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bieten, in ausgewählten Bereichen und bei einer großen Vielzahl von Vermögensgegenständen die Inaugen-
scheinnahme ggf. nur stichprobenartig vorzunehmen.

In den Fällen, in denen sich bei der Gemeinde herausstellt, dass die körperliche Inventur als wirtschaftlich nicht
vertretbar angesehen werden muss, ist abzuwägen, ob die Bestände an Vermögensgegenständen ggf. teilweise
in Abstimmung mit den fachlich betroffenen Bereichen der Gemeindeverwaltung unmittelbar aus vorhandenen
Belegen entnommen werden können. Bei der Gemeinde bedarf es dazu einer sehr sorgfältigen Abwägung, weil
die Kenntnisse über den Bestand und den Zustand der gemeindlichen Vermögensgegenstände nicht allein aus
der Inventur, sondern insbesondere aus der fachlichen Arbeit und aus der jährlichen Haushaltsbewirtschaftung
gewonnen werden können.



1.3.2.3 Die Festlegung des Kontrolltermins

Nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift sind die gemeindlichen Vermögensgegenstände mindestens alle fünf
Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen. Daraus folgt, dass zum Stichtag des betreffenden gemeindli-
chen Jahresabschlusses das nach den Unterlagen der Gemeinde ausgewiesene Vorhandensein von gemeindli-
chen Vermögensgegenständen durch eine Inaugenscheinnahme zu überprüfen ist.

Der Gesetzgeber hat dafür keine besondere Festlegung über den Zeitraum der Bestandskontrolle bezogen auf
den betreffenden Abschlussstichtag getroffen. Es muss aber einerseits eine Zuordnung auf einen Stichtag mög-
lich sein. Andererseits muss eine ausreichende und geeignete Bestandskontrolle gewährleistet und umgesetzt
werden. Ein zeitlicher Zusammenhang zum jeweiligen Abschlussstichtag muss daher sachgerecht bestehen.

Ausgehend von der erstmaligen Inventur der Gemeinde im Zusammenhang mit der Einführung des NKF und der
Aufstellung der Eröffnungsbilanz der Gemeinde ist vor Ort über die zeitliche Dimension der Bestandskontrolle
eigenverantwortlich von der Gemeinde zu entscheiden. Sie hat dabei zu prüfen, ob und in welchen Fällen ein
über ein paar Tage um den Abschlussstichtag erweiterter Kontrollzeitraum in Betracht kommen kann.

Ebenso ist ggf. auch eine unterjährige Inaugenscheinnahme des jeweils zuständigen Fachbereiches anzuerken-
nen, wenn dort Vermögensgegenstände genutzt werden, die i.d.R. nur einer geringen oder keiner wertmäßigen
Veränderung unterliegen. Eine solche Arbeit kann dabei die Form einer permanenten Inventur annehmen, sodass
solche Arbeiten durchaus dem Sinn und Zweck des Überprüfens des gemeindlichen Bestandes und damit der
haushaltsrechtlichen Vorschrift inhaltlich ausreichend entsprechen.

Ausgehend davon, dass die Inventur eine Bestandsaufnahme und damit eine lückenlose, mengen- und wertmä-
ßige Überprüfung des erfassten Vermögens und der Schulden einer Gemeinde darstellt und diese Kontrolle in
einem angemessenen und abgegrenzten Zeitraum um den Abschlussstichtag durchzuführen ist, müssen auch die
zeitlichen Festlegungen der einzelnen örtlichen Maßnahmen den Überprüfungszielen genügen. Im Sinne der
haushaltsrechtlichen Vorgaben kann wie in allen anderen Geschäftsbereichen der Gemeinde nicht auf regelmä-
ßige Kontrollen der genutzten Vermögensgegenstände in bestimmten Zeitabständen bzw. in Zeiträumen von
weniger als fünf Jahren verzichtet werden.



