Die Erfassung der nach PassTA zu übernehmenden Dokumente wird durch den Eintrag in
der Maske Papiere erleichtert.


Gehen beim Bundesamt Pässe, Urkunden oder sonstige Beweismittel z. B. von der EAE
oder ABH ein, bevor ein Asylantrag gestellt wurde, können diese Dokumente in PassTA im
Bearbeitungsstand „Ablage - Posteingang (vor Asylantrag)“ temporär abgelegt werden.
Wenn kein Asylantrag gestellt wird, werden die Dokumente an die zuständige ABH weiter-
geleitet.


Ausführliche Hinweise zur Erfassung von Identitätspapieren und Urkunden sowie die Nut-
zung von PassTA bis hin zum Versand der erfassten Dokumente, können dem PassTA Be-
nutzerhandbuch entnommen werden.

1.3 Erfassung in MARiS
In MARiS sind in der Maske Papiere folgende Dokumente/Nummern zu erfassen:
- Aufenthaltsgestattungsnummer
- Nummer des Klebeetikettes
- Ankunftsnachweis mit Datum der Ausstellung
- Identitätspapiere und Urkunden (Pass, Personalausweis, Geburtsurkunde etc.), die
    dem Bundesamt im Original vorgelegt werden
-   Laissez Passer
-   der letzte Visa-Eintrag, unabhängig davon, ob das Visum abgelaufen ist oder noch Gül-
    tigkeit hat
-   ein in der Maske der Schriftstücke befindliches „Ausweisdokument (Pass D0583 und/o-
    der Personaldokument D0568)“ ist mit Hilfe des Kontextmenüs nach Auswahl „Doku-
    ment zuordnen“ dem Ausweispapier zuzuordnen,
-   die „ausländische Personen-ID“ zu dem jeweiligen Personaldokument aufnehmen. Die
    Personen-ID bzw. CNP-Nummer (Code Numeric Personal) bleibt lebenslang unverän-
    derbar – auch bei Namensänderung. Folglich kann je Staat nur eine ausländische Per-
    sonen-ID gespeichert werden.


       Hinweis:
       Bei der Personen-ID bzw. CNP-Nummer handelt es sich nicht um die Pass- bzw.
       Personalausweisnummer! Anstelle der Personen-ID darf keinesfalls die Pass- bzw.
       Personalausweisnummer aufgenommen werden, da dies im AZR zu Dubletten füh-
       ren.


       Die Erfassung der Papiere in MARiS ermöglicht die Übernahme der Ausweise in das
       AZR und erleichtert auch die Übernahme nach PassTA.



DA-AVS: Pässe und Originaldokumente        3/9                           Stand 08/23

Soweit minderjährige Kinder ohne eigene Personaldokumente im Pass des Vaters oder der
Mutter mit aufgeführt sind, erfolgt die Erfassung des Passes auch in der Maske „Papiere“
der Kinder.

1.4 Urkundenprüfung
Werden dem Bundesamt Originaldokumente vorgelegt, sind diese nach dem Scannen grds.
auf deren Echtheit hin zu prüfen. Die Verfahrensweise hierzu ist in der DA Asyl, Kapitel
„Physikalisch-Technische Urkundenuntersuchung (PTU)“ ausführlich beschrieben.


Unabhängig vom Ergebnis der PTU und vom Verfahrensstand des Asylantrags ist der PTU-
Bericht mittels XAVIA-Nachricht 110207 an die ABH zu übersenden. Die Kopie des betroffe-
nen Dokumentes und die dazugehörige Übersetzung können ebenfalls mit XAVIA Nachricht
110207 an die zuständige ABH übermittelt werden.


Ist gem. den Regelungen der DA Asyl im Kap. „Physikalisch-Technische Urkundenuntersu-
chung “ keine PTU durchzuführen, sind die Originaldokumente unmittelbar nach dem Scan-
nen an die zuständige ABH abzugeben. Liegen zu den Originaldokumenten Übersetzungen
vor, sind diese ebenfalls an die zust. ABH zu übersenden. S. hierzu die Regelungen unter
Punkt 3.


