a-500-15-v2-h-20220901
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Schriftgutanordnung“
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Organisation A-500/15
Kommandobehörden und Ämtern mit einer Abteilung Verwaltung ist der Leiter oder die Leiterin der
Abteilung Verwaltung BfdH und damit verantwortlich für die Haushaltsführung im Kommando- bzw.
Amtsbereich und auch für die Verteilung der dem Kommando- oder Amtsbereich bereitgestellten
Haushaltsmittel an die nachgeordneten mittelbewirtschaftenden DSt.
214. Jede DStLtg hat für die religiösen Anliegen ihres militärischen Personals aufgeschlossen zu
sein und ist für deren religiöse Betreuung mitverantwortlich. Sie hat sorgfältig darüber zu wachen, dass
den Soldatinnen und Soldaten im Rahmen von Dienst und Freizeit hinreichend Gelegenheit zur freien
religiösen Betätigung gegeben wird. Die religiöse Betreuung innerhalb des GB BMVg wird von der
Militärseelsorge im Auftrag der Religionsgemeinschaften wahrgenommen. Die Militärseelsorge ist ein
eigenständiger ziviler Organisationsbereich (OrgBer) im GB BMVg. Ihre Angehörigen unterstehen
hinsichtlich ihrer religiösen Tätigkeit ausschließlich der Aufsicht ihrer Religionsgemeinschaft und in
ihrer staatlichen Aufgabe den Leitungen ihrer Bundesoberbehörden. DStLtg, welche nicht nur ziviles
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Personal in ihrer DSt haben, sollen die Militärseelsorgerinnen und Militärseelsorger bei deren
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Dienstantritt in geeigneter Weise in der DSt vorstellen und ihnen somit Gelegenheit geben, über ihre
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Aufgaben in der Militärseelsorge zu sprechen.
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215. Weiterführend wird zur Zusammenarbeit mit den Gleichstellungsbeauftragten, Institutionen
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und Gremien auf Abschnitt 4.2 „Zusammenarbeit mit der Gleichstellungsbeauftragten und den
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Interessenvertretungen “ dieser AR hingewiesen.
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2.6 Geschäftsverteilung
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216. Die Verteilung aller Aufgaben bzw. Dienstgeschäfte regelt der Geschäftsverteilungsplan
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(GVPl). Dieser wird auf Grundlage der Sollorganisation (SollOrg)12 von der DSt erstellt. Der GVPl ist
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ein dienststelleninternes Dokument, das keine Außenwirkung entfaltet und zur übersichtlichen
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Erfassung und Darstellung von Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen dient. Zweck ist eine
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Tätigkeits- und Kompetenzabgrenzung, die klare Verantwortungsbereiche schafft.
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217. In militärischen DSt kann die Geschäftsverteilung auf Grundlage der SollOrg in einer
Stabsdienstordnung der DSt abschließend festgelegt werden. In diesem Fall sind die nachfolgenden
Regeln zum GVPl analog anzuwenden. Die Erstellung eines gesonderten GVPl ist in diesem Fall nicht
erforderlich.
218. Der GVPl grenzt die Aufgabenbereiche so ab, dass Zuständigkeitsüberschneidungen
vermieden und gleichartige oder verwandte Aufgaben grundsätzlich nur von einer Stelle bearbeitet
werden. In ihm sind die jedem Dienstposten zugeordneten wesentlichen und ständigen Aufgaben
darzustellen. Vertreterregelungen obliegen der DStLtg.
12 Die SollOrg legt die planmäßige Ausstattung einer Organisationseinheit bezüglich Personal (Stärke und
Zusammensetzung nach Funktionen und Aufgaben) und Material (z. B. Fahrzeuge, Ausrüstungen und
Verbrauchsmaterialien) fest.
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219. Der GVPl bzw. die Stabsdienstordnung ist verbindliche Grundlage für die Auftrags- und
Aufgabenerfüllung.
