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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „DA 30 des Landkreises Rostock – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und Archivierung“
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Beschäftigungsnachweis 6
Beschlüsse kommunaler Gremien 30
(Bekanntgabe)
Beschwerden und Anzeigen
- Allgemeines 2
- Beschwerde gegenüber Dienstkräften 10/ 30
- Beschwerde gegenüber der Verwaltung 10/ 30
- Beschwerden im Wohnungswesen 10
Besoldungsakten 5 nach letzter Zahlung, bei vorzeitigem
Ausscheiden nach Abschluss, d. h. nach
Erlöschen der Versorgungsansprüche einschl.
der der Hinterbliebenen (ggf. Übernahme in
Versorgungsakten)
Bestandsdateien - Auszüge - s. Sachkontenführung
Bestandsverzeichnisse 3
Bestattungen
- Bestattungen Unbekannter 10
- Bestattungsgebühren 10
- Bestattungsgenehmigungen 10
- Bestattungsregister 30
Bestellbücher, Bestellscheine 5 nach fachlicher Prüfung
Besuchererlaubnisse 1
Beteiligungen 10/ 30
Betreuung nach dem Betreuungsgesetz 10/ 30 längstens 10 Jahre nach dem Tod
Betriebsabrechnungsbögen 10
Betriebsabschlüsse 30 s. a. kaufm. Buchführung, Bilanzen
Betriebskrankenkassenaufsicht 10/ 30
Betriebspläne im Gemeindewald 30
Betriebszählungen 30
Beurkundungen
- Beurkundungsentwürfe 10
- Beurkundungsverzeichnisse 30
- Urkunden (Vaterschaft, Unterhalt, 30
Sorgeerklärung)
Bevölkerungsschutz 20/ 30
Bevölkerungsstatistik 30
Bewegliche Denkmäler 30
Bewerbungen
- Bewerbungen um leitende Stellungen 10/ 30
- Sonstige Bewerbungen 1
Bewilligung von über- u. außerplanmäßigen 6 nach fachlicher Prüfung
Ausgaben
Bewirtschaftungsbefugnis 6/ 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 12 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Bewirtschaftungspläne, Fischerei und 10/ 30
Gewässer
Bewohnerinnen Frauenhaus bzw. 5
Mütterwohnheim
Beziehungen zum Ausland 30
Bezirksbeiräte 30
Bezirkssparkasse, allgemein 30
Bezirksvorsteher 30
Bibliotheksangelegenheiten 30 s. Büchereien
Bilanzen 30 ggf. in ausgedruckter Form entspr. GemHWO
bzw. GemKVO; s. kaufm. Buchführung, auch
Krankenhaus, Sachkonten etc.
Bilddokumentation 30
Bildung und Änderung des Gemeinde-/ 30
Kreisgebietes
Blumenschmuckwettbewerbe 20/ 30
Blutspendeunterlagen 30
Bodendenkmäler 30
Bodenmerkmale 30
Bodenordnung 30
Bodenreform 30
Bodenverbände 30
Bodenverkehr
- Genehmigung und Versagung von 10
Grundstücksteilungen und Anträgen
nach § 144 BauGB
- Ausübung des Vorkaufsrechtes 10
- alle sonstigen Vorgänge zu den 3
gesetzlichen Vorkaufsrechten
Bonussystem, Bonuscard 6
Botendienst 5
Brand
- Brandbekämpfungsvorsorge 20/ 30
- Brandfälle 30
- Brandschutz 10
- Brandverhütungsschau 30
- Sicherheitsfragen 30
Brauchtumspflege 30
Brücken: Hydraulische und statische 30
Berechnungen
Brunnen, öffentliche 30
Brutto-Nettolisten 6 für IT-gestützte und entsprechende
konventionelle Bearbeitung
Buchhaltungskonten 10
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 13 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Buchungslisten (auch ADV) 10
Bücher als Buchungsunterlagen - s. GemKVO/ kaufm. Buchführung/ Sachkonten
etc.
