungsfrist aber noch nicht abgelaufen ist, wird in das Zwischenarchiv des Politischen Archivs übernommen. Schriftgut der Auslandsvertretungen kann im Rahmen der Aussonderung vernichtet werden, wenn die Akten nach Anlage 4 zur DA Doku, Punkt III (Aufbewahrungsfristen an den Auslandsvertretungen) zeitwertig sind und die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. anzubieten, es sei denn, Referat 117 hat schon von vorneherein im Fristenkatalog oder nach Anlage 4 zur DA Doku, Punkt III (Aufbewahrungsfristen an den AVs) darauf verzichtet. Die Entscheidung darüber, welches Schriftgut archivwürdig ist, trifft Referat 117. (N Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ist in jedem Fall Referat 117 Schriftgut ist nach spätestens zehn Jahren dem Archiv anzubieten und vor Ablauf von 30 Jahren abzugeben. Die Anbietepflicht erstreckt sich auch auf Hilfsmittel der Registratur, die für die Verwaltung der anzubietenden Unterlagen maßgeblich sind. Das Referat 117 anzubietende Schriftgut ist in einem vorläufigen elektronischen Aussonderungsverzeichnis vollständig nach dem Aktenplan aufsteigend zu erfassen und Referat 117 zur Prüfung und Bewertung zu übermitteln. Das Aussonderungsverzeichnis wird in dem von Referat 117 vorgegeben Formular erstellt, das wie folgt auszufüllen ist: 22 Stand: 01.08.2022
Anlage 1 Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung GC im Auswärtigen Dienst Starten Sie im Reiter "Reg. Aussonderung" in Zelle A3 mit "1" und füllen Sie die Zeile bis M3 aus. Dann gehen Sie für den nächsten Band zu A4 und fahren fort. Geben Sie bitte Ihre Daten nur zeilenweise ein, damit die Excel-Formeln richtig rechnen können. Erst nach Erhalt der Signaturaufkleber von Referat 117 werden die Zellen N und O befüllt. Ist die letzte Akte erfasst, dann bitte die leeren Zeilen bis einschließlich Zeile 999 löschen, sonst werden viele Leerseiten beim Druck erzeugt. Der Schwarzweißdruck erfolgt im Querformat für die Spalten A bis M Das Ergebnis der Bewertung wird der Registratur mitgeteilt, die daraufhin das endgültige Aussonderungsverzeichnis erstellt und Referat 117 per E-Mail übermittelt. Zwei von der Leitung der Organisationseinheit unterschriebene Aussonderungsverzeichnisse werden mit den Akten an Referat 117 abgegeben. Der genaue Zeitpunkt der Übergabe der Akten wird mit Referat 117 vereinbart. Nach Übernahme der Akten erhält die abgebende Stelle ein unterschriebenes Exemplar des Aussonderungsverzeichnisses als Übernahmebestätigung zurück. Das Verzeichnis verbleibt 10 Jahre bei der Registratur. Aussonderung im Auswärtigen Amt (Zentrale) Referat 117 vereinbart mit der anbietenden Registratur einen Abgabetermin und übergibt die Signatur-Aufkleber. Die Signatur-Aufkleber werden auf die Vorblätter der Abheftmappen geklebt und in das elektronische Aussonderungsverzeichnis übertragen. Das auszusondernde Schriftgut ist - ohne Metallteile und Doppel - in roten Heftrücken oder Abheftmappen nach der Ordnung des Aussonderungsverzeichnisses aufsteigend abzugeben. Maximal sind zwei Jahrgänge in einem Archivband zusammenzufassen. Die Heftrücken sollen nicht dicker als 2 cm sein. Auf jedem Vorblatt werden die Aufbewahrungsfrist und die Jahreszahl des Fristablaufs vermerkt. Die Fristen ergeben sich aus der Anlage 4. Sie beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Bearbeitung abgeschlossen wurde (Datum der letzten zdA-Verfügung). Aussonderung an den Auslandsvertretungen Die Auslandsvertretungen bewahren die Unterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist vollständig auf. Dazu kann die Vertretung zusätzlich zur Registratur eine Altregistratur (auch: Zwischenarchiv) einrichten. Sie muss wie die Registratur geschützt sein. 23 Stand: 01.08.2022
