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                                          § 28 GemHVO NRW




                  DIE WERTBEGRIFFE FÜR DIE GEMEINDLICHE BILANZIERUNG


                          BEZEICHNUNG                               VORSCHRIFT
                         Beizulegender Wert            § 35 Absatz 5 und 7 GemHVO NRW


                    Gewogener Durchschnittswert        § 34 Absatz 3 GemHVO NRW


                         Herstellungskosten            § 91 GO NRW, § 33 GemHVO NRW


                        Rückzahlungsbetrag             § 91 Absatz 2 GO NRW

                      Abbildung 561 „Die Wertbegriffe für die gemeindliche Bilanzierung“

Nach der jeweiligen Entscheidung, ob ein gemeindlicher Vermögensgegenstand und eine Verbindlichkeit zu bi-
lanzieren sind, muss die Frage geklärt werden, mit welchem Wert diese in der gemeindlichen Bilanz anzusetzen
sind. Zu beachten ist dabei, dass nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften unterschiedliche Wertbegriffe zur
Anwendung kommen können. Bei der Wertbildung sind zudem von der Gemeinde die Grundsätze ordnungsmä-
ßiger Bilanzierung (GoBi), zu denen auch die Grundsätze für die Bilanzgliederung gehören, zu beachten (vgl. z.
B. §§ 41 bis 43 GemHVO NRW).



1.2.3 Die Aufstellung der Verzeichnisse

Die haushaltsrechtliche Vorschrift enthält aber keine Formvorgaben über das Inventar, jedoch sollten die Vermö-
gensgegenstände und die Schulden der Gemeinde immer getrennt voneinander in eigenständigen Verzeichnis-
sen aufgeführt werden. Die Beachtung der GoB bei der Aufstellung dieser Verzeichnisse verlangen Klarheit,
Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit in der Darstellung, sodass die Gliederung des gemeindlichen Inventars
diesen Anforderungen entsprechen muss.

Wegen der aus dem Inventar vorzunehmenden Überleitung in die Bilanz bietet sich für die Verzeichnisse des
Inventars eine Gliederung entsprechend den Gesichtspunkten zur Aufstellung der gemeindlichen Bilanz an (vgl. §
41 GemHVO NRW). Die Vermögensgegenstände der Gemeinde sind deshalb im Rahmen des Anlage- und Um-
laufvermögens nach ihrer Liquidität zu gliedern und die Schulden als Verpflichtungen nach ihrer Fälligkeit.

Die Unterlagen über die Aufstellung des gemeindlichen Inventars sind mit den Angaben über den Ort und das
Datum zu versehen und vom zuständigen Verantwortlichen für die gemeindliche Inventur unter Angabe des Da-
tums eigenhändig zu unterzeichnen. Ebenso müssen die ggf. für Teilgebiete der gemeindlichen Inventur bestell-
ten Verantwortlichen die entsprechenden Teile des Inventars in gleicher Art und Weise unterzeichnen.



1.3 Zu Satz 3 (Regelmäßig wiederkehrende Bestandskontrolle):

1.3.1 Allgemeine Grundlagen

Die haushaltsrechtliche Vorschrift verlangt, dass die gemeindlichen Vermögensgegenstände mindestens alle fünf
Jahre von der Gemeinde durch eine körperliche Inventur aufzunehmen sind. Eine ordnungsmäßige Buchführung
der Gemeinde ermöglicht grundsätzlich eine zutreffende Fortführung des Bestandes an Vermögensgegenständen
und eine Fortschreibung der Werte der einzelnen Vermögensgegenstände im Rahmen bei einer Buchinventur
zum Abschlussstichtag. Gleichwohl bedarf es bei den gemeindlichen Vermögensgegenständen einer regelmäßi-
gen Bestandskontrolle. Die Vorgabe zwingt nicht bei einer sachgruppenbezogenen Inventur nicht zu starren




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Überprüfungsterminen. Sie zwingt bei einer sachgruppenbezogenen Inventur nicht zu starren Überprüfungstermi-
nen. Der haushaltsrechtlich bestimmte Zeitraum muss gleichwohl eingehalten werden.

Mit einer Bestandkontrolle soll festgestellt werden, ob sich die in der Finanzbuchhaltung erfassten gemeindlichen
Vermögensgegenstände noch tatsächlich bei der Gemeinde vorhanden sind. Sie bietet die Möglichkeit, auch den
tatsächlichen Zustand der Vermögensgegenstände festzustellen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die
bei der Gemeinde fortgeführten Buchwerte noch den tatsächlichen Verhältnissen der genutzten gemeindlichen
Vermögensgegenstände entsprechen.

Ein alleiniger Blick in die Buchungsunterlagen und eine Erfassung daraus im Rahmen jeder jährlichen Inventur
zum Abschlussstichtag kann auch bei der Gemeinde nicht die notwendige Sicherheit bieten, damit der gemeindli-
che Jahresabschluss die ihm obliegenden Aufgaben zutreffend erfüllt. Die haushaltsrechtliche Regelung bedeutet
daher kein Misstrauen gegenüber den betreffenden Beschäftigten der Gemeinde. Die pflichtige Überprüfung der
Beleglage soll vielmehr das Gegenteil bewirken.

