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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „NKF-Handreichung für Kommunen“
NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
§ 92 GO NRW
7.4 Zu Satz 4 (Erleichterung bei der Berichtigung und Nachholung von Wertansätzen):
Die haushaltsrechtliche Vorschrift sieht ausdrücklich vor, dass vorherige Jahresabschlüsse der Gemeinde, also
gemeindliche Jahresabschlüsse in dem Zeitraum zwischen der gemeindlichen Eröffnungsbilanz und dem Jahres-
abschluss der Gemeinde, in dem von der Gemeinde eine Berichtigung ihrer Eröffnungsbilanz vorgenommen wird
oder eine Nachholung von Wertansätzen in der Eröffnungsbilanz erfolgt, nicht berichtigt werden müssen. Gleich-
wohl ist diese Zeit bei der Festlegung der Wertgrößen, die dann als Wertansätze in der gemeindlichen Bilanz
ausgewiesen werden, zu berücksichtigen.
Mit der Vorschrift soll den Gemeinden eine Erleichterung an die Hand gegeben werden, um den zusätzlichen
Aufwand zu vermeiden. Dadurch wird vermieden, die bereits bekannt gemachten gemeindlichen Jahresabschlüs-
se nochmals durch den Kämmerer neu aufzustellen und vom Bürgermeister zu bestätigen sowie vom Rech-
nungsprüfungsausschuss zu prüfen und vom Rat festzustellen. In besonderen örtlichen Einzelfällen kann sich
aber durchaus ein Bedürfnis für eine solche umfangreiche Berichtigungsreihe ergeben.
Die Fehlerhaftigkeit der gemeindlichen Eröffnungsbilanz muss so groß und gravierend sein, dass unter dem Ge-
sichtspunkt der Wesentlichkeit und der Aufgabe der gemeindlichen Jahresabschlüsse, ein den tatsächlichen
Verhältnissen entsprechendes Bild der wirtschaftlichen Lage der Gemeinde zu vermitteln, sowie des Informa-
tionsinteresses der Adressaten der gemeindlichen Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse der Gemeinde, die
Vornahme einer Berichtigung aller Abschlüsse als zwingend anzusehen ist. Ein Ansatz dafür oder dagegen bieten
jeweils der Tenor, der im Rahmen der Prüfung der gemeindlichen Abschlüsse nach § 92 Absatz 5 und § 101 GO
NRW zu erteilenden Bestätigungsvermerke, die Gegenstand der Feststellung durch den Rat, aber auch Grundla-
ge für die Entlastung des Bürgermeisters sind (vgl. § 96 GO NRW).
GEMEINDEORDNUNG 1190
NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
§ 92 GO NRW
(Aus technischen Gründen nicht bedruckt)
GEMEINDEORDNUNG 1191
NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
§ 92 GO NRW
(Aus technischen Gründen nicht bedruckt)
GEMEINDEORDNUNG 1192
NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
§ 93 GO NRW
§ 93
Finanzbuchhaltung
(1) 1Die Finanzbuchhaltung hat die Buchführung und die Zahlungsabwicklung der Gemeinde zu erledigen. 2Die
Buchführung muss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung so beschaffen sein, dass
innerhalb einer angemessenen Zeit ein Überblick über die wirtschaftliche Lage der Gemeinde gegeben werden
kann. 3Die Zahlungsabwicklung ist ordnungsgemäß und sicher zu erledigen.
(2) Die Gemeinde hat, wenn sie ihre Finanzbuchhaltung nicht nach § 94 durch eine Stelle außerhalb der Gemein-
deverwaltung besorgen lässt, dafür einen Verantwortlichen und einen Stellvertreter zu bestellen.
(3) 1Soweit die ordnungsgemäße Erledigung und die Prüfung gewährleistet sind, kann die Finanzbuchhaltung für
funktional begrenzte Aufgabenbereiche auch durch mehrere Stellen der Verwaltung erfolgen. 2Absatz 2 bleibt
unberührt.
