a-500-15-v2-h-20220901
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Schriftgutanordnung“
Offen
A-500/15 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit
Der bzw. die Sicherheitsbeauftragte (SichBeauftr) berät und unterstützt die DStLtg bei der
Koordinierung und Prüfung der Absicherungsmaßnahmen und der Abstellung von Mängeln. Seine
bzw. ihre Aufgaben sowie weitere Vorgaben sind der A-1130/1 VS-NfD zu entnehmen. Der bzw. die
(militärische) SichBeauftr ist durch die DStLtg schriftlich zu bestellen. Ihm bzw. ihr ist ein unmittelbares
Vortragsrecht bei der DStLtg einzuräumen.
Die Aufgaben und Rechtsstellung der Geheimschutzbeauftragten sind gesondert in der AR „Militärische
Sicherheit/Personeller Geheim- und Sabotageschutz“ A-1130/3 geregelt.
4.4.4 Administrativer Datenschutz
423. Die DStLtg ist verantwortlich für die datenschutzkonforme Verarbeitung von PersDat in
ihrer DSt47.
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424. Die DStLtg soll in ihren Pflichten zur Sicherstellung der nachweislich datenschutzkonformen
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Verarbeitung von PersDat in ihren Verantwortungsbereichen durch einen administrativen
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Datenschutzbeauftragten bzw. eine administrative Datenschutzbeauftragte (ADSB) unterstützt
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werden. Verantwortlichkeiten, Aufgaben und erforderliche Qualifikationen sind in der A-2122/4 geregelt.
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Der bzw. die ADSB ist durch die DStLtg schriftlich zu bestellen. In dieser Bestellung ist ein unmittelbares
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Vortragsrecht des bzw. der ADSB gegenüber dem Verantwortlichen festzulegen.
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4.5 Zusammenarbeit mit der Militärseelsorge
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425. Die grundsätzliche Zusammenarbeit mit den Militärgeistlichen ist in der AR „Militärseelsorge“
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A-2500/2 geregelt. Das Katholische Militärbischofsamt (KMBA), das Evangelische Kirchenamt (EKA)
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und das Militärrabbinat (MRB) der Bw arbeiten im Rahmen ihrer zentralen Zuständigkeit unmittelbar
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mit den DSt zusammen. Die Zusammenarbeit mit den beauftragten Militärgeistlichen des KMBA, des
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EKA sowie mit den Militärrabbinerinnen und Militärrabbinern des MRB richtet sich nach der AR
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„Militärseelsorge – Zusammenarbeit mit den Streitkräften“ B-2520/3. Die Vertreter und Vertreterinnen
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der Militärseelsorge informieren und beraten die DStLtg in ihren Verantwortungsbereichen in allen
Fragen der Militärseelsorge, insbesondere über Planungen und organisatorische Maßnahmen der
Militärseelsorge bei besonderen Einsätzen der Streitkräfte. Außerdem koordinieren und steuern sie den
Einsatz der Militärseelsorge.
47 Siehe Nr. 3006 der A-2122/4.
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Stand: September 2022
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Dienstbetrieb und Zusammenarbeit A-500/15
4.6 Sozialdienst der Bundeswehr
426. Die DStLtg und Angehörige von DSt können und sollen auf ein umfangreiches fachliches
Netzwerk für die umfassende Wahrnehmung ihrer Fürsorgeverpflichtung zurückgreifen. Hierzu hat die
DStLtg für das ihnen unterstellte Personal eine barrierefreie Einbindung des Sozialdienstes48
sicherzustellen. DStLtg von DSt, denen ein Sozialdienst angehört, arbeiten eng mit dem fachlich für
den Sozialdienst der Bw zuständigen Referat im Bundesamt für das Personalmanagement der
Bundeswehr zusammen.
4.7 Dienststellenübergreifende Zusammenarbeit
4.7.1 Geltung des Dienstwegprinzips
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427. Bei einer (auch DSt-übergreifenden) Einbindung über mehrere Hierarchieebenen hinweg gilt
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das Dienstwegprinzip: Der Dienstweg ist einzuhalten. Zur DSt-übergreifenden Kommunikation ist der
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von jeder DSt einzurichtende und zu betreibende zentrale Posteingang für Papier- (Poststelle) bzw.
