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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „NKF-Handreichung für Kommunen“
NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
§ 26 GemHVO NRW
3.1.3 Das Erlöschen von gemeindlichen Ansprüchen
Durch eine Erklärung der Gemeinde gegenüber dem betroffenen Dritten als Schuldner, dass sie auf die Durch-
setzung ihrer Ansprüche wegen der Uneinbringlichkeit verzichtet (Erlass der Ansprüche), erlöschen die gemeind-
lichen Ansprüche gegenüber dem Dritten im von der Gemeinde festgelegten Umfang. Insbesondere bei privat-
rechtlichen Schuldverhältnissen kann es für die Gemeinde erforderlich sein, durch einen Erlassvertrag gegenüber
dem Schuldner festzustellen, dass ein Schuldverhältnis nicht besteht (vgl. § 397 Absatz 2 BGB). Entsprechend
gehen wegen der erlassenen Forderung keine Zahlungen mehr bei der Gemeinde ein.
Aus diesem Grunde kann ggf. die gemeindliche Finanz- und Liquiditätsplanung anzupassen sein (vgl. § 3 i. V. m.
§ 30 GemHVO NRW). Ein Verzicht auf gemeindliche Ansprüche ist aber auch bilanziell umzusetzen. Die davon
betroffenen Forderungen sind vollständig als Vermögenswert abzuschreiben und bilanziell auszubuchen. Das
Gleiche gilt entsprechend, wenn die Gemeinde auf die Rückzahlung oder Anrechnung der von ihr geleisteten
Zahlungsbeträge durch Dritte verzichtet, z. B. bei Voraus- oder Abschlagszahlungen. In diesen Fällen muss wie
bei der Niederschlagung der Ansprüche eine Wertberichtigung bei den Forderungen vorgenommen werden.
3.1.4 Der Verzicht auf Zahlungsansprüche in geringer Höhe
Im Zusammenhang mit dem Erlass von gemeindlichen Ansprüchen ist auch die haushaltsrechtliche Vorschrift zu
beachten, nach der die Gemeinde auf die Geltendmachung von Zahlungsansprüchen in geringer Höhe zu ver-
zichten kann, wenn dieses aus wirtschaftlichen oder anderen Gründen geboten ist (vgl. § 23 Absatz 4 GemHVO
NRW). Diese Regelung stellt eine Sondervorschrift gegenüber der Regelung über sonstige Zulässigkeiten des
Erlasses von gemeindlichen Ansprüchen dar.
Die Regelung trägt vielmehr dem Umstand Rechnung, dass in der gemeindlichen Praxis die Kosten für die Ver-
folgung und Durchsetzung eines geringen Zahlungsanspruches schnell die Höhe des Anspruchs übersteigen
können und die Einziehung des Anspruches damit unwirtschaftlich werden kann. Beim Verzicht auf die Geltend-
machung von Zahlungsansprüchen in geringer Höhe müssen die für den Erlass von Ansprüchen geltenden Vo-
raussetzungen daher nicht erfüllt sein. Die Gemeinde darf aber andererseits auch nicht auf der Grundlage der
Vorschrift über Kleinbeträge auf höhere Ansprüche verzichten.
3.2 Zu Satz 2 (Geltung bei Rückzahlung und Anrechnung):
Die haushaltsrechtliche Vorschrift sieht ergänzend zu der Regelung, dass die Gemeinde ihre Ansprüche gegen-
über Dritten ganz oder zum Teil erlassen werden darf, gesondert vor, dass diese Gegebenheiten auch für die
Rückzahlung oder Anrechnung von geleisteten Beträgen gelten. Es wird der Gemeinde dadurch ermöglicht, bei
der Abrechnung von Ansprüchen gegenüber Dritten auf die Rückzahlung erhaltener Beträge zu verzichten oder
bei geleisteten Beträgen eine Anrechnung vorzunehmen.
Die Pflicht zur Rückzahlung von gemeindlichen Finanzleistungen muss nach Lage des Einzelfalles für den
Schuldner eine besondere Härte bedeuten. Sofern ein solcher Fall vor Ort gegeben ist, hat die Gemeinde in eige-
ner Verantwortung darüber zu entscheiden. Diese Sachlage bedingt den Erlass interner Vorgaben. Es sollten
auch einzelfallbezogene Informationspflichten gegenüber den Verantwortlichen der Gemeinde bestehen, denen
die Entscheidung über den Erlass von Ansprüchen obliegt.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2626
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4. Abschnitt GemHVO NRW
Vierter Abschnitt
Buchführung, Inventar, Zahlungsabwicklung
1. Allgemeines
1.1 Allgemeine Grundlagen
Ein wesentlicher Bestandteil des NKF als gemeindliches Haushaltsrecht ist die enge Verknüpfung der gemeindli-
chen Haushaltswirtschaft mit der Finanzbuchhaltung der Gemeinde, in der Buchführung und die Zahlungsabwick-
lung erledigt werden (vgl. § 93 GO NRW). Die dazu erforderlichen grundsätzlichen Regelungen sind im vierten
Abschnitt der Gemeindehaushaltsverordnung verankert worden. Der Landesgesetzgeber hat daher weitgehend auf
kleinteilige Regelungen verzichtet.