(4) 1Die mit der Prüfung und Feststellung des Zahlungsanspruches und der Zahlungsverpflichtung beauftragten
Bediensteten dürfen nicht Zahlungen der Gemeinde abwickeln. 2Das Gleiche gilt für die mit der Rechnungsprü-
fung beauftragten Bediensteten.
(5) Der Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung und sein Stellvertreter dürfen nicht Angehörige des Bürger-
meisters, des Kämmerers, der Leitung und der Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung sowie mit der Prüfung
beauftragter Dritter sein.
(6) Die Geschäftsvorfälle der Sondervermögen und der Treuhandvermögen sind gesondert abzuwickeln, wenn für
diese Vermögen gesonderte Jahresabschlüsse aufgestellt werden.
Erläuterungen zu § 93:
I. Allgemeines
1. Die örtliche Finanzbuchhaltung
1.1 Allgemeine Grundlagen
Die Einführung der Ressourcenorientierung in der gemeindlichen Haushaltswirtschaft und die Erfassung der ge-
meindlichen Geschäftsvorfälle sowie der Vermögens- und Schuldenlage nach dem System der doppelten Buch-
führung haben dazu geführt, eine gesonderte Vorschrift über die gemeindliche Aufgabe "Finanzbuchhaltung" zu
erlassen. Diese Aufgabe soll alle Tätigkeiten der Gemeinde umfassen, die zur Abwicklung der haushaltswirt-
schaftlich relevanten Geschäftsvorfälle erforderlich sind, insbesondere die Geschäftsvorfälle zu erfassen und zu
buchen sowie die daraus entstehende Zahlungsabwicklung durchzuführen.
Die haushaltsrechtlichen Vorgaben sollen dazu beitragen, dass im gemeindlichen Jahresabschluss die Vermö-
gens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde zutreffend dargestellt wird. Deren Fortschreibung muss
von der Gemeinde aufgrund und entsprechend der Geschäftsvorfälle im Haushaltsjahr gewährleistet werden. Zur
gemeindlichen Finanzbuchhaltung sind deren grundsätzlicher Umfang und die aufgabenbezogenen Inhalte haus-
haltsrechtlich näher bestimmt worden (vgl. § 27 ff. GemHVO NRW).
Alle gemeindlichen Vorgänge, die sich wertmäßig erfassen lassen, sollen in der Finanzbuchhaltung mit den Me-
thoden der doppelten Buchführung sachlich und zeitlich geordnet erfasst, gebucht und dokumentiert werden. Für
die gemeindliche Zahlungsabwicklung bedurfte es dabei unter Sicherheitsaspekten besonderer Vorgaben (vgl. §§
GEMEINDEORDNUNG 1193
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§ 93 GO NRW
30 und 31 GemHVO NRW). Die haushaltsrechtlichen Vorschriften über die Bewirtschaftung und Überwachung
der im Haushaltsplan enthaltenen Ermächtigungen sowie über den Umgang mit gemeindlichen Ansprüchen und
Verpflichtungen sind dabei nicht unbeachtlich und stehen mit den Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhal-
tung in unmittelbarer Verbindung (vgl. §§ 23 und 26 GemHVO NRW).
Die gemeindliche Finanzbuchhaltung hat aus ihrem (externen) Rechnungskreis heraus die Angaben zu machen
und die Daten zu liefern, die eine Grundlage für die gemeindliche Haushaltsplanung sowie für den Jahresab-
schluss der Gemeinde bilden sollen. Daneben stellt die Kosten- und Leistungsrechnung der Gemeinde den zwei-
ten Hauptbereich des gemeindlichen Rechnungswesens dar. Sie wird über einen eigenen (internen) Rechnungs-
kreis der Gemeinde abgewickelt (vgl. § 18 GemHVO NRW).