Die nach der Vorschrift in regelmäßigen Abständen durchzuführende körperliche Inventur soll gewährleisten,
dass die Fortschreibung der Ergebnisse aus den durchgeführten Buchinventuren bestätigt wird. Die verpflichten-
de regelmäßige Überprüfung des Bestandes an Vermögensgegenständen durch eine körperliche Inventur trägt
daher auch zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung der Gemeinde bei, da erst durch die tatsächliche Inaugen-
scheinnahme der einzelnen Vermögensgegenstände ein Bild über den realen Zustand eines jeden Vermögens-
gegenstandes entsteht.

Erst durch die regelmäßige Bestandskontrolle kann die Tauglichkeit bzw. Nutzbarkeit für die gemeindliche Aufga-
benerfüllung sachgerecht beurteilt werden. Die Vorschrift lässt dabei einen ausreichenden Spielraum für die Ge-
meinde, denn es wird nicht verlangt, dass bei allen genutzten, bilanzierten oder verfügbaren Vermögensgegen-
ständen im wirtschaftlichen Eigentum der Gemeinde zu einem einzigen Stichtag die körperliche Inventur durchzu-
führen ist. Sie kann eigenverantwortlich den Stichtag und die Vermögensgegenstände festlegen, die in die körper-
liche Inventur einbezogen werden.

In Bezug auf die folgenden Inventuren muss die Gemeinde sicherstellen, dass mindestens nach fünf Jahren wie-
der eine körperliche Inventur vorzunehmen ist, um den ordnungsmäßigen Nachweis des vorhandenen Vermö-
gens wieder für mehrere Jahre aus den Buchungsunterlagen der Gemeinde führen zu können. Bei einer großen
Menge von Vermögensgegenständen kann daher eine Gruppenbildung mit entsprechender Abgrenzung der
Durchführung der körperlichen Inventur sachgerecht sein, z. B. bei den Straßen der Gemeinde.

Je umfangreicher die Gemeinde bei ihren Inventurfestlegungen differenziert, desto mehr muss sie auch die Kon-
trolle und Überwachung stärken. Die unterschiedlichen Anforderungen an die Erfassung und den Nachweis der
Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und des Umlaufvermögens nach den GoB stehen einer regelmä-
ßig wiederkehrenden Überprüfung in Form der körperlichen Bestandsaufnahme dabei nicht entgegen. Daher ist
es wichtig, die Erkenntnisse aus der jährlichen Haushaltsbewirtschaftung in die Inventur einzubeziehen.



1.3.2 Die Bestandskontrolle als körperliche Inventur

1.3.2.1 Die inventurmäßige Ausgangslage

Die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeindlichen Vermögens erfordert eine sachgerechte Erfassung der
Vermögensgegenstände sowie die Pflege der erhobenen Daten für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Diese
Vorgabe setzt voraus, dass für die betreffenden Vermögensgegenstände eine Anlagenkartei oder eine Anlagen-
buchhaltung geführt wird, in denen der Bestand, die Zu- und Abgänge sowie die Abschreibungen ordnungsge-
mäß und zeitnah erfasst werden. Am Inventurstichtag kann dann von der Gemeinde der buchmäßige Endbestand




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anhand der gemeindlichen Anlagenbuchhaltung ermittelt und in die Inventarlisten der Gemeinde übernommen
werden (vgl. § 29 Absatz 1 GemHVO NRW).

Eine solche Handhabung durch die Gemeinde sollte wegen ihrer Bedeutung für die gemeindlichen Vermögens-
verhältnisse unter Beteiligung der fachlich Verantwortlichen erfolgen. In den Fällen, dass die Gemeinde anhand
vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert eine Buch- und Beleginventur über ihre Vermö-
gensgegenstände über mehrere Haushaltsjahre durchführt, bedarf es gleichwohl einer Kontrolle durch eine re-
gelmäßige Inaugenscheinnahme der gemeindlichen Vermögensgegenstände. Der dafür festgelegte Mindestzeit-
raum bedeutet nicht, dass zwischenzeitlich keine Inventur durchzuführen ist. Die Inventur kann lediglich von der
Gemeinde auf eine Buchinventur reduziert werden.

Durch die Bestandskontrolle der Vermögensgegenstände wird die ordnungsmäßige Erfassung und Nachvollzieh-
barkeit des Bestandes an gemeindlichen Vermögensgegenständen durch eine Anlagenkartei oder eine Anlagen-
buchhaltung grundsätzlich nicht infrage gestellt. Die Gemeinde kann daher bei der Durchführung der Bestands-
kontrolle alle fünf Jahre in Abhängigkeit von den örtlichen Verhältnissen auch die bei einer üblichen Inventur
zulässigen Inventurvereinfachungen nutzen (vgl. § 29 Absatz 2 und 3 GemHVO NRW). Bei einer Bestandskon-
trolle soll auch der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit eine ausreichende Beachtung finden.