220. Zuständigkeiten, die nicht im Detail im GVPl bzw. in der SollOrg eindeutig zugeordnet sind
(neue Aufgaben oder Aufgaben, die fachlich mehrere OrgElem betreffen), werden durch das
übergeordnete OrgElem wahrgenommen, soweit es hierzu keine anderen Regelungen gibt. Der
Zuständigkeitsbereich dieses OrgElem ist somit weiter gefasst.
221. Der GVPl ist anlassbezogen, jedoch mindestens einmal jährlich, zu prüfen und zu
aktualisieren.
222. Die Angehörigen der DSt haben sich mit dem Inhalt des GVPl vertraut zu machen.
2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen
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223. Zur Erfüllung von komplexen und umfangreichen neuen Aufgaben kann, soweit ihre
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Ausführung einen zeitlich begrenzten Ressourceneinsatz erfordert, die DStLtg eine Projektorganisation
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einrichten und/oder durch Aufgabenkritik und Binnenoptimierung eine Schwerpunktbildung13 anweisen.
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224. Bei absehbarer Verstetigung einer neuen Aufgabe im Sinne einer dauerhaften Aufgaben-
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wahrnehmung ist durch die DSt zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt ein SollOrg-Änderungsverfahren
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unter Anwendung angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung14 in der Mittelfristigen
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Personalplanung bzw. im Rahmen des Integrierten Planungsprozesses einzuleiten.
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2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen
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225. Soweit aufgrund mangelnder eigener Expertise eine externe Beratungs- und Unterstützungs-
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leistung in Anspruch genommen werden soll, sind die zentralen Vorgaben zur Inanspruchnahme von
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externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zwingend zu beachten15.
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3.1 Grundsätze
301. Zur Bearbeitung regelmäßig auftretender Geschäftsvorfälle (GV) sind durch die DStLtg
standardisierte Arbeitsabläufe/Verfahren festzulegen.16 Diese sollen soweit möglich und zulässig
medienbruchfrei elektronisch bearbeitet werden können. Die Bearbeitungszuständigkeit für regelmäßig
13 Siehe AR „Schwerpunkteinsatz von zivilem Personal“ A-1330/39.
14 Siehe Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung (OrgHdb BMI).
15 Siehe AR „Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen“ A-1670/2.
16 Die für den Sozialdienst der Bw geltenden Abweichungen von den nachfolgenden Grundsätzen ergeben sich
aus der AR „Datenschutz, Aktenführung und Berichtswesen für den Sozialdienst“ A-2641/6 VS-NfD.
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auftretende GV der DSt ergibt sich aus dem GVPl. Rechtsnormen (inklusive Regelungen des GB
BMVg) und hierarchische Strukturen sind zu beachten.
302. Die Berechtigung für IT-Zugriffe auf IT-Infrastruktur der Bw wird durch Rollen- und
Berechtigungskonzepte geregelt. Näheres hierzu ist in der Anlage 5.1 enthalten.
303. Der Dienstweg ist einzuhalten. Er bezeichnet den vorgeschriebenen Weg für den Austausch
von Informationen zwischen einzelnen Dienstposten, OrgElem und DSt. Neben schlichten
Informationen sind damit auch Weisungen, Verfügungen (Vfg), Berichte, Befehle und dergleichen
gemeint. Bei der Einrichtung von Projektorganisationen ist der Dienstweg festzulegen.
304. Zur Durchführung des elektronischen Schriftverkehrs und zur Bearbeitung von GV ist
ausschließlich die dienstlich bereitgestellte Informationstechnik (IT)-Unterstützung/-Infrastruktur zu
nutzen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angeordnet ist.
