Ist das Ergebnis der nationalen Visadateiabfrage negativ, ist dieses mit Hilfe des Dokuments
D0880 zu dokumentieren.


Ist das Ergebnis der nationalen Visadateiabfrage positiv und kann die Identität des
Antragstellers mit der im AZR angebotenen Person zweifelsfrei festgestellt werden, ist das
der Person zugehörige Ergebnis nochmals gesondert über das AZR-Visa-Portal abzurufen
und über den Button "MARiS-Import" in die Schriftstückliste der elektronischen Akte
aufzunehmen (Indizierbegriff „AZR-Visa-Ausdruck“ D0805). Zusätzlich ist das Ergebnis im
Dokument D0880 zu dokumentieren.
Hinweise zur richtigen Befüllung der Personenzusatzinformationen finden sich im Abschnitt
„9. Statistische Erfassung von VIS-/Visa-Treffern“.
Anschließend ist das Ergebnis der nationalen Visa-Auskunft der zust. ABH zu über-
mitteln. Dies kann per XAVIA-Einzelinformation 110501 erfolgen. Sie kann über die
Schriftstückliste ("Elektronischer Versand" "an ABH/AE") ausgelöst werden. Es ist möglich
Dokumente aus der Schriftstückliste als Anlage zu übermitteln.


Hinweis: Werden mehrere Personen mit gleichen oder ähnlichen Personalien im Register-
abgleich angeboten, ist vom zust. Entscheider zu bestimmen, welche Daten dem Antrag-
steller zuzuordnen sind. Nur die nationale Visa-Auskunft aus dem AZR-Visa-Portal des dem
Antragsteller zugeordneten Datensatzes ist später in die Schriftstückliste der elektronischen
Akte zu importieren.


Zur Anforderung von Visa-Unterlagen siehe Punkt 4.
Die Visa-Unterlagen werden Bestandteil der Verfahrensakte.

4. Anforderung von Visumantragsunterlagen

Obligatorische Anforderung von Visumantragsunterlagen bei VIS-/Visa-Treffern
Das Dokument „Verpflichtende Anforderung von Visumantragsunterlagen im Asylverfahren“
beschreibt die Vorgehensweise bei Fällen, in denen die Anforderung von Visumsunterlagen
durch das AVS bei vorliegendem VIS-/Visa-Treffer in den letzten zwei Jahren obligatorisch
ist. In welchen Fällen die Anforderung von Visumsunterlagen verpflichtend ist, wird durch
Rundschreiben bekannt gegeben.



Fakultative Anforderung von Visumantragsunterlagen bei VIS-/Visa-Treffer:
Bei Vorliegen eines VIS-/Visa-Treffers (Schengen-Visum oder nationales Visum) für andere
HKL als die, die eine obligatorische Anforderung verlangen, kann der Entscheider in be-
gründeten Verdachtsfällen schriftlich und unter Darlegung der Gründe im Einzelfall verfügen
(D2222), dass die AVS-Kraft über das AZR-Registerportal mit der Funktion VIS-Mail die



DA-AVS: Registerabgleiche                   5/11                             Stand 06/23

Unterlagen zum Visaverfahren direkt bei der entsprechenden Botschaft des Mitgliedstaats
anfordert (siehe hierzu Handbuch VIS-Mail sowie VIS-Mail-Kurzanleitung).


Zu beachten: Für Unterlagen zu Schengenvisa (VIS) gilt eine Aufbewahrungspflicht von
zwei Jahren. Die Speicherfrist bei nationalen Visa beträgt fünf Jahre. Bei älteren Visa erüb-
rigt sich damit i.d.R. eine Anfrage, da keine Antragsunterlagen mehr vorliegen.



Hinweis: Es dürfen über VIS-Mail keine Information angefordert werden, die schon aus der
Trefferauskunft hervorgehen. Hierzu zählen unter anderem das Lichtbild und biometrische
Daten.