1.3.2.2 Die Vornahme der Bestandskontrolle

Eine Bestandskontrolle von gemeindlichen Vermögensgegenständen kann dann als körperliche Inventur angese-
hen werden, wenn die Gemeinde ihre körperlichen Vermögensgegenstände, die materiell fassbar sind, in Augen-
schein nimmt und nach ihren Arten als solche identifiziert. Bei einer körperlichen Inventur sind derartige bei der
Gemeinde materiell vorhandene Vermögensgegenstände durch Zählen, Messen oder Wiegen zu erfassen sowie
mengenmäßig in Zähllisten aufzunehmen.

Bei der Inaugenscheinnahme sind daher auch Beschädigungen und Mängel bzw. Qualität und Zustand an den
betreffenden Vermögensgegenständen festzuhalten sowie eine Einschätzung der weiteren Nutzbarkeit vorzu-
nehmen. Sofern ggf. eine Veräußerung in Betracht gezogen wird, sollten auch die Feststellung einer Verwertbar-
keit und ihre voraussichtliche Größenordnung dazugehören. Der Aufnehmende sollte daher eine ausreichende
Sachkunde über die einzelnen Arten der gemeindlichen Vermögensgegenstände besitzen.

In diesem Rahmen sind die Vermögensgegenstände der Gemeinde, die als Sachgesamtheit in der gemeindlichen
Bilanz angesetzt sind, z. B. Straßen, Maschinen, auch als Sachgesamtheit im Rahmen der gemeindlichen Inven-
tur zu erfassen. Zu jeder Zeit muss es dabei einem sachverständigen Dritten möglich sein, den Zählvorgang und
die Eintragungen in den Zähllisten nachzuvollziehen. Auf die grundsätzliche Inaugenscheinnahme darf aber im
Rahmen der regelmäßigen Überprüfung, insbesondere auch aus Gründen der Bewertung, z. B. Feststellung des
Instandhaltungsbedarfs zur Abwertung von gemeindlichen Vermögensgegenständen oder zur ggf. erforderlichen
Rückstellungsbildung, nicht verzichtet werden.

Die körperliche Bestandskontrolle kann daher nicht als Kontrolle ohne Inaugenscheinnahme in Betracht kommen.
Im zeitlichen Zusammenhang mit dem Abschlussstichtag sowie den Kenntnissen und Unterlagen in den einzel-
nen Fachbereichen und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit kann nur im örtlichen Einzelfall die tatsächliche
Form dieser Überprüfung der gemeindlichen Bestände festgelegt werden. In welcher Form dabei die zulässigen
Inventurvereinfachungen zur Anwendung kommen, ist ebenfalls örtlich zu bestimmen.

In diesem Zusammenhang ist auch zu berücksichtigen, ob und welche sachlichen Veränderungen sich bei den
erfassten gemeindlichen Vermögensgegenständen seit der letzten körperlichen Inventur ergeben haben und wie
diese, z. B. in den Fachbereichen der Gemeindeverwaltung, nachgehalten und dokumentiert worden sind. Eine
ausreichende und auf dem aktuellen Stand befindliche Dokumentation kann daher eine geeignete Grundlage




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bieten, in ausgewählten Bereichen und bei einer großen Vielzahl von Vermögensgegenständen die Inaugen-
scheinnahme ggf. nur stichprobenartig vorzunehmen.

In den Fällen, in denen sich bei der Gemeinde herausstellt, dass die körperliche Inventur als wirtschaftlich nicht
vertretbar angesehen werden muss, ist abzuwägen, ob die Bestände an Vermögensgegenständen ggf. teilweise
in Abstimmung mit den fachlich betroffenen Bereichen der Gemeindeverwaltung unmittelbar aus vorhandenen
Belegen entnommen werden können. Bei der Gemeinde bedarf es dazu einer sehr sorgfältigen Abwägung, weil
die Kenntnisse über den Bestand und den Zustand der gemeindlichen Vermögensgegenstände nicht allein aus
der Inventur, sondern insbesondere aus der fachlichen Arbeit und aus der jährlichen Haushaltsbewirtschaftung
gewonnen werden können.



1.3.2.3 Die Festlegung des Kontrolltermins

Nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift sind die gemeindlichen Vermögensgegenstände mindestens alle fünf
Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen. Daraus folgt, dass zum Stichtag des betreffenden gemeindli-
chen Jahresabschlusses das nach den Unterlagen der Gemeinde ausgewiesene Vorhandensein von gemeindli-
chen Vermögensgegenständen durch eine Inaugenscheinnahme zu überprüfen ist.

Der Gesetzgeber hat dafür keine besondere Festlegung über den Zeitraum der Bestandskontrolle bezogen auf
den betreffenden Abschlussstichtag getroffen. Es muss aber einerseits eine Zuordnung auf einen Stichtag mög-
lich sein. Andererseits muss eine ausreichende und geeignete Bestandskontrolle gewährleistet und umgesetzt
werden. Ein zeitlicher Zusammenhang zum jeweiligen Abschlussstichtag muss daher sachgerecht bestehen.

Ausgehend von der erstmaligen Inventur der Gemeinde im Zusammenhang mit der Einführung des NKF und der
Aufstellung der Eröffnungsbilanz der Gemeinde ist vor Ort über die zeitliche Dimension der Bestandskontrolle
eigenverantwortlich von der Gemeinde zu entscheiden. Sie hat dabei zu prüfen, ob und in welchen Fällen ein
über ein paar Tage um den Abschlussstichtag erweiterter Kontrollzeitraum in Betracht kommen kann.

