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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Übernahme der „4Germany UG“ durch die Bundesrepublik Deutschland“
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Wirtschaftsprüfung zu testieren und wird durch den staatlichen Gesellschafter
bestätigt.
Der Bund sollte bei der 4G UG als Mehrheitsgesellschafter einsteigen: 4G existiert
derzeit in der Rechtsform einer UG in Gründung (€ 5.000 Gesellschaftskapital,
getragen von den drei gründenden Privatpersonen). Bei der UG handelt es sich
um eine Unterform der GmbH, unterschiedlich ist das eingesetzte Stammkapital.
Durch eine Aufstockung des Stammkapitals auf€ 25.000 wandelt sich die UG
automatisch in eine GmbH. Die bisherigen Gesellschafter wären grundsätzlich
bereit, über einen Einstieg des Bundes, gegebenenfalls a~ch eine Veräußerung
ihrer Gesellschafteranteile, in die bestehende UG zu verhandeln. Es erscheint
jedoch als sinnvoll,· die bisherigen Gesellschafter in der Stellung von
Mitgesellschaftern zu belassen. Der bisherige Erfolg von 4G steht im engen
Zusammenhang mit deren persönlichen Engagement, dem von ihnen
geschaffenen Netzwerk und dem persönlichen Fachwissen der drei betroffenen
Personen. Es erscheint daher als sinnvoll, jedenfalls •in den ersten Jahren der
Tätigkeit des DTT die bisherigen Gesellschafter nicht nur im Rahmen eines
Angestelltenverhältnisses in der GmbH zu behalten, sondern sie weiter im
Rahmen ihrer originären Mitverantwortung als Gesellschafter zu behalten. Durch
eine Mehrheitsbeteiligung des Bundes ist hinreichend gewährleistet, dass der
BUnd die Möglichkeit erhält, die Geschicke des DTT zu steuern und die
Priorisierung der Arbeit im Sinne der Schwerpunktvorhaben im Bereich
Digitalisierung zu gewährleisten. Für den Fall einer späteren Veräußerung ihrer
Anteile sollte im Gesellschaftsvertrag ein Vorkaufsrecht für den Bund festgelegt
werden.
Unklar: ,
- SOFORT: Gesellschafterstruktur, Stimmrechte, Zustimmungspflichtige
Geschäfte, Aufsichtsrat/Beirat zur Ausübung von Überwachungspflichten
etc. (zu regeln in Gesellschaftsvertrag)
- SOFORT: Inanspruchnahme externer Unterstützung (Rechtsberatung, PD)
- SOFORT: Notwendiger Umfang der Berichts- und Reportingpflichten (z.B.
§ 65 BHO Reporting wie große KapGes .., Public Corporate Governance
Kodex)
- SOFORT: Einschränkungen durch Bundesbeteiligung (z.B.
Besserstellungsverbot, Vergaberichtlinien, etc.) ·
- SOFORT: Dauerhafte Einbeziehung BMF / BMI notwendig?
-7- D. Geschäftsmodell und Finanzierung Nach dem Einstieg des Bundes in die (künftige) GmbH sollten die Aktivitäten um einen neuen Geschäftsbereich, das Digitale Transformations-Team DTT, erweitert werden. Mit der Anschubfinanzierung so.llten in diesem Geschäftsberei~h im Pilotjahr 2020 sowohl die Aufbauarbeit für das DTT (z.B. Rekrutierungsprozesse, Aufbau Freelancer-Pool, Aufbau Entwicklungsumgebung) als auch ein erstes Produkt-Team mit etwa 10-12 MA aufgebaut werden. Das geht zwar über die vom Digitalrat empfohlene Zahl von nur 5-7 MA hinaus, jedoch geht dieser ja auch nicht von zwei, sondern nur von einem einzigen Projekt aus. Die vom Parlament gewährte Ahschubfinarizierung reicht, um das abzudecken. und den Overhead der GmbH entsprechend zu stärken (z.B. im Bereich Finanzen, Bilanzierung, Recht). Zur Finanzierung des DTT sollte zumindest für die ersten ca. 3 Jahre eine zentrale Basisfinanzierung durch den Etat des Bundeskanzleramts bereitgestellt werden. So kann sichergestellt werden, dass das DTT in der Anfangsphase schnell und dauerhaft betriebsfähig ist und eine gewisse Unabhängigkeit von der Auftragslage und individuellen Bedarfen der Ressorts behält. Die Erfahrung anderer Länder zeigt, dass mit erfolgsentscheidend für Digital-Teams ist, dass proaktiv die Projekte ausgewählt werden, die prioritär zu den Digitalisierungsbestrebungen_ der Verwaltung beitragen, durch Open Source Entwicklung Standardisierung erhöhen und Interoperabilität gewährleisten. Zusätzlich zu dieser Basisfinanzierung sollen die Ressorts Entwicklungsleistungen des DTT gegen Entgelt in Anspruch nehmen können und dadurch Umsätze in Gestalt von Einnahmen für erbrachte Dienstleistungen generiert werden. Über diese Einnahmen ist eine bedarfsgerechte Skalierurig des DTT möglich. DTT soll sich perspektivisch selbsttragend finanzieren über Vergütungen für gegenüber dem Bund erbrachte Leistungen. Schon jetzt gibt es mit dem AA ein erstes Ressort, das definitiv ein Projekt mit DTT machen möchte und dafür bereit und in der Lage ist, eine Summe iHv ca. € 450.000 aufzubringen. Auch das ITZBund könnte das DTT beauftragen.
