•   Rechtsprechungsreport [ infoPORT, Entscheidungen nach HKL: https://info-
        port.bamf.in.bund.de/cocoon/portal/portallink?doctype=Navknoten&id=1142, info-
        PORT, Entscheidungen nach Gerichten: https://info-
        port.bamf.in.bund.de/cocoon/portal/portallink?doctype=Navknoten&id=1139]
    •   Rechtsprechungsdokumentation: [ infoPORT: https://info-
        port.bamf.in.bund.de/cocoon/portal/portallink?doctype=Aufgabe&id=31 ]
    •   HKL-Leitsätze [ L-Laufwerk: L:\_VS-NfD\HKL-Leitsaetze ]


a) Rechercheunterstützung
Zentraler Ansprechpartner ist die Informationsvermittlungsstelle (IVS). Zur einzelfallbezoge-
nen Sachverhaltsaufklärung kann sie durch gezielte Fragen eingebunden werden. Die IVS
prüft, ob die Anfrage mit eigenen Mitteln beantwortet werden kann. Wenn nicht, wird sie mit
externen Mitteln/Hilfen beantwortet. Da alle verfahrensrelevanten Anfragen und Auskünfte
aktenkundig sein müssen (§ 24 AsylG i. V. m. § 24 VwVfG), erfolgen die von den Bedarfs-
trägern möglichst konkret formulierten Anfragen unter Angabe der notwendigen Details aus-
schließlich über das Ticketsystem der IVS (T-IVS) in infoPORT. Bei Anfragen an das AA
sind dazu bestimmte und dort hinterlegte Formulare und/oder Angaben zu verwenden. Eine
entsprechende Anleitung für Anfragen zur Sachaufklärung steht in der Anfragen zur HKL-
Sachaufklärung. Die IVS unterstützt die SB-E bei der Aufklärung von:


•       Länderkundlichen Fragen, z. B. zu Krankheiten (Behandelbarkeit, allgemeine
        Medikamentenverfügbarkeit, individuelle Zugänglichkeit), Minderheiten,              Par-
        teien/Gruppierungen, Existenzminimum, Blutrache, Wehrdienst, Sprachen,

        Strafsystem
•       Rechtsfragen, z. B. Prüfschritte bei Krankheitsvorträgen und zum Verständnis
        von Dienstanweisungen und anderen Arbeitshilfen
•       Anfragen an das Auswärtige Amt
•       Anfragen an Verbindungspersonal
•       Fragen/Hilfestellung zu sonstigen Problemen des Einzelfalles


b) Verantwortlichkeiten
Der SB-E hat die Unterstützungsmöglichkeiten zu nutzen, wenn ansonsten ein Fall nicht
entscheidungsreif ist und eine eigene überschlägige Recherche in MILo oder anderweitige
Erkenntnisquellen, z. B. die Konsultation des Fachvorgesetzten, keine ausreichenden Er-
gebnisse brachte.
Die RL ist dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter über diese Möglichkeiten informiert sind
und sie für ihre Arbeit auch einsetzen.


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Der asylrechtliche Fachbereich (Abteilung 6) verantwortet in enger Abstimmung mit dem
operativen Bereich die Erstellung/Weiterentwicklung der Arbeitshilfen und anderer Unter-
stützungsleistungen.


c) Qualitätssichernde IT-Unterstützung
Zur Sicherung der Qualität bei der Feststellung der Identität und Nationalität sind bei Vorlie-
gen der rechtlichen Voraussetzungen (§ 15a AsylG) – die Tools des Integrierten Identitäts-
managements (IDM-S): die Bildbiometrie (Automatischer Abgleich der Registrierungsfotos
mit dem MARiS-Bestand), die Sprach- und Dialekterkennung, die Namenstranskription
(Vereinheitlichung der Namensschreibweisen durch standardisierte Transkription arabi-
scher in lateinische Schriftzeichen) und das Auslesen von mobilen Datenträgern (Mobiltele-
fon/Smartphone/Tablet) einzusetzen.
Nach dem Ausrollen neuer, IT-basierter Unterstützungssysteme ist die jeweilige RL dafür
verantwortlich, dass diese Instrumente von den Mitarbeitern angewendet werden. Die qua-
litätssichernden Personen überprüfen im Rahmen ihrer Tätigkeit den sinnvollen und recht-
mäßigen Einsatz der Instrumente.


