Hinweis: Eine Durchführung von DIAS entfällt, wenn im Rahmen des AZR- Registerab-
gleichs ein VIS-Treffer angezeigt wird und ein Visum erteilt wurde. Die dort genannten Per-
sonalien sind als Führungspersonalien zu verwenden (siehe Kapitel Registerabgleiche).


Für den Einsatz der Sprach- und Dialekterkennung kommen Antragsteller in Betracht, die
einen der arabischen Großdialekte (Maghrebinisch, Ägyptisch, Irakisch, Levantinisch
und Golf) sprechen.
Darüber hinaus kommt seit dem 25.07.2022 die Sprachaufnahme bei Antragstellern in Be-
tracht, die Dari oder Persisch (=Farsi) sprechen. Dari ist eine der beiden Amtssprachen
Afghanistans und Persisch ist die Amtssprache im Iran (für weiterführende Informationen s.
Leitfaden DIAS neue Sprachmodelle.


Hinweis:
Es wird empfohlen, dass die AS etwaigen Mehraufwänden, die aufgrund der drei neuen
Sprachen in DIAS entstehen, durch eine ausgewogene Vergabe von Terminen für Antrag-
steller mit bzw. ohne eine durchzuführende Sprach- und Dialekterkennung entgegenwirken,
um eine gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter zu gewährleisten.

2. Verfahren bei Erstregistrierung oder Antragsentgegennahme
Bei Antragstellern, die keine gültigen Personaldokumente (bspw. Reisepass) oder ein an-
deres Identitätspapier (siehe hierzu vergleichend DA Asyl Kap. „Physikalisch-Technische
Urkundenuntersuchung (PTU)“) vorlegen können und somit keine gesicherte Herkunftsbe-
stimmung möglich ist bzw. Zweifel an den Identitäts- und Herkunftsangaben und/oder Echt-
heit der vorgelegten Dokumente bestehen, kann der Antragsteller aufgefordert werden, eine
Sprechprobe per Telefon abzugeben.


Die weitere Verfahrensweise gestaltet sich wie folgt und wie in den Schulungsunterlagen zu
DIAS erklärt:


Vorbereitung der Sprachaufnahme
   • Nach vollständig abgeschlossener Aktenanlage einschl. Aushändigung der Beleh-
      rungen und Einholung aller erforderlichen Unterschriften, wird der Antragsteller über
      die Sprechprobe in Kenntnis gesetzt. Dies ist mit Dokument D1728 "Informa-
      tion_Sprach_Dialekterkenn“ zu dokumentieren. Nach erfolgter Rückübersetzung ist
       das Dokument D1728 vom Antragsteller über das Signaturpad unterschreiben zu las-
       sen (Einzelheiten s. Kapitel „Unterschrift über Signaturpad“).
   •   Der Antragsteller wird darauf hingewiesen, dass er keine personenbezogenen Daten,
       wie z.B. Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Herkunftsland, Ort, Beruf etc. in
       der Sprechprobe nennen soll. Darüber hinaus darf nicht über die Fluchtgeschichte
       gesprochen werden.
DA-AVS: Sprach- und Dialekterkennung        2/5                            Stand 08/23

•   Dem Antragsteller wird erklärt, wie die Abgabe der Sprechprobe durchgeführt wird.
       Hierbei ist die Möglichkeit zur Klärung etwaiger Fragen zu gewährleisten. Eine detail-
       lierte Erklärung finden Sie in dem Informationsblatt für Dolmetscher im InfoPort unter
       der Rubrik „Integriertes Identitätsmanagement“.
   •   Der Antragssteller wird darauf hingewiesen, möglichst ohne Pausen und frei zu spre-
       chen.