Diese umfassenden Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhaltung erfordern eine ordnungsgemäße Ge-
schäftsorganisation in der Eigenverantwortung der Gemeinde. Aufgrund dessen soll die Gemeinde die Einhaltung
der haushaltsrechtlichen Vorschriften und der betriebswirtschaftlichen Erfordernisse gewährleisten. Der Bürger-
meister als Verantwortlicher für den Geschäftsablauf in der Gemeindeverwaltung hat dazu die erforderlichen
Maßnahmen zu ergreifen und die notwendigen Regelungen zu treffen (vgl. § 31 GemHVO NRW).
Die besonderen organisatorischen Abläufe in der Gemeindeverwaltung müssen den Zielen und Zwecken der
gemeindlichen Haushaltswirtschaft unter Einbeziehung der jährlichen Haushaltsplanung und der Abschlüsse
ausreichend gerecht werden. Diese Erfordernisse klammern das notwendige Prüfungsgeschehen im Rahmen der
örtlichen Prüfung nicht aus (vgl. §§ 101 ff. GO NRW). Ohne eine genaue Kenntnis möglicher Hindernisse und
Ungereimtheiten sind Verbesserungen bei der Ausführung von Aufgaben und bei den Abläufen in der gemeindli-
chen Finanzbuchhaltung kaum umsetzbar.
1.2 Die Durchführung der Aufgaben
Die gemeindliche Finanzbuchhaltung verbindet mit ihrer Buchführung und Zahlungsabwicklung die Haushaltspla-
nung der Gemeinde mit dem Jahresabschluss und dem Gesamtabschluss. Sie ist nach der haushaltsrechtlichen
Vorschrift für die Buchführung und die Zahlungsabwicklung der Gemeinde verantwortlich. Innerhalb der Gemein-
deverwaltung sollen möglichst mehrere Beschäftigte an der Entscheidung und Abwicklung eines gemeindlichen
Geschäftsvorfalls beteiligt sein. Die Gemeinde hat z. B. sicherzustellen, dass das Vier-Augen-Prinzip eingehalten
und die Finanzbuchhaltung durch Personen überwacht wird, die nicht unmittelbar an der Abwicklung von ge-
meindlichen Geschäftsvorfällen beteiligt sind.
In der Finanzbuchhaltung sind alle Geschäftsvorfälle der Gemeinde systematisch und lückenlos nach bestimmten
Regeln und Ordnungskriterien wertmäßig zu erfassen. Die dadurch bedingten Veränderungen der Vermögens-
und Schuldenlage der Gemeinde sind ebenfalls zu erfassen und zu buchen. Durch die Aufgaben der Finanz-
buchhaltung wird die Aufstellung des gemeindlichen Jahresabschlusses ermöglicht, denn sie liefert die zutreffen-
den Daten für die Ergebnisrechnung, die Finanzrechnung und die Bilanz.
Diese Sachlage erfordert bei einer dezentralen Erledigung der Aufgaben eine informatorische und funktionelle
Zusammenführung der Ergebnisse der gemeindlichen Haushaltswirtschaft im Haushaltsjahr. Für das Buchungs-
geschäft hat sich die Finanzbuchhaltung des Systems der doppelten Buchführung zu bedienen (vgl. § 27 Absatz
1 GemHVO NRW). Sie muss unter Beachtung der GoB die gemeindlichen Geschäftsvorfälle in den Büchern
sachlich und zeitlich geordnet sowie klar ersichtlich und nachprüfbar aufzeichnen.
Die Aufzeichnungspflicht der Gemeinde führt zu einer laufenden, systematisch geordneten Dokumentation der
erfassten gemeindlichen Geschäftsvorfälle. Als gemeindlicher Geschäftsvorfall wird dabei ein Ereignis verstan-
den, das von der Gemeinde buchhalterisch zu erfassen ist, weil es zu wirtschaftlichen und/oder finanziellen Aus-
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wirkungen für die Gemeinde führt. Es kann dabei zwischen bestandswirksamen und ergebniswirksamen sowie
finanzwirksamen Geschäftsvorfällen unterschieden werden.
