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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „NKF-Handreichung für Kommunen“
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§ 26 GemHVO NRW
1.2 Zu Satz 2 (Verzinsungspflicht):
Die haushaltsrechtliche Vorschrift sieht für die Stundung von gemeindlichen Ansprüchen ausdrücklich vor, dass
gestundete Beträge i. d. R. angemessen zu verzinsen sind. Die Gemeinde hat daher in den Fällen einer Stun-
dung in eigener Verantwortung die Festsetzung und Erhebung von Zinsen vorzunehmen. Sie kann sich dabei an
anderen vergleichbaren Gegebenheiten oder rechtlichen Grundlagen orientieren, z. B. der Verzinsung nach dem
Abgabenrecht oder dem Steuerrecht.
Die Erhebung von Zinsen muss sich dabei - wie bei der Stundung der gemeindlichen Ansprüche - nach den Um-
ständen des Einzelfalls richten und setzt einen bestehenden Anspruch der Gemeinde voraus. Die Gemeinde soll
daher bei der Entscheidung über die angemessene Höhe der Zinsen auch die wirtschaftliche Situation des
Schuldners der Gemeinde berücksichtigen. Bei einer gemeindlichen Stundung sollen durch die zusätzliche Erhe-
bung von Zinsen die Zahlungsschwierigkeiten des Schuldners der Gemeinde nicht verschärft werden.
Durch die Gemeinde ist grundsätzlich auch ein Verzicht auf die Erhebung von Zinsen möglich. Die Gemeinde hat
dazu u. a. zu beurteilen, ob bei möglicherweise geringen Zinsbeträgen der entstehende Verwaltungsaufwand und
die Zinserträge nicht in einem unangemessenen Verhältnis zueinanderstehen. Sie hat daher im Rahmen ihrer
Stundungsentscheidung auch festzulegen, ob neben der Fälligkeit der Zahlungen auch die Fälligkeit der Zinszah-
lungen hinausgeschoben werden muss oder ggf. auch ein Verzicht auf die Zinsen in Betracht zu ziehen ist.
2. Zu Absatz 2 (Niederschlagung von gemeindlichen Ansprüchen):
2.1 Die Inhalte und Zwecke der Niederschlagung
Die Niederschlagung von gemeindlichen Ansprüchen stellt die Zurückstellung der Weiterverfolgung eines fälligen
Anspruchs der Gemeinde dar. Durch diese Entscheidung der Gemeinde erlischt nicht der gemeindliche Anspruch
gegenüber einem Dritten. Eine Niederschlagung kann dabei aus unterschiedlichen Gründen durch die Gemeinde
erfolgen. Die Entscheidung der Gemeinde bestehende Ansprüche gegen einen Schuldner niederzuschlagen,
stellt grundsätzlich nur eine interne Maßnahme dar, sodass es dabei keiner besonderen Beteiligung der Schuld-
ner bedarf.
Von der Gemeinde sind jedoch hinsichtlich ihrer Ansprüche die geltenden Verjährungsfristen zu beachten. Der
Gemeinde können dabei auch durch Dritte sachbezogene Anlässe zum Verzicht auf die Weiterverfolgung eines
fälligen gemeindlichen Anspruchs gegeben werden. Einige Beispiele für wichtige Ursachen werden nachfolgend
aufgezeigt (vgl. Abbildung 515).
MÖGLICHE URSACHEN FÜR NIEDERSCHLAGUNGEN
- Eine Zwangsvollstreckung hatte keinen Erfolg.
- Ein Insolvenzverfahren ist mangels Masse eingestellt worden.
- Die Durchsetzung des Anspruchs der Gemeinde ist wirtschaftlich nicht vertretbar.
Abbildung 515 „Mögliche Ursachen für Niederschlagungen“
In der gemeindlichen Praxis ist es vielfach üblich, eine Niederschlagung befristet oder unbefristet vorzunehmen.
Beide Formen bezwecken das Gleiche, eine erneute Überprüfung des Schuldners vorzunehmen, um ggf. den
gemeindlichen Anspruch noch durchsetzen zu können. Mit der Festlegung einer festen Frist beabsichtigt die
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Gemeinde, von sich aus einen neuen Versuch zur Durchsetzung ihres Anspruchs zu starten und die „niederge-
schlagene“ Forderung einzuziehen. Bei einer unbefristeten Niederschlagung erwartet die Gemeinde ggf. geeigne-
te Informationen zu erhalten, um dann eine erneute Einziehung ihrer Forderung vorzunehmen.
Die Entscheidung der Gemeinde, die Weiterverfolgung eines fälligen Anspruchs zurückzustellen, stellt haushalts-
wirtschaftlich keine Stundung des gemeindlichen Anspruchs nach Absatz 1 der Vorschrift dar. Die beiden Mög-
lichkeiten sind auf unterschiedliche Ziele und Zwecke ausgerichtet. Allein die Tatsache der Zahlungsfähigkeit des
Schuldners eröffnet die Möglichkeit einer Stundung des gemeindlichen Anspruchs. Die Niederschlagung eines
gemeindlichen Anspruchs gegenüber einem Dritten wird dagegen erst möglich, wenn eine Zahlungsfähigkeit des
Schuldners nicht mehr besteht. Bei mehreren erfolglosen Versuchen kann die Gemeinde auch prüfen, ob ggf.
auch ein Erlass des gemeindlichen Anspruchs in Betracht kommen kann.
