da-sprachmittlung-geschwrzt
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Anfrage Dienstanweisungen“
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5.1.2 Übersetzungsvorlagen (ÜV) ........................................................................................25
5.1.3 Terminologielisten (TLL) als Auftragsspezifikation .......................................................26
5.2 Vergabe von Vor-Ort-Übersetzungsaufträgen in der Organisationseinheit (intern) ......26
5.3 Externe Übersetzungsaufträge ....................................................................................27
6 Feedback und Beschwerden/Hinweise zu Eignung und Zuverlässigkeit von
Sprachmittelnden ......................................................................................................29
6.1 Feedback und Beschwerden/Hinweise: Die Unterscheidung .......................................29
6.2 Übermittlungswege......................................................................................................29
6.2.1 Persönliche Rückmeldung an Sprachmittelnde ...........................................................30
6.2.2 Feedbackbogen ..........................................................................................................30
6.2.3 Rückmeldungen zu Übersetzungen .............................................................................31
6.2.4 Beschwerden und Hinweise ........................................................................................31
7 Abrechnung ...............................................................................................................32
7.1 Abrechnung von Dolmetscheinsätzen .........................................................................32
7.2 Abrechnung von Übersetzungsaufträgen ....................................................................34
7.3 Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse/Zahlungssperre ........................................34
8 Inkrafttreten dieser Dienstanweisung ......................................................................35
9 Anlagen ......................................................................................................................35
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1 Grundsätzliches zur Sprachmittlung im Asylverfahren
In vielen Aufgabenbereichen des Bundesamtes ist die korrekte Übertragung des
geschriebenen und des gesprochenen Wortes zwischen verschiedenen Sprachen von
zentraler Bedeutung. Insbesondere im Asylverfahren kommen Sprachmittelnde zum Einsatz,
die befähigt sein müssen, Inhalte aus dem Deutschen in eine andere Sprache zu übertragen
(und umgekehrt), sei dies die Muttersprache von Antragstellenden oder eine Sprache, in der
sich die Antragstellenden ausreichend gut verständigen können.
1.1 Grundbegriffe
Unter „Dolmetschen“ ist im Folgenden die mündliche Übertragung von einer Sprache in eine
andere zu verstehen; dies schließt auch Gebärdensprachen ein. Dolmetschen erfolgt in
Präsenz oder als Videodolmetschen (Übertragung von Bild und Ton). Wo beides nicht möglich
ist, kann Audiodolmetschen (Übertragung von Ton) erfolgen. Beim Audiodolmetschen wird der
Ton über eine Videokonferenztechnik (mit ausgeschalteter Kamera) oder über ein Telefon
übertragen. Als Oberbegriff für Video- und Audiodolmetschen wird „Ferndolmetschen“
verwendet.
„Übersetzen“ umfasst die schriftliche Übertragung.
Als Oberbegriff für beide Tätigkeiten (Dolmetschen und Übersetzen) wird „Sprachmittlung“
verwendet. Entsprechend umfasst die Bezeichnung „Sprachmittlungsbüros“ gleichermaßen
„Dolmetschbüros“ wie „Übersetzungsbüros“.
Mit „Sprachmittelnden“ sind in dieser Dienstanweisung allgemein jene Personen gemeint, die
für die mündliche und/oder schriftliche Sprachübertragung gebucht und eingesetzt werden.
Bei konkreten Aktivitäten wird auch in dieser Dienstanweisung wie folgt unterschieden: Wenn
Sprachmittelnde ausschließlich mündlich übertragen, werden sie als „Dolmetschende“
bezeichnet. Erfolgt die Sprachübertragung innerhalb einer Aktivität ausschließlich schriftlich,
werden Sprachmittelnde als „Übersetzende“ bezeichnet.
„Aktivität“ ist eine einzelne Sprachmittlungssituation (vergleichbar mit: „Vorgang“), „Einsatz“
der über das Buchungssystem BABS einzeln abgerechnete Gesamtzeitraum. Im Rahmen
eines „Einsatzes“ können mehrere „Aktivitäten“ stattfinden (bspw. AA, AH, Vor-Ort-
Übersetzung). Ein „Einsatz“ kann sich über mehrere Tage erstrecken (siehe Punkt 4.2.2
Mehrtägige Einsätze).