Die Anforderung der Visumantragsunterlagen ist für sowohl für die verpflichtende als auch
fakultative Anforderung mittels Aktenvermerk „D2222 Anforder_Visaantragsunterlagen“ zu
dokumentieren. Im Fall einer Rückmeldung sind die Unterlagen mittels SCAN-
Indizierbegriffs „D0786 VisaAntragsunterlagen“ in MARiS zu importieren. Erfolgt keine
Rückmeldung oder ergeht eine Rückmeldung ohne Unterlagen ist dies im Aktenvermerk
„D2223 Rücklauf_Visaantragsunterlagen“ zu dokumentieren. Erfolgt eine Rückmeldung mit
Verweis auf andere Kommunikationskanäle als VIS-Mail durch einen Schengen-Staat, so
ist eine Anforderung auf anderen Kommunikationswegen nicht zulässig.


Anforderung von Visa-Unterlagen ohne Vorliegen eines Datenbanktreffers:
Bei Asylbewerbern, die Reisedokumente mit Visaeinträgen im Asylverfahren vorlegen, ohne
dass entsprechende Treffer aus den AZR Visa- oder VIS-Datenbank- Abfragen vorliegen,
sind die Visaunterlagen weiterhin unter Verwendung des Vordrucks D0159 bei der zustän-
digen deutschen Auslandsvertretung per E-Mail über das Auswärtige Amt
(Posteingang@diplo.de) anzufordern. Eine Anforderung über die Funktion VIS-Mail ist nicht
möglich, da hierfür die Visa-Antragsnummer erforderlich ist, die i.d.R. nicht mit der auf dem
Visum angegebenen Visumnummer identisch ist.



5. AZR-Registerabgleich - Grund- und Aliaspersonalien
Durch den Registerabgleich mit Grund- und Aliaspersonalien im AZR werden zu einigen
Antragstellern identische oder ähnliche Daten im AZR-Bestand identifiziert. Diese Daten
werden von BVA-Beschäftigen verglichen und auf Relevanz bezüglich Personengleichheit
bewertet.
Das Ergebnis des Abgleichs wird einschließlich der Bewertung hinsichtlich einer möglichen
Personengleichheit im Gesamtdokument zum Abruf über das Registerportal zur Verfügung
gestellt.
DA-AVS: Registerabgleiche                   6/10                              Stand 02/2

Die Erfassung des Ergebnisses erfolgt durch das AVS im Dokument D0880. Sollten „ähn-
lich-Treffer“ angegeben sein, ist der Vorgang dem zuständigen Entscheider vorzulegen.
Durch diesen erfolgt die abschließende Bewertung des Abgleichs (siehe DA-
Asyl/Registerabgleiche).



6. Registerabgleich – INPOL Sachfahndung
Im abzurufenden Gesamtdokument sind Abgleichergebnisse mit der INPOL-
Sachfahndungsdatei (INPOL-SF) enthalten. Diese geben an, ob das im AZR gespeicherte
Personalpapier zur Fahndung ausgeschrieben wurde.
Liegt ein entsprechender Treffer vor, ist dies durch das AVS im Dokument D0880 zu doku-
mentieren. Über das AZR-Registerportal muss außerdem unter der Rubrik „Nummernsu-
che“ – „INPOL-Sachfahndung“ das Ergebnis nochmals gesondert abgerufen und das dort
erzeugte Ergebnisdokument zur MARiS-Akte (Indizierbegriff D1799) genommen werden.
Die in diesem Ergebnisdokument angegebene ausschreibende Behörde ist mit MARiS-
Schreiben D1778 zu informieren. Das INPOL-SF-Ergebnisdokument ist dem Schreiben bei-
zufügen.
Das betreffende Ausweisdokument ist wie üblich der PTU zuzuführen (siehe hierzu Rege-
lungen im Kapitel Urkundenprüfung).
Im Rahmen der Übersendung des Untersuchungsberichtes der PTU an die ABH, ist im Falle
eines Treffers in der INPOL-Sachfahndungsdatei, auch das entsprechende Kästchen im
Dokument D0650 anzukreuzen. Ein Ausdruck des Ergebnisdokumentes ist dem Schreiben
beizufügen
Auch wenn keine PTU durchgeführt wurde (z.B. bei Dokumenten aus sicheren Herkunfts-
staaten), ist im Trefferfall die ABH mittels D0650 entsprechend zu informieren.



