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Bei der Nutzung einer Kontierungsnummer durch die Gemeinde sich die vorhandenen technischen Möglichkeiten
der DV-Buchführung ausreichend zu berücksichtigen. Aber auch die Gestaltung der örtlichen Geschäftsbuchfüh-
rung, z. B. bei getrennten Konten für die Debitorenbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung, ist nicht unbeacht-
lich. Die Ausgestaltung einer örtlichen Kontierungsnummer ist dabei eigenverantwortlich von der Gemeinde unter
Berücksichtigung ihrer örtlichen Gegebenheiten und Erfordernisse vorzunehmen.

Mit der Nutzung einer Kontierungsnummer durch die Gemeinde werden Auswertungen auf der Grundlage örtlich
relevanter Merkmale und Basisdaten oder nach der Produktorientierung sowie nach organisatorischen Gesichts-
punkten für die Gemeinde möglich. Außerdem wird durch eine für mehrere Zwecke einsetzbare Kontierungsnum-
mer eine Doppelerfassung von gemeindlichen Geschäftsvorfällen und Geschäftsunterlagen vermieden.



2. Zu Absatz 2 (Ordnungsmäßigkeit der Eintragungen in den Büchern):

2.1 Zu Satz 1 (Kriterien für die Eintragungen):

2.1.1 Allgemeine Bedingungen

Die Gemeinde muss die Eintragungen in die Bücher vollständig, richtig, zeitgerecht und sachgerecht geordnet vor-
nehmen. Die Geschäftsvorfälle der Gemeinde müssen dadurch in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar
sein. Die Gemeinde hat deshalb in ihren Büchern zutreffende Eintragungen vorzunehmen, um u. a. auch die Aus-
wertungen aus den gemeindlichen Büchern zu erleichtern und zu gewährleisten.

Die Verpflichtung der Gemeinde zur Dokumentation ihrer Geschäftsvorfälle durch zutreffende Eintragungen in ihre
Bücher soll sicherstellen, dass aus den Geschäftsvorfällen der Gemeinde im Haushaltsjahr der gemeindliche Jah-
resabschluss und der Gesamtabschluss ordnungsgemäß erstellt werden kann. Der ein und derselbe gemeindliche
Geschäftsvorfall darf daher von der Gemeinde nicht mehrfach aufgezeichnet werden.

Die Haushaltsabrechnung bzw. Rechenschaftslegung der Gemeinde in ihren Abschlüssen über das abgelaufene
Haushaltsjahr ist eine gesetzliche Pflicht. Sie ist unter Berücksichtigung der Informationsinteressen der Adressaten
der gemeindlichen Haushaltswirtschaft zu erfüllen und dient auch der Entlastung des Bürgermeisters, bezogen auf
das Haushaltsjahr. Das Prinzip der vollständigen und verständlichen Aufzeichnung verlangt daher grundsätzlich
eine umfassende Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle der Gemeinde im Haushaltsjahr.

Die Gemeinde muss die ordnungsgemäße Verbuchung eines Geschäftsvorfalls grundsätzlich unmittelbar nach sei-
nem Entstehen in sachlicher und zeitlicher Reihenfolge sicherstellen. Sie muss deshalb über einen systematischen
Aufbau ihrer Buchführung verfügen, zu der die Gemeinde einen Kontenplan unter Beachtung des für verbindlich
erklärten NKF-Kontenrahmens aufstellen muss (vgl. Nummer 1.5.2 des Runderlasses des Innenministeriums vom
24. Februar 2005; SMBl. NRW. 6300).

Außerdem hat die Gemeinde zu beachten, dass sich die fachlichen Anforderungen an die Eintragungen in die
gemeindlichen Bücher nicht nur aus den Vorschriften des gemeindlichen Haushaltsrechts und der gemeindlichen
Aufgabenerfüllung ergeben, sondern sich auch aus anderen zu beachtenden Rechtsvorschriften ergeben können,
z. B. des Steuerrechts oder des Kommunalabgabenrechts.



2.1.2 Der Begriff „Vollständig“

Für die Buchführung der Gemeinde gilt auch der Grundsatz der Vollständigkeit der Erfassung der gemeindlichen
Geschäftsvorfälle im Haushaltsjahr. Es besteht deshalb für die Gemeinde die Verpflichtung zu einer lückenlosen




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                            2700

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Erfassung ihrer Geschäftsvorfälle. Ein Verzicht oder ein Hinausschieben der Buchung von gemeindlichen Ge-
schäftsvorfällen ist daher nicht zulässig. Ebenso ist eine Verrechnung oder Saldierung gemeindlicher Geschäfts-
vorfälle vor einer Buchung nicht als zulässig im Sinne des Grundsatzes der Vollständigkeit anzusehen.

Der Grundsatz verlangt außerdem, dass für jede Buchung eines gemeindlichen Geschäftsvorfalls auch ein Beleg
vorhanden sein muss. Die Gemeinde hat daher in ihrem Buchungsgeschehen jeder Buchung eines gemeindlichen
Geschäftsvorfalls einen Beleg zugrunde zu legen. Sofern kein Beleg vorhanden ist, darf die Gemeinde keine Bu-
chung vornehmen. Zur Sicherung der Vollständigkeit der gemeindlichen Buchungen in der Finanzbuchhaltung soll
die Gemeinde entsprechende Überwachungsmaßnahmen festlegen und durchführen.



