da-avs
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Anfrage Dienstanweisungen“
„Wiederaufgreifensverfahren von Amts wegen“ mit sicherheitsrelevantem oder strafrechtli-
chem Hintergrund bzw. in denen konkrete Anhaltspunkte hinsichtlich des Ausschlusstatbe-
standes des § 25 Abs. 3 Nr. 1-4 AufenthG vorliegen, erfolgt die Bearbeitung ebenfalls durch
die jeweils zuständige Außenstelle.
Alle sonstigen „Wiederaufgreifensverfahren von Amts wegen“ werden im Wiederaufnahme-
referat bearbeitet.
4. Besonderheiten bei der Aktenanlage
Nach erfolgter Aktenanlage ist in die Aktivität "WA von Amts wegen" weiterzuleiten.
Durch die Weiterleitung werden folgende Dokumente erzeugt:
• Mitteilung über die Eröffnung eines Wiederaufnahmeverfahrens von Amts wegen für
den Antragsteller bzw. dessen Verfahrensbevollmächtigten (D1129 bzw. D1130. Die
Mitteilung erfolgt mit einfachem Brief.
• Mitteilung an die zuständige ABH (D1131). Es erfolgt kein Versand an die zuständige
ABH, da die Mitteilung über das Wiederaufgreifensverfahren nach Weiterleitung in
„Mitteilung ABH/AE“ mit XAVIA-Nachricht 110105 (Asyl.WiederaufgreifenAbschie-
bungsverbote) übermittelt wird.
Eine Erstellung sowie der Ausdruck bzw. Versand der Niederschrift erfolgt nicht.
DA-AVS: Wiederaufgreifen zu
§60 Abs. 5 und 7 AufenthG von Amts wegen
2/2 Stand 06/20
Dienstanweisung
für das
AVS
XAVIA-Nachrichten
Im Zusammenhang mit der Übermittlung von XAVIA (XAusländer-basierter Asyl-Verfah-
rens-Informationsaustausch) Nachrichten an die ABH und ggf. an die AE sind der
MARiS-Leitfaden „XAVIA Postausgang“ und die Kurzübersicht XAusländer „Nachrichten
vom BAMF an (zentrale) Ausländerbehörden und Aufnahmeeinrichtungen“ zu beachten.
Im Zusammenhang mit dem Empfang von XAVIA-Nachrichten von den (zentralen) Auslän-
derbehörden und Aufnahmeeinrichtungen an das Bundesamt sind der MARiS-Leitfaden
„XAVIA Posteingang“ und die Kurzübersicht XAusländer „Nachrichten von (zentralen) Aus-
länderbehörden und Aufnahmeeinrichtungen an das BAMF“ zu beachten.
XAVIA übermittelt genau definierte elektronische Nachrichten im XML-Format. Dies ermög-
licht es den Empfängern, darin enthaltene Daten automatisiert in ihre unterschiedlichen IT-
Systeme zu übernehmen, so dass die bisherige manuelle Neuerfassung entfallen kann.
Welche Nachrichten mit welchen Inhalten übermittelt werden, ist nicht vom Bundesamt al-
lein definiert worden, sondern in Zusammenarbeit mit Ländervertretern. Einseitige Änderun-
gen sind daher nicht möglich.
Die Nachrichtenkennzeichnung setzt sich aus sechs Ziffern zusammen. Nachrichten von
der ABH oder AE an das Bundesamt beginnen mit den Ziffern 111 (=Posteingang), Nach-
richten vom Bundesamt an die ABH/AE beginnen mit „110“ (=Postausgang). Sämtliche
Nachrichten können mit der Ziffernfolge über die Suchfunktion in der DA AVS gefunden
werden.
Besonderheit Einzelfallinformation 110501
Mit der Einzelfallinformation kann das Bundesamt der zuständigen ABH/AE Informationen
übermitteln, die nicht über eine strukturierte Nachricht mitgeteilt werden können.
Die Nachricht kann im Gegensatz zu den anderen Nachrichten auch ohne AZR Nummer
übermittelt werden – außer, wenn sich die Akte aufgrund einer fehlgeschlagenen XAVIA
Übermittlung in „Problem bereinigen“ befindet.
Außerdem ist es möglich Anhänge mit dieser Nachricht zu versenden.
DA-AVS: XAVIA-Nachrichten 1/1 Stand 10/22
Dienstanweisung
für das
AVS
Zeugen-/Opferschutz
Wird in einem Verfahren bekannt, dass bei einem Antragsteller ein Bezug zu Zeugen-/Op-
ferschutzmaßnahmen deutscher Behörden/Organisationen besteht, ist das Sicherheitsrefe-
rat unverzüglich in Kenntnis zu setzen, ohne die elektronische Akte an das Referat weiter
zu leiten. Diese Akten werden anschließend in enger Zusammenarbeit mit dem Sicherheits-
referat bearbeitet.
