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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „NKF-Handreichung für Kommunen“
NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
§ 27 GemHVO NRW
WICHTIGE GESETZLICH BESTIMMTE GRUNDSÄTZE
Grundsatz der Einzelbewertung § 32 Absatz 1 Nummer 2 GemHVO NRW
§ 91 Absatz 2 GO NRW, § 32 Absatz 1
Grundsatz der Vorsicht Nummer 3, § 35 Absatz 7 GemHVO NRW
Grundsatz der Periodenabgrenzung § 32 Absatz 1 Nummer 4 GemHVO NRW
Grundsatz der Bewertungsstetigkeit
§ 32 Absatz 1 Nummer 5 GemHVO NRW
(materielle Bilanzkontinuität)
Anschaffungswertprinzip § 91 Absatz 2 GO NRW
Grundsatz des Saldierungsverbots § 41 Absatz 2 GemHVO NRW
Grundsatz des Nachweises
§ 95 Absatz 1 GO NRW
der Recht- und Ordnungsmäßigkeit
GRUNDSÄTZE ZUM GEMEINDLICHEN GESAMTABSCHLUSS
Grundsatz der Fiktion der rechtlichen Einheit § 116 Absatz 2 GO NRW
Grundsatz der Einheitlichkeit des Ausweises § 49 Absatz 3 GemHVO NRW
Grundsatz der Vollständigkeit
§ 116 Absatz 2 GO NRW
des Konsolidierungskreises
Grundsatz der Eliminierung
§ 50 GemHVO NRW i. V. m. § 303 HGB
„konzerninterner“ Beziehungen
Grundsatz der Wesentlichkeit § 116 Absatz 3 GO NRW
Abbildung 538 „Wichtige gesetzlich bestimmte Grundsätze“
1.1.6.4 Weitere wichtige Grundsätze
Neben den GoB, die sich auf die laufende Buchführung beziehen und die Art der Erfassung und Darstellung der
Geschäftsvorfälle sowie deren Schutz vor Verlust und Verfälschung regeln, sind weitere wichtige Grundsätze ent-
wickelt worden. Jeder dieser Grundsätze soll sicherstellen, dass ein sachverständiger Dritter sich in einer ange-
messenen Zeit einen Überblick über die Aufzeichnung von Buchungsvorfällen und über die Aufzeichnung von Ver-
mögens- und Schuldenpositionen verschaffen kann. Die weiteren wichtigen Grundsätze, die auch bei der Ge-
meinde zur Anwendung kommen sollen, werden nachfolgend vorgestellt (vgl. Abbildung 539).
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2693
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§ 27 GemHVO NRW
WEITERE WICHTIGE GRUNDSÄTZE
GRUNDSÄTZE ZWECKE UND INHALTE
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sollen sicherzu-
Grundsätze
stellen, dass die Buchungen und sonstigen Aufzeichnungen voll-
ordnungsmäßiger
ständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden,
DV-gestützter
wenn die Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung
Buchführungssysteme (GoBS)
erfolgt (vgl. § 27 Absatz 5 GemHVO NRW).
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung wurden
Grundsätze zur Erfüllung der ordnungsmäßigen Buchführung und Bilanzie-
ordnungsmäßiger rung bei einer DV-Buchführung entwickelt und umfassen im We-
Datenverarbeitung (GoDV) sentlichen die Sicherheit, die Funktionserfüllung und die Doku-
mentation.
Die Grundsätze beziehen sich auf die Erstellung des Inventars
Grundsätze
und sollen sicherstellen, dass in der Inventur eine vollständige
ordnungsmäßiger
Erfassung des Vermögens und der Schulden erfolgt (vgl. § 91
Inventur (GoI)
GO NRW i. V. m. § 28 und 29 GemHVO NRW).
Grundsätze Die Grundsätze der Aktivierung, Passivierung und Bewertung
ordnungsmäßiger werden weiter detailliert. Dazu gehören auch die Grundsätze für
Bilanzierung (GoBi) die Bilanzgliederung (vgl. z. B. § 41 bis 43 GemHVO NRW).
Grundsätze Die Grundsätze spezifizieren die Anforderungen für die durch
ordnungsmäßiger den Lagebericht vorzunehmende Informationsvermittlung (vgl. §
Lageberichterstattung (GoL) 48 GemHVO NRW).
Die Grundsätze finden hinsichtlich der jährlichen Abschlussprü-
fung Anwendung. Diese beinhalten u. a. Festlegungen zu den
Grundsätze Prüfungshandlungen. Außerdem bestehen noch weitere Ergän-
ordnungsmäßiger zungen dieser Grundsätze durch die „Grundsätze ordnungsmä-
Abschlussprüfungen (GoA) ßiger Berichterstattung bei Abschlussprüfungen“ sowie die
„Grundsätze für die ordnungsmäßige Erteilung von Bestätigungs-
vermerken bei Abschlussprüfungen“.
Grundsätze
Die Grundsätze finden bei der Aufstellung des gemeindlichen
ordnungsmäßiger
Gesamtabschlusses Anwendung (vgl. § 116 GO NRW).