2.2 Die Bewertung der gemeindlichen Forderungen und Niederschlagung
Durch die Bewertung der Forderungen der Gemeinde im Rahmen des Jahresabschlusses kann es zu einer Wert-
berichtigung im Rahmen der Bilanzierung kommen. Bei einer solchen Wertberichtigung darf der Ertrag der Ge-
meinde, der dem Jahr des wirtschaftlichen Entstehens ihres Anspruches zugerechnet worden ist, nicht wieder
„abgesetzt“ werden. Vielmehr wird die betreffende Forderung der Gemeinde dadurch verändert, dass der Umfang
der Wertberichtigung passivisch auf gesonderten Konten (vgl. Kontengruppe 21) erfasst wird. In diesen Fällen
bleibt daher der Bilanzansatz der Forderungen auf der Aktivseite unverändert bestehen.
Das Wertberichtigungskonto stellt im Jahresabschluss ein Korrektiv zu den auf der Aktivseite der Bilanz ange-
setzten gemeindlichen Forderungen dar und macht die Korrekturen transparent. Ein solches Bestandskonto führt
jedoch nicht zu einem passivischen Ansatz in der gemeindlichen Bilanz. Der Grundsatz der Vollständigkeit und
das Bruttoprinzip gebieten es, die Wertberichtigung von Forderungen in dieser Art und Weise zu bilanzieren.
Dabei kommt es nicht darauf an, ob die gemeindlichen Forderungen im Wege einer Einzelwertberichtigung oder
einer Pauschalwertberichtigung verändert werden.
Die bilanzielle Beurteilung von gemeindlichen Forderungen hat aber zur Folge, dass einer Wertberichtigung nicht
zwingend eine haushaltsrechtliche Niederschlagung vorausgehen muss. Andererseits hat die Entscheidung der
Gemeinde eine Forderung niederzuschlagen, auch eine bilanzielle Wertberichtigung zur Folge. Die Gemeinde
sollte daher bei der Bewertung von gemeindlichen Forderungen gleichzeitig prüfen, ob auch eine haushaltsrecht-
liche Niederschlagung in Betracht zu ziehen ist.
Die Gemeinde kann dabei berücksichtigen, dass die Bewertung, bei der ein Anspruch oder eine Forderung der
Gemeinde zu berichtigen ist, nicht zu einer ergebniswirksamen Absetzung führt. Bei einer haushaltsrechtlichen
Niederschlagung ist jedoch die gemeindliche Forderung außerplanmäßig abzuschreiben. Eine Minderung der
Ertragsposition in der Ergebnisrechnung kommt dafür nicht in Betracht.
2.3 Die Auswirkungen der Niederschlagung
Aus der „Vorläufigkeit“ bzw. Zeitgebundenheit der gemeindlichen Niederschlagungen folgt, dass die Gemeinde
die vorgenommenen Zurückstellungen ihrer Ansprüche regelmäßig kontrollieren bzw. überwachen muss, ob ein
gemeindlicher Anspruch nicht doch noch durchsetzbar ist. Die Gemeinde soll deshalb die vorgenommenen Nie-
derschlagungen und die damit in Zusammenhang stehenden Wertberichtigungen in geeigneter Weise nachhal-
ten, z. B. eine Niederschlagungsliste führen.
Die notwendige Überwachung der vorgenommenen Niederschlagungen durch einen gesonderten Nachweis er-
leichtert eine erneute Einziehung der von der Gemeinde befristet oder unbefristet niedergeschlagenen Forderun-
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gen, wenn dafür ein Anlass aus Sicht der Gemeinde besteht. Grundsätzlich ist die Einziehung niedergeschlage-
ner Forderungen erneut zu versuchen, wenn sich Anhaltspunkte dafür ergeben, dass die Einziehung durch die
Gemeinde einen Erfolg haben könnte.
In den Fällen, in denen eine befristete Niederschlagung erfolgt ist, sind die wirtschaftlichen Verhältnisse des
Schuldners in angemessenen Zeitabständen zu überprüfen und zu dokumentieren. Nach einer oder mehreren
erfolglosen Einziehungsversuchen kann dann über die weitere Behandlung der Niederschlagung auch endgültig
entschieden werden. Dieser Sachverhalt kann ggf. auch dazu führen, dass die Gemeinde endgültig auf ihren
Anspruch verzichtet (Erlass der Forderung).
Die Gemeinde hat bei einer Einziehung eines niedergeschlagenen gemeindlichen Anspruchs zu einem späteren
Zeitpunkt den bis dahin eingetretenen Zahlungsverzug zu berücksichtigen. Dazu muss von der Gemeinde ent-
schieden werden, in welchem Umfang bei öffentlich-rechtlichen Forderungen zusätzlich noch Säumniszuschläge
und bei privatrechtlichen Forderungen zusätzlich noch Verzugszinsen vom Schuldner erhoben werden sollen.