2. Dezentrale Qualitätssicherung
2.1. Gegenstand der 100%-Prüfungen und sonstige 100%-Sichtungen
Mittels Vier-Augen-Prinzips erfolgt eine vollständige, über eine bloße Plausibilitätsprüfung
anhand der Kurzübersicht zur Entscheidung (KÜ) weit hinausgehende Prüfung aller, also
100% der unter 1.1 genannten Bescheide sowohl in formeller wie auch in materieller Hin-
sicht. Liegt ein Vermerk zur Bescheidbegründung (Vermerk_Bescheidbegründung (D0923))
vor, ist dieser ebenfalls im Rahmen der Prüfung zu berücksichtigen. Das Anhörungsproto-
koll ist wegen Prüfung der erforderlichen Kompatibilität der Entscheidung mit der Anhörung
zwingend zu sichten, wobei der Fokus auf der Kompatibilität liegt und dies nicht eine voll-
umfängliche Anhörungs-QS bedeutet (vgl. 2.2). Eine Ausnahme besteht insoweit nur bei
formellen Entscheidungen (wie Rücknahme eines Asylantrages, Ausreise oder Tod des Be-
troffenen etc.). Zur Dokumentation dieses Vorgangs wird die KÜ in der MARiS-Akte verwen-
det.
Die Dokumentation der QS-Prüfergebnisse sind unter Verwendung der IT-Fachanwendung
QSS vorzunehmen (vgl. hierzu auch 1.1).

Darüber hinaus sind zu 100% zu sichten:
       •    die Voten der W/R-Verfahren (Votum zur Ein-/Nichteinleitung bei anlassbezoge-
            nen Widerrufsverfahren sowie Widerrufsverfahren im Rahmen der Regelüberprü-
            fung bei im schriftlichen Verfahren ergangenen positiven Asylentscheidungen,
            Votum formlose Beendigung eines eingeleiteten Verfahrens),


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•     die Mitteilung an die ABH nach § 71 Abs. 5 AsylG (D0112), wenn die Vorausset-
            zungen für einen Folgeantrag nicht vorliegen und es keiner erneuten Abschie-
            bungsandrohung/-anordnung bedarf,
      •     die Voten über die Stellungnahme an die ABH bei Beteiligungsverfahren,

      •     Votum über die Ausübung des Selbsteintrittsrechts (SER, Dublinverfahren) durch
            den zuständigen SB-Dublin.


Demnach stellt sich der Ablauf im Allgemeinen wie folgt dar:

Die jeweils zuständigen SB-E dokumentieren ihre Entscheidung durch das Befüllen der KÜ
und deren Vorlage (über die Schriftstückliste des jeweiligen Aktenzeichens in MARiS) bei
der qualitätssichernden Person. Hiermit bestätigt die/der SB-E, dass sie/er die vorgegebe-
nen Qualitätskriterien eingehalten hat.
In die Prüfung des Bescheides sind von den Qualitätssichernden das vorhandene Anhö-
rungsprotokoll zwecks Sichtung sowie weitere entscheidungsrelevante Inhalte der Akte ein-
zubeziehen, da die Beurteilung eines Bescheides ohne Kenntnisnahme der Inhalte der Akte
i. d. R. nicht möglich ist. Darüber hinaus sind auch die Entscheidungen in den referenzierten
Akten zum Verfahren zu berücksichtigen. Des Weiteren wird so sichergestellt, dass die vor-
liegende Akte entscheidungsreif und die Entscheidungsfindung korrekt ist.
In der IT-FA QSS werden den Qualitätssichernden in jedem Prüfungsvorgang detailliert Kri-
terien aufgeführt, die für den jeweiligen Prüfungsabschnitt relevant sind und auf die vom
Qualitätssichernden besonders zu achten sind. Nach erfolgter Prüfung eines jeweiligen Feh-
lerkriteriums (Mangeloption) ist das Ergebnis in der Fachanwendung je Mangeloption durch
Ankreuzen zu markieren.
Nach erfolgter Prüfung und QS-Mängeldokumentation wird die KÜ durch die qualitätssi-
chernde Person für den QS-Bereich befüllt und gegengezeichnet, soweit sie eine Freigabe
des Bescheides feststellt und dementsprechend dessen Zustellung autorisiert. Zudem er-
folgt von den Qualitätssichernden eine Eintragung in MARiS unter „Zusatzinformation Akte“:
„QS Bescheid ja“ und soweit erfolgt (z. B. im Rahmen der 10%-Auslosung oder weil es
referatsintern fachlich erforderlich war) „QS Anhörung ja“. Die reine Sichtung der Anhörung
im Zuge der Prüfung der Kompatibilität der Anhörung mit dem Bescheid ist nicht mit der
Anhörungs-QS gleichzusetzen.
Die Abzeichnung einer KÜ ohne Einhaltung der vorangegangenen Arbeitsschritte ist unzu-
lässig und kann dienst- bzw. arbeitsrechtlich geahndet werden. Der Bescheid darf ohne die
ordnungsgemäße Dokumentation der Prüfung des Bescheides in der KÜ und (bei Vorliegen
vorgenannter Voraussetzung) in der IT-FA QSS nicht zur Zustellung weitergegeben werden.
Bei gravierenden (im System „zwingend zu behebenden“) Mängeln muss sich die qualitäts-
sichernde Person durch die erneute Vorlage der Akte davon überzeugen, dass die Mängel

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entsprechend behoben worden sind. Erst dann ist die Akte zur Zustellung freizugeben. In
allen anderen Fällen entscheidet die qualitätssichernde Person darüber, ob eine Akte vor
der Freigabe erneut vorzulegen ist. Die Einhaltung der Verfahrensschritte im MARiS-Work-
flow ist zu beachten. Erfolgte im Rahmen der Prüfung des Bescheides auch eine Prüfung
der Anhörung, ist dies ebenfalls auf der KÜ zu kennzeichnen.


2.2. Quotierte Prüfungen
Ziel des erweiterten Systems ist es, zu einer ganzheitlichen Qualitätssicherung des Asylver-
fahrens zu kommen. Hierfür wird das Verfahren selbst in mehrere Abschnitte unterteilt, wel-
che für sich geprüft und dokumentiert werden. Ziel ist eine frühestmögliche Identifizierung
von Mängeln und deren Behebung vor einer weiteren Bearbeitung, so dass dadurch das
gesamte Qualitätsniveau gesichert wird.


Bezüglich der Asylverfahren werden im Rahmen einer Verfahrensauswahl nach dem Zu-
fallsprinzip nachfolgende Verfahrensschritte quotiert geprüft:
•   Aktenanlage (Antragstellung)
•   Anhörung
•   Abschlussarbeiten

Die Prüfdichte beträgt je Außenstelle bei ≤ 10 Verfahren ein zu prüfendes Verfahren, an-
sonsten 10% des täglich neuen Gesamtaufkommens der Verfahren in den drei genannten
Abschnitten, wobei bei zweistelligen Verfahrensmengen ab- bzw. aufgerundet wird (z. B. 14
Verfahren = 1 und 15 Verfahren = 2 zu prüfende Verfahren). Die Auslosung erfolgt durch
das Statistikreferat. Die Dokumentation der Prüfung in den Erst-, Zweit- und Folgeverfahren
erfolgt durch Nutzung der IT-FA QSS.