   Sprachprobe aufnehmen
   • Zu Beginn ruft die AVS-Kraft die DIAS-Anwendung durch Eingabe folgender URL
       auf: https://dias.bamf.in.bund.de/dias. Um Zugriff auf die Anwendung zu erhalten,
       müssen AVS-Kräfte über ihre Referatsleitung/meldeberechtigte Person ihres Refe-
       rats per Pendelliste für die Rolle als DIAS-Nutzende gemeldet sein, um sich mittels
       Windows-Kennung und Passwort anmelden und authentifizieren zu können.
   •   Als ersten Schritt werden die Stammdaten der antragstellenden Person (Aktenzei-
       chen und Personennummer) in die Weboberfläche eingegeben, welche im Hinter-
       grund automatisch auf passende Zugehörigkeit validiert werden. Wenn die eingege-
       benen Nummern keine plausible Zuordnung zu einer antragstellenden Person in MA-
       RiS zulassen, erscheint die Hinweismeldung mit der Bitte, die Eingabe zu prüfen und
       zu korrigieren.
   •   Im zweiten Schritt wird die Rufnummer des Telefonapparats eingegeben, auf dem
       die Sprachaufnahme mit der antragstellenden Person durchgeführt werden soll.
   •   Nachdem auf „Anrufen“ geklickt wurde, wird die AVS-Kraft vom System auf der ein-
       gegebenen Nummer angerufen. Nach einer kurzen Einleitung durch eine Telefonan-
       sage wird der Hörer nach dem Signalton an die antragstellende Person gegeben, um
       eine Sprachaufnahme von mind. 2 Minuten aufzunehmen.
   •   Es ist unbedingt darauf zu achten, dass der Antragsteller in einen aktiven Telefon-
       hörer spricht.
   •   Der Antragsteller sollte, möglichst unterbrechungsfrei, entweder über ein frei wählba-
       res Thema sprechen oder ein zur Verfügung gestelltes Bild bzw. ggf. weitere Bilder
       für mindestens 2 Minuten beschreiben (siehe hierzu auch Informationen im
       „Leitfaden für bessere DIAS-Sprachaufnahmequalität“).
   •   Die Sprachprobe wird mit der Rautetaste beendet. Der Telefonansage ist zu folgen.
       Der Hörer darf erst dann aufgelegt werden, wenn die Verarbeitung der Sprach-
       probe abgeschlossen ist.


       Hinweise zur Aufnahme der Sprachprobe:
   •   Falls eine Rücksprache mit dem Antragsteller notwendig ist oder Fragen zw. Dolmet-
       scher und Antragsteller auftreten, gibt es die Möglichkeit auf dem Telefon die
       Stumm-/Mute-Taste zu drücken. Nach Drücken der Stumm-/Mute-Taste sind die
       geführten Gespräche nicht Bestandteil der Sprachprobe. Sobald die AVS-Kraft die

DA-AVS: Sprach- und Dialekterkennung         3/5                             Stand 08/23

Stumm-/Mute-Taste erneut betätigt, wird die Sprachaufnahme fortgesetzt. Wäh-
       rend der Sprachaufnahme kann mehrmals die Stumm-/Mute-Taste gedrückt wer-
       den. Die Sprechpausen dürfen jedoch zwei Minuten nicht überschreiten, da ansons-
       ten die Aufnahme automatisch abgeschlossen wird.


   •   Umgebungsgeräusche beeinträchtigen die Qualität der Sprachprobe in erheblichem
       Maße und können zu nicht brauchbaren Ergebnissen führen. Für die zuverlässige
       Analyse der Sprechprobe ist eine nebengeräuschfreie Umgebung erforderlich. Die
       Analyseergebnisse werden insbesondere durch Radios oder Zwischenrufe der
       Dolmetscher/weiterer Personen verändert. Für die Aufnahme muss eine möglichst
       ruhige Aufnahmeumgebung sichergestellt werden, indem unbedingt Radios ausge-
       schaltet, keine Gespräche geführt, nicht auf der Tastatur getippt, der Antragsteller
       durch Handzeichen zum Weiterreden animiert und der Telefonhörer zur Aufnahme
       verwendet wird. (Die Freisprechfunktion des Telefons führt zu starken Nebengeräu-
       schen). S. hierzu „Leitfaden für bessere DIAS-Sprachaufnahmequalität“ sowie
       „Leitfaden zur Aufnahme von DIAS-Sprachproben mit zwei Hörern“.


