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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „DA 30 des Landkreises Rostock – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und Archivierung“
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Beendigung der Pflegschaft bzw. Beistandschaft
als ausreichend angesehen (s. „Das Jugendamt“
02/ 2003, S. 68). Bei Anwendung dieser Frist gilt
es, mögliche Risiken abzuschätzen
- Prozessakten 10/ 30
Pläne und Karten 30
Plakatierung 10
Planungsangelegenheiten 30
Planfeststellungsverfahren 30
Plausibilitätsliste - s. Abfallbeseitigungsgebühr
Polizei
- Verordnungen 30
- Verwaltungsaufgaben - besondere Aufbewahrung nach Landesrecht
- Vollzugsdienst 30
Portoverzeichnisse 5
Post
- Postadresse, postalische Bezeichnung 30
- Postauslieferungsbücher 5
- Postbescheinigungsbücher 5
- Posteingangsbücher 5
- Postgebührenverzeichnis 5
- Postvollmachten 10
Preisgerichte 30
Preisüberwachung 10/ 30
Presse
- Pressedienst 10/ 30
- Pressespiegel 2
Probebohrungen: Ergebnisse 30
Problemfamilien 10
Programmauftrag mit Vorgaben 6/ 10 s. ADV-Programmierung; Programme ADV ggf.
länger für die Erschließung langfristig
aufzubewahrender digitaler Daten/ Dokumente
Programme ADV
- Programmauftrag mit Vorgaben 6/ 10 ggf. länger für die Erschließung langfristig
aufzubewahrender digitaler Daten/ Dokumente
- Programmbeschreibung 6/ 10 dto.
- Programmbibliothek: 6/ 10 dto.
Veränderungslisten
- Programmlisten 6/ 10 dto.
Prozesse
- Prozessakten 10/ 30 nach Verfahrensabschluss
- Prozesse bei vollstreckbaren Titeln 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 46 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Prozesskostenbelege und 10
Prozesskostenabrechnung
- Prozesskostenhilfe 5
Prüfungsberichte
- Gemeindeprüfung 10/ 30 die gesamte Verwaltungstätigkeit betreffend
- im Rahmen des internen 10 einzelne Schwerpunkte betreffend (Fachprüfung)
Kontrollsystems IKS
- Innenrevision (Fachprüfung) 10 einzelne Schwerpunkte betreffend (Fachprüfung)
- Rechnungsprüfung/ Revision vor Ort 10/ 30 die gesamte Verwaltungstätigkeit betreffend
- Technische Prüfung (einschl. ADV/ IT) 6/ 10 einzelne Schwerpunkte betreffend (Fachprüfung)
- Verbrauchsabrechnungen 6/ 10
(Fachprüfung)
- Versicherungsamt (Fachprüfung) 10
- Wirtschaftsprüfung 10 die wirtschaftliche Verwaltungstätigkeit betreffend
Q
Quellenschutzgebiet-, Quellfassungen 30
Quittungen 6/ 10 nach GemKVO, bzw. 10 Jahre angelehnt an §
147 Abgabenordnung (AO)
R
Radioaktiver Abfall 30
Rathaus: Allgemeines und Gebäude 30
Rationalisierungsmaßnahmen 10/ 30
Räum- und Streupflicht
- Allgemeines (Generalia) 30
- Einzelakten 6/ 10
Raumordnungsverfahren d
Realgemeindevermögen 30
Reallasten 30
Realschulen 10/ 30 s. Schulen
Rebenaufbaupläne 30
Rechenschaftsberichte 30
Rechenzentrum
- Datensammelsysteme: 6 10 Jahre, wenn Datenbestand nicht auf Papier
Lade-/ Entnahmeprotokoll gesichert ist; ggf. länger für die Erschließung
langfristig aufzubewahrender digitaler Daten/
Dokumente
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 47 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Eingabeprotokolle der Datenträger 6 dto.