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1.2 Rechtlicher Rahmen
Das Asylgesetz trifft zu Sprachmittelnden folgende Regelung:
§ 17 Sprachmittler
(1) Ist der Ausländer der deutschen Sprache nicht hinreichend kundig, so ist von
Amts wegen bei der Anhörung ein Dolmetscher, Übersetzer oder sonstiger
Sprachmittler hinzuzuziehen, der in die Muttersprache des Ausländers oder in eine
andere Sprache zu übersetzen hat, deren Kenntnis vernünftigerweise
vorausgesetzt werden kann und in der er sich verständigen kann.
(2) Der Ausländer ist berechtigt, auf seine Kosten auch einen geeigneten
Sprachmittler seiner Wahl hinzuzuziehen.
Für die Durchführung der Asylverfahren des Bundesamtes besteht demnach eine gesetzliche
Verpflichtung, den Antragstellenden im Verfahren eine sprachmittelnde Person zur Seite zu
stellen. Gemäß DA-Asyl sowie auf Grundlage von § 17 Abs. 2 AsylG kann diese Person nicht
durch eine von Antragstellenden mitgebrachte Person ersetzt werden.1 Auch Begleitpersonen
von hörbeeinträchtigten Antragstellenden können nicht als Dolmetschende bei Anhörungen
eingesetzt werden.
Folglich ist es für das Bundesamt unabdingbar, persönlich zuverlässige und fachlich geeignete
Sprachmittelnde in ausreichender Anzahl und Diversifizierung zu gewinnen und einzusetzen
sowie die Qualität der Arbeit dieser Sprachmittelnden kontinuierlich zu überprüfen. Die
Gesamtverantwortung für Grundsatzfragen im Zusammenhang mit allen
Sprachmittlungsangelegenheiten liegt bei dem hierfür zuständigen Fachreferat (Referat
Sprachendienste).
1.3 Rechtsverhältnis
Sprachmittelnde und Sprachmittlungsbüros sind im Rahmen eines Auftragsverhältnisses für
das Bundesamt tätig. Aus der unterzeichneten Rahmenvereinbarung (siehe Punkt 3.1) lassen
sich ausdrücklich keinerlei Ansprüche auf Einsätze als Sprachmittelnde für das Bundesamt
ableiten.
1 DA-Asyl 7.2.: „Ein vom Antragsteller mitgebrachter Sprachmittler ersetzt nicht den vom Bundesamt
bestellten Dolmetscher und nimmt daher nur neben dem vom Bundesamt bestellten Dolmetscher an
der Anhörung teil. Er ist weder ein Beistand […] noch eine <<andere Person>>“.
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Zudem sind ausweislich der bestehenden Rahmenvereinbarung sowohl das Bundesamt als
auch Sprachmittelnde in ihrer jeweiligen Entscheidung frei, ohne Angabe von Gründen
Aufträge zu erteilen bzw. anzunehmen oder zurückzunehmen bzw. abzulehnen.
Sind Sprachmittelnde vom Bundesamt für nicht einsetzbar erklärt, so kann dies verschiedene
Gründe haben: fehlende Unterlagen, polizeiliche Erkenntnisse, mangelnde Qualität der
Sprachmittlungsleistung usw.
Bei Nachfragen von Sprachmittelnden zu ihrer Einsetzbarkeit verweisen Sie bitte an das
Fachreferat und geben keine weitere Auskunft.
1.4 Datenschutz
Es ist datenschutzrechtlich unzulässig, Sprachmittelnden außerhalb der eigentlichen
Sprachmittlungstätigkeit Aufgaben der Datenerhebung oder -verarbeitung zu übertragen oder
die Nutzung von Daten zu ermöglichen.
Insbesondere ist stets sicherzustellen, dass Sprachmittelnde zu keiner Zeit Zugriff auf die
elektronischen Systeme des Bundesamtes oder auf die Verfahrensakten haben.