Ebenso ist ggf. auch eine unterjährige Inaugenscheinnahme des jeweils zuständigen Fachbereiches anzuerken-
nen, wenn dort Vermögensgegenstände genutzt werden, die i.d.R. nur einer geringen oder keiner wertmäßigen
Veränderung unterliegen. Eine solche Arbeit kann dabei die Form einer permanenten Inventur annehmen, sodass
solche Arbeiten durchaus dem Sinn und Zweck des Überprüfens des gemeindlichen Bestandes und damit der
haushaltsrechtlichen Vorschrift inhaltlich ausreichend entsprechen.

Ausgehend davon, dass die Inventur eine Bestandsaufnahme und damit eine lückenlose, mengen- und wertmä-
ßige Überprüfung des erfassten Vermögens und der Schulden einer Gemeinde darstellt und diese Kontrolle in
einem angemessenen und abgegrenzten Zeitraum um den Abschlussstichtag durchzuführen ist, müssen auch die
zeitlichen Festlegungen der einzelnen örtlichen Maßnahmen den Überprüfungszielen genügen. Im Sinne der
haushaltsrechtlichen Vorgaben kann wie in allen anderen Geschäftsbereichen der Gemeinde nicht auf regelmä-
ßige Kontrollen der genutzten Vermögensgegenstände in bestimmten Zeitabständen bzw. in Zeiträumen von
weniger als fünf Jahren verzichtet werden.



1.3.2.4 Die körperliche Inventur von Sachgruppen

1.3.2.4.1 Allgemeine Sachlage

Das Zusammenspiel der fachlichen Kenntnisse über die Nutzung der gemeindlichen Vermögensgegenstände mit
der aus wirtschaftlichen Gesichtspunktpunkten in bestimmten Zeitabständen vorzunehmenden Inaugenschein-
nahme dieser Vermögensgegenstände bedarf auch aus dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit heraus einer ge-




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eigneten örtlichen Kombinationsform in sachlicher als auch in zeitlicher Hinsicht. Die Gemeinde kann eigenver-
antwortlich und sachlich vertretbar festlegen, in welchem Ausmaß in sachlicher und zeitlicher Dimension eine
Inaugenscheinnahme ihrer Vermögensgegenstände tatsächlich vorzunehmen ist.

Eine dazu erforderliche „Standardsetzung“ sollte den örtlichen Regelungen zugerechnet werden, die von der
Gemeinde nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift über die "Sicherheitsstandards" unter Beachtung der örtlichen
Verhältnisse zu erlassen ist (vgl. § 31 GemHVO NRW). Dazu gehören auch Regelungen über die Durchführung
einer körperlichen Inventur, die abhängig von den Gegebenheiten bei der Gemeinde ggf. nur in „laufender“ Form
durchführ bar ist (vgl. Beispiel 76).



    BEISPIEL:
    Die „laufende“ körperliche Inventur
    Die Gemeinde muss mindestens alle fünf Jahre förmlich prüfen, ob ihre als Sachanlagen bilanzierten Vermögensge-
    genstände noch körperlich vorhandenen sind. Die Gemeinde kann für die Durchführung der körperlichen Inventur
    ihre Vermögensgegenstände in Sachgruppen gliedern und unter Einhaltung der fünfjährigen Frist in unterschiedli-
    chen Jahren die Inaugenscheinnahme vornehmen. Zur tatsächlichen Durchführung einer körperlichen Inventur ge-
    hört zwingend, alle bereits in den betroffenen Fachbereichen vorhandenen Informationen, Arbeitsergebnisse und
    Planungsdaten zu nutzen. Erst dann kann der Umfang und die örtliche Vorgehensweise festgelegt werden.


    Erste Entscheidung:
    Die Gemeinde soll die körperliche Inventur aus ihrer Aufgabenerfüllung heraus sowie wirtschaftlich durchführen. Vor
    Ort kann es sich daher abhängig vom tatsächlichen Ausmaß in sachlicher Hinsicht anbieten, für die notwendige
    Inaugenscheinnahme der Vermögensgegenstände eine Aufteilung in Sachgruppen vorzunehmen, z. B. entspre-
    chend den angesetzten Bilanzposten. In zeitlicher Hinsicht ist zu klären und festzulegen, ob die körperliche Inventur
    zu einem einzigen Stichtag oder jeweils sachgruppenbezogen zu den üblichen Inventurstichtagen erfolgen soll. Bei
    einer zeitlichen Aufteilung muss sichergestellt werden, dass jeder Vermögensgegenstand im Zeitraum von fünf
    Jahren einmal in Augenschein genommen wird. Die körperliche Inventur der Vermögensgegenstände wird dadurch
    zu einer „laufenden“ Inventur.