7. Aktualisierung des Registerabgleichs
Der Registerabgleich findet erstmals bei der Erstregistrierung statt, wird aber beim Auslösen
(Speichern, Ändern, Löschen) einer der nachfolgenden Aktionen im AZR erneut gestartet:
- Erstmeldung
- Folgemeldung
- Änderung Grundpersonalien
- Zuspeicherung Aliaspersonalien
- Änderung Aliaspersonalien
- Löschung Aliaspersonalien
- Zuspeicherung Pass
- Änderung Pass
- Löschung Pass
- Zuspeicherung allgemeines Lichtbild
- Zuspeicherung Fingerabdruck
DA-AVS: Registerabgleiche                   7/11                             Stand 06/23

- Löschung Fingerabdruck
- Löschung eines Verstorben-Eintrags
- Löschung einer Sperre
- Löschung des Vollzugs einer Überstellung im Dublinverfahren

Da im Rahmen des Asylverfahrens und vor allem in Rahmen der Antragstellung mehrfach
Änderungen oder Ergänzungen eines AZR-Datensatzes erfolgen (z.Bsp. Zuspeicherung
Alias- Namen, Zuspeicherung eines Passes) ist es notwendig das Ergebnisdokument des
Registerabgleichs noch einmal zu einem späteren Zeitpunkt zu überprüfen.
Sollte die Ladung des Antragstellers erst im Nachgang der Aktenanlage erfolgen, ist vor
Versand der Ladung noch einmal der Registerabgleich auf Änderungen zu überprüfen
(siehe Punkte 1-5). Die Prüfung ist in einem neuen Dokument D0880 zu dokumentieren.
Der Registerabgleich ist außerdem vom Entscheider vor der Anhörung und vor Bescheider-
stellung zu überprüfen (siehe hierzu DA Asyl).

8. Mehrfachidentitäten oder Personenverschiedenheit
Bei Vorliegen von „ähnlich“-Treffern müssen diese durch den Entscheider geprüft und be-
wertet werden. Sollte zweifelsfrei eine Mehrfachidentiät festgestellt werden, meldet der Ent-
scheider dies per Verfügung an das AVS. Es sind dann die Regelungen im Kapitel „Mehr-
fachidentitäten“ zu beachten.
Sollte vom Entscheider zweifelsfrei eine Personenverschiedenheit festgestellt werden,
muss dem entsprechenden AZR-Datensatz der „Hinweis auf Personenverschiedenheit“
(NID) zugespeichert werden.



9. Statistische Erfassung von VIS-/Visa-Treffern

Im MARiS-Workflow sind die Informationen aus dem kumulierten Gesamtdokument der Re-
gisterabgleiche im AZR und VIS- bzw. Visa-Portal verbindlich zu hinterlegen. Dazu sind zwei
Abfrageautomaten im MARiS-Workflow integriert. Abhängig von der Antragsart passiert dies
an unterschiedlichen Zeitpunkten der Antragstellung. Dies dient der Erstellung einer zuver-
lässigen Statistik über Asylantragsstellende mit im Vorfeld beantragten Visum. Diese Ab-
frage ist verbindlich auszufüllen. Der Entscheider überprüft die Eingabe in den Abfrageau-
tomaten nochmals nach Bescheiderstellung. Unabhängig von den Zeitpunkten der Abfrage-
automaten im MARiS-Workflow sind grundsätzlich bei Bekanntwerden eines VIS-/Visa-
Treffers die entsprechenden Zusatzinformationen zu setzen. Es sind sowohl Schengen-
Visa (VIS-Treffer) als auch nationale Visa (Treffer in der Visa-Datei) zu erfassen. Die Abfra-
geautomaten ersetzen nicht die Dokumentation etwaiger Änderungen im Registerabgleich
mittels D0880. Die Abfrageautomaten dienen allein der statistischen Auswertbarkeit der
Treffer.