- Jahresprotokoll des Job-Account 6 dto.
als Rechenzeitabrechnungsverfahrens
- Job-Account als 6 dto.
Rechenzeitabrechnungs-
verfahren (verfilmte Jahresprotokolle)
- Konsolprotokolle (verfilmt) 6 dto.
- Lade- und Entnahmeprotokolle 6 dto.
aus den Datensammelsystemen
- Logbuch 6 dto.
- Datenträger - Eingabeprotokoll 6 dto.
- Programmbibliothek: 6 dto.
Veränderungsliste
- Unterlagen zur Produktion 6 dto.
- Zugriffsprotokolle der 2 länger, wenn 2 Jahre zu kurz sind; aber
Telekommunikationsverbindungen angesichts der Datenfülle auch kürzer in
(einschl. Internetaktivitäten) Abstimmung mit dem Archiv
Rechnungen
soweit nicht Bestandteil 6/ 10 nach GemKVO, bzw. 10 Jahre angelehnt an §
besonderer Akten 147 Abgabenordnung (AO)
soweit sie 30
Konstruktionsangaben für
größere Bauten enthalten
Rechnungsbelege der Kasse 6/ 10 nach GemKVO, bzw. 10 Jahre angelehnt an §
147 Abgabenordnung (AO)
Rechnungsduplikate 1
Rechnungs-Gruppierungsübersicht 30
Rechtsamt
- Allgemeine Rechtsauskünfte 1
einfacher Art
- Einzelakten 10
- Fallbearbeitung/ 3 z. B. Mietsachen/ einfache Haftpflicht-,
Prozessführung, Routinefälle Arbeitsgerichtssachen
- Fallbearbeitung/ Prozessführung, 5
Sonstige Fälle
- Generalia 30
- Register 20
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 48 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Stellungnahmen ohne 5
Übernahme der Fallbearbeitung
Rechnungsprüfungsberichte 10/ 30 s. Prüfungsberichte
Rechtsgutachten 10
Rechtshilfeakten 5 nach Abschluss
Rechtsstelle des Sozialamtes 10
Rechtsstreitigkeiten 10/ 30
Regenrückhaltebecken 30
Regionalplanung 30
Reisegewerbekarten 10/ 30 nach Erlöschen der Erlaubnis
Reitwege 10/ 30
Religionsgemeinschaften 30
Renten
- Rentenakten: 30
Bearbeitete Leistungsanträge
- Rentenakten: 10/ 30
Eigenunfallversicherung
- Rentenakten der 30
Zusatzversorgungskasse
- Rentenkapitalisierungsanträge 10
Reste
- Restebücher 20
- Restebücher des Leihamtes 10
- Resteliste Soll-Ist - s. Personenkontenführung
Röntgen
- Behandlung: Aufzeichnungen 30 evtl. 3 Jahre nach dem Tod
- Untersuchung: Aufzeichnungen 10
Rücklagen 30
Rückmeldekarten 1
Rückstandsliste - s. Personenkontenführung
Rückstandsuntersuchungen 10
Rückzahlungsliste - s. Personenkontenführung
Ruhegeldkasse, Versorgungsakten 30
Rundfunkgebühren: Befreiung aus sozialen 1 nach Abschluss des letzten
Gründen Bewilligungszeitraumes
Rundverfügungen: Allgemeines 10/ 30
S
Sachbezüge und Ortslöhne/ 15
Versicherungswesen
Sachbücher 10
Sachkonten 10
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 49 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Sachkontenführung für IT-gestützte und entsprechende
konventionelle Bearbeitung
- Abrechnung mit anderen - nach fachlicher Prüfung
Kostenträgern
- Abstimmliste/ n: - nach Feststellung der Jahresrechnung
Ausgaben/ Einnahmen
- Anordnungsdatei: - nach Feststellung der Jahresrechnung
Jahressaldenliste
- Auflösung maschineller 10
Deckungskreise
- Auszahlungsliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Bankenliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Bestandsdateien: Auszüge - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Dispositionslisten - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Hauptbuch für Sonderkassen - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Haushaltsrechnung 30