Die haushaltsrechtlich bestimmten Aufgaben der gemeindlichen Zahlungsabwicklung sind vom Bürgermeister in
einer örtlichen Dienstanweisung zu konkretisieren (vgl. § 31 Absatz 2 Nummer 3 GemHVO NRW). Es sollen u. a.
örtliche Regelungen über die Aufbau- und Ablauforganisation der Finanzbuchhaltung (Geschäftsablauf) mit Fest-
legungen über sachbezogene Verantwortlichkeiten und Unterschriftsbefugnisse, aber auch über den Einsatz von
automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung getroffen werden.
Über die Verwaltung der gemeindlichen Zahlungsmittel sind vom Bürgermeister ebenfalls Festlegungen zu tref-
fen, bei der auch Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen sind. Es ist aber auch die sichere Verwahrung und Ver-
waltung von Wertgegenständen sicherzustellen (vgl. § 31 Absatz 2 Nummer 5 GemHVO NRW). Im Rahmen der
Festlegung des gemeindlichen Geschäftsablaufs in Form der Aufbau- und Ablauforganisation der Finanzbuchhal-
tung soll der Bürgermeister jeweils Verantwortliche bestimmen.
Er hat dazu die Vorgabe zu beachten, dass für die gesamte Finanzbuchhaltung der Gemeinde mindestens ein
Verantwortlicher und ein Stellvertreter zu bestellen sind (vgl. § 93 Absatz 2 GO NRW). Bei der Bestellung dieser
Personen ist das gesetzlich bestimmte Verwandtschaftsverbot zu beachten (vgl. § 93 Absatz 5 GO NRW). In
diesem Zusammenhang sollten auch Verantwortliche bestimmt werden, wenn in der gemeindlichen Finanzbuch-
haltung die bei den Sondervermögen und Treuhandvermögen entstandenen Geschäftsvorfälle abzuwickeln und
für diese Vermögensformen gesonderte Jahresabschlüsse aufzustellen sind.
1.3 Die organisatorische Ausgestaltung
1.3.1 Allgemeine Sachlage
Die haushaltsrechtlichen Regelungen zur gemeindlichen Finanzbuchhaltung sind unter Einbeziehung der örtli-
chen Gegebenheiten von der Gemeinde eigenverantwortlich weiter auszugestalten. Sie enthalten keine Festle-
gungen über die organisatorische Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung vor Ort, sondern eröffnen der Gemeinde
angemessene Gestaltungsspielräume. Die örtliche Entscheidung für eine bestimmte Organisationsform der Fi-
nanzbuchhaltung wird dabei maßgeblich durch die von der Gemeinde insgesamt zu erfüllenden fachlichen Auf-
gaben und dem daraus entstehenden Buchungs- und Zahlungsgeschehen bestimmt.
Die von der Gemeinde gewählte Organisationsform soll dabei funktionsgerecht und in die Gemeindeverwaltung
integrierbar sein. Die aus den Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhaltung bestehende funktionale Aufgaben-
teilung zwischen dem originären Buchungsgeschäft der Gemeinde und dem gemeindlichen Zahlungsverkehr
macht regelmäßig eine sachbezogene Gliederung der Finanzbuchhaltung in die Aufgabenbereiche "Buchführung"
und „Zahlungsabwicklung" notwendig.
Für die Gemeinde bietet es sich deshalb an, ihre örtliche Organisationsform für die Finanzbuchhaltung an diesen
Funktionen zu orientieren. Die Gemeinde sollte dabei dafür Sorge tragen, dass in der gemeindlichen Finanzbuch-
haltung das notwendige technische und kaufmännische Fachwissen verfügbar ist, um die Qualität der Buchfüh-
rung und der Zahlungsabwicklung zu gewährleisten. Die Kosten der gemeindlichen Finanzbuchhaltung sollen sich
möglichst in einem verträglichen Rahmen bewegen.
