GMBl Nr. 29 2013
Gemeinsames Ministerialblatt Nr. 29 vom 16. July 2013
G 3191 A
GEMEINSAMES
MINISTERIALBLATT Seite 561
des Auswärtigen Amtes / des Bundesministeriums des Innern / des Bundesministeriums der Finanzen
des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie / des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales
des Bundesministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz / des Bundesministeriums für Familie,
Senioren, Frauen und Jugend / des Bundesministeriums für Gesundheit / des Bundesministeriums für Verkehr,
Bau und Stadtentwicklung / des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit
des Bundesministeriums für Bildung und Forschung / des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit
und Entwicklung / des Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien
HERAUSGEGEBEN VOM BUNDESMINISTERIUM DES INNERN
64. Jahrgang ISSN 0939-4729 Berlin, den 16. Juli 2013 Nr. 29
INHALT
Amtlicher Teil Seite
Bundesministerium der Finanzen
Haushalt
RdSchr. v. 27.5.13, Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterla-
gen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
(ABestB-HKR); Aktualisierung der Bestimmungen . . . . . . . . . . . . . . 562
Bundesministerium für Ernährung,
Landwirtschaft und Verbraucherschutz
Bek. v. 11.6.13, Änderung der Satzung des Johann Heinrich von
Thünen-Instituts, Bundesforschungsinstitut für Ländliche Räume,
Wald und Fischerei, vom 17.12.2007 in der Fassung vom 23.11.2012. 574
Bundesamt für Verbraucherschutz
und Lebensmittelsicherheit
Bek. v. 12.6.13, Erweiterung einer Ausnahmegenehmigung gemäß
§ 68 Abs. 1 und 2 Nr. 1 LFGB für das Herstellen und Inverkehr-
bringen von Margarinen und Streichfetten mit erhöhtem Zusatz von
Vitamin D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Bek. v. 13.6.13, Verlängerung einer Ausnahmegenehmigung gemäß
§ 68 Abs. 1 und 2 Nr. 1 LFGB für die Einfuhr und das Inverkehr-
bringen von Pfifferlingen, die Rückstände bis zu 1,0 mg/kg DEET
enthalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Bek. v. 13.6.13, Verlängerung einer Ausnahmegenehmigung gemäß
§ 68 Abs. 1 und 2 Nr. 1 LFGB für die Einfuhr und das Inverkehr-
bringen von Pfifferlingen, die Rückstände bis zu 1,0 mg/kg DEET
enthalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
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Amtlicher Teil
Bundesministerium der Finanzen
Haushalt
Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für
das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des
Bundes (ABestB-HKR)
hier: Aktualisierung der Bestimmungen
Bezug: Rundschreiben vom 30. Januar 2004 – II A 6 –
H 3001 – 2/04 – 17. Dezember 2012 – II A 6 –
H 3006/11/10003 (2012/1112697) –
– RdSchr. d. BMF v. 27.5.2013 – II A 6 - H 3001/07/0001 -
2013/0481526 –
In der Anlage übersende ich die aktualisierten Aufbewah-
rungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-,
Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (ABestB-HKR).
Die Aktualisierung wurde aufgrund der neuen Verwaltungs-
vorschriften zu §§ 73, 75, 76, 80 und 86 BHO für die Buch-
führung und Rechnungslegung über das Vermögen und die
Schulden des Bundes (VV-ReVuS) notwendig, da in der Nr. 4
der VV-ReVuS die Aufbewahrung und Aussonderung für
die Unterlagen für die Buchführung und Rechnungslegung
über das Vermögen und die Schulden des Bundes gesondert
geregelt ist. Im Rahmen dieser Anpassung habe ich die Be-
stimmungen an die technischen Gegebenheiten angepasst
und redaktionell überarbeitet. Die Änderungen sind in der
Anlage 1 dargestellt. Als Anlage 2 habe ich die geänderten
Bestimmungen beigefügt.
Die geänderten Bestimmungen treten mit Veröffentli-
chung in Kraft und ersetzen die Bestimmungen vom 1. März
2004. Das Rundschreiben und die aktualisierte Fassung der
ABestB-HKR sind im Internet unter
www.kkr.bund.de/Bewirtschaftung der Haushaltsmittel/
Verw.-Vorschriften für die Bewirtschaftung von Haushalts-
mitteln/Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsord-
nung
eingestellt.