Büchereien
- allgemeines 30
- Bücherbestände, Revisionsunterlagen 5 10 Jahre, wenn für die Kassenanordnungen
darüber begründend
- Bücherkäufe und Büchergeschenke 5
- Bücherverluste durch 5
Bibliotheksbenutzer
Bühnennormalvertrag, 20/ 30
Gagenvergütungsnachweis
Bürgeranfragen 10/ 30 generell, wenn sie nicht speziellen Akten
zuzuordnen sind
Bürgerantrag 10/ 30
Bürgerinitiativen 20/ 30
Bürgerlisten, Bürgerrechte, 5/ 30
Bürgerversammlungen
Bürgermeister 30
Bürgernutzung 30
Bürgersteigabrechnungen 10
Bürgschaften 30
Bundesbaugesetz
- Bescheinigung § 24 3
- Verzicht auf das Vorkaufsrecht 5/ 30
- Zeugnis nach § 23 3
Bundesgesetzblatt - nach Bedarf, aber in Absprache mit dem Archiv
Bundesstraßen 30
Bundeswahlen
- Ergebnisse 30
- Niederschriften 30
Bunker 30
Bußgelder s. a. Verkehrsordnungswidrigkeiten
- bis einschl. 100,-- Euro 3
- über 100,-- Euro 5
- Bußgeldbescheide 6
C
Campingplätze 30
Chemisch-technische Untersuchungen
- Arbeitsjournale 10
- Niederschriften 3
Chöre 30
Chroniken 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 14 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Controlling - Controlling bedarf der Aufzeichnung und
Dokumentation. Die entstehenden Vorgänge
werden jeweils nach Aktenplan abgelegt und den
jeweiligen Fristen folgend aufbewahrt. Dies gilt für
Papierunterlagen wie auch für digitale
Dokumente
Langfristig aufzubewahrende digitale Daten
bedürfen allerdings der Vorhaltung der
notwendigen IT-Infrastruktur zur späteren
Erschließung (s. a. Ziff. 3.4 dieses Berichtes)
D
Darlehen 30 Empfehlung: 10 Jahre nach Tilgung
Darlehen zur Wohnraumbeschaffung für 10/ 30
Bedienstete
Datenerfassungsbelege
- als Kassenbelege 6
- als Sachbearbeitungsakten - nach Feststellung des Jahresabschlusses
Datenerfassungsprotokolle
- als Hilfsbuch zum Zeitbuch 10 ggf. auch länger für die Erschließung langfristig
aufzubewahrender digitaler Daten/ Dokumente
- als Sachbearbeitungsakten - nach Abschluss der fachlichen Prüfung/
Rechnungsprüfung
- als Zugriffsprotokolle der 2 länger, wenn 2 Jahre zu kurz sind; aber
Telekommunikationsverbindungen angesichts der Datenfülle eher kürzer in
(einschl. Internetaktivitäten) Abstimmung mit dem Archiv
Datensammelsystem 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind; s.
Rechenzentrum
Datenschutzuntersuchungsberichte 6/ 10
Datenverarbeitungszentrale - s. Rechenzentrum
Dauerlasten 30
Deckungsreserven, Deckungsvermerke 5 nach fachlicher Prüfung
Deichverbände, 30
Angelegenheiten der ...
Denkmäler 30 einschl. Baudenkmäler, bewegliche Denkmäler,
Bodendenkmäler
Denkmalschutz 30
Deponien 30 nach Schließung bzw. Rekultivierung; wenn
Langzeitverhalten noch ungeklärt dauernd (in
Absprache mit dem Archiv)
Depotbescheinigungen 30
Diebstahl, Schadensakten 10/ 30 nach Abwicklung
Dienstanweisungen/ 10/ 30 nach Aufhebung
Geschäftsanweisungen
Dienstaufsichtsbeschwerden 15/ 30 nach Erledigung
Dienstausweise 5/ 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 15 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Dienstbesprechungen, Niederschriften 5
Dienstfahrkarten, 5
Liste für ...