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Für 2020 ist der Aufbau eines Initial-Teams als DTT geplant. Es wird damit
gerechnet, dass ab März bis zu 5 Personen im DTT arbeiten könnten, bis Ende
2020 könnte ein_Aufwuchs bis zu 10-12 Personen möglich sein.
Geplantes Organigramm (künftige) GmbH
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Legende:Finanzierungder Stellen
Geschäftsführung (2)
Zuwendung .EP06
Geplante Beteiligung
Digital Transformation Team
Programme (4,5)
(ca. 10-12)
Tech4Germany (2,5) Zentrales (4) Produkt-Team 1 (4-6)
- Programmleitung - Marketing, Product Management
- Programmmanager Kommunikation, PR - Engineering
- Tech Lead (0,5) - Buchhaltung & Controlling - User Research & Design
- Büro & Verwaltung - Ggf. Analytics
Work4Germany (2) - Finanzen & Recht
- Programmleitung Produkt-Team 2 (4-6)
- Programmmanager - Product Management
- Engineering
- User Research & Design
- Ggf. Analytics
Im Geschäftsbereich DTT für Software Entwicklung wird eih interdisziplinäres
Team unter Führung des Head of Product / Chief Product Officer aufgebaut.
Vorgesehene Profile· sind (aktuell nur Schätzung, am Bedarf der Pilotprojekte
auszurichten):
o Produkt Manager: 2
o Entwickler: 5-6
o (UX-/Ul-)Designer: 2-3
o ProducU Data Analyst: 1
Im Geschäftsbereich Programme (finanziert über Zuwendung (Projektförderung)
aus Einzelplan 06 des BMI) sind außerdem 4,5 Personen als Programmleitung
und -team angestellt.
Neben den beiden Geschäftsbereichen ~argen Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter zentral
insbesondere in den Bereichen Kommunikation und PR, Finanzen und Controlling
und Recht für ·einen reibungslosen Ablauf der Projekte und ordnungsgemäßes
Reporting. Trotz dieses zentralen Anliegens, _dem DTT eine größtmögliche
„Schlankheit" zu erhalten und zu Beginn nur punktuell benötigte Kompetenzen von
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· Externen hinzuzuziehen, wird man nicht ganz auf einen leistungsfähigen
Querschnittsbereich mit mind. 4 MA verzichten können: Eine Bundes-GmbH
treffen umfangreiche Pflichten zu Reporting und Berichten, die mit einem
erheblichen administrativen Aufwand verbunden sind (Erstellung von Zwischen-,
Jahresabschluss- und Kapitalberichten, Beteiligungsmanagement, Mitwirkung bei
der Beantwortung parlamentarischer Anfragen).
Die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter sollen allesamt zunächst mit (soweit
arbeitsrechtlich darstellbar befristet mit Sachgrund) Arbeitsverträgen ausgestattet
werden. DTT soll zusätzlich mit Freelancern arbeiten können, um in der
Skalierung flexibel zu sein (s. unter VI.). Hinzu kommt: Zwar darf die GmbH selbst
keine Beamten haben, eine Einstellung von beurlaubten Beamten per
Arbeitsvertrag wäre perspektivisch ergänzend möglich, soweit dies in einer
späteren _Phaseangezeigt ist. Durch dieses Element ließe sich dann der skizzierte
_Bedarfan nachhaltiger Befähigung der Verwaltun~ besonders gut befriedigen,
nämlich durch Rotation und Austausch mit dem Ziel, mittel- bis langfristig .
Multiplikatoren innerhalb der Verwaltung zu etablieren ünd so den
Kompetenzaufbau zu skalieren.