Im Allgemeinen stellt sich der Ablauf für Aktenanlage, Anhörung und Abschlussar-
beiten wie folgt dar:
a) Ablauf von Aktenanlage oder Abschlussarbeiten
Nachdem die qualitätssichernde Person ein in der IT-FA QSS zur Qualitätssicherung (per
Zufallsgenerator ermitteltes) angezeigtes Aktenzeichen zur Bearbeitung ausgewählt hat,
fordert sie die MARiS-Akte bei der aktuell bearbeitenden Person an und informiert diese
sowie – soweit abweichend – den ursprünglichen Bearbeiter. Die qualitätssichernde Person
prüft umgehend die in ihrem Arbeitskorb befindliche MARiS-Akte mit Hilfe der IT-FA QSS
und dokumentiert dort das Ergebnis der QS-Prüfung. Soweit Nacharbeiten erforderlich sind,
werden diese im Nachgang von der qualitätssichernden Person veranlasst. Die qualitätssi-
chernde Person informiert den ursprünglichen Bearbeiter, der die Akte angelegt hat und
übersendet ihm/ihr die MARiS-Akte zur Mängelbehebung. Nach erfolgter Mängelbehebung


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leitet der ursprüngliche Bearbeiter die Akte anschließend der qualitätssichernden Person
zur erneuten Prüfung zu. Die qualitätssichernde Person vermerkt die Behebung der Mängel
in der IT-FA QSS. Der ursprüngliche Eintrag zur Prüfung bleibt erhalten. Ist die Qualitätssi-
cherung ohne Beanstandungen erfolgt bzw. ergingen vollständig entsprechende Nachbes-
serungen, trägt die qualitätssichernde Person in der MARiS-Akte unter „Zusatzinformation
Akte“ „QS AVS ja“ (bei Aktenanlage) bzw. „QS Abschluss ja“ (bei Abschlussarbeiten) ein
und gibt die Akte zur weiteren Bearbeitung an den aktuell zuständigen Bearbeiter (dem die
Akte ursprünglich zur Qualitätssicherung angefordert wurde) zurück. In der IT-FA QSS ist
die Qualitätssicherung abzuschließen.


b) Anhörung
Nachdem die qualitätssichernde Person ein in der IT-FA QSS zur Qualitätssicherung (per
Zufallsgenerator ermitteltes) angezeigtes Aktenzeichen zur Bearbeitung ausgewählt hat,
fordert sie die MARiS-Akte bei der aktuell bearbeitenden Person an und informiert den SB-
E, der die Anhörung durchgeführt hat, sofern ausnahmsweise von der aktuell zuständigen
Person abweichend. Nach Erhalt der angeforderten Akte führt die qualitätssichernde Person
die QS-Erstprüfung mit Hilfe der IT-FA QSS durch und dokumentiert, sofern vorhanden, die
Mängel. Bei Vorliegen von Mängeln erfolgt zudem ein (mündliches/schriftliches) Feedback
unter Gelegenheit zur Stellungnahme und ein Austausch zu Kritikpunkten zwischen quali-
tätssichernder Person und ursprünglich anhörendem SB-E. Soweit Nachbesserungen erfor-
derlich sind, die eine ergänzende Anhörung bedingen und z. B. nicht schriftlich ermittelt
werden können, wird der Antragsteller erneut zur Anhörung geladen. Über die Menge der
Verfahren, die erneut zur ergänzenden Anhörung geladen werden, ist die RL in Kenntnis zu
setzen. In einem ergänzenden Anhörungsprotokoll werden die notwendigen Fragen an den
Antragsteller gestellt, um die erste Anhörung zu ergänzen. Die Organisation des neuen Ter-
mins und die Zuständigkeiten bezüglich des Verfügens von Neuladungen obliegt der jewei-
ligen OrgE. Im Rahmen eines Aktenvermerks dokumentiert die qualitätssichernde Person
in einer referenzierten Mappe, soweit differenzierbar, zu welchen Fragen bzw. welchem
Sachverhalt insbesondere ergänzend anzuhören ist. Diese ist nach erfolgter Anhörung in
die Akte aufzulösen. Nach Durchführung der ergänzenden Anhörung leitet der SB-E die
Akte an die qualitätssichernde Person weiter. Die qualitätssichernde Person vermerkt die
Behebung der Mängel insbesondere auch entsprechend der ergänzenden Anhörung in der
IT-FA QSS. Der ursprüngliche Eintrag zur QS-Erstprüfung bleibt erhalten. Verlief die Quali-
tätssicherung ohne Beanstandungen bzw. ist eine vollständige Nachbesserung erfolgt, trägt
die qualitätssichernde Person in der MARiS-Akte unter „Zusatzinformation Akte“ „QS Anhö-
rung ja“ ein und gibt die Akte zur weiteren Bearbeitung an den/die letzte Anhörer/in zurück.