Kenntnis von personenbezogenen Daten dürfen Sprachmittelnde ausschließlich auf dem
Gelände von Organisationseinheiten des Bundesamtes erhalten sowie ausschließlich in
Fällen, in denen es für ihre Aufgabenerfüllung erforderlich ist (siehe Punkt 4.5.5). Jegliche
Notizen, die im Rahmen von Einsätzen für das Bundesamt durch Sprachmittelnde angefertigt
werden, sind von diesen unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Tätigkeit an Personal des
Bundesamtes abzugeben. Fordern Sie diese Notizen zwingend in jedem Falle spätestens ein,
bevor die Sprachmittelnden das Gelände der Organisationseinheit verlassen.
Beim Einsatz von Übertragungsmedien (E-Mail, Telefax) sind die Empfehlungen des
Bundesbeauftragten für den Datenschutz zu beachten.2 Bei Bedarf können Sie mit dem/der
behördlichen Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen.
Zu Datenschutz und Audiodolmetschen siehe Punkt 4.5.2
2 siehe auch infoPORT-Bereich zum Datenschutz
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2 Verwaltung der Einsätze von Sprachmittelnden in den Organisationseinheiten
2.1 Zuständige Mitarbeitende der Organisationseinheit
Für die Planung, Buchung, Abwicklung und Abrechnung von Sprachmittlungseinsätzen sind
diejenigen Mitarbeitenden in den Organisationseinheiten zuständig, die von der jeweiligen
Referatsleitung damit beauftragt wurden. Ebenso legt die Referatsleitung der jeweiligen
operativen Einheit (falls erforderlich, unter Beteiligung des Haushaltsreferats) fest, welche
Personen in welchem Umfang zur Durchführung der einzelnen Arbeitsschritte von
Abrechnungen befugt sind. Dies schließt die Bescheinigung von Einsatzzeiten (Laufzettel) ein.
Die zur Einsatzplanung und -abrechnung befugten Mitarbeitenden der Organisationseinheiten
sind per Videokonferenz, vor Ort oder in der Zentrale mehrtägig in BABS zu schulen, so dass
sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen können.
2.2 Das Sprachmittelnden-Buchungssystem BABS
Mit der Einführung des Buchungssystems BABS (Bundesamt Bereitstellung Sprachmittlung)
wurden in Einklang mit den Vorgaben der Benutzerverwaltung die Nutzungsrechte für das
zuvor genutzte Dolmetscherverwaltungssystem (DVS) in BABS übertragen. Dies betrifft
insbesondere die Rechte zur 1. und 2. Freigabe.
Ab- oder Neuanmeldungen von BABS-Nutzenden werden von der Referatsleitung der
jeweiligen Organisationseinheit oder aber von einer durch diese benannte Person festgelegt.
Zur Weitergabe der Information an die Benutzerverwaltung (Referat 21E) nutzen die
zugehörigen BSB-IT oder das zugehörige Geschäftszimmer eine äquivalente Pendelliste wie
bei MARiS.
Die zusätzlich erforderliche Übertragung der Berechtigung zur 1. und 2. Freigabe erfolgt
gemäß der jeweils gültigen DA BABS-HKR (siehe Punkt 7.1).
2.3 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Alle anfallenden Ausgaben für Sprachmittelnde müssen gemäß dem in § 7 BHO
niedergelegten Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit überwacht
werden. Die Erforderlichkeit von Ausgaben muss belegbar sein. Die strikte Einhaltung von
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist unmittelbare dienstrechtliche Verpflichtung jedes
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einzelnen Bundesamtsmitarbeitenden im täglichen Einsatz von Sprachmittelnden in den
Organisationseinheiten des Bundesamtes.
2.4 Korruptionsprävention
Alle mit dem Sprachmittlungseinsatz betrauten Mitarbeitenden des Bundesamtes tragen bei
der Durchführung ihrer Aufgaben ein hohes Maß an Verantwortung.
