GMBl Nr. 3-5 2005
Gemeinsames Ministerialblatt Nr. 3-5 vom 28. January 2005
Nr. 3 – 5 GMBl 2005 Seite 77
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Vierter Abschnitt - Buchführung
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13.5 Sonstige Unterlagen der Kassen
13.5.1 Allgemeines
Sonstige Unterlagen sind Anschreibungen in den Datenbeständen der Kasse, die keine
Aufzeichnungen sind und andere Unterlagen der Kasse (z.B. Schriftverkehr), die nicht
für die Rechnungslegung benötigt werden.
13.5.2 Kassenbericht der Bundeshauptkasse
Von der Bundeshauptkasse ist täglich für das Bundesministerium der Finanzen der Kas-
senbericht über den Kassenbestand des Bundes zu erstellen. Im Kassenbericht sind
- der Kassenistbestand und der Kassensollbestand der Kassen,
- der Kassenistbestand und Kassensollbestand der Sondervermögen, deren Konten
bei der Bundeshauptkasse geführt werden,
- die Fremdgelder (in Mio. Euro), die im Kassenbestand enthalten sind,
- die Kassenverstärkungskredite (Geldmarktbestände des Bundes und der Sonder-
vermögen, deren Konten bei der Bundeshauptkasse geführt werden),
- die Tageseinzahlungen und Tagesauszahlungen sowie
- die Wertpapiergeschäfte des Bundes und der Sondervermögen (in Mio. Euro), de-
ren Konten bei der Bundeshauptkasse geführt werden
darzustellen.
13.5.3 Ablage der sonstigen Unterlagen
Die sonstigen Unterlagen sind in zeitlicher Reihenfolge nach Sachbereichen zu ordnen.
Das Nähere bestimmt die Leiterin oder der Leiter der Kasse.
14 Führung der Bücher und Aufzeichnungen
14.1 Führung der Bücher
Die Bücher werden im automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und
Rechnungswesen geführt. Die Vorbücher werden in automatisierten Subverfahren ge-
führt. Es gelten die vom Bundesministerium der Finanzen erlassenen Dienstanweisun-
gen der automatisierten Verfahren.
14.1.1 Buchungstext
Die Kasse darf im Buchungstext nur allgemeinverständliche oder zugelassene Abkür-
zungen oder Kennzeichen verwenden.
14.1.2 Berichtigungsbuchungen
Berichtigungsbuchungen dürfen nur in der Weise vorgenommen werden, dass die un-
richtige Buchung durch eine Gegenbuchung zurückgenommen wird und ggf. neu er-
folgt. Ausnahmsweise darf der Unterschiedsbetrag durch eine neue Buchung zu- oder
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abgesetzt werden. Wurde die unrichtige Buchung von der Kasse verursacht, so ist für
die Korrektur der Fehlbuchung eine Anordnung der Kasse zu fertigen. Beruht die un-
richtige Buchung auf einer fehlerhaften Kassenanordnung, ist für die Berichtigungsbu-
chung eine weitere Kassenanordnung des Bewirtschafters notwendig.
14.2 Führung der Aufzeichnungen
Soweit nicht anderes bestimmt ist, werden die Aufzeichnungen für ein Haushaltsjahr
geführt. Die Aufzeichnungen können elektronisch unter Beachtung der Bestimmungen
über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-
Kassen- und Rechnungswesen des Bundes oder schriftlich in Form von gebundenen und
gehefteten Büchern oder in Loseblattform geführt werden. Die Seiten sind fortlaufend
zu nummerieren. Die Anzahl der Blätter sind in geeigneter Form nachzuweisen. Die
Aufzeichnungen sind so zu sichern, dass Blätter nicht unbemerkt entfernt hinzugefügt
oder ausgewechselt werden können. Die Aufzeichnungen können in Teilbänden geführt
werden; die Teilbände sind besonders zu kennzeichnen.