Der Gemeinde wird eine Vielzahl von Möglichkeiten eingeräumt, um die Aufbau- und Ablauforganisation der ge-
meindlichen Finanzbuchhaltung unter Berücksichtigung der örtlichen Erfordernisse und Gegebenheiten in eigener
Verantwortung näher auszugestalten. Die mit der örtlichen Ausführung der Haushaltswirtschaft in Verbindung ste-
henden Verwaltungsabläufe und Geschäftsvorfällen können durch die Gemeinde unter Beachtung einer wirtschaft-
lichen Aufgabenerledigung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung durch die Gemeinde in eigener
Verantwortung gestaltet und weiterentwickelt werden.
Die Gemeinde trägt die Gesamtverantwortung, unabhängig davon, ob und in welcher Form sie Dritte an ihrer Auf-
gabenerledigung beteiligt (vgl. § 94 GO NRW). Sie soll zudem im Rahmen ihrer Buchführung keine Mängel entste-
hen lassen, die den gemeindlichen Jahresabschluss beeinträchtigen könnten. Die Einordnung der Finanzbuchhal-
tung im gemeindlichen Haushaltswesen wird nachfolgend aufgezeigt (vgl. Abbildung 516).
DIE FINANZBUCHHALTUNG IM GEMEINDLICHEN HAUSHALTSWESEN
HAUSHALTS- FINANZ- KOSTEN- UND
STATISTIK
WIRTSCHAFT BUCHHALTUNG LEISTUNGSRECHN.
- Haushaltsplanung - Geschäftsbuchführung - Interne Abrechnungen - Interne Statistiken
- Mittelfristige Planung - laufende Buchungen - nach Kostenarten - .……
- Investitionsplanung - Anlagenbuchungen - nach Kostenstellen - …….
- Fremdfinanzierung - nach Kostenträger - …….
- Zahlungsabwicklung
- Haushaltsausführung - laufende und - Einzelfragen zu Kosten - Externe Statistiken
- Allgemeine und einmalige Zahlungen - Finanzstatistiken
Budgetbewirtschaftung - Kostenvergleiche - Ergebnisstatistik
- Liquiditätsplanung - Zahlungsstatistik
- Haushaltsabrechnung - Vermögensstatistik
- Jahresabschluss - Beteiligung - Schuldenstatistik
- Gesamtabschluss - am Jahresabschluss - Bilanzstatistik
- am Gesamtabschluss - Fachstatistiken
- Personalstatistik
- Sozialhilfestatistik
- Jugendhilfestatistik
- ……
ÖRTLICHES BERICHTSWESEN und CONTROLLING als Bindeglied
Abbildung 516 „Die Finanzbuchhaltung im gemeindlichen Haushaltswesen“
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2627
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4. Abschnitt GemHVO NRW
Die Gemeinde hat unter Beachtung der haushaltsrechtlichen und der fachlichen Rahmenbedingungen in allen Be-
reichen ihrer Haushaltswirtschaft besondere Dokumentations- und Informationspflichten, zu denen auch die ge-
meindliche Finanzbuchhaltung gehört. Der Anlass und Umfang der Dokumentations- und Informationspflichten der
Gemeinde entstehen im Zeitablauf des Haushaltsjahres zu bestimmten Zeitpunkten oder Anlässen sowie bei ge-
wichtigen Geschäftsabläufen.
Die Gemeinde muss dazu eigenverantwortlich klären und festlegen, inwieweit die gemeindliche Finanzbuchhaltung
darin eingebunden wird und in welcher Art und Weise die Aufbewahrung der erstellten Dokumente vorzunehmen
ist. Sie hat dabei zu beachten, dass eine formell ordnungsmäßige Buchführung nicht automatisch auch eine sach-
lich richtige Buchführung darstellt.
1.2 Die gemeindlichen Dokumentationspflichten
1.2.1 Allgemeine Grundlagen
Die Gemeinde ist verpflichtet, alle ihre Geschäftsvorfälle sowie die Vermögens- und Schuldenlage nach dem Sys-
tem der doppelten Buchführung und unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in ihren Bü-
chern klar ersichtlich und nachprüfbar für das Haushaltsjahr aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht führt zu einer
laufenden, systematisch geordneten Dokumentation der gemeindlichen Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhal-
tung der Gemeinde. Die Buchführungspflicht der Gemeinde ist dabei grundsätzlich zeitlich unbegrenzt.
Zur gemeindlichen Dokumentationspflicht gehört, dass die Geschäftsunterlagen der Gemeinde sicher und geordnet
aufbewahrt werden, z. B. die Unterlagen über die gemeindliche Buchführung und die hierzu ergangenen Anwei-
sungen und Organisationsregelungen (vgl. § 58 GemHVO NRW). Die jahresbezogene Haushaltsplanung sowie die
Ausführung der Haushaltswirtschaft und die Abrechnung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle stehen diesem zeit-
bezogenen Grundsatz nicht entgegen.