Die mit der konkreten Steuerung des Sprachmittelnden-Einsatzes in den
Organisationseinheiten verbundenen Aufgaben sind als „besonders korruptionsgefährdet“
eingestuft. Für die in diesem Aufgabenbereich tätigen Mitarbeitenden besteht eine erhöhte
Fürsorgepflicht zur Vermeidung von Interessenskonflikten. Die Vorschriften zur
Korruptionsprävention im Bundesamt sind konsequent zu beachten. Ansprechpartner ist
die/der Beauftragte für Korruptionsvorsorge.
Insbesondere ist sicherzustellen, dass eine Personalrotation durchgeführt wird. Diese sollte
nach einem maximal dreijährigen Einsatz erfolgen. Ein erneuter Einsatz ist frühestens nach
einer einjährigen Karenzzeit möglich.
Ausnahmslos nicht eingesetzt werden dürfen wegen möglicher Interessenskonflikte
Sprachmittelnde, die selbst in einem beim Bundesamt anhängigen Verfahren stehen. Nicht
eingesetzt werden dürfen Sprachmittelnde ferner in operativen Organisationseinheiten, in
denen nahe Angehörige (Ehegatten, Kinder, Eltern, Geschwister; Mündel) dieser
Sprachmittelnden in einem Verfahren stehen. Wenn eines der genannten Verfahren bekannt
wird, ist die jeweilige Organisationseinheit verpflichtet, unverzüglich das Fachreferat zu
informieren. Das Fachreferat wird eine Einsatzsperre eingeben.
Unregelmäßigkeiten beim Einsatz von Sprachmittelnden sind dem Fachreferat unverzüglich
mitzuteilen. Bei Verdacht auf eine Korruptionsstraftrat ist unmittelbar die/der Beauftragte für
Korruptionsvorsorge bzw. die Zentrale Hinweisannahmestelle zu informieren. Über eine
Meldung an eine der genannten Stellen sollte stets auch die jeweils andere Stelle unterrichtet
werden.
Des Weiteren gilt zu beachten:
• Zu keinem Zeitpunkt dürfen Sprachmittelnde Einblick in oder Zugang zu Asylakten haben.
Vorgelegte Unterlagen (insbesondere medizinischer Art) dürfen Sprachmittelnde
ausschließlich zum Zweck der Sprachmittlung einsehen.
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• Zu keinem Zeitpunkt dürfen Sprachmittelnde und Antragstellende gemeinsam ohne
unmittelbare Aufsicht durch Personal des Bundesamtes sein. Hier besteht erhöhte
Korruptionsgefahr!
• Untersagt ist insbesondere auch ein selbstständiges Abholen bzw. Begleiten der
Antragstellenden durch die Sprachmittelnden. Dies gilt sowohl für die Wege über die
Organisationseinheiten als auch für die Strecke zwischen Sprachmittelnden-Wartezimmer
und Anhörungsraum.
• Strengstens untersagt ist, Sprachmittelnden Zusatzaufgaben zu übertragen, die über den
Rahmen der Sprachmittlung hinausgehen (bspw. Postwege, Botengänge, Kopieraufträge).
• Aus Sicherheitsgründen muss dem Personal des Bundesamtes während der gesamten
Einsatzdauer von Sprachmittelnden deren Aufenthaltsort bekannt sein.
Rotation der Sprachmittelnden
Durch das Buchungssystem BABS wird systemseitig ein rotierender Einsatz der
Sprachmittelnden im operativen Bereich sichergestellt. Das Rotationsprinzip dient der
Korruptionsprävention und hat im Falle von Engpässen in der Bereitstellung von
Sprachmittelnden Vorrang gegenüber der Wirtschaftlichkeit. Eine vorherige Prüfung von
Alternativen durch die Organisationseinheit (bspw. Videodolmetschen, siehe Punkt 4.5.1) wird
vorausgesetzt.