- Haushaltsreste-Liste - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Ist-Fortschreibung 10
- Jahreskontoauszug: Ausgaben 10
- Jahresliste Mehrwertsteuer 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Jahressaldenliste, - nach Feststellung der Jahresrechnung
Anordnungsdatei
- Kontogegenbuch 10
- Lieferantendatei - Statistik - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Lieferantenverzeichnis - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Liste möglicher/ - nach Feststellung der Jahresrechnung
tatsächlicher Haushaltsreste
- Maschinelle 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Auszahlungsanordnung Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
- Maschinelle Deckungskreise 10
- Auflösungsprotokolle
- Mehrwertsteuerliste: monatlich - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Rechnungs- und 30
Gruppierungsübersicht
- Sachkontenauszug bei - nach Feststellung der Jahresrechnung
Speicherbuchführung
- Sachkontenauszug bei visuell 10
lesbarer Buchführung
- Sammelnachweis mit 10
Ergebnisdaten
- Soll-Fortschreibung - nach Feststellung der Jahresrechnung
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 50 von 65
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Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
- Übernahmeprotokoll der - nach Feststellung der Jahresrechnung
Sachkontenergebnisse und
offener Verfügungsbeträge
- Vierteljahresstatistik - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Vorhabensabrechnung - nach Feststellung der Jahresrechnung
- Zeitbuch 10
Säumniszuschläge 6
Saldenlisten
- Sachkontenauszug - nach Feststellung der Jahresrechnung
(Speicherbuchführung)
- bei visuell lesbarer Buchführung 10
Sammelnachweis mit Ergebnisdaten 10 s. Sachkontenführung
Sanierungsplanung 30
Sanierungsrechtliche Genehmigungen s. Baugesetzbuch
Sanitäre Anlagen 10 nach Außerbetriebnahme
Sanitäre Missstände und Maßnahmen 10
Satzungen der Kommunen 30
Satzungen der Versicherungen 20
Schadstoffbelastungen 10
Schäden
- Schadensakten 10/ 30
- Schadensversicherungsscheine 10
Schätzungen zur Gebäudebrandversicherung 30
Schätzungen durch Gutachterausschüsse 30
Schankerlaubnis 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Schauspielangelegenheiten 30
Scheidungsunterlagen 15 Festlegung Jugendamt
Schenkungsurkunden und -verträge 30
Schichtenbücher für Kraftfahrer 1
Schiedsakten 30
Schiffsatteste 30
Schießstandanlagen 10 nach Außerbetriebsetzung, auch länger, wenn
ungeklärtes Langzeitverhalten
Schirmherrschaften 30
Schlachthof, Schlachträume 30
Schleusenanlagen 30
Schlichtungshilfe 20
Schlösser, Burgen 30
Schnakenbekämpfungsmaßnahmen 10
Schneckensammelerlaubnis 10
Schöffen-Vorschlaglisten 10
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 51 von 65
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Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Schornsteinfegerangelegenheiten
- generell 10
- Mängelanzeigen 1
- Rücknahme von Anträgen 1
- Zurückweisungen 1
Schüler
- Schülerakten mit Prüfungsunterlagen 10/ 30
- Schülerentwicklung (Statistik) 30
- Schülerfahrkarten 5
- Schülerfahrverkehr 10 entspr. Nahverkehrsplanung
- Schülerkarteien 10
- Schülerunfallversicherung 10/ 30
Schulden
- Schuldendienst 30
- Schuldscheine 30
- Schuldurkunden 30
- Schuldverschreibungen 30