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2.3. Vorgehen bei Dissens
Sollte zwischen SB-E und qualitätssichernder Person eine unterschiedliche Auffassung be-
züglich Mangel und/oder Nachbesserungsbedarf bestehen, gelten die Regelungen zur Wei-
sungsbefugnis und die in den OrgE des operativen Bereichs vorgesehenen Eskalationsstu-
fen.


2.4. Löschung verschriftlichter Kommunikation
Außerhalb der IT-FA QSS verschriftlichte Kommunikation zwischen qualitätssichernder Per-
son und SB-E ist nach Abschluss der Qualitätssicherung spätestens nach Ablauf von zehn
Jahren zu vernichten.


2.5. Berichtswesen über die dezentrale Qualitätssicherung
Die bisher von Grundsatzreferat Qualität erstellten Leitungsinformationen über das Ergebnis
der dezentralen Qualitätssicherung beinhalteten die wichtigsten Feststellungen und ent-
sprechenden Handlungsempfehlungen. Die Daten werden künftig der Amtsleitung und dem
operativen Bereich über das Führungsinformationssystem (FIS) zur Verfügung gestellt, das
eine Überblicksperformance mit Echtdaten erlaubt.

3. Zentrale Überprüfung der Entscheidungspraxis des operativen
Asylbereichs (Schutzquotenabgleich)
Das Grundsatzreferat Qualität überprüft halbjährlich die Entscheidungspraxis der Außen-
stellen auf die bundesweite Einheitlichkeit anhand von Schutzquotenabgleichen. Diese
Überprüfung soll als weiterer Baustein der Qualitätsverbesserung sowohl mögliche Fehlent-
wicklungen identifizieren als auch diesen vorbeugen.
Das Konzept für die halbjährliche Überprüfung der Entscheidungspraxis des operativen
Asylbereichs finden Sie hier.

4. Zentrale Qualitätssicherung
4.1. Allgemeines/Stichprobengröße
Als Ergänzung zur dezentralen Qualitätssicherung im operativen Bereich erfolgt eine wei-
tere zentrale Prüfung durch das Qualitätssicherungsreferat. Davon werden zwei Prüfgrößen
umfasst: Die Entscheidung als eigentliches Endprodukt auf Grundlage durchgeführter An-
hörung sowie ergänzend der Verfahrensschritt der Abschlussarbeiten. Somit soll gewähr-
leistet werden, dass als primäres Ziel der Qualitätssicherung eine kontinuierliche und vor
allem nachhaltige Verbesserung der Qualität und Weiterentwicklung des Qualitätssiche-
rungsprozesses umgesetzt wird.