Konzernrechnungslegung (GoK)
Die Grundsätze finden bei der Aufstellung der gemeindlichen Ge-
Grundsätze
samtkapitalflussrechnung Anwendung und sollen zu einer sach-
ordnungsmäßiger
gerechten Erstellung beitragen (vgl. § 51 Absatz 3 GemHVO
Kapitalflussrechnung (GoKfr)
NRW).
Die Grundsätze sind für die pflichtgemäße Risikoüberwachung
Grundsätze
entwickelt worden. Sie beinhalten die allgemeinen Handlungs-
ordnungsmäßiger
vorgaben bzw. Handlungsempfehlungen zur Ausgestaltung ei-
Risikoüberwachung (GoR)
nes Risikoüberwachungssystems.
Grundsätze Die Grundsätze sind aus steuerrechtlicher Sicht entwickelt wor-
zur ordnungsmäßigen Führung den, weil die von Steuerpflichtigen zu führenden Bücher und Auf-
und Aufbewahrung von Büchern, zeichnungen zunehmend in elektronischer Form geführt und die
Aufzeichnungen und Unterlagen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form auf-
in elektronischer Form bewahrt werden.
sowie zum Datenzugriff
Abbildung 539 „Weitere wichtige Grundsätze“
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2694
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Durch die Grundsätze sollen außerdem Manipulationsmöglichkeiten verhindert werden, damit dem Dritten ein qua-
lifizierter Einblick in die Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanz-(gesamt)-lage der Gemeinde möglich ist. Die
Auslegung dieser Grundsätze durch Rechtsprechung und Literatur sorgt für deren Weiterentwicklung. Die Grunds-
ätze werden dann weiterentwickelt, wenn dafür aus neuen Sachverhalten heraus ein allgemeines Erfordernis be-
steht. Diese Weiterentwicklung trägt daher auch zu einer dynamischen Anpassung der haushaltsrechtlichen Vor-
schriften bei. Die aktuellen nationalen und internationalen Entwicklungen werden dabei berücksichtigt.
1.1.6.5 Die sachgerechte Anwendung der GoB
Die sachgerechte Anwendung der GoB unter Beachtung ihrer qualitativen Merkmale führt grundsätzlich zu einer
wirklichkeitsgetreuen Darstellung der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde zum Ab-
schlussstichtag. Durch eine Orientierung der örtlichen Entscheidungen an diesen Grundsätzen entstehen relevante,
verlässliche und verständliche Informationen über die wirtschaftliche Lage der Gemeinde. Unter Beachtung der
Grundsätze „Klarheit“ und „Übersichtlichkeit“ und der Gliederungsvorschriften für die gemeindliche Bilanz kann der
Jahresabschluss zur Informationsvermittlung der Gemeinde beitragen (vgl. § 41 GemHVO NRW).
Die Bewertungsvorschriften in den §§ 32 bis 36, 42 und 43 GemHVO NRW prägen dabei auch die Grundsätze
weiter aus. Zur Auslegung der GoB sind i. d. R. die juristischen Auslegungskriterien heranzuziehen. Als GoB ist
jedes Verfahren und jede Methode anzuerkennen, die dazu führen, dass gesetzliche Regelungen im Einzelfall
ihrem Sinn und Zweck entsprechend angewandt werden. Mit der Verwendung des unbestimmten Rechtsbegriffs
der GoB wird gewährleistet, dass auf neue Sachverhalte in der Praxis den gesetzlichen Anforderungen gemäß
reagiert werden kann. Auf eine abschließende Regelung über die GoB hat der Gesetzgeber bewusst verzichtet,
um die fortlaufende Entwicklung und Veränderung der Grundsätze nicht zu beeinträchtigen.
Ausgehend vom allgemeinen Schutzzweck des gemeindlichen Rechnungswesens können z. B. die für das kauf-
männische Rechnungswesen anerkannten Ziele „Dokumentation“, „Rechenschaft“ und „Kapitalerhaltung“ auch im
gemeindlichen Haushaltsrecht eine entsprechende Anwendung finden. Die grundsätzliche Übereinstimmung des
Rechnungszwecks ist darauf zurückzuführen, dass auch im gemeindlichen Bereich das Verhältnis zwischen der
Gemeinde als Rechnungslegende und den Adressaten der gemeindlichen Haushaltswirtschaft als Rechnungsle-
gungsadressaten eine klassische Stellvertreterbeziehung aufweist, weil die Gemeinde das Vermögen ihrer Bürger
wie ein Beauftragter treuhänderisch verwaltet.
Aus dieser Aufgabe lassen sich Rahmengrundsätze für die gemeindliche Buchführung ableiten, die für die Erfas-
sung und Darstellung der Geschäftsvorfälle der Gemeinde sowie deren Sicherung gegen Verlust und Verfälschung
gelten und die materielle und formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherstellen sollen. Die Gemeinde hat
die GoB wegen der Weiterentwicklung des HGB durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz grundsätzlich nicht
in anderer Form anzuwenden, z. B. das Realisationsprinzip. Es ist zu berücksichtigen, dass die haushaltsrechtli-
chen Vorschriften die Anwendung der GoB für die Gemeinde vielfach konkret vorgeben und die GoB nicht durch
Vorschriften des HGB auszufüllen sind.
