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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Übernahme der „4Germany UG“ durch die Bundesrepublik Deutschland“
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Referat 623 13.12.2019
623 -14701 Ei 001 (004)
RD Dr. Plate Hausruf: 2723
Über
Herrn Gruppenleiter 62 JM 13.12.19
Frau .Abteilungsleiterin 6 EC 13.12.
Herrn Chef des Bundeskanzleramtes
Kopie (efektronisch): Herrn StM Dr. Hoppenstedt; Frau StM'in Bär _
Betr.: Vorlage eines ersten Fachkonzepts zur Gründung eines „Digital
Transformation Teams (DTT)"
Anl.: - Konzept Referat 623
- Kurzkonzept des Digitalrats
623-14701-Ei-001(004)/6/2019
Hauptregistratur Bundeskanaleramt
1. Votum
Kenntnisnahme des Konzepts sowie Gelegenheit zur Rüqksprache
II. Sachverhalt und Bewertung
Sie haben am 18.10. entschieden, dass 4Germany bereits ab 2020 nicht mehr
nur einmal jährlich in 10-wöchigen Fellowships zusammen mit
(
Bundesbehörden an nutzerzentrierten IT-Projekten arbeiten soll, sondern in
einen ganzjährigen Betrieb übergehen und zu diesem Zweck vom Bund
übernommen werden soll, und zwar in der Verantwortung des
Bundeskanzleramtes.
In der Bereinigungssitzung am 14.11.2019 sind Finanzmittel-in Höhe von
knapp€ 2 Mio. bereitgestent ·worden, und mit dem AA gibt es auch bereits
einen Interessenten, das erste Projekt mit dem DTT gegen Entgelt
umzusetzen. .
Das anliegende Umsetzungskonzept von Gruppe 62 ist in enger
Zusammenarbeit mit 4Germany entstanden und auch mit Stephanie Kaiser
-2-
vom Digitalrat durchgesprochen worden. Zum Abgleich ist deshalb auch das
anliegende Kurzkonzept des Digitalrats beigefügt. Bis auf zwei Aspekte, bei
denen das Konzept v~n Gruppe 62 ausdrücklich auf geringfügig abweichende
Vorstellungen eingeht, stimmen Digitalrat und Gruppe 62 vollständig überein.
Das hiesige Konzept geht in der Detailtiefe allerdings deutlich über das Papier
des Digitalrats hinaus und geht mit Blick auf die Umsetzung auf die
besonderen Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung ein.
~it Blick auf die Planung, den formalen Akt der Gründung einschlieglich der
vorherigen Zustimmung des BMF nach§ 65 BHO möglichst noch in Q1 2020
zu vollziehen, wird um zeitnahe Gelegenheit zur Rücksprache gebeten.
Dr. Plate (elektr. gez.)
2. ol. A .
Guthke, Svea
Von: Peters,Angela im Auftrag von vzal6
Gesendet: Freitag, 13.Dezember 2019 13:20
An: chefbkvorlage
Ce: StM-BL;StM-Dig.:.Vorlage;VZ-StMBaer;·ref623;gl62; Kartzmareck,Lisa
Betreff: WG: Vorlage Abteilung 6 ChefBK-Vorlage- Konzept DTT
Anlagen: DTT.pdf; 191211Digital TransformationTeam.docx;191213
_ChefBK_ Vorlage_KonzeptDTT.doc
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
anbei überreiche ich Ihnen eine Vorlage für ChefBK.
Beste .Grüße
Angela Peters
Bundeskanzleramt
ßüro Eva Christiansen
L.eiterinder Abteilung6 „PolitischePlanung,
Innovationund Digitalpolitik,StrategischeIT'."Steuerungu
Medienberaterinder Bundeskanzlerin
WlHy•Brandt-Straße
1
1-0557Berlin
Tel.: 03018 400 2044
'Fax:030 18 400 1836
E-Mail:vzal6@bk.bund.de
Von: MüJler,Jürgen
Gesendet: Freitag, 13. Dezember 2019 11:21
An:vzal6
Ce: Kartzmareck,Lisa; ref623
Betreff: Fw: ChefBK-Vorlage- Konzept PTT
AnEC
Mit der Bitte um
- Mitzeichnungvon ALin6
- Weiterleitung an Cheffik
Danke,JM
HubfürAndroid
Gesendet über BlackBerr:y
Von: Tobias,Plate@bk.bund.de
Gesendet: 13. Dezember.2019 09:05
An: Juerqen.Mueller@bk.bund.de
Ce: ref623@bk.bund.de; ref621@bk.bund.de;
Usa.Kartzrnareck@bk.bund.de; 624@bk.bund.de
Betreff: ChefBK-Vorlage- Konzept DTT
Lieber Jürgen,.
die anliegende ChefBK-Vortageübersende ich mit der Bitte um Billigung und Weiterleitungan VZ AL'n 6. Dankef
1
I
·/
Tobias
Dr. Tobias Plate, ll.M.