Die Gemeinde hat in eigener Verantwortung dazu durch örtliche Regelungen die Durchführung und den Nachweis
der erforderlichen Dokumentationen festzulegen (vgl. § 31 GemHVO NRW). Von der Dokumentationspflicht der
Gemeinde werden aber nicht nur die Tätigkeiten der Gemeinde erfasst, die unter die Begriffe "Buchführung", In-
ventar" und "Zahlungsabwicklung" fallen. Mögliche Sachverhalte für gemeindliche Dokumentationspflichten werden
nachfolgend aufgezeigt (vgl. Abbildung 517).
SACHVERHALTE FÜR GEMEINDLICHE DOKUMENTATIONSPFLICHTEN
SACHVERHALTE VORSCHRIFTEN
§§ 78 und 79 GO NRW i. V. m. den §§ 1 bis 9 und 11 bis 19
Haushaltssatzung und Haushaltsplan
GemHVO NRW
Nachtragssatzung § 81 GO NRW i. V. m. § 10 GemHVO NRW
Überplanmäßige und außerplanmäßige
§ 83 GO NRW
Aufwendungen und Auszahlungen
Investitionskredite § 86 GO NRW i. V. m. § 41 GemHVO NRW
Sicherheiten und Gewährleistungen
§ 87 GO NRW
für Dritte
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2628
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SACHVERHALTE FÜR GEMEINDLICHE DOKUMENTATIONSPFLICHTEN
SACHVERHALTE VORSCHRIFTEN
Rückstellungen § 88 GO NRW i. V. m. § 36 GemHVO NRW
Liquiditätsplanung und Liquiditätskredite § 89 GO NRW
Vermögensgegenstände § 90 GO NRW i. V. m. § 35 GemHVO NRW
Inventur und Inventar § 91 GO NRW i. V. m. §§ 28 und 29 GemHVO NRW
Vermögensbewertung
§ 91 GO NRW i. V. m. §§ 33 und 34 GemHVO NRW
Eröffnungsbilanz § 92 GO NRW i. V. m. §§ 53 bis 57 GemHVO NRW
Finanzbuchhaltung/Buchführung §§ 93 und 94 GO NRW i. V. m. §§ 27 und 30 GemHVO NRW
Jahresabschluss §§ 95 und 96 GO NRW i. V. m. §§ 37 bis 48 GemHVO NRW
Örtliche Prüfung §§ 101 bis 104 GO NRW
Gesamtabschluss §§ 116 bis 118 GO NRW i. V. m. §§ 49 bis 52 GemHVO NRW
Fremde Finanzmittel §§ 16 und 31 GemHVO NRW
Kosten- und Leistungsrechnung § 18 GemHVO NRW
Vergabe von Aufträgen § 25 GemHVO NRW
Stundung, Niederschlagung und Erlass § 26 GemHVO NRW
Sicherheitsstandards § 31 GemHVO NRW i. V. m. § 58 GemHVO NRW
Abbildung 517 „Sachverhalte für gemeindliche Dokumentationspflichten“
Die Dokumentationspflicht der Gemeinde soll bezogen auf das einzelne Haushaltsjahr betrachtet werden. Sie be-
ginnt jahresbezogen grundsätzlich mit dem ersten Geschäftsvorfall, der dem Haushaltsjahr wirtschaftlich oder
rechtlich zuzuordnen ist. Die jahresbezogene Pflicht endet mit dem letzten Geschäftsvorfall der Gemeinde, der i. d.
R. die Vernichtung der aufzubewahrenden haushaltswirtschaftlichen Unterlagen zum Inhalt hat.
Für die Gemeinde besteht dabei keine Möglichkeit einer Befreiung von der grundsätzlichen Dokumentationspflicht
oder eine Reduzierung dieser Pflicht. Die befristete oder unbefristete Aufbewahrung der gemeindlichen Geschäfts-
unterlagen stellt eine Umsetzung der Dokumentationspflicht durch die Gemeinde dar.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2629
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4. Abschnitt GemHVO NRW
1.2.2 Keine Verteilung im Haushaltsjahr
Die Aufzeichnungspflicht der Gemeinde führt zu einer laufenden, systematisch geordneten Dokumentation der ge-
meindlichen Geschäftsvorfälle und ihrer haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen. Die Gemeinde soll ihre Buchfüh-
rungspflicht jedoch nicht danach ausgestalten, ob die Erfassung eines Geschäftsvorfalls haushaltswirtschaftlich für
das Haushaltsjahr „genehm“ ist. Sie soll auch unterjährig ihre Buchführung nicht danach ausrichten.
Die gemeindlichen Buchungen sollen auch nicht auf andere Zeitpunkte verlegt werden, die nicht der tatsächlichen
Geschäftstätigkeit der Gemeinde oder der Durchführung ihrer Aufgaben entsprechen. Eine unterjährige Berichter-
stattung stellt ebenfalls keinen Anlass für zeitliche Verschiebungen dar, sondern führt nur zu einer Verfälschung
der Darstellung der wirtschaftlichen Lage der Gemeinde im Jahresabschluss.