Schulen
- Klassenbücher 10/ 45 45 Jahre wenn Zeugnischarakter
(z.B. Abschlussnoten eingetragen)
- Unterlagen über die Klassenführung 10 § 6 SchulDSV M-V
- Schulärztliche Untersuchungen 10
- Schulakten über einzelne Schulen 30
- Schulaufsicht 30
- Schulbezirke 30
- Schulentwicklungspläne 30
- Schulische Veranstaltungen 10/ 30
- Schulkindergärten 10/ 30
- Schulkostenregelungen 10/ 30
- Schullandheime: Zuschüsse 10
- Schulleiter 30
- Schulordnung (Anstaltsordnung) 30
- Schulstatistik 30
- Schulstammrollen 20
- Schultagebücher 5/ 30
- Schulwegplanung 10/ 30
- Schulzahnärztliche Untersuchungen 10
- Schulabgangs- oder Abschlusszeugnis 45 § 6 SchulDSV M-V, andere Schulzeugnisse 5
Jahre
Schutzbauten 30
Schutzhütten 30
Schwerbehindertenrecht: Anträge 10
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 52 von 65
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DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Schwer-/ Großraumtransporte, 5
Genehmigungen
Selbstschutz 5/ 30
Selbstverwaltungsrecht: Generelle Unterlagen 30
Seuchen 10/ 30
Sicherungsmaßnahmen bei Bauarbeit im 5
Straßenraum
Sichtvermerkregister 10
Siegelführung 30 s. a. Dienstsiegel bzw. Wappen- und
Siegelführung
Sirenen 30
Sitzungsniederschriften 5/ 30
Soll-Fortschreibung - s. Krankenhaus: Personenkontenführung
Soll-Listen 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind
Soll-Listen ausgebuchter Kleinbeträge 6 7 Jahre, wenn 6 Jahre nach eigener
Einschätzung zu kurz sind
Sonderabfälle 30 wenn Langzeitverhalten noch ungeklärt dauernd
(in Absprache mit dem Archiv)
Sondernutzungen 5/ 30
Sonderschulen 10/ 30 s. Schulen
Sondervermögen 30
Sorgerecht
- Sorgerechtserklärungen (Urkunde) 30
- Sorgerechtspflegschaften - s. Pflegschaften
Soziale Dienste
- Hilfe- und Beratungsunterlagen 1/ 10 s. a. Erziehung
- Zentrale Einzelakten 5/ 10
Sozialhilfe nach dem Sozialgesetzbuch (SGB)
- Aufgaben SGB: Generalia 10 Festlegung Sozialamt
- Aufgaben SGB: Einzelanträge 10 Festlegung Sozialamt
- Aufgaben SGB: Einzelanträge 1 mindestens, bei rechtlichen Unklarheiten
abgelehnt entsprechend länger
- häusliche Ersparnis für Bürger in 10 Festlegung Sozialamt
Wohnheimen
- Heimkosten 20 Festlegung Sozialamt
- Einnahmen der Werkstatt für Behinderte 15 Festlegung Sozialamt
- Ausbildungsförderung (BAföG) im 6 s. a. Ausbildungsförderung
Rahmen SGB
- Jugendhilfe im Rahmen SGB 10
- Kriegsopferfürsorge im Rahmen SGB 6 ggf. auch 10 Jahre; s. a. Kriegsopfer
- Unterhaltsvorschuss im Rahmen SGB 6 s. a. Unterhalt
- Wohngeld (WoGG) im Rahmen SGB 10 Erlass des Ministeriums für Arbeit und Bau MV,
vom 31.10.2001 (Amtsblatt MV S. 1196)
Sozialhilfeträger 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 53 von 65
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Sozialstationen, Gründung, Satzung usw. 30
Sozialversicherung 30
Speicherbecken 30
Speisewirtschaften 10 nach Erlöschen der Konzession
Spendenbescheinigungen 10
Sperrbücher 5
Sperrmüllabfuhr - Verträge 10/ 30
Sperrstundenangelegenheiten 5
Spielhallen, -geräte, -kasinos 10 nach Erlöschen der Konzession
Spielpläne 30
Spielplätze, Spielanlagen 30
Spielstraßen 30
Sportärztliche Untersuchungen 10
Sportanlagen 30
Staatsangehörigkeitsangelegenheiten 30
Staatshaftungsangelegenheiten 10
Stadtarchiv - entspr. den Länderarchivgesetzen (s. a. Ziff. 1 ff.