Bei Widerrufs-/Rücknahmeverfahren sind die Ausführungen im Kapitel „Widerruf-
/Rücknahmeverfahren“ zu beachten.

1.5 Reisedokumente mit Visaeinträgen
Bei Asylbewerbern, die Reisedokumente mit Visaeinträgen im Asylverfahren vorlegen,
ohne dass entsprechende Treffer aus den AZR Visa- und VIS Datenbank- Abfragen vorlie-
gen, sind die Visaunterlagen unter Verwendung von D0159 (Visa-Anfrage) über die Kurier-
stelle des Auswärtigen Amtes bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung anzufor-
dern. S. hierzu die Ausführungen im Kapitel „Registerabgleiche“, 3. Abschnitt „Visa-Ab-
frage“.

2. Erfassung von Personaldokumenten im AZR
Im Rahmen der Aktenanlage wird bei einer AZR-Erstmeldung immer nur ein erfasster Pass
oder Personalausweis/ID-Card aus der Maske Papiere automatisch ins AZR übermittelt.
Sind in der MARiS Maske Papiere neben einem Pass noch weitere sonstige Identitätspa-
piere (z.B. ein Personalausweis/eine ID-Card) erfasst, wird bei der AZR-Erstmeldung ledig-
lich der Pass automatisch in das AZR übernommen. Die sonstigen in der Maske Papiere
erfassten Personaldokumente wie Personalausweis oder Aufenthaltsgestattung, müssen
nach abgeschlossener Aktenanlage und AZR-Erstmeldung mit Hilfe des Kontextmenü über

DA-AVS: Pässe und Originaldokumente         4/9                            Stand 08/23

AZR Hinzufügen …“ in das AZR übernommen werden. Personalausweis/ID-Card werden
im Rahmen der AZR-Erstmeldung nur automatisch übernommen, wenn kein Pass übermit-
telt wurde.
Hinweis: Die „Ausländische Personen-ID“ und die in der Maske der Schriftstücke befindli-
chen D0583 (Pass) und D0586 (Personaldokument) werden ebenfalls nicht im Rahmen der
Erstmeldung mit übermittelt. Diese müssen nach Erstmeldung mit Hilfe des Kontextmenüs
zu dem entsprechenden MARiS Eintrag in der Maske Papiere hinzugefügt werden.


Die „Ausländische Personen-ID“ und die in der Maske der Schriftstücke befindlichen D0583
(Pass) und D0586 (Personaldokument) müssen zu dem jeweiligen Eintrag in der Maske
Papiere mit Hilfe des Kontextmenüs über „AZR Hinzufügen …“ in das AZR übermittelt wer-
den.
Die Übernahme der ausländischen Ausweispapiere und Personen-ID wird nur angeboten,
wenn in der MARiS Maske Papiere das Feld „ausgestellt von“ befüllt ist.
- Die „Ausländische Personen-ID“ wird nach Auswahl „AZR Hinzufügen Ausländische Per-
sonen ID“ separat in die gleichnamige AZR Maske übermittelt.
- Die in der Maske der Schriftstücke befindlichen D0583 (Pass) und D0586 (Personaldoku-
ment) müssen nach „Hinzufügen“ aus der MARiS Maske Papiere noch im AZR über das
Kontextmenü zum Ausweis (Dokument hinzufügen) in das AZR-Feld Dokumente übernom-
men werden. Damit sind die Dokumentenvorlagen im AZR-Feld Dokumente „verfügbar“ und
können über das Kontextmenü (Dokument laden) „angefordert“ und „geladen“ werden. Vo-
raussetzung ist jedoch die Bestätigung, dass die Ansicht unerlässlich ist. Erst dann ist eine
Anzeige der Dokumente im AZR-Feld Dokumente über das Kontextmenü (Dokument anzei-
gen) möglich.