14.2.1 Nachweis der Aufzeichnungen
Beschäftigte, die Aufzeichnungen führen, haben nachzuweisen, in welchem Zeitraum
sie die Aufzeichnung geführt haben. Damit wird die Verantwortung übernommen, dass
die Aufzeichnungen in diesem Zeitraum richtig und vollständig geführt worden sind
und die Eintragungen ordnungsgemäß belegt sind. Werden die Aufzeichnungen elektro-
nisch geführt, ist der Nachweis in anderer Weise zu erbringen.
14.2.2 Schriftliche Form
Bei Aufzeichnungen, die in schriftlicher Form geführt werden, dürfen
- nur Urkunden geeignete Schreibmittel verwendet und
- Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen
werden.
Werden in Aufzeichnungen Berichtigungen notwendig, so sind die Eintragungen zu
streichen und durch neue zu ersetzen. Die ursprüngliche Eintragung muss lesbar blei-
ben. Die Änderung ist durch Datum und Namenszeichen der oder des ändernden Be-
schäftigten zu bescheinigen.
14.2.3 Elektronische Form
Unrichtige Eintragungen in Aufzeichnungen, die in elektronischer Form geführt wer-
den, dürfen nicht überschrieben oder gelöscht werden.
15 Abschluss der Bücher
Die Bücher sind jährlich mit Ablauf des Haushaltsjahres zu dem vom Bundesministe-
rium der Finanzen festgesetzten Zeitpunkt abzuschließen. Daneben haben die Kassen
für jeden Buchungstag einen Tagesabschluss, die Bundeshauptkasse hat darüber hin-
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aus einen Monatsabschluss zu erstellen. Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der
Buchführung, der Feststellung der Abrechnungssalden, der Gelddisposition sowie der
Übersicht über den Stand der Ausführung des Haushaltsplans. Die zu erstellenden Ab-
schlüsse sind Aufzeichnungen im Sinne dieser Bestimmung.
15.1 Tagesabschluss
Im Rahmen des Tagesabschlusses wird festgestellt, ob der Kassenistbestand mit dem
Kassensollbestand übereinstimmt. Der Tagesabschluss ist von der Leiterin oder dem
Leiter der Kasse durch Unterschrift zu bestätigen.
15.1.1 Ermittlung des Kassenistbestandes und des Kassensollbestandes
Vor Erstellung des Tagesabschlusses sind der Kassensollbestand und der Kassenistbe-
stand zu ermitteln. Der Kassenistbestand ist mit dem Kassensollbestand zu vergleichen;
Differenzen sind sofort aufzuklären. Ist eine Aufklärung am gleichen Buchungstag nicht
möglich, ist der Unterschiedsbetrag zunächst als Kassenfehlbetrag oder Kassenüber-
schuss zu buchen.
15.1.1.1 Zur Ermittlung des Kassensollbestandes sind zum jeweiligen Buchungstag die Sum-
men der Einzahlungen und Auszahlungen zu bilden und in den Tagesabschluss zu
übernehmen. Der neue Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag
zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des letz-
ten Kassensollbestandes. Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der
Bundesverwaltung anzunehmen oder zu leisten und ist für diese Aufgabe ein geson-
dertes Girokonto eingerichtet worden, so ist der sich aus diesen Kassenaufgaben erge-
bende Kassensollbestand im Verwahrungsbuch gesondert auszuweisen.
15.1.1.2 Zur Ermittlung des Kassenistbestandes sind der Bestand an Zahlungsmitteln sowie die
Bestände aus den Kontogegenbüchern im Tagesabschluss darzustellen.
15.1.2 Kassenfehlbeträge
Ein Kassenfehlbetrag ist für den nächsten Buchungstag als Vorschuss zu buchen. Kas-
senfehlbeträge hat die Kassenleitung der Leitung der Kassenaufsicht mitzuteilen. Kas-
senfehlbeträge von 250 Euro und mehr sind außerdem der Behördenleitung unverzüg-
lich anzuzeigen. Kassenfehlbeträge von mehr als 500 Euro sind zusätzlich dem Bun-
desministerium der Finanzen zu berichten. Kassenfehlbeträge, sind unverzüglich wieder
von dem Beauftragten für den Haushalt der für die Kasse zuständigen Behörde abzuwi-
ckeln.
15.1.3 Kassenüberschüsse
Ein Kassenüberschuss ist für den nächsten Buchungstag als Verwahrung zu buchen.