2.1.3 Der Begriff „Richtig“

Die Eintragungen in die Bücher der Gemeinde müssen auch richtig vorgenommen werden. Die gemeindlichen
Buchungen müssen deshalb auf bei der Gemeinde vorliegenden Dokumenten und sonstigen Belegen beruhen, aus
denen sich in zutreffender Form der gemeindliche Geschäftsvorfall sowie die dazugehörenden Buchungsdaten
zutreffend entwickeln lassen.

Der Begriff der Richtigkeit umfasst daher insgesamt die zutreffende Abbildung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls
der Gemeinde im gemeindlichen Buchungssystem. Er umfasst aber auch, dass die gemeindlichen Buchungen nach
dem vorgegebenen Buchungssystem der doppelten Buchführung, auf den jeweils betroffenen Konten sowie unter
Beachtung der GoB sachgerecht und zeitlich richtig vorgenommen werden.



2.1.4 Der Begriff „Zeitgerecht“

Die Gemeinde muss ihre Eintragungen in die Bücher auch zeitgerecht vornehmen. Diese Vorgabe verpflichtet die
Gemeinde dazu, möglichst zeitnah einen Geschäftsvorfall in ihrem Buchungssystem zu erfassen und zu buchen,
z. B. eine Rechnung unmittelbar nach ihrem Eingang. Die Gemeinde darf deshalb ihre Geschäftsvorfälle buchungs-
mäßig nicht für längere Zeit in der Schwebe halten.

Die Gemeinde muss deshalb Maßnahmen treffen, um zeitlich unnötige Verzögerungen bei der Erfassung ihrer
Geschäftsvorfälle zu vermeiden. Nur dann kann verhindert werden, dass ein Geschäftsvorfall später anders darge-
stellt wird als dieser bei einer zeitnahen Erfassung richtigerweise darzustellen gewesen wäre oder ggf. auch gar
nicht erfasst wird. Ein sachlich gebotener Bearbeitungsvorlauf innerhalb der Gemeindeverwaltung steht der zeitge-
rechten Buchung eines gemeindlichen Geschäftsvorfalls nicht entgegen, sofern nicht eine vorsätzliche Verzöge-
rung bei der Gemeinde eintritt.

Die Gemeinde muss zur Einhalt der Grundsätze „Vollständigkeit“ und „Richtigkeit“ jedoch dafür Sorge tragen, dass
bei einem zeitverzögerten Buchen oder durch ein Hinauszögern von Buchungen die Tagesabstimmungen und ggf.
der Abschluss von Konten nicht beeinträchtigt werden (vgl. § 30 Absatz 4 GemHVO NRW). Ebenso dürfen die
gesetzlichen Meldepflichten der Gemeinde durch eine mögliche Zeitverzögerung bei den Buchungen nicht ver-
säumt werden, z. B. die Meldepflichten für die amtliche Finanzstatistik.



2.1.5 Der Begriff „Geordnet“

Die Ordnungsanforderungen an die gemeindlichen Bücher haben materielle und formale Ausprägungen, um im
Rahmen der Erfassung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle deren Richtigkeit und die Vollständigkeit sach-
gerecht zu sichern. In der haushaltsrechtlichen Vorschrift wird deshalb der Begriff „geordnet“ ausdrücklich verwen-
det. Die Gemeinde ist verpflichtet, die Eintragungen in die Bücher geordnet vorzunehmen.




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Der Begriff „geordnet“ beinhaltet, dass die Gemeinde für ein sachgerecht aufgebautes und funktionsfähiges örtli-
ches Buchungssystem Sorge zu tragen hat. Sie muss die Daten und Informationen zweckgerecht gegliedert kon-
tenmäßig erfassen und verarbeiten sowie dabei relevante Verknüpfungen berücksichtigen oder herstellen. Diese
Verbindungen dienen einer geordneten Dokumentation sowie dem haushaltswirtschaftlichen Nachweis und unter-
stützen die Nachvollziehbarkeit sowie die örtliche Steuerung.

Die Ordnungsmäßigkeit bedingt dabei auch, dass bei den gemeindlichen Buchungen der gemeindliche Kontenplan
zur Anwendung kommt, damit eine sachlich zutreffende Kontierung zeitnah und zutreffend erfolgen kann. Die Ord-
nungsmäßigkeit der Eintragungen in die gemeindlichen Bücher soll aber auch gewährleisten, dass die gesetzlich
bestimmten Auswertungen aus dem gemeindlichen Büchern möglich und richtig sind.



2.2 Zu Satz 2 (Berichtigungen der Eintragungen):

Die Gemeinde muss grundsätzlich gewährleisten, dass die Eintragungen in die gemeindlichen Bücher vollständig
vorgenommen und keine Lücken zwischen den vorgenommenen Eintragungen gelassen werden. Aus Sicherheits-
gesichtspunkten und aus Gründen der Nachvollziehbarkeit wird deshalb durch die haushaltsrechtliche Vorschrift
ausdrücklich die Berichtigung von Eintragungen in den gemeindlichen Büchern geregelt. Danach darf eine Eintra-
gung oder eine Aufzeichnung in den Büchern der Gemeinde nicht in einer Weise verändert werden, dass der ur-
sprüngliche Inhalt der Eintragung nicht mehr feststellbar ist.