3. Zu Absatz 3 (Erlass von gemeindlichen Ansprüchen):
3.1 Zu Satz 1 (Zulässigkeit des Erlasses von Ansprüchen):
3.1.1 Die Erfordernisse für den Erlass von gemeindlichen Ansprüchen
Der Gemeinde wird durch die haushaltsrechtliche Vorschrift die Möglichkeit eröffnet, ihre Ansprüche gegenüber
Dritten ganz oder zum Teil erlassen zu können, wenn die Einziehung nach Lage des einzelnen Falles für den
Schuldner eine besondere Härte bedeuten würde. Ein Erlass kann durch die Gemeinde i. d. R. dann in Betracht
kommen, wenn es dem Schuldner nach seinen wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnissen nicht möglich ist,
gegenüber der Gemeinde die geschuldete Finanzleistung in absehbarer Zeit zu erbringen.
Der Erlass einer gemeindlichen Forderung stellt daher einen Ausnahmefall im Rahmen der Einziehung von ge-
meindlichen Forderungen dar. Beim Erlass von gemeindlichen Ansprüchen handelt es sich um den endgültigen
und unwiderruflichen Verzicht dieses Anspruches durch die Gemeinde. Es müssen deshalb dafür verschiedene
Voraussetzungen erfüllt sein, z. B. muss eine Unbilligkeit in der Person des Schuldners oder in der Sache selbst
begründet sein, also eine persönliche oder sachliche Unbilligkeit gegeben sein.
Bei persönlicher Unbilligkeit des Schuldners muss eine Erlassbedürftigkeit bestehen, die nicht schuldhaft herbei-
geführt worden ist, z. B. eine Existenzgefährdung des Schuldners. Es muss aber auch eine Erlasswürdigkeit des
Schuldners vorliegen, z. B. kein Selbstverschulden der bestehenden mangelnden Leistungsfähigkeit des Schuld-
ners. Zudem muss der Schuldner für den Erlass einer Forderung einen entsprechenden Antrag gegenüber der
Gemeinde stellen und kann darin seine persönliche Situation und seine Gründe vortragen.
Die Gemeinde soll in der Sache auf aktueller Grundlage entscheiden. Sie muss insbesondere beim Erlass von
privatrechtlichen Ansprüchen prüfen, ob dafür ein Erlassvertrag zwischen ihr und dem Schuldner abzuschließen
ist, denn das Schuldverhältnis erlischt, wenn die Gemeinde durch einen Vertrag dem Schuldner die Schuld er-
lässt (vgl. § 397 Absatz 1 BGB). Durch einen solchen Vertrag kann die Gemeinde aber auch gegenüber dem
Schuldner feststellen, dass ein Schuldverhältnis nicht besteht (vgl. § 397 Absatz 2 BGB).
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3.1.2 Der Erlass bei Verbraucherinsolvenz
3.1.2.1 Allgemeine Sachlage
Der Erlass einer gemeindlichen Forderung durch die Gemeinde kann auch im Rahmen einer Verbraucherinsol-
venz in Betracht kommen. Eine solche Insolvenz wird in einem Verfahren nach der Insolvenzordnung abgewickelt
(vgl. 9. Teil der InsO). Die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über sein Vermögen kann eine Person als
Schuldner beantragen, wenn er zuvor ein Versuch unternommen hat, sich mit seinen Gläubigern über einen
planmäßigen Schuldenabbau außergerichtlich zu einigen (vgl. § 305 Absatz 1 Nummer 1 InsO).
Bei der Gemeinde als Gläubigerin muss der Schuldner nicht nur angefragt haben, ob die Gemeinde zu einer
gütlichen Einigung bereit ist. Er muss ihr auch einen Vorschlag für eine vertretbare Bereinigung seiner Schulden
vorgelegt und dazu neue Zahlungstermine und Rückzahlungsbeträge benannt haben. Dazu gehört auch, dass
der Schuldner seine finanziellen Verhältnisse offenlegt. Die Gemeinde als Gläubigerin hat in solchen Fällen sach-
gerecht zu beurteilen, ob sie dem Vorschlag des Schuldners entsprechen will.
In den Fällen, in denen ein solcher Einigungsversuch scheitert, kann der Schuldner beim Insolvenzgericht die
Eröffnung des Insolvenzverfahrens beantragen (vgl. § 305 InsO). Der Einigungsversuch gilt z. B. schon dann als
gescheitert, wenn die Gemeinde als Gläubigerin weiterhin die Zwangsvollstreckung betreibt, auch wenn bereits
die außergerichtliche Einigung begonnen hat (vgl. § 305 a InsO). Im Rahmen des gerichtlichen Verfahrens kann
dann das Gericht z. B. entscheiden, ob ein weiterer Einigungsversuch unternommen werden soll. Außerdem wird
die Gemeinde zum Schuldenbereinigungsplan angehört. Sie hat dabei ihre eigenen Forderungen nochmals zu
überprüfen und kann den Plan ggf. auch ablehnen.