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305. Die Funktion des allgemeinen Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Bw
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gewährleistet das Dokumentenmanagementsystem der Bundeswehr (DokMBw). Alle neu begonnenen
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aktenrelevanten Vorgänge sind nach Einführung des DokMBw soweit zulässig (vgl. Nr. 332), nur noch
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im DokMBw zu bearbeiten. Die Vorgaben dieser Regelung zum DMS gelten entsprechend für alle IT-
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Fachanwendungen, die für die Veraktung und Bearbeitung von Dokumenten freigegeben sind. Weitere
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Ausführungen befinden sich im Allgemeinen Regelungsnahen Dokument „Zusammenarbeit mit
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DokMBw“ ARD-500/15a.
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306. Laufende, in Papierform vorliegende Vorgänge, die nicht kurzfristig zum Abschluss gebracht
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werden können, sind nach Einführung des DMS grundsätzlich in eine digitale Fassung zu überführen
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und digital weiter zu bearbeiten. Die Entscheidung, ob eine bereits in Papierform angelegte Akte
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nachträglich digitalisiert wird, trifft grundsätzlich der Aktenführer bzw. die Aktenführerin17. Hierbei sind
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Papierdokumente in der Akte zu behalten, wenn es für das Verfahren auf die Originaleigenschaft des
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Dokumentes ankommt bzw. eine Vernichtung aus anderen Gründen ausgeschlossen ist, z. B. bei
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• Ausschluss der Vernichtung durch eine (spezialgesetzliche) Vorschrift,
• einer nur für die Dauer der Bearbeitung vorübergehenden Überlassung der Dokumente, die dann
nicht in das Eigentum der Behörde übergehen und der Absenderin bzw. dem Absender (Abs)
entweder nach expliziter Erklärung oder aus den Umständen des Falles erkennbar zurückzugeben
sind (z. B. bei Ausweispapieren, Originalverträgen),
• Urkunden, an denen die Verfahrensbeteiligten ein Beweisführungsrecht haben und bei denen es im
Verfahren auf die Gewährung der Möglichkeit des Urkundsbeweises ankommen kann,
• kulturhistorisch wertvollen archivwürdigen Papierunterlagen oder
• Notwendigkeit der Abgabe des Verfahrens an eine Behörde, die ihre Akten nicht elektronisch führt.
17 Die Anweisung der nachträglichen Digitalisierung durch eine vorgesetzte Stelle ist zulässig.
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3.2 Führung
307. Vorgesetzte haben Aufträge mit klaren, eindeutigen und präzisen Vorgaben und Auflagen zu
geben. Hierbei sind vorab Mittel und Ressourcen realistisch einzuschätzen, um eine Überforderung der
anvertrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vermeiden. Vorgesetzte haben hierbei dem
technischen Fortschritt durch die Digitalisierung Rechnung zu tragen und das ihnen unterstellte
Personal gezielt weiterzuentwickeln.
308. Führungsverantwortung erstreckt sich hier sowohl auf die Optimierung der Leistungs-
erbringung der DSt als auch auf die Wahrnehmung der Fürsorgeverpflichtungen. Neben der
erforderlichen Fach- und Sachkompetenz ist auch auf Belange und Vorschläge der Angehörigen der
DSt einzugehen.
309. Personal der DSt ist zu fördern. Hierzu nutzen Vorgesetzte den gesamten Vorrat an Mitteln
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der Personalführung aus (z. B. Beurteilungswesen, Qualifizierungsgespräche, förmliche Anerkennung,
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leistungsbezogene Besoldung/leistungsbezogenes Entgelt, Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen,
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Auszeichnungen, …).
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310. Die hierarchisch übergeordnete DSt übt die Fachaufsicht über die ihr nachgeordneten DSt
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aus. Diese umfasst die Prüfung der Recht- und Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns bzw. der
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Aufgabenwahrnehmung in den zu beaufsichtigenden DSt18. Bei Werkbankbeziehungen mit dem BMVg
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sind die Vorgaben der AR „Zusammenarbeit des BMVg mit Dienststellen des nachgeordneten
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Bereichs“ A-500/1 zu beachten.