2.5 Dienst- und Fachaufsicht der Referatsleitung vor Ort
Die Dienst- und Fachaufsicht ist dauerhaft von der Referatsleitung der Organisationseinheit
auszuüben. Sie kann auf die Verwaltungsleitung oder auf anderes Personal des höheren
Dienstes oder die Teamleitung des gehobenen Dienstes übertragen werden; die
Referatsleitung ist jedoch ungeachtet dessen verpflichtet, die Einhaltung der Dienstanweisung
zu kontrollieren (bspw. durch regelmäßige Stichproben). Dies ist durch Kontrollnachweise
(Anlage 1) zu dokumentieren, die unaufgefordert in vierteljährlichen Abständen an das
Fachreferat zu senden sind. Solche Nachweise müssen die Unterschrift der Referatsleitung
tragen. Sie werden im Fachreferat archiviert und fünf Jahre aufbewahrt, sofern nicht
festgestellte Unregelmäßigkeiten eine längere Aufbewahrung erforderlich machen. Eine
Ausfertigung des Kontrollnachweises verbleibt in der Organisationseinheit. Beanstandungen
und Auffälligkeiten werden durch den Fachbereich nachverfolgt.
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3 Ersteinsatz von Sprachmittelnden
3.1 Voraussetzungen für eine Tätigkeit fürs Bundesamt
Zuständigkeit für die Gewinnung von Sprachmittelnden
Für die Gewinnung neuer Sprachmittelnder ist grundsätzlich das Fachreferat (Referat
Sprachendienste) zuständig. Die Organisationseinheiten mit Sprachmittlungsbedarfen
arbeiten hier kollegial mit dem Fachreferat zusammen. Dies ist insbesondere durch
unterstützende Akquisemaßnahmen vor Ort möglich. Bewerbungen von Sprachmittelnden, die
in einer Organisationseinheit eingehen, können mit Verweis auf das Postfach des Fachreferats
(Ref31EPosteingang@bamf.bund.de) als zuständige Adresse zurückgewiesen oder an das
Fachreferat weitergeleitet werden.
Eignungs- und Zuverlässigkeitsüberprüfung
Vor ihrem ersten Einsatz fürs Bundesamt müssen Sprachmittelnde eine Eignungs- und
Zuverlässigkeitsüberprüfung durchlaufen. Die erforderlichen Überprüfungen erfolgen durch
die beteiligten Fachreferate („Sprachendienste“ und „Operative Zusammenarbeit mit den
Sicherheitsbehörden des Bundes und der Länder“) in Zusammenarbeit mit den
Sicherheitsbehörden des Bundes und der Länder und werden nach spätestens zwei Jahren
wiederholt. Sind die einzelnen Überprüfungsergebnisse unauffällig („negativ“), können diese
Sprachmittelnden grundsätzlich im Bundesamt eingesetzt werden. Im Rahmen ihrer
erstmaligen Überprüfung haben Sprachmittelnde weitere vertragliche und formelle
Voraussetzungen zu erfüllen.
Rahmenvereinbarung
Mit als geeignet und zuverlässig eingestuften Sprachmittelnden bzw. Inhabern oder
Inhaberinnen von Sprachmittlungsbüros schließt das Fachreferat vor dem ersten Einsatz für
das Bundesamt eine Rahmenvereinbarung ab. Hierin sind die Einsatzkonditionen
(Stundenhonorar, Fahrtkosten, ggfs. Zeilenhonorar für schriftliche Übersetzungen usw.)
geregelt. Die Rahmenvereinbarung ist haushaltsrechtlich Teil der zahlungsbegründenden
Unterlagen und muss daher vor einem Einsatz in den Organisationseinheiten rechtswirksam
abgeschlossen sein.
Neu zugelassenen Sprachmittelnden werden vor ihrem ersten Einsatz die „Standards für das
Dolmetschen im Asylverfahren“ übersandt, mit dessen Einhaltung sie sich einverstanden
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erklären müssen. Die „Standards für das Dolmetschen im Asylverfahren“ sind Bestandteil der
Rahmenvereinbarung und somit ebenfalls rechtlich bindend. Die Standards finden Sie in
infoPORT sowie frei zugänglich auf der Website des Bundesamtes.
Einsetzbarkeit von Sprachmittelnden
Für das Bundesamt eingesetzt werden dürfen ausschließlich Sprachmittelnde, die in BABS als
überprüft und geeignet erfasst sind. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende vertragliche
Grundlage (siehe oben „Rahmenvereinbarung“).