dieses Berichtes)
Stadtbeschreibungen 30
Stadtgärtnerei 20/ 30
Städtebauliche Erneuerung, Pläne 30
Städtebauförderung 30
Stammkarten der Dienstkräfte 10 nach letzter Zahlung; bei vorzeitigem
Ausscheiden 100 Jahre nach der Geburt
Standesamt 30 Belege zu Beurkundungen der Geburten,
Eheschließungen und Sterbefälle und zu den
Randbemerkungen
Standesamtsaufsicht 30
Statische Berechnungen öffentlicher Gebäude 30 nach Beseitigung des Bauwerks bis zum
Abschluss der geprüften Schlussrechnung
Statistische Erhebungen, Berichte 30
Stauanlagen 30
Staubbekämpfung 10
Stellenausschreibungen 2/ 5 auch länger aus personalwirtschaftlichen
Gründen
Stellenplanunterlagen 20/ 30
Stempelkarten (Zeiterfassung) 5 10 Jahre, wenn für Kassenanordnung
begründend
Sterbebuch 30
Sterbestatistik - Krankenhaus - nach Abschluss der Fachprüfung s. Krankenhaus
Steuerakten 10 angelehnt an § 147 Abgabenordnung (AO)
Steueraufkommen 7
Steuern und Abgaben 6 bzw. 10 Jahre angelehnt an § 147
Abgabenordnung (AO)
Steuerordnungen 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 54 von 65
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und
Archivierung
Anlage 4: Aufbewahrungsfristen Inkrafttreten: 01.02.2014
Steuerrechtlich bedeutsames Schriftgut 6 bzw. 10 Jahre angelehnt an § 147
Abgabenordnung (AO)
Stichtagsprotokolle 6/ 10 s. Verbrauchsabrechnung
Stiftungen
- Leistungen aus den Stiftungserträgen 30 Regulierungshilfen als Beihilfe und Darlehen
- Verteilung der Stiftungserträge 10
Stimmbezirke 10/ 30
Stimmzettel - 60 Tage vor der Wahl des neuen Rates bzw.
Kreistages
Straßen: Bau und Unterhaltung 30
Straßenbahnen 30
Straßenbenennungen 30
Straßenbenutzung 10
Straßenkataster 30
Straßenrechtsakten 30
Straßenreinigung einschl. Winterdienst 5/ 30
Straßenverkehrsanordnungen 10
Straßenverkehrsbehörde: 5 nach Ablauf der Gültigkeit
Ausnahmegenehmigungen
Straußwirtschaften 10 nach Erlöschen der Erlaubnis
Streitregister des Versicherungsamtes 30
Streu- und Räumpflicht (Satzung) 30
Strom-, Gaslieferungsverträge 30
Stundungslisten -
Stundenzettel für Arbeiter 5 10 Jahre, wenn für die Kassenanordnung
begründend
Stundungszinsen - s. Personenkontenführung
Submission - s. Angebote
Suchkartei - s. Personenkontenführung
T
Tabellendatei für Berechnung 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften,
Erfahrungen, Risiken zu kurz sind; s. a.
Verbrauchsabrechnung
Tätigkeitsberichte 30
Tagebücher 2/ 30
Tagesabschlüsse 5
Tageseinrichtungen für Kinder: Akten Kinder/ 2 nach Ausscheiden der Kinder
Eltern
Tagespflege: Hilfe- und Beratungsunterlagen 1/ 10 s. a. Erziehung
Tagungen
- allgemeine 10
- bedeutsame 10/ 30
Talsperren 30
Anlage4_Aufbewahrungsfristen2017-05-19 Seite 55 von 65