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4.1.1. Stichprobenbasierte Prüfung bundesweit flächendeckend und anlassbezogen
    begrenzt
Achtmal im Jahr ist eine stichprobenbasierte Prüfung in einem statistisch repräsentativen
Umfang (dieser bewegt sich in der Größenordnung von ca. 1.055 Entscheidungen und 106
Abschlussarbeiten) durchzuführen. Die Stichprobe ergibt sich aus einem Zufalls-Algorith-
mus, der IT-seitig angestoßen und mittels einer Aktenzeichenliste an das Qualitätssiche-
rungsreferat übermittelt wird. Neben den viermal jährlich bundesweit flächendeckenden und
alle Entscheidungen umfassenden Stichprobenprüfungen sind die Möglichkeiten dieses In-
struments auch für konkretere Erkenntnisse zu nutzen, wobei die Anzahl der zu überprüfen-
den Entscheidungen und Abschlussarbeiten gleichbleibt. Insbesondere können sich die
Prüfungen beziehen
• auf eine oder mehrere bestimmte Außenstellen,
• auf ein bestimmtes oder mehrere bestimmte Herkunftsländer (HKL),
• auf bestimmte Themen (z. B. UM, Konversion),
•   nur auf Bescheide und Abschlussarbeiten aus bestimmten Bereichen wie Widerrufsver-
    fahren, Dublin-Verfahren etc.


Die Auswahl der Themen erfolgt nach Abstimmung mit der Hausleitung auf Grund z. B.
besonderer Handlungs- und/oder Informationsbedarfe oder anderweitiger Erkenntnisse.


4.1.2. Einzelfallbezogene Prüfung
Neben der stichprobenbasierten Prüfung werden bei Bedarf einzelfallbezogene Prüfungen
durchgeführt. Die Ergebnisse der Prüfung werden in Voten bzw. Prüfberichten zusammen-
gefasst. Im Falle eines Dissens siehe 4.3.


4.2. Ablauf der Prüfung im Qualitätssicherungsreferat 62C

4.2.1. Entscheidungen
In jedem Prüfzyklus erfolgt eine IT-gestützte Prüfung von entschiedenen Asylverfahrensak-
ten. Die Mitarbeitenr des Qualitätssicherungsreferats führen die Qualitätssicherung aus-
schließlich anhand lesenden Zugriffs auf die Verfahrensakte durch. Die Qualitätssicherung
der Bescheide und Anhörungen ist formal und inhaltlich anhand von auf die jeweilige Stich-
probe abgestimmten Prüfkriterien durchzuführen.


4.2.2. Abschlussarbeiten
Die Mitarbeiter des Referates führen die Qualitätssicherung anhand der Verfahrensakte
durch, prüfen diese anhand der IT-gestützten Liste „Abschlussarbeiten“ nach abgestimmten
Prüfkriterien und tragen das Ergebnis ihrer Prüfung dort ein.




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4.2.3. Leitungsinformation
Nach Abschluss der zentralen Qualitätssicherung erfolgt eine Leitungsinformation über das
Ergebnis der Qualitätssicherung mit entsprechenden Handlungsempfehlungen.


4.2.4. Überprüfung der Qualität der zentralen Qualitätssicherung
Die Qualität der Arbeit der Qualitätssichernden wird innerhalb des Referats durch die RL
bzw. Referenten kontinuierlich überprüft. Dies geschieht über eine Sichtung der bei festge-
stellten Mängeln zu erstellenden Qualitätsvermerke sowie der ggf. erfolgten Erwiderungen
zu den vom operativen Bereich erhaltenen Antworten (Näheres sogleich unter 4.3).