Dienstfahrzeuge 5 nach Stilllegung
Dienstgebäude 10/ 30
Dienstjubiläen 5 nach Beendigung des Dienstverhältnisses
Dienstkleidung 10/ 30
Diensträume 10
Dienstreisen, Dienstgänge 5/ 30
Dienstsiegel, Allgemeines und Führung 30
Dienstverträge angestellter Ärzte 5 nach Beendigung des Dienstverhältnisses
Dienstwohnungen
- Einzelakten 5
- Allgemeines (Generalia) 30
Dispositionslisten - nach Feststellung der Jahresrechnung (s. a.
Sachkonten)
Doppik - s. u. a. GemKVO, GemHVO, kaufm. Buchführung
etc.
Dorfentwicklungsplan 30
Dorferneuerung (Förderung der integrierten 12 Art. 23 der VO (EWG) Nr. 4253/ 88
ländlichen Entwicklung)
Drogerien 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Droschkenerlaubnisse (bzw. Taxenerlaubnisse) 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Druck- und Vervielfältigungsgeräte 10 nach Abbau
Durchführungspläne 30
Durchschläge von Rechnungen 1
E
EDV s. ADV, IT, Rechenzentrum etc.
E-Government - hier gemeint im Sinne des Teilaspektes der
elektronischen Schnittstelle zwischen Verwaltung
einerseits und Bürgern/ Unternehmen
andererseits: Insofern die Aufbewahrung
entsprechend der beim Internetangebot/
Internetseiten (s. dort)
Ehe- und Familienrecht
- Allgemeines (Generalia) 30
- übrige Unterlagen 10 wenn keine rechtlichen Vorgaben
Ehrenamtliche Tätigkeit - Entschädigung
- Allgemeines (Generalia) 30
- Abrechnungen für Mandatsträger 12
Ehrenanlagen 30 auch Denkmäler einschl. Baudenkmäler,
bewegliche Denkmäler
Ehrenbegräbnisse 30
Ehrenbürger 30
Ehrengaben 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 16 von 65
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Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Ehrensold 30
Ehrenzeichen und Orden 30
Eichwesen 5
Eidesstattliche Erklärungen 30
Eigenbetriebe, Eigengesellschaften
- Abschlüsse 30 s. dazu Bilanzen, kaufmännische Buchführung,
auch Krankenhaus
Eigenbrunnenanlagen 10
Eigenunfallversicherung 10/ 30 nach Beendigung des Versicherungsfalls
Einäscherungsverzeichnisse 30
Einbürgerungen 30 s. a. Ausländerangelegenheiten
Eingabeprotokolle für die Datenbanksysteme 6/ 10 s. Rechenzentrum
Eingemeindungen 30
Eingliederungsbeihilfen für Behinderte 5
Eingliederungshilfe für seelisch Behinderte 10
Einheitsbewertung 30
Einleitungsgenehmigungen 30
Einnahmen - Solllisten - s. Personenkontenführung
Einrichtungen der Jugendhilfe 30
Einrichtungen der Sozialhilfe 30
Einwohnermeldeamt
- Abmeldebescheinigungen 1
- Anmeldebescheinigungen 1
- Einwohnerlisten - s. Abfallbeseitigungsgebühr
- Einwohnermeldedatei, -kartei 30
- Einwohnerverzeichnisse 30
Einzelhandelserlaubnisse 5 nach Erlöschen der Erlaubnis
Einzugslisten - s. Verbrauchsabrechnung
Einzugsverfahren kommunaler Abgaben 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind; s. a.
Verbrauchsabrechnung
Eisbahnen, Einrichtung 30
Eisgang und Hochwasser 30
Elektrizitätsversorgung 30
Elektroanlagen 10 nach Außerbetriebnahme
Elektronische Verwaltung - s. E-Government
Elektronische Post - als schriftliche Kommunikation per Internet s.