Die Grundsätze können für die Gemeinde auch noch näher durch das Land bestimmt werden und zum Inhalt haus-
haltsmäßig relevanter rechtlicher Regelungen gemacht bzw. kodifiziert wurden. Solche Regelungen stellen dann
besondere haushaltsmäßige Vorgaben für die Gemeinde dar, z. B. in Form von Haushaltsgrundsätzen. Derartige
Festlegungen haben dann für das haushaltswirtschaftliche Handeln der Gemeinde einen Vorrang vor den weiteren
allgemeinen Grundsätzen.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2695
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1.1.6.6 Die steuerrechtlichen GoBD
Bei gemeindlichen Geschäftsvorfällen, aus denen eine Steuerpflicht für die Gemeinde entsteht, werden der Be-
steuerung die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen zugrunde gelegt, die den Vorschriften
der §§ 140 bis 148 AO entsprechen (vgl. § 158 AO). Aufgrund der zunehmenden Abwicklung betrieblicher Ge-
schäftsabläufe einschließlich ihrer Aufzeichnung in Büchern sowie deren Aufbewahrung unter der Nutzung geeig-
neter Informations- und Kommunikationstechnik hat die Finanzverwaltung veranlasst, neue „Grundsätze zur ord-
nungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu veröffentlichen.
Ausgehend von den AO binden die Vorgaben die Steuerpflichtigen und Finanzverwaltung (vgl. §§ 140 ff. AO). Sie
stehen in ihrer Fassung als Grundsätze für steuerrechtliche Gegebenheiten nicht nur im Zusammenhang mit den
einschlägigen Vorschriften der AO. Sie sollen auch bewirken, dass im Rahmen steuerrechtlicher Prüfungen die
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der betrieblichen Geschäftsvorfälle verbessert werden, ohne dass gleich-
zeitig und insgesamt konkret für den Einzelfall festgelegt wird, welche Aufzeichnungen vom Steuerpflichtigen vor-
zunehmen und welche Unterlagen in welcher Form aufzubewahren sind.
Die von der Gemeinde anzuwendenden Vorgaben sind auch für steuerrechtliche Angelegenheiten der Gemeinde
nicht unbeachtlich, denn wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu füh-
ren hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen
obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen (vgl. § 140 AO). Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungs-
pflichten können sich aber auch aus einzelnen Steuergesetzen ergeben.
Die steuerrechtlichen GoBD sind deshalb von der Gemeinde bei den Geschäftsvorfällen zu beachten, durch die
sich steuerrechtliche Auswirkungen auf die Gemeinde ergeben, nicht nur aufgrund von Geschäftsvorfällen eines
Betriebes gewerblicher Art, sondern besonders relevant sind gemeindliche Geschäftsvorfälle, durch die eine Um-
satzsteuerpflicht für die Gemeinde ausgelöst wird. Wichtig ist z. B. die besondere Vorgabe für die Mitwirkungs-
pflichten der Gemeinde als Steuerpflichtige (vgl. § 90 AO).
Die GoBD ersetzen aber nicht die haushaltsrechtlichen Grundsätze für die Gemeinde, auch dann nicht, wenn die
Grundsätze nicht kodifiziert wurden und daher kein originäres Haushaltsrecht darstellen. Sie ersetzen aber auch
nicht die nicht kodifizierten GoB und GoBS oder machen diese Vorgaben für die gemeindliche Haushaltswirtschaft
entbehrlich. Der unmittelbare Bezug der GoBD zu den Vorschriften der AO verstärkt die ausschließliche steuer-
rechtliche Relevanz. Sie kann unabhängig gemeindlichen Haushaltsrecht wegen umsatzsteuerrechtlicher Zwecke
zu weiteren Angaben führen, z. B. Rechnungsangaben (vgl. §§ 14 und 14 a UStG und 33 UStDV).
1.2 Zu Satz 2 (Auswertungen aus den Büchern):
1.2.1 Allgemeine Vorgaben
Die Gemeinde muss im Rahmen ihrer Finanzbuchhaltung jeweils für ein Haushaltsjahr die haushaltswirtschaftlich
notwendigen Bücher führen. Die dafür sachlich geordnete Zusammenstellung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle
in der Finanzbuchhaltung wird regelmäßig als „Hauptbuch“ bezeichnet. Unter der zeitlich geordneten Aufzeichnung
der Geschäftsvorfälle für den Jahreszeitraum wird das „Grundbuch“ verstanden. Die Gemeinde kann dazu noch
weitere Nebenbücher entsprechend ihrem örtlichen Bedarf führen, z. B. ein Kassenbuch für die Zahlungsabwick-
lung sowie ein Anlagenbuch.