Die sachgerechte Aufgabentrennung zwischen der Buchführung und der Zahlungsabwicklung der Gemeinde
sollte jedoch nicht dazu führen, die beiden Aufgabenbereiche als organisatorisch eigenständige Einheiten in der
Gemeindeverwaltung einzurichten. Es ist eine Pflicht der Gemeinde, ihre örtliche Finanzbuchhaltung so auszuge-
stalten, dass die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben gesichert ist und die Verantwortlichen dafür be-
stimmt werden können. Bei einer dezentralen Finanzbuchhaltung ist die Ordnungsmäßigkeit der Aufgabenerledi-
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§ 93 GO NRW
gung insgesamt zu sichern, denn auch bei einer solchen Organisationsform bleiben gleichwohl zentral zu erledi-
gende Aufgaben bestehen. Die Gemeinde muss daher z. B. entscheiden, wer die Gesamtverantwortung für die
Finanzbuchhaltung tragen soll.
1.3.2 Die zentrale Stelle
Die Gemeinde muss die Ausgestaltung ihrer Finanzbuchhaltung nicht auf die haushaltsrechtlich vorgezeichneten
Aufgaben beschränken. Sie kann die Finanzbuchhaltung unter Einbeziehung der örtlichen Gegebenheiten inhalt-
lich und organisatorisch zu einer „zentralen Stelle“ für gemeindliche Geschäftsvorfälle ausgestalten, die wirt-
schaftliche Wirkungen zugunsten oder zulasten der Gemeinde entfalten.
Die Finanzbuchhaltung kann dann als eine „Sammelstelle“ zur Steuerungsunterstützung und zur Abwicklung der
haushaltswirtschaftlich relevanten Geschäftsvorfälle fungieren. Sie eröffnet der Gemeinde eine sachgerechte
Aufbereitung wirtschaftlicher Informationen unter sachlichen und zeitlichen Gesichtspunkten. Für die Durchfüh-
rung der ressourcen- und finanzbezogenen Aufgaben einer „zentralen Stelle“ bietet sich die Einrichtung nebenei-
nander bestehender Geschäftskreise an (vgl. Abbildung 194).
DIE GESCHÄFTSKREISE IN DER FINANZBUCHHALTUNG
NUMMER ORDNUNGSSYSTEM
A Haushaltsmäßige und bilanzierungsfähige Vorgänge und Geschäftsvorfälle
B Schwebende Geschäfte
C Eventualverhältnisse
D Risikobehaftete Verträge
E Gewinnorientierte Verträge
Abbildung 194 „Die Geschäftskreise in der Finanzbuchhaltung“
Die Finanzbuchhaltung als „zentrale Stelle“ für gemeindliche Geschäftsvorfälle stellt dann eine Informationsstelle
in rechnungstechnischer und haushaltswirtschaftlicher Hinsicht dar. Die dazu notwendigen Geschäftskreise sollen
eine Rangfolge in Bezug auf die von ihnen ausgehenden wirtschaftlichen Wirkungen auf die Haushaltsverhältnis-
se der Gemeinde haben. Die gemeindlichen Vorgänge und Geschäftsvorfälle im Haushaltsjahr können dann von
ihren Wirkungen und ihrer Relevanz für die gemeindliche Haushaltswirtschaft aus eingeordnet werden. Neben
den sachlichen Unterscheidungen in den Geschäftskreisen ist auch eine zeitliche Betrachtung unverzichtbar,
sodass mindestens Unterscheidungen in die Formen „kurzfristig“, „mittelfristig“ und „langfristig“ erfolgen sollen.
Eine wichtige Voraussetzung ist für ein zentrales Informationshandeln der Finanzbuchhaltung ist, dass dann der
Finanzbuchhaltung auch ein Informationsanspruch gegenüber den übrigen Organisationseinheiten der Gemein-
deverwaltung zugestanden werden muss. Sie muss von den Organisationseinheiten die Aufklärung und Nach-
weise verlangen können, die für ihre „erweiterte informatorische Tätigkeit“ notwendig sind. Bei der Gemeinde
kann dadurch eine neue Sichtweise auf die gemeindliche Haushaltswirtschaft und eine relevante Unterstützung
der örtlichen Steuerung entstehen.
