GMBl Nr. 29 2013
Gemeinsames Ministerialblatt Nr. 29 vom 16. July 2013
Nr. 29 GMBl 2013 Seite 571
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Zweiter Abschnitt - Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen
auf Speichermedien
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pien bei der verantwortlichen Stelle anwesend sein muss.
7.4 Aufgaben der für die Übernahme verantwortlichen Stelle
(1) Die schriftlichen Unterlagen sind in der vorgesehenen Ordnung und Reihenfolge zu
übernehmen. Erstreckt sich der zu übernehmende Inhalt einer schriftlichen Unterlage
über mehrere Seiten, ist er so auf das Speichermedium zu übernehmen, dass der Zusam-
menhang gewahrt bleibt.
(2) Das Speichermedium sowie die Kopie sind nach der Erstellung unverzüglich auf
Vollständigkeit, Lesbarkeit und Beschädigungen zu überprüfen. Fehlerhafte, unleserliche
oder beschädigte Aufzeichnungen sind erneut auf Speichermedien zu übertragen. Ist eine
fehlerfreie, leserliche oder unbeschädigte Aufzeichnung einer schriftlichen Unterlage
nicht möglich, darf sie nicht durch Speichermedien ersetzt werden. In diesen Fällen ist
die schriftliche Unterlage im Original mit einem entsprechenden Vermerk an die für die
Aufbewahrung zuständige Stelle zurück zu senden.
(3) Die für die Übernahme verantwortliche Stelle hat einen Nachweis über die Übernah-
me der schriftlichen Unterlagen auf Speichermedien zu führen, der mindestens folgende
Angaben enthalten muss:
- Art und Umfang der auf Speichermedien übernommenen Unterlagen,
- Ort und Datum der Übernahme,
- Bescheinigung über die nach Absatz 2 vorgenommene Prüfung,
- Art des verwendeten Speichermediums und
- ordnungsmäßige Durchführung der Übernahme sowie
- Aufbewahrungszeiten für die Speichermedien und
- Namen und Unterschriften der beteiligten Personen.
(4) Die Speichermedien sind mit dem nach Absatz 3 erstellten Nachweis und ggf. mit den
schriftlichen Unterlagen an die für die Aufbewahrung zuständige Stelle zurück zu sen-
den.
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Dritter Abschnitt - Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
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Dritter Abschnitt Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
8 Anwendungsbereich für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
Elektronische Unterlagen, die gemäß dem zweiten Abschnitt auf Speichermedien über-
tragen wurden, und elektronische Unterlagen, die in einem automatisierten Verfahren
gemäß Nr. 6 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§70 bis 72
und 74 bis 80 BHO) für die Haushaltsüberwachung, Buchführung, Rechnungslegung,
Berechnung, Festsetzung, Anordnung oder Zahlbarmachung erstellt oder in ein solches
eingestellt werden, sind nach Maßgabe der Nr. 9 aufzubewahren. Dies gilt nicht, wenn
Rechtsvorschriften oder andere zwingende Gründe eine Aufbewahrung als schriftliche
Unterlage vorschreiben. Die Bestimmungen des ersten Abschnitts gelten entsprechend.
9 Voraussetzungen für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
9.1 Grundsatz
(1) Elektronische Unterlagen sind für die Aufbewahrung mit einer im Signaturgesetz zu-
gelassenen elektronischen Signatur zu versehen. Sie dürfen auch anders elektronisch auf-
bewahrt werden, wenn ein sicheres Verfahren verwendet wird, das vom Bundesministe-
rium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof zugelassen worden
ist. Andernfalls sind elektronische Unterlagen auszudrucken und in schriftlicher Form
aufzubewahren. Werden in einem Verfahren elektronische und schriftliche Unterlagen
erstellt, sind diese mit einer eindeutigen Kennzeichnung, die auf die jeweils andere Un-
terlage hinweist, zu versehen. Die Bestimmungen des zweiten Abschnitts bleiben für die
Übernahme schriftlicher Unterlagen auf Speichermedien unberührt.
(2) Die elektronischen Unterlagen sind auf Dauer und so aufzubewahren, dass sie nicht
mehr verändert oder gelöscht werden können (Ausnahme Nr. 5 Absatz 3). Es ist sicher-
zustellen, dass die elektronischen Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungszeit auch nach
einem Wechsel der zum Zeitpunkt der Speicherung eingesetzten automatisierten Verfah-
ren lesbar gemacht und ausgedruckt werden können. Deshalb sollte die Speicherung un-
abhängig von den zum Zeitpunkt der Speicherung eingesetzten automatisierten Verfahren
durchgeführt werden. Die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes sind zu beach-
ten.