1.3.2.4 Die körperliche Inventur von Sachgruppen

1.3.2.4.1 Allgemeine Sachlage

Das Zusammenspiel der fachlichen Kenntnisse über die Nutzung der gemeindlichen Vermögensgegenstände mit
der aus wirtschaftlichen Gesichtspunktpunkten in bestimmten Zeitabständen vorzunehmenden Inaugenschein-
nahme dieser Vermögensgegenstände bedarf auch aus dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit heraus einer ge-




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eigneten örtlichen Kombinationsform in sachlicher als auch in zeitlicher Hinsicht. Die Gemeinde kann eigenver-
antwortlich und sachlich vertretbar festlegen, in welchem Ausmaß in sachlicher und zeitlicher Dimension eine
Inaugenscheinnahme ihrer Vermögensgegenstände tatsächlich vorzunehmen ist.

Eine dazu erforderliche „Standardsetzung“ sollte den örtlichen Regelungen zugerechnet werden, die von der
Gemeinde nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift über die "Sicherheitsstandards" unter Beachtung der örtlichen
Verhältnisse zu erlassen ist (vgl. § 31 GemHVO NRW). Dazu gehören auch Regelungen über die Durchführung
einer körperlichen Inventur, die abhängig von den Gegebenheiten bei der Gemeinde ggf. nur in „laufender“ Form
durchführ bar ist (vgl. Beispiel 76).



    BEISPIEL:
    Die „laufende“ körperliche Inventur
    Die Gemeinde muss mindestens alle fünf Jahre förmlich prüfen, ob ihre als Sachanlagen bilanzierten Vermögensge-
    genstände noch körperlich vorhandenen sind. Die Gemeinde kann für die Durchführung der körperlichen Inventur
    ihre Vermögensgegenstände in Sachgruppen gliedern und unter Einhaltung der fünfjährigen Frist in unterschiedli-
    chen Jahren die Inaugenscheinnahme vornehmen. Zur tatsächlichen Durchführung einer körperlichen Inventur ge-
    hört zwingend, alle bereits in den betroffenen Fachbereichen vorhandenen Informationen, Arbeitsergebnisse und
    Planungsdaten zu nutzen. Erst dann kann der Umfang und die örtliche Vorgehensweise festgelegt werden.


    Erste Entscheidung:
    Die Gemeinde soll die körperliche Inventur aus ihrer Aufgabenerfüllung heraus sowie wirtschaftlich durchführen. Vor
    Ort kann es sich daher abhängig vom tatsächlichen Ausmaß in sachlicher Hinsicht anbieten, für die notwendige
    Inaugenscheinnahme der Vermögensgegenstände eine Aufteilung in Sachgruppen vorzunehmen, z. B. entspre-
    chend den angesetzten Bilanzposten. In zeitlicher Hinsicht ist zu klären und festzulegen, ob die körperliche Inventur
    zu einem einzigen Stichtag oder jeweils sachgruppenbezogen zu den üblichen Inventurstichtagen erfolgen soll. Bei
    einer zeitlichen Aufteilung muss sichergestellt werden, dass jeder Vermögensgegenstand im Zeitraum von fünf
    Jahren einmal in Augenschein genommen wird. Die körperliche Inventur der Vermögensgegenstände wird dadurch
    zu einer „laufenden“ Inventur.


                                     Sachgruppenerfassung                                    Wertbeurteilung
                Besichtigt am        Gegenstand     Vorhanden?          Zustand         In Ordnung          Mängel




    Zweite Entscheidung:
    Für die körperliche Inventur sollte ein Zusammenhang mit der Haushaltsplanung hergestellt werden. Der jährlich
    festzulegende fachliche Bedarf an Haushaltsmitteln für neue oder zu erneuernde Vermögensgegenstände, Instand-
    haltungsmaßnahmen und Unterhaltungsmaßnahmen erfordert grundsätzlich die Kenntnis der Organisationseinheit
    der Gemeindeverwaltung über den Zustand der fachlich genutzten Vermögensgegenstände. Diese Kenntnisse und
    Maßnahmen der gemeindlichen Fachverwaltung zur Erlangung solcher Kenntnisse sollten für die körperliche Inven-
    tur genutzt werden.