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elektronische Post (zentraler OBK) zu nutzen.
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428. Ausnahmen zum hierarchischen Dienstwegprinzip können sich für im GB BMVg etablierte
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Fachaufgaben-Arbeitsbeziehungen49 ergeben, soweit die ministerielle Fachaufsicht anderweitige
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Regelungen bezüglich der Kommunikation getroffen hat.
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4.7.2 Bundesministerium der Verteidigung
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429. Die Zusammenarbeit mit dem BMVg ist in der A-500/1 abschließend geregelt.
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4.7.3 Anfragen aus dem parlamentarischen Raum
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430. Parlamentarische Anfragen von Fraktionen und Abgeordneten des Deutschen
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Bundestages50, die den GB BMVg betreffen, werden über das Bundeskanzleramt an das BMVg zur
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Bearbeitung/Beantwortung weitergeleitet. Die Kommunikation des BMVg mit dem Parlament steuert
das Parlament- und Kabinettreferat.
48 Siehe AR „Sozialdienst in der Bundeswehr“ A-2641/1 VS-NfD.
49 Dazu gehören Fachaufgaben-Arbeitsbeziehungen, die in der A-500/1 nicht dezidiert abgebildet sind.
50 Große Anfrage, Kleine Anfrage, schriftliche Frage, mündliche Frage.
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Stand: September 2022
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A-500/15 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit
431. DSt der Bw werden durch das BMVg zu einer Zuarbeit zur Erstellung der Antwort auf eine
konkrete Anfrage aufgefordert. Dabei ist die Zuarbeit inhaltlich grundsätzlich so zu fassen, dass eine
Einstufung als VS51 nicht erforderlich wird. Eine Einstufung als VS ist zu begründen. Vorgaben des
Datenschutzes und den sich daraus ableitenden Schutzmaßnahmen sind zu beachten. Die Zuarbeit ist
durch die jeweilige DStLtg zu billigen und auf dem Dienstweg vorzulegen.
4.8 Wehrbeauftragte bzw. Wehrbeauftragter des Deutschen Bundestages
und Petitionsausschuss
432. Wehrbeauftragtenangelegenheiten sind vordringlich zu bearbeiten52. Posteingänge, deren
Abs der bzw. die Wehrbeauftragte des Deutschen Bundestages ist, sind unverzüglich der DStLtg
vorzulegen. Hat die DStLtg ein nachgeordnetes OrgElem mit der Entscheidung über die weitere
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Bearbeitung der Posteingänge beauftragt, ist es unverzüglich diesem vorzulegen.
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433. Hat der bzw. die Wehrbeauftragte Angehörige der Bw persönlich angeschrieben, so ist das
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Schreiben unverzüglich an den Adressaten bzw. die Adressatin weiterzuleiten. Auf das Schreiben
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sollen nur die Adressaten antworten, an die das Schreiben gerichtet ist. Die A-2600/2 regelt weitere
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Einzelheiten zur Bearbeitung von Eingaben und weiteren Wehrbeauftragtenangelegenheiten.
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434. Gemäß Artikel 17 Grundgesetz (GG) hat „Jedermann“, also auch zivile Angehörige der Bw
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und Angehörige von Soldatinnen und Soldaten, das Recht, sich mit einer Bitte oder Beschwerde an
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den Deutschen Bundestag zu wenden. Behandelt und beraten werden diese Anliegen im
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Petitionsausschuss.
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435. Angelegenheiten des Petitionsausschusses sind analog der in Nr. 433 vorgegebenen
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Verfahrensweise zu behandeln.
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51 VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH oder höher.
52 Siehe Nr. 301 der AR „Wehrbeauftragtenangelegenheiten“ A-2600/2.
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Dienstbetrieb und Zusammenarbeit A-500/15
4.9 Informationsarbeit
436. Die DSt ist in die Informationsarbeit53 (InfoA) im GB BMVg eingebunden. InfoA ist eine
Führungsaufgabe und durch alle Vorgesetzten wahrzunehmen54. Sie findet aktiv und reaktiv statt.
Bei der Initiierung und der weiteren Planung von Maßnahmen zur InfoA der DSt ist die örtlich zuständige
Stelle der InfoA oder aber das Presse- und Informationszentrum (kurz: PIZ) des jeweiligen
OrgBer/Ber einzubeziehen.
