GMBl Nr. 3-5 2005
Gemeinsames Ministerialblatt Nr. 3-5 vom 28. January 2005
Nr. 3 – 5 GMBl 2005 Seite 87
- KBestB -
Sechster Abschnitt - Kassenprüfung
- 39 -
Unterlagen zum Zweck der Rechnungsprüfung abgegeben, so sind diese nur in begrün-
deten Einzelfällen von der Kassenprüfung zu prüfen.
19 Laufende und unvermutete Kassenprüfung
19.1 Laufende Kassenprüfung
Die Kassen werden laufend, mindestens einmal im Monat stichprobenweise, geprüft
(allgemeine Prüfung), soweit nichts anderes bestimmt ist (besondere Prüfung). Bei der
stichprobenweisen Prüfung sind die Stichproben so auszuwählen, dass durch die Stich-
probe ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Kassengeschäfte möglich ist.
Mindestens sind 5 v. H. der jeweiligen Prüfungsgegenstände zu prüfen.
19.1.1 Inhalt der allgemeinen laufenden Prüfung
Im Rahmen der allgemeinen Prüfung ist zu prüfen, ob
19.1.1.1 die Angaben der Belege richtig und vollständig im HKR-Verfahren oder einem Sub-
verfahren erfasst worden sind,
19.1.1.2 Auszahlungen fristgerecht ausgeführt wurden,
19.1.1.3 Belege zur Anordnungen von Einnahmen im HKR-Verfahren oder in einem Subver-
fahren unmittelbar zum Soll gestellt wurden,
19.1.1.4 rückständige Sollstellungen entsprechend der Belege behandelt wurden (z.B. Mah-
nung, Rückstandsanzeige),
19.1.1.5 eventuell entstandene Kosten, Zinsen und Säumniszuschläge richtig erhoben und zum
Soll gestellt wurden,
19.1.1.6 manuell erstellte Zahlungsverkehrsunterlagen den Belegen entsprechen,
19.1.1.7 die Buchungen belegt sind,
19.1.1.8 die Belege den Vorschriften entsprechen, insbesondere ob die Feststellungsvermerke
vorhanden sind und die Unterschrift des Anordnungsbefugten mit der bei der Kasse
hinterlegten Unterschriftsprobe übereinstimmt,
19.1.1.9 die Belege richtig und vollständig gebucht wurden,
19.1.1.10 die Belege bestimmungsgemäß aufbewahrt und entsprechend ausgesondert werden,
19.1.1.11 die Buchungen im Vorschuss- und Verwahrungsbuch (Nr. 13.2.2) richtig erfolgt sind,
19.1.1.12 die Vorschüsse und Verwahrungen der Kasse sowie der Bewirtschafter fristgerecht
abgewickelt worden sind,
Seite 88 GMBl 2005 Nr. 3 – 5
- KBestB -
Sechster Abschnitt - Kassenprüfung
- 40 -
19.1.1.13 das Abrechnungsbuch (Nr. 13.2.3) mit den Abrechnungsunterlagen übereinstimmt,
19.1.1.14 die Aufzeichnungen (Nr. 13.3 und Nr. 15) den Bestimmungen entsprechend geführt
werden und die Eintragungen mit den zum Nachweis notwendigen Unterlagen über-
einstimmen,
19.1.1.15 der weitere Verbleib der im Geld- und Werteingangsbuch (Nr. 13.3.2) eingetragenen
Sendungen richtig nachgewiesen ist,
19.1.1.16 die manuellen Zahlungsverkehrsunterlagen sowie Datenträger für die Bundesbank
oder einem Kreditinstitut bis zur Übergabe sicher aufbewahrt werden,
19.1.1.17 der Grundsatz zur Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassengeschäften
beachtet worden ist (Trennung von Zahlungsverkehr und Buchführung) und
19.1.1.18 das manuelle Logbuch (Nr. 13.3.4) richtig geführt wird.