                           Zustandserfassung durch Facharbeit                                Wertbeurteilung
                Besichtigt am        Gegenstand      Vorhanden?         Zustand         In Ordnung          Mängel




    Die Kenntnisse müssen in zeitlicher Nähe zur tatsächlichen Umsetzung der körperlichen Inventur gewonnen worden
    sein. Die Gewinnung solcher Kenntnisse unterliegt bereits aus rechtlichen Verpflichtungen sowie wegen der fortlau-
    fenden Haushaltswirtschaft ständigen Aktualisierungen, sodass lediglich eine Vereinbarkeit mit dem festgelegten




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    örtlichen Kontrolltermin für die Inventur gegeben sein muss.


    Dritte Entscheidung:
    Der Umfang der Durchführung der körperlichen Inventur ist eigenverantwortlich von der Gemeinde nach den Min-
    destvorgaben festzulegen. Sie kann dabei die zuvor genannten Möglichkeiten nutzen. Für die körperliche Inventur
    bzw. die Inaugenscheinnahme sind dadurch andere Inventurinstrumente jedoch nicht ausgeschlossen. Die Gemein-
    de sollte über eine verantwortliche Stelle verfügen, die fachliche und wirtschaftliche Daten verknüpft und bewertet,
    um festzulegen, auf welche Art und Weise die körperliche Inventur vertretbar erfolgen kann. Sie sollte auch die
    tatsächliche Durchführung dieser Inventur überwachen, z. B. über einen Zeitplan verfügen, der die Inaugenschein-
    nahme innerhalb des haushaltsrechtlich gesetzten Zeitraumes aufzeigt.


                                   Beispiel 76 „Die „laufende“ körperliche Inventur“

Bei der Berechnung der regelmäßigen Durchführung der Bestandskontrolle zu einem einzigen Stichtag nach der
haushaltsrechtlich bestimmten Mindestzeit ist grundsätzlich von der zuletzt durchgeführten Inventur auszugehen,
z. B. zur Aufstellung der gemeindlichen Eröffnungsbilanz. Die Gemeinde war verpflichtet, eine Inventur durchzu-
führen und ein Inventar aufzustellen und danach mindestens nach drei Jahren eine erneute körperliche Be-
standsaufnahme vorzunehmen (vgl. § 53 Absatz 2 i. V. m. § 28 Absatz 1 GemHVO NRW -a. F.-).

Die Gemeinde muss nunmehr nach fünf Jahren das Vorhandensein der gemeindlichen Vermögensgegenstände
durch eine Inaugenscheinnahme im Rahmen der Inventur wieder prüfen. Sie muss daher eine Inaugenschein-
nahme ihrer Vermögensgegenstände spätestens nach Ablauf dieser Mindestzeit nach der zuletzt durchgeführten
körperlichen Bestandsaufnahme vornehmen. Ab diesem Zeitpunkt ist regelmäßig mindestens zu jedem weiteren
fünften Abschlussstichtag eine entsprechende Überprüfung vorzunehmen, wenn eine solche Bestandskontrolle
nicht freiwillig in kürzeren Zeitabständen vorgenommen wird oder anteilig für bestimmte Gruppen von gemeindli-
chen Vermögensgegenständen durchgeführt wird.



1.3.2.4.2 Keine alleinige „Standortinventur“

Der Erwerb der fachlichen Kenntnisse über den Zustand und die Nutzbarkeit gemeindlicher Vermögensgegen-
ständen kann aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten auf Sachgruppen bezogen in zeitlichen Abständen von der
Gemeinde vorgenommen werden. Sie soll einer derartige „Teilinventur“ nach allgemeinen Kriterien abgrenzen,
die in einem Zusammenhang mit den zu erfassenden Vermögensgegenständen stehen müssen und diese Art der
Inventur begründen können. Dadurch kann sichergestellt werden, dass gleiche Vermögensgegenstände zur glei-
chen Zeit erfasst und in Augenschein genommen werden.