In der DSt ist jederzeit mit externen Presse- und sonstigen Anfragen zu rechnen. Äußerungen zu
dienstlichen Angelegenheiten gegenüber den Medien werden generell durch die lokal zuständige
Stelle der InfoA getätigt, auf die durch die DSt zu verweisen ist.
437. Angehörige der DSt unterliegen bezüglich des Grundrechts der freien Meinungsäußerung
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aufgrund ihres besonderen Treue- oder Arbeitsverhältnisses gemäß Artikel 5 Absatz 2 GG weiteren
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Pflichten, die sie bei der Ausübung dieses Rechts zu berücksichtigen haben55. Bei der Ausübung des
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Grundrechts der freien Meinungsäußerung sind daher alle Pflichten zu beachten, die für Soldatinnen
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und Soldaten im SG und für Beamtinnen und Beamte im BBG festgelegt sind.
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438. Bei in der DSt eingehenden Informationsersuchen, die sich direkt oder mittelbar auf das
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Informationsfreiheitsgesetz berufen, sind die Vorgaben der AR „Informationsfreiheitsgesetz
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– Bearbeitung von Anträgen –“ A-2122/1 zu berücksichtigen.
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439. In der DSt eingehende Informationsersuchen, die sich direkt oder mittelbar auf das
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Umweltinformationsgesetz (UIG) berufen, werden zur Beantwortung an das Bundesamt für
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Infrastruktur, Umweltschutz und Dienstleistungen der Bundeswehr (BAIUDBw) weitergeleitet.
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53 Siehe AR „Informationsarbeit“ A-600/1.
54 Siehe A-600/1, Nr. 2001.
55 Siehe AR „Private Veröffentlichungen und Vorträge“ A-2110/3.
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A-500/15 Anlagen
5 Anlagen
5.1 Rollen und Berechtigungen 31
5.2 Papierpost 33
5.3 Laufmappen, Geschäftsgangvermerke und Farbmarkierungen 36
5.4 Abkürzungsverzeichnis 39
5.5 Bezugsjournal 41
5.6 Änderungsjournal 43
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Anlagen A-500/15
5.1 Rollen und Berechtigungen
5.1.1 Allgemeines
• IT-Zugriffe auf Daten, Akten, Vorgänge und Dokumente werden durch Rollen- und Berechtigungs-
konzepte geregelt.
• Die Art der Berechtigungen richtet sich sowohl nach den Aufgaben der Nutzenden als auch nach
deren organisatorischer Verortung (Dienstposten). Einzelne Nutzerinnen und Nutzer werden in
Nutzergruppen zusammengefasst, denen bestimmte Rollen mit den erforderlichen Berechtigungen
zugewiesen werden. Eine konsistente Rollen- und Berechtigungsvergabe in den DSt ist eine
wesentliche Voraussetzung für die elektronische Abbildung von Arbeitsabläufen (Workflows).
• Für die Vergabe von Rollen und Berechtigungen ist eine Nutzeradministration in der DSt
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vorzusehen. Diese Aufgabe ist Fachadministratorinnen bzw. Fachadministratoren zuzuweisen. Die
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Rahmenbedingungen dafür legen die OrgBer sowie die dem BMVg unmittelbar unterstellten DSt
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fest.
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• Jede DSt erstellt in Abhängigkeit von den Aufgaben des jeweiligen Dienstpostens ein dienststellen-
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spezifisches Rollen- und Berechtigungskonzept auf der Grundlage der vorhandenen Standardrollen
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und -berechtigungen des jeweiligen IT-Systems. Das dienststellenspezifische Rollen- und
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Berechtigungskonzept ist zu dokumentieren sowie regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.
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• Grundsätzlich sind durch die DSt Vertretungsregelungen für Funktionsträgerinnen und Funktions-
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träger vorzusehen.
