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Der Umgang mit den Schuldnern der Gemeinde erfordert auch im Mahnwesen vielfältige Kenntnisse und Fähigkei-
ten unterschiedlicher Arten, auch wenn die Gemeinde ggf. aufgrund von Mahnungen ihre Ansprüche auf einfache
Art erfüllt bekommen kann. Es bietet sich für die Gemeinde an, die Mahnungen „zentral“ im Rahmen der Aufgaben
der gemeindlichen Finanzbuchhaltung zu erstellen. Dazu besteht aber keine haushaltsrechtliche Verpflichtung. Die
Kenntnisse über die persönlichen Daten und Verhältnisse der Schuldner der Gemeinde aus der Abwicklung der
gemeindlichen Geschäftsvorfälle können dazu beitragen, die Ansprüche der Gemeinde durchzusetzen

Vor der Fälligkeit einer Zahlung hat die Gemeinde die Möglichkeit, den Schuldner an seine Zahlungspflicht zu
erinnern (Zahlungserinnerung). Diese Erinnerung hat keine rechtlichen Folgen für den Schuldner. Die Gemeinde
sollte eine Zahlungserinnerung daher auch nicht als „1. Mahnung“ bezeichnen, auch wenn ggf. mehrere Mahnun-
gen beabsichtigt sind. Sie darf in einer Zahlungserinnerung auch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen fest-
setzen oder damit erheben. Die Gemeinde darf mit einer Zahlungserinnerung lediglich, um Begleichung einer Zah-
lung in der ausstehenden Höhe bitten.

In den Fällen, in denen der Schuldner nach dem Eintritt der Fälligkeit den Anspruch der Gemeinde noch nicht erfüllt
hat, kann die Gemeinde gegenüber dem Schuldner von dem Instrument „Mahnung“ Gebrauch machen. Mit einer
Mahnung kann die Gemeinde dem Zahlungspflichtigen individuell die zur Zahlung fälligen Beträge benennen und
unter Hinweis auf eine anstehende Vollstreckung zur Erfüllung der ausstehenden Zahlung auffordern. Der Schuld-
ner kommt dann durch die Mahnung in Verzug (vgl. § 286 BGB).

Bei dieser förmlichen Aufforderung der Gemeinde fallen dem Schuldner die Kosten der Mahnung zur Last und sind
mit dem Anspruch der Gemeinde beizutreiben (vgl. § 20 Absatz 1 VwVG NRW). Die Gemeinde kann aber auch auf
eine Mahnung verzichten, wenn der Schuldner in einem Zeitraum von zwei Wochen vor Eintritt der Fälligkeit seiner
Zahlung von der Gemeinde an die ausstehende Zahlung erinnert wurde (vgl. § 19 Satz 3 VwVG NRW).



4.1.2.2 Die Vollstreckungsbehörde

Im Rahmen des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes NRW wird davon ausgegangen, dass die Beitreibung von
Geldforderungen stets eine Aufgabe besonderer Vollstreckungsbehörden ist. Die Wahrnehmung der Aufgabe „Voll-
streckung“ soll innerhalb der verschiedenen Verwaltungen des Landes wegen der Abwicklung von Zahlungen re-
gelmäßig der Organisationseinheit „Kasse“ als zentrale Einheit zustehen. Mit dem NKF ist in der Gemeinde die
Einheit „Kassenwesen“ in die Einheit „Finanzbuchhaltung“ übergeleitet worden, sodass die „jeweils für das Mahn-
und Vollstreckungsverfahren bestimmte zentrale Stelle“ als zuständige Vollstreckungsbehörde bestimmt wurde.

Für das Mahnwesen in der Gemeinde hat diese Zuständigkeitsregelung eine besondere Bedeutung zu, weil das
gemeindliche Mahnwesen nicht immer zentral organisiert ist. Die Regelung dient jedoch nicht der Unterordnung
des gemeindlichen Mahnwesens unter das Vollstreckungsrecht, auch wenn die durchzuführenden Mahnungen eine
Voraussetzung für die Vollstreckung sind. Sie bietet vielmehr einen Anlass für die Gemeinde, im Mahnwesen wie
in der Vollstreckung einen „Gesamtüberblick“ über jeden einzelnen gemeindlichen Schuldner anzustreben und dau-
erhaft zu erhalten. Die Gemeinde soll ihren Kenntnisstand nicht durch Dezentralisierungen zersplittern.

Der Umfang der Aufgaben der „für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmten zentralen Stelle“ ist grund-
sätzlich auf die Erfüllung der Aufgaben nach dem VwVG NRW beschränkt. Die Aufgaben des Mahnwesens sind
dann von der Zuständigkeitsregelung betroffen, wenn „die Mahnung“ gem. § 19 VwVG NRW ein Vorverfahren zur
Erreichung der Vollstreckung darstellt. Der Gemeinde obliegt es in eigener Verantwortung, die Organisation be-
darfsgerecht auszugestalten. Die gesetzliche Festlegung der gemeindlichen Vollstreckungsbehörde ist darauf aus-
gerichtet, den Zusammenhang zwischen dem Mahnwesen und der Vollstreckung zu verstärken.




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4.1.3 Die zwangsweise Einziehung

Die haushaltsrechtliche Vorschrift enthält das ausdrückliche Gebot für die Gemeinde, durch geeignete Maßnahmen
sicherzustellen, dass ihre Ansprüche vollständig erfasst, rechtzeitig geltend gemacht und eingezogen werden. Die
Vorgabe kann zur Aufgabe der Gemeinde führen, die Einziehung ihrer Ansprüche ggf. auch zwangsweise vorzu-
nehmen bzw. die zwangsweise Einziehung zu veranlassen. Das Verwaltungszwangsverfahren und die gerichtliche
Zwangsvollstreckung kommen dafür in Betracht.