Ob Sprachmittelnde für das Bundesamt eingesetzt werden können, erkennen Sie in BABS
daran, dass sie Ihnen beim Anlegen eines Bedarfs angezeigt werden. Nicht einsetzbare
Sprachmittelnde werden nicht angezeigt. Sollte über die angezeigten Sprachmittelnden hinaus
Bedarf bestehen, nehmen Sie einzelfallbezogen Kontakt mit dem Fachreferat auf.
Das Fachreferat überprüft die Einsetzbarkeit von Sprachmittelnden und aktualisiert sie bei
Bedarf in BABS. Auch nachdem Sprachmittelnde bereits gebucht wurden, können sich
jederzeit Änderungen hinsichtlich einer Einsetzbarkeit für das Bundesamt ergeben.
3.2 Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz
In der Organisationseinheit sind Sprachmittelnde vor ihrem ersten Einsatz gem. § 1
Verpflichtungsgesetz (VerpflG) mündlich und förmlich auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer
Obliegenheiten zu verpflichten. Die jeweilige Sprachmittlungstätigkeit (Dolmetschen, Video-
/Audiodolmetschen oder Übersetzen) ist dabei unerheblich. Nicht verpflichtete
Sprachmittelnde dürfen nicht eingesetzt werden.
Wenn die förmliche Verpflichtung eines bzw. einer Sprachmittelnden noch nicht durchgeführt
wurde, wird dies in einem BABS-Meldefenster „Verpflichtungserklärung fehlt“ angezeigt. Dort
können Sie zudem die personalisierte Erklärung (Muster der Niederschrift siehe Anlage 3)
einschließlich des Wortlauts der relevanten Vorschriften und einer Ausfertigung der
Niederschrift für das Fachreferat herunterladen (insgesamt 7 Seiten).
Wenn in BABS kein Fehlen der Verpflichtungserklärung angezeigt wird, wurde der bzw. die
betreffende Sprachmittelnde bereits verpflichtet.
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Die Verpflichtung muss in Anwesenheit der Sprachmittelnden wörtlich und vollständig durch
die verpflichtende Person verlesen werden; ein Zusammenfassen des Inhalts ist nicht zulässig.
Das ausgedruckte Dokument über die erfolgte Verpflichtung ist von der sprachmittelnden und
von der verpflichtenden Person zu unterzeichnen. Das unterzeichnete Dokument leiten Sie
anschließend an das Fachreferat weiter, das die erfolgte Verpflichtung in BABS einträgt.
Ansprechstelle für Fragen zur förmlichen Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz ist das
Fachreferat Sprachendienste.
4 Dolmetschen
4.1 Terminologielisten (TLL)
Terminologielisten, soweit veröffentlicht, sind für Dolmetschende als Empfehlung zu
verstehen. Sie sind explizit nicht verbindlich, da nicht überprüft und daher auch nicht erwartet
werden kann, dass die Vorgaben bei der Verdolmetschung von Vorgängen im Asylverfahren
konsequent umgesetzt werden.
Mitarbeitende des Bundesamts haben über infoPORT Zugriff auf die jeweils aktuellen
Terminologielisten.
4.2 Einsatzvorbereitung
4.2.1 Einsatzplanung
Die Organisationseinheiten regeln in eigener Zuständigkeit Beginn und Ende der Einsätze.
Sprachmittelnde sind so einzubestellen, dass zum Einsatzbeginn und auch während des
Tagesverlaufs möglichst keine Wartezeiten entstehen. Dies kann durch zeitlich gestaffelte
Ladung von Sprachmittelnden und Antragstellenden erreicht werden. Insbesondere sind
bereits bei der Planung der Sprachmittlungseinsätze mögliche Ausfälle von Antragstellenden
(Krankheit, Nichterscheinen, Verspätungen, Wohnortwechsel, Doppelregistrierungen usw.)
einzukalkulieren.
Die Einsatzplanung für Sprachmittelnde ist in BABS über einen „Bedarf“ vorzunehmen und
geht einer Beauftragung stets voraus. Sie ist zwingende Voraussetzung für das Erstellen eines
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