9.2 Zusätzliche Aufbewahrungsbestimmungen für elektronische Unterlagen
Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke ist von den elektroni-
schen Unterlagen mindestens eine Kopie zu erstellen. Diese Sicherungskopie darf nicht
zusammen mit den Originaldaten aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung der Origi-
naldaten und der Sicherungskopie gelten die Bestimmungen der Nr. 3 sowie der Nr. 7.2
Absatz 2 und 3 entsprechend.
9.3 Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle
(1) Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat die Verfahrensabläufe für die Auf-
bewahrung der elektronischen Unterlagen im Rahmen einer Dienstanweisung festzule-
gen, in der die jeweiligen Besonderheiten aufgeführt werden müssen. Die Regelung
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Dritter Abschnitt - Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
Vierter Abschnitt - Schlussbestimmung
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kann auch in einer Dienstanweisung für den Einsatz von automatisierten Verfahren ent-
halten sein. Die Dienstanweisung muss mindestens folgende Bereiche regeln:
- die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an dem Verfahren
Beteiligten und
- die Zugangs-, Zugriffs- und Rücklaufkontrollen.
(2) Die elektronischen Unterlagen sind in der vorgesehenen Ordnung und Reihenfolge
aufzubewahren. Dabei ist sicherzustellen, dass einzelne Unterlagen jederzeit innerhalb
einer angemessenen Frist aufgefunden und ausgedruckt werden können. Werden elektro-
nische und schriftliche Unterlagen, die im Zusammenhang stehen, aufbewahrt, hat die
aufzubewahrende Stelle sicherzustellen, dass diese in einer angemessenen Frist zusam-
mengeführt werden können.
(3) Werden Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
von einer anderen Stelle als der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle elektronisch er-
stellt, hat die für die Aufbewahrung zuständige Stelle sicherzustellen, dass die jeweiligen
Bestimmungen zur Erstellung der Unterlagen eingehalten werden.
Vierter Abschnitt Schlussbestimmung
10 Inkrafttreten
Die geänderten Bestimmungen treten mit Veröffentlichung in Kraft und ersetzen die
Bestimmungen vom 1. März 2004.
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Bundesministerium für Ernährung,
Landwirtschaft und Verbraucherschutz
Änderung der Satzung des Die amtliche Beobachtung des Inverkehrbringens durch
Johann Heinrich von Thünen-Instituts, die Walter Rau Lebensmittelwerke GmbH, 49176 Hilter, er-
Bundesforschungsinstitut für folgt durch das Niedersächsische Landesamt für Verbrau-
Ländliche Räume, Wald und Fischerei, cherschutz und Lebensmittelsicherheit, Röverskamp 5,
vom 17.12.2007 in der Fassung vom 23.11.2012 26203 Wardenburg, und wird auf Kosten des Antragstellers
durchgeführt.
– Bek. d. BMELV v. 11.6.2013 – 115-00611 – C400/1 –
Das von der Walter Rau Lebensmittelwerke GmbH, 49176
Hilter, in den Verkehr gebrachte Streichfett muss den vom
Artikel 1 Antragsteller mit Schreiben vom 12. März 2013 gemachten
Änderung der Satzung Angaben entsprechen.
§ 2 Satz 2 der Satzung des Johann Heinrich von Thünen-Ins- Die Zutaten des Lebensmittels, die in der Zusatzstoff-Ver-
tituts, Bundesforschungsinstitut für Ländliche Räume, Wald kehrsverordnung (ZVerkV) aufgeführt sind, müssen den
und Fischerei, vom 17. Dezember 2007 in der Fassung vom dort festgelegten Reinheitsanforderungen entsprechen.
23. November 2012 wird wie folgt gefasst:
Die sonstigen Bestimmungen und Auflagen der vorab ge-
„ Es nimmt die ihm nach dem Strahlenschutzvorsorgegesetz, nannten Bescheide bleiben weiterhin verbindlich und es gel-
dem Bundeswasserstraßengesetz und dem Holzhandels-Si- ten weiterhin folgende Auflagen:
cherungs-Gesetz zugewiesenen Aufgaben wahr.“
1. Die Entwürfe der Etiketten bzw. der Packungsaufdrucke
sowie Entwürfe für eventuell vorhandenes Werbemateri-
Artikel 2 al sind vor Beginn des Inverkehrbringens des Lebensmit-
Inkrafttreten tels der mit der amtlichen Beobachtung beauftragten Be-
Die Änderung der Satzung tritt mit sofortiger Wirkung in hörde zur Prüfung vorzulegen.
