30-da-schriftgutverwaltung_geschwaerzt
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „DA 30 des Landkreises Rostock – Ordnung zur Schriftgutverwaltung und Archivierung“
Organisationsrecht des Landkreises Rostock
DA 30 – Schriftgutverwaltung und Archivierung
Inkrafttreten:
01.10.2021
Die Fachaufsicht unterliegt sämtlichen, für die Beschäftigten der aktenführenden Stellen
geltenden Geheimhaltungsvorschriften.
3. Grundsätze
3.1 Grundlegende Anforderungen
Schriftlichkeit: Das Verwaltungshandeln erfolgt in der Regel schriftlich.
Aktenmäßigkeit: Die aus dem Verwaltungshandeln hervorgehenden Dokumente,
Vorgänge und Akten sind einheitlich, sinnvoll geordnet und vollständig.
Wirtschaftlichkeit/ Ressourcenbewusstsein: Die aus dem Verwaltungshandeln
hervorgehenden bzw. der Entscheidungsfindung zugrundeliegenden Informationen
sind eindeutig und nicht-redundant geordnet und aufbewahrt. Die Ordnung erfolgt im
Zuge der Aufgabenerledigung.
Rechenschaftspflicht/ Revisionssicherheit: Informationen, Entscheidungen und
die Steuerung der Abläufe spiegeln sich im Schriftgut wider und sind damit nachvoll-
ziehbar.
Datenschutz/ Nachhaltigkeit: Das entstandene Schriftgut wird vor unbefugter Ein-
sicht bewahrt und entsprechend der datenschutz- und archivrechtlichen Vorgaben
aufbewahrt und archiviert. Damit ist eine nachhaltige Nutzung der Unterlagen im ge-
setzlichen Rahmen möglich.
3.2 Grundlegende Bestimmungen und Begrifflichkeiten
3.2.1 Schriftgut
Schriftgut umfasst sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstandenen Auf-
zeichnungen, die einen oder mehrere Sachverhalte betreffen. Dazu gehören auch sol-
che, die in den Besitz der Kreisverwaltung übergegangen sind. Das Schriftgut ist grund-
sätzlich in Akten, Vorgänge und Dokumente gegliedert.
Zum Schriftgut gehören ebenfalls sämtliche digitalen Unterlagen, sofern sie bei der
Verwaltungstätigkeit anfallen, unabhängig davon, ob diese elektronisch entstanden sind
oder nachträglich digitalisiert wurden. Dies gilt auch für audiovisuelle Aufzeichnungen,
digitale Informationsobjekte aus Fachverfahren und Daten aus dem Intra-/Internet.
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3.2.2 Aktenrelevanz von Schriftgut
Aktenrelevant ist Schriftgut, das erforderlich und geeignet ist, die getroffenen Entschei-
dungen sowie den Entscheidungsprozess jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar zu
machen.
Die Speicherung aktenrelevanten Schriftgutes in der persönlichen Ablage im DMS/VBS
ist untersagt.
3.2.3 Elektronische Vorgänge und elektronische Akten
Den elektronischen Vorgang bilden die Gesamtheit der relevanten Dokumente sowie
die Arbeitsschritte eines Vorgangs, die in digitaler Form vorliegen. Die Gesamtheit der
elektronischen Vorgänge zu einem Aktenbetreff bildet die elektronische Akte.
Bis auf die Formfrage gelten sämtliche Vorschriften zur papiergebundenen Schriftgut-
verwaltung für elektronisches Schriftgut in gleicher Weise. Ausnahmen von der Form-
freiheit, die gesetzlich bestimmt sind, bleiben davon unberührt. In diesem Fall bleibt das
papiergebundene Schriftgut erhalten und ausschließlich aktenrelevant.
3.3 Übergangsregelung bis zur Einführung der elektronischen Akte
Bis zur Einführung der elektronischen Akte ist aktenrelevantes Schriftgut in Papierform
zu den Akten zu geben. Bei den dazu erforderlichen Ausdrucken von digitalen Doku-
menten ist der Ressourcen schonende Umgang zu beachten.
