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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „DA 30 des Landkreises Rostock – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und Archivierung“
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Parkplätze, Parkhäuser 30
Parkregelungen 10
Parteien, örtliche 30
Partnerschaften, kommunale 30
Passangelegenheiten
- allgemein 10
- Passanträge 5 nach Ablauf der Passgültigkeit
- Pass- und Sichtvermerkregister 10
Patenschaften 5/ 30
Patientenakten, Rechnungen dreifach 6/ 10 s. Krankenhaus (Abrechnung stationär)
Patientenbestand 10 s. Krankenhaus (Abrechnung stationär)
Patientenumsatzsteuer - Auszug - s. Krankenhaus (Abrechnung stationär)
Personalakten
- Angestellte (Beschäftigte) 5 nach Beendigung des Dienstverhältnisses bzw.
Erlöschen der Ansprüche aus Zusatzversorgung
(ggf. Übernahme in die Versorgungsakten)
- Arbeiter (Beschäftigte) 5 nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw.
Erlöschen der Ansprüche aus
Zusatzversorgung(ggf. Übernahme in die
Versorgungsakten)
- Aushilfskräfte 2 nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses 3
Jahre bei Mikroverfilmung oder 5 Jahre nach
Ablauf des Jahres, in dem das 65. Lebensjahr
vollendet wurde (Rentenansprüche)
- Praktikanten 2 nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Beamte 5 nach Beendigung des Dienstverhältnisses bzw.
nach Erlöschen der Versorgungsansprüche
einschl. der Hinterbliebenen (ggf. Übernahme in
die Versorgungsakten) (LBG M-V §106)
- Wahlbeamte, leitende Mitarbeiter 5 dto.
Personalausweise
- Anträge 10
- Aufzeichnungen bei Übermittlung an 1 am Ende des Kalenderjahres, das der
andere Behörden Übermittlung folgt
- eingezogene Personalausweise 3 aus besonderem Anlass auch länger
Personalfürsorge, örtliche Regelungen 10/ 30
Personal - Index-Listen - nach Abschluss der fachlichen Prüfung/
Rechnungsprüfung
Personalkonten der Kasse 10
Personalkostenzuschüsse des Landes 6/ 30
Personalstammrolle (Feuerwehr) 15
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 43 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Personalvertretung 10/ 30
Personenkontendatei - Änderung 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind; s. a.
Personenkontenführung
Personenkontenführung für IT-gestützte und entsprechende
konventionelle Bearbeitung
- Abbucherwerbung - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Abbuchliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Abbuchungssperrkarten - nach fachlicher Prüfung
- Einnahme - Solllisten - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Fälligkeitsanzeigen - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Fallstatistik - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Haushaltsstellen, Soll-Ist-Resteliste - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Ist-Fortschreibung 10
- Jahreskontoauszug 10
- Jahressaldenlisten - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Kennzeichenliste - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Kontogegenbuch 10
- Mahnung - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Nebenforderung - Solllisten 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Personenkontendatei - Änderung 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Resteliste Soll - Ist - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Rückstandsliste - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Rückzahlungsliste - nach Abschluss der fachlichen Prüfung
- Soll-Fortschreibung - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Sollliste ausgebuchter 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Kleinbeträge Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Soll-Ist-Resteliste - nach Feststellung der Jahresrechnung
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 44 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Stundungsliste - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Suchkartei - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Überzahlungsliste - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Vollstreckungsauftrag - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Vorlauf - Kartenauflistung - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Zeitbuch 10
- Zinsbescheid - nach Feststellung der Jahresrechnung