                                     Sachgruppenerfassung                                    Wertbeurteilung
                Besichtigt am        Gegenstand     Vorhanden?          Zustand         In Ordnung          Mängel




    Zweite Entscheidung:
    Für die körperliche Inventur sollte ein Zusammenhang mit der Haushaltsplanung hergestellt werden. Der jährlich
    festzulegende fachliche Bedarf an Haushaltsmitteln für neue oder zu erneuernde Vermögensgegenstände, Instand-
    haltungsmaßnahmen und Unterhaltungsmaßnahmen erfordert grundsätzlich die Kenntnis der Organisationseinheit
    der Gemeindeverwaltung über den Zustand der fachlich genutzten Vermögensgegenstände. Diese Kenntnisse und
    Maßnahmen der gemeindlichen Fachverwaltung zur Erlangung solcher Kenntnisse sollten für die körperliche Inven-
    tur genutzt werden.


                           Zustandserfassung durch Facharbeit                                Wertbeurteilung
                Besichtigt am        Gegenstand      Vorhanden?         Zustand         In Ordnung          Mängel




    Die Kenntnisse müssen in zeitlicher Nähe zur tatsächlichen Umsetzung der körperlichen Inventur gewonnen worden
    sein. Die Gewinnung solcher Kenntnisse unterliegt bereits aus rechtlichen Verpflichtungen sowie wegen der fortlau-
    fenden Haushaltswirtschaft ständigen Aktualisierungen, sodass lediglich eine Vereinbarkeit mit dem festgelegten




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    örtlichen Kontrolltermin für die Inventur gegeben sein muss.


    Dritte Entscheidung:
    Der Umfang der Durchführung der körperlichen Inventur ist eigenverantwortlich von der Gemeinde nach den Min-
    destvorgaben festzulegen. Sie kann dabei die zuvor genannten Möglichkeiten nutzen. Für die körperliche Inventur
    bzw. die Inaugenscheinnahme sind dadurch andere Inventurinstrumente jedoch nicht ausgeschlossen. Die Gemein-
    de sollte über eine verantwortliche Stelle verfügen, die fachliche und wirtschaftliche Daten verknüpft und bewertet,
    um festzulegen, auf welche Art und Weise die körperliche Inventur vertretbar erfolgen kann. Sie sollte auch die
    tatsächliche Durchführung dieser Inventur überwachen, z. B. über einen Zeitplan verfügen, der die Inaugenschein-
    nahme innerhalb des haushaltsrechtlich gesetzten Zeitraumes aufzeigt.


                                   Beispiel 76 „Die „laufende“ körperliche Inventur“

Bei der Berechnung der regelmäßigen Durchführung der Bestandskontrolle zu einem einzigen Stichtag nach der
haushaltsrechtlich bestimmten Mindestzeit ist grundsätzlich von der zuletzt durchgeführten Inventur auszugehen,
z. B. zur Aufstellung der gemeindlichen Eröffnungsbilanz. Die Gemeinde war verpflichtet, eine Inventur durchzu-
führen und ein Inventar aufzustellen und danach mindestens nach drei Jahren eine erneute körperliche Be-
standsaufnahme vorzunehmen (vgl. § 53 Absatz 2 i. V. m. § 28 Absatz 1 GemHVO NRW -a. F.-).

Die Gemeinde muss nunmehr nach fünf Jahren das Vorhandensein der gemeindlichen Vermögensgegenstände
durch eine Inaugenscheinnahme im Rahmen der Inventur wieder prüfen. Sie muss daher eine Inaugenschein-
nahme ihrer Vermögensgegenstände spätestens nach Ablauf dieser Mindestzeit nach der zuletzt durchgeführten
körperlichen Bestandsaufnahme vornehmen. Ab diesem Zeitpunkt ist regelmäßig mindestens zu jedem weiteren
fünften Abschlussstichtag eine entsprechende Überprüfung vorzunehmen, wenn eine solche Bestandskontrolle
nicht freiwillig in kürzeren Zeitabständen vorgenommen wird oder anteilig für bestimmte Gruppen von gemeindli-
chen Vermögensgegenständen durchgeführt wird.



1.3.2.4.2 Keine alleinige „Standortinventur“

Der Erwerb der fachlichen Kenntnisse über den Zustand und die Nutzbarkeit gemeindlicher Vermögensgegen-
ständen kann aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten auf Sachgruppen bezogen in zeitlichen Abständen von der
Gemeinde vorgenommen werden. Sie soll einer derartige „Teilinventur“ nach allgemeinen Kriterien abgrenzen,
die in einem Zusammenhang mit den zu erfassenden Vermögensgegenständen stehen müssen und diese Art der
Inventur begründen können. Dadurch kann sichergestellt werden, dass gleiche Vermögensgegenstände zur glei-
chen Zeit erfasst und in Augenschein genommen werden.

Dieser Zusammenhang lässt es daher nicht zu, die Erfassung von gemeindlichen Vermögensgegenständen von
ihrem Standort oder ihrer Zuordnung zu einer Organisationseinheit abhängig zu machen. Eine darauf aufbauende
Inventur würde das erhebliche Risiko beinhalten, dass vergleichbare Vermögensgegenstände der Gemeinde
nicht auf den gleichen Zeitpunkt bezogen in Augenschein genommen und erfasst werden.