19.1.2 Inhalt der besonderen laufenden Prüfung
Im Rahmen der besonderen laufenden Prüfung
19.1.2.1 sind täglich die von der Kasse angenommenen oder übersandten Schecks auf bestim-
mungsgemäße Behandlung zu prüfen,
19.1.2.2 sind täglich die Stammdaten beim Anlegen, Ändern oder Stilllegen von wiederkeh-
renden Auszahlungen zu prüfen,
19.1.2.3 sind mindestens halbjährlich die Scheck- und Quittungshefte auf Vollständigkeit zu
prüfen und
19.1.2.4 ist mindestens halbjährlich eine Kassenbestandsprüfung durchzuführen.
19.1.3 Beanstandungen
Die bei der laufenden Kassenprüfung festgestellten Beanstandungen sind schriftlich der
Leitung der Kasse sowie gegebenenfalls den betroffenen Bewirtschaftern zur Stellung-
nahme zuzuleiten. Geringfügige Beanstandungen sind umgehend während der Prüfung
zu beseitigen. Einer schriftlichen Beanstandung bedarf es dann nicht. Die Leitung der
Kassenaufsicht hat zu überwachen, dass die Beanstandungen innerhalb einer angemes-
senen Frist erledigt werden. Wurden die schriftlichen Beanstandungen nicht beseitigt,
so ist dies dem Bundesministerium der Finanzen zu berichten (Nr. 6.5.2). Beizufügen
sind die Stellungnahmen der Leitung der Kasse und gegebenenfalls des betroffenen
Bewirtschafters.
Nr. 3 – 5 GMBl 2005 Seite 89
- KBestB -
Sechster Abschnitt - Kassenprüfung
- 41 -
19.2 Unvermutete Kassenprüfung
Die zuständige Leiterin oder der Leiter der Kassenaufsicht bestimmt den Zeitpunkt der
unvermuteten Kassenprüfung. Die Kasse wird über den Zeitpunkt nicht im vor hinein
unterrichtet und ist so zu bestimmen, dass der Geschäftsablauf der Kasse so wenig wie
möglich beeinträchtigt wird. Die unvermutete Kassenprüfung erstreckt sich auf den
Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung.
19.2.1 Inhalt der unvermuteten Kassenprüfung
Zusätzlich zu den Inhalten der laufenden Prüfung
19.2.1.1 ist eine Kassenbestandsprüfung durchzuführen,
19.2.1.2 sind die Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen auf Vollstän-
digkeit zu prüfen,
19.2.1.3 ist die fristgerechte Abwicklung aller Vorschüsse und Verwahrungen der Kasse sowie
der Bewirtschafter zu prüfen,
19.2.1.4 ist zu prüfen, ob die Arbeitsgebiete Datenverarbeitung und Datenerfassung gegen
unbefugten Zutritt gesichert sind,
19.2.1.5 ist zu prüfen, ob die in der Niederschrift der vorangegangenen unvermuteten Kassen-
prüfung festgestellten Beanstandungen erledigt wurden und
19.2.1.6 ist zu prüfen, ob sonstige Kassenbestimmungen eingehalten werden.
19.2.2 Niederschrift der unvermuteten Kassenprüfung
Über die unvermutete Kassenprüfung ist eine Niederschrift (Anlage 2) zu fertigen, in
der die festgestellten Beanstandungen zu vermerken sind. Der Niederschrift ist eine
Aufstellung über den Bestand der Wertgegenstände, sowie jeweils eine Aufstellung der
nicht im vorgeschriebenen Zeitraum der Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinien des
Bundes abgewickelten Vorschüsse und Verwahrungen beizufügen. Die Niederschrift ist
der Leitung der Kasse und auszugsweise im Falle einer Beanstandung den betroffenen
Bewirtschaftern zur Stellungnahme zuzuleiten. Ein Abdruck der Niederschrift mit den
Stellungnahmen ist der zuständigen Behördenleitung und dem Bundesministerium der
Finanzen vorzulegen (Nr. 6.5.2). Unabhängig davon sind erhebliche Beanstandungen
oder Beanstandungen von grundsätzlicher Bedeutung unmittelbar vorzulegen. Gering-
fügige Beanstandungen sind umgehend während der unvermuteten Kassenprüfung zu
beseitigen. Einer schriftlichen Beanstandung bedarf es dann nicht. Wurden die schriftli-
chen Beanstandungen der vorangegangenen unvermuteten Kassenprüfung nicht besei-
tigt, so ist dies dem Bundesministerium der Finanzen zu berichten. Beizufügen sind die
Stellungnahmen der Leitung der Kasse und gegebenenfalls des betroffenen Bewirtschaf-
ters.