Für die Gemeinde ergibt sich auch aus dem „Grundsatz der Unveränderlichkeit“, dass in den gemeindlichen Bü-
chern die Unkenntlichmachung oder das Löschen von ursprünglichen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht
zulässig ist. Bei einer fehlerhaften Eintragung muss zuerst die fehlerhafte Buchung durch eine „umgekehrte“ Bu-
chung (Stornobuchung) aufgehoben werden. Mit einer sich daran anschließenden zweiten Buchung ist dann die
sachlich zutreffende Buchung vorzunehmen.

Die Stornobuchungen der Gemeinde können sich aus unterschiedlichen Gründen ergeben, z. B. aus Beanstandun-
gen im Rahmen der örtlichen Prüfung. oder wenn gemeindliche Finanzleistungen der fehlerhaft gebucht wurden.
Ein Beispiel wird nachfolgend aufgezeigt (vgl. Beispiel 75).



        BEISPIEL:
        Die fehlerhafte Aufwandsbuchung
        Die Gemeinde hat vorgesehen, eine Jugendgruppe zur Durchführung einer mehrtätigen Freizeitaktivität für 20
        Jugendliche eine Zuwendung i. H. v. 2.000 Euro zu gewähren und als Vorschuss an den Veranstalter auszuzahlen.
        Von der Gemeinde wird der Vorschuss nicht allein zahlungsmäßig in der Finanzrechnung gebucht, sondern in
        voller Höhe unmittelbar als Aufwand in der Ergebnisrechnung erfasst.


        Aus dem Schriftverkehr und den kassenmäßigen Unterlagen ergibt sich, dass der Veranstalter 25 % der gewährten
        Zuwendung zurückgezahlt hat, weil nur 15 Jugendliche an der Freizeitaktivität teilgenommen haben. Die Ge-
        meinde hat die Einzahlung kassenmäßig angenommen und will den Betrag als Ertrag in ihrer Ergebnisrechnung
        erfassen. Nach Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes wird entschieden, die Aufwandsbuchung zu korrigieren,
        weil diese Buchung wegen einer Vorschussleistung nicht hätte erfolgen dürfen.


        Von der Gemeinde wird in der Ergebnisrechnung die Aufwandsbuchung durch eine Stornobuchung in gleicher
        Höhe eliminiert und anschließend eine Aufwandsbuchung in der zutreffenden Zuwendungshöhe vorgenommen.


                                   Beispiel 75 „Die fehlerhafte Aufwandsbuchung“




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Die Gemeinde im Rahmen vorgesehener Berichtigungen der Eintragungen in ihren Büchern auch prüfen, ob auf-
grund der Verpflichtung zur Einhaltung des Bruttoprinzips als „Gegenbuchung“ tatsächlich eine Stornobuchung
vorzunehmen ist. Aus den Gegebenheiten des betreffenden Geschäftsvorfalls kann sich ggf. auch für die Gemeinde
ergeben, dass statt einer Berichtigungsbuchung eine Ertrags- oder Aufwandsbuchung erforderlich ist, um die be-
stehenden Verhältnisse zutreffend zu erfassen.

Die ausdrückliche Regelung zur Ausführung von Berichtigungen fehlerhafter Eintragungen in den gemeindlichen
Büchern dient zudem dazu, die Nachvollziehbarkeit und Prüfungsfähigkeit der Eintragungen über das haushalts-
wirtschaftliche Handeln der Gemeinde auch noch zu einem späteren Zeitpunkt zu gewährleisten. Nur durch zusätz-
liche Berichtigungsbuchungen der Gemeinde können die von den fehlerhaften Buchungen ausgehenden Wirkun-
gen auf eine zulässige Art und Weise durch die Gemeinde tatsächlich beseitigt werden.

Als Berichtigung einer Eintragung in die Bücher sind nicht die gemeindlichen Geschäftsvorfälle abzuwickeln, auf-
grund derer eine Rückzahlungsverpflichtung für die Gemeinde entsteht, z. B. zu viel erhaltene Steuern, Gebühren
oder sonstige Abgaben. Die dafür haushaltsrechtlich eingeräumte Absetzung von den Erträgen stellt für die Ge-
meinde keine Berichtigung im buchungstechnischen Geschehen dar (vgl. § 23 Absatz 2 GemHVO NRW). Die be-
schränkte Möglichkeit zu Absetzungsbuchungen trägt dazu bei, die Richtigkeit der gemeindlichen Buchungen zu
sichern und das Auftreten fehlerhafter Buchungen zu vermeiden.



2.3 Zu Satz 3 (Nachvollziehbarkeit von Veränderungen):

Durch die haushaltsrechtliche Vorschrift wird der Gemeinde untersagt, die Eintragungen in ihren Büchern in einer
Art und Weise zu verändern, sodass es ungewiss bleibt, ob es sich um einen ursprünglichen Eintrag oder um einen
nachträglichen Eintrag handelt, z. B. um etwas Fehlerhaftes zu beseitigen. Die Beseitigung eines Buchungsfehlers
bei einem gemeindlichen Geschäftsvorfall erfordert von der Gemeinde sachgerechte Berichtigungsbuchungen.