Die Vorgehensweise würde ggf. keine ausreichende Verlässlichkeit der erhobenen Daten hervorrufen, auf denen
aber der zu bilanzierende Vermögensstatus der Gemeinde aufgebaut werden müsste. Außerdem beinhaltet das
Verfahren ein erhebliches Risiko für einen Verstoß gegen den Grundsatz der Willkürfreiheit. Eine gemeindliche
Inventur, die abhängig vom Standort der gemeindlichen Vermögensgegenstände durch die Gemeinde durchge-
führt würde, entspricht daher nicht den bei einer Inventur zu erfüllenden Anforderungen.




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2. Zu Absatz 2 (Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten):

2.1 Allgemeine Vorgaben

Die Vorgabe einer gesonderten Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten ist Teil der Grundsätze ord-
nungsmäßiger Inventur (GoI) und konkretisiert diese. Jedoch wird die bei den Vermögensgegenständen übliche
körperliche Inventur durch die Beleginventur ersetzt, da diese für die Forderungen und Verbindlichkeiten die ein-
zige Aufnahmemöglichkeit darstellt. Bei dieser Inventurform muss der Bestand durch Belege der Gemeinde
nachgewiesen werden.

Unter Belegen versteht man hierbei nicht nur Buchungsbelege, sondern auch Urkunden, Dokumente und Grund-
buchauszüge und Verträge. Bei der Durchführung der Inventur müssen aber auch bereits die Vorgaben zur Bilan-
zierung der Forderungen und Verbindlichkeiten berücksichtigt werden. Die Beleginventur findet aber auch auf
immaterielle Vermögensgegenstände Anwendung.

Außerdem erfordert die Inventur der Haftungsverhältnisse und der Verpflichtungen aus kreditähnlichen Rechtsge-
schäften sowie sonstiger Sachverhalte, aus denen sich finanzielle Verpflichtungen der Gemeinde ergeben kön-
nen, i.d.R. eine entsprechende Einbindung der Fachbereiche oder Fachämter in der Gemeindeverwaltung. Es
bietet sich in diesem Zusammenhang ggf. ein Nachhalten der wichtigsten vertraglichen Bindungen der Gemeinde
an zentraler Stelle in der Gemeindeverwaltung an.



2.2 Die Erfassung von Forderungen

Die Forderungen der Gemeinde entstehen aus ihrem öffentlich-rechtlichen und ihrem privatrechtlichen Handeln.
Entsprechend sind die Forderungen in der gemeindlichen Bilanz zu untergliedern und im Rahmen der Inventur zu
erfassen. Zu den öffentlich-rechtlichen Forderungen gehören z. B. Gebühren-, Beitrags- und Steuerforderungen
sowie Forderungen aus Transferleistungen, z.B. aus der Gewährung von Sozialhilfe.

Die öffentlich-rechtlichen und die privatrechtlichen Forderungen der Gemeinde sollten adressatenbezogen unter
Berücksichtigung der Erfordernisse des gemeindlichen Gesamtabschlusses erfasst werden, z. B. Forderungen
gegenüber verbundenen Unternehmen. Die Forderungsgliederung kann dabei nach den Grundsätzen der Fi-
nanzmittelbeschaffung ausgerichtet werden (vgl. § 77 GO NRW). Bei der Erfassung müssen diese Forderungen
der Gemeinde bereits auf ihre Durchsetzbarkeit hin betrachtet und bewertet werden.

Die Gemeinde darf dabei die möglichen Risiken ihrer Forderungen nicht außer Betracht lassen, z. B. ein Ausfallri-
siko oder ein Beitreibungsrisiko. Sie muss jährlich bezogen auf den Abschlussstichtag jede Forderung einer indi-
viduellen Risikoüberprüfung unter Beachtung des § 26 GemHVO NRW unterziehen und ggf. in der geschätzten
Höhe des Ausfalls eine entsprechende Minderung vorzunehmen (Grundsatz der Einzelbewertung).

Bei der Beurteilung der gemeindlichen Forderungen ist zu beachten, dass Risiken, die sich aus dem der Forde-
rung zugrundeliegenden gemeindlichen Geschäft ergeben, von der Gemeinde nicht als Forderungsrisiko einge-
stuft werden können. Für den gemeindlichen Jahresabschluss haben diese Gegebenheiten zur Folge, dass nur
sichere (vollwertige) Forderungen der Gemeinde, bei denen keine Zweifel hinsichtlich eines möglichen Zahlungs-
ausfalls bestehen, mit dem Nominalbetrag in der gemeindlichen Bilanz angesetzt werden dürfen.



2.3 Die Erfassung von Verbindlichkeiten

Die Verbindlichkeiten der Gemeinde sollen möglichst entsprechend ihrer Gliederung in der Bilanz der Gemeinde
im Rahmen der Inventur erfasst werden. Die Verbindlichkeiten sind daher im Wesentlichen nach den wichtigsten




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Arten, z. B. aus Krediten für Investitionen, aus Lieferungen und Leistungen, aus Transferleistungen, zu erfassen.
Bei den Verbindlichkeiten aus der Aufnahme von Krediten für Investitionen kann auch zusätzlich eine Differenzie-
rung nach Gläubigern erfolgen.