Die Abgrenzung der einzelnen Haushaltsjahre sowie die Anwendung des Prinzips der Periodengerechtigkeit erfor-
dern ebenfalls nicht, die haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen aus den gemeindlichen Geschäftstätigkeiten, die
nur in einem bestimmten Zeitraum innerhalb des Haushaltsjahres anfallen, gleichmäßig auf das gesamte Haus-
haltsjahr zu verteilen. Das Unterlassen der Verteilung erstreckt sich auch auf Aufwendungen aus der Nutzung von
Sachanlagen, z. B. auf Zahlungen für die Maschinen für den Winterdienst, auch wenn die Maschinen in der übrigen
Zeit des Haushaltsjahres nicht von der Gemeinde nicht genutzt werden.
Die Zahlungen, die aufgrund der gemeindlichen Geschäftstätigkeit nur einmal oder wenige Male anfallen oder als
Teilzahlungen von den Zahlungspflichtigen oder der Gemeinde dürfen unter Beachtung des Liquiditätsänderungs-
prinzips nur im Zeitpunkt ihres Eingangs bei der Gemeinde (Einzahlungen) und zum Fälligkeitszeitpunkt (Auszah-
lungen) in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Sie dürfen nicht anhand der wirtschaftlichen Aktivitäten der Ge-
meinde auf das Haushaltsjahr oder periodengerecht aufgeteilt werden.
Andererseits dürfen die im Haushaltsjahr regelmäßig anfallenden Zahlungen auch nicht zu einem einzigen Zah-
lungszeitpunkt zusammengefasst und nur zu diesem Zeitpunkt erfasst werden. Die gemeindlichen Zahlungen sind
unabhängig von der Häufigkeit ihres Anfalls grundsätzlich immer zum Zahlungszeitpunkt zu erfassen. Die im Zu-
sammenhang mit den Finanzleistungen entstehenden Erträge und Aufwendungen sind von der Gemeinde ggf.
abzugrenzen, sofern eine unmittelbare Verknüpfung zu einem künftigen Haushaltsjahr besteht.
2. Die gemeindliche Finanzbuchhaltung
2.1 Allgemeine Sachlage
Die Gemeinde hat eine eigene Finanzbuchhaltung einzurichten, damit alle gemeindlichen Geschäftsvorfälle und
die dadurch bedingten Geld- und Wertveränderungen im Haushaltsjahr erfasst werden, die sich auf die Vermögens-
und Schuldenlage der Gemeinde auswirken. Die Finanzbuchhaltung hat insbesondere die Angaben zu machen
und die Daten aus der Ausführung der gemeindlichen Haushaltswirtschaft im Haushaltsjahr zu liefern, die in den
Jahresabschluss der Gemeinde mit seiner Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und der Bilanz sowie dem Anhang
einzubeziehen sind.
Durch die Beachtung der einschlägigen Grundsätze soll die Ordnungsmäßigkeit der gemeindlichen Buchführung
und der Zahlungen der Gemeinde sichergestellt werden. Die haushaltsrechtlichen Regelungen enthalten jedoch
keine Festlegungen über die organisatorische Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung, sondern legen für die Ge-
meinde nur die Aufgaben „Buchführung“ und „Zahlungsabwicklung“ fest (vgl. § 93 GO NRW).
Die Gemeinde muss dazu eine sachgerechte Trennung zwischen dem gemeindlichen Buchungsgeschäft und dem
Zahlungsgeschäft der Gemeinde sicherstellen. Sie muss besondere Sicherheitsanforderungen für die gemeindliche
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2630
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4. Abschnitt GemHVO NRW
Zahlungsabwicklung festlegen und unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten eigenverantwortlich aus-
gestalten. Es gilt dabei insgesamt, die Erledigung der Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhaltung so auszu-
gestalten, dass das erforderliche technische und kaufmännische Fachwissen vorhanden ist, die Qualität der Buch-
führung gewährleistet wird und die Kosten sich in einem verträglichen wirtschaftlichen Rahmen bewegen.
Bei der Gemeinde bedarf es eines systematischen Aufbaus der gemeindlichen Buchführung nach einem örtlichen
Kontenplan, der aus dem NKF-Kontenrahmen abzuleiten ist. Die von der Gemeinde ausgestaltete Buchführung
einschließlich der gebildeten Konten ist in Abhängigkeit von der eingesetzten elektronischen Datenverarbeitung
gegen Manipulationen zu schützen.
Die Gemeinde muss z. B. dafür Sorge tragen, dass die Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten
Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung von Aufgaben der Finanzbuchhaltung verant-
wortlich abgegrenzt wird. Einen Teil der Generalnorm über die gemeindliche Finanzbuchhaltung stellt auch das
Gebot der vollständigen und verständlichen Aufzeichnung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle in den Büchern der
Gemeinde dar. Ebenso ist der Beleggrundsatz zu beachten.
Zu den haushaltsrechtlichen Vorgaben für die gemeindliche Finanzbuchhaltung gehört auch die Pflicht zur Aufbe-
wahrung der Geschäftsunterlagen einschließlich der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Diese Festlegungen
stellen eine gewichtige Aufgabe für die Gemeinde dar. Sie sollen zur Nachvollziehbarkeit des gemeindlichen Han-
delns bzw. der Geschäftstätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung beitragen (vgl. § 58 GemHVO NRW).