4. Sachbearbeitung von Vorgängen
4.1 Vorgang
Ein Vorgang ist die Sammlung aller zu einem Geschäftsvorfall gehörenden Dokumente
samt den dazugehörigen Arbeitsschritten.
4.2 Vorgangsbezogene Sachbearbeitung
Jeder einzelne Arbeitsschritt ist Teil des gesamten Vorgangs und muss als solcher un-
mittelbar erkennbar sein. Das Ergebnis der Sachbearbeitung ist jeweils schriftlich nie-
derzulegen, entweder in Form eines Schreibens, als Aktenvermerk oder als Vermerk
bzw. Verfügung in Kurzform. Jede Sachbearbeitung wird abgeschlossen durch eine
Verfügung mit Angabe des jeweils nächsten Arbeitsschritts.
Vorgänge werden mit Geschäftszeichen versehen. Geschäftszeichen bestehen aus der
Identifikation der aktenführenden Stelle, dem Aktenzeichen und einer Identifikation des
Vorgangs (entweder laufende Vorgangsnummer oder Identifikator im Fachverfahren).
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4.3 Registrierung von Schriftgut
Das Schriftgut ist bei Eingang bzw. Entstehen mit dem Aktenzeichen bzw. Geschäfts-
zeichen zu versehen. Es ist schon während der Sachbearbeitung unter Wahrung des
sachlichen Zusammenhangs nach Datum abzulegen, so dass im Regelfall das älteste
Dokument obenauf liegt (sog. Behördenheftung).
Schriftgut darf nur aufgrund einer Aktenverfügung zum Vorgang genommen werden.
Die Verfügung ist mit Datum und Paraphe zu versehen.
Bezieht sich Schriftgut der Sache nach auf mehrere Vorgänge oder Akten, so ist es
nach seinem hauptsächlichen Betreff zuzuordnen; für die übrigen Vorgänge oder Akten
ist ein Querverweis zu fertigen.
5. Aktenführung
5.1 Akte
Eine Akte ist die Zusammenfassung aller Vorgänge, die zu einem sachlichen Betreff
gehören. Die Akte wird unterhalb eines Aktenplaneintrages (Aktenbetreff) angelegt. Sie
hat ein eindeutiges Aktenzeichen. Das Aktenzeichen besteht aus der sechsstelligen
Notation des Aktenbetreffs und einer laufenden Aktennummer.
5.2 Form der Akten: Papierakte, elektronische Akte, Hybridakte
Akten können als Papierakten, als elektronische Akten oder als Hybridakten vorliegen.
Papierakten werden vollständig in papiergebundener Form abgelegt. Bei elektroni-
schen Akten liegen sämtliche Unterlagen in digitaler Form vor. Bei Hybridakten liegt
ein Teil der Unterlagen in elektronischer Form, ein Teil in Papierform vor.
Bei Hybridakten muss im jeweils führenden System ein Nachweis der jeweils dort nicht
verwahrten Unterlagen geführt werden. Die Unterlagen müssen so verzeichnet sein,
dass der dauerhafte Zusammenhang gewährleistet ist. Die Führung von Hybridakten ist
auf eine Übergangszeit oder auf wenige, sachlich begründete Ausnahmen zu be-
schränken.
5.3 Registratur (Papierakten)
Das für den Dienstbetrieb laufend benötigte Schriftgut wird in Registraturen aufbewahrt.
Registraturen können zentral oder am Arbeitsplatz eingerichtet werden. Neue Akten
sind mit dem korrekten Aktenzeichen, einem aussagekräftigen Aktentitel, der aktenfüh-
renden Stelle und einer Laufzeit (Begonnen - Geschlossen) zu versehen.