Werden dem Bundesamt nach bereits erfolgter Aktenanlage und AZR-Meldung Personen-
dokumente nachgereicht, sind diese nach Erfassung in der Maske Papiere mit Hilfe des
Kontextmenüs über AZR Hinzufügen …“ in das AZR zu übernehmen.
Ist nach bereits erfolgter AZR-Meldung eine Korrektur der Personaldokumente erforderlich,
kann nach erfolgter Änderung in der MARiS Maske Papiere eine erneute Übernahme der
Daten über das Kontextmenü in das AZR erfolgen. Der vorherige AZR Eintrag muss mit
Hilfe des Kontextmenüs im AZR gelöscht werden.
Eine „Korrektur“ des Sachverhaltes wäre nur über das Registerportal möglich.

3. Abgabe/Versand von Pässen und/oder anderen Identitätspapieren

Hinweis: In allen Fällen der Abgabe von Originaldokumenten, ist der Versand bzw. die
Übergabe sowohl in MARiS und sofern vorhanden auch in PassTA sowie in dem in der




DA-AVS: Pässe und Originaldokumente          5/9                             Stand 08/23

Schriftstückliste befindlichen Aktenvermerk D1693 (VermerkUrkunden_Original_Kopie) ent-
sprechend zu dokumentieren. Verfahrenshinweise hinsichtlich der Dokumentation in
PassTA können dem PassTA Benutzerhandbuch entnommen werden.


Pässe oder andere Identitätspapiere des Antragstellers, die dem Bundesamt überreicht o-
der übersandt wurden, sind unmittelbar nach dem Einscannen und der Erfassung in MARiS
sowie ggf. im AZR und in PassTA sowie ggf. nach erfolgter Vorprüfung und Übersetzung
entweder an die zuständige ABH oder an das zuständige Prüfzentrum weiterzuleiten (vgl.
hierzu DA Asyl, Kap. „Physikalisch-Technische Urkundenprüfung“). Bei bereits erstellter
SIS-Ausschreibung sind die Personaldokumente in dieser nachzupflegen.
Die Abgabe ist sowohl in MARiS als auch in PassTA entsprechend zu dokumentieren.
Zusätzlich zu den eingescannten Dokumenten ist mittels des Aktenvermerks D1693 (Ver-
merkUrkunden_Original_Kopie) festzuhalten, um welche Art von Dokument es sich handelt
und ob es sich hierbei um ein Original oder eine Kopie handelt. Außerdem ist zu vermerken,
ob die vorgelegten und eingescannten Dokumente dem Antragsteller wieder ausgehändigt
oder der zuständigen ABH übersandt wurden bzw. noch übersandt werden. Hintergrund ist,
dass im Falle eines Klageverfahrens das zuständige VG anhand des Aktenausdruckes er-
kennen kann, ob es sich bei den eingescannten Dokumenten, um vorgelegte Originaldoku-
mente oder um Kopien gehandelt hat. Bei Bedarf kann sich das Gericht direkt an den An-
tragsteller bzw. die zust. ABH wenden, um die Dokumente anzufordern.


Eine Herausgabe bzw. Übersendung von Pässen oder anderen Identitätspapieren erfolgt
immer nur an die zuständige ABH. Die Herausgabe oder Übersendung an den Antragsteller
persönlich oder seinen Vertreter ist nicht zulässig.
Wird das Bundesamt während eines laufenden Asylverfahrens vom Antragsteller oder des-
sen Rechtsanwalt um Übersendung des Passes oder anderer Originalpapiere gebeten, ist
er an die zuständige ABH zu verweisen; dies gilt auch im Fall einer Aushändigungsverpflich-
tung (§ 65 Abs. 1 AsylG) oder der Kannvorschrift (§ 65 Abs. 2 AsylG).
Befinden sich der Pass oder andere Originalpapiere noch in einem Prüfzentrum, ist die An-
frage an das entsprechende Prüfzentrum weiterzuleiten.