Dieser Zusammenhang lässt es daher nicht zu, die Erfassung von gemeindlichen Vermögensgegenständen von
ihrem Standort oder ihrer Zuordnung zu einer Organisationseinheit abhängig zu machen. Eine darauf aufbauende
Inventur würde das erhebliche Risiko beinhalten, dass vergleichbare Vermögensgegenstände der Gemeinde
nicht auf den gleichen Zeitpunkt bezogen in Augenschein genommen und erfasst werden.

Die Vorgehensweise würde ggf. keine ausreichende Verlässlichkeit der erhobenen Daten hervorrufen, auf denen
aber der zu bilanzierende Vermögensstatus der Gemeinde aufgebaut werden müsste. Außerdem beinhaltet das
Verfahren ein erhebliches Risiko für einen Verstoß gegen den Grundsatz der Willkürfreiheit. Eine gemeindliche
Inventur, die abhängig vom Standort der gemeindlichen Vermögensgegenstände durch die Gemeinde durchge-
führt würde, entspricht daher nicht den bei einer Inventur zu erfüllenden Anforderungen.




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2. Zu Absatz 2 (Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten):

2.1 Allgemeine Vorgaben

Die Vorgabe einer gesonderten Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten ist Teil der Grundsätze ord-
nungsmäßiger Inventur (GoI) und konkretisiert diese. Jedoch wird die bei den Vermögensgegenständen übliche
körperliche Inventur durch die Beleginventur ersetzt, da diese für die Forderungen und Verbindlichkeiten die ein-
zige Aufnahmemöglichkeit darstellt. Bei dieser Inventurform muss der Bestand durch Belege der Gemeinde
nachgewiesen werden.

Unter Belegen versteht man hierbei nicht nur Buchungsbelege, sondern auch Urkunden, Dokumente und Grund-
buchauszüge und Verträge. Bei der Durchführung der Inventur müssen aber auch bereits die Vorgaben zur Bilan-
zierung der Forderungen und Verbindlichkeiten berücksichtigt werden. Die Beleginventur findet aber auch auf
immaterielle Vermögensgegenstände Anwendung.

Außerdem erfordert die Inventur der Haftungsverhältnisse und der Verpflichtungen aus kreditähnlichen Rechtsge-
schäften sowie sonstiger Sachverhalte, aus denen sich finanzielle Verpflichtungen der Gemeinde ergeben kön-
nen, i.d.R. eine entsprechende Einbindung der Fachbereiche oder Fachämter in der Gemeindeverwaltung. Es
bietet sich in diesem Zusammenhang ggf. ein Nachhalten der wichtigsten vertraglichen Bindungen der Gemeinde
an zentraler Stelle in der Gemeindeverwaltung an.



2.2 Die Erfassung von Forderungen

Die Forderungen der Gemeinde entstehen aus ihrem öffentlich-rechtlichen und ihrem privatrechtlichen Handeln.
Entsprechend sind die Forderungen in der gemeindlichen Bilanz zu untergliedern und im Rahmen der Inventur zu
erfassen. Zu den öffentlich-rechtlichen Forderungen gehören z. B. Gebühren-, Beitrags- und Steuerforderungen
sowie Forderungen aus Transferleistungen, z.B. aus der Gewährung von Sozialhilfe.

Die öffentlich-rechtlichen und die privatrechtlichen Forderungen der Gemeinde sollten adressatenbezogen unter
Berücksichtigung der Erfordernisse des gemeindlichen Gesamtabschlusses erfasst werden, z. B. Forderungen
gegenüber verbundenen Unternehmen. Die Forderungsgliederung kann dabei nach den Grundsätzen der Fi-
nanzmittelbeschaffung ausgerichtet werden (vgl. § 77 GO NRW). Bei der Erfassung müssen diese Forderungen
der Gemeinde bereits auf ihre Durchsetzbarkeit hin betrachtet und bewertet werden.