Auf die beiden folgenden Änderungen weise ich beson-
ders hin:
Zum zweiten Abschnitt:
Im zweiten Abschnitt habe ich den Begriff „digitale oder
optische Speichermedien“ in „Speichermedien“ geändert, da
dieser Begriff alle möglichen Speichermedien umfasst.
Zu Nr. 8:
Ich habe klargestellt, dass sich die Regelungen des dritten
Abschnitts auch auf die elektronischen Unterlagen, die ge-
mäß dem zweiten Abschnitt auf Speichermedien übertragen
worden sind, beziehen.
Oberste Bundesbehörden
Oberste Finanzbehörden der Länder
zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums
der Finanzen gehörende Dienststellen
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Anlage 1
Aufbewahrungsbestimmungen
für die Unterlagen für das
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
des Bundes
(ABestB-HKR)
(Stand: 05/2013)
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ABestB-HKR
Inhaltsverzeichnis
- III -
Erster Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen.........................................................................................5
1 Anwendungsbereich der Aufbewahrungsbestimmungen.............................................................5
2 Begriffsbestimmungen....................................................................................................................5
2.1 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen 5
2.1.1 Bücher ....................................................................................................................................5
2.1.2 Begründende Unterlagen.................................................................................................................5
2.1.3 Kassenanordnungen und Kassenanweisungen..................................................................................6
2.2 Bewirtschafter ................................................................................................................................6
3 Für die Aufbewahrung zuständige Stellen........................................................................................6
3.1 Zuständige Stellen ..........................................................................................................................6
3.2 Aufbewahrungsort ..........................................................................................................................6
3.3 Aufbewahrung................................................................................................................................7
4 Aufbewahrungsfristen.....................................................................................................................7
4.1 Grundsatz ....................................................................................................................................7
4.1.1 Aufbewahrungsfrist 10 Jahre...........................................................................................................7
4.1.2 Aufbewahrungsfrist 5 Jahre.............................................................................................................7
4.1.3 Aufbewahrungsfrist 3 Jahre.............................................................................................................8
4.1.4 Aufbewahrungsfrist 1 Jahr ..............................................................................................................8
4.2 Besondere Aufbewahrungsfristen....................................................................................................8
4.3 Beginn der Aufbewahrungsfrist.......................................................................................................8
4.4 Ausnahmen 8
5 Aussonderung.................................................................................................................................8
Zweiter Abschnitt: Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien ..............9
6 Anwendungsbereich für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf
Speichermedien ..............................................................................................................................9
7 Voraussetzungen für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien 9
7.1 Grundsatz ....................................................................................................................................9
7.2 Zusätzliche Bestimmungen für Speichermedien...............................................................................9
7.3 Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle.................................................................10
7.3.1 Zuständige Stelle ..........................................................................................................................10
7.3.2 Verantwortliche Stelle ..................................................................................................................10
7.3.3 Übernahme auf Speichermedien durch Stellen außerhalb der Bundesverwaltung............................10
7.4 Aufgaben der für die Übernahme verantwortlichen Stelle ..............................................................11
Dritter Abschnitt Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen.......................................................12
8 Anwendungsbereich für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen ...................................12
9 Voraussetzungen für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen.........................................12
9.1 Grundsatz ..................................................................................................................................12
9.2 Zusätzliche Aufbewahrungsbestimmungen für elektronische Unterlagen .......................................12
9.3 Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle.................................................................12
Vierter Abschnitt Schlussbestimmung..................................................................................................13
10 Inkrafttreten..................................................................................................................................13
Stand: 03/2013
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Erster Abschnitt - Allgemeine Bestimmungen
-5-
Erster Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
1 Anwendungsbereich der Aufbewahrungsbestimmungen
(1) Auf die Aufbewahrung und die Aussonderung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen
für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens des Bundes sind die nachfolgenden
Bestimmungen von allen Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes bewirtschaften, ein-
schließlich der Kassen und Zahlstellen, anzuwenden. Die Bestimmungen gelten nicht für
die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gemäß den Verwaltungsvorschriften zu §§ 73,
75, 76, 80 und 86 BHO für die Buchführung und die Rechnungslegung über das Vermö-
gen und die Schulden des Bundes.