Die wichtigsten Arten von gemeindlichen Verbindlichkeiten können, sofern diese für das Bild der gemeindlichen
Bilanz von Bedeutung sind, auch als gesonderte Bilanzposten angesetzt und entsprechend in der Inventur erfasst
werden. Zu solchen gemeindlichen Verbindlichkeiten gehören die Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitio-
nen“, aus Krediten zur Liquiditätssicherung“, aus Vorgängen, die Kreditaufnahmen wirtschaftlich gleichkommen,
aus Lieferungen und Leistungen, aber auch die Verbindlichkeiten aus den gemeindlichen Transferleistungen
gegenüber Dritten.



3. Zu Absatz 3 (Nachvollziehbarkeit des Inventurverfahrens):

3.1 Allgemeine Sachlage

Bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Auswertung der Inventur sowie bei der Aufstel-
lung des Inventars sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, die aber auf die Inventur
bezogen als Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) zu achten sind, denn sie stehen unmittelbar im Zu-
sammenhang mit der Bestandsaufnahme des gemeindlichen Vermögens und der Schulden der Gemeinde. Dazu
gehört eine Vielzahl von Grundsätzen, z. B. Vollständigkeit, Klarheit, Dokumentation, Nachprüfbarkeit der Be-
standsaufnahme, sowie die gesonderte Erfassung der Forderungen und Verbindlichkeiten, aber auch der Grund-
satz der Wirtschaftlichkeit. Die Grundsätze müssen bei jeder gemeindlichen Inventur Anwendung finden.



3.2 Die Vollständigkeit der Bestandsaufnahme

Als Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und
Schulden enthält. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informa-
tionen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhal-
ten. Doppelerfassungen und Erfassungslücken müssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen werden.

Für den Bereich der Schulden sind insbesondere die Vollständigkeit der Rückstellungen sowie ein Überblick über
die wesentlichen Risiken sicherzustellen. Diese Sachlage führt dazu, dass neben den Vermögensgegenständen
und Schulden der Gemeinde auch alle sonstigen wichtigen Verträge bekannt und erfasst sein müssen. Die Voll-
ständigkeit der Bestandsaufnahme erfordert auch, dass abgeschriebene, aber noch genutzte Vermögensgegen-
stände von der Gemeinde mit einem Erinnerungswert nachzuweisen sind.



3.3 Die Richtigkeit der Bestandsaufnahme

Bei allen Inventurverfahren sind die Art, die Menge und der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und
Schulden zweifelsfrei und zutreffend festzustellen. Welches Inventurverfahren Anwendung findet, hängt im We-
sentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um
nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur) handelt.

Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren sind in Einzelfällen von der Gemeinde anwendbar, sofern diese die
Richtigkeit der Bestandsaufnahme nicht beeinträchtigen. Das Erfordernis der Richtigkeit bedingt für die Aufnahme
bei der gemeindlichen Inventur einerseits die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips (zwei Personen). Andererseits
muss eine ausreichende Sachkunde der Aufnehmenden sichergestellt werden.




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3.4 Die Einzelerfassung der Bestände

3.4.1 Allgemeine Bedingungen

Die Gemeinde hat grundsätzlich sind alle ihre Vermögensgegenstände und Schulden einzeln und nach Art, Men-
ge und Wert durch eine Inaugenscheinnahme in Form einer körperlichen Inventur zu erfassen zu erfassen, sofern
nicht andere Inventurformen zulässig sind. Die Stichprobeninventur ist dabei nur ausnahmsweise möglich. Ande-
rerseits sind bei der Erfassung der gemeindlichen Vermögensgegenstände und Schulden die dafür vorgesehenen
Bewertungsvereinfachungsverfahren zu berücksichtigen, z. B. die Festbewertung oder die Gruppenbewertung
(vgl. § 34 Absatz 1 und 3 GemHVO NRW).



3.4.2 Die Stichprobeninventur

Eine Stichprobeninventur, die auf anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren beruhen muss, ist zulässig,
wenn die Grundsätze der Richtigkeit und der Vollständigkeit dabei eingehalten werden. Der Aussagewert dieser
Inventurart muss daher dem Aussagewert einer vollständigen Inventuraufnahme gleichkommen. In besonderen
Fällen kann der mit der Stichprobeninventur verbundene Vorbereitungsaufwand dazu führen, dass eine Rationali-
sierungswirkung gegenüber einer vollständigen Inventur nicht vorhanden und ein Einsatz der Stichprobeninventur
deshalb nicht sinnvoll ist.



3.4.3 Die Festbewertung

Die Bildung von Festwerten ist für den Bereich des Sachanlagevermögens sowie für den Bereich der Roh-, Hilfs-
und Betriebsstoffe sowie der Waren im Bereich des gemeindlichen Umlaufvermögens möglich (vgl. § 34 Absatz 1
GemHVO NRW). Bei der Festbewertung von gemeindlichen Vermögensgegenständen handelt es sich um eine
buchtechnische Erleichterung, da der Gemeinde dadurch eine Ausnahme von der Pflicht zur jährlichen Bestands-
aufnahme eingeräumt wird.