Ergebnisbericht:


   •   Nach Beendigung der Sprachaufnahme teilt die Telefonansage mit, wenn die Verar-
       beitung abgeschlossen ist und das Ergebnis vorliegt. Die AVS-Kraft wird automa-
       tisch zum Ergebnis der Sprachaufnahme weitergeleitet, und der Telefonanruf endet
       ebenfalls automatisch. Der Hörer kann aufgelegt werden.
   •   In der Weboberfläche kann nun das Ergebnis der Sprachaufnahme eingesehen
       und die Aufnahmequalität geprüft werden. Der Ergebnisbericht informiert darüber,
       welche Sprache/welcher Dialekt mit welcher Wahrscheinlichkeit gesprochen wurde.
   •   Es ist darauf zu achten, dass alle Qualitätskriterien erfüllt sind und als „ausreichend“
       ausgegeben werden.
   •   Wenn die Aufnahmequalität zufriedenstellend ist, kann im Folgeschritt auf „Abschlie-
       ßen und Ergebnisbericht nach MARiS übertragen“ geklickt werden.
   •   Der Bericht wird automatisch in die referenzierte MARiS-Akte übertragen. Damit
       ist der Vorgang abgeschossen, und die AVS-Kraft kann sich über Logout von der
       Anwendung abmelden.
   •   Der in die MARiS-Akte importiere Ergebnisbericht D1696 ist der ABH zusammen mit
       dem Bescheid zu übermitteln. S. hierzu auch Kap. Zustellung/Bescheid an ABH.
   •   Zum Ergebnisbericht ist auf Laufwerk L:\IDM-S\Sprach-und Dialekterkennung DIAS
       eine Verfahrensbeschreibung zu DIAS zu finden, die nähere Erläuterungen zum
       technischen Prozess der Sprachanalyse enthält. Die Verfahrensbeschreibung kann
       auf Nachfrage, beispielsweise von Gerichten, zum Sprachindikationsbericht geliefert
       werden.
DA-AVS: Sprach- und Dialekterkennung          4/5                             Stand 08/23

Vorgehen bei unzureichender Sprachaufnahmequalität
   • Wenn die Sprachprobenqualität in der Ergebnisübersicht in mindestens einer Kate-
     gorie mit „nicht ausreichend“ gekennzeichnet ist oder während der Aufnahme andere
       Probleme aufgetreten sind, sollte die Sprachaufnahme wiederholt werden. Dazu wird
       in der Anwendung unterhalb der Ergebnisanzeige auf „Sprachaufnahme wiederho-
       len“ geklickt.
   •   Sollte es der AVS-Kraft nicht möglich sein, trotz mehrmaliger Verbesserungsver-
       suche eine hinreichende Audio-Qualität zu erreichen, kann u.U. auch ein Ergeb-
       nisbericht mit Hinweisen auf die unzureichende Qualität in MARiS abgelegt wer-
       den. Dies sollte allerdings die Ausnahme sein.

3. Verfahrensweise bei schriftlich gestellten Erstanträgen
Bei Ausländern, die ihren Asylantrag schriftlich gem. den Regelungen des § 14 Abs. 2 AsylG
gestellt haben, wird ggf. ein Nachholen von DIAS im Vorfeld der Anhörung durchgeführt.
Der für die Anhörung zuständige Entscheider weist im Falle eines erforderlichen Nachho-
lens von DIAS AVS-Kraft an, unmittelbar vor Beginn der Anhörung die Sprach- und Dia-
lekterkennung durchzuführen.

4. Verfahren bei Folgeanträgen und Altverfahren
Für die Anwendung der IDM-S-Tools auf Altverfahren gilt der Grundsatz, dass das geltende
Verfahrensrecht für alle anhängigen Asylverfahren gilt. Daher können die Tools auch in Alt-
verfahren eingesetzt werden. Es sollte vor Ort abgewogen werden, ob es im Einzelfall Sinn
macht, die Antragsteller erneut zu laden. Das gleiche gilt für Folgeanträge. Auch Folgean-
tragsteller sind Asylsuchende, bei denen die IDMS-Tools angewendet werden können. Auch
hier sollte im Einzelfall entschieden werden, ob eine Ladung erfolgen soll, weil evtl. die Iden-
tität aus dem Erstverfahren nicht ausreichend geklärt ist. Falls ohnehin aus sachlichen Grün-
den eine (informatorische) Anhörung erfolgen soll, kann in diesem Zusammenhang auch
die weitere Identitätsklärung erfolgen. Muss der Folgeantrag persönlich gestellt werden, bie-
tet es sich an, die Tools bei Bedarf in diesem Zusammenhang einzusetzen.