2 Begriffsbestimmungen
2.1 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen (nachfolgend Unterlagen) im Sinne dieser Bestim-
mungen sind alle Unterlagen in elektronischer oder schriftlicher Form, die für die ord-
nungsmäßige Buchführung und Rechnungslegung benötigt werden. Dazu gehören
- die Bücher (§ 71 BHO)
- die Belege (§§ 70 und 75 BHO)
- die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen sowie die Gesamtrechnungsnachweisun-
gen zur Erstellung der Haushaltsrechnung (§ 80 BHO)
- die sonstigen Rechnungsunterlagen zur Erstellung der Haushaltsrechnung
(§ 80 BHO)
- die begründenden Unterlagen und
- das Schriftgut, das bei der Erledigung von Aufgaben der Kassen und Zahlstellen ent-
steht, aber für die Rechnungslegung nicht benötigt wird.
2.1.1 Bücher
(1) In den Büchern werden alle buchungspflichtigen Vorgänge in zeitlicher Folge in der
vom Bundesministerium für Finanzen vorgeschriebenen sachlichen Ordnung gebucht
(Sachbücher). Sachbücher nach § 71 Abs. 1 BHO sind das
- Titelbuch,
- Vorschussbuch,
- Verwahrungsbuch, einschließlich Teilband Wertgegenstände und das
- Abrechnungsbuch.
(2) Werden Vorbücher zu den Sachbüchern geführt, werden die Buchungen summarisch
in die Sachbücher übertragen.
2.1.2 Begründende Unterlagen
Für die Anordnung zur Leistung oder Annahme einer Zahlung und zur Buchung sind Un-
terlagen notwendig, die Zweck und Anlass für die Erstellung einer Kassenanordnung
oder Kassenanweisung zweifelsfrei erkennen lassen.
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Erster Abschnitt - Allgemeine Bestimmungen
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2.1.3 Kassenanordnungen und Kassenanweisungen
(1) Kassenanordnung
Mit Kassenanordnungen werden in der vom Bundesministerium der Finanzen vorgeschrie-
benen Form (elektronisch oder schriftlich) gegenüber einer Kasse oder Zahlstelle die Leis-
tung oder Annahme von Zahlungen angeordnet. Außerdem werden mit Kassenanordnun-
gen einer Kasse die entsprechenden Buchungen angeordnet.
(2) Kassenanweisungen
Mit Kassenanweisungen werden in der vom Bundesministerium der Finanzen vorgeschrie-
benen Form (elektronisch oder schriftlich) einer Kasse oder Zahlstelle nicht buchungs-
pflichtige Weisungen erteilt.
2.2 Bewirtschafter
Bewirtschafter ist der Oberbegriff für alle an der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln
des Bundes beteiligten Stellen. Dazu gehören
- Mittelverteiler (MV) und
- Titelverwalter (TV).
Im Sinne dieser Bestimmungen ist der Bewirtschafter mit der anordnenden Stelle gleich-
zusetzen.
3 Für die Aufbewahrung zuständige Stellen
3.1 Zuständige Stellen
(1) Die Bewirtschafter sind für die Aufbewahrung der Unterlagen nach Nr. 2.1, die für
die ordnungsmäßige Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Bundes benötigt werden,
zuständig.
(2) Die nach § 70 BHO für Zahlungen zuständigen Stellen (Kassen und Zahlstellen) sind
für die Aufbewahrung der Bücher und der Originalbelege zuständig sowie für das
Schriftgut, das bei der Erledigung von Aufgaben der Kassen und Zahlstellen entsteht,
aber nicht für die Rechnungslegung benötigt wird.
3.2 Aufbewahrungsort
(1) Unterlagen sind grundsätzlich entweder bei den zuständigen Bewirtschaftern oder bei
den Kassen und Zahlstellen aufzubewahren.
(2) Das Bundesministerium der Finanzen bestimmt, welche Unterlagen des automatisier-
ten Verfahrens für das Haushalts- Kassen- und Rechnungswesen des Bundes zentral auf-
bewahrt werden.
(3) Die oder der zuständige Beauftragte für den Haushalt bestimmt, wo die Unterlagen
der Bewirtschafter aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Unterlagen der Bewirt-
schafter, deren Dienststelle aufgelöst, bzw. mit einem anderen Bewirtschafter zusam-
mengelegt worden ist.