Insgesamt gilt es, die Zuverlässigkeit und Ordnungsmäßigkeit der gemeindlichen Finanzbuchhaltung zu sichern.
Dazu dienen auch die gesetzlichen Prüfungsaufgaben, zu denen die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanz-
buchhaltung sowie die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde gehören (vgl. § 103 Absatz
1 Nummer 4 und 5 GO NRW). Diese Anliegen kommen auch in den haushaltsrechtlichen Vorschriften dieses Ab-
schnitts der Gemeindehaushaltsverordnung zum Ausdruck.
2.2 Die doppelte Buchführung
Die gemeindliche Buchführung soll eine jahresbezogene Abrechnung des haushaltswirtschaftlichen Handelns der
Gemeinde auf der Grundlage der Ermächtigungen im Haushaltsplan ermöglichen. Mit den Rechengrößen „Ertrag“
und „Aufwand“ sollen die Geschäftsvorfälle der Gemeinde beim Zugang und Abgang von Gütern und Werten sowie
Dienstleistungen systematisch erfasst werden.
Die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle der Gemeinde müssen daher bezogen auf das Haushaltsjahr als Ab-
rechnungsperiode sowohl hinsichtlich ihrer Ergebniswirksamkeit als auch ihrer Zahlungswirksamkeit vorgenommen
werden. Das gemeindliche Buchungssystem muss deshalb die systematische Erfassung und Dokumentation der
gemeindlichen Geschäftsvorfälle in zeitlicher und sachlicher Hinsicht ermöglichen und dauerhaft gewährleisten.
Das System der doppelten Buchführung kann diese Erfordernisse erfüllen, denn bei der doppelten Buchführung
muss neben dem Buchungskonto unmittelbar auch ein Gegenkonto bestehen. Jeder Geschäftsvorfall muss nach
Soll und Haben getrennt gebucht werden. Die Buchung muss dabei zur Nachvollziehbarkeit konkret bezeichnet
werden. Es wird zudem eine Summen- und Saldenbildung ermöglicht.
Von der Gemeinde müssen deshalb bei den Buchungen durch Eintrag in die Bücher das Buchungsdatum sowie
das Belegdatum dokumentiert und ggf. ein gesonderter Buchungstext erstellt werden. Die doppelte Buchführung
stellt mit ihrer Systematik insgesamt ein formales und geschlossenes Buchungssystem dar, mit dem die von der
gemeindlichen Finanzbuchhaltung ermittelten haushaltswirtschaftlichen Daten zutreffend in ihrer Größenordnung
in Geldeinheiten und systematisch über die Zuordnung zu den gemeindlichen Bilanz-, Ergebnis- und Finanzkonten
verarbeitet werden können.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2631
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Im Rahmen des Systems der doppelten Buchführung besteht eine Vielzahl von Buchungslogiken für die Buchungen
der Gemeinde auf ihren Bestandskonten (Bilanz) und den Ergebniskonten (Ergebnisrechnung). Bei den Be-
standskonten werden z. B. die Anfangsbestände auf den Aktivkonten auf der linken Seite und auf den Passivkonten
auf der rechten Seite gebucht.
Auf diesen Seiten werden auch die Zugänge im Haushaltsjahr gebucht, während die Abgänge auf der Gegenseite
zu buchen sind. Am Ende des Haushaltsjahres ist der Schlussbestand auf den jeweiligen Konten durch die Bildung
eines Schlussbestandes in Form eines Saldos zu ermitteln. Die erforderliche Gegenbuchung ist dabei von der
Gemeinde auf dem Abschlusskonto vorzunehmen.
Auf den Ergebniskonten der Gemeinde ist immer im Zusammenhang mit einem Bestandskonto zu buchen. Bei
Erträgen besteht ein Zugang auf einem Aktivkonto oder ein Abgang auf einem Passivkonto, denen eine Gegenbu-
chung auf einem Ertragskonto folgen muss. Bei Aufwendungen ist auf einem Aufwandskonto zu buchen, denen ein
Abgang auf einem Aktivkonto oder ein Zugang auf einem Passivkonto als Gegenbuchung folgen muss.
Die Ergebniskonten weisen, anders als die Bestandskonten, zu Beginn des Haushaltsjahres einen Anfangsbestand
auf. Die Gemeinde hat das örtliche Buchungsgeschehen insgesamt so zu konzipieren, dass nach Ablauf des Haus-
haltsjahres von ihr ein Jahresabschluss erstellt werden kann, mit dem die ausgeführte Haushaltswirtschaft des
Haushaltsjahres bzw. das dabei erzielte Ergebnis aufgezeigt wird.