Kassenüberschüsse hat die Kassenleitung der Leitung der Kassenaufsicht mitzuteilen.
Wird ein Kassenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Anordnung der
Kasse ausgezahlt werden. Kassenüberschüsse, die innerhalb von sechs Monaten nicht
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aufgeklärt werden konnten, sind dem Beauftragten für den Haushalt der für die Kasse
zuständigen Behörde zur Erteilung einer Annahmeanordnung mitzuteilen.
15.2 Monatsabschluss der Bundeshauptkasse
Die Bundeshauptkasse hat für jeden Kalendermonat, mit Ausnahme des Monats De-
zember, zum letzten Arbeitstag anstelle eines Tagesabschlusses einen Monatsabschluss
mit einer Abschlussnachweisung zu fertigen und dem Bundesministerium der Finanzen
vorzulegen.
15.2.1 Inhalt des Monatsabschlusses
Im Monatsabschluss ist Folgendes darzustellen:
15.2.1.1 Die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen sowie der sich daraus ergebende
Unterschiedsbetrag.
15.2.1.2 Die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben sowie der sich daraus ergebende
Unterschiedsbetrag aus dem Titelbuch.
15.2.1.3 Die Bestände aus dem Vorschussbuch, Verwahrungsbuch und dem Abrechnungsbuch.
15.2.1.4 Die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen sowie die sich daraus ergebenden
Unterschiedsbeträge aus den weiteren Büchern.
15.2.1.5 Die Differenz zwischen Ein- und Auszahlungen mit den Bestandsveränderungen in
den Büchern und im Kassenistbestand.
15.2.2 Abschlussnachweisung
Die Bundeshauptkasse hat für die Abrechnung mit den Bundeskassen über jeden Mo-
natsabschluss eine Abschlussnachweisung aufzustellen. Die Abschlussnachweisung hat
- die Buchungsergebnisse seit Beginn des Haushaltsjahres,
- den Kassenbestand des Bundes und der Sondervermögen, die bei der Bundes-
hauptkasse geführt werden und
- eine Einzelplanübersicht nach besonderer Weisung des Bundesministeriums der
Finanzen
zu enthalten.
15.2.2.1 Die Buchungsergebnisse werden ermittelt, indem der abzurechnende Betrag mit dem
Kassensollbestand und den Beständen
- des Vorschussbuches,
- des Verwahrungsbuches,
- des Abrechnungsbuches und
- ggf. weiteren Büchern
gegenüberzustellen ist.
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15.2.2.2 Der abzurechnende Betrag ergibt sich aus
- dem nach dem vorhergehenden Monatsabschluss verbliebenen, nicht abgerechne-
ten Betrag sowie den Summen der Einnahmen und der Kassenbestandsverstärkun-
gen im Abrechnungsmonat und
- den Summen der Ausgaben und der Ablieferungen im Abrechnungsmonat.
15.2.2.3 Bei der Gegenüberstellung darf keine Differenz entstehen. Bei Differenzen hat die
Bundeshauptkasse die entsprechenden Bundeskassen zur Aufklärung aufzufordern.
Die Richtigkeit der Abschlussnachweisung ist von der Leiterin oder dem Leiter der
Bundeshauptkasse zu bescheinigen.
15.3 Jahresabschluss
Im Rahmen des Jahresabschlusses werden die Rechnungsergebnisse und die Grundla-
gen für die Rechnungslegung (§ 80 BHO) ermittelt sowie die Unterlagen für die Haus-
haltsrechnung (§ 81 BHO), den kassenmäßigen Abschluss (§ 82 BHO) und den Haus-
haltsabschluss (§ 83 BHO) gewonnen.
15.3.1 Inhalt des Jahresabschlusses
Im Jahresabschluss ist Folgendes darzustellen:
15.3.1.1 Die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen sowie der sich daraus ergebende
Unterschiedsbetrag.
15.3.1.2 Die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben sowie der sich daraus ergebende
Unterschiedsbetrag aus dem Titelbuch.