Von der Gemeinde ist zudem zu beachten, dass das Gericht auch die Zustimmung der Gemeinde ersetzen kann
(vgl. § 309 InsO). Soweit der Schuldenbereinigungsplan von dem Insolvenzgericht anerkannt wird, besteht ein
gerichtlicher Vergleich zwischen dem Schuldner und seinen Gläubigern mit den entsprechenden rechtlichen Wir-
kungen. Der Schuldner hat dann noch die im Schuldenbereinigungsplan festgelegten Zahlungen zu erbringen.
Sofern die Gemeinde als Gläubigerin in ein solches Verfahren nicht eingebunden war, hat sie in eigener Verant-
wortung über den Erlass ihrer Ansprüche zu entscheiden. In diesem Zusammenhang kann für die Gemeinde von
Bedeutung, sein, dass z. B. bei Gesellschaften, die aus einer Insolvenz mangels Masse aufgelöst werden, die
Gemeinde ihre Forderung wieder im Rahmen ihrer Vollstreckung verfolgen muss. Die Gemeinde sollte dabei
prüfen, ob ggf. der gemeindliche Anspruch niederzuschlagen oder zu erlassen ist.
3.2.2.2 Die Restschuldbefreiung
Dem Erlass einer gemeindlichen Forderung gegenüber einem Schuldner durch die Gemeinde kann im Rahmen
einer Verbraucherinsolvenz auch eine Restschuldbefreiung gleichkommen. Die Restschuldbefreiung wirkt gegen
alle Insolvenzgläubiger, auch gegen Gläubiger, die ihre Forderungen nicht im Rahmen eines Insolvenzverfahrens
angemeldet haben (vgl. § 301 Absatz 1 InsO). Bei der Gemeinde bedarf es in solchen Fällen keiner gesonderten
Entscheidung über den Erlass von Ansprüchen. Ob der betreffende Schuldner darüber zu informieren ist, hat die
Gemeinde in eigener Verantwortung zu entscheiden.
Das Insolvenzgericht entscheidet vielfach nach Anhörung der Insolvenzgläubiger, des Treuhänders und des
Schuldners durch Beschluss über die Erteilung der Restschuldbefreiung. Das Gericht kann die Restschuldbefrei-
ung auch versagen. Der Beschluss des Insolvenzgerichtes ist öffentlich bekanntzumachen. Jedem Insolvenz-
gläubiger, der eine Versagung der Restschuldbefreiung beantragt hat, steht dabei die sofortige Beschwerde zu
(vgl. § 300 Absatz 3 InsO).
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§ 26 GemHVO NRW
3.1.3 Das Erlöschen von gemeindlichen Ansprüchen
Durch eine Erklärung der Gemeinde gegenüber dem betroffenen Dritten als Schuldner, dass sie auf die Durch-
setzung ihrer Ansprüche wegen der Uneinbringlichkeit verzichtet (Erlass der Ansprüche), erlöschen die gemeind-
lichen Ansprüche gegenüber dem Dritten im von der Gemeinde festgelegten Umfang. Insbesondere bei privat-
rechtlichen Schuldverhältnissen kann es für die Gemeinde erforderlich sein, durch einen Erlassvertrag gegenüber
dem Schuldner festzustellen, dass ein Schuldverhältnis nicht besteht (vgl. § 397 Absatz 2 BGB). Entsprechend
gehen wegen der erlassenen Forderung keine Zahlungen mehr bei der Gemeinde ein.
Aus diesem Grunde kann ggf. die gemeindliche Finanz- und Liquiditätsplanung anzupassen sein (vgl. § 3 i. V. m.
§ 30 GemHVO NRW). Ein Verzicht auf gemeindliche Ansprüche ist aber auch bilanziell umzusetzen. Die davon
betroffenen Forderungen sind vollständig als Vermögenswert abzuschreiben und bilanziell auszubuchen. Das
Gleiche gilt entsprechend, wenn die Gemeinde auf die Rückzahlung oder Anrechnung der von ihr geleisteten
Zahlungsbeträge durch Dritte verzichtet, z. B. bei Voraus- oder Abschlagszahlungen. In diesen Fällen muss wie
bei der Niederschlagung der Ansprüche eine Wertberichtigung bei den Forderungen vorgenommen werden.
3.1.4 Der Verzicht auf Zahlungsansprüche in geringer Höhe
Im Zusammenhang mit dem Erlass von gemeindlichen Ansprüchen ist auch die haushaltsrechtliche Vorschrift zu
beachten, nach der die Gemeinde auf die Geltendmachung von Zahlungsansprüchen in geringer Höhe zu ver-
zichten kann, wenn dieses aus wirtschaftlichen oder anderen Gründen geboten ist (vgl. § 23 Absatz 4 GemHVO
NRW). Diese Regelung stellt eine Sondervorschrift gegenüber der Regelung über sonstige Zulässigkeiten des
Erlasses von gemeindlichen Ansprüchen dar.