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311. Daneben unterstützen Revisionen durch das BMVg oder Revisionen der Bw in allen
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Organisationseinheiten und Zuständigkeitsbereichen das gesamte Verwaltungshandeln19. Alle
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Angehörigen der Bw können mit Anregungen und Hinweisen unmittelbar und anonym an die Revision
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herantreten.
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3.3 Notfallkonzepte der Dienststellen
312. Für den Fall des Ausfalls der elektronischen Bürotechnik20 sind durch die DSt vorsorglich
Notfall-Planungen vorzunehmen und zum Erhalt der Führungsfähigkeit Regelungen und Verfahren
festzulegen. Diese Planungen müssen insbesondere alle Geschäftsprozesse aufzeigen, die in diesem
Fall noch weiterhin (ggf. eingeschränkt) auf anderem Wege zu leisten sind. Notwendige Regelungen
und Verfahren zur Umsetzung dieser Planung legen die DSt eigenverantwortlich in ihrer GO-[DSt] oder
Stabsdienstordnung fest.
18 Siehe Nr. 401 der AR „Fachaufsicht“ A-500/100.
19 Näheres dazu in Nr. 402 der AR „Revision“ A-700/1 VS-NfD.
20 Digitale Infrastruktur wie Arbeitsplatzcomputer und Telefone können z. B. durch gezielte Angriffe (Hacker-
angriffe, elektromagnetischer Impuls usw.) ggf. auch längerfristig ausfallen. Hierdurch dürfen DSt der Bw nicht
komplett ausfallen.
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3.4 Umgang mit ein- und ausgehenden Dokumenten
313. Eingänge sind alle Dokumente, die der DSt zugeleitet werden. Sie sind analog der
Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) Anlage 1 zu behandeln. Hierzu haben
die DSt ihre postalische Anschrift sowie die Bezeichnung ihres zentralen Organisationsbriefkastens
(OBK)/ihrer De-Mail-Adresse21 und ggf. des besonderen elektronischen Behördenpostfachs in
geeigneter Weise zu publizieren.
314. Zur Sicherstellung der verzugslosen Bearbeitung elektronischer Eingänge ist in den DSt ein
OBK als zentrale Posteingangsstelle für elektronische Post (sowie ggf. für De-Mail) sowie ein
zentraler Arbeitsbereich für die dienststellenübergreifende Zusammenarbeit im DokMBw 22
(Aufgabeneingang) einzurichten. Der zentrale OBK sowie der zentrale Arbeitsbereich sind
grundsätzlich für den elektronischen Schriftverkehr zwischen den DSt zu nutzen. Im Rahmen der
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Nutzung elekronischer Post können bei Kenntnis der zuständigen Bearbeitenden diese zur
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Beschleunigung des Vorgangs in Kopie über ihre persönlichen Briefkästen (kurz: PBK) beteiligt werden.
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Die Beteiligung in Kopie ist auf das notwendige Maß zu beschränken.
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315. OBK sind regelmäßig auf Eingänge zu überprüfen. Die Aktivierung des E-Mail-Abwesenheits-
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agenten ist für OBK nicht statthaft. Empfangsbestätigungen und Fehlanzeigen sollten nur im
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Ausnahmefall bei besonderem Dokumentationsinteresse angefordert werden.
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316. Alle Eingänge sind auf ihre Relevanz hinsichtlich der Aufgabenwahrnehmung der DSt zu
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prüfen. Die Entscheidung über die weitere Bearbeitung der Posteingänge ist grundsätzlich der
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DStLtg vorbehalten. Sie kann auf die Leitung eines nachgeordneten OrgElem delegiert werden.
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317. Die unmittelbar dem BMVg unterstellten DSt bzw. unmittelbar nachgeordneten Ämter und
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Kommandos haben eine E-Mail-Anschrift nach dem Muster "[DSt]@bundeswehr.org" für ihren
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zentralen Posteingang zu führen. Die Bezeichnung der DSt sollte hierbei der Abkürzung ihres Namens
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entsprechen (z. B. "BAPersBw@bundeswehr.org").