Im Rahmen der zwangsweisen Einziehung durch die Gemeinde kommt es jedoch nicht nur auf das Vorliegen aller
Vollstreckungsvoraussetzungen an, sondern auch auf die Beurteilung, ob mit der Durchführung der zwangsweisen
Einziehung auch der erhoffte Erfolg für die Gemeinde eintritt und keine Vollzugsdefizite vor Ort bestehen. Die Wei-
terentwicklung des Vollstreckungsrechts ab dem Jahre 2013 ist für die Einziehung gemeindlicher Ansprüche von
Vorteil, wenn sie entsprechend genutzt wird.

In diesem Zusammenhang ist insbesondere das Datenschutzrecht als Persönlichkeitsschutz zu beachten. Im
Grundsatz darf eine Datenweitergabe an private Dritte nur durch die Gemeinde erfolgen, soweit es zur gemeindli-
chen Aufgabenwahrnehmung (Aufgabenerfüllung) zwingend erforderlich ist. Bei der Durchführung der Vollstre-
ckung mangelt es jedoch regelmäßig am Merkmal der Erforderlichkeit, sodass eine Einschaltung Dritter zur Erfül-
lung dieser gemeindlichen Aufgabe i. d. R. als nicht zulässig anzusehen ist. Es ist ausdrücklich gesetzlich bestimmt
worden, dass die Gemeinde die Zwangsvollstreckung nicht von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung
besorgen lassen kann (vgl. § 94 Satz 2 GO NRW).



4.1.3.1 Das Verwaltungszwangsverfahren

4.1.3.1.1 Allgemeine Grundlagen

Das Verwaltungszwangsverfahren hat seine gesetzliche Grundlage im Verwaltungsvollstreckungsgesetz für das
Land Nordrhein-Westfalen (VwVG NRW). Es wird in erster Linie bei der Einziehung von öffentlich-rechtlichen For-
derungen der Gemeinde angewendet. Hierbei gilt grundsätzlich, dass die gemeindlichen Forderungen zügig beizu-
treiben sind. Für die Erledigung der Vollstreckungsaufgaben hat die Gemeinde zudem eine zentrale Stelle festzu-
legen, die als Vollstreckungsbehörde tätig wird (vgl. § 2 Absatz 1 Nummer 2 VwVG NRW und § 31 Absatz 2 Num-
mer 1.9 GemHVO NRW).

Die gesetzliche Regelung lässt daher eine dezentrale Erledigung der Vollstreckungsaufgaben durch die Gemeinde
bzw. die Gemeindeverwaltung nicht zu. Bei einer Verteilung der Aufgabe auf mehrere verantwortliche Stellen
könnte das Risiko entstehen, dass die örtlichen Rahmenbedingungen das gemeindliche Zwangsverfahren beein-
trächtigen und der gewünschte Erfolg nicht eintritt. Bei einer Vielzahl von Stellen bei der Gemeinde würde es re-
gelmäßig zu erheblichen Schwierigkeiten führen, ein sachgerechtes Auswahlermessen über die konkreten Vollstre-
ckungsmaßnahmen gegenüber einem Schuldner der Gemeinde unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrund-
satzes und des öffentlichen Interesses an der Vollstreckung auszuüben.

Von der Gemeinde als Vollstreckungsbehörde muss außerdem festgelegt werden, ob im Rahmen des Verwaltungs-
zwangsverfahrens eine Forderungspfändung oder eine Sachpfändung vorgenommen werden soll. Es wurde zuge-
lassen, dass auch bestimmte privatrechtliche Geldforderungen (der Gemeinde) im Verwaltungszwangsverfahren
beigetrieben werden können (vgl. § 1 VO VwVG NRW). Darüberhinausgehende privatrechtliche Forderungen müs-
sen von der Gemeinde durch eine Einschaltung der nach der Zivilprozessordnung vorgesehenen Vollstreckungs-
stellen beigetrieben werden. Das Verwaltungszwangsverfahren kommt daher nicht nur bei öffentlich-rechtlichen
Forderungen der Gemeinde zur Anwendung.




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4.1.3.1.2 Die Vollstreckung für Dritte

4.1.3.1.2.1 Die gesetzlichen Aufträge

Die Gemeinde kann aufgrund gesetzlicher Bestimmungen für die Durchführung von Verwaltungszwangsverfahren
zuständig sein, auch wenn sie bei einer solchen Beauftragung nicht der Kostenträger der zuvor erfolgten Maß-
nahme ist und deshalb sie bei ihren Zwangsverfahren im besonderen Interesse Dritter handeln muss. Die Ge-
meinde muss z. B. die Beiträge der Inhaber von Betrieben eines Handwerks oder handwerksähnlichen Gewerbes
oder der Mitglieder der Handwerkskammer aufgrund einer von der Handwerkskammer aufzustellenden Aufbrin-
gungsliste nach den für Gemeindeabgaben geltenden landesrechtlichen Vorschriften einziehen und beitreiben.

Nach anderen gesetzlichen Vorgaben werden z. B. Landesmittel, die Dritte an das Land zurückzuzahlen haben,
beigetrieben. Dabei stehen dem jeweiligen Geldgeber, in dessen Auftrag die Gemeinde handelt, durchaus auch
dann Rechte zu, wenn die Gemeinde im Rahmen eines Zwangsverfahrens dem Schuldner eine Stundung gewäh-
ren will, eine Forderung niederschlagen will oder auf die Durchsetzung einer Forderung vollständig verzichten will.

Es ist deshalb als zulässig anzusehen, wenn in den Fällen, in denen die Gemeinde die Durchsetzung bestimmter
Ansprüche Dritter hinausschieben oder auf die Durchsetzung verzichten will, sie nicht nur in eigener Verantwortung
handeln sollte, sondern in finanzwirtschaftlichen bedeutenden Fällen zuvor eine Zustimmung dazu vom jeweiligen
Geldgeber einholen muss. Der örtliche Anlass für solche Maßnahmen muss dann von der Gemeinde offengelegt
und ausreichend begründet werden.