2.3 Keine "Wesentlichkeit" in der Buchführung
Für die Haushaltswirtschaft der Gemeinde ist es erforderlich, dass alle Geschäftsvorfälle buchmäßig erfasst und
das Vermögen und die Schulden in vollem Umfang bekannt sind. Die wirtschaftliche Lage der Gemeinde ist nur
verständlich und akzeptabel sowie nachvollziehbar, wenn alle Vorgänge von der Gemeinde erfasst werden. Eine
Reduzierung auf die wesentlichen bzw. bedeutsamen Informationen ist haushaltswirtschaftlich nicht vertretbar. Es
wäre bei einer von den tatsächlichen Verhältnissen abweichenden und unzutreffenden Datenlage für die Gemeinde
schwierig, gegenüber Dritten ihre Zahlungsansprüche durchzusetzen und die Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen.
Im Rahmen der gemeindlichen Buchführung und der Zahlungsabwicklung soll die Gemeinde dem Grundsatz der
Wesentlichkeit keine erhebliche Bedeutung beimessen. Der Grundsatz der Wesentlichkeit soll bei der gemeindli-
chen Buchführung und die Zahlungsabwicklung der Gemeinde nicht zur Anwendung kommen. Er konkretisiert den
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit insoweit, indem bestimmt wird, dass aus der Anwendung des Grundsatzes der
Wirtschaftlichkeit nur dann Vereinfachungen der Rechnungslegung begründet werden können, wenn sich hieraus
keine Informationsnachteile für die Adressaten der gemeindlichen Haushaltswirtschaft ergeben.
Ein Verzicht auf die Buchung von gemeindlichen Geschäftsvorfällen und die Erfassung von Zahlungen der Ge-
meinde würden durch die fehlerhafte oder unvollständige Darstellung durch die Finanzbuchhaltung in einem erheb-
lichen Maße die Haushaltswirtschaft der Gemeinde beeinflussen. Die gemeindliche Finanzbuchhaltung würde Da-
ten und Informationen zur Haushaltswirtschaft der Gemeinde bereitstellen, durch die Entscheidungen der Adres-
saten der gemeindlichen Haushaltswirtschaft erheblich beeinflusst und beeinträchtigt werden können.
2.4 Die DV-Buchführung
Die Verarbeitung von gemeindlichen Geschäftsvorfällen in den Geschäftsbüchern der Gemeinde erfolgt i. d. R. in
digitalisierter Form. Diese Sachlage bedingt eine örtliche IT-Struktur, um die Verarbeitung, Übermittlung, Speiche-
rung und Archivierung der gemeindlichen Daten und Unterlagen vornehmen und auf Dauer gewährleisten zu kön-
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2632
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nen. Unter dem Begriff "Informationstechnologie (IT)" soll dabei die gesamte von der Gemeinde eingesetzte Hard-
ware und Software verstanden werden. Die Gemeinde muss dazu insbesondere organisatorische und technische
Feststellungen treffen, damit die anfallenden Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß abgewickelt und die spezifischen
örtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Der Landesgesetzgeber hat die Anforderungen an die gemeindliche Buchführung und deren Dokumentation sowie
die Aufbewahrung unabhängig von der örtlich eingesetzten Technologie bestimmt. Die DV-Buchführung weist als
allgemeines Kennzeichen auf, dass die gemeindliche Buchführung vollständig oder überwiegend mithilfe von Da-
tenträgern erfolgt. Daher bestimmt sich deren Umfang nach der Vornahme bzw. den Abläufen der gemeindlichen
Geschäftsvorfälle und deren zahlenmäßigen Umfang sowie dem Automatisierungsgrad. Aber auch die technischen
Gegebenheiten bestimmen die örtliche IT-Struktur sowie die Gestaltung der gemeindlichen DV-Buchführung mit.
Die Gemeinde trägt für die tatsächliche Ausgestaltung ihrer DV-Buchführung und deren Ordnungsmäßigkeit die
Verantwortung im Rahmen ihrer Selbstverwaltung. Sie muss sicherstellen, dass für die Buchungen der gemeindli-
chen Geschäftsvorfälle die geeignete Hardware und Software verfügbar und einsetzbar ist. Die Gemeinde muss
dazu sicherstellen, dass aus der gemeindlichen Geschäftstätigkeit sachlich erforderlichen Daten vollständig, richtig,
zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst sowie autorisiert und nachvollziehbar gespeichert werden.
Die erfassten gemeindlichen Daten sollen eine hohe Qualität besitzen und aufgrund automatisierter Prozesse
schnell verfügbar sein. Ihnen kommt eine erhebliche Bedeutung für die gemeindlichen Entscheidungen zu. Die
Gemeinde muss deshalb auch die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der örtlichen Buchführungsprozesse ge-
währleisten bzw. beim Erwerb einer automatisierten Datenverarbeitung entsprechende Anforderungen an ihren
Auftragnehmer festlegen.
Die örtliche DV-Buchführung soll grundsätzlich so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb
einer angemessenen Zeit einen Überblick über die zutreffende Abwicklung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle
verschaffen kann. Auf der Grundlage der GoB sind deshalb für die DV-Buchführung eigenständige Grundsätze
präzisiert und als GoBS veröffentlicht worden. Bei der Ausgestaltung der örtlichen DV-Buchführung sind alle diese
Grundsätze von der Gemeinde zu beachten.