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Erster Abschnitt - Allgemeine Bestimmungen
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3.3 Aufbewahrung
Die Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert
und getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die
Haltbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht
beeinträchtigt wird. Dies ist in regelmäßigen Zeitabständen zu überprüfen und zu proto-
kollieren. Die Unterlagen sind so geordnet aufzubewahren, dass innerhalb einer ange-
messenen Frist einzelne Unterlagen zur Verfügung stehen.
4 Aufbewahrungsfristen
4.1 Grundsatz
Die Dauer der Aufbewahrung der Bücher, Belege, Rechnungsnachweisungen und sonsti-
gen Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen ist nachfolgend be-
stimmt, sofern andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe keine
längeren Aufbewahrungsfristen vorsehen. Die Unterlagen sind bis zum Ablauf der jewei-
ligen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen können vom Be-
wirtschafter verlängert werden, wenn dies notwendig ist. Der Bundesrechnungshof kann
in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nr. 2.1 über die für sie geltenden
Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.
4.1.1 Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
10 Jahre aufzubewahren sind die
4.1.1.1 Sachbücher,
4.1.1.2 Vorbücher zu den Sachbüchern,
4.1.1.3 Rechnungsnachweisungen mit Anlagen und
4.1.1.4 Gesamtrechnungsnachweisungen.
4.1.2 Aufbewahrungsfrist 5 Jahre
5 Jahre aufzubewahren sind die
4.1.2.1 Kassenanordnungen und Kassenanweisungen,
4.1.2.2 begründenden Unterlagen,
4.1.2.3 sonstigen Rechnungsunterlagen (z. B. Jahreskontoauszüge),
4.1.2.4 Kontogegenbücher mit Belegen und ggf. Zahlungsnachweisungen,
4.1.2.5 weiteren bisher nicht genannten Bücher, die bei den Kassen und Zahlstellen geführt wer-
den,
4.1.2.6 Anordnungen und Anschreibungen über die Annahme und Auslieferung von Wertgegen-
ständen,
4.1.2.7 Tagesabschlüsse, Anschreibungen und die dazugehörigen Unterlagen bei den Kassen und
Zahlstellen und
4.1.2.8 Arbeitsablaufunterlagen der Kassen und Zahlstellen.
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Erster Abschnitt - Allgemeine Bestimmungen
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4.1.3 Aufbewahrungsfrist 3 Jahre
3 Jahre aufzubewahren sind die erledigten Scheck- und Quittungshefte mit den Stamm-
abschnitten der Schecks und Quittungen.
4.1.4 Aufbewahrungsfrist 1 Jahr
1 Jahr aufzubewahren sind die sonstigen Unterlagen, die nicht für die Rechnungslegung
benötigt werden.
4.2 Besondere Aufbewahrungsfristen
(1) Die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen, die Gesamtrech-
nungsnachweisungen, das Sachbuch Gesamthaushalt und die sonstigen Rechnungsunter-
lagen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur
Entlastung der Bundesregierung nach § 114 BHO aufzubewahren.
(2) Die Fristen für die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich des
Bundes sind im Abschnitt K 10 der Richtlinien für die Durchführung der Bauaufgaben
des Bundes (RBBau) geregelt.
4.3 Beginn der Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das
sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt
die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintra-
gung vorgenommen worden ist. Für die übrigen Unterlagen beginnen die Aufbewah-
rungsfristen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind
und in dem die Zahlung abgeschlossen ist.
4.4 Ausnahmen
Das Bundesministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Bundesrech-
nungshof Ausnahmen zulassen.
5 Aussonderung
(1) Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat nach dem Abschluss eines Haushalts-
jahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, deren Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind,
ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder an-
dere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen können vor
dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben werden, soweit
das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält.
(2) Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zusammen aufbe-
wahrt, gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.
(3) Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung gelten-
den Bestimmungen zu vernichten. Elektronische Daten sind unwiderruflich zu löschen.
Dabei ist sicherzustellen, dass die in den Unterlagen enthaltenen Angaben nicht durch
unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen und nicht missbräuchlich verwendet werden
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Zweiter Abschnitt - Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen
auf Speichermedien
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können. Die zum Datenschutz getroffenen Regelungen sind zu beachten.