15.3.1.3 Die Bestände aus dem Vorschussbuch, Verwahrungsbuch und dem Abrechnungsbuch.
15.3.1.4 Die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen sowie die sich daraus ergebenden
Unterschiedsbeträge aus den weiteren Büchern.
15.3.1.5 Die Differenz zwischen Ein- und Auszahlungen mit den Bestandsveränderungen in
den Büchern und im Kassenistbestand.
15.3.1.6 Die Summen der veranschlagten oder der verteilten (VV zu § 9 BHO) Einnahmen
bzw. Ausgaben.
15.3.1.7 Die Veränderungen der verfügbaren Haushaltsmittel durch aus dem Vorjahr übertra-
gene Einnahmereste oder Ausgabereste, Vorgriffe, Sperren, überplanmäßige (üpl.)
oder außerplanmäßige (apl.) Bewilligungen sowie die Inanspruchnahme von De-
ckungsvermerken.
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15.3.2 Übertragung in das folgende Haushaltsjahr
15.3.2.1 In das folgende Haushaltsjahr werden die
- offenen Vorschüsse und Verwahrungen aus dem Vorschussbuch und Verwah-
rungsbuch,
- nicht abgerechneten Bestände des Abrechnungsbuches und
- für das folgende Haushaltsjahr geltenden Sollstellungen und die anderen für die
weiteren Zahlungen maßgeblichen Angaben, hierzu gehören auch die am Jahresab-
schluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen,
automatisiert übertragen. Die Kassen haben die Richtigkeit der Übertragung zu prüfen.
15.3.2.2 Annahmeanordnungen, die vor dem Jahresabschluss zum Soll gestellt und noch nicht
oder nur teilweise erledigt sind, verbleiben bei der Kasse. Für das folgende Haushalts-
jahr hat der Bewirtschafter erneute Annahmeanordnungen zu erteilen, sofern die Soll-
stellung nicht automatisch in das neue Haushaltsjahr vorgetragen wird. Das Bundes-
ministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
15.3.3 Weitere Bücher
Werden weitere Bücher geführt, so sind hierfür die vorstehenden Bestimmungen sinn-
gemäß anzuwenden.
15.3.4 Jahresabschlussnachweisung der Bundeshauptkasse
15.3.4.1 In der Abschlussnachweisung für den Monat Dezember ist neben den unter Nr.15.2.2
aufgeführten Beständen noch der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der für
das neue Haushaltsjahr gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen zu berücksichti-
gen.
15.3.4.2 Das Bundesministerium der Finanzen bestimmt den Zeitpunkt für die Vorlage der
Jahresabschlussnachweisung des Haushaltsjahres.
15.3.4.3 Die Jahresabschlussnachweisung hat eine Einzelplanübersicht zu enthalten, in der die
Buchungsergebnisse nach Einzelplan, Kapitel und Titel enthalten sein müssen. Die
Summen der Einnahmen und Ausgaben müssen mit den Summen in der Jahresab-
schlussnachweisung übereinstimmen.
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Fünfter Abschnitt - Rechnungslegung der Bundeskassen und
Aufbewahrung und Aussonderung der Bücher, Aufzeichnungen, Belege und sonstigen Unterlagen
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Fünfter Abschnitt Rechnungslegung der Kassen und Aufbewahrung
und Aussonderung der Bücher, Aufzeichnungen,
Belege und sonstigen Unterlagen
16 Rechnungslegung
Die Kassen legen mit den vom Bundesministerium der Finanzen bestimmten Rech-
nungsnachweisungen, die von einer vom Bundesministerium der Finanzen bestimmten
Stelle zentral erstellt werden, sowie den dazu gehörenden Kassenanordnungen und Bu-
chungsbelegen (je Bewirtschafter) Rechnung und übersenden diese an die zuständigen
Prüfungsämter (Nr. 2.2.3 und 2.3.3). Die zu den Rechnungsnachweisungen gehörenden
Kassenanordnungen, Buchungsbelege und Kassenanweisungen sind in Mappen, in den
turnusmäßig wiederkehrenden Farben hellrot, grau, hellgrün, gelb und hellblau (begin-
nend mit einem Jahr mit der Endziffer 0) mit einer Inhaltsangabe, mit mindestens der
Bezeichnung der Bundeskasse, des Haushaltsjahres, des Bewirtschafters und bei Bedarf
des Zeitraums, aufzubewahren.