3. Die Vorschriften zur Buchführung, Inventar, Zahlungsabwicklung
3.1 Die Gesamtübersicht über die Vorschriften
Der vierte Abschnitt der Gemeindehaushaltsverordnung enthält zu vielen Sachverhalten der gemeindlichen Buch-
führung und der Zahlungsabwicklung die notwendigen Rahmenbedingungen. Er enthält zusätzlich gesonderte Vor-
schriften zur Inventur. Die Gemeinde hat diese haushaltsrechtlichen Vorgaben unter Berücksichtigung ihrer örtli-
chen Verhältnisse näher auszugestalten. Die haushaltsrechtlichen Bestimmungen sind auf der Grundlage der Er-
mächtigungen in der Vorschrift des § 133 Absatz 1 GO NRW erlassen worden.
Durch diese Vorschrift wird das für Inneres zuständige Ministerium ermächtigt, zur Durchführung der Gemeinde-
ordnung die notwendigen haushaltswirtschaftlichen Regelungen im Einvernehmen mit dem Finanzministerium zu
treffen. Die nachfolgenden haushaltsrechtlichen Vorschriften sind dafür geschaffen worden (vgl. Abbildung 518).
DIE VORSCHRIFTEN IM 4. ABSCHNITT DER GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG
Vierter Abschnitt § 27 Buchführung
Buchführung, Inventar, § 28 Inventur, Inventar
Zahlungsabwicklung § 29 Inventurvereinfachungsverfahren
§ 30 Zahlungsabwicklung, Liquiditätsplanung
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2633
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4. Abschnitt GemHVO NRW
DIE VORSCHRIFTEN IM 4. ABSCHNITT DER GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG
§ 31 Sicherheitsstandards und interne Aufsicht
Abbildung 518 „Die Vorschriften im 4. Abschnitt der Gemeindehaushaltsverordnung“
In diesem haushaltsrechtlichen Rahmen sind auch die einzelnen Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhaltung
bestimmt worden, damit die Buchführung und der Zahlungsverkehr von der Gemeinde ordnungsgemäß abgewickelt
und die gemeindlichen Geschäftsvorfälle zutreffend und vollständig nachgewiesen werden. Die Buchungen der
Gemeinde dienen auch der Kontrolle der Gemeinde durch Prüfungen, ggf. auch der Rekonstruktion gemeindlicher
Sachverhalte und Geschäftsvorfälle.
Mit ihren Buchungen soll die Gemeinde die Erfüllung der Nachweispflicht über das haushaltswirtschaftliche Handeln
der Gemeinde erreichen bzw. in ausreichendem Maße bewirken. Diesen Zwecken dienen auch die in diesem Ab-
schnitt der Gemeindehaushaltsverordnung enthaltenen Vorgaben zur Erfassung der Vermögensgegenstände und
der Schulden der Gemeinde im Rahmen der gemeindlichen Inventur. Nur bei einem ordnungsmäßigen Erfassen
kann die Gemeinde ihre wirtschaftliche Lage im Jahresabschluss sachgerecht darstellen.
3.2 Die Vorschriften im Einzelnen
Der vierte Abschnitt der Gemeindehaushaltsverordnung enthält im Einzelnen folgende besondere Vorschriften zur
Buchführung, zum Inventar und zur Zahlungsabwicklung der Gemeinde:
- § 27 Buchführung
In der Finanzbuchhaltung der Gemeinde sind alle gemeindlichen Geschäftsvorfälle und die dadurch bedingten
Veränderungen der Vermögens- und Schuldenlage der Gemeinde durch die örtliche Buchführung zu doku-
mentieren. Das gemeindliche Ressourcenaufkommen und der Ressourcenverbrauch der Gemeinde sind durch
Erträge und Aufwendungen zu erfassen. Außerdem hat die Gemeinde nach dem System der doppelten Buch-
führung zu buchen und die gemeindlichen Zahlungen nach ihrer Kassenwirksamkeit nachzuweisen.
Die gemeindliche Finanzbuchhaltung hat daher das Datenmaterial zu liefern, das die Grundlage für die Auf-
stellung des jährlichen Ergebnisplans und Finanzplans darstellt. Die Geschäftsvorfälle aus der Ausführung der
gemeindlichen Haushaltswirtschaft sind deshalb zeitlich und sachlich sowie produktorientiert zu erfassen und
auszuwerten. Die Daten sind in den Jahresabschluss der Gemeinde mit seiner Ergebnisrechnung, Finanzrech-
nung und der Bilanz sowie Anhang einzubeziehen. Durch die Grundsätze in dieser Vorschrift einschließlich
des Systems der doppelten Buchführung und der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung soll die gemeind-
liche Buchführung sichergestellt und nachvollziehbar gemacht werden.