4.3. Feedback zwischen Zentrale und operativem Bereich
Vorgehensweise bei festgestellten Mängeln:
• Die zentrale Qualitätssicherung dokumentiert das Ergebnis ihrer Prüfung, einschließlich
  der daraus zu ziehenden Folgerungen für die Bearbeitung des Verfahrens, mittels eines
    Qualitätsvotums, in welchem die Mängel detailliert benannt werden. Nach referatsinterner
    Freigabe wird das Votum per E-Mail an die zuständige Referatsleitung des operativen Be-
    reichs versandt. Die betreffende Referatsleitung ist verantwortlich für die weitere Bearbei-
    tung einschließlich der internen Kommunikation. Das Ergebnis ist dem Qualitätssiche-
    rungsreferat zwingend innerhalb von zehn Arbeitstagen schriftlich mitzuteilen.
• Wird das Qualitätsvotum durch die RL des operativen Bereichs nicht geteilt, ist dies quali-
  fiziert in der beigefügten Stellungnahme zu begründen und per E-Mail an Qualitätssiche-
    rungsreferat zurückzusenden.
    Stimmt das Qualitätssicherungsreferat der qualifizierten Begründung der RL zu, wird das
    Ergebnis der Prüfung in der referatsinternen Dokumentation entsprechend korrigiert.
• Bei bestehendem Dissens zwischen Qualitätssicherung und dem operativen Bereich, ist
  eine Stellungnahme der zuständigen Gruppenleitung erforderlich. Diese wird durch die Re-
    feratsleitung des operativen Bereichs eingeholt.
• Ist die Stellungnahme der Gruppenleitung nachvollziehbar, erfolgt eine Korrektur des Qua-
    litätssicherungsreferates in der internen Dokumentation.
• Bei Zustimmung der betroffenen Gruppenleitung zu der Einschätzung des Qualitätssiche-
    rungsreferates ist die weitere Handlungsempfehlung umzusetzen.
• Die Stellungnahme der jeweiligen Gruppenleitung des operativen Bereichs ist an das Qua-
    litätssicherungsreferat per E-Mail zu übersenden.
•   Kann zwischen zentraler Qualitätssicherung und operativen Bereich keine Einigung erzielt
    werden, ist letztinstanzlich der Einschätzung der Abteilung 6 (Referatsleitung zentrale
    Qualitätssicherung, Gruppenleitung 62 oder Abteilungsleitung 6) zu folgen.




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Bei festgestellten Mängeln in der Verfahrensbearbeitung ist eine Rückmeldung des opera-
tiven Bereichs an das Qualitätssicherungsreferat in jedem Fall zwingend erforderlich.


Der gesamte Vorgang wird zum Zwecke der Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit im
Laufwerk des Qualitätssicherungsreferats archiviert und spätestens nach Ablauf von zehn
Jahren gelöscht (vgl. § 7 Abs.3 AsylG).


4.4. Prüfung durch die Interne Revision
Über die Interne Revision soll einmal jährlich eine Querschnittsprüfung zu ausgewählten
Bereichen erfolgen. Der Umfang liegt auch hier bei einer repräsentativen Auswahl.


5. Qualitätsaudit
5.1. Gegenstand und Ablauf von Qualitätsaudits
Auditierungen durch das Qualitätsauditreferat erfolgen:
   a) nach Auftrag durch die Leitung und/oder Abteilungsleitung über die Abteilungsleitung
       6 sowie durch Auftrag Abteilungsleitung 6 und Gruppenleitung 62.
       Beispiel: Aus der Prüfung der dezentralen QS nach Punkt 2 oder der zentralen QS
       nach Punkt 4 ergeben sich Anhaltspunkte, welche prozessuale bzw. systemische
       Qualitätsmängel des Asylverfahrens vermuten lassen.


   b) ohne Auftrag, kraft originärer Zuständigkeit des Qualitätsauditreferats
      (z. B. zentrale Qualitätssicherung der Klageverfahren in Form von Audits).


Die Durchführung des Audits in der zu auditierenden Organisationseinheit obliegt dem Qua-
litätsauditreferat in eigener Zuständigkeit, wobei das Qualitätsauditreferat hierfür im Be-
darfsfall weitere Fachreferate unterstützend einbinden kann.
Der Prüfauftrag wird von Referat Qualitätsauditreferat schriftlich fixiert und den betroffenen
Organisationseinheiten unter Einbindung der zuständigen Abteilungsleitung übermittelt
(Prüfungsankündigung).
Die Auditierung wird von den Mitarbeitern des Qualitätsauditreferats in Teamarbeit (Prü-
fungsteams) durchgeführt.
Im Rahmen einer Vorrecherche sammelt das Qualitätsauditreferat alle Informationen (DA,
Arbeitshilfen, Leitsätze etc.), die für die Durchführung der Auditierung erforderlich sind.
Die betroffenen Organisationseinheiten stellen alle prüfungsrelevanten Dokumente und In-
formationen zur Verfügung.
Für die Durchführung der Audits erarbeitet das Qualitätsauditreferat hierfür zielführende Au-
ditkriterien, führt in den betroffenen Organisationseinheiten eine umfassende unabhängige,
transparente und systematische Untersuchung des fraglichen Verfahrens und seiner Bedin-