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318. Für den Posteingang in Papierform ist in DSt eine zentrale Posteingangsstelle einzurichten.
Postfächer sind regelmäßig auf Eingänge zu überprüfen. Für die Papierpostbearbeitung in Poststellen
ist ergänzend Anlage 5.2 zu beachten.
319. Sollten Eingänge von Relevanz für die DStLtg an die postalische Adresse oder den OBK eines
der OrgElem der DSt gerichtet worden sein, sind diese durch das OrgElem an den zentralen
Posteingang der DSt weiterzuleiten.
21 Ab Verfügbarkeit für die DSt.
22 Gemäß ARD-500/15a.
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320. Liegt die Bearbeitung nicht in Zuständigkeit der eigenen DSt (Irrläufer), ist die zuständige DSt
zu ermitteln und der Eingang unverzüglich an diese weiterzuleiten. Sofern dies nach Sachlage geboten
ist, erhält die bzw. der Abs eine Abgabenachricht. Kann die zuständige DSt nicht ermittelt werden, ist
der Eingang unverzüglich an die bzw. den Abs zurückzusenden23.
3.5 Schriftguterstellung
321. Die Schriftguterstellung in der Bw richtet sich aufgabenorientiert nach den Erfordernissen
transparenten StVwH und umfasst (medienunabhängig) die Produktion von Dokumenten, Vorgängen
und Akten. Ihre Standards, Kriterien und Vorgaben gelten für sämtliche durch DSt der Bw geführte
Kommunikation, unabhängig davon, ob Empfangende der Bw angehören oder nicht.
322. Die Schriftguterstellung erfolgt grundsätzlich digital und soll hierbei auch erforderliche
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Unterschriften umfassen, soweit dieses rechtlich zulässig ist.
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323. Die Vorgaben für die Erstellung von Schriftgut sowie Schriftgutvorlagen für den Schriftverkehr
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können durch DSt-interne Schriftgutvorlagen ergänzt werden und sind über die GO-[DSt] allen
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Angehörigen der DSt zentral zur Verfügung zu stellen. Bei der Gestaltung sind die Vorgaben des
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„Corporate Design der Bw“ einzuhalten.
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324. Weitere Ausführungen, insbesondere zur formalen Gestaltung von Dokumenten sowie
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Dateinamen, befinden sich im Allgemeinen Regelungsnahen Dokument „Schriftguterstellung“
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ARD-500/15b.
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325. Entwürfe sind deutlich als solche zu kennzeichnen.
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326. Schriftgutvorlagen aus dem ARD-500/15b und Formulare aus dem Formularmanagement der
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Bw sind zu nutzen. DSt können Schriftgutvorlagen ihren Erfordernissen (Wappen/TSK-Banner)
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anpassen, Formulare sind unverändert zu nutzen.
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327. Schriftgut, das aktenrelevant ist, ist gemäß der AR „Schriftgutverwaltung und
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Archivierung“ A-500/16 zu behandeln. Die A-500/16 enthält Vorgaben für das Anlegen von Akten und
Vorgängen, die Aktenführung sowie den Abschluss der Vorgangsbearbeitung und die Archivierung.
328. Die AR „Abkürzungsmanagement“ A-425/3 enthält Vorgaben zur Nutzung von
Abkürzungen in der Bw. Abkürzungen sind sparsam und nur zu nutzen, wenn die Verständlichkeit des
Schriftguts nicht beeinträchtigt wird. Sie sind bei ihrer ersten Erwähnung zu erläutern, indem die
Abkürzungen dem Wort/Begriff in Klammern angefügt werden. Die für die Bw standardisierten
Abkürzungen sind in der „Datenbank für Abkürzungen der Bundeswehr“ (DBAbkBw) aufgeführt.