Die Gemeinde hat unter Beachtung der GoB und Berücksichtigung ihrer DV-Buchführung eigenverantwortlich zu
entscheiden, welche Bücher in welcher Form örtlich geführt werden. Die örtlichen Bücher müssen von der Ge-
meinde so gestaltet werden, dass ein Überblick über die Geschäftsvorfälle im Haushaltsjahr möglich ist und die
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2696
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Klarheit und Übersichtlichkeit der gemeindlichen Kontenführung sowie des Buchungsgeschehens gewährleistet
wird. Aus den gemeindlichen Büchern müssen die haushaltsrechtlich vorgesehenen Auswertungen möglich sein,
z. B. nach der Haushaltsgliederung und nach der sachlichen Ordnung sowie nach der zeitlichen Ordnung.
Derartige Auswertungen müssen auch dann möglich sein, wenn die Gemeinde ihre Buchführung mithilfe einer
automatisierten Datenverarbeitung durchführt (DV-Buchführung). In diesen Fällen ist die Auswertbarkeit von den
technischen Möglichkeiten in der gemeindlichen Finanzbuchhaltung abhängig, die der Gemeinde zur Verfügung
stehen (maschinelle Auswertbarkeit). Insgesamt sind die haushaltsrechtlichen Vorgaben so allgemein gefasst wor-
den, dass daraus ein Rahmen und keine unvertretbaren Einschränkungen für die Gemeinde bei der Gestaltung
ihrer Finanzbuchhaltung entstehen.
1.2.2 Nach der Haushaltsgliederung
Im NKF liegt die zeitgemäße Gliederung des jährlichen Haushaltsplans in der Eigenverantwortung der Gemeinde.
Es wird ihr das Recht eingeräumt, ihren Haushaltsplan eigenverantwortlich in produktorientierte Teilpläne nach den
örtlichen Bedürfnissen zu untergliedern (vgl. § 4 Absatz 2 GemHVO NRW). Dabei müssen jedoch die haushalts-
rechtlich bestimmten 17 Produktbereiche die Ausgangsbasis für die örtliche Gestaltung der gemeindlichen Teil-
pläne darstellen und im gemeindlichen Haushaltsplan enthalten sein.
Auf dieser Basis sieht die Vorschrift vor, dass die Bücher der Finanzbuchhaltung auch sachliche Auswertungen
nach der von der Gemeinde gewählten Haushaltsgliederung zulassen müssen. Der Rahmen für die Bildung von
gemeindlichen Teilplänen wird daher nachfolgend aufgezeigt (vgl. Abbildung 540).
DIE BILDUNG VON PRODUKTORIENTIERTEN TEILPLÄNEN
Örtliche Teilpläne nach den verbindlich vorgegebenen Produktbereichen mit Angabe
1.
der jeweils dazugehörigen Produktgruppen und wesentlichen Produkte.
Örtliche Teilpläne nach Produktgruppen (eigene oder aus dem NKF- oder dem „Län-
2. der-Produktrahmen“) mit mindestens Summenangaben aus den Teilplänen auf der
Ebene der verbindlichen Produktbereiche.
Örtliche Teilpläne nach Produkten mit mindestens Summenangaben aus den Teilplä-
3.
nen auf der Ebene der verbindlichen Produktbereiche.
Örtliche Teilpläne nach den örtlichen Verantwortungsbereichen mit Angabe der Auf-
4. gaben und der dafür gebildeten Produkte sowie mit Summenangaben aus den Teil-
plänen auf der Ebene der verbindlichen Produktbereiche.
Abbildung 540 „Die Bildung von produktorientierten Teilplänen“
In den Teilplänen des gemeindlichen Haushaltsplans sollen das Ressourcenaufkommen und der Ressourcenver-
brauch aufgabenbezogen erkennbar gemacht werden. Die Erträge und Aufwendungen müssen daher haushalts-
jahrbezogen den produktorientierten Teilen des gemeindlichen Haushalts zurechenbar sein und im Teilergebnis-
plan veranschlagt werden.
In den Teilfinanzplänen müssen mindestens die Einzahlungen und Auszahlungen aus der Investitionstätigkeit der
Gemeinde veranschlagt sein. Die Auswertungen nach der örtlichen Haushaltsgliederung ermöglichen Auswertun-
gen, mit deren Hilfe die produktorientierte Steuerung der Gemeinde unterstützt sowie die Aufstellung der Ergebnis-
rechnung, Finanzrechnung und Teilrechnungen als Bestandteile des gemeindlichen Jahresabschlusses erleichtert
wird (vgl. §§ 37 bis 40 GemHVO NRW).
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2697
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1.2.3 Nach der sachlichen Ordnung
Das Prinzip des systematischen Aufbaus der Buchführung der Gemeinde erfordert neben der Organisation und
dem System der Buchführung sowie der Art der geführten Bücher die Anwendung eines Kontenplans, der auf dem
allgemeinen NKF-Kontenrahmen aufbaut. Der NKF-Kontenrahmen stellt ein strukturiertes Ordnungsgerüst der Kon-
tengruppierung für die Gemeinde dar und spiegelt das Drei-Komponentensystem des NKF wieder. Er erleichtert
die Aufstellung eines systematischen örtlich ausgeprägten Kontenplans durch die Gemeinde.