Die Einrichtung zentraler Registraturen bedarf der Zustimmung des Amtes für Personal
und Organisation sowie des Amtes für Service und Gebäudemanagement. Zudem sind
das Amt für Personal und Organisation und das Amt für Service und Gebäudemanage-
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ment bei einer grundlegenden Veränderung des Ablagesystems, zur wirtschaftlichen
und organisatorischen Prüfung, zu beteiligen.
Während der Aufbewahrung in Registraturen sind die Dienststellen für die Ordnung und
Führung der Akten, die Aktenausleihe, Akteneinsicht, Aktenauskünfte sowie für die Ab-
lieferung der Akten an das Kreisarchiv verantwortlich.
5.4 Elektronische Parallelregistratur
Die elektronische Parallelregistratur ist ein Zwischenschritt zur Einführung elektroni-
scher Akten. Maßgeblich bleibt dabei die Papierakte, um die Rechtssicherheit zu ge-
währleisten. Die elektronische Ablage auf Serverebene dient nicht der Langzeitspeiche-
rung.
5.4.1 Ablage elektronisch vorliegender Dokumente
Aktenführende Stellen, die nicht mit elektronischen Akten arbeiten, können die bei ihnen
anfallenden elektronischen Dokumente in einer elektronischen Parallelregistratur able-
gen. Aktenrelevantes Schriftgut ist der führenden Papierakte zuzuordnen.
5.4.2 Einordnung von elektronischen Dokumenten
Elektronisch eingegangene oder erstellte oder in elektronische Form überführte Doku-
mente sind, wenn die aktenführende Stelle eine elektronische Parallelregistratur führt,
unmittelbar abzulegen. Dabei ist ein eindeutiger und vollständiger Dateiname zu verge-
ben, der in der Regel mindestens das Datum, achtstellig rückläufig (Format JJJJMMTT),
ein Schlagwort und ggf. Aktenzeichen oder Geschäftszeichen enthält. Die Bildungsre-
geln für Dateinamen der Fachanwendung bleiben unberührt.
5.5 Elektronische Aktenführung
5.5.1 Einführung der elektronischen Akte
Bei der Einführung der elektronischen Akte in einer aktenführenden Stelle bleiben die
Grundsätze der Schriftgutverwaltung und der Aktenführung unberührt.
Dokumente mit wichtiger Bedeutung bzw. von erheblichem wirtschaftlichem oder recht-
lichem Interesse (z. B. Urkunden und Verträge, Sonderschriftgut) sind von der aktenfüh-
renden Stelle entsprechend dem Dokumentenkonzept des Landkreises Rostock zur
„Einführung eines DMS“ in der jeweils gültigen Fassung zu behandeln.
Aufzeichnungen auf konventionellen und digitalen Datenträgern wie Fotos, Karten, Plä-
ne, Zeichnungen, Plakate, Karteien, Mikrofiches und audiovisuelle Aufzeichnungen sind
zum dauerhaften Erhalt gesondert aufzubewahren. Besonders ist auf den Erhalt der
Metadaten zu achten. Beim Schriftgut und in der Akte/im Vorgang sind die entspre-
chenden Querverweise anzubringen. Auch diese Aufzeichnungen sind regelmäßig dem
Kreisarchiv anzubieten.
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5.5.2 Maßnahmen zur Beschränkung der Lesbarkeit von Dateien
Die Anwendung technischer Maßnahmen zur Beschränkung der Lesbarkeit von Dateien
im DMS ist untersagt. Dies umfasst beispielsweise die Ablage verschlüsselter E-Mails
oder kennwortgeschützter oder komprimierter Dateien sowie nicht lesbare Fremdforma-
te aus Fachanwendungen. Nicht betroffen sind jedoch Maßnahmen des DMS selbst, die
den Zugriff auf die Dateien über ein dokumentiertes Berechtigungskonzept betreffen.
Sofern gesetzliche Schutzbedarfe bestehen, sind diese in Abstimmung mit der DMS-
Fachadministration, der DMS-Registratur und dem Kreisarchiv umzusetzen.