Internetangebot
Elementarschadensversicherung 30
E-Mail - wenn Verfahrensrelevant zu den Akten zu
nehmen
Emissionen 10
Enteignungen 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 17 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Entmündigung 10 nach dem Tode; s. a. Betreuung
Entschädigung ehrenamtlicher Tätigkeit
- Allgemeines (Generalia) 30
- Abrechnung für Mandatsträger 12
Entwässerungsbeiträge und -gebühren 30
Entwicklungsplan 30
Epidemien 10/ 30
Erbbaurechtsverträge 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Erdbeben, allgemeines 30
Erddeponien 10/ 30 nach Schließung bzw. Rekultivierung; wenn
Langzeitverhalten noch ungeklärt dauernd (in
Absprache mit kommunalem Archiv)
Erfahrungsaustausch, interkommunal 5 ggf. übernommen in die einzelnen Fachakten
Erfassung Wehrpflichtiger 10 bzw. bis zur Vollendung des 32. Lebensjahres
Erfassungsbelege, manuell und digital 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind; s. a.
Krankenhaus
Erhaltungssatzung
- nach Erteilung des Einvernehmens 10
- nach Feststellung 5
nichtgenehmigungspflichtiger Verfahren
- nach Rechtskraft der Genehmigung 20
Erhebungen, statistische 30
Erhebungen nach 8 Festlegung Kreisordnungsamt
Ernährungswirtschaftsmeldeverordnung
(EWMV)
Erholungsfürsorge 3
Erlass von Ortssatzungen, 30
Gebührenordnungen, Polizeiverordnungen,
ordnungsbehördlichen Verordnungen
Erlasslisten für kommunale Abgaben (mit 6/ 10 6 Jahre entspr. GemKVO, nach Aufhebung 10
Unterlagen) Jahre, wenn sich diese Frist aus den Büchern
ergibt
Erlaubnis nach dem Gaststättenrecht 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Erlaubnisscheine der Wasser- und 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Schifffahrtsdirektion
Ermächtigungen 5
Eröffnungsbilanzen 30 ggf. in ausgedruckter Form entspr. GemHVO
bzw. GemKVO; s. a. kaufm. Buchführung,
Krankenhaus, Sachkonten etc.
Ersatzansprüche auswärtiger Sozialhilfeträger 5
Erschließung von Baugebieten 30
Erschließungsbeiträge 30
Erschließungsverträge 30
Erstattungsansprüche, öffentlich-rechtliche 10 nach Fälligkeit
Erstbücher im Personenstandswesen 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 18 von 65
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DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Erziehung s. a. Jugendhilfe bzw. Jugendschutz
- Erziehungs- und 5
Ausbildungsbeihilfeakten
- Elterngeld 5
- Erziehungsberatung: 1/ 10 nach Auskunft Kreisjugendamt
Hilfe - und Beratungsunterlagen
- Erziehungsbeistandschaften 1/ 10 nach Beendigung; wobei in der Praxis zwischen 1
und 10 Jahren
- Erziehungsbeihilfe, freiwillige - nach Beendigung
- Erziehungsgeld 5
- Hilfe zur Erziehung 10
Evakuierung bis auf weiteres
Evangelische Kirchen 30 s. a. Kirchen
F
Fachbücher und Fachzeitschriften - nach Bedarf
Fähren 20/ 30
Fälligkeitsanzeige - nach Feststellung der Jahresrechnung; s. a.