Die Regelung trägt vielmehr dem Umstand Rechnung, dass in der gemeindlichen Praxis die Kosten für die Ver-
folgung und Durchsetzung eines geringen Zahlungsanspruches schnell die Höhe des Anspruchs übersteigen
können und die Einziehung des Anspruches damit unwirtschaftlich werden kann. Beim Verzicht auf die Geltend-
machung von Zahlungsansprüchen in geringer Höhe müssen die für den Erlass von Ansprüchen geltenden Vo-
raussetzungen daher nicht erfüllt sein. Die Gemeinde darf aber andererseits auch nicht auf der Grundlage der
Vorschrift über Kleinbeträge auf höhere Ansprüche verzichten.
3.2 Zu Satz 2 (Geltung bei Rückzahlung und Anrechnung):
Die haushaltsrechtliche Vorschrift sieht ergänzend zu der Regelung, dass die Gemeinde ihre Ansprüche gegen-
über Dritten ganz oder zum Teil erlassen werden darf, gesondert vor, dass diese Gegebenheiten auch für die
Rückzahlung oder Anrechnung von geleisteten Beträgen gelten. Es wird der Gemeinde dadurch ermöglicht, bei
der Abrechnung von Ansprüchen gegenüber Dritten auf die Rückzahlung erhaltener Beträge zu verzichten oder
bei geleisteten Beträgen eine Anrechnung vorzunehmen.
Die Pflicht zur Rückzahlung von gemeindlichen Finanzleistungen muss nach Lage des Einzelfalles für den
Schuldner eine besondere Härte bedeuten. Sofern ein solcher Fall vor Ort gegeben ist, hat die Gemeinde in eige-
ner Verantwortung darüber zu entscheiden. Diese Sachlage bedingt den Erlass interner Vorgaben. Es sollten
auch einzelfallbezogene Informationspflichten gegenüber den Verantwortlichen der Gemeinde bestehen, denen
die Entscheidung über den Erlass von Ansprüchen obliegt.
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4. Abschnitt GemHVO NRW
Vierter Abschnitt
Buchführung, Inventar, Zahlungsabwicklung
1. Allgemeines
1.1 Allgemeine Grundlagen
Ein wesentlicher Bestandteil des NKF als gemeindliches Haushaltsrecht ist die enge Verknüpfung der gemeindli-
chen Haushaltswirtschaft mit der Finanzbuchhaltung der Gemeinde, in der Buchführung und die Zahlungsabwick-
lung erledigt werden (vgl. § 93 GO NRW). Die dazu erforderlichen grundsätzlichen Regelungen sind im vierten
Abschnitt der Gemeindehaushaltsverordnung verankert worden. Der Landesgesetzgeber hat daher weitgehend auf
kleinteilige Regelungen verzichtet.
Der Gemeinde wird eine Vielzahl von Möglichkeiten eingeräumt, um die Aufbau- und Ablauforganisation der ge-
meindlichen Finanzbuchhaltung unter Berücksichtigung der örtlichen Erfordernisse und Gegebenheiten in eigener
Verantwortung näher auszugestalten. Die mit der örtlichen Ausführung der Haushaltswirtschaft in Verbindung ste-
henden Verwaltungsabläufe und Geschäftsvorfällen können durch die Gemeinde unter Beachtung einer wirtschaft-
lichen Aufgabenerledigung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung durch die Gemeinde in eigener
Verantwortung gestaltet und weiterentwickelt werden.
Die Gemeinde trägt die Gesamtverantwortung, unabhängig davon, ob und in welcher Form sie Dritte an ihrer Auf-
gabenerledigung beteiligt (vgl. § 94 GO NRW). Sie soll zudem im Rahmen ihrer Buchführung keine Mängel entste-
hen lassen, die den gemeindlichen Jahresabschluss beeinträchtigen könnten. Die Einordnung der Finanzbuchhal-
tung im gemeindlichen Haushaltswesen wird nachfolgend aufgezeigt (vgl. Abbildung 516).
DIE FINANZBUCHHALTUNG IM GEMEINDLICHEN HAUSHALTSWESEN
HAUSHALTS- FINANZ- KOSTEN- UND
STATISTIK
WIRTSCHAFT BUCHHALTUNG LEISTUNGSRECHN.
- Haushaltsplanung - Geschäftsbuchführung - Interne Abrechnungen - Interne Statistiken
- Mittelfristige Planung - laufende Buchungen - nach Kostenarten - .……
- Investitionsplanung - Anlagenbuchungen - nach Kostenstellen - …….
- Fremdfinanzierung - nach Kostenträger - …….
- Zahlungsabwicklung
- Haushaltsausführung - laufende und - Einzelfragen zu Kosten - Externe Statistiken
- Allgemeine und einmalige Zahlungen - Finanzstatistiken
Budgetbewirtschaftung - Kostenvergleiche - Ergebnisstatistik
- Liquiditätsplanung - Zahlungsstatistik
- Haushaltsabrechnung - Vermögensstatistik
- Jahresabschluss - Beteiligung - Schuldenstatistik
- Gesamtabschluss - am Jahresabschluss - Bilanzstatistik
- am Gesamtabschluss - Fachstatistiken
- Personalstatistik
- Sozialhilfestatistik
- Jugendhilfestatistik
- ……
ÖRTLICHES BERICHTSWESEN und CONTROLLING als Bindeglied
Abbildung 516 „Die Finanzbuchhaltung im gemeindlichen Haushaltswesen“
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2627
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4. Abschnitt GemHVO NRW
Die Gemeinde hat unter Beachtung der haushaltsrechtlichen und der fachlichen Rahmenbedingungen in allen Be-
reichen ihrer Haushaltswirtschaft besondere Dokumentations- und Informationspflichten, zu denen auch die ge-
meindliche Finanzbuchhaltung gehört. Der Anlass und Umfang der Dokumentations- und Informationspflichten der
Gemeinde entstehen im Zeitablauf des Haushaltsjahres zu bestimmten Zeitpunkten oder Anlässen sowie bei ge-
wichtigen Geschäftsabläufen.
