27. Sitzung am 25. Oktober 2018

Az.: GSIT-PLR-22001/1#24


Der     bund-/länderübergreifende      Datenaustausch    im   Rahmen       des   föderalen
Regierungshandelns (im Kern die Ministerpräsidentenkonferenz (MPK) inkl. der CdS-
Konferenzen, Bundesrat, Plenum und Ausschüsse, die Fachministerkonferenzen und nicht
zuletzt der IT-Planungsrat) erfolgt gegenwärtig überwiegend per E-Mail für das Senden und
Empfangen oder über Dokumentenserver zum Bereitstellen und Abholen von Dokumenten.
Dabei werden Metadaten nicht oder nur rudimentär und unstrukturiert bereitgestellt. Nur
vereinzelt und nicht standardisiert werden XML-Dateien und beschreibende Metadaten sowie
die eigentlichen Dokumente per Webservice bereitgestellt.
Aus Gründen der einer Standardisierung folgenden Effizienz und vor dem Hintergrund des
Beschlusses 2017/39 des IT-Planungsrats am 5. Oktober 2017 (Verbindlicher Standard für
den Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten) soll die Möglichkeit geschaffen
werden, die zahlreichen bestehenden unterschiedlichen bund-/länderübergreifenden
Datenaustauschverfahren durch die Kopplung der eingesetzten DMS- und VBS-Systeme
abzulösen. Die Voraussetzung dafür schafft die fachliche Ausprägung „XDomea Regierung“
und das Betriebskonzepts für die Bereitstellung eines Dienstes mit einer bedarfsgerechten
Schnittstellenanbindung in der ab etwa Mitte 2019 bundesweit bereitstehenden zentralen
Infrastruktur DVDV 2.0. Im Fokus stehen dabei insbesondere die Datenaustauschverfahren
der MPK, des Bundesrats und des IT-Planungsrats. Dies soll im Rahmen des
vorgeschlagenen Steuerungsprojekts „XDomea Regierung – Grundlagen für den digitalen
Dokumentenaustausch im föderalen Regierungshandeln“ über drei Teilziele erreicht werden:
1.   Fachliche Ausprägung des verbindlichen Standards XDomea für das bund-
     /länderübergreifende Dokumentenmanagement im Regierungshandeln („XDomea
     Regierung“).
2.   Entwicklung eines Kommunikations- und integrierten Betriebskonzepts mit dem oben
     genannten Standard zur Einbindung in das DVDV 2.0.
3.   Erstellung eines Leitfadens zur Profilierung eines XDomea-basierten Standards und
     dessen      Bereitstellung über   einen     Dienst   mit  einer   bedarfsgerechten
     Schnittstellenanbindung im DVDV 2.0.
Die Erarbeitung soll in einem offenen länderübergreifenden Gremium unter Beteiligung von
Vertretern des Bundes, des Bundestages, des Bundesrates, der AG XDomea und der
Expertengruppe DVDV 2.0 erfolgen.
Das Vorhaben wurde der Arbeitsgruppe XDomea vorgestellt, die die angestrebte fachliche
Ausprägung begrüßt, dieses Projekt als beispielhaftes Vorgehen zur Profilierung von
XDomea bewertet und sich an der Erarbeitung und Veröffentlichung der Ergebnisse
beteiligen will.
Die KoSIT hat sich der Einschätzung der AG XDomea bezüglich des Referenzcharakters des
Vorhabens angeschlossen.
Das Steuerungsprojekt DVDV 2.0 rechnet mit der gegenseitigen Aufwertung seines bereits
laufenden Steuerungsprojekts und des vorgeschlagenen Vorhabens. Durch eine
Synchronisation und Verzahnung der beiden Projekte kann eine Win-Win-Situation
geschaffen werden.
Die zu entwickelnde Ausprägung des Standards, das Betriebskonzept und der Leitfaden
unter Berücksichtigung der Dienstbereitstellung über das DVDV 2.0 bieten damit die

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Grundlage für einen effizienten und fehlerfreien Austausch zwischen den Ländern, einen
einfachen und schnellen Zugriff auf Sitzungsunterlagen und perspektivisch für den Einsatz
von    länderübergreifenden,     DMS-unabhängigen       „Kalender-Services“    für   das
Regierungshandeln.
Die besondere Bedeutung des Vorhabens für Bund, Länder und Kommunen ergibt sich aus
diesem Paradigmenwechsel beim Dokumentenaustausch: Weg von E-Mail, Fileservern und
fehlenden Metadaten hin zu einem XML-basierten Standard und einer synchronen und
medienbruchfreien Kopplung der beteiligten DMS- und VBS-Systeme über das DVDV 2.0.
Das Projekt folgt damit dem Leitgedanken von Steuerungsprojekten, nach dem „der
sukzessive Auf- und Ausbau föderaler, gemeinsam nutzbarer IT-Infrastrukturkomponenten“
vorangetrieben werden soll.
Die Ergebnisse des Vorhabens lassen darüber hinaus Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit
für den Bund, die Länder und Kommunen auf den folgenden Handlungsfeldern erwarten:

1) Reduktion     manueller    Tätigkeiten    durch  die   interoperable  Nutzung     von
   Dokumentenmanagementsystemen auf Basis eines gemeinsamen Standards für das
   Regierungshandeln
2) Reduktion aufwändiger und fehleranfälliger manueller Pflege und Nacherfassung der
   Metadaten der bereitgestellten Dokumente
3) Optimierte Nutzung gemeinsamer Dateninfrastrukturen (Verbindungsnetz) in Verbindung
   mit dem deutschen Verwaltungsdienstverzeichnis DVDV 2.0
4) Projektergebnisse sind die Grundlage für weitere Anwendungsszenarien, wie die
   kooperative Nutzung und Weiterentwicklung eines interoperablen standardisierten
   Webkalenders mit CMIS Grundfunktionalitäten
5) Über den zu erstellenden Leitfaden für vergleichbare Umsetzungsprojekte (Profilierung
   XDomea und Schnittstellenanbindung über das DVDV 2.0) wird die Grundlage für eine
   vereinfachte und damit wirtschaftlichere Umsetzung des Standards „XDomea“ in anderen
   Verwaltungsbereichen geschaffen.
Darüber hinaus ermöglichen die Ergebnisse des Standardisierungsvorhabens die
Umsetzung des Beschluss 2017/39 zur verbindlichen Einführung des XDomea-Standards für
die eingesetzten IT-Verfahren im Regierungshandeln.
Die Grobplanung des Vorhabens geht von einem erforderlichen Budget in Höhe von ca.
200.000 Euro aus, das aus Restmitteln 2018 finanziert werden soll, und einer Laufzeit von 15
bis 18 Monaten. Die Werte werden anlässlich der Mittelbeantragung konkretisiert. Sollten
keine Restmittel verfügbar sein oder dem Steuerungsprojekt zugeteilt werden können,
werden reguläre Mittel für das Jahr 2020 beantragt. Zudem prüft Hessen die Möglichkeit, den
Beginn der Projektarbeiten im Jahr 2019 aus eigenen Mitteln anzuschieben.



Fachliche Betroffenheit der Fachministerkonferenzen:              Ja       x     Nein

Gemäß § 1 Abs. 6 des IT-Staatsvertrags werden die Fachministerkonferenzen vom IT-Planungsrat
beteiligt, sofern deren Fachplanungen von seinen Entscheidungen betroffen sind.

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Das „föderale Regierungshandeln“ vollzieht sich u. a. in den Fachministerkonferenzen und
hat damit bund-/länderübergreifenden Datenaustausch in der jeweiligen Fachlichkeit zur
Folge. Dementsprechend sind die Fachministerkonferenzen vom Standardisierungsvorhaben
für Senden, Empfang und Verarbeitung elektronischer Dokumente im föderalen
Regierungshandeln betroffen.



geplante Sitzungsunterlagen:

1. Präsentation für die 42. Sitzung der KG Strategie
2. Fragebogen zur Aufnahme von Vorhaben in den Aktionsplan des IT-Planungsrats


Entscheidungsvorschlag

                                                           Beschluss

1. Der IT-Planungsrat begrüßt das vorgeschlagene Steuerungsprojekt „XDomea
   Regierung“ und spricht sich für die Aufnahme in den Aktionsplan 2019 aus.
2. Zur Finanzierung des Projekts in 2019 sollen - sofern verfügbar und zuteilungsfähig -
   Restmittel des IT-Planungsrats aus 2018 herangezogen werden. Das Land Hessen prüft
   zudem die Möglichkeit einer Vorfinanzierung in 2019.
3. In 2020 soll das vorgeschlagene Steuerungsprojekt aus regulären Mitteln des IT-
   Planungsrats finanziert werden.



Veröffentlichung der im Entscheidungsvorschlag
                                                                                              Ja           x        Nein
in Bezug genommenen Sitzungsunterlagen:



Ist das Recht auf informationelle Selbstbestimmung
                                                                                              Ja                    Nein        x
betroffen 1:

Eine Betroffenheit des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung ist nicht erkennbar.




1
  Nach § 5 Abs. 2 Nr. 1 der Geschäftsordnung des IT-Planungsrats ist bei Entscheidungsvorschlägen insbesondere darzulegen, ob und
inwieweit durch die Entscheidung das Recht auf informationelle Selbstbestimmung betroffen sein könnte