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§ 93 GO NRW
1.4 Die Unabhängigkeit bei der Zahlungsabwicklung
Die Zahlungsabwicklung ist ein besonderer Aufgabenbereich innerhalb der Finanzbuchhaltung der Gemeinde, für
den aus Sicherheitsgesichtspunkten besondere Vorkehrungen getroffen werden müssen (vgl. §§ 30 und 31
GemHVO NRW). Die Verantwortlichkeiten für die gemeindliche Zahlungsabwicklung sind deshalb haushaltsrecht-
lich mit einem Verwandtschaftsverbot belegt worden. Diese Beschäftigten der Gemeinde dürfen nicht Angehörige
des Bürgermeisters, des Kämmerers, der Leitung und der Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung sowie von Drit-
ten sein, die mit der örtlichen Prüfung der Gemeinde beauftragt worden sind (vgl. § 104 Absatz 3 GO NRW).
Diese besondere haushaltsrechtliche Regelung ist im Rahmen der gemeindlichen Haushaltswirtschaft von grund-
legender Bedeutung. Sie erhöht für die Adressaten der gemeindlichen Haushaltswirtschaft den Wert der durch
den gemeindlichen Jahresabschluss zu gebenden Informationen über die finanzielle Lage der Gemeinde. Die
Verantwortlichen müssen aus ihrer Tätigkeit heraus grundsätzlich mögliche Interessenkonflikte vermeiden, um
ihre Aufgabe ordnungsgemäß erfüllen zu können. Sofern bei ihnen ggf. Konflikte entstehen, müssen sie die Ver-
antwortlichen in der Gemeinde informieren und ggf. ihre Tätigkeit ruhen lassen.
Die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung der gemeindlichen Zahlungsabwicklung im Sinne einer Unabhängig-
keit soll auch durch die besondere Regelung, dass die mit der Prüfung und Feststellung des Zahlungsanspruches
und der Zahlungsverpflichtung beauftragten Beschäftigten nicht Zahlungen der Gemeinde abwickeln dürfen,
gesichert werden. Der Status der örtlichen Finanzbuchhaltung erfordert besondere Anforderungen, sodass das
Gebot der Sicherung der Unabhängigkeit bei der Zahlungsabwicklung auch den privaten Bereich der dazugehöri-
gen Beschäftigten umfasst. Diese Personen dürfen z. B. nicht nebenberuflich tätig werden, wenn sie Aufträge
annehmen, die ihre hauptberufliche Tätigkeit fachlich beeinträchtigen könnte.
1.5 Die elektronische Rechnungsabwicklung
1.5.1 Allgemeine Sachlage
Im Rahmen der fachlichen Aufgabenerfüllung und der haushaltswirtschaftlichen Tätigkeiten findet bei der Ge-
meinde ein vielfacher Austausch von Rechnungen mit Dritten statt, weil diese eine Leistung der Gemeinde in
Anspruch nehmen oder die Gemeinde deren Leistungen in Anspruch nimmt. Der Erbringer einer Leistung stellt
nach deren Abnahme der Gemeinde eine Rechnung aus und bestimmt eine Zahlungsfrist. Die Rechnungen ge-
hen bei der Gemeinde regelmäßig sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form ein.
Der Begriff „Rechnung“ umfasst dabei auch andere Begriffe für finanzwirksame Geschäftsvorfälle sowie Verwal-
tungsverfahren im Sinne der elektronischen Kommunikation. Es ist notwendig, dass Klarheit über den elektroni-
schen Datenaustausch besteht sowie über das Format einer elektronischen Rechnung und den Übermittlungs-
weg. Die Gemeinde soll dem hierfür einen Zugang eröffnen, darüber im Internet informieren und dabei die techni-
schen und organisatorischen Rahmenbedingungen angeben (vgl. § 3a VwVfG NRW).