Die Gemeinde muss dazu eigenverantwortlich klären und festlegen, inwieweit die gemeindliche Finanzbuchhaltung
darin eingebunden wird und in welcher Art und Weise die Aufbewahrung der erstellten Dokumente vorzunehmen
ist. Sie hat dabei zu beachten, dass eine formell ordnungsmäßige Buchführung nicht automatisch auch eine sach-
lich richtige Buchführung darstellt.
1.2 Die gemeindlichen Dokumentationspflichten
1.2.1 Allgemeine Grundlagen
Die Gemeinde ist verpflichtet, alle ihre Geschäftsvorfälle sowie die Vermögens- und Schuldenlage nach dem Sys-
tem der doppelten Buchführung und unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in ihren Bü-
chern klar ersichtlich und nachprüfbar für das Haushaltsjahr aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht führt zu einer
laufenden, systematisch geordneten Dokumentation der gemeindlichen Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhal-
tung der Gemeinde. Die Buchführungspflicht der Gemeinde ist dabei grundsätzlich zeitlich unbegrenzt.
Zur gemeindlichen Dokumentationspflicht gehört, dass die Geschäftsunterlagen der Gemeinde sicher und geordnet
aufbewahrt werden, z. B. die Unterlagen über die gemeindliche Buchführung und die hierzu ergangenen Anwei-
sungen und Organisationsregelungen (vgl. § 58 GemHVO NRW). Die jahresbezogene Haushaltsplanung sowie die
Ausführung der Haushaltswirtschaft und die Abrechnung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle stehen diesem zeit-
bezogenen Grundsatz nicht entgegen.
Die Gemeinde hat in eigener Verantwortung dazu durch örtliche Regelungen die Durchführung und den Nachweis
der erforderlichen Dokumentationen festzulegen (vgl. § 31 GemHVO NRW). Von der Dokumentationspflicht der
Gemeinde werden aber nicht nur die Tätigkeiten der Gemeinde erfasst, die unter die Begriffe "Buchführung", In-
ventar" und "Zahlungsabwicklung" fallen. Mögliche Sachverhalte für gemeindliche Dokumentationspflichten werden
nachfolgend aufgezeigt (vgl. Abbildung 517).
SACHVERHALTE FÜR GEMEINDLICHE DOKUMENTATIONSPFLICHTEN
SACHVERHALTE VORSCHRIFTEN
§§ 78 und 79 GO NRW i. V. m. den §§ 1 bis 9 und 11 bis 19
Haushaltssatzung und Haushaltsplan
GemHVO NRW
Nachtragssatzung § 81 GO NRW i. V. m. § 10 GemHVO NRW
Überplanmäßige und außerplanmäßige
§ 83 GO NRW
Aufwendungen und Auszahlungen
Investitionskredite § 86 GO NRW i. V. m. § 41 GemHVO NRW
Sicherheiten und Gewährleistungen
§ 87 GO NRW
für Dritte
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4. Abschnitt GemHVO NRW
SACHVERHALTE FÜR GEMEINDLICHE DOKUMENTATIONSPFLICHTEN
SACHVERHALTE VORSCHRIFTEN
Rückstellungen § 88 GO NRW i. V. m. § 36 GemHVO NRW
Liquiditätsplanung und Liquiditätskredite § 89 GO NRW
Vermögensgegenstände § 90 GO NRW i. V. m. § 35 GemHVO NRW
Inventur und Inventar § 91 GO NRW i. V. m. §§ 28 und 29 GemHVO NRW
Vermögensbewertung
§ 91 GO NRW i. V. m. §§ 33 und 34 GemHVO NRW
Eröffnungsbilanz § 92 GO NRW i. V. m. §§ 53 bis 57 GemHVO NRW
Finanzbuchhaltung/Buchführung §§ 93 und 94 GO NRW i. V. m. §§ 27 und 30 GemHVO NRW
Jahresabschluss §§ 95 und 96 GO NRW i. V. m. §§ 37 bis 48 GemHVO NRW
Örtliche Prüfung §§ 101 bis 104 GO NRW
Gesamtabschluss §§ 116 bis 118 GO NRW i. V. m. §§ 49 bis 52 GemHVO NRW
Fremde Finanzmittel §§ 16 und 31 GemHVO NRW
Kosten- und Leistungsrechnung § 18 GemHVO NRW
Vergabe von Aufträgen § 25 GemHVO NRW
Stundung, Niederschlagung und Erlass § 26 GemHVO NRW
Sicherheitsstandards § 31 GemHVO NRW i. V. m. § 58 GemHVO NRW
Abbildung 517 „Sachverhalte für gemeindliche Dokumentationspflichten“
Die Dokumentationspflicht der Gemeinde soll bezogen auf das einzelne Haushaltsjahr betrachtet werden. Sie be-
ginnt jahresbezogen grundsätzlich mit dem ersten Geschäftsvorfall, der dem Haushaltsjahr wirtschaftlich oder
rechtlich zuzuordnen ist. Die jahresbezogene Pflicht endet mit dem letzten Geschäftsvorfall der Gemeinde, der i. d.