- § 28 Inventur, Inventar
Das Inventar ist eine Grundlage für den jährlich aufzustellenden Jahresabschluss der Gemeinde. Deshalb ist
dieser Vorschrift gesondert bestimmt worden, dass die Gemeinde für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres
ihre Vermögensgegenstände und Schulden genau zu verzeichnen und dabei den jeweiligen Wert anzugeben
haben (Inventar). Die Inventur stellt dabei als Bestandsaufnahme eine lückenlose, mengen- und wertmäßige
Erfassung des gemeindlichen Vermögens und der Schulden einer Gemeinde zu einem bestimmten Stichtag
durch eine Inaugenscheinnahme in Form von Messen, Wiegen usw. dar. Eine solche Stichtagsinventur ist in
einem angemessenen und abgegrenzten Zeitraum um den Abschlussstichtag herum durchzuführen. Die Vor-
schrift baut auf der gesetzlichen Regelung über die Inventur, das Inventar und die Vermögensbewertung auf
und konkretisiert die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (vgl. § 91 GO NRW).
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2634
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4. Abschnitt GemHVO NRW
- § 29 Inventurvereinfachungsverfahren
Für die Gemeinde werden durch diese Vorschrift, ergänzend zu den Bestimmungen über die Durchführung der
Inventur, ausgewählte Inventurvereinfachungen zugelassen, um die Wirtschaftlichkeit der gemeindlichen In-
ventur zu erhöhen (vgl. § 28 GemHVO NRW). Jede der zugelassenen Vereinfachungen ist dabei an besondere
Voraussetzungen gebunden. Diese Vorgaben sollen dazu beitragen, dass die Inventurzwecke auch dann erfüllt
werden, wenn die Gemeinde von einer Vereinfachungsmöglichkeit Gebrauch macht. Vor der Anwendung einer
Vereinfachungsmöglichkeit ist daher von der Gemeinde zu prüfen, ob die vorgesehene Maßnahme zu mehr
Wirtschaftlichkeit beiträgt als die normale Inventur und dabei der Grundsatz der Vollständigkeit sowie der
Grundsatz der Richtigkeit nicht unvertretbar beeinträchtigt werden.
- § 30 Zahlungsabwicklung, Liquiditätsplanung
Die Vorschrift regelt in Ausfüllung der gesetzlichen Vorschriften und im Interesse der Sicherheit die für die
gemeindliche Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung unabdingbaren Ausführungsgrundsätze (vgl. §§ 89
und 93 GO NRW). Diese Grundsätze sollen sicherstellen, dass gemeindliche Zahlungsverfahren nach einheit-
lichen Maßstäben und hinreichend sicher durchgeführt werden. Die Gemeinde hat dabei die Verpflichtung, ihre
Liquidität und die Finanzierung der Investitionen sicherzustellen (vgl. § 75 Abs. 6 GO NRW). Für sie besteht
außerdem die ausdrückliche Verpflichtung, dass ihre Zahlungsfähigkeit durch eine angemessene Liquiditäts-
planung unter Einbeziehung der im Finanzplan ausgewiesenen Einzahlungen und Auszahlungen zu gewähr-
leisten (vgl. § 89 GO NRW).
- § 31 Sicherheitsstandards und interne Aufsicht
Die Sicherung der Ordnungsmäßigkeit des gemeindlichen Rechnungswesens kann unter Berücksichtigung der
Selbstverwaltung der Gemeinde ausreichend durch Rahmenregelungen gewährleistet werden. Die Vorgaben
in dieser Vorschrift beinhalten daher eine Verpflichtung der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters, nähere
örtliche Vorschriften zur gemeindlichen Finanzbuchhaltung und ihrem Umfeld zu erlassen. Unter Berücksichti-
gung der örtlichen Gegebenheiten soll dadurch die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanz-
buchhaltung der Gemeinde sichergestellt werden. Die Gemeinde hat dabei besonders den Umgang mit den
gemeindlichen Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen zu regeln. Der
Gewährleistung gemeindlichen Handelns dienen viele Sicherheitsstandards in der Vorschrift, die durch eine
örtliche Dienstanweisung näher auszugestalten sind.
4. Die Konten der Gemeinde
4.1 Die Buchungskonten
Die Gemeinde hat innerhalb ihrer Finanzbuchhaltung ihre Geschäftsvorfälle über gemeindliche Buchungskonten
zu erfassen, die entsprechend dem Aufbau des NKF-Kontenrahmens zu bilden sind. Diese Buchungskonten sollen
eine sachlich richtige Erfassung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle ermöglichen und eine haushaltswirtschaftlich
zutreffende Zuordnung zur Darstellung des Ressourcenaufkommens und Ressourcenverbrauch sowie der Zah-
lungsabwicklung und der Vermögens- und Schuldenlage der Gemeinde zum Abschlussstichtag des Haushaltsjah-
res gewährleisten.
Die Gemeinde hat daher zur Erfassung der Erträge und Aufwendungen nach Arten die örtlich notwendigen Ergeb-
niskonten, für die Einzahlungen und Auszahlungen die entsprechenden Zahlungskonten und für ihre Vermögens-
und Schuldenlage die sachlich erforderlichen Bilanzkonten in geeigneter Weise einzurichten. Sie hat dabei zu be-
rücksichtigen, dass mit den Ergebniskonten und die Zahlungskonten nur Stromgrößen und mit den Bilanzkonten
nur Bestandsgrößen erfasst werden.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2635