Personenkontennummer - nach Feststellung der Jahresrechnung; s. dazu
Abfallbeseitigungsgebühr
Personenregister des Einwohnermeldeamts 30
Personenstand
- Personenstandsbücher 30
- Personenstandsfälle 30
Pfändungsniederschriften und Unterlagen und 5
Verzeichnisse des Vollstreckungswesens
Pfand
- Pfandscheine, eingelöste 5
- Pfandverzeichnisse 10
Pfarrbesoldungsleistungen 5 s. a. Besoldung
Pflegekinder 15 nach Beendigung des Pflegeverhältnisses
Pflegekostenabrechnungen 5
Pflegesätze 5/ 30
Pflegestellenakten 15
Pflegschaften Pflegschaften, eine Form davon die
Amtspflegschaften, sind im
Beistandschaftsgesetz neu geordnet als Teil der
Kindschaftsrechtsreform
- Allgemeines (Generalia) 30
- Amtspflegschaften (mit 10/ 20 20 Jahre generell,
Vermögensverwaltung) allerdings wird nach einem Rechtsgutachten des
Deutschen Instituts für Jugendhilfe und
Familienrecht eine Frist von 10 Jahren ab
Beendigung der Pflegschaft bzw. Beistandschaft
als ausreichend angesehen (s. „Das Jugendamt“
02/ 2003, S. 68). Bei Anwendung dieser Frist gilt
es, mögliche Risiken vor Ort abzuschätzen
- Weitere Pflegschaftsakten 10/ 20 20 Jahre generell,
allerdings wird nach einem Rechtsgutachten des
Deutschen Instituts für Jugendhilfe und
Familienrecht eine Frist von 10 Jahren ab
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 45 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Beendigung der Pflegschaft bzw. Beistandschaft
als ausreichend angesehen (s. „Das Jugendamt“
02/ 2003, S. 68). Bei Anwendung dieser Frist gilt
es, mögliche Risiken abzuschätzen
- Prozessakten 10/ 30
Pläne und Karten 30
Plakatierung 10
Planungsangelegenheiten 30
Planfeststellungsverfahren 30
Plausibilitätsliste - s. Abfallbeseitigungsgebühr
Polizei
- Verordnungen 30
- Verwaltungsaufgaben - besondere Aufbewahrung nach Landesrecht
- Vollzugsdienst 30
Portoverzeichnisse 5
Post
- Postadresse, postalische Bezeichnung 30
- Postauslieferungsbücher 5
- Postbescheinigungsbücher 5
- Posteingangsbücher 5
- Postgebührenverzeichnis 5
- Postvollmachten 10
Preisgerichte 30
Preisüberwachung 10/ 30
Presse
- Pressedienst 10/ 30
- Pressespiegel 2
Probebohrungen: Ergebnisse 30
Problemfamilien 10
Programmauftrag mit Vorgaben 6/ 10 s. ADV-Programmierung; Programme ADV ggf.
länger für die Erschließung langfristig
aufzubewahrender digitaler Daten/ Dokumente
Programme ADV
- Programmauftrag mit Vorgaben 6/ 10 ggf. länger für die Erschließung langfristig
aufzubewahrender digitaler Daten/ Dokumente
- Programmbeschreibung 6/ 10 dto.
- Programmbibliothek: 6/ 10 dto.
Veränderungslisten
- Programmlisten 6/ 10 dto.
Prozesse
- Prozessakten 10/ 30 nach Verfahrensabschluss
- Prozesse bei vollstreckbaren Titeln 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 46 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Prozesskostenbelege und 10
Prozesskostenabrechnung
- Prozesskostenhilfe 5
Prüfungsberichte
- Gemeindeprüfung 10/ 30 die gesamte Verwaltungstätigkeit betreffend
- im Rahmen des internen 10 einzelne Schwerpunkte betreffend (Fachprüfung)
Kontrollsystems IKS
- Innenrevision (Fachprüfung) 10 einzelne Schwerpunkte betreffend (Fachprüfung)
- Rechnungsprüfung/ Revision vor Ort 10/ 30 die gesamte Verwaltungstätigkeit betreffend
- Technische Prüfung (einschl. ADV/ IT) 6/ 10 einzelne Schwerpunkte betreffend (Fachprüfung)
- Verbrauchsabrechnungen 6/ 10
(Fachprüfung)
- Versicherungsamt (Fachprüfung) 10
- Wirtschaftsprüfung 10 die wirtschaftliche Verwaltungstätigkeit betreffend
Q
Quellenschutzgebiet-, Quellfassungen 30
Quittungen 6/ 10 nach GemKVO, bzw. 10 Jahre angelehnt an §
147 Abgabenordnung (AO)
R
Radioaktiver Abfall 30
Rathaus: Allgemeines und Gebäude 30
Rationalisierungsmaßnahmen 10/ 30
Räum- und Streupflicht
- Allgemeines (Generalia) 30
- Einzelakten 6/ 10
Raumordnungsverfahren d
Realgemeindevermögen 30
Reallasten 30
Realschulen 10/ 30 s. Schulen
Rebenaufbaupläne 30
Rechenschaftsberichte 30
Rechenzentrum
- Datensammelsysteme: 6 10 Jahre, wenn Datenbestand nicht auf Papier
Lade-/ Entnahmeprotokoll gesichert ist; ggf. länger für die Erschließung
langfristig aufzubewahrender digitaler Daten/
Dokumente
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 47 von 65
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Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Eingabeprotokolle der Datenträger 6 dto.