Daneben werden von der GmbH weiter die Fellowships Tech4Germany und
Work4Germanybetrieben. Planung für 2020 insoweit: 30-35 T4G-Fellows von Aug
bis Okt 2020 (3 Monate) und 10 W4G-Fellows von Jun bis Nov 2020 (6 Monate).·
Unklar:
SOFORT: Name der neuen GmbH
- SOFORT: Verantwortung für _undProzess des Teamaufbaus
- SOFORT: Gehaltsstrukturen und (befristete) Anstellungsmöglichkeiten
2020: Einmalige Anschubfinanzierung vs. Basisfinanzierung für mehrere
Jahre
- 2020: ggf. Mitbestimmung bei Projektauswahl der Fellowships durch Beirat
o.a.. ..?
- 2020: Marktgerechte Vergütung (Preissetzung) bei lnhouse-Aufträgen an DTT
- 2020: Künftige Finanzierung der Weiterbildungsprogramme
Sitz der GmbH sollte Berlin sein. Örtlich ist zunächst (auch wegen flexibler
Skalierba_rkeit)an einen Co-Working-Space in Berliri gedacht. Bisher Kontakte zur
Factory (Mitte); WeWork (Potsdamer Platz), Maschinenraum (Zionskirchstr.),
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U_nicorn(Checkpoint Charlie). Perspektivisch sollten die Möglichkeiten eigener
Büroräume oder-der Unterbringung an bestehenden Standorten evaluiert werden .
.E. Strategische Ausrichtung und Skalierung
Im Pilotjahr 2020 sollte die Geschäftsführung der GmbH gemeinsam mit dem
[Bundeskanzleramt/Aufsichtsrat/Beirat] die strategische Ausrichtung des DTT
schärfen und nutzenorientiert ein mögliches Arbeitsprogramm für die nächsten
Jahre definieren. Die strategische Ausrichtung soll """'.
insbesondere mit Blick auf
die Arbeit an verwaltungsinternen Angeboten - mit der IT-Strategie des Bundes
und dem IT-Rat abgestimmt werden. Ähnlich hinsichtlich der agilen und iterativen
Nachschärfung des eigenen Arbeitsprogramms sind bereits andere Nationen (z.B.
Großbritannien, Kanada) erfolgreich bei dem Aufsetzen einer solchen Einheit
vorgegangen. Eine strategische Fokussierung und .sinnvolle Abgrenzung zu
Aufgabenbereichen bereits existierender Bestrebungen auf Bundesebene und
über föderale Ebenen hinweg ist notwendig, um mittelfristig insgesamt auf eine
höhere Standardisierung von Softwarelösungen·, Interoperabilität auch über
föderale Ebenen hinweg Und Reduzierung der Ab_hängigkeitenvon
Lizenzlösungen hinzuwirken. Im Pilotjahr soll auch ausgelotet werden, inwieweit
eine zeitnahe Skalierung des DTT über die bis Jahresende 2020 ca. geplanten 20-
. .
22-Beschäftigten (2 Geschäftsführung, 10-12 DTT, 4,5 Programme, 4 Zentrales)
hinaus sinnvoll oder sogar geboten erscheint. Eine solche Planung ist derzeit nur
schwer belastbar möglich, zumal dem Digitalrat darin zu_zustimmen.ist, dass
Skalierung kein Selbstzweck ist. Für Zwecke der Antragstellung nach § 65 BHO
an das BMF wird jedoch eine - letztlich hypothetische - Skalierungsplanung in
Business und Finanzplan aufgenommen werden müssen.
Darüber hinaus wird das DTT zu Beginn verstärkt, dann über die Jahre
abnehmend mit Freelancern arbeiten, um benötigte und noch nicht dauerhaft
intern verfügbare Expertise flexibel auf Projekten einbringen zu können.
Unklar:
- 2020: Einbeziehung anderer Initiativen wie PG DIT, Next-Netz e.V.
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F. Offene Grundsatzfragen:
• Mehrheitsbeteiligung oder vollständige ü_bernahme (s. dazu weiter oben)?
• Governance-Struktur: Aufsichtsrat und/oder Beirat?
Einrichtung eines Aufsichtsrats obliegt der Entscheidung der Gesellschafter
und ist anders als im Aktienrecht bei GmbHs nicht obligatorisch. Die
Ausgestaltung erfolgt in der Satzung der Gesellschaft, sofern die
Gesellschafter sich entscheiden, ein Gremium mit der Wahrnehmung
bestimmter Interessen der Gesellschafter zu betrauen. Der Aufsichtsrat
sichert als Gremium zur Kontrolle der Geschäftsführung die Überwachung
der Tätigkeiten der GmbH im.Sinne der Gesellschafter. Er greift nicht selbst
in operative Tätigkeiten ein. Er kann die Geschäftsführung durch relevante
Schlüsselexpertise und Erfahrung beraten und bei der strategischen
Ausrichtung und unternehmerischen Aufbauaktivitäten unterstützen.