Kraft. 2. Der erhöhte Vitamin D-Gehalt des Erzeugnisses ist zu
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Bundesamt für Verbraucherschutz
und Lebensmittelsicherheit Verlängerung einer Ausnahmegenehmigung
gemäß § 68 Absatz 1 und 2 Nr. 1 LFGB für die Einfuhr
Erweiterung einer Ausnahmegenehmigung und das Inverkehrbringen von Pfifferlingen, die Rück-
gemäß § 68 Abs. 1 und 2 Nr. 1 LFGB für das Herstellen stände bis zu 1,0 mg/kg DEET enthalten
und Inverkehrbringen von Margarinen und Streichfet-
– Bek. d. BVL vom 13.6.2013 – 101 – 222-8140-3/2465 –
ten mit erhöhtem Zusatz von Vitamin D
– Bek. d. BVL v. 12.6.2013 – 101 – 222 – 8140 – 3/2486 – Der Stahl GmbH, Industriestr. 1, 92439 Bodenwöhr, ist Fol-
gendes mitgeteilt worden:
Der Walter Rau Lebensmittelwerke GmbH, 49176 Hilter, ist Die Geltungsdauer der der Stahl GmbH, Industriestr. 1,
Folgendes mitgeteilt worden: 92439 Bodenwöhr, mit Bescheid vom 8. Juli 2010 (GMBl
Die der Walter Rau Lebensmittelwerke GmbH, 49176 2010, S. 1167) erteilten Ausnahmegenehmigung nach § 68
Hilter, mit Bescheid vom 14. September 2010 (GMBl 2010, Absatz 1 und 2 Nr. 1 des Lebensmittel- und Futtermittelge-
Nr. 61, S. 1240) erteilte und mit Bescheiden vom 22. August setzbuches (LFGB) für die Einfuhr und das Inverkehrbrin-
2011 (GMBl 2011, S. 17), 13. März 2012 (GMBl 2012, S. 436), gen von Pfifferlingen, die Rückstände bis zu 1,0 mg/kg ent-
6. September 2012 (GMBl 2012, S. 904) und 28. Mai 2013 halten, wird entsprechend dem Antrag vom 5. April 2013, im
(GMBl 2013, S. 483) um zusätzliche Margarinenprodukte Einvernehmen mit dem Bundesamt für Wirtschaft und Aus-
und Inverkehrbringer erweiterte Ausnahmegenehmigung fuhrkontrolle, gemäß § 68 Absatz 5 LFGB, bis zum 12. Juli
nach § 68 Abs. 1 und 2 Nr. 1 des Lebensmittel- und Futter- 2016 verlängert.
mittelgesetzbuches (LFGB) für das Herstellen und Inver- Die sonstigen Bestimmungen des Bescheides vom 8. Juli
kehrbringen von Margarinen und Streichfetten mit erhöh- 2010 bleiben weiterhin verbindlich.
tem Zusatz von Vitamin D in einer Konzentration von 7,5 µg
Vitamin D pro 100 g Margarine bzw. Streichfett wird ent- GMBl 2013, S. 574
sprechend dem Antrag der Walter Rau Lebensmittelwerke
GmbH, 49176 Hilter, vom 13. März 2013 dahingehend er-
weitert, dass dieses Unternehmen zusätzlich ein Streichfett
mit dem Zusatz von 7,5 µg Vitamin D pro 100 g Erzeugnis
herstellen und in den Verkehr bringen darf.
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Verlängerung einer Ausnahmegenehmigung
gemäß § 68 Absatz 1 und 2 Nr. 1 LFGB für die Einfuhr
und das Inverkehrbringen von Pfifferlingen, die Rück-
stände bis zu 1,0 mg/kg DEET enthalten
– Bek. d. BVL vom 13.6.2013 – 101 – 222-8140-3/2485 –
Der Pilze Wohlrab GmbH & Co. KG, Entrischenbrunn 3,
85307 Hettenshausen-Entrischenbrunn, ist Folgendes mit-
geteilt worden:
Die Geltungsdauer der der Pilze Wohlrab GmbH & Co.
KG, Entrischenbrunn 3, 85307 Hettenshausen-Entrischen-
brunn, mit Bescheid vom 23. September 2010 (GMBl 2010,
S. 1260) erteilten Ausnahmegenehmigung nach § 68 Absatz 1
und 2 Nr. 1 des Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuches
(LFGB) für die Einfuhr und das Inverkehrbringen von Pfif-
ferlingen, die Rückstände bis zu 1,0 mg/kg enthalten, wird
entsprechend dem Antrag vom 25. April 2013, im Einver-
nehmen mit dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhr-
kontrolle, gemäß § 68 Absatz 5 LFGB, bis zum 28. Septem-
ber 2016 verlängert.
Die sonstigen Bestimmungen des Bescheides vom 23. Sep-
tember 2010 bleiben weiterhin verbindlich.
GMBl 2013, S. 574
Seite 576 GMBl 2013 Nr. 29 HERAUSGEBER: Bundesministerium des Innern 11014 Berlin (Postanschrift) Alt-Moabit 101 D, 10559 Berlin (Hausanschrift) Telefon: 0 30/1 86 81-0 Telefax: 0 30/1 86 81-29 26 E-Mail: poststelle@bmi.bund400.de