Anlage 1 E Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung CG- im Auswärtigen Dienst In Abständen von längstens drei Jahren ist dem Politischen Archiv jenes Schriftgut aus der Altregistratur zur Übernahme anzubieten, das laut Anlage 4 als dauerwertig eingestuft ist und dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Bei Platzmangel oder unzulänglichem Lagerort kann das Schriftgut unter Angabe der Gründe auch vor Fristablauf angeboten werden. Das Politische Archiv teilt nach Prüfung des Verzeichnisses mit, welche Akten zu übersenden sind und übermittelt die zur Vorbereitung der Akten notwendigen Unterlagen zur Schlauchheftung. © 24 Hinweise für die Registraturen zur Schlauchheftung und Übersendung der Akten: Die Schlauchheftungen sowie die Deck- und Rückblätter werden von Referat 117 nach Prüfung des Aussonderungsverzeichnisses in der benötigten Menge an die Auslandsvertretungen übersandt. Eine gesonderte Bestellung bei Referat 117 ist nicht erforderlich. Die AVs versehen die angeforderten Akten mit den Schlauchheftungen sowie Deck- und Rückblättern und übersenden die Akten anschließend zur Archivierung an das Politische Archiv. Der Übersendung der Akten ist das Aussonderungsverzeichnis beizufügen, das vorher um die zu vernichtenden Bände bereinigt wurde. Das auszusondernde Schriftgut ist nach dem Vorbild der von Referat 117 jeder Registratur bereitgestellten Mustermappe - ohne Metallteile und Doppel - zu heften und nach der Ordnung des Aussonderungsverzeichnisses aufsteigend abzugeben. Maximal sind zwei Jahrgänge in einer Schlauchheftung zusammenzufassen. Die Heftrücken sollen nicht dicker als 2 cm sein. Auf jedem Vorblatt (A5-Format) und im Aussonderungsverzeichnis sind die jeweilige Aufbewahrungsfrist und die Jahreszahl des Fristablaufs zu vermerken. Die Fristen ergeben sich aus der Anlage 4 zur DA Doku. Sie beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Bearbeitung abgeschlossen wurde (Datum der letzten zdA-Verfügung). Die Akten sind transportsicher zu verpacken (z. B. Regis-Fixbox). Werden mehrere Transportbehältnisse benutzt, so sind diese deutlich zu beschriften und im Verzeichnis zu benennen. Der günstigste geeignete Transportweg ist auszuwählen. Stand: 01.08.2022
Anlage 1 Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung GC im Auswärtigen Dienst Gemäß 828 (1) i.V.m. 85 Verschlusssachen-Dienstanweisung (VSA) sind Verschlusssachen so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann. Das Vernichten mittels einer Brandtonne ist nicht zulässig. Hierzu sind vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) zugelassene Produkte zu nutzen. Diese Produkte können über das Kaufhaus des Bundes beschafft werden. Aussonderungsarten in der E-Akte sind U: Unbewertet- Das Schriftgutobjekt wurde noch nicht durch das zuständige End-Archiv bewertet.) A: Archivwürdig- Das Schriftgutobjekt wurde als archivwürdig bewertet und wird im Rahmen der Aussonderung an das End-Archiv abgegeben (Abgabe). B: Bewerten- Das Schriftgutobjekt wird nach Abgabe an das End-Archiv bewertet. V: Vernichten- Das Schriftgutobjekt wurde im