Zweiter Abschnitt: Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterla-
gen auf Speichermedien
6 Anwendungsbereich für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unter-
lagen auf Speichermedien
Der Inhalt von schriftlichen Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
darf nach Maßgabe der Nr. 7 auf Speichermedien übernommen werden. Die schriftlichen
Unterlagen dürfen nach der so vorgenommenen erfolgreichen Übernahme des Inhalts auf
die Speichermedien vernichtet werden. Dies gilt nicht, wenn Rechtsvorschriften oder an-
dere zwingende Gründe dem entgegenstehen. Die Speichermedien sind anstelle der
schriftlichen Unterlagen aufzubewahren. Die Bestimmungen des ersten Abschnitts gelten
entsprechend.
7 Voraussetzungen für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterla-
gen auf Speichermedien
7.1 Grundsatz
Bei der Übernahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien ist si-
cherzustellen, dass der gespeicherte Inhalt auf den Medien mit der schriftlichen Unterlage
übereinstimmt und der Zusammenhang der einzelnen Unterlagen gewahrt bleibt. Der In-
halt der schriftlichen Unterlage muss auf Dauer und so auf die Speichermedien über-
nommen werden, dass er nicht mehr verändert oder gelöscht werden kann.
7.2 Zusätzliche Bestimmungen für Speichermedien
(1) Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke ist bei der Über-
nahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien neben dem Original
des Speichermediums mindestens eine Kopie zu erstellen. Diese Kopie darf nicht zu-
sammen mit dem Original aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung der Speicherme-
dien gelten die Bestimmungen Nr. 3 entsprechend. Außerdem sind die Speichermedien
zu kennzeichnen und mit einer Beschreibung des Inhalts zu versehen.
(2) Es muss sichergestellt sein, dass die auf die Speichermedien übernommenen Unterla-
gen innerhalb einer angemessenen Frist bei der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle
oder bei der für die Übernahme verantwortlichen Stelle wieder lesbar gemacht und aus-
gedruckt werden können.
(3) Die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, um die Unterlagen wieder lesbar
zu machen, sind entsprechend den Aufbewahrungsfristen nach Nr. 4 aufzubewahren. Die
Aufbewahrungsfrist für die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, die nicht mehr
eingesetzt werden, beginnt mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem das Verfahren
oder der Verfahrensteil letztmalig für die Übernahme der Unterlagen eingesetzt worden
ist.
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Zweiter Abschnitt - Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen
auf Speichermedien
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7.3 Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle
7.3.1 Zuständige Stelle
(1) Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat die Verfahrensabläufe für die Über-
nahme der schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien im Rahmen einer Dienstanwei-
sung festzulegen, in der die jeweiligen Besonderheiten aufgeführt werden müssen. Die
Regelung kann auch in einer Dienstanweisung für den Einsatz von automatisierten Ver-
fahren enthalten sein. Die Dienstanweisung muss mindestens folgende Bereiche regeln:
- die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an dem Verfahren
Beteiligten,
- die Führung eines Verzeichnisses über die auf Speichermedien übernommenen Inhalte
schriftlicher Unterlagen und
- die Zugangs-, Zugriffs- und Rücklaufkontrollen.
(2) Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat sicherzustellen, dass die Bestimmun-
gen der Nr. 7.4 eingehalten werden. Die Verantwortung nach Nr. 3.1 bleibt hiervon unbe-
rührt.
7.3.2 Verantwortliche Stelle
(1) Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle (Nr.3) hat die für die Übernahme des In-
halts der schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien verantwortliche Stelle (verantwort-
liche Stelle) zu bestimmen. Dabei ist mindestens
- das Übernahmeverfahren (z. B. Scannen, Verfilmen usw.),
- das Speichermedium,
- die Anforderungen an die Haltbarkeit,
- die Aufbewahrungsfrist,
- die Anzahl der Kopien,
- das Format,
- der Verkleinerungsmaßstab,
- das Entwicklungsverfahren und
- die Aufbereitungsform
festzulegen.
(2) Außerdem ist sicherzustellen, dass die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel,
um die Unterlagen wieder lesbar zu machen, entsprechend der Nr. 7.2 zur Verfügung ste-
hen.
7.3.3 Übernahme auf Speichermedien durch Stellen außerhalb der Bundesverwaltung
Wird die Übernahme von schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien ganz oder teilwei-
se durch Stellen außerhalb der Bundesverwaltung übernommen, so ist sicherzustellen,
dass die Bestimmungen für die Übernahme beachtet werden. Außerdem ist zu bestim-
men, in welchen Fällen eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter der für die Aufbewah-
rung zuständigen Stelle bei der Übernahme der Unterlagen und der Herstellung von Ko-