Seite 90 GMBl 2005 Nr. 3 – 5
- KBestB -
Siebter Abschnitt - Schlussbestimmung
- 42 -
Siebter Abschnitt Schlussbestimmung
20 In-Kraft-Treten
Die Bestimmungen treten am 1. Februar 2005 in Kraft. Gleichzeitig werden die Kas-
senbestimmungen für die Bundesverwaltung vom 1. August 1998 und die Bestimmun-
gen für die Kassenprüfung der Bundesverwaltung vom 1. Oktober 1998 aufgehoben.
Nr. 3 – 5 GMBl 2005 Seite 91
Kassenbestimmungen für die Bundesverwaltung - KBestB -
Stichwortverzeichnis
- 43 -
Abschlussnachweisung 32 Jahresabschluss 28, 33
Anordnungsbefugnis 12, 13 Kasse 1
Arbeitsgebietsleiter(innen) 6 Kassenabschluss 35
Aufgabenbereich Allgemeine Verwaltung 8, 10 Kassenaufsicht 3
Aufgabenbereich Buchführung 7 Kassenbestandprüfung 38
Aufgabenbereich Datenverarbeitung 8 Kassenfehlbeträge 31
Aufgabenbereich Systempflege 9 Kassenistbestand 22, 29, 31, 32, 33, 38
Aufgabenbereich Zahlungsverkehr 6 Kassenprüfung 38
Aufgabenbereich Zahlungsverkehr, Buchführung, Kassensicherheit 11
Datenverarbeitung und Rechnungslegung 9
Kassensollbestand 29, 31, 32, 38
Aufgabenbereichsleiter(innen) 5
Kassenüberschüsse 31
Aufrechnung 16
Kleinbeträge 19
Außenstelle 1
Lastschrifteinzug 15, 21
Auszahlungen A, B, C, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 20, 21, 22,
23, 26, 28, 31, 32, 33, 34, 36, 38, 39, 40 Lastschrifteinzugsverfahren B, 12, 16, 18, 21, 24
Auszahlungen der Kassen 21 Laufende Kassenprüfung 39
Behördenleitung 4, 5, 6, 8, 11, 31, 41 Leitung der Kasse 5, 40, 41
Berichte der Kasse 11 Leitung der Kassen 4
Berichte der Kassenaufsicht 11 Leitung der Kassenaufsicht 6, 22, 31, 38, 40
Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit 13 Mehr- und Minderbeträge 19
Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit 13 Monatsabschluss 28, 32
Buchausgleich A, 2, 16 Nachweis der offenen Geldforderungen 35
Buchführung 6, 7, 9, 13, 23, 25, 31 Nachweis des Vermögens 3
Bundesbank 1, 7, 10, 17, 21, 22, 26, 40 Niederschrift der unvermuteten Kassenprüfung 41
Bundeshauptkasse 1 Oberfinanzdirektion 3
Bundeskasse 1 Quittung 19, 20
Datenschutz 37 Rechnungslegung 9, 33, 35
Devisenauszahlungen 17, 22 Rückstandsanzeigen 8, 19
Devisenzahlungen 22 Säumniszuschlag 19
Dienstaufsicht 4 Schulden des Bundes 3
Einsatz der Beschäftigten in den Aufgabenbereichen 12 Steuergeheimnis 14
Einzahlungen A, B, C, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 23, Systempflege 2
24, 26, 31, 32, 33, 34, 36, 38 Tagesabschluss 5, 26, 28, 30, 31
Fachaufsicht 3, 4 Überwachung der Einzahlungen 19
Fehlbuchungen 12 Überzahlungen 12
Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Unterbereichsleiter(innen) 6
12, 13, 14
Unvermutete Kassenprüfung 41
Fremdwährungskonten 17
Verfügungsberechtigte Personen 17
Geld- und Werteingangsbuch 27
Verwahrung C, 12, 17, 31
Girokonto 15, 16, 17, 20, 21, 22, 26, 31
Verwahrungen 7, 16, 25, 34, 39, 41
Seite 92 GMBl 2005 Nr. 3 – 5
- KBestB -
Stichwortverzeichnis
- 44 -
Vorschuss C, 12, 14, 16, 17, 21, 25, 31, 39, 41 Zahlungsarten 15
Wechsel 18 Zahlungsmittel C, 5, 12, 18, 24
Wertgegenstände 7, 9, 22, 27, 38, 41 zentrale Zahlung 1
Wertsendung 18 Zentralkasse 1
Zahlungen 5, 9, 12, 13, 15, 31 Zentralkonten 1
Zahlungen und Buchungen 12 Zinsen und Säumniszuschläge 19, 39
Nr. 3 – 5 GMBl 2005 Seite 93
Kassenbestimmungen für die Bundesverwaltung
(KBestB)
Anlage 1
Richtlinie zur
Kassensicherheit durch
technische und organisatorische Maßnahmen
im Datenverarbeitungsbereich
(Stand: 12/2004)
Seite 94 GMBl 2005 Nr. 3 – 5
- KBestB -
Anlage 1
Richtlinie zur Kassensicherheit im Datenverarbeitungsbereich
Inhaltsverzeichnis:
1 ANWENDUNGSBEREICH.......................................................................................................................... 1
2 ALLGEMEINES............................................................................................................................................ 1