16.1 Nachweis der offenen Geldforderungen
Die Bundeskassen erstellen eine Nachweisung der Geldforderungen, die nicht bis zum
Abschluss des Haushaltsjahres (Kassenabschluss) durch Erfüllung oder Aufrechnung
erloschen sind, sofern die Forderung nicht im HKR-Verfahren oder in einem Subverfah-
ren zum Soll gestellt ist. Die Nachweisung entfällt, wenn die Forderungen in die Ver-
mögensrechnung aufgenommen werden.
16.2 Vermögensrechnung
Das Bundesministerium der Finanzen bestimmt die Kasse, die zentral die Rechnungs-
nachweisungen erstellt und den letzten Buchungstag für das Vermögen und die Schul-
den des Bundes für das jeweilige Haushaltsjahr. Die Sachbücher für das Vermögen sind
gemäß § 54 Abs. 1 VBRO am letzten Buchungstag eines Haushaltsjahres abzuschlie-
ßen. Die von Bundesministerium der Finanzen bestimmte Bundeskasse erstellt eine Lis-
te der einzelnen Unternehmen, an deren Kapital oder Gewinn der Bund beteiligt ist
(Vermögensgruppen 3300 bis 3305, 4311 und 4312). Das Verfahren für die Erstellung
der Vermögensrechnung wird gesondert vom Bundesministerium der Finanzen be-
stimmt.
17 Aufbewahrung und Aussonderung der Bücher, Aufzeichnungen,
Belege und sonstigen Unterlagen
Für die Aufbewahrung der Bücher, Aufzeichnungen, Belege und sonstigen Unterlagen
gelten die Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen-
und Rechnungswesen des Bundes (ABestB - HKR).
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Fünfter Abschnitt - Rechnungslegung der Bundeskassen und
Aufbewahrung und Aussonderung der Bücher, Aufzeichnungen, Belege und sonstigen Unterlagen
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17.1 Allgemeines
Die aufzubewahrenden Bücher, Aufzeichnungen, Belege und sonstige Unterlagen sind
gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter zu sichern. Sie sind getrennt
nach Haushaltsjahren und so geordnet aufzubewahren, dass auch einzelne Unterlagen
jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen. Die Bücher werden
zentral bei der vom Bundesministerium der Finanzen bestimmten Stelle elektronisch
aufbewahrt. Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle für Aufzeichnungen, Belege
und sonstigen Unterlagen bestimmt das Bundesministerium der Finanzen.
17.2 Dauer der Aufbewahrungsfrist
17.2.1 Bücher
Zehn Jahre aufzubewahren sind die Bücher (Nr. 13.2).
17.2.2 Aufzeichnungen und Belege
Fünf Jahre aufzubewahren sind die Aufzeichnungen und die zum Nachweis notwendi-
gen Unterlagen (Nr. 13.3 mit Ausnahme der Nr. 13.3.5) sowie die Belege (Nr. 13.4).
17.2.3 Scheck- und Quittungshefte
Drei Jahre aufzubewahren sind die erledigten Scheck- und Quittungshefte (Nr. 13.3.6).
17.2.4 Sonstige Unterlagen
Ein Jahr aufzubewahren sind die sonstigen Unterlagen.
17.3 Beginn der Aufbewahrungsfristen
17.3.1 Bücher und Aufzeichnungen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Bücher und Aufzeichnungen mit den zum Nach-
weis notwendigen Unterlagen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt
worden sind. Werden Bücher und Aufzeichnungen für mehrere Haushaltsjahre geführt,
so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letz-
te Eintragung vorgenommen worden ist.
17.3.2 Belege und sonstige Unterlagen
Für die Belege und sonstigen Unterlagen beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem
Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Belege und sonstigen Unterlagen bestimmt sind
und in dem die Zahlung abgeschlossen ist. Für Belege zur Anordnung von wiederkeh-
renden Auszahlungen beginnt die Aufbewahrungsfrist nach der letzten Zahlung. Die
Aufbewahrungsfrist für Belege zur Anordnung von Einzahlungen, die in einem automa-
tisierten Verfahren zum Soll gestellt wurden, das die Erfüllung der Forderung automa-
tisch überwacht, beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Belege abgelegt
wurden (Nr. 13.4.2).