4.1.3.1.2.2 Das Instrument „Amtshilfe“

Im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung kann aber auch das Instrument der Amtshilfe zur Anwendung kommen
(vgl. §§ 4 bis 8 VwVG NRW). Es stellt eine ergänzende Hilfe für die zuständige Vollstreckungsbehörde dar, die von
einer anderen Behörde geleistet wird. Die Amtshilfe dient der Erleichterung, Beschleunigung und Verbilligung des
Verwaltungsverfahrens. Die ersuchte Behörde wird dadurch aber nicht zum Vollstreckungsschuldner (Selbstschuld-
ner, Haftungs- oder Duldungsschuldner) gegenüber der Gemeinde als ersuchende Behörde.

Gleichwohl bestehen Finanzbeziehungen bzw. Zahlungsströme zwischen den beiden Behörden, bei denen die er-
suchte Behörde jedoch nicht als wirtschaftlicher Eigentümer der einzuziehenden Finanzmittel anzusehen ist, so-
dass sich aus den Amtshilfeleistungen Dritter keine grundlegenden bilanziellen Änderungen für die Gemeinde er-
geben. Die erhaltenen Zahlungen aus der Amtshilfetätigkeit durch die ersuchte Vollstreckungsbehörde sind viel-
mehr als fremde Finanzmittel zu behandeln (vgl. § 16 GemHVO NRW).

Aus diesen erhaltenen Zahlungen sind die Ansprüche der ersuchten Vollstreckungsbehörde zu separieren, die
dieser wegen ihrer Vollstreckungstätigkeit als Auslagenersatz oder Gebühren zustehen. Aus dem Ersuchen um
Amtshilfe durch eine Vollstreckungsbehörde entsteht kein Geschäftsvorfall, der als eigenständiger Sachverhalt
durch die beiden beteiligten Vollstreckungsbehörden zu bilanzieren wäre. Die gemeindlichen Ansprüche gegenüber
einem Dritten, die im Rahmen der Amtshilfe durchgesetzt werden sollen, bleiben bei der Gemeinde als ersuchende
Vollstreckungsbehörde i. d. R. in der Bilanz unter den Forderungen bestehen, bis diese vom Schuldner unmittelbar
erfüllt wurden, oder ggf. aus den durch die ersuchte Behörde vom Schuldner eingezogenen Finanzmitteln.



4.1.3.2 Die gerichtliche Zwangsvollstreckung

Die gerichtliche Zwangsvollstreckung kommt insbesondere bei privatrechtlichen Geldforderungen der Gemeinde in
Betracht, die nicht nach der VO VwVG NRW eingezogen werden können. Die rechtliche Grundlage dafür bietet die




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Zivilprozessordnung in der jeweils geltenden Fassung, z. Zt. das achte Buch „Zwangsvollstreckung“ mit den Vor-
schriften der §§ 704 bis 945 ZPO. Nach diesen Bestimmungen wird die Zwangsvollstreckung durch Gerichtsvoll-
zieher durchgeführt, die sie im Auftrag des Gläubigers zu bewirken haben, soweit die Zwangsvollstreckung nicht
den Gerichten zugewiesen ist (vgl. § 753 Absatz 1 ZPO).

Die Gemeinde soll sich - wie bei der Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen - auch bei ihren privatrechtli-
chen Forderungen dafür einsetzen, dass diese Forderungen zügig beigetrieben werden. Mögliche Nachlässigkeiten
im Einzelfall können bei Schuldnern, die mehrere Gläubiger haben, dazu führen, dass andere Gläubiger des
Schuldners rascher auf das pfändbare Vermögen zu greifen. Die ZPO enthält aber einige Möglichkeiten bereit, die
auch von der Gemeinde zur Beschleunigung der Vollstreckung genutzt werden können.

In diesem Zusammenhang ist das Bundesministerium der Justiz ermächtigt worden, durch Rechtsverordnung ver-
bindliche Formulare für die Beauftragung zur Zwangsvollstreckung einzuführen (vgl. § 753 Absatz 3 ZPO). Mit der
Zwangsvollstreckungsformularverordnung sind ein Formular für den Antrag auf Erlass einer richterlichen Durchsu-
chungsanordnung und Formulare für den Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses be-
stimmt worden (vgl. §§ 1 und 2 ZVFV). Diese Formulare werden in Papierform und in elektronischer Form auf dem
Justizportal des Bundes und der Länder zur Verfügung gestellt.



4.1.3.3 Die EU-Beitreibungsrichtlinie

Die Richtlinie 2010/24/EU des Rates der Europäischen Union vom 16. März 2010 über die Beitreibung von Forde-
rungen (Beitreibungsrichtlinie) wird durch das Beitreibungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BeitrRLUmsG) umgesetzt.
Im darin enthaltenen EU-Beitreibungsgesetz (EU-BeitrG) werden die Einzelheiten der Amtshilfe zwischen Deutsch-
land und den anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (Mitgliedstaaten) zur Geltendmachung von in den
Mitgliedsstaaten entstandenen Forderungen geregelt. Zu solchen Forderungen gehören Steuern und Abgaben so-
wie andere in § 1 EU-BeitrG benannte Forderungen und sonstige Maßnahmen.

Mit dem EU-BeitrG sollen alle für die Geltendmachung und Eintreibung einer Forderung notwendigen Maßnahmen,
insbesondere die Auskunftserteilung durch die ersuchte Behörde, die Zustellung aller relevanten Dokumente an
den Forderungsschuldner, die Beitreibung der Forderung und das Ergreifen von Sicherungsmaßnahmen ermöglicht
werden, um die Amtshilfeersuchen zu erleichtern. Die Gemeinde kann Amtshilfe nach Maßgabe dieses Gesetzes
in Anspruch nehmen und gilt dann insoweit als Vollstreckungsbehörde im Sinne dieses Gesetzes (vgl. § 4 Absatz
2 EU-BeitrG). Die Verfahrensweise sowie Kosten und Haftung sind im Einzelnen in den weiteren Vorschriften des
Gesetzes bestimmt worden.