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5.1.2 Rollen
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• Eine (Einzel-) Rolle bildet eine oder mehrere typisierte Aufgaben einer Funktionsträgerin bzw. eines
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Funktionsträgers ohne konkreten Organisationsbezug ab. Diese bzw. dieser kann daher eine oder
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mehrere Rollen innehaben. Die Rolle besitzt einen engen inhaltlichen Zusammenhang zur Definition
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von Aufgaben, da Rollen üblicherweise die Zusammenfassung verschiedener Einzelaufgaben
abbilden. Sammelrollen dienen der Abbildung von häufig auftretenden Kombinationen mehrerer
Einzelrollen (z. B. „Dezernentin bzw. Dezernent“ im [DSt]). Ihre Verwendung erleichtert die
Nutzeradministration und ist daher – wo sinnvoll – anzustreben. Bei der Vergabe von Einzel- oder
Sammelrollen ist das Vier-Augenprinzip anzuwenden. Die Zuordnung der Rollen/Sammelrollen zu
den grundsätzlich organisatorisch abgeleiteten Berechtigungen erfolgt durch die zuständigen
Fachadministratorinnen bzw. Fachadministratoren über entsprechende Aufträge. Fehlende Rollen-
oder Rechtekombinationen müssen zentral beantragt werden. Bei einem Dienstpostenwechsel oder
Ausscheiden verlieren Beschäftigte die Nutzerrechte ihrer bisherigen Funktion. Auf dem neuen
Dienstposten sind anschließend die dafür benötigten Rollen und Berechtigungen – der neuen
Aufgabe entsprechend – wieder zuzuweisen.
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A-500/15 Anlagen
• Für den Bereich der Qualitätssicherung, für gesetzliche Kontrollaufgaben und zur Durchführung von
Revisionen können bei Bedarf zusätzliche lesende Rollen (z. B. die Rolle Revisor) zeitlich begrenzt
vergeben werden.
5.1.3 Berechtigungen
• Berechtigungen definieren die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten einer Rolle auf bestimmte
Daten, Akten, Vorgänge und Dokumente.
• Den Umfang der Berechtigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legt grundsätzlich die DStLtg
im Rahmen des Direktionsrechts über die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter fest.
• Nur in Kombination von Rollen und Berechtigungen ist ein Zugriff bzw. die Bearbeitung in einer IT-
Anwendung möglich.
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5.2 Papierpost
5.2.1 Papierposteingang
1. In den GO[-DSt] bzw. den Stabsdienstordnungen kann festgelegt werden, durch wen und wie
Dokumente für die zuständigen Stellen auszuzeichnen, zu prüfen (z. B. Erfassung, Erschließung,
Registrierung) und zu verteilen sind.
2. Eingänge sind grundsätzlich zu öffnen und mit dem Eingangsstempelabdruck zu versehen. Soweit
erforderlich, ist die genaue Eingangszeit festzuhalten. Die Anzahl der Ausfertigungen, Anlagen
oder Pakete sind in den Eingangsstempelabdruck oder daneben einzutragen. Eingänge an
Funktionspersonal (z. B. DStLtr, SiBe, GleiB) oder mit persönlicher Anschrift werden auf dem
Briefumschlag mit dem Eingangsstempelabdruck versehen und ungeöffnet an die Empfängerin
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bzw. den Empänger weitergeleitet. Post von DSt des Militärischen Abschirmdienstes ist immer
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ungeöffnet an die zuständigen Geheimschutz- oder Sicherheitsbeauftragten weiterzuleiten.
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3. Sind Eingänge an andere DSt oder Personen im GB BMVg gerichtet, die nicht zum
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Zuständigkeitsbereich der empfangenden Poststelle gehören, so sind diese unverzüglich
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ungeöffnet den Adressaten zuzuleiten. Wird die Fehladressierung erst nach dem Öffnen
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festgestellt, so sind die Eingänge mit dem Vermerk „Irrläufer – versehentlich geöffnet“ unverzüglich
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den zuständigen Adressaten zuzuleiten. Ist die empfangende Stelle des Posteingangs in einer DSt
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nicht eindeutig zuzuordnen, ist dieses Dokument an die DStLtg oder an eine von ihr beauftragte
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Person weiterzuleiten.
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Ist der Aushändigungsvermerk „gegen Empfangsbekenntnis“ auf dem Dokumentenumschlag
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angebracht, hat die Poststelle für die unverzügliche Weiterleitung an den Empfänger bzw. die
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Empfängerin Sorge zu tragen. Ist lediglich die DSt als Empfänger benannt, so hat die Poststelle
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das Empfangsbekenntnis ausgefüllt an die absendende Stelle zurückzusenden und den Inhalt
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unverzüglich in den Gg einzusteuern.