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Fünfter Abschnitt - Rechnungslegung der Bundeskassen und
Aufbewahrung und Aussonderung der Bücher, Aufzeichnungen, Belege und sonstigen Unterlagen
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17.4 Besondere Aufbewahrungsfristen
Der Bundesrechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, dass Bücher, Aufzeichnungen,
Belege und sonstige Unterlagen über die für sie geltenden Aufbewahrungsfristen hinaus
aufzubewahren sind. Die Bücher, Aufzeichnungen, Belege und die sonstigen Unterla-
gen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Ent-
lastung der Bundesregierung nach § 114 BHO aufzubewahren.
17.5 Aussonderung
17.5.1 Allgemeines
Die Kassen haben nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die
Bücher, Aufzeichnungen, Belege und sonstigen Unterlagen, deren Aufbewahrungszei-
ten abgelaufen sind, ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwal-
tungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahren-
de Unterlagen können vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv
übergeben werden, soweit das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält und
dies zugesichert hat. Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zu-
sammen aufbewahrt, so gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.
17.5.2 Datenschutz
Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung gelten-
den Bestimmungen zu vernichten. Ausgesonderte Bücher, Aufzeichnungen, Belege
und sonstige Unterlagen sind so zu vernichten, dass diese einem Dritten nicht zugäng-
lich sind. Elektronische Daten auf digitalen Speicherträgern sind dauerhaft zu löschen.
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Sechster Abschnitt - Kassenprüfung
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Sechster Abschnitt Kassenprüfung
18 Kassenprüfung (Nr. 2.4)
Im Rahmen der Kassenaufsicht sind die Kassen laufend und mindestens einmal jährlich
unvermutet (§ 78 BHO) zu prüfen (Kassenprüfung). Darüber hinaus kann das Bundes-
ministerium der Finanzen sowie in begründeten Einzelfällen die Leitung der Kassenauf-
sicht eine Kassenprüfung anordnen. Das Recht des Bundesrechnungshofes, unvermutete
Prüfungen durchzuführen, bleibt unberührt.
18.1 Zweck der Kassenprüfung
Die Kassenprüfung hat festzustellen, ob die Kassensicherheit (§ 77 BHO) gewährleistet
ist. Dazu gehört insbesondere die Prüfung, ob
- der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt,
- die Wertgegenstände vollständig vorhanden sind,
- die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder ge-
leistet worden sind,
- der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,
- die entsprechenden Aufzeichnungen, Belege und sonstigen Unterlagen vorhanden
sind und
- die sonstigen Kassenvorschriften eingehalten werden.
18.2 Nachweis der Kassenprüfung
Die Prüfung ist in den geprüften Unterlagen (Aufzeichnungen und Belegen) durch Na-
menszeichen und Datum kenntlich zu machen. Die Leiterin oder der Leiter der Kassen-
aufsicht verwendet dabei dokumentenechte Schreibmittel mit grüner Farbe, die Kassen-
prüfer verwenden dokumentenechte Schreibmittel mit violetter Farbe. Ist eine Kenn-
zeichnung nicht möglich, so sind entsprechende Vermerke aufzunehmen.
18.3 Kassenbestandsprüfung
Bei der Kassenbestandprüfung wird der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand
auf Übereinstimmung geprüft. Der Kassenistbestand wird aus der Summe
- der Bestände der Kontogegenbücher, die mit den letzten Kontoauszügen unter Be-
rücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen sind,
und
- dem Bestand an Schecks aus dem Aufgabenbereich Zahlungsverkehr
ermittelt.
18.4 Unterstützung durch die Kassen
Die Beschäftigten der Kassen haben die Kassenprüfer bei der Prüfung in angemessenem
Umfang zu unterstützen. Wurden von der Kasse Aufzeichnungen, Belege oder sonstige