Leiter Referat 623 Digitaler Staat
Bundeskanzleramt
Dienstsitz: Oorotheenstr.84
10117 Berlin
:-rel.:+49 30 18 400 2723
Mobil:
Email: tobias.plate@bk.bund.de
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Referat 623 13.12.2019
623 ·- 14701 Ei 001 (004)
RD Dr.Plate Hausruf: 2723
Über
Herrn Gruppenleiter 62 JM 13.12.19
Frau Abteilungsleiterin 6 EC 13.12.
) .
Herrn Chef des Bundeskanzleramtes Rückspr. mit Abt6 zweite Jan Woche.
HB 19.12.
Konzept wird im Jour Fixe am 7. Januar besprochen. SAW 20.12.
Kopie (elektronisch): Herrn StM Dr. Hoppenstedt; Frau StM'in Bär
Betr.: Vorlage eines ersten Fachkonzepts zur Gründung eines „Digital
Transformation Teams (DTT)"
Anl.: ..;.Konzept Referat 623
- Kurzkonzept des Digitalrats
623-14701-El-001(004)/6/2019
Mauptr„lstratur Bundeskanzleramt
VG 13/12; HD 13/12; KvH 13/12; JE 16/12;
1. Votum
Kenntnisnahme des Konzepts sowie Gelegenheit zur Rücksprache
II. Sachverhalt und Bewertung
Sie haben am 18.10. entschieden, dass 4Germany bereits ab 2020 nicht mehr
nur einmal jährlich in 10-wöchigen Fellowships zusammen mit
Bundesbehörden an nutzerzentrrerten IT-Projekten arbeiten soll, sondern in
einen ganzjährigen Betrieb übergehen und zu diesem Zweck vom Bund
übernommen werden soll, und zwar in der Verantwortung des.
Bundeskanzleramtes.
In der Bereinigungssitzung am14.11.2019 sind Finanzmittel in Höhe von
knapp € 2 Mio ..bereitgestellt worden, und mit dem AA gibt es auch bereits
einen lnteressenten,-das erste Projekt mit dem DTT gegen Entgelt
umzusetzen.
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Das anliegende Umsetzungskonzept von Gruppe 62 ist in enger
•Zusammenarbeit mit 4Germany entstanden und auch mit Stephanie Kaiser
vom Digitalrat durchgesprochen worden. Zum Abgleich ist deshalb auch das
anliegende Kurzkonzept des Digitalrats beigefügt. Bis auf zwei Aspekte, bei
denen das Konzept von Gruppe 62 ausdrücklich auf geringfügig abweichende
Vorstellungen eingeht, stimmen Digitalrat und Gruppe 62 vollständig überein~·
Das hiesige Konzept geht in der Detailtiefe allerdings deutlich über das Papier
des Digitalrats hinaus und geht mit Blick auf die Umsetzung auf die
besonderen Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung ein.
Mit Blick auf die Planung, den formalen Akt der Gründung einschließlich der
vorherigen Zustimmung des BMF nach § 65 BHO möglichst noch in Q 1 2020
zu voUziehen, wird um zeitnahe Gelegenheit zur Rücksprache gebeten.
Dr. Plate (elektr. gez.)
Digital Transformation Team - Eckpunkte A. Politisches Ziel Die 4Germany UG (4G) soll um ein „Digital Transformation Team" (OTT) ergänzt und weiterentwickelt ~~rden. Solch ein~ flexible, schlanke und relativ .unabhängige Umsetzungseinheit soll der.Bundesverwaltung mit festen Beschäftigten. und freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern permanent zur Verfügung stehen, um die digitale Transformation der Verwaltung auf Dauer zu unterstützen und nutzerzentriert Softwareprodukte en~ickeln. Die besondere Aufgabe de·s DTT besteht dabei darin, gemeinsam mit Fachleuten der Verwaltung schnell und agil nutzerfreundliche Softwarelösungen zu entwickeln und Ende-zu- Ende die Entwicklung und Validierung bis _hinzur Implementierung digitaler Lösungen in der Verwaltung leiste~. Das soll sowohl nach außen (Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmeri) gerichtete Angebote umfassen als auch solche Angebote, die nur verwaltungsinternen Zwecken dienen. Eine solche Entwicklungs-Einheit ist eine wichtige Ergänzung, auch im Bereich Software- Entwicklung für die Bundesverwaltung, wo sie neben die bestehenden Bestrebungen im Bereich Netze des Bundes und Konsolidierung des_IT'.'"Betriebs, nicht aber in Konkurrenz zu diesen Bemühungen, tritt. Sie wird in diesem Bereich allerdings nur in enger Abstimmung mit ITZBund und Dienstekonsolidierung erfolgreich sein können .. Die Schaffung eines solchen DTT ist auch eine Empfehlung des Digitalrats der Bundesregierung. Vergleichbare Einheiten sind in zahlreichen .anderen Staaten in den letzten .10 Jahren bereits erfolgreich umgesetzt worden (u.a. Großbritannien, Frankreich, Italien, USA, Canada). Im Pilotjahr 202~ soll das _DTTinitial aufgebaut werden und ar:1zunächst zwei Pilotprojekten gemeinsam mit Fachabteilungen der Bundesministerien mit den Arbeiten beginnen können, um zu lernen wie das DTT zusammen mit der Verwaltung produktiv arbeiten kann. Dabei sollte mit zeitlichem Abstand erst mit einem Projekt gestartet werden, um im Rahmen ~Ieses Projekts auszuprobieren und zu lernen, wie das DTT effektiv mit der Verwattung zusammenarbeiten kann. Entsprechende Learnings und good Practices sollen in weitere Projekte einfließen.