Hierdurch soll sichergestellt werden, dass für Unbeteiligte keinerlei Hinweise in der Akte auf
die Besonderheiten des Verfahrens erkennbar sind.
DA-AVS: Zeugen/-Opferschutz 1/1 Stand 11/18
Dienstanweisung
für das
AVS
Zugriffsregelung auf Akten in MARiS
Hinweis: Im Zusammenhang mit der Zugriffsregelung auf Akten in MARiS wird auch auf die
am 18.09.2019 in InfoPort veröffentlichte MARiS-Info Nr. 28, auf die am 08.03.2021 veröf-
fentlichte MARiS-Info Nr. 36 und den MARiS Leitfaden „Versenderolle“ verwiesen.
Prinzipiell gilt: Schreibende Zugriffe auf Akten erfordern den Besitz der Akte im Arbeitskorb,
d.h. die Akten müssen geholt werden. Alle Zugriffe auf Akten werden entsprechend § 76
BDSG protokolliert. Explizit gesperrte Akten (bspw. Akten mit Sicherheitsbezug) benötigen
zum Öffnen besondere Benutzerrechte.
1. Holen und Senden von Akten
1.1. Holen von Akten
Stets holfähig sind Akten aus allen allgemeinen Ablagen mit Ausleihe (z.B. Registratur, VG-
oder DÜ-Ablage, BK- und RK-Ablagen, Wiedervorlage) sowie Akten aus Ablagen der eige-
nen Außenstelle bzw. des eigenen Referates. Akten, die direkt einem anderen Referat zu-
geordnet sind, sind nicht für das allgemeine Holen freigeschaltet, sondern müssen vom je-
weiligen Referat telefonisch, per Mail oder nach Versenden einer referenzierten Mappe mit
einem Aktenvermerk angefordert werden.
1.2. Senden von Akten
Das Versenden von Akten an andere Organisationseinheiten ist ausschließlich über die re-
feratseigene Versenderolle (XXX.Aktenversendung) möglich. In dieser Rolle sind meh-
rere Mitarbeitende nach Vorgabe des jeweiligen Referats aufgeführt. Sie werden mit erwei-
terten Senderechten ausgestattet und können die Akten des eigenen Referates an ein an-
deres Referat senden. Alle anderen Mitarbeitenden besitzen nur eingeschränkte Weiterlei-
tungsrechte und können grds. keine Akte an andere Referate versenden.
Ausnahmen: Austausch von Postmappen und systemseitige Weiterleitungen sind nicht be-
troffen, ebenso wenig Aktenverteilungen durch die IT-Referate.
Für den Aktenaustausch zum Löschen der ED-Daten durch den MARiS-Second-Level-Sup-
port wurde eine neue Ablage "MARIS SLS_ED-Datenlöschung" eingerichtet, die von jedem
MARiS-Systembenutzer ohne Einschaltung der Aktenversenderolle erreichbar ist.
DA-AVS: Zugriffsregelungen auf Akten in MARiS 1/3 Stand 03/21
Alle Akten, die an ein anderes Referat, z.B. an eine andere Außenstelle gesendet werden
sollen, werden ausschließlich an die referatsinterne Versenderolle
(„XXX.Aktenversendung“) weitergeleitet und anschließend über eine(n) Rolleninhabende(n)
an das anfragende Referat gesendet. Die Versenderolle findet sich in der Maske „Auswahl
Akteure“, die im Rahmen der Weiterleitung durchlaufen wird. Um die Weiterleitung an das
andere Referat so einfach wie möglich zu gestalten, ist das Betrefffeld eindeutig und un-
missverständlich (Empfänger, Grund usw.) auszufüllen.
2. Lesender Zugriff
Grundsätzlich besteht ein vollständiger Lesezugriff auf Akten
• die sich in der eigenen Organisationseinheit befinden (Ablagen der Außenstelle oder
Arbeitskörbe der Kolleginnen und Kollegen)
• die über die Referenzmaske geöffnet werden
• außerhalb der eigenen Außenstelle, sofern die Außenstelle nach EASY-HKL zuständig
ist. Referatsleiter/ Referatsleiterinnen können weitere HKL per Pendelliste melden.
Wenn kein vollständiges Leserecht existiert, besteht Einsicht in die Rumpfdaten der Akten
und die Möglichkeit zur Nutzung von Freigabemechanismen. Die Rumpfansicht der Akte
umfasst die Anzeige der vier Masken Details Akte, Personendaten, MFI – Weitere Namen
und ED-Daten.