DA-AVS: Sprach- und Dialekterkennung          5/5                              Stand 08/23

Dienstanweisung
                                      für das
                                        AVS



Tod des Antragstellers

Verstirbt ein Antragsteller während eines laufenden Asylverfahrens, wird auf die Regelun-
gen in der DA-Asyl/Tod des Antragstellers verwiesen.




DA-AVS: Tod des Antragstellers             1/1                           Stand 07/18

Dienstanweisung
                                        für das
                                          AVS


Umprotokollieren

Durch Umprotokollieren kann eine Akte oder Mappe aus dem aktuellen Prozessschritt in
einen anderen Prozessschritt, einen anderen Prozess und/oder Verfahrenstyp gebracht
werden.


Eine Umprotokollierung darf nur zum Beheben von Fehlern, z.B., wenn sich die Akte in
einem falschen Prozessschritt befindet, durchgeführt werden.


Beispiel:
-   Ein Benutzer hat irrtümlich in eine falsche Abzweigung des Workflows weitergeleitet.
    Der korrekte Durchlauf ist nur mittels Rückprotokollierung in die Abzweigaktivität und
    korrekte Weiterleitung möglich.


Eine Umprotokollierung ist auch erforderlich, wenn sich der Verfahrensablauf aus unvorher-
sehbaren Gründen ändert.
Beispiel:
   - Der Verfahrenstyp ist wegen nachträglicher Beschränkung oder Erweiterung des An-
      trages zu ändern oder
   - nach Anlage eines Erstantrages wird festgestellt, dass es sich tatsächlich um einen
        Folgeantrag handelt.


Das Umprotokollieren von Akten in Mappentypen (z. B. Posteingang, Geschäftsfall usw.)
oder von Mappen in Akten ist unzulässig.
Außerdem darf das Umprotokollieren nicht dazu missbraucht werden, um Weiterleitungs-
schritte zu überspringen.


Eine standardmäßige Umprotokollierung kann nur in den nachfolgenden Umprotokollie-
rungspunkten erfolgen:
    -   Anhörung erfolgt
    -   Vorbereitung Anhörung
    -   Vorbereitung Bescheid
    -   Dublin-Bescheid Unterschrift
    -   Versand-Kontrolle / Abschlussarbeiten (bk)
    -   Bescheid
    -   Prüfung Dublin-Verfahren

DA-AVS: Umprotokollieren                    1/4                           Stand 03/23

-   Antwort des MS bearbeiten
    -   Persönliche Rücknahme
    -   Schriftliche Rücknahme (Bescheid)
    -   Anhörung(sonstige)
    -   VG Posteingang prüfen
    -   Warte auf Dokumentenmappe
    -   Anfrage2 RK-Datum bei VG


Weitere evtl. ausgegraute Prozessschritte werden nur angeboten, wenn sich die Akte im
entsprechenden Prozess befindet.
Beim Umprotokollieren in die o. g. Prozessschritte bleibt der Verfahrenstyp immer gleich.

Umprotokollierung aus einem nicht standardisierten
Umprotokollierungspunkt
Aus verschiedenen Gründen kann es erforderlich sein, Akten in einem Prozessschritt um-
zuprotokollieren, der nicht als standardgemäßer Umprotokollierungspunkt definiert ist.
Nachfolgend einige typische Beispiele:
 - Eine Mehrpersonenakte wird in den Prozess Klage weitergeleitet, obwohl nicht alle
   Personen klagen.
-   Nach Passieren der Prüfautomaten wird eine Mehrfachidentität festgestellt und die Akte
    muss manuell in die daraus resultierenden Bearbeitungsschritte gebracht werden.
-   Eine automatische Aktivität läuft auf Fehler (z.B. Mappen-/Timererstellung im BS12),
    was zu Sperren führt. Zur Behebung der Sperren muss die automatische Aktivität ggf.
    wiederholt werden, was mittels Umprotokollierung in eine Voraktivität durchgeführt wird
-   Eine erneute Bescheiderstellung im Klageverfahren lässt sich zur Nutzung der Be-
    scheidzustellautomaten nur durch Umprotokollieren erreichen, ebenso wie der nachfol-
    gende Rücksprung an die jeweilige Aktivität im Klageablauf.