Bei einem Berichtigungsbedarf muss von der Gemeinde zuerst die fehlerhafte Buchung durch eine Stornobuchung
(„umgekehrte“ Buchung) aufgehoben werden. Mit einer sich daran anschließenden zweiten Buchung hat dann die
Gemeinde für den betroffenen gemeindlichen Geschäftsvorfall die sachlich zutreffende Buchung vorzunehmen.
Derartige Buchungen müssen auch erfolgen, wenn gekaufte Waren, die bereits buchhalterisch erfasst wurden,
zurückgegeben werden oder Finanzleistungen fehlerhaft gebucht wurden.

Die haushaltsrechtliche Regelung über die Berichtigung fehlerhafter Buchung dient ebenfalls dazu, die Nachvoll-
ziehbarkeit und Prüfungsfähigkeit des gemeindlichen Buchungsgeschehens sicherzustellen und das haushaltswirt-
schaftliche Handeln der Gemeinde im Haushaltsjahr in sachgerechter Weise ausreichend zu dokumentieren. Die
buchhalterischen Vorgaben für die Eintragungen in die gemeindlichen Bücher sind für die Gemeinde aus unter-
schiedlichen haushaltswirtschaftlichen sowie aus rechtlichen Gründen geboten.

Aus anderen von der Gemeinde zu beachtenden Rechtsvorschriften können sich ebenfalls Vorgaben für die Erfül-
lung der Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhaltung ergeben. Bei der Gemeinde kommt im Rahmen der Aus-
führung ihrer Haushaltswirtschaft oder aufgrund der unterschiedlichen Formen der Aufgabenerfüllung eine Vielzahl
von fachbezogenen Regelungen zur Anwendung. In haushaltswirtschaftlicher Hinsicht sind dabei z. B. Vorgaben
aus dem Steuerrecht oder dem Kommunalabgabenrecht relevant.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                          2703

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3. Zu Absatz 3 (Belegpflicht für die Buchungen):

3.1 Zu Satz 1 (Beifügung begründender Unterlagen):

3.1.1 Die Belegpflicht

Nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift ist jeder gemeindlichen Buchung ein Beleg zugrunde zu legen (begrün-
dende Unterlage). Durch den Beleg soll der Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der gemeindlichen
Ansprüche und Verpflichtungen der Gemeinde erbracht werden, die Gegenstand der gemeindlichen Buchung sind.
Beim Buchungsgeschäft muss von der Gemeinde zudem gewährleistet sein, dass die zeitliche Abfolge, der Wert
und die sachliche Zuordnung der Geschäftsvorfälle ausreichend dokumentiert werden und die Einhaltung der haus-
haltsrechtlichen und technischen Vorgaben sichergestellt wird.

Die Buchung eines gemeindlichen Geschäftsvorfalls darf deshalb nicht ohne entsprechende Angaben auf dem
Beleg als begründende Unterlage vorgenommen werden. Die Vorgaben für gemeindliche Buchungen gelten in
gleicher Art und Weise auch bei notwendig gewordenen Umbuchungen und Stornierungen im gemeindlichen Bu-
chungsgeschäft. Die Belegpflicht ist unabhängig davon zu beachten, ob durch die gemeindliche Buchung ein Be-
standskonto oder ein Ergebniskonto der Gemeinde betroffen ist.

Diese Vorgaben sind als sachlich notwendig, denn die Richtigkeit und Vollständigkeit jeder Buchung der Gemeinde
kann nur anhand der damit zusammenhängenden Belege überprüft werden. Die ausdrückliche haushaltsrechtliche
Vorgabe einer Belegpflicht für die Durchführung der Buchungen bei den Gemeinden entspricht auch den Grunds-
ätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Das Belegprinzip bildet deshalb ein wichtiges Erfordernis zur Sicherstellung
der Richtigkeit der Buchungen in der gemeindlichen Finanzbuchhaltung. Die Gemeinde soll die Erfüllung der Be-
legpflicht unter Berücksichtigung der GoB und der örtlichen Verhältnisse näher ausgestalten.

Eine Vorgabe für die Gemeinde, dass ein Beleg immer in Papierform vorliegen muss, besteht dabei nicht. Die
Aufzeichnungen in den gemeindlichen Büchern dienen zusammen und den dazu zugrunde gelegten Belegen un-
abhängig von der Belegform der Dokumentation der gemeindlichen Geschäftsvorfälle. Die Aufzeichnungen müssen
deshalb vollständig, richtig und überprüfbar sein, z. B. durch die örtliche Rechnungsprüfung. Sie stellen finanztech-
nische Erklärungen durch die Gemeinde dar, die in Schriftform oder in elektronischer Form in Worten, Zahlen und
Symbolen erfolgt sind.



3.1.2 Die Arten der Buchungsbelege

Als Buchungsbeleg sollen von der Gemeinde möglichst die Originalbelege, die i. d. R. aus den Geschäftsvorfällen
der Gemeinde mit Dritten entstehen, genutzt werden. Lediglich bei der Erfassung interner Sachverhalte kann es
ggf. erforderlich sein, den notwendigen Beleg selbst zu erstellen, um eine notwendige Aufzeichnung (Buchung) in
den gemeindlichen Büchern vornehmen zu können (interner Beleg oder Eigenbeleg). Von der Gemeinde ist deshalb
eine Trennung zwischen „externen“ und „internen“ Buchungsbelegen und deren Erfassung und Aufbewahrung vor-
zunehmen. möglich, wenn dafür ein entsprechender Bedarf besteht.