R. die Vernichtung der aufzubewahrenden haushaltswirtschaftlichen Unterlagen zum Inhalt hat.
Für die Gemeinde besteht dabei keine Möglichkeit einer Befreiung von der grundsätzlichen Dokumentationspflicht
oder eine Reduzierung dieser Pflicht. Die befristete oder unbefristete Aufbewahrung der gemeindlichen Geschäfts-
unterlagen stellt eine Umsetzung der Dokumentationspflicht durch die Gemeinde dar.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2629
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4. Abschnitt GemHVO NRW
1.2.2 Keine Verteilung im Haushaltsjahr
Die Aufzeichnungspflicht der Gemeinde führt zu einer laufenden, systematisch geordneten Dokumentation der ge-
meindlichen Geschäftsvorfälle und ihrer haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen. Die Gemeinde soll ihre Buchfüh-
rungspflicht jedoch nicht danach ausgestalten, ob die Erfassung eines Geschäftsvorfalls haushaltswirtschaftlich für
das Haushaltsjahr „genehm“ ist. Sie soll auch unterjährig ihre Buchführung nicht danach ausrichten.
Die gemeindlichen Buchungen sollen auch nicht auf andere Zeitpunkte verlegt werden, die nicht der tatsächlichen
Geschäftstätigkeit der Gemeinde oder der Durchführung ihrer Aufgaben entsprechen. Eine unterjährige Berichter-
stattung stellt ebenfalls keinen Anlass für zeitliche Verschiebungen dar, sondern führt nur zu einer Verfälschung
der Darstellung der wirtschaftlichen Lage der Gemeinde im Jahresabschluss.
Die Abgrenzung der einzelnen Haushaltsjahre sowie die Anwendung des Prinzips der Periodengerechtigkeit erfor-
dern ebenfalls nicht, die haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen aus den gemeindlichen Geschäftstätigkeiten, die
nur in einem bestimmten Zeitraum innerhalb des Haushaltsjahres anfallen, gleichmäßig auf das gesamte Haus-
haltsjahr zu verteilen. Das Unterlassen der Verteilung erstreckt sich auch auf Aufwendungen aus der Nutzung von
Sachanlagen, z. B. auf Zahlungen für die Maschinen für den Winterdienst, auch wenn die Maschinen in der übrigen
Zeit des Haushaltsjahres nicht von der Gemeinde nicht genutzt werden.
Die Zahlungen, die aufgrund der gemeindlichen Geschäftstätigkeit nur einmal oder wenige Male anfallen oder als
Teilzahlungen von den Zahlungspflichtigen oder der Gemeinde dürfen unter Beachtung des Liquiditätsänderungs-
prinzips nur im Zeitpunkt ihres Eingangs bei der Gemeinde (Einzahlungen) und zum Fälligkeitszeitpunkt (Auszah-
lungen) in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Sie dürfen nicht anhand der wirtschaftlichen Aktivitäten der Ge-
meinde auf das Haushaltsjahr oder periodengerecht aufgeteilt werden.
Andererseits dürfen die im Haushaltsjahr regelmäßig anfallenden Zahlungen auch nicht zu einem einzigen Zah-
lungszeitpunkt zusammengefasst und nur zu diesem Zeitpunkt erfasst werden. Die gemeindlichen Zahlungen sind
unabhängig von der Häufigkeit ihres Anfalls grundsätzlich immer zum Zahlungszeitpunkt zu erfassen. Die im Zu-
sammenhang mit den Finanzleistungen entstehenden Erträge und Aufwendungen sind von der Gemeinde ggf.
abzugrenzen, sofern eine unmittelbare Verknüpfung zu einem künftigen Haushaltsjahr besteht.
2. Die gemeindliche Finanzbuchhaltung
2.1 Allgemeine Sachlage
Die Gemeinde hat eine eigene Finanzbuchhaltung einzurichten, damit alle gemeindlichen Geschäftsvorfälle und
die dadurch bedingten Geld- und Wertveränderungen im Haushaltsjahr erfasst werden, die sich auf die Vermögens-
und Schuldenlage der Gemeinde auswirken. Die Finanzbuchhaltung hat insbesondere die Angaben zu machen
und die Daten aus der Ausführung der gemeindlichen Haushaltswirtschaft im Haushaltsjahr zu liefern, die in den
Jahresabschluss der Gemeinde mit seiner Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und der Bilanz sowie dem Anhang
einzubeziehen sind.