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Daneben soU die Organisation aufbauend auf den Erkenntnissen aus den
Pilotprojekten, ergänzt um Austausch mit anderen Akteuren der öffentlichen IT-
Landschaft und internationalen Vorbildern, herausarbeiten, wie sie in den
folgenden Jahren den größten Wertbeitrag zur Digitalisierung der
Bundesverwaltung. leisten kann. Die daraus abgeleitete strategische Ausrichtung
und Fokussierung des Teams soll neben den Aktivitäten im Bereich eGovernment
die existierenden Konsolidierungs- und Digitalisierungsbestrebungen des Bundes
zukunftsgerichtet ergänzen.
Der Digitalrat wirbt dafür, mit nur einem einzigen Projekt, und zwar dem
Bewerberportal des AA, zu beginnen. Es wird jedoch aus verschiedenen Gründen
empfohl~n. zwei. Projekte anzugehen: Das eine zentrale Projekt zu identifizieren,
scheint nicht notwendig, zumal der B.eginn nicht zeitgleich erfolgen muss. Ob das
Bewerberportal des AA dann das ideale Projekt wäre, ist fraglich. Zudem bliebe ·
das Verfolgen eines einzigen Projektes hinter. der bere.its jetzt bestehenden
Erwartungshaltung im politischen Raum zurück, und schließlich spricht viel dafür,
sowohl einem A- als auch einem B-geführten Haus jeweils ein Projekt zu
ermöglichen.
B. Skizzierung des Bedarfs
Im Zuge der immensen Digitalisierungsanstrengungen des Bundes fordern die
Ressorts schon lange „schlanke" und agile Möglichkeiten für die Entwicklung
von So~arelösungen ein. Dies giltsowohl für den nach außen gerichteten Teil
des eGovernment als auch für digitale Lösungen für die Bundesverwaltung selbst.
Auch der Bedarf, bereits bestehende Lösungen nutzerfreundlich zu ve.rbessern, ist
hoch. Die Einheit soll daher fähig sein, in kürzester Zeit in Abkehr von der
"Wasserfallmethode" ein einfaches Produkt mit Basisfunktionalitäten {,,Minimum
Viable Product [MVPr) agil zu entwickeln und iterativ nutzerorientiert auszubauen.
Unmittelbar mit dem Ziel einer schnellen und agilen Entwicklung im
Zusammenhang steht die Notwendigkeit eines einfachen Zugangs für d_en
Bund. Daher sol~en alle Bundesministerien und BKAmt mit dem DTTarbeiten
können.
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Besteh~nde interne Möglichkeiten können aktuell diesen Bedarf neben der
prioritären Konsolidierung der Bundes-IT nicht decken. Rahmenverträge mit
externen Dienstleistern gewährleisten oft nicht den dringend notwendigen Auf- und
Ausbau von Kompetenzen in den Fachabteilungen zur Entwicklung von
nutzerzentrierten, digitalen Verwaltungslösungen. Mit dem DTT können in der
Verwaltung dauerhaft erforderliche Design- und Entwicklungskompetenzen
aufgebaUt und die Abhängigkeit von externen Dienstleistern reduziert werden. Im
weiteren werden im Rahmen der Möglichkeiten des DTT durch die
Zusammenarbeit Synergieeffekte erzielt.