4.1.3.4 Das Aussetzen der Vollziehung

Die Gemeinde kann bei Zweifeln an der Rechtmäßigkeit einer gemeindlichen Forderung durch einen Dritten oder
aus öffentlichem Interesse die Vollziehung der Forderung aussetzen (vgl. § 80 Absatz 4 VwGO). Die Entscheidung
über die Aussetzung der Vollziehung ist dabei nicht zwingend von der Art der gemeindlichen Forderung abhängig.
Aufgrund der Anordnung des Aussetzens der Vollziehung besteht jedoch keine Fälligkeit für den gemeindlichen
Schuldner zur Erfüllung der gemeindlichen Forderung mehr.

Für die Gemeinde tritt dadurch ein erhebliches Ausfallrisiko für die betreffende Forderung ein. Im Rahmen der
gemeindlichen Entscheidung über das Aussetzen der Vollziehung ist daher zu beurteilen, ob und wie wahrschein-
lich es ist, dass der Schuldner den Anspruch der Gemeinde künftig noch erfüllen wird. Ausgehend davon, dass
gemeindliche Forderungen, deren Vollziehung von der Gemeinde ausgesetzt wurde, grundsätzlich als zweifelhaft
anzusehen sind, soll die Gemeinde derartige Forderungen haushaltswirtschaftlich wie niedergeschlagene Forde-
rungen behandeln.




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Das Aussetzen der Vollziehung stellt kein Hinausschieben der Fälligkeit der betreffenden Forderungen dar. Diese
Forderungen dürfen, auch wenn der Schuldner durch seinen Einspruch der Anlass für das Aussetzen der Vollzie-
hung war, von der Gemeinde nicht wie Stundungen behandelt werden (Antrag des Schuldners). Im Anhang im
gemeindlichen Jahresabschluss soll die Gemeinde auch derartige Geschäftsvorfälle mit den betroffenen Aufgaben-
bereichen sowie den haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen aufzeigen.



4.1.4 Die Verwaltungszustellung

4.1.4.1 Die Zustellung von Dokumenten in Papierform

Die Bekanntgabe eines schriftlichen Dokuments der Gemeinde gegenüber dem Empfänger wird als Zustellung
bezeichnet. Die Zustellung wird dabei regelmäßig durch einen Erbringer von Postdienstleistungen (Post) oder durch
die Gemeinde selbst ausgeführt. Eine Zustellung ist dabei statt an den Empfänger auch an den gesetzlichen Ver-
treter und an Bevollmächtigte möglich (vgl. §§ 6 und / LZG NRW).

Die Gemeinde hat dabei grundsätzlich die Wahl zwischen den verschiedenen Zustellungsarten. Bei einer Zustel-
lung mit Zustellungsurkunde erhält der Überbringer das zuzustellende Dokument in einem verschlossenen Um-
schlag und einen vorbereiteten Vordruck einer Zustellungsurkunde. Bei einer Zustellung mittels Einschreiben wird
ein Dokument durch Übergabe oder durch Einschreiben mit Rückschein zugestellt. Bei einer Zustellung an den
Adressaten gegen Empfangsbekenntnis erhält der Empfänger das Dokument in einem verschlossenen Umschlag
und hat dazu ein mit dem Datum der Aushändigung versehenes Empfangsbekenntnis zu unterschreiben.

In diesem Zusammenhang gilt ein Dokument regelmäßig am dritten Tage nach der Abgabe an den Überbringer als
zugestellt, es sei denn, dass es nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist. Im Zweifel hat die Behörde
den Zugang und dessen Zeitpunkt nachzuweisen, so der Tag der Abgabe an den Überbringer in den Akten vermerkt
werden sollte. Daneben bestehen noch Sonderarten der Zustellung (vgl. §§ 9 bis 11 LZG NRW) sowie Besonder-
heiten für eine Zustellung im Ausland (vgl. § 9 LZG NRW) und für die Zustellung durch eine öffentliche Bekannt-
machung (vgl. § 10 LZG NRW).



4.1.4.2 Die elektronische Zustellung von Dokumenten

Der gemeindliche Rechts- und Geschäftsverkehr soll mit der gebotenen Rechtssicherheit künftig nicht nur in Pa-
pierform abgewickelt werden, sondern auch in elektronischer Form. Mit dem De-Mail-Gesetz vom 28.04.2011
wurde daher ein Rechtsrahmen zur Stärkung der Rechtssicherheit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr
geschaffen. Die dann möglichen De-Mail-Dienste beruhen auf einer elektronischen Kommunikationsplattform und
sollen einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann und auch für Institutionen
im Internet sicherstellen.

Den Nutzern des De-Mail-Dienstes muss deshalb eine sichere Anmeldung, die Nutzung eines Postfach- und Ver-
sanddienstes für sichere elektronische Post (De-Mail-Konto) sowie die Nutzung eines Verzeichnisdienstes ermög-
licht werden. Zusätzlich können für die Nutzer auch Identitätsbestätigungs- und Dokumentenablagedienste durch-
geführt werden (vgl. § 1 Absatz 2 Satz 1 De-Mail-Gesetz). Die Durchführung des elektronischen Rechts- und Ge-
schäftsverkehrs obliegt dabei privaten Diensteanbietern (vgl. § 1 Absatz 2 Satz 2 De-Mail-Gesetz).