Die Herausgabe an die ABH erfolgt je nach den örtlichen Gegebenheiten entweder durch
persönliche Übergabe an die zuständige ABH oder per Einschreiben. Erfolgt die Übergabe
persönlich, ist der Empfang durch die ABH zu bestätigen. Erfolgt die Weitergabe postalisch
per Einschreiben, ist dem Anschreiben die Empfangsbestätigung D1606 beizufügen. Au-
ßerdem muss ersichtlich sein, was übersandt wurde.
Liegen zu den zu übersendenden Originalpapieren Übersetzungen vor, sind diese ebenfalls
an die zuständige ABH mit zu übersenden.
Vor Übergabe/ Versand sind die Pässe:
   -   einzuscannen
DA-AVS: Pässe und Originaldokumente         6/9                            Stand 08/23

-   einer PTU zu unterziehen
   -   ggf. übersetzen zu lassen


Müssen eingegangene Originaldokumente an eine andere Außenstelle versandt werden,
sind diese ebenfalls per Einschreiben zu versenden.
Sowohl in MARiS als auch in PassTA ist der Versand und auch der Eingang der Originaldo-
kumente entsprechend zu dokumentieren.

4. Eingang von Pässen und/oder anderen Identitätspapieren
Pässe oder andere Identitätspapiere des Antragstellers, die dem Bundesamt überreicht o-
der übersandt wurden, sind unmittelbar nach Eingang einzuscannen und in MARiS, in
PassTA und – sofern noch nicht geschehen - im AZR zu erfassen. Auf Verlangen sind dem
Ausländer gem. § 21 Abs. 4 AsylG Abschriften (Kopien) der einbehaltenen Unterlagen
auszuhändigen bzw. zu übersenden. Auf die Kopie ist der Hinweis „Kopie – Dokument
wurde vom Bundesamt einbehalten. Ort, Datum und Unterschrift Mitarbeiter“ aufzubringen.
Eine Beglaubigung der Kopie erfolgt nicht. Nach einer ggf. erforderlichen Vorprüfung und
Übersetzung sind die Dokumente je nach HKL und Ergebnis der ggf. durchgeführten Vor-
prüfung entweder an die zuständige ABH oder an das zuständige Prüfzentrum weiterzulei-
ten (s. hierzu die Ausführungen in der DA-Asyl, Kap. „Physikalisch-Technische Urkunden-
untersuchung (PTU)“)).
Gehen beim Bundesamt Pässe, Urkunden oder sonstige Beweismittel z. B. von der EAE
oder ABH ein, bevor ein Asylantrag gestellt wurde, können diese Dokumente in PassTA im
Bearbeitungsstand „Ablage - Posteingang (vor Asylantrag)“ temporär abgelegt werden.
Wenn kein Asylantrag gestellt wird, werden die Dokumente an die zuständige ABH weiter-
geleitet.


Hinweis: Sofern vor Antragstellung im Falle eines Familienverbundes für jede Person eine
Vorakte angelegt ist und bei dem Bundesamt die Originaldokumente eingehen, empfiehlt
sich aus praktischen Gründen die Übernahme aller Personen in eine Vorakte (meistens die
vom Familienvater) und Erfassung aller Dokumente in dieser Vorakte. Damit wird sicherge-
stellt, dass das Aktenzeichen in PassTA und auf dem PTU-Prüfbericht mit dem Aktenzei-
chen in MARiS übereinstimmt.


Können eingehende Dokumente aufgrund eines laufenden Dublinverfahrens vorerst nicht
an das zuständige Prüfzentrum weitergeleitet werden, sind die Dokumente in PassTA im
Bearbeitungsstand „Dublin-Ablage“ anzulegen.


Dokumente, die sich einem Asylverfahren nicht eindeutig zuordnen lassen und für die kein
AZR-Datensatz (und damit keine zuständige ABH) vorhanden ist („Funddokumente“), ver-
bleiben beim Bundesamt. Sie werden nicht an das Bundesverwaltungsamt gesendet. Dies

DA-AVS: Pässe und Originaldokumente       7/9                           Stand 08/23

gilt auch für Dokumente, die dem Bundesamt bereits vorliegen. Zur Bearbeitung dieser
Funddokumente siehe „Bearbeitungshinweise für die physikalisch-technische Urkundenun-
tersuchung von Fundpapieren“.