Durch die im Kontenplan der Gemeinde aufgeführten Sachkonten wird die sachliche oder systematische Ordnung
der gemeindlichen Buchungen im Haushaltsjahr gesichert. Bei den gemeindlichen Buchungen soll daher eine sach-
liche Zusammenfassung nach den Buchungsinhalten der gemeindlichen Geschäftsvorfälle bzw. den Buchungssät-
zen auf der Grundlage der örtlich gebildeten Sachkonten stattfinden. Diese Aufgabe wird durch das Hauptbuch der
Gemeinde übernommen. Der Abschluss der Sachkonten kann dann eine Überleitung in die Bilanz, die Ergebnis-
rechnung und die Finanzrechnung ermöglichen. Dazu bedarf es ggf. noch besonderer Abschlusskonten.
Die Auswertungen auf der Grundlage dieses Buchungsgeschehens dienen dazu, artenbezogene sachliche Zuord-
nungen zu den Haushaltspositionen der Ergebnisrechnung und der Finanzrechnung vorzunehmen, um den ge-
meindlichen Jahresabschluss aufstellen zu können. Nur dann werden die unterschiedlichen Arten der gemeindli-
chen Erträge und Aufwendungen sowie die Vielzahl der Arten der Einzahlungen und Auszahlungen der Gemeinde
für die Aufgabenerfüllung der Gemeinde insgesamt erkennbar und nachvollziehbar gemacht sowie die Herkunft
und Verwendung dokumentiert.
Die Vorgabe, eine Auswertung nach der sachlichen Ordnung zu ermöglichen, bedingt außerdem, dass die einge-
gangenen Einzahlungen und geleisteten Auszahlungen grundsätzlich unverzüglich und unabhängig davon sachlich
zuzuordnen sind, ob ein gemeindlicher Anspruch oder eine Verpflichtung gegenüber einem Dritten bestehen. Es
müssen daher z. B. auch "freiwillige" Zahlungen an die Gemeinde zeitlich und sachlich im Rahmen der Zahlungs-
abwicklung in der Finanzbuchhaltung zutreffend erfasst werden. Die sachliche Zuordnung darf dabei von der Ge-
meinde nicht solange hinausgeschoben werden, bis z. B. für Einzahlungen tatsächlich ein rechtlicher Anspruch
durch die Gemeinde entstanden ist.
1.2.4 Nach der zeitlichen Ordnung
Die Buchungen der gemeindlichen Geschäftsvorfälle sind unabhängig von ihrer sachlichen Zuordnung im Haus-
haltsjahr auch zeitnah und in zeitlicher Folge (zeitlicher Ordnung) durch eine Eintragung in das Grundbuch zu
erfassen. Die Gemeinde hat dabei abhängig von örtlichen Gegebenheiten bedarfsgerecht deren Zahl und die da-
zugehörige Zuordnung im haushaltsrechtlich festgelegten Rahmen zu bestimmen.
Die Grundbücher der Gemeinde werden wegen der chronologischen Erfassung der gemeindlichen Geschäftsfälle
wie ein Tagebuch geführt. I. d. R. werden daher im Grundbuch, das Datum, der betreffende Vorgang, ggf. weitere
Vermerke, das Konto und das Gegenkonto sowie der Betrag festgehalten. Die zeitliche Aufeinanderfolge erleichtert
daher die Abstimmung der richtigen Buchung sowie eine notwendig werdende Aufklärung von Unstimmigkeiten.
1.2.5 Mithilfe einer FIBU-Kontierungsnummer
Die Vorgaben für die gemeindliche Buchführung verlangen, dass die Buchungsdaten der gemeindlichen Geschäfts-
vorfälle vollständig und richtig erfasst, zutreffend eingegeben, verarbeitet und ausgegeben sowie dokumentiert bzw.
gespeichert und aufbewahrt werden. Es sollen aus den gemeindlichen Buchungen auch die haushaltswirtschaftlich
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vorgesehenen sowie die örtlich steuerungsrelevanten Auswertungen möglich sein. Diesen Zwecken soll die FIBU-
Kontierungsnummer dienen und daher so gestaltet sein, dass sie dafür geeignet ist.
Die Kontierungsnummer muss deshalb beim Eingang oder der Erstellung von buchungsrelevanten Geschäftsun-
terlagen von der Gemeinde einzelfallbezogen vergeben werden. Entsprechend der von der Gemeinde ausgewähl-
ten Bestandteile oder Komponenten dieser Nummer können die gemeindlichen Geschäftsvorfälle dann kontenmä-
ßig zugeordnet und ausgewertet werden. Die FIBU-Kontierungsnummer wird daher für die Bearbeitung eines ge-
meindlichen Geschäftsvorfalls regelmäßig aus einer Vielzahl von Stellen zusammengesetzt.
Jedes Segment kann dabei als Kombination mehrerer Komponenten ein Fachkennzeichen darstellen. Die Verwen-
dung einer solchen Kontierungsnummer im örtlichen Buchungsgeschehen schafft daher eine unmittelbare Verbin-
dung zwischen der Gemeinde und den Institutionen und Personen, mit denen die Gemeinde in geschäftlicher Be-
ziehung steht. Mögliche Bestandteile oder Komponenten für eine örtliche Kontierungsnummer werden nachfolgend
aufgezeigt (vgl. Abbildung 541).