Nachfolgend Beispiele für das Erfordernis einer Umprotokollierung in einen anderen Ver-
fahrenstyp:
      - Nachträgliche Beschränkung oder Erweiterung des Antrages.
      - Umprotokollierung eines Erstantrages in einen Folgeantrag aufgrund nachträgli-
          cher Feststellung, dass es sich um einen Zweitantrag, verdeckten Folgeantrag
          oder § 20 Folgeantrag handelt.


Wenn eine Akte in einen anderen Verfahrenstyp umprotokolliert wurde, sind je nach
Fallkonstellation weitere Tätigkeiten durchzuführen:


-          Ggf. Antragsdatum ändern
-          Mitteilung an alle Beteiligte über die geänderte Verfahrensart (ABH, Ast. ggf. RA)

DA-AVS: Umprotokollieren                     2/4                             Stand 06/18

-         Ggf. einziehen/einziehen lassen der Aufenthaltsgestattung
-         Ggf. Versand von Belehrungen
-         Ggf. Kontrollbogen erstellen
-         Ggf. Einverständnis Religion AZR (D0806)
-         Änderung des AZR-Eintrages
-         Ggf. ed-Behandlung


Um Fehler beim Umprotokollieren zu vermeiden, sind nachfolgende Punkte unbedingt zu
beachten:


-      Bei Unklarheiten über den Einsprungpunkt unbedingt das jeweilige Prozessbild (ein-
       gestellt in infoPORT) zu Rate ziehen.
-      Nie in die Aktivitäten „Jump and Error“, „Problem bereinigen“ oder „Endaktivität“ um-
       protokollieren.
-      Nicht in „Automaten“ umprotokollieren (Automaten sind am Automatensymbol im Pro-
                   V8




       zessbild       erkennbar), da die entsprechenden Automatismen dann nicht angesto-
       ßen werden. Entweder in den ersten Schritt vor oder nach dem Automaten umproto-
       kollieren, je nachdem ob automatische Aktionen erfolgen sollen (z. B. Dokumenten-
       druck/ -versand) oder nicht.
-      Keine Aktivitäten mit Statistikabfragen überspringen (Statistikabfragen sind an einer
       4-stelligen Ziffer mit Anhang "it" erkennbar z. B. „Mitteilung & SST 3600 it“ bei Wider-
       rufsverfahren). Werden Aktivitäten mit Statistikabfrage übersprungen, gehen für die
       Geschäftsstatistik notwendige Daten verloren.
-      Vor dem Umprotokollieren die genaue Bezeichnung der Aktivität ermitteln, in die
       umprotokolliert werden soll, da einige Aktivitäten ähnliche Bezeichnungen haben (z.
       B. „Bescheidzustellung“ oder „Bescheid Zustellung“).
-      Außerdem ist Vorsicht geboten, wenn „Timer“ (Fristüberwachung) betroffen sind, da
       nur dann automatisch ausgecheckt wird, wenn die Automatenschritte, in denen die
       Weichen für die Timer gestellt wurden, durchlaufen wurden.


Nicht standardisierte Umprotokollierungen sind Mitarbeitern vorbehalten, die über die Pen-
delliste ausdrücklich für diese Aufgabe administriert wurden. Diese Mitarbeiter können über
das Arbeitskorbmenü „Berechtigt / Migration“ in jeden Prozess, Prozessschritt und Verfah-
renstyp umprotokollieren.
Die Gesamtanzahl der Mitarbeiter mit besonderen Umprotokollierungsrechten darf nicht
mehr als 3 Personen pro Außenstelle betragen. I.d.R. sind dies der L-AVS, dessen Vertreter
oder Teamleiter sowie ein weiterer, vorzugsweise der jeweilige Referent der Außenstellen.
Diese Personen sind auch für die Prüfung der Notwendigkeit der Umprotokollierung zustän-
dig.



DA-AVS: Umprotokollieren                      3/4                             Stand 03/23