DA-AVS: Registerabgleiche                    8/10                             Stand 02/2

Die Abfrage besteht aus drei Feldern, in denen der VIS-/Visa-Treffer sowie ggf. der ausstel-
lende Staat, das Visum-Gültigkeitsgebiet und der Visum-Status abgefragt werden. Falls kein
Treffer vorliegt, ist dies ebenfalls zu erfassen. Relevant ist jeweils der Visum-Status zum
Zeitpunkt der Asylantragsstellung.



Erläuterungen zur Befüllung der Abfrage in MARiS finden sich hier.




Hinweis: Leichte Abweichungen der Schreibweisen im kumulierten Gesamtdokument der
Registerabgleiche/VIS-Antragsauskunft und den Auswahlmöglichkeiten im Abfrageautoma-
ten sind möglich. Dies liegt daran, dass die Ergebnisse aus verschiedenen Datenbanken
abgerufen werden.

Erfassung bei mehreren Treffern:
Grundsätzlich soll immer der jüngste Treffer erfasst werden. Eine Ausnahme hiervon kann
bei mehreren VIS-/Visa-Treffern mit je verschiedenem Visum-Status in den letzten 90 Tagen
bezogen auf das Datumsfeld „Antragsdaten übermittelt“ vorkommen. In diesen Fällen erfolgt
eine Erfassung entsprechend der Priorisierung nach Visums-Status. Diese erfolgt in der
Reihenfolge: Erteilt > Annulliert > Beantragt > Abgelehnt.

Erläuterungen zur Befüllung der Abfrage in MARiS finden sich hier.

Hinweis: Leichte Abweichungen der Schreibweisen im kumulierten Gesamtdokument der
Registerabgleiche/VIS-Antragsauskunft und den Auswahlmöglichkeiten im Abfrageautoma-
ten sind möglich. Dies liegt daran, dass die Ergebnisse aus verschiedenen Datenbanken
abgerufen werden.

Erfassung bei mehreren Treffern:
Grundsätzlich soll immer der jüngste Treffer erfasst werden. Eine Ausnahme hiervon kann
bei mehreren VIS-/Visa-Treffern mit je verschiedenem Visum-Status in den letzten 90 Tagen
bezogen auf das Datumsfeld „Antragsdaten übermittelt“ vorkommen. In diesen Fällen erfolgt
eine Erfassung entsprechend der Priorisierung nach Visums-Status. Diese erfolgt in der
Reihenfolge: Erteilt > Annulliert > Beantragt > Abgelehnt.

Beispiele für die Priorisierung bei mehreren Treffern finden sich hier.

10. Schengener Informationssystem (SIS)
Das Schengener Informationssystem (SIS) ist ein Informationssystem für die Sicherheitsbe-
hörden der Schengen-Länder. Es dient der automatisierten Personen- und Sachfahndung
in der EU. Unter dem Begriff SIS 3.0 wird das Schengener Informationssystem um weitere
Aspekte erweitert. Rechtsgrundlage hierfür sind drei Ende 2018 in Kraft getretene EU-
DA-AVS: Registerabgleiche                    9/11                           Stand 06/23

Verordnungen zur Erweiterung des Schengener Informationssystems (SIS): die Verordnung
(EU) 2018/1862 „[...] über die Einrichtung, den Betrieb und die Nutzung des Schengener
Informationssystems (SIS) im Bereich der polizeilichen Zusammenarbeit und der justiziellen
Zusammenarbeit in Strafsachen“; die Verordnung (EU) 2018/1861 „[...] über die Einrichtung,
den Betrieb und die Nutzung des Schengener Informationssystems (SIS) im Bereich der
Grenzkontrollen“ und die Verordnung (EU) 2018/1860 „[...] über die Nutzung des Schenge-
ner Informationssystems für die Rückkehr illegal aufhältiger Drittstaatsangehöriger“. Um die
rechtlichen Voraussetzungen für die Inbetriebnahme des SIS auf Grundlage der drei o.g.
Verordnungen rechtssicher zu schaffen, sind weitere Änderungen in Bundesgesetzen erfor-
derlich, die mit dem SIS-III-Gesetz, in Krafttreten am 1. Mai 2023, erfolgen.