23 Förmlich zugestellte Posteingänge (z. B. Einschreiben), die nicht eindeutig in der Zuständigkeit der
empfangenen DSt liegen (z. B. Pfändungs- und Überweisungsbeschluss), sollen sofort an den Abs unter
Hinweis auf die fehlerhafte Zustellung zurückgegeben werden.
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329. Die AR „Terminologiearbeit“ A-425/2 enthält Vorgaben zur Terminologiearbeit in der Bw
und den verbindlich zu nutzenden Fachwortschatz der Bw. Dieser wird über die „Datenbank für
Terminologie der Bundeswehr“ (DBTermBw) bereitgestellt.
330. Schriftgut ist grundsätzlich in deutscher Sprache zu erstellen. Zuarbeit außerhalb von
Unterstellungsverhältnissen erfolgt stets in deutscher Sprache.
331. Texte sind in klarer, präziser und verständlicher Sprache zu formulieren. Inhaltlich haben sie
sich grundsätzlich auf das Wesentliche (den „Kern“) eines darzustellenden Sachverhalts, einer
Bewertung, Folgerung und/oder einer Empfehlung zu konzentrieren. Die Darstellung hat sachlich und
objektiv zu erfolgen. Im Schriftverkehr ist die Gleichstellung von Frauen und Männern sprachlich zum
Ausdruck zu bringen (§ 4 Abs. 3 BGleiG/§ 1 Abs. 2 SGleiG).24
332. Im DokMBw dürfen Daten bis einschließlich der Einstufung VS - NUR FÜR DEN
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DIENSTGEBRAUCH bearbeitet werden. Sollten die in einem elektronischen Vorgang oder einer
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elektronischen Akte (kurz: E-Akte) zusammengeführten Informationen den Geheimhaltungsgrad
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VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH übersteigen, sind diese Inhalte von der DSt unverzüglich
aus dem DokMBw zu entfernen. de
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333. Das DokMBw ist für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bis einschließlich
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Schutzbereich 2 (PersDat SB 2) zugelassen.
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334. Vorgänge, welche höher als VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH oder höher als PersDat
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SB 2 eingestuft sind, dürfen nur in dafür bereitgestellten zertifizierten Systemen bearbeitet werden.
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Ohne ein zertifiziertes System hat die Aktenführung in Papierform zu erfolgen. Die Vorgaben der
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AR „Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Verschlusssachen“ A-1130/2 VS-NfD und der
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AR „Datenschutz – Vorgaben zur Umsetzung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung
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und des Bundesdatenschutzgesetzes“ A-2122/4 sind zu beachten.
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335. Der Betreff von E-Mails muss zum Inhalt Aussagekraft besitzen (der Betreff soll Schlagwörter
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beinhalten). Die Wiederholung des Betreffs im Text der E-Mail ist nicht erforderlich. Bei Weiterleitungen
und Beantwortungen von E-Mails sollten automatisierte Ergänzungen in der Betreffzeile gestrichen
werden. In E-Mails wird unter der herausgebenden Organisationseinheit das Aktenzeichen25
angegeben. Die Bezeichnung der Betreffzeile einer E-Mail ist so zu wählen, dass die Zuordnung
personenbezogener Daten durch Dritte nicht möglich ist.
24 Vorgaben für die Nutzung der geschlechtergerechten Sprache beinhaltet das Einführungsrundschreiben des
Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend zur Änderung des Bundesgleichstellungs-
gesetzes vom 16. September 2021 (Auszug).