In diesem Zusammenhang ist auch das Landeszustellungsgesetz (LZG NRW) geändert worden. Ein elektronisches
Dokument kann danach elektronisch zugestellt werden, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Es ist
elektronisch zuzustellen, wenn aufgrund einer Rechtsvorschrift ein Verfahren auf Verlangen des Empfängers in




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elektronischer Form abgewickelt wird. Für die Übermittlung sollte das Dokument mit einer qualifizierten elektroni-
schen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen und gegen unbefugte Kenntnisnahme Dritter geschützt werden.

Ein elektronisches Dokument gilt dabei regelmäßig am dritten Tag nach der Absendung an den vom Empfänger
hierfür eröffneten Zugang als zugestellt, wenn der Behörde nicht spätestens an diesem Tag ein Empfangsbekennt-
nis vorliegt (vgl. § 5a Absatz 4 LZG NRW). Die elektronische Zustellung kann aber auch gegen eine Abholbestäti-
gung nach § 5 Absatz 9 des De-Mail-Gesetzes an das De-Mail-Postfach des Empfängers vollzogen werden. Für
die Übermittlung hat dabei der Diensteanbieter Sorge zu tragen.



4.1.5 Die Verjährung gemeindlicher Ansprüche

Zur Verpflichtung der Gemeinde, ihre öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Ansprüche festzuhalten und stän-
dig zu überprüfen sowie die notwendigen rechtlichen Maßnahmen zur Verwirklichung dieser Ansprüche einzuleiten,
gehört auch, die gemeindlichen Ansprüche nicht verfallen bzw. verjähren zu lassen. Unter dem Begriff „Verjährung“
wird das Recht des Schuldners (der Gemeinde) verstanden, nach Ablauf einer gesetzlich festgelegten Frist eine
Leistung an den Gläubiger (Gemeinde) verweigern zu können (vgl. §§ 194 ff. BGB).

Die Gemeinde kann bei Eintritt der Verjährung vielfach ihre Ansprüche nicht mehr geltend machen, wenn der
Schuldner die Einrede geltend macht, auch wenn diese gemeindlichen Ansprüche weiterhin bestehen. Nach der
Vorschrift des § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Soweit keine besonderen Verjäh-
rungsfristen gelten, verjähren nach diesem Zeitraum auch die gemeindlichen Ansprüche. Die Verjährungsfrist be-
ginnt dabei regelmäßig mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Außerdem kann die Ver-
jährungsfrist z. B. durch Vertrag auf bis zu 30 Jahre verlängert werden.

Von der Gemeinde ist dabei zu beachten, dass verschiedene Tatbestände von der regelmäßigen Verjährungsfrist
ausgenommen sind, z. B. wenn ein Vollstreckungsbescheid vorliegt, sodass wie bei Schadensersatzansprüchen
eine dreißigjährige Verjährungsfrist bereits besteht. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Ablauf der Ver-
jährungsfrist aber auch gehemmt werden (vgl. § 204 BGB). Unter dem Begriff „Hemmung“ wird dabei verstanden,
dass die Verjährungsfrist angehalten wird, bis ein bestimmtes Hindernis beseitigt worden ist.

Bei einer Hemmung der Verjährungsfrist kann es sich z. B. um Verhandlungen um den gemeindlichen Anspruch
handeln, eine Klageerhebung oder die Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheides. In diesen Fällen verlängert
sich – zeitlich betrachtet – die Verjährungsfrist um die Zeit ihres Stillstandes. Der Ablauf der Verjährungsfrist kann
aber auch unterbrochen werden, z. B. dadurch, dass der Schuldner den Anspruch des Gläubigers durch eine Ab-
schlagszahlung oder eine Sicherheitsleistung anerkennt. Nach einem solchen Ereignis beginnt dann erneut die
volle Verjährungsfrist für den noch nicht erfüllten Anspruch.



4.1.6 Die Sicherung von Ansprüchen

Die Gemeinde muss durch geeignete Maßnahmen dafür sorgen, dass ihre Ansprüche vollständig erfasst, rechtzei-
tig geltend gemacht und eingezogen werden. Sie muss auch sicherstellen, dass wegen besonderer Verhältnisse
beim Schuldner der Gemeinde die erhaltenen Finanzleistungen wieder zurückgegeben werden müssen, z. B. we-
gen der Insolvenz eines Schuldners. Die Gemeinde sollte ihr Vorgehen gegenüber einem Schuldner auch danach
ausrichten, dass es nicht zur Rückgabe erhaltenen Zahlungen kommt, z. B. an den Insolvenzverwalter.

Im Rahmen von Insolvenzverfahren sind eine Vielzahl von Rechtshandlungen, die vor der Eröffnung des Insolvenz-
verfahrens vorgenommen worden sind und die Insolvenzgläubiger benachteiligen, vom Insolvenzverwalter anfecht-
bar, wobei eine Unterlassung einer Rechtshandlung gleichsteht (vgl. § 129 ff. InsO). In solchen Verfahren ist z. B.
eine Rechtshandlung anfechtbar, die der Schuldner in den letzten zehn Jahren vor dem Antrag auf Eröffnung des




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Insolvenzverfahrens oder nach diesem Antrag mit dem Vorsatz, seine Gläubiger zu benachteiligen, vorgenommen
hat. Der andere Teil musste dabei zur Zeit der Handlung den Vorsatz des Schuldners kennen.

Diese Kenntnis wird vermutet, wenn der andere Teil wusste, dass die Zahlungsunfähigkeit des Schuldners drohte
und dass die Handlung die Gläubiger benachteiligte (vgl. § 133 Absatz 1 InsO). Die rechtlichen Vorgaben können
die Risiken der Gemeinde für eine Rückgabe von erhaltenen Zahlungen wesentlich erhöhen. Die Gemeinde muss
daher bei Schuldnern, die ihr gegenüber verspätet, nicht regelmäßig oder nicht den vollständigen Betrag zahlen,
das Risiko einer Insolvenz einschätzen.