   -   Zu den daraus resultierenden Aufgaben des BAMF gehören:

   -   Speichern der Schengen-Identifikationsnummer (Schengen-ID-Nummer) im AZR so-
       wie speichern der Strafvorschrift, die der Ausschreibung zugrunde liegt, die rechtliche
       Bezeichnung der Tat sowie Art und Höhe der Strafe im Zeitpunkt der Zustellung der
       Rückkehrentscheidung (Abschiebungsandrohung bzw. -anordnung).

   -   Bei Löschung des SIS-Datensatzes im SIS sind die im AZR gespeicherte Schengen-
       ID-Nummer sowie die Strafvorschrift, die rechtliche Bezeichnung der Tat sowie Art
       und Höhe der Strafe unverzüglich zu löschen (§ 33b Abs. 6 Satz 3 BKAG) bzw. die
       Löschung unverzüglich zu veranlassen. Die Löschung kann selbst vorgenommen
       werden, wenn das BAMF meldende Behörde war. Sollte die Löschung nicht möglich
       sein, kann der Löschauftrag mit Dokument D0985, das entsprechend angepasst
       wurde, mit der Bitte um Löschung an die AZR-Kontaktstelle (Ref. 21D) gemeldet wer-
       den. (AZR.Kontaktstelle-Asyl@bamf.bund.de )

   -   Ausschreibungen zur Rückkehr über die IT-Anwendung „SIS im Registerportal“
       selbstständig eingeben und bearbeiten. Nach dem Erlass einer Rückkehrentschei-
       dung durch das Bundesamt ist unverzüglich, d.h. nach wirksamer Bescheidzustel-
       lung, eine Ausschreibung zur Rückkehr in das SIS einzugeben (Art. 3 VO (EU)
       2018/1860).

   -   Ausschreibungen im „SIS im Registerportal“ suchen und einsehen. Eine SIS-Abfrage
       ist bei Aktenanlage, vor Versand einer jeden Ladung, vor jeder Anhörung, vor Be-
       scheiderstellung sowie technisch bedingt vor Erfassung einer SIS-Ausschreibung
       (nach Rücklauf der PZU bzw. des EB) durchzuführen.

   -   Kommunikation mit anderen Mitgliedstaaten über das deutsche SIRENE-Büro
       (SIRENE DE) zum Austausch von Zusatzinformationen zu SIS-Ausschreibungen
       über die IT-Anwendung „SISKom im Registerportal“. Hierunter fallen die Meldung an
       den Mitgliedstaat, dass seine Ausschreibung bei der Abfrage getroffen wurde, als
       auch der Austausch von zusätzlichen Informationen zu den Ausschreibungen.
DA-AVS: Registerabgleiche                   10/10                               Stand 02/2

Das konkrete Vorgehen sowie die Zuständigkeitsverteilung sind in der SIS-
Arbeitsanleitung geregelt.




DA-AVS: Registerabgleiche                11/11                              Stand 06/23

Dienstanweisung
                                         für das
                                             AVS

Scannen / Indizieren

Grundsatz
Eingescannte Schriftsätze und Unterlagen dürfen erst dann vernichtet werden, wenn diese
auf die korrekte, vollständige und qualitätsgesicherte Scannung geprüft wurden.


Hinweis: PZU’s dürfen nach dem Scannen nicht vernichtet werden, sondern sind bis
zum Abschluss des Verfahrens (Eintritt der Bestands-/ Rechtskraft) aufzubewahren.
Ein erneutes Scannen mit qualifizierter digitaler Signatur (über ZPE) ist nicht erforderlich.