3 EINRICHTUNG UND ZUGANG ZUM DATENVERARBEITUNGSBEREICH .................................. 1
4 BAULICHE, TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN....................................... 1
4.1 BAULICHE SICHERUNG .............................................................................................................................. 1
4.2 TECHNISCHE MAßNAHMEN ........................................................................................................................ 2
4.2.1 Geräte im Systembereich ................................................................................................................... 2
4.2.2 Betriebssystem und Anwendungsprogramme .................................................................................... 2
4.3 ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN ........................................................................................................... 2
4.3.1 Allgemeines........................................................................................................................................ 2
4.3.2 Regelungen zur Nutzung der technischen Ausstattung ...................................................................... 2
4.3.3 Supervisorbereich.............................................................................................................................. 3
4.3.4 Datenerfassungsbereich .................................................................................................................... 4
4.3.5 Sonstige Maßnahmen......................................................................................................................... 4
5 AUSNAHMEN ............................................................................................................................................... 4
Nr. 3 – 5 GMBl 2005 Seite 95
- KBestB -
Anlage 1
Richtlinie zur Kassensicherheit im Datenverarbeitungsbereich
-1-
1 Anwendungsbereich
Die Richtlinien sind für den Datenverarbeitungsbereich der Kassen anzuwenden. Der
Datenverarbeitungsbereich gliedert sich in den
- Systembereich mit der Zentraleinheit und den Peripheriegeräten,
- Supervisorbereich mit Bildschirmarbeitsplätzen für die Bedienung der Datenverar-
beitungsanlage und
- Datenerfassungsbereich mit Bildschirmarbeitsplätzen.
2 Allgemeines
Die Speicherung der Daten für die Bücher, die im automatisierten Verfahren für das
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen geführt werden und die Verarbeitung der von
den Kassen zur Zahlung und Buchung freigegebenen Daten erfolgt durch das Rechen-
zentrum beim Bundesamt für Finanzen. Beim Bundesamt für Finanzen werden von der
zuständigen Programmiergruppe die Programme für das automatisierte Verfahren für
das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen und der Subverfahren auf der Grundlage
der Aufträge der Systempflege (Nr. 5.2.2 KBestB) erstellt und aktualisiert. Außerdem
werden die kassenspezifischen Anwendungsprogramme vom Bundesamt für Finanzen
betreut, aktualisiert und erstellt.
3 Einrichtung und Zugang zum Datenverarbeitungsbereich
Der Datenverarbeitungsbereich ist getrennt von den übrigen Räumen der Kasse so ein-
zurichten, dass dieser gesichert werden kann, damit unbefugte Personen keinen Zugang
haben. Zugang zum Datenverarbeitungsbereich haben grundsätzlich nur die Leitung der
Kasse, die Leitung des Aufgabenbereichs Datenverarbeitung, die Beschäftigten des
Aufgabenbereichs Datenverarbeitung sowie des Leitung der Kassenaufsicht und die
Kassenprüfer. Andere Beschäftigte der Kasse dürfen den Datenverarbeitungsbereich nur
mit Genehmigung der Leitung des Aufgabenbereichs Datenverarbeitung betreten. Per-
sonen, die nicht der Kasse angehören dürfen den Datenverarbeitungsbereich nur unter
Aufsicht betreten. Dies gilt nicht für die Beschäftigten der zuständigen Systemverwal-
tung, der Systempflege und der Programmiergruppe.