DIE GESTALTUNG EINER FIBU-KONTIERUNGSNUMMER
Stadt Fach- Budget Pro- Pro- Rechen- Per- Buch- Haus- Sachkonto
bereich dukt- dukt größe sonen- hal- halts-
Pro- Konto-
be- konto- tung jahr
dukt- merk-
reich nummer
gruppe mal
A 21 F 11 25 N B2442 D 14 271 6841
Beispiel: A.21.F.11.25.N.B.2442.D.14.271.6841
Fachkennziffern
11 E 01 11 L A1000 D 111 4011
A - - - - - - oder 20.. - -
52 J 17 89 O Z9999 K 611 7950
Stadt- Merk- Merk- Merk- Merk- Merk- Merk- Merk- Merk- Merk- Merk-
name male male male male male male male male male male
nach Glie- nach nach nach nach nach nach nach auch auch
derung der Budget- Produkt- örtlichen Ertrags, Namen Debitor dem für die für die
Fach- arten berei- Pro- Aufwand der oder Haus- Finanz- Fi-
bereiche E= chen dukten oder Kunden Kredi- halts- statistik nanz-
11 = F= … Ein- tor jahr statis-
21 = G= /Aus- tik
usw. usw. zahlung
Abbildung 541 „Die Gestaltung einer FIBU-Kontierungsnummer“
Die Vergabe einer allgemeinen FIBU-Kontierungsnummer für jeden zu buchenden Geschäftsvorfall der Gemeinde
auf der Basis eines Kundenkontos mit den dazugehörigen Stammdaten kann dabei eine Ausgangsbasis bieten.
Durch eine entsprechende Fachkennziffer als einzelne Stelle oder Segment können dabei einzelne Leistungen der
Gemeinde erkennbar und nachvollziehbar gemacht werden.
Eine solche konkrete Zuordnung dürfte z. B. die Vornahme der Aufwands- und Ertragskonsolidierung im Rahmen
der Aufstellung des gemeindlichen Gesamtabschlusses wesentlich erleichtern (vgl. § 50 GemHVO NRW i. V. m. §
305 HGB). Die Gemeinde muss vor der Festlegung der Zusammensetzung einer Kontierungsnummer die künftigen
vielfältigen Auswertungserfordernisse berücksichtigen, um gesonderte manuelle Auswertungen zu vermeiden.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2699
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Bei der Nutzung einer Kontierungsnummer durch die Gemeinde sich die vorhandenen technischen Möglichkeiten
der DV-Buchführung ausreichend zu berücksichtigen. Aber auch die Gestaltung der örtlichen Geschäftsbuchfüh-
rung, z. B. bei getrennten Konten für die Debitorenbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung, ist nicht unbeacht-
lich. Die Ausgestaltung einer örtlichen Kontierungsnummer ist dabei eigenverantwortlich von der Gemeinde unter
Berücksichtigung ihrer örtlichen Gegebenheiten und Erfordernisse vorzunehmen.
Mit der Nutzung einer Kontierungsnummer durch die Gemeinde werden Auswertungen auf der Grundlage örtlich
relevanter Merkmale und Basisdaten oder nach der Produktorientierung sowie nach organisatorischen Gesichts-
punkten für die Gemeinde möglich. Außerdem wird durch eine für mehrere Zwecke einsetzbare Kontierungsnum-
mer eine Doppelerfassung von gemeindlichen Geschäftsvorfällen und Geschäftsunterlagen vermieden.
2. Zu Absatz 2 (Ordnungsmäßigkeit der Eintragungen in den Büchern):
2.1 Zu Satz 1 (Kriterien für die Eintragungen):
2.1.1 Allgemeine Bedingungen
Die Gemeinde muss die Eintragungen in die Bücher vollständig, richtig, zeitgerecht und sachgerecht geordnet vor-
nehmen. Die Geschäftsvorfälle der Gemeinde müssen dadurch in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar
sein. Die Gemeinde hat deshalb in ihren Büchern zutreffende Eintragungen vorzunehmen, um u. a. auch die Aus-
wertungen aus den gemeindlichen Büchern zu erleichtern und zu gewährleisten.
Die Verpflichtung der Gemeinde zur Dokumentation ihrer Geschäftsvorfälle durch zutreffende Eintragungen in ihre
Bücher soll sicherstellen, dass aus den Geschäftsvorfällen der Gemeinde im Haushaltsjahr der gemeindliche Jah-
resabschluss und der Gesamtabschluss ordnungsgemäß erstellt werden kann. Der ein und derselbe gemeindliche
Geschäftsvorfall darf daher von der Gemeinde nicht mehrfach aufgezeichnet werden.
Die Haushaltsabrechnung bzw. Rechenschaftslegung der Gemeinde in ihren Abschlüssen über das abgelaufene
Haushaltsjahr ist eine gesetzliche Pflicht. Sie ist unter Berücksichtigung der Informationsinteressen der Adressaten
der gemeindlichen Haushaltswirtschaft zu erfüllen und dient auch der Entlastung des Bürgermeisters, bezogen auf
das Haushaltsjahr. Das Prinzip der vollständigen und verständlichen Aufzeichnung verlangt daher grundsätzlich
eine umfassende Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle der Gemeinde im Haushaltsjahr.