Fristenkatalog vom Politischen Archiv zum Löschen freigegeben und wird im Rahmen der Aussonderung aus der E-Akte Bund gelöscht (Kassation). Standardeinstellung für die Aussonderungsart ist „Bewerten“. Die Aussonderungsart darf nur in „Vernichten“ geändert werden, wenn im Inland im Fristenkatalog ein Kreuz in der Spalte „Nicht an das Zwischenarchiv“ vermerkt ist. Im Ausland, wenn es sich um Schriftgut von Zeitwert „Z“ handelt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Schriftgut entsprechend der Aussonderungsart an das Politische Archiv abgegeben oder vernichtet. Weiterführende Regelungen zur Aussonderung in der E-Akte werden derzeit erstellt. 30. Was ist die Transferfrist? (Ziff. 2.9 DA) Die Transferfrist beginnt mit Abschluss der Bearbeitung durch die elektronische Zeichnung „Abgeschlossen“. Die Transferfrist läuft parallel zur Aufbewahrungsfrist. Während der Transferfrist ist es möglich, bereits abgeschlossene Vorgänge zur erneuten Bearbeitung wieder zu „öffnen“. Anleitung zum Öffnen bereits geschlossener Akten (in der lernbAAr) Erst nach dem Ablauf der Transferfrist werden Schriftgutobjekte an einen Langzeitspeicher übertragen. Danach ist keine weitere Bearbeitung mehr möglich. Ein lesender Zugriff bleibt 25 Stand: 01.08.2022
Anlage 1 ’ Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung GG ’ im Auswärtigen Dienst für die Dauer der Aufbewahrungsfrist und - sofern die Unterlagen als dauerwertig/archivwürdig eingestuft wurden - in der digitalen Infrastruktur von Referat 117 erhalten. TE Pa Te TE TEL LITT Für Löschen im Ausnahmefall definiert die E-Akte ein Lösch-Szenario mittels Vier-Augen- Prinzip. Bei der Löschung ist das Gebot der vorherigen Anbietepflicht zur Archivierung zu beachten. Die Löschung eines Schriftgutobjektes (Akte, Vorgang oder Dokument) wird zunächst durch eine Anwenderin bzw. einen Anwender beantragt. Dies erfolgt mittels der Unterschrift „Löschung anfordern“ im Kontextmenü des jeweiligen Schriftgutobjekts. Zur Wahrung des Vier-Augen-Prinzips muss eine Löschung durch eine zweite Anwenderin bzw. einen zweiten Anwender geprüft und freigegeben werden (Unterschrift „Lösch- Anforderung freigegeben“). Die E-Akte ermittelt automatisch die nächste Vorgesetzte bzw. den nächsten Vorgesetzten der Anwenderin bzw. des Anwenders. Hierzu wird die Aktivität „Lösch-Anforderung“ an die Stelle „Leiter*in“ der eigenen Organisationseinheit verfügt. Insofern der/die Anwender*in, welcher die Löschung beantragt, selbst die Stelle „Leiter*in “ innehat, wird die Aktivität „Lösch-Anforderung“ an die Stelle „Leiter*in“ der übergeordneten Organisationseinheit verfügt. Bei beiden Unterschriften wird ein Bemerkungsfeld angeboten, welches zwingend durch die Anwenderinnen / den Anwender befüllt werden muss und so die Gründe zur Löschung nachvollziehbar protokolliert. Die Unterschriften dürfen nicht durch die gleiche Anwenderin bzw. den gleichen Anwender erfolgen. Die eigentliche Löschung erfolgt zeitversetzt zwei Wochen nach der Unterschrift „Lösch- Anforderung freigegeben“ automatisiert durch das E-Akte-System. Durch die Löschung werden alle untergeordneten Schriftgutobjekte sowie fachliche Metadaten gelöscht. Zur Dokumentation verbleibt im Basisdienst das Schriftgutobjekt mit folgenden Metadaten: Datum der Löschung, Grund der Löschung (Bemerkungsfelder der Unterschriften), Kennzeichen des Schriftgutobjektes. Das beschriebene Lösch-Szenario gilt nur für formelles Schriftgut, also Schriftgut, das im Arbeitsbereich Aktenplan abgelegt ist. Anleitung zur Stornierung von Schriftgut in der E-Akte (in der lernbAAr) Löschen im Vier-Augen-Prinzip Die E-Akte definiert ein Löschszenario für Schriftgutobjekte mittels 4-Augen-Prinzip. Die Löschung eines Schriftgutobjektes wird zunächst durch eine Benutzerin bzw. einen Benutzer 26 Stand: 01.08.2022