5. Verlust von Personaldokumenten
Gehen Pässe und/oder andere Originaldokumente von Ausländern auf dem Postweg verlo-
ren, ist für einen erforderlichen Nachforschungsauftrag sowie die ggf. weiteren erforderli-
chen Maßnahmen immer der Absender der Postsendung zuständig.
Begründung:
Der Absender schließt durch den Versand einer Sendung einen Beförderungsvertrag mit
dem Versandunternehmen ab. Der Absender ist Vertragspartner des Unternehmens, nicht
der Empfänger.


Nachforschungsaufträge können nur dann erteilt werden, wenn der Versand der Dokumente
per Einschreiben mit Sendungsnummer bzw. mit einer anderen Art einer Sendungsverfol-
gung erfolgt ist.


Die Post leitet die Nachforschung erst dann ein, wenn sechs Werktage nach Aufgabe der
Sendung vergangen sind. Unter nachfolgendem Link kann ein Nachforschungsauftrag bei
der deutschen Post eingeleitet werden.


https://www.dhl.de/content/dpks/de/themenauswahl/kundenservice-formulare/f7.html


Verläuft die Nachforschung ergebnislos, ist durch den Absender der Verlust bei der örtlich
zuständigen Polizei mit Dokument D1811 anzuzeigen.
Mit der Verlustanzeige wird die Polizei gebeten zu veranlassen, dass der Verlust in der
INPOL-Sachfahndungsdatei sowie im „SIS im Registerportal“ vermerkt wird.


Die Verlustanzeige ist zur Akte zu nehmen und eine Kopie an die zuständige ABH weiter-
zuleiten. Außerdem ist ein entsprechender Aktenvermerk zu erstellen.

6. Eintragung des PTU-Ergebnisses im AZR

Nach Eingang eines Untersuchungsberichtes (alle Prüfebenen) in einer AS und vor dessen
Versand an die ABH ist das PTU-Ergebnis vom AVS in das AZR einzutragen. Die Eintra-
gung erfolgt unter „Angaben zur Person“, „Pässe“. Soweit möglich sind alle angebotenen
Felder auszufüllen. Als Datum unter „Geprüft am“ ist das Datum des Untersuchungsberich-
tes zu erfassen. Als „Ergebnis der Prüfung“ ist je nach Fallkonstellation der zutreffende Spei-
chersachverhalt auszuwählen. Die Speicherung des Ergebnisses ist nur in Kombination mit
der Angabe „Geprüft am“ erlaubt.

DA-AVS: Pässe und Originaldokumente           8/9                             Stand 08/23

Hinsichtlich der Eintragung der PTU-Prüfergebnisse sind folgende Speichersachverhalte
verfügbar:
   - Vordruck entspricht Vergleichsmaterial, Manipulation nicht festgestellt (Kennung 01);
   - ge-/verfälscht (Kennung 02);
    - nicht abschließend bewertbar (Kennung 03).
Anschließend ist der eingetragene Speichersachverhalt entweder Grundpersonalie oder ei-
ner Aliaspersonalie zuzuordnen, sofern diese im AZR erfasst oder zu erfassen. Hierdurch
wird das geprüfte Ausweisdokument einer Person zu der von ihr verwendeten Grund- bzw.
Aliaspersonalie zugeordnet.
Hinweis: Erfolgt nicht explizit eine Zuordnung zu den Aliaspersonalien, so wird von der re-
gelmäßigen Zuordnung zu den Grundpersonalien ausgegangen.

7. Dokumentenanforderung zwischen den Mitgliedstaaten

S. hierzu die Ausführungen in der DA-Asyl, „Dokumentenanforderung zwischen den Mit-
gliedstaaten“.




DA-AVS: Pässe und Originaldokumente         9/9                            Stand 08/23

Dienstanweisung
                                       für das
                                         AVS


Postausgang

1.    Dokumente

Eine Übersicht über alle aktiven Postausgangsdokumente mit Erläuterungshinweisen sowie
Hinweise zur Formularfunktion finden Sie im „Leitfaden Dokumente“.