Die elektronische Rechnungsabwicklung erfordert jedoch innerbetriebliche Kontrollverfahren, um sicherzustellen,
dass eine zutreffende Übermittlung einer Rechnung gewährleistet ist. Eine elektronisch eingegangene Rechnung
ist für die Weiterverarbeitung geeignet, wenn die notwendigen Daten bezogen auf den gemeindlichen Geschäfts-
vorfall richtig sind, z. B. über die Leistung, das Entgelt, den Geschäftspartner.
1.5.2 Eckpunkte für den elektronischen Rechnungsaustausch
Die Gemeinde muss elektronische Rechnungen grundsätzlich in der gleichen Art und Weise in ihrem Geschäfts-
prozess behandeln wie Rechnungen in Papierform. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunika-
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tion und neue Medien e. V. hat wichtige Eckpunkte zum Umgang mit elektronischen Rechnungen für die Anwen-
der erstellt. Nachfolgend werden diese Eckpunkte beispielhaft aufgezeigt. Diese Eckpunkte können für die Ent-
scheidung der Gemeinde über die Art und Form eines elektronischen Rechnungsaustausches genutzt werden
(vgl. Abbildung 195).
ECKPUNKTE FÜR DEN ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSAUSTAUSCH
- Elektronische Rechnungen und Rechnungen in Papierform sind gleich zu behandeln.
- Für elektronische Rechnungen bestehen keine technischen Vorgaben und Standards.
- Die Authentizität und Integrität elektronischer Rechnungen ist zu gewährleisten.
- Elektronische Rechnungen müssen lesbar und auswertbar sein.
- Elektronische Rechnungen müssen abgestimmte Pflichtangaben enthalten.
- Elektronische Rechnungen sind gleichermaßen wie Rechnungen in Papierform aufzubewahren.
- Rechnungen in Papierform können für die Bearbeitung und Aufbewahrung digitalisiert werden.
- Die Art und Weise des Umgangs mit elektronischen Rechnungen ist zu dokumentieren.
Abbildung 195 „Eckpunkte für den elektronischen Rechnungsaustausch“
1.5.3 Die Abstimmung der Anforderungen
Die Gemeinde, die elektronische Rechnungen erstellt oder entgegennehmen will, sollte deshalb zuvor mit ihren
Geschäftspartnern geklärt haben, welche technischen Anforderungen erfüllt werden müssen, z. B. zur Echtheit
der Herkunft, an die Sicherung des Inhalts sowie an die Lesbarkeit der Rechnung, aber auch, ob eine qualifizierte
elektronische Signatur erforderlich ist. Derartige Absprachen über Formen und Verfahren ermöglichen eine auto-
matisierte Weiterbearbeitung bei der Gemeinde und ihren Geschäftspartnern und helfen, dass eine mehrfache
Ausstellung einer Rechnung vermieden wird.
Die Gemeinde hat dabei als Adressat einer Rechnung zu überprüfen, ob die elektronische Rechnung inhaltlich
richtig ist und der Rechnungsaussteller einen Anspruch gegenüber der Gemeinde hat. In der Rechnung müssen
zudem die Zahlungsweise und die Zahlungsfrist sowie Skonto oder Boni genau bestimmt worden sein. Die Ge-
meinde muss zudem einen Zusammenhang zwischen der erhaltenen Rechnung und der für die Gemeinde er-
brachten Leistungen herzustellen können.
1.5.4 Die Anerkennung der elektronischen Rechnung
Bei gemeindlichen Geschäftsvorfällen und in Verwaltungsverfahren ist die Übermittlung elektronischer Dokumen-
te grundsätzlich zulässig. Vielfach kann daher eine angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvor-
schrift etwas Anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Die Signierung mit einem Pseu-
donym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist jedoch regelmäßig
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nicht zulässig. Die Papierrechnungen und die elektronischen Rechnungen sind grundsätzlich gleich zu behan-
deln, denn bei beiden Formen müssen die Echtheit der Angaben und die Lesbarkeit gegeben sein.