Die Gemeinde muss ggf. Maßnahmen einleiten, die dazu beitragen, das Risiko eines Zahlungsausfalls für die Ge-
meinde und das Risiko einer Rückzahlung erhaltener Finanzleistungen zu minimieren. Bereits im Rahmen der ge-
meindlichen Vollstreckung sind von der Gemeinde die vorgesehenen Maßnahmen dahingehend zu prüfen. Sie
sollte daher von ihren Schuldnern, bei denen die Gefahr einer späteren Insolvenz besteht, keine Handlungen ver-
langen, aufgrund deren ein Insolvenzverwalter gegenüber der Gemeinde verlangen kann, eine Zahlung des ge-
meindlichen Schuldners rückabzuwickeln.

In diesem Zusammenhang muss von der Gemeinde beachtet werden, dass auch Rechtshandlungen eines Schuld-
ners, die seine Gläubiger benachteiligen, außerhalb des Insolvenzverfahrens angefochten werden können (vgl. §
1 AnfG). Zur Anfechtung ist dabei jeder Gläubiger berechtigt, der einen vollstreckbaren Schuldtitel erlangt hat und
dessen Forderung fällig ist, wenn die Zwangsvollstreckung in das Vermögen des Schuldners nicht zu einer voll-
ständigen Befriedigung des Gläubigers geführt hat oder wenn anzunehmen ist, dass sie nicht zur Befriedigung
führen würde (vgl. § 2 AnfG).



4.2 Die Erfüllung der gemeindlichen Verpflichtungen

4.2.1 Allgemeine Grundlagen

Zur Bewirtschaftung der haushaltsmäßigen Ermächtigungen gehört auch das ausdrückliche Gebot für die Ge-
meinde, durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass eingegangene Verpflichtungen erst bei ihrer Fälligkeit
erfüllt werden. Dieses Gebot steht in einem unmittelbaren Zusammenhang mit den Haushaltsgrundsätzen „Wirt-
schaftlichkeit“ und „Sparsamkeit“ und beinhaltet die Beachtung des Fälligkeitsprinzips. Darin enthalten ist für die
Gemeinde auch die Regel, dass keine Leistungen erbracht werden dürfen, für die keine ausdrücklichen Verpflich-
tungen bestehen.

Die Inanspruchnahme der haushaltsmäßigen Ermächtigungen ist deshalb von der Gemeinde so lange zurückzu-
stellen, bis die konkrete Aufgabenerfüllung die Verfügung darüber erfordert. Zur Erfüllung der gemeindlichen Ver-
pflichtungen gehört, dass die Gemeinde vor der Abwicklung der Zahlungen jeder Zahlungsanspruch eines Dritten
und jede Zahlungsverpflichtung der Gemeinde auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen und in Form der sachlichen
und rechnerischen Feststellung zu bestätigen hat (vgl. § 30 Absatz 2 GemHVO NRW).

Die Gemeinde muss auch prüfen, ob eine zu fällige Zahlung an den Anspruchsberechtigten oder an einen Emp-
fangsberechtigten zu leisten ist, z. B. eine zu leistende Mietzahlung, die nicht an den Mieter, sondern aus Siche-
rungsgründen an den Vermieter auszuzahlen ist. Ein Bedarf für eine Ausnahme von der Prüfung einer Zahlungs-
verpflichtung vor deren Erfüllung ist aus sachlichen und haushaltsrechtlichen Gründen nicht erkennbar, sodass eine
Prüfung und Bestätigung erst nach der Abwicklung einer Zahlung als unzulässig anzusehen ist.

Eine von der Feststellungspflicht abweichende Verfahrensweise würde über den haushaltsrechtlichen Rahmen hin-
ausgehen und auch einer vernünftigen kaufmännischen Beurteilung nicht genügen. Sie ist auch deshalb als unzu-
lässig anzusehen. Die Feststellungspflicht besteht vorrangig aus Sicherheitsgesichtspunkten und dient dem Schutz




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des Vermögens der Gemeinde. Die Feststellung ist daher auch von ihrem Schutzzweck her in den Ablauf der
gemeindlichen Geschäftsvorfälle eingeordnet worden.

Das gemeindliche Haushaltsrecht benennt dafür nicht ausdrücklich eine Stelle im Geschäftsablauf. Die Sicherstel-
lung des ordnungsgemäßen Ablaufs der Geschäftsvorfälle der Gemeinde und die Sicherung des gemeindlichen
Vermögens gebieten es bereits, dass die Prüfung und Feststellung von Ansprüchen und Verpflichtungen der Ge-
meinde vor der tatsächlichen Zahlungsabwicklung liegen muss, um die Gemeinde oder Dritte nicht ohne Grund
unnötig wirtschaftlich zu belasten.

Die allgemeine Bedingung, dass gegenüber der Gemeinde eine Lieferung oder Leistung erbracht worden sein
muss, bevor eine gemeindliche Zahlung an Dritte erfolgen darf, führt auch dazu, dass die Gemeinde grundsätzlich
keine Schenkungen an Dritte vornehmen darf. Die Gemeinde muss auf Finanzleistungen an Dritte verzichten, so-
lange sich aus der gemeindlichen Aufgabenerfüllung noch kein zwingender Grund dafür ergibt.

Die Gemeinde hat darauf zu achten, dass eine Inanspruchnahme der im gemeindlichen Haushaltsplan enthaltenen
Ermächtigungen erst erfolgt, wenn eine „Fälligkeit“ für die Gemeinde besteht. Die Gemeinde hat vor einer Auszah-
lung auch zu prüfen, ob mit der Finanzleistung auch ein Zweck im Sinne der gemeindlichen Aufgabenerfüllung
durch den Dritten und die Gemeinde verfolgt wird. Die Auszahlung einer zweckfreien Finanzleistung ist grundsätz-
lich unzulässig.