Die Gemeinde muss die ordnungsgemäße Verbuchung eines Geschäftsvorfalls grundsätzlich unmittelbar nach sei-
nem Entstehen in sachlicher und zeitlicher Reihenfolge sicherstellen. Sie muss deshalb über einen systematischen
Aufbau ihrer Buchführung verfügen, zu der die Gemeinde einen Kontenplan unter Beachtung des für verbindlich
erklärten NKF-Kontenrahmens aufstellen muss (vgl. Nummer 1.5.2 des Runderlasses des Innenministeriums vom
24. Februar 2005; SMBl. NRW. 6300).
Außerdem hat die Gemeinde zu beachten, dass sich die fachlichen Anforderungen an die Eintragungen in die
gemeindlichen Bücher nicht nur aus den Vorschriften des gemeindlichen Haushaltsrechts und der gemeindlichen
Aufgabenerfüllung ergeben, sondern sich auch aus anderen zu beachtenden Rechtsvorschriften ergeben können,
z. B. des Steuerrechts oder des Kommunalabgabenrechts.
2.1.2 Der Begriff „Vollständig“
Für die Buchführung der Gemeinde gilt auch der Grundsatz der Vollständigkeit der Erfassung der gemeindlichen
Geschäftsvorfälle im Haushaltsjahr. Es besteht deshalb für die Gemeinde die Verpflichtung zu einer lückenlosen
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2700
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Erfassung ihrer Geschäftsvorfälle. Ein Verzicht oder ein Hinausschieben der Buchung von gemeindlichen Ge-
schäftsvorfällen ist daher nicht zulässig. Ebenso ist eine Verrechnung oder Saldierung gemeindlicher Geschäfts-
vorfälle vor einer Buchung nicht als zulässig im Sinne des Grundsatzes der Vollständigkeit anzusehen.
Der Grundsatz verlangt außerdem, dass für jede Buchung eines gemeindlichen Geschäftsvorfalls auch ein Beleg
vorhanden sein muss. Die Gemeinde hat daher in ihrem Buchungsgeschehen jeder Buchung eines gemeindlichen
Geschäftsvorfalls einen Beleg zugrunde zu legen. Sofern kein Beleg vorhanden ist, darf die Gemeinde keine Bu-
chung vornehmen. Zur Sicherung der Vollständigkeit der gemeindlichen Buchungen in der Finanzbuchhaltung soll
die Gemeinde entsprechende Überwachungsmaßnahmen festlegen und durchführen.
2.1.3 Der Begriff „Richtig“
Die Eintragungen in die Bücher der Gemeinde müssen auch richtig vorgenommen werden. Die gemeindlichen
Buchungen müssen deshalb auf bei der Gemeinde vorliegenden Dokumenten und sonstigen Belegen beruhen, aus
denen sich in zutreffender Form der gemeindliche Geschäftsvorfall sowie die dazugehörenden Buchungsdaten
zutreffend entwickeln lassen.
Der Begriff der Richtigkeit umfasst daher insgesamt die zutreffende Abbildung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls
der Gemeinde im gemeindlichen Buchungssystem. Er umfasst aber auch, dass die gemeindlichen Buchungen nach
dem vorgegebenen Buchungssystem der doppelten Buchführung, auf den jeweils betroffenen Konten sowie unter
Beachtung der GoB sachgerecht und zeitlich richtig vorgenommen werden.
2.1.4 Der Begriff „Zeitgerecht“
Die Gemeinde muss ihre Eintragungen in die Bücher auch zeitgerecht vornehmen. Diese Vorgabe verpflichtet die
Gemeinde dazu, möglichst zeitnah einen Geschäftsvorfall in ihrem Buchungssystem zu erfassen und zu buchen,
z. B. eine Rechnung unmittelbar nach ihrem Eingang. Die Gemeinde darf deshalb ihre Geschäftsvorfälle buchungs-
mäßig nicht für längere Zeit in der Schwebe halten.
Die Gemeinde muss deshalb Maßnahmen treffen, um zeitlich unnötige Verzögerungen bei der Erfassung ihrer
Geschäftsvorfälle zu vermeiden. Nur dann kann verhindert werden, dass ein Geschäftsvorfall später anders darge-
stellt wird als dieser bei einer zeitnahen Erfassung richtigerweise darzustellen gewesen wäre oder ggf. auch gar
nicht erfasst wird. Ein sachlich gebotener Bearbeitungsvorlauf innerhalb der Gemeindeverwaltung steht der zeitge-
rechten Buchung eines gemeindlichen Geschäftsvorfalls nicht entgegen, sofern nicht eine vorsätzliche Verzöge-
rung bei der Gemeinde eintritt.
Die Gemeinde muss zur Einhalt der Grundsätze „Vollständigkeit“ und „Richtigkeit“ jedoch dafür Sorge tragen, dass
bei einem zeitverzögerten Buchen oder durch ein Hinauszögern von Buchungen die Tagesabstimmungen und ggf.
der Abschluss von Konten nicht beeinträchtigt werden (vgl. § 30 Absatz 4 GemHVO NRW). Ebenso dürfen die
gesetzlichen Meldepflichten der Gemeinde durch eine mögliche Zeitverzögerung bei den Buchungen nicht ver-
säumt werden, z. B. die Meldepflichten für die amtliche Finanzstatistik.