Zu den „externen“ Buchungsbelegen können auch sachliche Geschäftsunterlagen der Gemeinde aus ihren Leis-
tungsbeziehungen oder vertraglichen Vereinbarungen mit Dritten gezählt werden, z. B. Rechnungen, Quittungen,
Gutschriften, Bankbelege u. a. Derartige Unterlagen gehen als Belege der Gemeinde i. d. R. von außen (von Drit-
ten) zu, weil sie aus der Geschäfts- oder der Verwaltungstätigkeit der Gemeinde mit den Dritten bzw. der Ausfüh-
rung der Haushaltswirtschaft im Haushaltsjahr entstehen.




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Die „internen“ Buchungsbelege der Gemeinde entstehen dagegen aus den innerbetrieblichen Geschäften zwischen
den Organisationseinheiten der Gemeindeverwaltung sowie aus dem Geschäftsablauf, z. B. Gehaltslisten, Unter-
lagen über Bescheide aus der Steuer-, Gebühren- und Beitragserhebung, Belege über Umbuchungen und Stornie-
rungen sowie über Abschlussbuchungen. Als „interne“ Buchungsbelege gelten auch die Eigenbelege der Ge-
meinde, wenn derartige Unterlagen aufgrund entstandener Geschäftsvorfälle erstellt werden müssen.

Diese Unterscheidung setzt jedoch auch voraus, dass in der Finanzbuchhaltung klar erkennbar ist, welche ge-
meindlichen Geschäftsunterlagen der Buchung der Geschäftsvorfälle als Beleg zu dienen haben bzw. als Beleg
anerkannt werden können. Die Abgrenzung hat Auswirkungen auf die Vornahme der Buchungen in der gemeindli-
chen Finanzbuchhaltung, da ohne Beleg nicht gebucht werden darf. Die Geschäftsunterlagen der Gemeinde stellen
zudem Nachweise über die gemeindlichen Geschäftsvorfälle dar und sind insbesondere für den Bestand und Wert
von gemeindlichem Vermögen und der Schulden sowie für deren Ansatz in der Bilanz im gemeindlichen Jahresab-
schluss von Bedeutung.



3.1.3 Die Erfassung der Belege

Die Bearbeitung und Verarbeitung der Belege in der gemeindlichen Finanzbuchhaltung erfordert grundsätzlich eine
sachgerechte Aufbereitung für die Durchführung der Buchungen. Zu einer solchen Vorbereitung gehört z. B. die
Prüfung der Belege auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie ihre Zuordnung zu den zu buchenden
gemeindlichen Geschäftsvorfällen. Bei mehreren verfügbaren Belegen zu einem einzelnen gemeindlichen Ge-
schäftsvorfall ist von der Gemeinde zu entscheiden, welcher Beleg der Buchung zugrunde gelegt wird bzw. dafür
ausschlaggebend sein soll und wie mit den anderen Unterlagen zu verfahren ist.

Die Erfassung der gemeindlichen Belege kann die Gemeinde mithilfe einer besonderen Kennzeichnung vorneh-
men, z. B. durch eine fortlaufende Nummer oder andere geeignete Merkmale. Insbesondere bei Sammelbuchungen
sind sachlich und fachlich sinnvolle Merkmale für die Kennzeichnung der Belege erforderlich. Die Gemeinde kann
einen Beleg z. B. auch mithilfe eines Kontierungsstempels kennzeichnen, durch den der Beleg mit Angaben über
den Buchungssatz, ggf. auch über das betreffende Konto versehen wird.

Die Erfassung erfordert örtliche Festlegungen, durch die der sachgerechte Umgang mit den gemeindlichen Belegen
bestimmt wird. Die Gemeinde muss durch die Belegerfassung gewährleisten, dass nach den erfolgten Buchungen
jederzeit die einzelnen Belege den betreffenden Buchungen bzw. den Eintragungen in den Büchern zugeordnet
werden können. Ein späteres Wiederauffinden der Belege soll ebenfalls durch die sorgfältige Erfassung der ge-
meindlichen Belege sichergestellt werden.



3.2 Zu Satz 2 (Hinweise auf den Buchungsbelegen):

Durch die haushaltsrechtliche Vorschrift wird ausdrücklich bestimmt, dass die Buchungsbelege der Gemeinde
sachgerechte und notwendige Hinweise enthalten müssen, damit eine Verbindung der Belege zu den einzelnen
Eintragungen in den Büchern der Gemeinde hergestellt werden kann. Um dieser Pflicht in ausreichendem Maße
nachzukommen, kann z. B. von der Gemeinde ein Kontierungsstempel oder Buchungsstempel genutzt werden.
Aus den mithilfe des Stempelabdrucks entstehenden Angaben lässt sich dann eine Verbindung der Belege zu den
Eintragungen in den Büchern der Gemeinde herstellen, z. B. auf Rechnungen oder Lieferscheinen.

Die Gemeinde soll die Angaben auf den Buchungsbelegen so gestalten, dass daraus sachbezogene Hinweise zu
den Eintragungen in den Büchern der Gemeinde gegeben werden oder entsprechende Schlüsse darauf gezogen
werden können. Mit den Hinweisen auf den Buchungsbelegen soll aber auch das Herstellen einer Verbindung zur
Sammlung und Aufbewahrung der örtlichen Belege im Rahmen der dafür vorgesehenen Aufbewahrungsfristen er-
möglicht werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die gemeindlichen Belege bei Bedarf jederzeit in lesbarer Form




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                           2705

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zur Verfügung stehen müssen, unabhängig davon, in welcher Form die Belege von der Gemeinde aufbewahrt
werden (vgl. § 58 GemHVO NRW).