5.6 Verschlusssachen
Für die Kennzeichnung, Behandlung und Aufbewahrung von Verschlusssachen gelten
die bundes- und landesrechtlichen Regelungen.
6. Aktenausleihe, Akteneinsicht und Aktenauskünfte
6.1 Grundsatz des Datenschutzes
Aktenausleihe, Akteneinsicht und Aktenauskünfte erfolgen nur, soweit dies gesetzlich
zulässig ist. Zu beachten sind auch schutzwürdige Belange der Betroffenen oder Dritter.
Im Zweifel ist die für den Datenschutz zuständige Stelle zu beteiligen.
6.2 Aktenausleihe, Akteneinsicht und Aktenauskunft
Aktenausleihe, Akteneinsicht und Aktenauskunft dürfen von verantwortlichen Beschäf-
tigten nur dann erfolgen, wenn sie dienstlich notwendig und rechtlich zulässig sind.
Die Vorlage von Schriftgut vor Gericht erfolgt aufgrund gerichtlicher Anordnung.
Schriftgutausleihen und Akteneinsichten sind aktenkundig zu dokumentieren. Auszulei-
hende Akten sind zu paginieren.
6.3 Aussonderung und Archivierung
Zur Aussonderung und Archivierung sind die Archivgesetze und die Satzung des Ar-
chivs des Landkreises Rostock vorrangig zu beachten.
6.4 Aussonderung und Anbietung
Die aktenführenden Stellen der Kreisverwaltung sind verpflichtet, das für den laufenden
Dienstbetrieb nicht mehr benötigte elektronische oder in Papierform geführte Schriftgut
in regelmäßigen Zeitabständen dem Kreisarchiv anzubieten. Eine Vernichtung von
Schriftgut oder eine Entnahme einzelner Vorgänge oder Dokumente ist ohne Einwilli-
gung des Kreisarchivs nicht zulässig. Das Schriftgut ist vollständig zu übergeben.
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6.5 Form der Ablieferung (Papierakte)
Die abzuliefernden Akten sind von der abgebenden Stelle mit einem Deckblatt und an
der Unterseite mit einer stabilisierenden Pappe zu versehen. Gelochte Akten sind auf
einen Heftbügel zu ziehen. Ungelochte Akten sind zu verschnüren. Die innere Ordnung
ist beizubehalten. Die Höchststärke der zu archivierenden Akteneinheiten beträgt 6 cm.
Anderes Schriftgut ist dem Archiv in geeigneter Form zu übergeben (z. B. Karteien,
Pläne, elektronische Datenträger usw.).
Das Aktendeckblatt ist konkret zu beschriften. Bezeichnungen wie „Allgemeines“ oder
„Sonstiger Schriftverkehr“ sind unkonkret und deshalb nicht zulässig. Wenn das Schrift-
gut vor der Übergabe durch das Archiv als archivwürdig bewertet wurde, sind sämtliche
Metall- und Kunststoffteile sowie ähnliche artfremde Gegenstände vor der Schrift-
gutübergabe durch die abliefernde Stelle zu entfernen.
Für jede Ablieferung an das Kreisarchiv ist ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen. Die
Form des Ablieferungsverzeichnisses wird durch das Kreisarchiv vorgegeben.
6.6 Form der Ablieferung (elektronisches Schriftgut)
Aussonderung und Bewertung des elektronischen Schriftguts erfolgen nach Maßgabe
des Kreisarchivs. Elektronisch vorliegendes Schriftgut ist vor der physikalischen Lö-
schung dem Kreisarchiv anzubieten.
Wird elektronisches Schriftgut archiviert, so sind vor dessen Übergabe von der anbie-
tenden Stelle alle zur Verarbeitung und Nutzung der Daten notwendigen Informationen
zu dokumentieren. Bei der Übergabe an das Archiv müssen die technischen Rahmen-
bedingungen der Lesbarkeit zur späteren Einsichtnahme gewährleistet werden.