4 Bauliche, technische und organisatorische Maßnahmen
4.1 Bauliche Sicherung
Die verschiedenen Datenverarbeitungsbereiche sind in unterschiedlichen Räumen un-
terzubringen. Für die Zentraleinheit mit den Bildschirmarbeitsplätzen und den Periphe-
riegeräten ist ein eigener Stromkreis einzurichten. An diesem Stromkreis dürfen nur die
genannten Geräte angeschlossen werden. Ein zentral gesicherter Schalter zum Ein- und
Ausschalten des Systems ist vorzusehen. Die Fenster der Räume des Datenverarbei-
Seite 96 GMBl 2005 Nr. 3 – 5
- KBestB -
Anlage 1
Richtlinie zur Kassensicherheit im Datenverarbeitungsbereich
-2-
tungsbereichs, die im Erdgeschoss liegen, sind besonders zu schützen, z.B. durch eine
Vergitterung der Fenster oder durch einbruchhemmendes Glas. Zur Kontrolle des Sys-
tembereichs ist ein Sichtfenster zwischen System- und Supervisorbereich vorzusehen.
Außerdem ist eine Möglichkeit zu schaffen, dass Unterlagen zum und vom Datenverar-
beitungsbereich gelangen, ohne dass andere Beschäftigte der Kasse den Datenverarbei-
tungsbereich betreten müssen. Im Übrigen sind zu den üblichen Maßnahmen des Brand-
schutzes geeignete Feuerlöscher zum Schutz des Systembereichs vorzusehen und Vor-
sorge gegen Wassereinbruch von außen zu treffen.
4.2 Technische Maßnahmen
4.2.1 Geräte im Systembereich
Für die Wartung und Reparatur der technischen Geräte im Systembereich sind aus-
schließlich dazu befugte Personen zugelassen. Eingriffe in die Geräte des Systembe-
reichs durch Beschäftigte der Kassen sind nicht zulässig.
4.2.2 Betriebssystem und Anwendungsprogramme
Für das Betriebssystem sowie den Standardanwendungsprogrammen gelten die Grund-
sätze des IT-Betreuungskonzeptes der Bundesfinanzverwaltung für vernetzte Systeme.
Zugriff auf die kassenspezifischen Anwendungsprogramme haben nur die zuständigen
Beschäftigten des Bundesamtes für Finanzen.
4.3 Organisatorische Maßnahmen
4.3.1 Allgemeines
4.3.1.1 Der Schlüssel für den zentralen Schalter zum Ein- und Ausschalten des Systems ist
gesichert in dem Raum des Supervisorbereichs aufzubewahren.
4.3.1.2 Für die Beschäftigten des Datenverarbeitungsbereiches ist ein Sozialraum außerhalb
des Datenverarbeitungsbereiches mit verschließbaren Schränken einzurichten. Klei-
derschränke dürfen nicht im Datenverarbeitungsbereich aufgestellt werden.
4.3.1.3 Im Systembereich herrscht Rauchverbot. Ein entsprechendes Hinweisschild ist anzu-
bringen.
4.3.1.4 Es ist ein Hinweisschild an der (den) Eingangstür(en) des Datenverarbeitungsbereichs
über das Verbot für Unbefugte, den Datenverarbeitungsbereich zu betreten, anzubrin-
gen.
4.3.2 Regelungen zur Nutzung der technischen Ausstattung
4.3.2.1 Für die Wartung und Reparatur der technischen Geräte im Systembereich sind aus-
schließlich dazu befugte Personen zugelassen. Eingriffe in die Geräte des Systembe-
reichs durch Beschäftigte der Kassen sind nicht zulässig.
4.3.2.2 Der Zugriff auf die Systemebene durch Beschäftigte der Kassen ist nicht möglich.