5. Nicht oder unzureichend freigemachte Sendungen sind grundsätzlich anzunehmen.
6. Die Nachentgelte werden aus dem Bundeshaushalt übernommen (Kapitel 1403, 1412 und 1413
aus dem jeweiligen Titel 511 01 „Geschäftsbedarf und Kommunikation sowie Geräte, Ausstattungs-
und Ausrüstungsgegenstände, sonstige Gebrauchsgegenstände, Software, Wartung“). Die
Annahme derartiger Postsendungen ist zu verweigern, wenn solche Sendungen in
missbräuchlicher Absicht wiederholt eingehen.
7. Äußere, ungewöhnliche bzw. verdächtige Auffälligkeiten an einer Sendung, z. B. eine
Beschädigung, sind den nächsten Vorgesetzten zu melden und sind von diesen zu dokumentieren.
Diese entscheiden, ob eine Meldung an den bzw. die SichBeauftr oder die FAS erfolgt.
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8. Sind Name und Anschrift der absendenden Stelle oder das Datum des Eingangs nicht zweifelsfrei
erkennbar, ist der Briefumschlag beim Dokument zu belassen. Dies gilt auch, wenn der Zeitpunkt
der Einlieferung von Bedeutung sein kann, der Umschlag amtliche Vermerke trägt oder, bei
Einlegung eines Rechtsbehelfs, die Unterschrift fehlt. Gleiches gilt bei Paketsendungen.
9. Nachweispflichtige Postsendungen sind nach Eingang mittels Empfangsbüchern zu erfassen. Bei
Liegenschaftspoststellen erfolgt die anschließende Übergabe an die Empfängerdienststelle nur
gegen Unterschrift.
5.2.2 Papierpostausgang
1. Bei Versand über den Kurierdienst sind die Vorgaben der AR „Kurierdienst“ A1-900/0-1 VS-NfD zu
beachten.
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2. Bei der Versendung von Schriftstücken in Fensterbriefumschlägen darf nur die Anschrift der
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empfangenden und der absendenden Stelle/Person im Fenster des Briefumschlages erscheinen.
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Die Adressfeldbeschriftung ist bei Briefumschlägen
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• ohne Fenster: Empfänger/Empfängerin, unten rechts, Abs oben links, Portoabdruck/Briefmarke
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oben rechts,
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• mit Fenster: Empfänger/Empfängerin + Abs im Kuvertfenster, Portoabdruck/Briefmarke oben
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rechts anzubringen.
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3. Zustellvermerke bestimmen die Beförderungsart oder schränken den Empfängerkreis ein. Dazu
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sind folgende Vermerke zu verwenden:
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• „Arztsache“,
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• „a. d. D.“ (auf dem Dienstweg),
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• „durch Kurierdienst“ oder „durch Botendienst“,
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• „gegen Empfangsbekenntnis“,
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• „im Haus“,
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• „nicht über Postversand“,
• „[Adressat] o. V. i. A“ (oder Vertreter im Amt),
• „PersDat “ – Einstufung,
• „z. H. [Adressat]“ (zu Händen).
4. Schriftstücke mit dem Vermerk „PersDat“ oder „Arztsache“ sind in einem verschlossenen
Umschlag (Innenumschlag) zu verpacken und entsprechend zu beschriften. Diese werden durch
die Poststelle in neutrale Außenumschläge verpackt.
5. Der Versand von Privatpost über die Poststellen ist nur gestattet, wenn diese ausreichend frankiert
wurde. Der Versand auf Kosten des Bundeshaushalts ist nicht gestattet. Der Versand von
Privatpaketen über die Poststellen ist nicht gestattet.
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Anlagen A-500/15
6. Dienstpost ist aus haushaltsmäßigen Gründen durch die Poststellen grundsätzlich als Sammel-,
Austausch- oder Kurierpost zu versenden. Unzumutbare Nachteile, insbesondere im Bereich der
Personalbearbeitung, dürfen durch diese Verfahren nicht entstehen.
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