4. Zu Absatz 4 (Zulässige Buchungsmethoden):

4.1 Zu Satz 1 (Örtliche Festlegung der Buchungsmethode):

Die gemeindliche Finanzrechnung stellt ergänzend zur Ergebnisrechnung und zur Bilanz der Gemeinde einen un-
verzichtbaren Bestandteil des gemeindlichen Jahresabschlusses dar. Mit der Finanzrechnung sollen die Einzah-
lungen und Auszahlungen der Gemeinde im Haushaltsjahr vollständig erfasst und nachgewiesen werden. Um die-
ses Ziel zu erreichen, müssen aus den zahlungswirksamen Geschäftsvorfällen der Gemeinde die Zahlungsbeträge
in Form einer direkten Ermittlung erfasst und gebucht werden.

Die Ermittlung der Zahlungsbeträge aus den zahlungswirksamen Geschäftsvorfällen der Gemeinde ist für den Aus-
weis in der Finanzrechnung haushaltsrechtlich nur auf dem Wege der direkten Ermittlung zugelassen worden. Eine
indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahresergebnis ist dadurch ausdrück-
lich ausgeschlossen worden.

Mit den Methoden der direkten Ermittlung werden Informationen über die Zahlungen der Gemeinde aufgrund der
tatsächlichen finanziellen Gegebenheiten bzw. Zahlungen möglich. Diese Gegebenheiten sind auch für die Melde-
pflichten der Gemeinde zur Finanzstatistik vorteilhaft. Sie entsprechen außerdem den Anforderungen internationa-
ler Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor.

Mit der Anwendung der direkten Ermittlung können bewertungsabhängige Einflüsse auf die Finanzrechnung aus-
geschlossen werden. Sie hat mit ihren drei Varianten daher den Vorteil, dass sie exakte, unsaldierte Ergebnisse
für die einzelnen gemeindlichen Zahlungsarten in der Finanzrechnung liefert (vgl. § 3 GemHVO NRW). Die mögli-
chen Methoden der direkten Ermittlung unterscheiden sich im Wesentlichen nur hinsichtlich der kontentechnischen
Zuordnung (vgl. Abbildung 542).



                 DIE BUCHUNGSMETHODEN FÜR DIE GEMEINDLICHEN ZAHLUNGEN


                                      DIREKTE ERMITTLUNG
                                                                                         INDIREKTE
                                                                                        ERMITTLUNG
                      Originäre Buchung                 Direkt derivative Ermittlung


                Integration in den            Statistische                Direkte           Indirekte
                   doppischen                 Mitbuchung                Ermittlung        Rückrechnung
                    Verbund,                 innerhalb des               aus den            aus dem
                   Mitbuchung               Kontenrahmens.            Ergebnis- und      Jahresergebnis.
                  innerhalb des                                       Bilanzkonten.
                 Kontenrahmens.




                   Abbildung 542 „Die Buchungsmethoden für die gemeindlichen Zahlungen“

In diesem Zusammenhang ist es sachgerecht, für die Gemeinde keine weiteren allgemeinen haushaltsrechtlichen
Festlegungen darüber zu treffen, auf welchem Buchungsweg der Bestand an gemeindlichen Finanzmitteln in der
Finanzrechnung der Gemeinde am Ende des Haushaltsjahres zu ermittelt ist. In diese Bewertung wurde einbezo-
gen, dass es auch von der in der Gemeinde eingesetzten Software bzw. der DV-Buchführung abhängt.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                          2706

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Die Gemeinde muss im Rahmen ihrer Organisationshoheit eigenverantwortlich festlegen, wie das örtliche Bu-
chungsgeschehen abzuwickeln ist, welche Konten für die Bewirtschaftung der örtlichen Haushaltswirtschaft einge-
richtet werden und in welcher Differenzierung tatsächlich gebucht werden soll. Die Gemeinde muss daher eigen-
verantwortlich eine zulässige Buchungsmethode festlegen und entsprechende buchungstechnische Verknüpfun-
gen in ihrem Buchhaltungssystem anlegen.



4.2 Zu Satz 2 (Keine indirekte Ermittlung des Jahresergebnisses):

Die Buchungsmethoden für die direkte Ermittlung der gemeindlichen Zahlungen sind grundsätzlich als zulässig
eingestuft worden. Die Gemeinde kann dadurch im Ergebnis sichere und genaue Daten in der gewünschten haus-
haltsrechtlichen Detaillierung nach einzelnen Ein- und Auszahlungsarten ermitteln. Durch die haushaltsrechtliche
Vorschrift wird deshalb eine indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahreser-
gebnis für die in der gemeindlichen Finanzrechnung nachzuweisenden Zahlungen als geeignete Ermittlungsme-
thode ausdrücklich ausgeschlossen.

Mit der Buchungsmethode der indirekten Ermittlung kann nur der Saldo aus den gemeindlichen Zahlungen ermittelt
werden, der aufgrund des Jahresergebnisses entstanden ist. Es ist nicht möglich, die einzelnen Ein- und Auszah-
lungsarten aus der laufenden Verwaltungstätigkeit der Gemeinde darstellen, die u.a. zur Veränderung des Ge-
samtsaldos der gemeindlichen Zahlungsmittel geführt haben.