25 Vergleiche A-500/16, Nr. 209.
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Abb. 2: Beispiel für die Verwendung von Aktenzeichen in E-Mails
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3.6 Geschäftsvorfälle und Geschäftsgang
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3.6.1 Allgemeines
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336. Ein GV ist Auslöser und Grundlage für das Handeln einer DSt. Für die Bearbeitung eines
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konkreten GV ist grundsätzlich eine federführende Stelle (FFSt) festzulegen. Die Bearbeitung erfolgt
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grundsätzlich medienbruchfrei elektronisch26; einzelfallbezogen ist auch eine papiergebundene oder
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eine mündliche Bearbeitung zulässig. Soweit die GV-Bearbeitung mündlich erfolgt, ist sie
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grundsätzlich27 schriftlich zu dokumentieren (Aktenvermerk).
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337. Soweit der GV von erheblicher Relevanz für eine andere Stelle erscheint, soll diese
nachrichtlich beteiligt werden. Dies umfasst die Information über den zu bearbeitenden GV oder
dessen Endprodukt. Nachrichtliche Beteiligungen sind auf ein unabdingbar notwendiges Maß zu
beschränken.
3.6.2 Federführung
338. Die in einem OrgElem eingehenden GV sind zunächst daraufhin zu überprüfen, ob eine
sachliche Zuständigkeit gegeben ist. Eine Abgabe des Vorganges ist nur mit dem Einverständnis des
26 Soweit kein gesetzliches Schriftformerfordernis vorliegt, soll im Rahmen der Nr. 359 ff. von der Möglichkeit der
elektronischen Signatur Gebrauch gemacht werden.
27 Eine nachträgliche schriftliche Dokumentation kann bei nicht aktenrelevanten und bereits erledigten
Vorgängen entbehrlich sein.
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aufnehmenden OrgElem zulässig. Über die Zuständigkeit und eine eventuelle Federführung (FF) ist
zunächst auf der jeweiligen Organisationsebene Einvernehmen zu erzielen; gelingt dies nicht, ist über
die Hierarchieebenen aufsteigend zu eskalieren.
339. Die FF für die Bearbeitung von GV ergibt sich aus dem GVPl. Zur Bearbeitung von GV, die
fachlich mehrere OrgElem betreffen, ist gemäß Nr. 220 zu verfahren. Beauftragung und ggf.
Änderungen der FF haben aktenkundig zu erfolgen.
340. Der Auftrag muss klar definiert sein.
341. Der FFSt ist grundsätzlich ausreichend Zeit zur Bearbeitung des GV sowie erforderlichenfalls
zur Einbindung weiterer Fachexpertisen einzuräumen.
342. Die FFSt legt zur Bearbeitung des GV einen Vorgang an.
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343. Die FFSt ist der DStLtg gegenüber verantwortlich, jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand
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der ihr zur Bearbeitung übertragenen GV geben zu können.
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3.6.3 Einbindung weiterer Stellen
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344. Eine einfache Beteiligung (EB) umfasst die Information der beteiligten Stellen durch die FFSt
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über zu erstellende Dokumente/bearbeitende Vorgänge. EB sind auf ein unabdingbar notwendiges
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Maß zu beschränken. Aus ihr erwachsen den beteiligten Stellen zunächst keine Verpflichtungen zur
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Zuarbeit an die FFSt oder fachliche Verantwortung zu dem Vorgang/Dokument.
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345. Soweit die Bearbeitung des GV die fachliche Zuständigkeit einer anderen Stelle berührt, ist
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diese durch die FFSt im Rahmen von Abstimmung, Zuarbeit, Mitprüfung (MP) und/oder Mitzeichnung
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(MZ) zu beteiligen.
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346. Die Abstimmung erfolgt im Rahmen der Vorgangsbearbeitung zur Identifizierung von
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Gemeinsamkeiten und Angleichung unterschiedlicher Interessenlagen zu Vorgängen/Dokumenten.
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Dabei muss im Hinblick auf Interessenunterschiede die Erlangung eines tragfähigen Kompromisses
das gemeinsame Ziel aller Beteiligten sein. Ist dies nicht möglich, hat die FFSt die abweichenden
Interessenlagen mit begründeter Bewertung zu dokumentieren und nachzuweisen. Sie hat darüber
hinaus die Möglichkeit, die beteiligten Stellen ergänzend zur Abstimmung zum Mitzeichnen
aufzufordern.