Digitalrat wirbt für Beirat/Aufsichtsrat mit Vertretern der Gründer, der
Wissenschaft, aus dem Unternehmertum und seitens BKAmt (sowie sofern
notwendig weiterer Ressorts, insb. BMF/BMI). Falls ja: Struktur, Rechte,
Pflichten klären. Außerdem zu klären, wie Bund seine Gesellschafterrolle
ausübt.
• Geschäftsführer
Für die Beteiligung des Bundes ist ein zweiter Geschäftsführer zu
benennen. Als Geschäftsführer käme die Leitungsposition des DTT, also
ein Chief Product Officer (CPO) iri Betracht Diese Rolle soll das Digitale.
Transformations-Team aufbauen und führen, das agil und nutzerzentriert
Softwareprodukte für verschiedene Bundesministerien entwickelt.
Alternativ könnte der Hauptverantwortliche für Finance und Controlling als
Chief Financial Officer (CFO) die zweite Geschäftsführer-Rolle ausüben
und die wirtschaftliche und nachhaltige Skalierung·der Organisation
gewährleisten.
• (Grad der) Inanspruchnahme von externer Unterstützung bei der geplanten
Beteiligung durch den Bund an der 4G UG und Beteiligungsverfahren mit
BMF: Rechtsberatung, ggf. selektive Nutzun·g der Dienste von PD
Gründung DTT-weitere Schritte
1. Antrag nach § 65 Abs. 2 BHO beim BMF
Als nächstes muss ein entsprechender Antrag beim BMF gestellt werden.
Neben dem eigentlichen Antragstext sind dafür notwendig:
a) Business- und Finanzplan
An einem. Entwurf sitzt derzeit T4G. Vorläufige Finalisierurig im laufe
des Monats Januar denkbar, aber ambitioniert.
b) Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (WU)
Diese kann BKAmt nicht selbst erstellen. Das ist quantitativ wie
qualitativ nicht realistisch; zudem erwartet BMF, dass WU nicht vom
Antragssteller selbst erstellt wird. Derzeit prüft 623 Möglichkeiten
externer Unterstützung. PD scheint derzeit kein Interesse zu haben,
diesen Auftrag zu übernehmen (Überzeugungsarbeit läuft). Evtl.
bestehen Rahmenverträge mit anderen Akteuren mit Abrufberechtigung
BKAmt (wird derzeit geprüft). Funktioniert eine dieser beiden Varianten,
könnte WU in 6 Wochen vorliegen. Muss externe Unterstützung
ausgeschrieben werden, wird dies länger dauern.
c) Entwurf des Gesellschaftsvertrages
Hierfür gibt es zwar ein Muster, doch muss sich die von uns gewünschte
governance-Struktur hier so abbilden, dass si~ am Ende wirklich
belastbar funktioniert. Einbeziehung von externem Sachverstand (auf
Gesellschaftsrecht im Zusammenhang mit Bundesbeteiligungen
spezialisierte Kanzlei) erscheint hier notwendig. Hierzu laufen
Vorgespräche mit Referat 131, über die diese Unterstützung abgerufen
werden könnte.
d) Eigentlicher Antrag bei vollständigen Unterlagen a) - c)
Mindestprüfdauer des BMF in den letzten Jahren 6 Wochen, bekannt
sind.aus den letzten Jahren aber auch Verfahren mit Prüfdauer 6
Monate. Daher ist von hoher Bedeutung, dass vorbereitendes Gespräch
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ChefBK/BM Scholz stattfindet. Nicht nur könnte dies die Prüfdauer
abkürzen, es könnte auch eine frühere Antragseinreichung mit noch
nicht ganz perfekten Antragsunterlagen ermöglichen, die dann
gemeinsam von BMF und BKAmt zur Prüfreife entwickelt werden
könnten. Für ein solches Vorgehen gibt es keinen Präzedenzfall,
weshalb ein vorheriges Gespräch auf Ministerebene unverzichtbar
erscheint, will man diesen Weg einschlagen.
2. Eigentlicher Gründungsakt
Notartermin und Eintragung der GmbH. Hierfür ist der Zeitbedarf sehr
gering, Voraussetzung aber: Abarbeitung der Schritte 1 a-d.