2.1.5 Der Begriff „Geordnet“
Die Ordnungsanforderungen an die gemeindlichen Bücher haben materielle und formale Ausprägungen, um im
Rahmen der Erfassung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle deren Richtigkeit und die Vollständigkeit sach-
gerecht zu sichern. In der haushaltsrechtlichen Vorschrift wird deshalb der Begriff „geordnet“ ausdrücklich verwen-
det. Die Gemeinde ist verpflichtet, die Eintragungen in die Bücher geordnet vorzunehmen.
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2701
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Der Begriff „geordnet“ beinhaltet, dass die Gemeinde für ein sachgerecht aufgebautes und funktionsfähiges örtli-
ches Buchungssystem Sorge zu tragen hat. Sie muss die Daten und Informationen zweckgerecht gegliedert kon-
tenmäßig erfassen und verarbeiten sowie dabei relevante Verknüpfungen berücksichtigen oder herstellen. Diese
Verbindungen dienen einer geordneten Dokumentation sowie dem haushaltswirtschaftlichen Nachweis und unter-
stützen die Nachvollziehbarkeit sowie die örtliche Steuerung.
Die Ordnungsmäßigkeit bedingt dabei auch, dass bei den gemeindlichen Buchungen der gemeindliche Kontenplan
zur Anwendung kommt, damit eine sachlich zutreffende Kontierung zeitnah und zutreffend erfolgen kann. Die Ord-
nungsmäßigkeit der Eintragungen in die gemeindlichen Bücher soll aber auch gewährleisten, dass die gesetzlich
bestimmten Auswertungen aus dem gemeindlichen Büchern möglich und richtig sind.
2.2 Zu Satz 2 (Berichtigungen der Eintragungen):
Die Gemeinde muss grundsätzlich gewährleisten, dass die Eintragungen in die gemeindlichen Bücher vollständig
vorgenommen und keine Lücken zwischen den vorgenommenen Eintragungen gelassen werden. Aus Sicherheits-
gesichtspunkten und aus Gründen der Nachvollziehbarkeit wird deshalb durch die haushaltsrechtliche Vorschrift
ausdrücklich die Berichtigung von Eintragungen in den gemeindlichen Büchern geregelt. Danach darf eine Eintra-
gung oder eine Aufzeichnung in den Büchern der Gemeinde nicht in einer Weise verändert werden, dass der ur-
sprüngliche Inhalt der Eintragung nicht mehr feststellbar ist.
Für die Gemeinde ergibt sich auch aus dem „Grundsatz der Unveränderlichkeit“, dass in den gemeindlichen Bü-
chern die Unkenntlichmachung oder das Löschen von ursprünglichen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht
zulässig ist. Bei einer fehlerhaften Eintragung muss zuerst die fehlerhafte Buchung durch eine „umgekehrte“ Bu-
chung (Stornobuchung) aufgehoben werden. Mit einer sich daran anschließenden zweiten Buchung ist dann die
sachlich zutreffende Buchung vorzunehmen.
Die Stornobuchungen der Gemeinde können sich aus unterschiedlichen Gründen ergeben, z. B. aus Beanstandun-
gen im Rahmen der örtlichen Prüfung. oder wenn gemeindliche Finanzleistungen der fehlerhaft gebucht wurden.
Ein Beispiel wird nachfolgend aufgezeigt (vgl. Beispiel 75).
BEISPIEL:
Die fehlerhafte Aufwandsbuchung
Die Gemeinde hat vorgesehen, eine Jugendgruppe zur Durchführung einer mehrtätigen Freizeitaktivität für 20
Jugendliche eine Zuwendung i. H. v. 2.000 Euro zu gewähren und als Vorschuss an den Veranstalter auszuzahlen.
Von der Gemeinde wird der Vorschuss nicht allein zahlungsmäßig in der Finanzrechnung gebucht, sondern in
voller Höhe unmittelbar als Aufwand in der Ergebnisrechnung erfasst.
Aus dem Schriftverkehr und den kassenmäßigen Unterlagen ergibt sich, dass der Veranstalter 25 % der gewährten
Zuwendung zurückgezahlt hat, weil nur 15 Jugendliche an der Freizeitaktivität teilgenommen haben. Die Ge-
meinde hat die Einzahlung kassenmäßig angenommen und will den Betrag als Ertrag in ihrer Ergebnisrechnung
erfassen. Nach Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes wird entschieden, die Aufwandsbuchung zu korrigieren,
weil diese Buchung wegen einer Vorschussleistung nicht hätte erfolgen dürfen.
Von der Gemeinde wird in der Ergebnisrechnung die Aufwandsbuchung durch eine Stornobuchung in gleicher
Höhe eliminiert und anschließend eine Aufwandsbuchung in der zutreffenden Zuwendungshöhe vorgenommen.
Beispiel 75 „Die fehlerhafte Aufwandsbuchung“
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2702