6.7 Aufbewahrungsfristen und ihre Überwachung
Die Verantwortung für die korrekte Angabe der Aufbewahrungsfristen obliegt der akten-
führenden Stelle. Diese ist von der aktenführenden Stelle vor einer Kassation zu prüfen.
Die Überwachung der Aufbewahrungsfristen obliegt in den Registraturen den zuständi-
gen Beschäftigten. Für Akten, die bereits in das Zwischenarchiv übergeben wurden,
überwacht das Kreisarchiv die Aufbewahrungsfristen.
6.8 Bewertung
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wird durch das Kreisarchiv über die weitere Auf-
bewahrung oder die Kassation des Schriftgutes entschieden. Nicht archivwürdiges
Schriftgut im Zwischenarchiv wird mit Zustimmung der abliefernden Stelle durch das
Kreisarchiv datenschutzgerecht vernichtet (Kassation). Wenn für bestimmte Aktengrup-
pen beim Ablauf der Aufbewahrungsfrist keine zuständige Stelle ermittelt werden kann,
entscheidet das Kreisarchiv in alleiniger Verantwortung über die weitere Aufbewahrung
oder Kassation der Unterlagen.
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Das Kreisarchiv kann aktenführenden Stellen Kassationsgenehmigungen für eine be-
stimmte Ablieferung oder grundsätzlich für bestimmte Aktengruppen erteilen.
Über Kassationen ist ein Nachweis zu führen . Der Kassationsnachweis ist dauerhaft im
Kreisarchiv aufzubewahren.
6.9 Aus leihe aus dem Archiv
Die zuständigen Stellen recherchieren selbstständig nach ihren Akten. Siekönnen die
Akten unter Angabe der Archivsignaturen im Kreisarchiv ausleihen. Der Zugriff wird den
berechtigten Beschäftigten eingerichtet. Vor erstmaliger Handhabung erfolgt eine Ein-
weisung durch die Beschäftigten des Kreisarchivs.
6.10 Belegstücke
Von amtlichen Drucksachen und allen sonstigen Veröffentlichungen der Kreisverwal-
tung sind je zwei Belegstücke an das Kreisarchiv zu
r dauernden Aufbewahrung abzu-
geben.
7. Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am 01.10.2021 in Kraft, gleichzeitig tritt die bisher gültige
Dienstanweisung 30 - Schriftgutverwaltung und Archivierung vom 01.04.2020 außer
Kraft.
Güstrow, den 29.09.2021
Gez.
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Landrat
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Glossar1
Akte
Zusammenfassung aller Vorgänge zu einem sachlichen Betreff unterhalb des Ak-
tenbetreffs im Aktenplan
Aktenbetreff
die unterste Hierarchieebene des Aktenplans, der Akten zugeordnet werden
Das Aktenplankennzeichen des Aktenbetreffs bildet das Aktenzeichen.
Aktenplan
vorausschauend angelegtes, nach anfallenden Aufgaben gegliedertes Ord-
nungsschema zur Anlage von Akten
Jedem Aktenbetreff wird eine Notation (Aktenplankennzeichen) zugeordnet, die
Teil des Aktenzeichens ist.
Aktenplankennzeichen
Notation im Aktenplan
Aktenrelevanz
Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungs-
schritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollstän-
digkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshan-
delns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhal-
ten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les-
und Nutzbarkeit verstanden.
Aktentypen
Elektronische Akten liegen vollständig in elektronischer Form vor und bestehen
aus der Gesamtheit der elektronischen Vorgänge zu einem Aktenbetreff.
Hybridakten liegen teils in elektronischer Form, teils in Papierform vor.
Papierakten sind die traditionell vorliegenden Akten, bei denen sämtliche Unter-
lagen in Papierform abgelegt werden.
1 Quellen:
AG IT-gestützte Verwaltungsarbeit: Grundsatzpapier „Aktenrelevanz von Dokumenten“; 2009.