Die Buchungsmethode der indirekten Ermittlung genügt daher nicht den haushaltswirtschaftlichen Anforderungen
an den Detaillierungsgrad der Darstellung und des Nachweises der gemeindlichen Zahlungen. Sie ermöglicht keine
besseren Informationen über die Zahlungsabwicklung der Gemeinde als bei einer direkten Darstellung. Diese Sach-
lage rechtfertigt den Ausschluss einer indirekten oder retrograden Ermittlung von gemeindlichen Finanzdaten.



5. Zu Absatz 5 (Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung):

5.1 Die DV-Buchführung

Die Verarbeitung von gemeindlichen Geschäftsvorfällen in den Geschäftsbüchern der Gemeinde erfolgt i. d. R. in
digitalisierter Form. Diese Sachlage bedingt eine örtliche IT-Struktur, um die Verarbeitung, Übermittlung, Speiche-
rung und Archivierung der gemeindlichen Daten und Unterlagen vornehmen und auf Dauer gewährleisten zu kön-
nen. Unter dem Begriff "Informationstechnologie (IT)" soll dabei die gesamte von der Gemeinde eingesetzte Hard-
ware und Software verstanden werden.

Die Gemeinde muss dazu insbesondere organisatorische und technische Feststellungen treffen, damit die anfal-
lenden Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß abgewickelt und die spezifischen örtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Sie muss insgesamt und unabhängig vom Einsatzort ihrer IT angemessene organisatorische und technische Vor-
kehrungen zur Vermeidung von Störungen der Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit ihrer infor-
mationstechnischen Systeme, Komponenten oder Prozesse zu treffen, die für die Funktionsfähigkeit der von ihr
betriebenen Datenverarbeitung maßgeblich sind. Sie sollte dabei den Stand der Technik berücksichtigen.

Die gemeindlichen organisatorischen und technischen Vorkehrungen können als angemessen angesehen werden,
wenn der dafür erforderliche Aufwand nicht außer Verhältnis zu den Folgen eines Ausfalls oder einer Beeinträchti-
gung der betroffenen IT-Struktur steht (vgl. z. B. § 8a BSIG). Der Landesgesetzgeber hat jedoch lediglich die An-
forderungen für die gemeindliche Buchführung und deren Dokumentation sowie für die Aufbewahrung, unabhängig
von der örtlich eingesetzten Technologie, bestimmt. Die DV-Buchführung weist deshalb als allgemeines Kennzei-
chen auf, dass die gemeindliche Buchführung vollständig oder überwiegend mithilfe von Datenträgern erfolgt.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                            2707

NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
                                             § 27 GemHVO NRW


Die Art und Weise sowie der Umfang der gemeindlichen DV-Buchführung bestimmen i. d. R. nach der Bearbeitung
und den Arbeitsabläufen bei den gemeindlichen Geschäftsvorfällen sowie nach deren zahlenmäßigen Umfang so-
wie dem Automatisierungsgrad der Buchführung. Die technischen Gegebenheiten bestimmen einerseits die örtliche
IT-Struktur mit und wirken sich andererseits auch auf die Gestaltung der gemeindlichen DV-Buchführung aus.

Die Gemeinde hat über die tatsächliche Ausgestaltung ihrer DV-Buchführung im Rahmen ihrer Selbstverwaltung
eigenverantwortlich zu entscheiden. Sie muss sicherstellen, dass für die Buchungen der gemeindlichen Geschäfts-
vorfälle die geeignete Hardware und Software verfügbar und einsetzbar ist und die Ordnungsmäßigkeit der Abläufe
sichergestellt ist. Die aus der gemeindlichen Geschäftstätigkeit sachlich erforderlichen Daten müssen vollständig,
richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst sowie autorisiert und in geeigneter Weise nachvollziehbar ge-
speichert werden.

Die erfassten gemeindlichen Daten sollen eine hohe Qualität besitzen und aufgrund automatisierter Prozesse
schnell verfügbar sein. Ihnen kommt eine erhebliche Bedeutung für die gemeindlichen Entscheidungen zu. Die
Gemeinde muss deshalb auch die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der örtlichen Buchführungsprozesse ge-
währleisten bzw. beim Erwerb einer automatisierten Datenverarbeitung entsprechende Anforderungen an ihren
Auftragnehmer festlegen.

Insgesamt muss die örtliche DV-Buchführung so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb
einer angemessenen Zeit einen Überblick über die zutreffende Abwicklung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle
verschaffen kann. Auf der Grundlage der GoB sind deshalb für die DV-Buchführung eigenständige Grundsätze
präzisiert und als GoBS veröffentlicht worden. Bei der Ausgestaltung der örtlichen DV-Buchführung und der Bu-
chung der gemeindlichen Geschäftsvorfälle sind diese Grundsätze von der Gemeinde zu beachten.



5.2 Die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung

Die Gemeinde hat bei einer DV-Buchführung die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, aber auch darüber-
hinausgehende Grundsätze unter Berücksichtigung des technischen Standes ihrer IT-Struktur und des DV-Einsat-
zes zu beachten. Diese Grundsätze sollen dem Buchführungspflichtigen eine Hilfestellung bei der Ausgestaltung
seiner DV-Buchführung geben.