- Jahresprotokoll des Job-Account 6 dto.
als Rechenzeitabrechnungsverfahrens
- Job-Account als 6 dto.
Rechenzeitabrechnungs-
verfahren (verfilmte Jahresprotokolle)
- Konsolprotokolle (verfilmt) 6 dto.
- Lade- und Entnahmeprotokolle 6 dto.
aus den Datensammelsystemen
- Logbuch 6 dto.
- Datenträger - Eingabeprotokoll 6 dto.
- Programmbibliothek: 6 dto.
Veränderungsliste
- Unterlagen zur Produktion 6 dto.
- Zugriffsprotokolle der 2 länger, wenn 2 Jahre zu kurz sind; aber
Telekommunikationsverbindungen angesichts der Datenfülle auch kürzer in
(einschl. Internetaktivitäten) Abstimmung mit dem Archiv
Rechnungen
soweit nicht Bestandteil 6/ 10 nach GemKVO, bzw. 10 Jahre angelehnt an §
besonderer Akten 147 Abgabenordnung (AO)
soweit sie 30
Konstruktionsangaben für
größere Bauten enthalten
Rechnungsbelege der Kasse 6/ 10 nach GemKVO, bzw. 10 Jahre angelehnt an §
147 Abgabenordnung (AO)
Rechnungsduplikate 1
Rechnungs-Gruppierungsübersicht 30
Rechtsamt
- Allgemeine Rechtsauskünfte 1
einfacher Art
- Einzelakten 10
- Fallbearbeitung/ 3 z. B. Mietsachen/ einfache Haftpflicht-,
Prozessführung, Routinefälle Arbeitsgerichtssachen
- Fallbearbeitung/ Prozessführung, 5
Sonstige Fälle
- Generalia 30
- Register 20
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 48 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Stellungnahmen ohne 5
Übernahme der Fallbearbeitung
Rechnungsprüfungsberichte 10/ 30 s. Prüfungsberichte
Rechtsgutachten 10
Rechtshilfeakten 5 nach Abschluss
Rechtsstelle des Sozialamtes 10
Rechtsstreitigkeiten 10/ 30
Regenrückhaltebecken 30
Regionalplanung 30
Reisegewerbekarten 10/ 30 nach Erlöschen der Erlaubnis
Reitwege 10/ 30
Religionsgemeinschaften 30
Renten
- Rentenakten: 30
Bearbeitete Leistungsanträge
- Rentenakten: 10/ 30
Eigenunfallversicherung
- Rentenakten der 30
Zusatzversorgungskasse
- Rentenkapitalisierungsanträge 10
Reste
- Restebücher 20
- Restebücher des Leihamtes 10
- Resteliste Soll-Ist - s. Personenkontenführung
Röntgen
- Behandlung: Aufzeichnungen 30 evtl. 3 Jahre nach dem Tod
- Untersuchung: Aufzeichnungen 10
Rücklagen 30
Rückmeldekarten 1
Rückstandsliste - s. Personenkontenführung
Rückstandsuntersuchungen 10
Rückzahlungsliste - s. Personenkontenführung
Ruhegeldkasse, Versorgungsakten 30
Rundfunkgebühren: Befreiung aus sozialen 1 nach Abschluss des letzten
Gründen Bewilligungszeitraumes
Rundverfügungen: Allgemeines 10/ 30
S
Sachbezüge und Ortslöhne/ 15
Versicherungswesen
Sachbücher 10
Sachkonten 10
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 49 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Sachkontenführung für IT-gestützte und entsprechende
konventionelle Bearbeitung
- Abrechnung mit anderen - nach fachlicher Prüfung
Kostenträgern
- Abstimmliste/ n: - nach Feststellung der Jahresrechnung
Ausgaben/ Einnahmen
- Anordnungsdatei: - nach Feststellung der Jahresrechnung
Jahressaldenliste
- Auflösung maschineller 10
Deckungskreise
- Auszahlungsliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Bankenliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Bestandsdateien: Auszüge - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Dispositionslisten - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Hauptbuch für Sonderkassen - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Haushaltsrechnung 30
- Haushaltsreste-Liste - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Ist-Fortschreibung 10
- Jahreskontoauszug: Ausgaben 10
- Jahresliste Mehrwertsteuer 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Jahressaldenliste, - nach Feststellung der Jahresrechnung
Anordnungsdatei
- Kontogegenbuch 10