DIN 31644:2012-04: Information und Dokumentation – Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive.
DIN ISO 15489-1:2002-12: Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung.
Fachkonzept „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock“; 20.11.2018.
Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung; 2000.
Menne Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie; 1992.
Norbert Reimann (Hg.): Praktische Archivkunde; 2014.
https://www.duden.de/
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Aktenverfügung
Instrument zur Steuerung und Kontrolle von Prozessen der arbeitsteiligen Aufga-
benerledigung in Verwaltungen
Einzelne Schritte werden in der beabsichtigten Reihenfolge der Erledigung auf-
gelistet, nummeriert und nach Erledigung mit Datum und Paraphe gezeichnet.
Aktenvermerk / Vermerk
auf die jeweilige Aufgabenstellung orientierte Zusammenfassung von Informatio-
nen über Ereignisse oder Gespräche, die für den weiteren Ablauf einer Handlung
wichtig sein können und deshalb zu den entsprechenden Akten oder Vorgängen
genommen werden
Aktenzeichen
eindeutiger Identifikator der Akte, bestehend aus der Notation (sechsstellige Zif-
fer des Aktenbetreffs) und einer laufenden Aktennummer
Archivierung
archivwürdige Unterlagen erfassen, zu übernehmen, dauerhaft zu sichern, durch
Findhilfsmittel zu erschließen und für die Benutzung bereitzustellen
Archivwürdigkeit
Unterlagen, die nach Feststellung des Kreisarchivs aufgrund ihrer rechtlichen,
politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für Wissen-
schaft und Forschung, für das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für
die Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung von bleibendem Wert sind
Aufbewahrungsfrist
Frist für die Aufbewahrung von Unterlagen bei der aktenführenden Stelle oder in
einem Zwischenarchiv (Verwaltungsarchiv)
Aussonderung
Herausnahme der abgeschlossenen Akten und sonstiger Unterlagen aus einer
Registratur oder einem Dokumentenmanagementsystem zur Entscheidung über
die Anbietung an ein Archiv oder Vernichtung
Bewertung
Ermittlung der Archivwürdigkeit durch das Archiv
Dokument
Der Begriff wird im umfassenden Sinne als Träger von Informationen irgendwel-
cher Art zu einer oder mehreren Angelegenheiten, Ereignissen oder Aktivitäten
gebraucht (z. B. Eingangsdokument, Ausgangsdokument, Vertrag). Es kann aus
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einer oder mehreren Seiten bzw. im DMS aus einer oder mehrerer Dateien, samt
Anlagen bestehen.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
computergestütztes System, das die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und
Speicherung von Dokumenten zuverlässig sicherstellt
E-Government
Regieren und Verwalten mithilfe moderner Informations- und Kommunikations-
technologien zur Vereinfachung und Beschleunigung des Verwaltungshandelns
Elektronische Parallelregistratur
➔ Registratur
Foliieren
anbringen einer Blattzählung
Geschäftsvorfall
kleinste Bearbeitungseinheit bei der Aufgabenwahrnehmung
Durch die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls entsteht ein Vorgang, z. B. der
Posteingang (Geschäftsvorfall) führt zur Sachbearbeitung (Vorgang).
Geschäftszeichen
eindeutiger Identifikator des Vorgangs
Es besteht aus der Notation der aktenführenden Stelle, dem Aktenzeichen und
einer Identifikation des Vorgangs (entweder laufende Vorgangsnummer oder
Identifikator im Fachverfahren).
Kassation
Vernichtung nicht archivwürdiger Unterlagen
Negativliste
Auflistung der Schriftstücke, die nicht ersetzend gescannt werden dürfen
Paginieren
anbringen einer Seitenzählung
Paraphe
Namenszug, -zeichen, -stempel, mit dem jemand etwas als gesehen kennzeich-
net, unterzeichnet o. Ä.
Redundanz
nicht aktenrelevante Informationen
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