Personenkontenführung
Fälligkeitsnachweisungen, Holzeinschlag 10/ 30
Fahnen, Flaggen 30
Fahrerlaubnis als Genehmigung der zuständigen
Fahrerlaubnisbehörde
- Fahrerlaubnisakten 10 soweit nicht eine längere Frist aufgrund der
Eintragungen im Verkehrszentralregister oder im
Zentralen Fahrerlaubnisregister
- dauernde Entziehung - nach dem Tode oder nach dem 85. Lebensjahr
- zeitliche Entziehung 15 vom Tage der Rechtskraft an
- erledigte Fahrerlaubnisanfragen 3
Fahrlehrer, Fahrschulen
- Generalia 2 nach Beendigung der Zulassung
- Versagung/ Widerruf der 10 nach Eintritt der Unanfechtbarkeit
Fahrlehrererlaubnis
- Erlöschen/ Verzicht auf 5 nach Erlöschen oder Beendigung sonstiger
Fahrlehrererlaubnis Aktivitäten
- Erlöschen/ Verzicht der 5 nach Erlöschen oder sonstiger Beendigung der
Zweigstellenerlaubnis Aktivitäten
Fahrleistungsabrechnungen 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
Fahrtenbücher städtischer Bediensteter 5
Fahrtenschreiberdiagramme 1
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 19 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Fahrzeugbrief - Vordruck 15
(Briefverwendungsnachweis)
Fallstatistik - s. Personenkontenführung
Familie
- Familienkarte (family card) 6
- Familiengericht: Mitwirkung im 10 Empfehlung: 10 Jahre nach Tilgung
Verfahren
- Familienheimförderung 30
- Familienrechtsverfahren: 1 nach Abschluss s. a. Erziehung
Mitwirkung
- Familienstatistik 30
- Förderung der Erziehung 10
Fehlerlisten bei IT-Bearbeitung - nach Abschluss der fachlichen Prüfung/
Rechnungsprüfung
Fehlbelegungsabgabe 5/ 10
Fehlgeburtenmeldungen 5/ 30
Feldkreuze 30 s. a. Denkmäler
Feldschutz landwirtschaftlicher Kulturen: 10/ 30
Vorfälle
Feldwegebau 30
Fernmeldeanlagen 10 nach Außerbetriebsetzung
Fernsprech-, Fernseh-, Fernschreibgebühren 6/ 10 Belege entspr. § 35 Abs. 2 GemKVO, bzw. 10
Jahre, wenn anderweitige Erfahrungen oder
Risken dem entgegenstehen
Feste und Feiern von Bedeutung 30
Festschriften 30
Feuchtbiotope 30
Feuerbestattungsregister 30
Feuerlöschwesen, Beihilfen 6/ 30
Feuerschau 30
Feuerschutz 10 s. a. Brandschutz
Feuerversicherung 30
Feuerwehrabgabe
- Bescheide - nach Feststellung der Jahresrechnung evtl. zu
den Veranlagungsakten
- Jahressoll-Liste 6
- Kontroll-Listen (manuell/ digital) - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Veranlagung 10
Feuerwehrangehörige 30
Feuerwehren: Freiwillige Feuerwehr, 30
Berufsfeuerwehr
Filmtheater 10/ 30
Finanzaufsicht 30
Finanzausgleich 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 20 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Finanzierung von Vertragsstrafen 10
Finanzplanung 10/ 30
Finanzstatistik 3/ 30
Fischerei
- Fischereischeine 5
- Fischereiwesen 15
Fischzuchtbetriebe, Fischzuchtteiche 2 nach Betriebsaufgabe
Flächennutzungspläne 30
Flaggen, Fahnen 30
Fleischbeschaubezirke 30
Fleischbeschaugebühren
- Abrechnungsbelege 5
- Statistik 3 nach Feststellung der Jahresrechnung
- Tagebücher 3 nach Feststellung der Jahresrechnung
Fluchtlinienfeststellungen 30
Flüchtlinge - s. Ausländerangelegenheiten, bzw.
Zuwanderung, auch Asyl etc.
Flughafenangelegenheiten 30
Flurbereinigungen 30
Flurkarten 30
Fördermittelakten
- Dorferneuerung (integrierte ländliche 12
Entwicklung)
- Kleinkläranlagen 10
- Kinderkrippen, U3-jährige 15
Förderrichtlinien 30
Folgelastenverträge 30
Forstangelegenheiten
- Forsteinrichtungswerke 30
- Forstschutz 10
- Forststatistik 30
Frachtenblätter 10
Fraktionen der kommunalen 30
Vertretungsgremien
Frauenhaus 5
Freibäder 30
Freiwillige Feuerwehr 30
Fremdenverkehrsangelegenheiten 10/ 30
Fremdes Vermögen, Verwaltung 30
Friedhöfe 30
Frühgeschichtliche Funde, Sammlungen 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 21 von 65