Vor der erstmaligen Bildung eines Festwertes im Bereich des Sachanlagevermögens sowie der für Roh-, Hilfs-
und Betriebsstoffe und Waren ist eine Inventur (ggf. auf der Basis von Schlüsselgrößen) durchzuführen. Wird eine
Festbewertung für Vermögensgegenstände vorgenommen, ist alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme
vorzunehmen. Ergeben sich durch eine solche Inaugenscheinnahme z. B. Erkenntnisse, dass Veränderungen
vom Wert oder der Menge vorliegen, ist ggf. eine Anpassung des Festwertes erforderlich.



3.4.4 Die Gruppenbewertung

Die Gruppenbewertung kann auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und
Betriebsstoffe, Waren) angewandt werden (vgl. § 34 Absatz 3 GemHVO NRW). Darüber hinaus ist eine Grup-
penbewertung für den Bereich des beweglichen Anlagevermögens, Umlaufvermögens sowie der Schulden mög-
lich, wenn eine Gleichartigkeit oder eine annähernde Gleichwertigkeit vorliegt.

Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung für die Gemeinde bei der Bewertung dar. Die vorzunehmende
Einzelerfassung der gemeindlichen Vermögensgegenstände bleibt davon aber unberührt. Die zusammengefass-
ten Gruppen dürfen mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Die gruppenweise Zusammenfas-
sung ist auch im Inventar und bereits bei der Inventur möglich.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                          2782

NEUES KOMMUNALES FINANZMANAGEMENT
                                          § 28 GemHVO NRW


3.5 Die Dokumentation und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme

Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme erfordert, dass die Vorgehensweise der Inventur im
Inventurrahmenplan und die Ergebnisse der Inventur in Zähllisten und Inventarlisten zu dokumentieren sind. Ein
sachverständiger Dritter muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise
und die Ergebnisse der Inventur verschaffen können. Es ist dazu nicht festgelegt worden, welches Maß an Sach-
verstand erforderlich sein muss, um die gemeindliche Tätigkeit im jeweils betroffenen Bereich beurteilen und
nachvollziehen zu können.

Allgemein wird davon auszugehen sein, dass ein sachverständiger Dritter ausreichende Kenntnisse über die
gemeindliche Haushaltswirtschaft bzw. das Rechnungswesen der Gemeinde besitzen muss, damit er die Ausfüh-
rung der gemeindlichen Haushaltswirtschaft und deren Ergebnis im gemeindlichen Jahresabschluss sowie im
Gesamtabschluss der Gemeinde verstehen und beurteilen kann. Bei der Beurteilung, ob ein sachverständiger
Dritter sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisse der
Inventur verschaffen kann, ist ebenfalls von den vorhandenen örtlichen Gegebenheiten im Einzelfall auszugehen.

Die Bestimmung einer angemessenen Zeit ist somit auch von der Größe der Gemeinde sowie der Größe und
Komplexität der gemeindlichen Buchführung einschließlich der Art der örtlichen DV-Buchführung abhängig. Hie-
raus ergibt sich auch, dass die Unterlagen über die Inventur und die hierzu ergangenen Anweisungen und Orga-
nisationsregelungen sicher und geordnet aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfrist für Belege zur Inventur
beträgt 6 Jahre und für das Inventar 10 Jahre (vgl. § 58 GemHVO NRW). Bei einer Buchinventur muss zudem die
Fortschreibung der Bestände ordnungsgemäß erfolgen, um dem genannten Grundsatz zu genügen.



3.6 Der Grundsatz der Klarheit

Bei der Inventur muss durch die Gestaltung der Unterlagen in Form von klaren Bezeichnungen und Abgrenzun-
gen gewährleistet werden, dass die einzelnen zu ermittelnden Positionen und Posten, z.B. Vermögensgegen-
stände und Schulden der Gemeinde, eindeutig voneinander getrennt werden können. Die erfassten Sachverhalte
müssen in den Inventurunterlagen so dargestellt sein, dass sachverständige Dritte die Erfassung sowie deren
Ergebnis in angemessener Zeit nachvollziehen können.



3.7 Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu
den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Vereinfachungen sind bereits bei der Inventurplanung zu
prüfen und zu berücksichtigen, z. B. eine verlegte oder laufende Inventur unter Berücksichtigung des Abschluss-
stichtages, Abweichungen vom vorrangigen Grundsatz der Einzelbewertung durch eine Festbewertung oder
Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit. Die Gemeinde muss dazu örtlich beurteilen, ob das im Ver-
gleich zu einer genaueren Erfassung entstehende Abweichungsrisiko im Sinne des Ergebnisses tragfähig ist.

In diesem Rahmen findet als Prüfungsgrundsatz auch der Grundsatz der Wesentlichkeit Anwendung. Die Ge-
meinde hat abzuwägen, ob durch den aus Wirtschaftlichkeitsgründen geringeren Aufwand möglicherweise Infor-
mationen weggelassen werden oder eine fehlerhafte Darstellung der Inventurergebnisse entsteht, durch die zu
treffende wirtschaftliche Entscheidungen der Adressaten des gemeindlichen Jahresabschlusses beeinflusst wer-
den können. Im Zweifelsfall ist erforderlich, zutreffende Informationen über die Abweichung zu geben. Bei not-
wendigen Entscheidungen kann ggf. eine überschlägige Ermittlung erforderlich werden.




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