- Lieferantendatei - Statistik - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Lieferantenverzeichnis - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Liste möglicher/ - nach Feststellung der Jahresrechnung
tatsächlicher Haushaltsreste
- Maschinelle 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Auszahlungsanordnung Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Maschinelle Deckungskreise 10
- Auflösungsprotokolle
- Mehrwertsteuerliste: monatlich - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Rechnungs- und 30
Gruppierungsübersicht
- Sachkontenauszug bei - nach Feststellung der Jahresrechnung
Speicherbuchführung
- Sachkontenauszug bei visuell 10
lesbarer Buchführung
- Sammelnachweis mit 10
Ergebnisdaten
- Soll-Fortschreibung - nach Feststellung der Jahresrechnung
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 50 von 65
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Übernahmeprotokoll der - nach Feststellung der Jahresrechnung
Sachkontenergebnisse und
offener Verfügungsbeträge
- Vierteljahresstatistik - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Vorhabensabrechnung - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Zeitbuch 10
Säumniszuschläge 6
Saldenlisten
- Sachkontenauszug - nach Feststellung der Jahresrechnung
(Speicherbuchführung)
- bei visuell lesbarer Buchführung 10
Sammelnachweis mit Ergebnisdaten 10 s. Sachkontenführung
Sanierungsplanung 30
Sanierungsrechtliche Genehmigungen s. Baugesetzbuch
Sanitäre Anlagen 10 nach Außerbetriebnahme
Sanitäre Missstände und Maßnahmen 10
Satzungen der Kommunen 30
Satzungen der Versicherungen 20
Schadstoffbelastungen 10
Schäden
- Schadensakten 10/ 30
- Schadensversicherungsscheine 10
Schätzungen zur Gebäudebrandversicherung 30
Schätzungen durch Gutachterausschüsse 30
Schankerlaubnis 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Schauspielangelegenheiten 30
Scheidungsunterlagen 15 Festlegung Jugendamt
Schenkungsurkunden und -verträge 30
Schichtenbücher für Kraftfahrer 1
Schiedsakten 30
Schiffsatteste 30
Schießstandanlagen 10 nach Außerbetriebsetzung, auch länger, wenn
ungeklärtes Langzeitverhalten
Schirmherrschaften 30
Schlachthof, Schlachträume 30
Schleusenanlagen 30
Schlichtungshilfe 20
Schlösser, Burgen 30
Schnakenbekämpfungsmaßnahmen 10
Schneckensammelerlaubnis 10
Schöffen-Vorschlaglisten 10
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 51 von 65
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Schornsteinfegerangelegenheiten
- generell 10
- Mängelanzeigen 1
- Rücknahme von Anträgen 1
- Zurückweisungen 1
Schüler
- Schülerakten mit Prüfungsunterlagen 10/ 30
- Schülerentwicklung (Statistik) 30
- Schülerfahrkarten 5
- Schülerfahrverkehr 10 entspr. Nahverkehrsplanung
- Schülerkarteien 10
- Schülerunfallversicherung 10/ 30
Schulden
- Schuldendienst 30
- Schuldscheine 30
- Schuldurkunden 30
- Schuldverschreibungen 30
Schulen
- Klassenbücher 10/ 45 45 Jahre wenn Zeugnischarakter
(z.B. Abschlussnoten eingetragen)
- Unterlagen über die Klassenführung 10 § 6 SchulDSV M-V
- Schulärztliche Untersuchungen 10
- Schulakten über einzelne Schulen 30
- Schulaufsicht 30
- Schulbezirke 30
- Schulentwicklungspläne 30
- Schulische Veranstaltungen 10/ 30
- Schulkindergärten 10/ 30
- Schulkostenregelungen 10/ 30
- Schullandheime: Zuschüsse 10
- Schulleiter 30
- Schulordnung (Anstaltsordnung) 30
- Schulstatistik 30
- Schulstammrollen 20
- Schultagebücher 5/ 30
- Schulwegplanung 10/ 30
- Schulzahnärztliche Untersuchungen 10
- Schulabgangs- oder Abschlusszeugnis 45 § 6 SchulDSV M-V, andere Schulzeugnisse 5
Jahre
Schutzbauten 30
Schutzhütten 30
Schwerbehindertenrecht: Anträge 10
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 52 von 65