Die Grundsätze bieten einen ausreichenden Anlass, die örtlichen Bestimmungen über den Geschäftsablauf in der
gemeindlichen Finanzbuchhaltung näher auszugestalten (vgl. § 31 Absatz 2 Nummer 1 GemHVO NRW). In diesen
Zusammenhang sind auch die GoDV einzuordnen, die nachfolgend aufgezeigt werden (vgl. Abbildung 543).



             DIE GRUNDSÄTZE ORDNUNGSMÄßIGER DATENVERARBEITUNG (GoDV)


                   GRUNDSATZ                                    ZWECKE UND INHALTE

                                             Im Rahmen der Sicherheit soll gewährleistet werden, dass der Zugriff
                                             auf die zu verarbeitenden Daten und die dafür eingesetzten Pro-
                    Grundsatz
                                             gramme nur den dazu Berechtigten möglich ist, diese nicht manipu-
                   der Sicherheit
                                             liert werden können und eine Reproduktion der verarbeiteten Daten
                                             möglich ist.


                                             Im Rahmen der Funktionserfüllung gilt, dass die DV-Buchführung
                     Grundsatz
                                             auch die Buchführungsfunktionen, z. B. Belegfunktion, Journalfunk-
               der Funktionserfüllung
                                             tion und Kontenfunktion, ohne Einschränkungen erfüllen kann.

                     Grundsatz
                                             Im Rahmen der Dokumentation müssen gewährleistet werden, dass
                 der Dokumentation
                                             der Aufbau und die Funktionsweise der DV-Verarbeitung für einen




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             DIE GRUNDSÄTZE ORDNUNGSMÄßIGER DATENVERARBEITUNG (GoDV)


                  GRUNDSATZ                                    ZWECKE UND INHALTE
                                            sachverständigen Dritten nachvollziehbar sind. Es muss möglich
                                            sein, eine Verbindung zwischen den Belegen, dem Journal und den
                                            Konten herzustellen. Auch Programmänderungen gehören dazu.


                                            Für das DV-Buchführungssystem gilt auch die allgemeine Ordnungs-
                   Allgemeine
                                            mäßigkeit der Buchführung. Sie muss daher vollständig, richtig, zeit-
                Ordnungsmäßigkeit
                                            gerecht und für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.

                     Abbildung 543 „Die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung“

Für die Auslegung der GoB beim IT-Einsatz wurden im Jahre 1978 die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicher-
buchführung (GoS) entwickelt, die dann im Jahre 1995 durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme (GoBS) abgelöst wurden. Bei der Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung
(DV-Buchführung) sind wie bei jeder anderen Buchführungsform auch die GoB zu beachten.

Die Aufstellung des gemeindlichen Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses der Gemeinde können durch
eine ordnungsgemäße Buchführung wesentlich unterstützt werden (vgl. §§ 95 und 116 GO NRW). Die allgemeinen
Grundsätze finden bei der gemeindlichen Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung Anwendung, un-
abhängig davon, ob diese zentral oder dezentral, vollständig oder in besonderen Teilschritten erfolgt. Es hängt
dabei vom Grad der Integration der Datenverarbeitung in die Geschäftsprozesse der Gemeinde ab, inwieweit auch
die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung (GoDV) unmittelbar zur Anwendung kommen müssen.

Der gesamte Geschäftsprozess der Gemeinde wird daher auch durch die automatisierte Datenverarbeitung ge-
prägt, wenn nicht sogar darauf ausgerichtet. Die von der Gemeinde zu führenden Bücher kommen deshalb in einer
der Technik angepassten Form zur Anwendung. Die Grundsätze für die gemeindliche Datenverarbeitung wirken
sich auch auf örtliche Prozesse außerhalb des eigentlichen Buchführungsbereichs aus, sofern dort buchführungs-
relevante Daten erfasst, erzeugt, übermittelt oder verarbeitet werden.

Die Gemeinde muss daher unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse die notwendigen organisatorischen
und technischen Maßnahmen auch über die gemeindliche Finanzbuchhaltung hinaus ergreifen, die geeignet sind,
die Sicherheit der für die gemeindliche Haushaltswirtschaft relevanten Daten und IT-Systeme auf Dauer zu gewähr-
leisten. Sie muss zudem die örtlichen Maßnahmen so umsetzen, dass Risiken zulasten der Gemeinde möglichst
ausgeschlossen werden können.



5.3 Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

5.3.1 Die geltenden Grundsätze

Durch die GoB wird der Gemeinde kein bestimmtes Buchführungssystem für ihre Finanzbuchhaltung vorgeschrie-
ben. Vielmehr entspricht ein gemeindliches Buchführungssystem dann den GoB, wenn es so beschaffen ist, dass
es einen Überblick über die gemeindlichen Geschäftsvorfälle und die Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanz-
lage der Gemeinde vermitteln kann. Außerdem müssen sich die gemeindlichen Geschäftsvorfälle in ihrer Entste-
hung und sachlichen Zuordnung bzw. Abwicklung durch die Gemeinde nachverfolgen lassen.

Zur Präzisierung der GoB im Rahmen der DV-Buchführung sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme“ (GoBS) entwickelt worden. Die Grundsätze sind im Rahmen des Abgaben- bzw. Steuer-
rechts bekannt gemacht worden (vgl. Anlage eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 7. November




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