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gungsfaktoren durch und ermittelt auf diesem Wege Mängel, Mangelursachen und Verbes-
serungspotenziale im Verfahrensablauf. Grundlage des Audits bildet ein Soll-Ist-Abgleich,
über den erfasst wird, inwieweit die operative Antragsbearbeitung und Entscheidungspraxis
in den einzelnen Verfahrensschritten den für Qualitätsanforderungen und -ziele relevanten
Vorschriften zum Asylverfahren entsprechen (etwa Dienstanweisungen, Leitsätze etc.).


Erforderliche Gespräche mit der Leitung und den Mitarbeitern der betroffenen Organisati-
onseinheit werden durch das Qualitätsauditreferat nach Terminabsprache geführt. Es han-
delt sich i. d. R. um auf Checklisten gestützte Interviews, die durch Einsichtnahme in alle
prüfungsrelevanten Unterlagen ergänzt werden (Vor-Ort-Prüfung). Vor dem Audittermin in-
formiert das Qualitätsauditreferat den auditierten Bereich über den Grund des Audits sowie
über Umfang, Ablauf und personelle Beteiligung vor Ort. Darüber hinaus können auch wei-
tere Einheiten, die mit dem auditierten Bereich in einem organisatorischen, verfahrensbe-
zogenen oder thematischen Zusammenhang stehen, in die Untersuchung mit einbezogen
werden. Alle beteiligten Stellen sind zur Mitwirkung bei der Ermittlung von erforderlichen
Informationen durch das Qualitätsauditreferat verpflichtet. Die zum Zweck des Audits in Au-
ditgesprächen und in sonstiger Weise erhobenen Daten werden vom Qualitätsauditreferat
in Auditnachweisen dokumentiert und objektiv ausgewertet.


Das Qualitätsauditreferat fasst den im Prüfungsverlauf ermittelten Sachverhalt in einem Ar-
beitspapier zusammen und übermittelt dieses der Leitung der zu auditierenden Organisati-
onseinheit zur Stellungnahme. Ziel ist es, Missverständnisse auszuräumen, offene Fragen
zu klären und ggf. erforderliche Ergänzungen vorzunehmen. Soweit im Arbeitspapier bereits
Verbesserungsvorschläge (Empfehlungen) formuliert werden, wird das Arbeitspapier auch
der Leitung der für die Verbesserungsvorschläge zuständigen Organisationseinheiten zur
Stellungnahme übermittelt. Die Stellungnahme soll grundsätzlich innerhalb von 15 Arbeits-
tagen erfolgen.


Das Qualitätsauditreferat wertet die im Rahmen des Audits gewonnen Erkenntnisse aus.
Anschließend erstellt das Qualitätsauditreferat den Entwurf des Auditberichts (Feststellun-
gen, Wertungen, Empfehlungen) und leitet diesen den zu beteiligenden Organisationsein-
heiten zur Mitzeichnung zu. Der Auditbricht berücksichtigt hierbei die im Rahmen der Betei-
ligung abgegebenen Stellungnahmen. Nach Durchführung des Mitzeichnungsverfahrens er-
folgt die Vorlage des Auditberichts auf dem Dienstweg an die Leitung. Die Behördenleitung
entscheidet über die Umsetzung der Empfehlungen.
Nach Zeichnung durch die Leitung wird der Bericht vom Qualitätsauditreferat zwecks Kom-
munikation des Ergebnisses der Abteilungs-, Gruppen- und Referatsleitung der auditierten
Organisationseinheit sowie den für die genehmigten Maßnahmen/Empfehlungen zuständi-
gen Organisationseinheiten übermittelt.



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