Durch die Beachtung der einschlägigen Grundsätze soll die Ordnungsmäßigkeit der gemeindlichen Buchführung
und der Zahlungen der Gemeinde sichergestellt werden. Die haushaltsrechtlichen Regelungen enthalten jedoch
keine Festlegungen über die organisatorische Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung, sondern legen für die Ge-
meinde nur die Aufgaben „Buchführung“ und „Zahlungsabwicklung“ fest (vgl. § 93 GO NRW).
Die Gemeinde muss dazu eine sachgerechte Trennung zwischen dem gemeindlichen Buchungsgeschäft und dem
Zahlungsgeschäft der Gemeinde sicherstellen. Sie muss besondere Sicherheitsanforderungen für die gemeindliche
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2630
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4. Abschnitt GemHVO NRW
Zahlungsabwicklung festlegen und unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten eigenverantwortlich aus-
gestalten. Es gilt dabei insgesamt, die Erledigung der Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhaltung so auszu-
gestalten, dass das erforderliche technische und kaufmännische Fachwissen vorhanden ist, die Qualität der Buch-
führung gewährleistet wird und die Kosten sich in einem verträglichen wirtschaftlichen Rahmen bewegen.
Bei der Gemeinde bedarf es eines systematischen Aufbaus der gemeindlichen Buchführung nach einem örtlichen
Kontenplan, der aus dem NKF-Kontenrahmen abzuleiten ist. Die von der Gemeinde ausgestaltete Buchführung
einschließlich der gebildeten Konten ist in Abhängigkeit von der eingesetzten elektronischen Datenverarbeitung
gegen Manipulationen zu schützen.
Die Gemeinde muss z. B. dafür Sorge tragen, dass die Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten
Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung von Aufgaben der Finanzbuchhaltung verant-
wortlich abgegrenzt wird. Einen Teil der Generalnorm über die gemeindliche Finanzbuchhaltung stellt auch das
Gebot der vollständigen und verständlichen Aufzeichnung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle in den Büchern der
Gemeinde dar. Ebenso ist der Beleggrundsatz zu beachten.
Zu den haushaltsrechtlichen Vorgaben für die gemeindliche Finanzbuchhaltung gehört auch die Pflicht zur Aufbe-
wahrung der Geschäftsunterlagen einschließlich der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Diese Festlegungen
stellen eine gewichtige Aufgabe für die Gemeinde dar. Sie sollen zur Nachvollziehbarkeit des gemeindlichen Han-
delns bzw. der Geschäftstätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung beitragen (vgl. § 58 GemHVO NRW).
Insgesamt gilt es, die Zuverlässigkeit und Ordnungsmäßigkeit der gemeindlichen Finanzbuchhaltung zu sichern.
Dazu dienen auch die gesetzlichen Prüfungsaufgaben, zu denen die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanz-
buchhaltung sowie die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde gehören (vgl. § 103 Absatz
1 Nummer 4 und 5 GO NRW). Diese Anliegen kommen auch in den haushaltsrechtlichen Vorschriften dieses Ab-
schnitts der Gemeindehaushaltsverordnung zum Ausdruck.
2.2 Die doppelte Buchführung
Die gemeindliche Buchführung soll eine jahresbezogene Abrechnung des haushaltswirtschaftlichen Handelns der
Gemeinde auf der Grundlage der Ermächtigungen im Haushaltsplan ermöglichen. Mit den Rechengrößen „Ertrag“
und „Aufwand“ sollen die Geschäftsvorfälle der Gemeinde beim Zugang und Abgang von Gütern und Werten sowie
Dienstleistungen systematisch erfasst werden.
Die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle der Gemeinde müssen daher bezogen auf das Haushaltsjahr als Ab-
rechnungsperiode sowohl hinsichtlich ihrer Ergebniswirksamkeit als auch ihrer Zahlungswirksamkeit vorgenommen
werden. Das gemeindliche Buchungssystem muss deshalb die systematische Erfassung und Dokumentation der
gemeindlichen Geschäftsvorfälle in zeitlicher und sachlicher Hinsicht ermöglichen und dauerhaft gewährleisten.
Das System der doppelten Buchführung kann diese Erfordernisse erfüllen, denn bei der doppelten Buchführung
muss neben dem Buchungskonto unmittelbar auch ein Gegenkonto bestehen. Jeder Geschäftsvorfall muss nach
Soll und Haben getrennt gebucht werden. Die Buchung muss dabei zur Nachvollziehbarkeit konkret bezeichnet
werden. Es wird zudem eine Summen- und Saldenbildung ermöglicht.
Von der Gemeinde müssen deshalb bei den Buchungen durch Eintrag in die Bücher das Buchungsdatum sowie
das Belegdatum dokumentiert und ggf. ein gesonderter Buchungstext erstellt werden. Die doppelte Buchführung
stellt mit ihrer Systematik insgesamt ein formales und geschlossenes Buchungssystem dar, mit dem die von der
gemeindlichen Finanzbuchhaltung ermittelten haushaltswirtschaftlichen Daten zutreffend in ihrer Größenordnung
in Geldeinheiten und systematisch über die Zuordnung zu den gemeindlichen Bilanz-, Ergebnis- und Finanzkonten
verarbeitet werden können.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2631