347. Im Rahmen der Zuarbeit leistet eine beteiligte Stelle einen fachlichen Beitrag zum GV. Der
nachgeordnete Bereich ist erforderlichenfalls zur Zuarbeit aufzufordern, im Übrigen wird um sie
gebeten.
348. Die MP ist eine Form der Zuarbeit und stellt einen Beitrag einer fachlich zuständigen Stelle mit
Bewertung eines GV dar. Aus ihr erwächst lediglich fachliche Verantwortung für den Teil, der die eigene
fachliche Zuständigkeit betrifft. Die Berücksichtigung von MP-Bemerkungen obliegt der FFSt. Bei
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Nichtberücksichtigung ist die fachlich abweichende Stellungnahme als Anlage zum Vorgang zu
nehmen.
349. Beteiligung in Form von MZ ist auf Vorgänge von Bedeutung zu beschränken. Durch MZ wird
die fachliche Verantwortung für den vertretenen Aufgabenbereich übernommen.
350. Die MZ stellt die Übernahme der fachlichen Verantwortung des rechtlichen und sachlichen
Inhaltes eines GV für den vertretenen Aufgabenbereich dar. Dabei muss die zur MZ aufgeforderte Stelle
zeitgerecht
• den Entwurf mitzeichnen (durch MZ zustimmen) oder
• den Entwurf mitzeichnen unter dem Vorbehalt, dass vorgeschlagene Änderungen oder
• Ergänzungen übernommen werden oder
• den Entwurf (oder Teile davon) nicht mitzeichnen (mit Begründung).
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Die Begründung für eine Ablehnung der MZ ist der FFSt in Form eines Aktenvermerks als abweichende
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Stellungnahme zu übersenden.
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Den im Rahmen der MZ beteiligten weiteren Stellen ist der maximal mögliche Zeitraum für die
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MZ einzuräumen. Anträge auf Fristverlängerung sind mit konkretem Terminvorschlag rechtzeitig vor
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Fristablauf an die FFSt zu richten. Sofern die FFSt dem Antrag nicht aktiv und aktenkundig widerspricht,
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gilt die Fristverlängerung grundsätzlich als gewährt.
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352. Änderungen im MZ-Entwurf sind zu kennzeichnen. Grundsätzlich sind hierfür der Änderungs-
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modus und die Kommentarfunktion zu nutzen. Daneben können auch separate Dokumente (z. B. MZ-
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Matrix) genutzt werden.
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353. Kann im Rahmen der MZ keine Einigung erzielt werden, führt die FFSt durch Vorlage des
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strittigen Entwurfs die Entscheidung der nächsten gemeinsamen, vorgesetzten Stelle herbei. Dabei
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sind die strittigen Positionen in Form eines Aktenvermerks darzustellen und vorzulegen.
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3.6.4 Zeichnung/Schlusszeichnung sowie Dienstsiegel
354. Mit der Zeichnung übernimmt die bzw. der Zeichnende die Verantwortung für den Inhalt des
Dokuments.
355. Bearbeiterinnen und Bearbeiter zeichnen eigene Dokumente im Rahmen ihres Aufgaben-
bereichs grundsätzlich selbst. Vorgesetzte zeichnen, soweit dies in Rechts- und Verwaltungs-
vorschriften vorgeschrieben ist, es sich aus der Bedeutung der Sache ergibt oder soweit dies zulässig
ist, sie sich die Zeichnung in besonderen Fällen vorbehalten haben.
356. Die DStLtg kann Angehörigen der DSt Zeichnungsbefugnis für weitere, abschließend zu
bearbeitende Aufgaben übertragen. Der Umfang der Zeichnungsbefugnis ergibt sich aus dem GVPl
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