Durch die Einbeziehung der elektronischen Kommunikation in das allgemeine Verwaltungsverfahren wird die
„elektronische Rechnung“ allgemein zu einem übermittelten elektronischen Dokument. Durch diese Anerkennung
der elektronischen Form bedarf es in vielfacher Hinsicht nicht ausdrücklicher Regelungen, dass zu erstellende, zu
bearbeitende vorzulegende oder Unterlagen statt in Papierform auch in elektronischer Form ausreichend sind, z.
B. im Rahmen der Gewährung von Zuwendungen an die Gemeinde. Bei einem elektronischen Rechnungsein-
gang müssen Unterlagen, die zum Nachweis und zu Prüfung einer zweckentsprechenden Verwendung der Zu-
wendungsmittel verfügbar sein müssen, nicht zusätzlich in Papierform vorliegen.
Von der Gemeinde ist zu beachten, dass die Anerkennung einer elektronischen Rechnung nicht mit dem Argu-
ment verweigert werden darf, die Rechnung sei für eine Bearbeitung nicht geeignet. In solchen Fällen ist die
Gemeinde verpflichtet, dem Absender die für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit-
zuteilen. Sofern ein Empfänger geltend macht, er könne das von der Gemeinde übermittelte elektronische Doku-
ment nicht bearbeiten, hat die Gemeinde es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als
Schriftstück zu übermitteln (vgl. § 3a Absatz 3 VwVfG NRW).
1.5.5 Die elektronische Rechnungsbearbeitung
Die elektronischen (standardisierte) Rechnungen von einem Geschäftspartner können von der Gemeinde bei
ihrem Eingang zentral erfasst werden. Für die Gemeinde wird dadurch eine Abwicklung des Geschäftsvorfalls
innerhalb ihrer eigenen elektronischen Systeme möglich. Der Geschäftsvorfall und seine Bearbeitung lassen sich
im Rahmen der gemeindlichen Systeme nachverfolgen, sodass der aktuelle Sachstand bei der Gemeinde sicht-
bar gemacht werden kann. Eine elektronische Rechnungsbearbeitung führt i. d. R. auch zu wirtschaftlichen Vor-
teilen bei der Gemeinde.
Die Gemeinde muss bei einer Umstellung auf eine elektronische Rechnungsabwicklung jedoch zuvor rechtliche,
technische und organisatorische Fragen klären und eigene Wünsche sowie die Wünsche der gemeindlichen
Geschäftspartner berücksichtigen. Dazu gehören auch die Fragen der Aufbewahrung der elektronischen Rech-
nungen. Die Gemeinde hat sicherzustellen, dass innerhalb der haushaltsrechtlich bestimmten Aufbewahrungsfris-
ten keine Änderungen an der Rechnung erfolgen und diese als Geschäftsunterlage jederzeit lesbar gemacht
werden können (vgl. § 58 GemHVO NRW).
1.6 Die Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung
1.6.1 Die DV-Buchführung
Die Verarbeitung von gemeindlichen Geschäftsvorfällen in den Geschäftsbüchern der Gemeinde erfolgt i. d. R. in
digitalisierter Form. Diese Sachlage bedingt eine örtliche IT-Struktur, um die Verarbeitung, Übermittlung, Speiche-
rung und Archivierung der gemeindlichen Daten und Unterlagen vornehmen und auf Dauer gewährleisten zu
können. Unter dem Begriff "Informationstechnologie (IT)" soll dabei die gesamte von der Gemeinde eingesetzte
Hardware und Software verstanden werden.
Die Gemeinde muss dazu insbesondere organisatorische und technische Feststellungen treffen, damit die anfal-
lenden Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß abgewickelt und die spezifischen örtlichen Anforderungen erfüllt wer-
den. Sie muss insgesamt und unabhängig vom Einsatzort ihrer IT angemessene organisatorische und technische
Vorkehrungen zur Vermeidung von Störungen der Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit ihrer
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