4.2.2 Der Begriff „Fälligkeit“

Für die Haushaltswirtschaft der Gemeinde stellt der haushaltsrechtliche Begriff „Fälligkeit“ eine umfassende Vor-
gabe dar, die sich nicht nur auf die gemeindliche Zahlungsabwicklung bezieht. Dieser Begriff wird im Zusammen-
hang mit den übrigen Regelungen der haushaltsrechtlichen Vorschrift ausschließlich als ausdrückliche Zeitbestim-
mung für die Zulässigkeit des gemeindlichen Handelns genutzt. Er ist daher als Klarstellung über den Zeitpunkt zu
verstehen, zu dem bestehende Verpflichtungen von der Gemeinde erfüllt werden dürfen.

Aus dieser Ausrichtung auf eine zeitliche Abgrenzung entsteht gleichzeitig auch ein Verbot für die Gemeinde, keine
Leistungen vor diesem Termin zu erbringen. Die Gemeinde ist z. B. bei der Gewährung von Elterngeld und Betreu-
ungsgeld verpflichtet, die Finanzleistungen in dem Monat auszuzahlen, für den sie bestimmt sind (vgl. § 6 BEEG).
Der Begriff „Fälligkeit“ beinhaltet dabei auch, dass die Gemeinde keine Leistungen ohne Grund erbringen darf. Die
zeitbezogene Vorgabe in der haushaltsrechtlichen Vorschrift setzt voraus, dass die Leistungserbringung durch die
Gemeinde in zeitlicher Hinsicht vereinbart oder gesetzlich bestimmt wurde, z. B. für die Beamtenbesoldung.



4.2.3 Die Leistung von „Anzahlungen“

4.2.3.1 Allgemeine Sachlage

Die finanzielle Lage der Gemeinde wird durch Veränderungen des Zahlungsmittelbestandes (Liquide Mittel) in Form
von Einzahlungen und Auszahlungen wesentlich geprägt. Als gemeindliche Einzahlungen gelten Zahlungsvor-
gänge, bei denen ein Dritter einen Liquiditätszufluss bei der Gemeinde bewirkt. Entsprechend liegen gemeindliche
Auszahlungen vor, wenn durch Zahlungsvorgänge an einen Dritten ein Liquiditätsabfluss bei der Gemeinde bewirkt
wird. In zeitlicher Hinsicht wird nicht wie bei den Vermögensgegenständen auf den Eigentumswechsel abgestellt.

Die haushaltsrechtliche Bestimmung, dass die Gemeinde ihre finanziellen Verpflichtungen aus Vereinbarungen
oder sonstigen Geschäftsvorfällen erst bei Fälligkeit erfüllen darf, wirkt sich auch auf Teilleistungen von gemeindli-




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chen Finanzleistungen aus. Aufgrund dessen kommt eine Vorauszahlung der Gemeinde ohne vorherige Gegen-
leistung nicht in Betracht. Bei dieser Zahlungsform müsste die Gemeinde den Kaufpreis zahlen, obwohl der Ver-
käufer noch keine Leistung erbracht bzw. die Waren noch nicht geliefert hat.

Für die Gemeinde kommt aber auch eine Anzahlung ohne vorherige Gegenleistung des Dritten als Zahlungsemp-
fänger nicht in Betracht. Bei dieser Zahlungsform würde die Gemeinde einen Teil des Kaufpreises bereits leisten,
obwohl der Preis üblicherweise nur insgesamt oder nach entsprechender Leistungserbringung des Dritten fällig
wird, denn i. d. R. erfolgt der Eigentumsübergang an einem Vermögensgegenstand erst im Rahmen der Leistung
des vollen Kaufpreises. Möglicherweise vereinbarte Teilzahlungen an Dritte sind daher für die Gemeinde nur auf-
grund erbrachter Leistungen des Dritten als zulässig anzusehen.

Beim Erwerb von Vermögensgegenständen durch die Gemeinde sind deshalb nur dann Abschlagszahlungen als
zulässig anzusehen, wenn den gemeindlichen Zahlungen entsprechende Leistungen des Zahlungsempfängers ge-
genüberstehen. Dieser Festlegung liegt zugrunde, dass der Auftragnehmer der Gemeinde bereits nach einer er-
brachten Teilleistung eine Bezahlung (Gegenleistung) von der Gemeinde fordern kann. Die gemeindliche Finanz-
leistung setzt dabei deshalb voraus, dass eine entsprechende Vereinbarung mit der Gemeinde bestehen muss. Die
Gemeinde muss dabei zu Abschlagszahlungen vor der Fälligkeit der Gesamtfinanzleistung verpflichtet sein und der
Auftragnehmer gegenüber der Gemeinde zu entsprechenden Leistungen oder Lieferungen.



4.2.3.2 Der Begriff „Anzahlungen“

Beim Ansatz von Finanzleistungen der Gemeinde im Rahmen des Erwerbs von Vermögensgegenständen ist im
Sinne der gemeindlichen Haushaltswirtschaft zu beachten, dass von der Gemeinde derartige Zahlungen nur als
Abschlagszahlungen geleistet werden dürfen. Die unter dem Bilanzposten „Anzahlungen“ anzusetzenden Auszah-
lungen müssen gemeindliche Abschläge im Rahmen eines schwebenden Geschäftes bzw. für noch nicht abgewi-
ckelte Geschäfte zum Erwerb eines neuen immateriellen Vermögensgegenstandes darstellen.

Die geleisteten Auszahlungen müssen solange von der Gemeinde gesondert als „Anzahlungen“ bilanziert werden,
bis der der vorgesehene Vermögensgegenstand in das gemeindliche Eigentum übergegangen ist und als gemeind-
licher Vermögensgegenstand in der Bilanz der Gemeinde angesetzt wird. Im Zeitpunkt dieser Bilanzierung ist von
der Gemeinde eine entsprechende Umbuchung (Umschichtung) auf den zutreffenden Bilanzposten auf der Aktiv-
seite der gemeindlichen Bilanz vorzunehmen.