Den Erfolg des.Arbeitsmodells von 4G, das der Nukleus für den Aufbau des DTT
sein soll, zeigt exemplarisch das ~rojekt eRechnung. Durch agiles Arbeiten wird
zunächst auf ein einfaches Produkt (MVP) zugearbeitet, das kontinuierlich mit
Nutzern getestet und iterativ weiterentwickelt wird. Dabei wird durch die
Einbindung der Fachbereiche sichergestellt, dass nachhaltig Kompetenzen in den
Fachabteilungen aufgebaut \Verden. Die Nutzeroberfläche der Zentralen
Rechnungseingangsplattform des Bundes wurde so derart nutzerzentriert
optimiert, dass die durchschnittliche Eingabedauer von 28 Minuten auf 5 Minuten
je Rechnung gesenkt wurde. Eine Einrichtung, die derartiges dauerhaft für die
Bundesverwaltung und gemeinsam ·mit ihr leisten kann, hat das Potenzial eine
flexible und dynamische Ergänzung zur IT-Leistungserbringung in der
Bundesverwaltung zu werden und ist daher im vitalen Bundesinteresse (vgl.§ 65
Abs. 1 Nr. 1 BHO). Denn nur so kann sichergestellt- werden, dass
• unter Einbeziehung der Fachabteilungen IT-Lösungen für die bekannten
Bedarfe entstehen
• diese Lösungen am Ende wirklich bedarfsgerecht sind, da sie mit den
Nutzern entwickelt werden ·
• die notwendigen Kompetenzen sich nachhaltig in der Bundesverwaltung
verankern und nicht mit dem Auftragnehmer/Dienstleister nach Beendigung
des Auftrags die Verwaltung wieder verlassen
• der notwendige kulturelle Wandel und Kompetenzaufbau in den
Fachabteilungen der Bundesministerien vorangetrieben wird
• Abhängigkeiten zu externen IT-Dienstleistern und hohe Lizenzkosten für
p~oprietäre Lösungen verringert werden.
Das Bundeskanzleramt muss im Rahmen der Governance-Struktur des DTT
sicherstellen, dass bei zunächst beschränkten Kapazitäten diejenigen Projekte
. prioritär zum Zuge kommen, die wesentlichen Einfluss auf die prioritären
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Digitalisierungsprojekte der Bundesregierung haben (vgl. § 65 Abs. 1 Nr. 3 BHO).
In diesem Punkt gibt es eine·Abweichung von den Vorstellungen des Digitalrats,
aus dessen Sicht das DTT selbst absolute Entscheidungsautonomie haben sollte.
Nach Rücksprache mit dem Digitalrat (Frau Kaiser) geht es diesem allerdings vor
allem darum, dass die Arbeit des DTT nicht durch Mikromanagement-Ar:-sprüche
einer wie auch immer gearteten Hierarchie verlangsamt werden darf. Dieses Ziel
verdient ungeteilte Zustimmung.
Bei der Auswahl der geeigneten Projekte wird darauf zu achten sein, dass diese
einerseits einen Schwerpunkt in den Kernkompetenzen des DTT haben
(insbe.sondere: besonders hoher Bedarf vor allem im Bereich Nutzerfreund_lichkeit,
gemeinsame Entwicklung mit den Fachabteilungen einschließHch deren
Verfügbarkeit, idealerweise Erzielung einer großen Wirkung außerhalb der
Bundesverwaltung bei zugleich geeignetem Projektumfang), möglichst' viele
Anwender erreichen, eine Skalierungsfähigkeit auf alle Bundesressorts oder gar
Bundesbehörden besitzen und zugleich dem Umfang nach klein genug sind, um
mit den zunächst noch relativ eingeschränkten Kapazitäten zum Erfolg geführt zu
werden. Schließlich dürfen die Projekte, soweit sie den verwaltungsinternen
Bereich betreffen, natürlich nicht den Bemühungen ~er ff-Konsolidierung
zuwiderlaufen. Geeignet scheinen insoweit daher insbesondere Vorttaben, deren
derzeitige geringere Priorisierung nach dem IT-Rats-Beschluss vom 17.6.2019
dazu führt, dass einzelne Häuser sich einer Maßnahme - selbständig - annehmen
und dann aber für alle - umsetzen können (8/C Maßnahmen). Konkret erscheint
im verwaltungsinternen Bereich Folgendes als möglich:
--+ Bei bereits im Rahmen der Konsolidierung umgesetzten oder als Prio A
eingestuften· Projekten: Frontend-Optimierung unter dem Gesichtspunkt
Nutzerfreundlichkeit
~ Bei Prio 8/C: auch uÜbernahme" darüber hinaus, aber nur nach Maßgabe
vorheriger Abstimmung mit der .Konsolidierung/den
Maßnahmenverantwortlichen
Projekte außerhalb der Konsolidierung und/oder „fnnovationen": ke_ine
Einschränkungen