Postausgangsdokumente werden vollautomatisch, systemgestützt, manuell oder durch
Kombination dieser Verfahren erzeugt und versandt. Postausgangsdokumente werden nicht
unterschrieben.


MARiS erlaubt derzeit den Versand von mehreren Dokumenten an mehrere Empfänger
anzustoßen. Künftig wird der Versand von Dokumenten per Fax auf einen Empfänger be-
schränkt. Es ist deshalb auf andere Versandarten zurückgreifen. Als „elektronischer Ver-
sand“ stehen künftig zur Verfügung:
   1. XAVIA-Einzelfallnachricht (statt „an ABH/AE“)
   2. EGVP-Versand (für die Kommunikation mit den Gerichten),
   3. Dublinet-Mailversand,
     4. besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)
     5. Fax-Empfänger (nur in Ausnahmefällen).


Werden Postausgangsdokumente nicht vollautomatisch erstellt, werden diese über die
Schriftstückliste einer Akte oder Mappe erstellt.


Grds. werden alle Postausgangsdokumente an Verwaltungsgerichte über das elektronische
Gerichts- und Verwaltungspostfach (eGVP) übermittelt. (s. Kurzanleitung_beBPo_Gerichte)


Bei Postausgangsdokumenten an Rechtsanwälte bietet sich überall dort, wo ein elektroni-
scher Versand von Dokumenten und Akten möglich ist, das besondere Anwaltspostfach
(beA) als vorteilhafter Kommunikationsweg zwischen Rechtsanwalt und Behörde an.




DA-AVS: Postausgang                        1/4                            Stand 09/22

Achtung:
In den Fällen, in denen ein Zustellungsnachweis erforderlich ist (also ein Versand per
Einschreiben zu erfolgen hat), darf derzeit keine Zustellung über beA erfolgen.
Insbesondere dürfen keine Bescheide, bei denen ein Zustellnachweis erforderlich ist,
über beA versandt werden.


Bei Postausgangsdokumenten an Ausländerbehörden, die nicht vollautomatisch erstellt
werden, ist darauf zu achten, dass diese grds. immer an die für den Antragsteller zuständige
bzw. im AZR erfasste ABH versandt werden.
Ausnahme:
Unabhängig von der für den Antragsteller tatsächlich zuständigen ABH, werden sämtliche
Anschreiben einschl. Bescheide, die für eine ABH in Baden-Württemberg oder Sachsen
bestimmt sind, ausschließlich an folgende Adressen versendet:
In Baden-Württemberg:


                             Regierungspräsidium Karlsruhe
                                  Durlacher Allee 100
                                    76137 Karlsruhe
In Sachsen:

                                 Landesdirektion Sachsen

                                     09105 Chemnitz


Hinweis: Um ein manuell erstelltes und bereits in der Schriftstückliste gespeichertes
Dokument überscannen zu können, muss das manuell erstellte Barcode-Dokument nach
dem Speichern eingefroren werden.


Jeder in der elektronischen Akte erzeugte Postausgang wird in der Postausgangsmaske
dokumentiert und im Falle eines Aktenausdruckes im Leitwegeintrag protokolliert. Die
Postausgangsmaske zeigt Datum, Versandart und den jeweils aktuellen Status in dem sich
der Postausgang befindet, an. Der Versand kann manuell durchgeführt werden, wenn ein
automatischer Versand nicht ausgeführt wurde. Nach abgeschlossenen Versandaufträgen
werden die versendeten Dokumente in der Postausgangsmaske angezeigt.


Hinweis: Um die Protokollierung der Postausgänge, die manuell über die Schriftstückliste
erzeugt und per Briefversand an den Empfänger gesandt werden, in der
Postausgangsmaske sicherzustellen, ist es erforderlich, diese Dokumente entweder über
den Postausgangsdrucker oder am Arbeitsplatzdrucker über das Menü „Briefversand lokal
/ Brief“ auszudrucken.

DA-AVS: Postausgang                         2/4                             Stand 09/22