3. Freigabeverfahren für zugriffsbeschränkte Akten
Sofern keine Holfähigkeit oder lesender Zugriff auf Akten vorliegt, erscheint bei Doppelklick
oder „Öffnen“ der Aktendetailansicht ein Dialogfenster, in welchem die folgenden Freigabe-
verfahren zur Erlangung der vollständigen Detailansicht im Lesemodus angeboten werden:
Erlangen vollständiger Lesezugriff durch Eingabe eines Codes.
Erlangen vollständiger Lesezugriff durch Eingabe eines Grundes.
Nur die Rumpfansicht der Akte ansehen.
Die Option „Erlangen vollständiger Lesezugriff durch Eingabe eines Codes“ wird erst nach
Generierung eines Codes zur Auswahl frei.
3.1 Freigabe durch Eingabe eines dringlichen Grundes
Für Freigabebedarfe dringlicher Natur: Bei Doppelklick auf eine Akte, für welche Sie keine
Zugriffsrechte besitzen, erscheint eine Maske, auf der eine Freigabebegründung auszuwäh-
len ist. In einem Dialogfenster wird folgender Text angezeigt:
DA-AVS: Zugriffsregelungen auf Akten in MARiS 2/3 Stand 03/21
„Sie sind im Begriff eine Akte außerhalb Ihrer Berechtigung selbständig (systemsei- tig) zu öffnen. Diese Maßnahme soll nur in zeitlich dringlichen Fällen genutzt wer- den. In allen anderen Fällen wenden Sie sich bitte an die Freigabebeauftragten Ih- res Referats. Bei Fortführung des systemseitigen Öffnens bitten wir Sie den Grund für den dring- lichen Zugriff im folgenden Textfeld festzuhalten. Die Begründungen für diese Zu- griffe werden im Nachgang stichprobenweise geprüft.“ Im Textfeld ist eine Begründung für die Anfrage der Freischaltung einzugeben. Durch „Fort- fahren“ wird die Leseberechtigung für die Akte generiert und die Akte in Gänze dargestellt, bzw. geöffnet. Die vollständige Leseberechtigung ist nach dem Freischaltvorgang nur tem- porär gültig. Sie besteht ausschließlich für die Dauer der aktuellen Anmeldung in MARiS. Besteht bei einer erneuten Anmeldung in MARiS weiterhin Bedarf an einer vollständigen Leseberechtigung, muss die Akte erneut durch Grund- oder Code-Eingabe geöffnet werden. 3.2 Freigabe durch Eingabe eines Codes In zeitlich nicht dringenden Fällen: Per Pendelliste gemeldete Mitarbeitende in den Organi- sationseinheiten der Außenstellen erhalten das Recht für die Codegenerierung und können anfragenden Mitarbeitenden die Aktenfreigabe per Code ermöglichen (4-Augen-Prinzip). Die Anfrage nach dem Freigabecode erfolgt außerhalb von MARIS, z.B. durch Mail. Nach Erzeugung des Freigabecodes wird die Option zur Codeeingabe in der Freigabemaske frei- geschaltet. In einem Dialogfenster wird folgender Text angezeigt: „Sie sind im Begriff eine Akte außerhalb Ihrer Berechtigung über einen Zugriffscode zu öffnen. Den Zugriffscode erhalten Sie bei der freigabebeauftragten Stelle Ihres Referats. Bitte kopieren Sie nach dem Erhalt des Codes diesen in das folgende Eingabefeld:“ Nach Eingabe des Codes in der Freigabemaske wird lesender Zugriff gewährt. Die Erzeu- gung des Codes wird in der Aktenhistorie protokolliert. DA-AVS: Zugriffsregelungen auf Akten in MARiS 3/3 Stand 03/21
Dienstanweisung
für das
AVS
Zusatzinformationen
In den MARiS-Masken „Zusatzinformationen Akte“ und „Zusatzinformationen Person“
besteht die Möglichkeit ergänzende Informationen zu einer Akte bzw. zu einer Person zu
erfassen, die anderweitig nicht abgebildet werden können.
Vorrangig dienen diese Zusatzinformationen statistischen Zwecken, sodass auf eine kor-
rekte und vollständige Erfassung zu achten ist.
In einigen Fällen ist es jedoch zwingend erforderlich, entsprechende Zusatzinformationen
zu erfassen, um bestimmte Prozessabläufe im Workflow zu erreichen (z.B. „ed-Behandlung
nicht möglich“ und „Info Widerruf/Rücknahme“ bei Widerrufsverfahren).
Zu den jeweils erforderlichen Eingaben sind entsprechende Hinweise und Erläuterungen in
den einzelnen Kapiteln vorhanden.
Eine Übersicht aller verfügbaren Zusatzinformationen finden Sie im Laufwerk „L“ im Ordner
„MARiS Info“ unter dem Dateinamen “Zusatzinfos“.
DA-AVS: Zusatzinformationen 1/1 Stand 07/18