Hinweis: Der Qualitätssicherung bei Scannung und Indizierung kommt eine
besonders große Bedeutung zu, da sich Fehler im weiteren Verfahren gravierend
auswirken können. Nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ müssen daher Scanner und
Indizierer verschiedene Personen sein. Dies ist in den Außenstellen durch
organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Sofern das korrekte, vollständige und
qualitätsgesicherte Scannen und Indizieren der eingehenden Unterlagen nicht nach
dem „Vier-Augen-Prinzip“ qualitätsgesichert ist, dürfen diese keinesfalls vernichtet
werden.
Die Übersicht aller Scanindizierbegriffe siehe hier.


Nachfolgend ein Beispiel, wie in Außenstellen, in denen es keine eigene Indizierstelle
gibt, nach dem "Vier-Augen-Prinzip" verfahren werden kann:


-   Nach dem Einscannen werden Schriftücke tagesaktuell (Tagesstapel) abgelegt.
-   Der Empfänger eines Schriftstückes erhält die Scanmappe und prüft die Qualität des
    eingescannten Schriftstückes.
-   Sofern keine vollständige oder qualitativ ausreichende Scannung erfolgt ist, veranlasst
    der Empfänger die erneute Scannung.
-   Wurden die Schriftstücke vollständig und in ausreichend guter Qualität eingescannt, ist
    seitens des Empfängers keine entsprechende Rückmeldung an den Einscanner
    erforderlich.
-   Prüfung, ob personenbezogene Daten unbeteiligter Dritter, z.B. Zeugen, Mitangeklagte
    in Strafverfahren etc. datenschutzkonform geschwärzt wurden.




DA-AVS: Scannen/Indizieren                    1/2                             Stand 07/21

Start des Scannens
Vor dem Start des Scannens sind die Einstellungen des Scanners den Erfordernissen der
einzuscannenden Unterlagen anzupassen. Grundsatz ist, gute Lesbarkeit bei
geringstmöglicher Auflösung - Schwarz-Weiß vor Graustufe. Die Standardauflösung beim
Scannen beträgt 200 dpi. Sofern es für die Lesbarkeit einzelner Seiten erforderlich ist, kann
ausnahmsweise für diese eine höhere Auflösung oder der Graustufen-Modus benutzt
werden.


Vollständigkeit des Scannens
Für die Vollständigkeit der Scannung ist der Mitarbeiter verantwortlich, der die Unterlagen
einscannt. Dieser hat insbesondere darauf zu achten und zu kontrollieren, dass alle Seiten
- auch die Rückseiten - lesbar und vollständig gescannt wurden und einzelne Seiten eines
Dokumentes diesem richtig zugeordnet sind.
Die Referenzierung auf ein Aktenzeichen und die Indizierung der Dokumente ist mit
äußerster Sorgfalt durchzuführen. Der Mitarbeiter am Indizierarbeitsplatz trägt für die
Qualität der Scanbilder, ihre Zusammenfassung zu einem elektronischen Dokument sowie
die korrekte Indizierung die gleiche Verantwortung wie der Mitarbeiter der Scanstelle.


Vollständigkeits- und Qualitätskontrolle
Bei der Indizierstelle erfolgt nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ eine weitere
Qualitätskontrolle. Hierbei sind die eingescannten Unterlagen nochmals mit dem Original
des Papierdokumentes abzugleichen. Die Indizierstelle prüft insbesondere nochmals die
Vollständigkeit und Qualität der gescannten Unterlagen, prüft ob die Postmappe dem
korrekten Aktenzeichen zugeordnet ist und kontrolliert, dass sich in einem Dokument keine
Seiten befinden, die zu einem anderen Verfahren gehören. Ggf. ist ein neuer Scanauftrag
zu erteilen.


Hinweis: Sofern festgestellt wird, dass ein Dokument falsch indiziert wurde, ist die
Indizierung mittels dem Menü „Dokumentenvorlage ändern“ entsprechend zu korrigieren.




DA-AVS: Scannen/Indizieren                   2/2                             Stand 07/21