‚Anlage 1 Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung GC im Auswärtigen Dienst beantragt, dies erfolgt mittels der Unterschrift „Löschung anfordern“ im Kontextmenü des jeweiligen Schriftgutobjekts. Zur Wahrung des 4-Augen-Prinzips muss eine Löschung durch eine zweite Benutzerin bzw. einen zweiten Benutzer geprüft und freigegeben werden. Demnach ermittelt das System automatisch die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten der Antragstellerin bzw. des Antragstellers, welche bzw. welcher dann die Löschung bestätigt oder ablehnt. Es wird kein Vernichtungsprotokoll generiert, sondern die Löschung wird im E-Akte-System protokolliert. Das Schriftgut der Arbeitsbereiche „Schreibtisch“ und „Informeller Arbeitsbereich“ unterliegt dem Szenario nicht. Dieses Schriftgut kann allein von dem/der Benutzer*in oder von ihr bzw. ihm Berechtigten gelöscht werden. Um einen Datenverlust im Falle einer Fehlbedienung (versehentliches Löschen) zu vermeiden, ist im E-Akte-System ein globaler Papierkorb eingerichtet. In diesem globalen Papierkorb werden alle gelöschten Objekte für eine behördenspezifische Frist aufbewahrt und erst danach durch einen systemseitigen Automatismus endgültig gelöscht. Das gelöschte Objekt wird für diesen Zeitraum mit dem Namenszusatz „gelöscht“ versehen. Zugriff auf diesen globalen Papierkorb besitzen ausschließlich Fachadministrator*innen der jeweiligen Behörde. Diese können auf Anfrage der Eigentümerin bzw. des Eigentümers ein Objekt aus dem Papierkorb wiederherstellen und somit die endgültige Löschung verhindern. Die Vernichtung von Schriftgut in Papierform ist in einem Ausdruck des Aussonderungsverzeichnisses als Vernichtungsprotokoll zu vermerken und von dem/der Registrator*in sowie einem weiteren unterschriftsberechtigten Beschäftigten zu unterschreiben. Es ist für die Dauer von 10 Jahren in der Registratur aufzubewahren. 32. Abgabe und Umprotokollierung von Akten Wird z.B. eine Organisationseinheit im Auswärtigen Amt aufgelöst, ist das bei ihr geführte Schriftgut an die neue Organisationseinheit abzugeben. Unabhängig davon, ob sich die neue Organisationseinheit im Auswärtigen Amt oder auch im BfAA befindet, ist für Papier- wie auch für elektronische Akten ein Verzeichnis über das abzugebende Schriftgut zu erstellen. Für die Erstellung des Verzeichnisses ist das Formular „Aktenabgabe“ zu verwenden. 33. Wie bekomme ich Zugriff auf archivierte (analoge) Unterlagen? Bereits archivierte Akten können für die amtliche Benutzung über die Registratur anhand der Archivsignatur vom Zwischenarchiv angefordert werden. 27 Stand: 01.08.2022
Anlage - Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung G- im Auswärtigen Dienst Ausgeliehene analoge Archivbände sind nicht wieder der laufenden Registratur einzufügen. Schriftstücke dürfen kopiert, jedoch nicht entfernt oder inhaltlich verändert werden. Die Archivbände sind nach Abschluss unverzüglich über die Registratur zurückzugeben. Die Vernichtung ausgeliehener Akten ist untersagt. 28 Stand: 01.08.2022