Bei der Bilanzierung von Anzahlungen als gemeindliche Finanzleistungen sind für die Gemeinde auch die haus-
haltsrechtlichen Bestimmungen nicht unbeachtlich. Der Festlegung gemeindlicher Zahlungen auf die zulässige
Form „Abschlagszahlung“ liegt zugrunde, dass ein Dritter als Auftragnehmer der Gemeinde bereits nach einer er-
brachten Teilleistung eine Bezahlung (Gegenleistung) von der Gemeinde fordern kann. In bilanzieller Hinsicht ent-
steht dabei ein Vermögenstausch bei der Gemeinde (Finanzwert gegen Sachwert). Die gemeindliche Finanzleis-
tung setzt dabei außerdem voraus, dass entsprechende Vereinbarungen mit der Gemeinde bestehen.

Die Gemeinde muss vor der Fälligkeit der Gesamtfinanzleistung zu Abschlagszahlungen verpflichtet sein und der
Auftragnehmer der Gemeinde zu einer entsprechenden Leistung oder Lieferung. Die Gemeinde darf ihre finanziel-
len Verpflichtungen aus Vereinbarungen oder sonstigen Geschäftsvorfällen grundsätzlich erst bei deren Fälligkeit
erfüllen. Diese Vorgabe bedeutet für noch abzuwickelnde gemeindliche Geschäfte, dass der Dritte eine Sachleis-
tung vollständig oder in Teilen erbracht haben muss, bevor die Gemeinde ihre Finanzleistung erbringen darf.




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4.2.3.3 Die Vorschussleistungen

Die haushaltsrechtliche Bestimmung, dass die Gemeinde ihre finanziellen Verpflichtungen aus ihren Geschäftsvor-
fällen erst bei Fälligkeit der Zahlungen erfüllen darf, erstreckt sich nicht auf rechtliche Gegebenheiten, aufgrund
derer eine Vorschusspflicht für die Gemeinde z. B. als Verfahrensbeteiligte besteht. Im Gerichtskostengesetz wird
z. B. bestimmt, dass in Prozessverfahren vor den Gerichten der Verwaltungs-, Finanz- und Sozialgerichtsbarkeit
sowie in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten die Verfahrensgebühr mit der Einreichung der Klage-, Antrags-, Ein-
spruchs- oder Rechtsmittelschrift oder mit der Abgabe der Erklärung zu Protokoll fällig wird (vgl. § 6 GKG).

Die Gemeinde kann auch in ihrer Eigenschaft als Wohnungseigentümer bei einer Eigentümergemeinschaft zu einer
Vorschussleistung verpflichtet sein, z. B. ihren Anteil an einer Sonderumlage. Sie muss auch in derartigen Fällen
ihre Vorschussverpflichtungen erfüllen. Bei einer bestehenden rechtlichen Verpflichtung kann die Gemeinde ihre
zu leistenden Zahlungen nicht durch Hinweise auf geltende haushaltsmäßige Vorgaben verzichten. Sie kann sich
aber ggf. einer Bankbürgschaft als vorübergehenden Ersatz ihrer Zahlungsverpflichtung bzw. als Überbrückung bis
zum Fälligkeitstermin bedienen.



4.2.3.4 Die Bankbürgschaft

Die Gemeinde kann aufgrund ihrer Geschäftstätigkeit zu einer Vorschussleistung gegenüber einem Dritten rechtlich
verpflichtet sein. Diese Zahlungsverpflichtung kann nicht bis zu einem Fälligkeitstermin, vor dem der Dritte die
vereinbarten Leistungen erbracht hat, hinausgeschoben werden. Die Gemeinde kann sich jedoch um eine Bank-
bürgschaft als vorübergehenden Ersatz bemühen, um den ansonsten entstehenden Liquiditätsabfluss bis zum tat-
sächlichen (haushaltsrechtlich richtigen) Fälligkeitstermin hinausschieben.



4.2.4 Die Leistung von Auszahlungen

4.2.4.1 Allgemeine Grundlagen

Die Gemeinde hat bei der Abwicklung ihrer Auszahlungen insbesondere deren Fälligkeit zu beachten. Der Fällig-
keitszeitpunkt, zu dem eine Zahlung von der Gemeinde an einen Dritten zu leisten ist, ergibt sich regelmäßig aus
einer mit dem Dritten getroffenen Vereinbarung, z. B. über den Erwerb von Vermögensgegenständen oder über
Mieten mit dem Vermieter sowie über Tilgungen und Zinszahlungen mit einem Fremdkapitalgeber. Der Zahlungs-
zeitpunkt kann sich für die Gemeinde aber auch aus gesetzlichen Vorschriften ergeben, z. B. für die Zahlung von
Steuern und anderen Abgaben.

Die Gemeinde kann aber auch durch eigene Leistungsbescheide (Verwaltungsakte) den Fälligkeitszeitpunkt fest-
setzen, z. B. bei der Gewährung von Sozialhilfe und anderen Finanzleistungen an Dritte. Grundsätzlich muss sie
daher bei der Bewirtschaftung des gemeindlichen Haushalts für die Ausführung der gemeindlichen Zahlungen die
jeweiligen konkreten vertraglichen und rechtlichen Gegebenheiten beachten und deren Einhaltung überwachen.



4.2.4.2 Gesetzliche Abgrenzungen

Die Gemeinde hat bei der Abwicklung ihrer Auszahlungen auch die gesetzlich bestimmten Zahlungsfristen zu be-
achten (vgl. § 271a Absatz 2 BGB). Nach dieser Vorgabe ist z. B. für die Gemeinde als öffentlicher Auftraggeber
eine Vereinbarung, durch die die Zeit für die Erfüllung einer Entgeltforderung um mehr als 30 Tage nach Zugang
einer Rechnung überschritten wird nur bei der Erfüllung weiterer Voraussetzungen wirksam.




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