Die Gemeinde darf dabei die möglichen Risiken ihrer Forderungen nicht außer Betracht lassen, z. B. ein Ausfallri-
siko oder ein Beitreibungsrisiko. Sie muss jährlich bezogen auf den Abschlussstichtag jede Forderung einer indi-
viduellen Risikoüberprüfung unter Beachtung des § 26 GemHVO NRW unterziehen und ggf. in der geschätzten
Höhe des Ausfalls eine entsprechende Minderung vorzunehmen (Grundsatz der Einzelbewertung).

Bei der Beurteilung der gemeindlichen Forderungen ist zu beachten, dass Risiken, die sich aus dem der Forde-
rung zugrundeliegenden gemeindlichen Geschäft ergeben, von der Gemeinde nicht als Forderungsrisiko einge-
stuft werden können. Für den gemeindlichen Jahresabschluss haben diese Gegebenheiten zur Folge, dass nur
sichere (vollwertige) Forderungen der Gemeinde, bei denen keine Zweifel hinsichtlich eines möglichen Zahlungs-
ausfalls bestehen, mit dem Nominalbetrag in der gemeindlichen Bilanz angesetzt werden dürfen.



2.3 Die Erfassung von Verbindlichkeiten

Die Verbindlichkeiten der Gemeinde sollen möglichst entsprechend ihrer Gliederung in der Bilanz der Gemeinde
im Rahmen der Inventur erfasst werden. Die Verbindlichkeiten sind daher im Wesentlichen nach den wichtigsten




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Arten, z. B. aus Krediten für Investitionen, aus Lieferungen und Leistungen, aus Transferleistungen, zu erfassen.
Bei den Verbindlichkeiten aus der Aufnahme von Krediten für Investitionen kann auch zusätzlich eine Differenzie-
rung nach Gläubigern erfolgen.

Die wichtigsten Arten von gemeindlichen Verbindlichkeiten können, sofern diese für das Bild der gemeindlichen
Bilanz von Bedeutung sind, auch als gesonderte Bilanzposten angesetzt und entsprechend in der Inventur erfasst
werden. Zu solchen gemeindlichen Verbindlichkeiten gehören die Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitio-
nen“, aus Krediten zur Liquiditätssicherung“, aus Vorgängen, die Kreditaufnahmen wirtschaftlich gleichkommen,
aus Lieferungen und Leistungen, aber auch die Verbindlichkeiten aus den gemeindlichen Transferleistungen
gegenüber Dritten.



3. Zu Absatz 3 (Nachvollziehbarkeit des Inventurverfahrens):

3.1 Allgemeine Sachlage

Bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Auswertung der Inventur sowie bei der Aufstel-
lung des Inventars sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, die aber auf die Inventur
bezogen als Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) zu achten sind, denn sie stehen unmittelbar im Zu-
sammenhang mit der Bestandsaufnahme des gemeindlichen Vermögens und der Schulden der Gemeinde. Dazu
gehört eine Vielzahl von Grundsätzen, z. B. Vollständigkeit, Klarheit, Dokumentation, Nachprüfbarkeit der Be-
standsaufnahme, sowie die gesonderte Erfassung der Forderungen und Verbindlichkeiten, aber auch der Grund-
satz der Wirtschaftlichkeit. Die Grundsätze müssen bei jeder gemeindlichen Inventur Anwendung finden.



3.2 Die Vollständigkeit der Bestandsaufnahme

Als Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und
Schulden enthält. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informa-
tionen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhal-
ten. Doppelerfassungen und Erfassungslücken müssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen werden.

Für den Bereich der Schulden sind insbesondere die Vollständigkeit der Rückstellungen sowie ein Überblick über
die wesentlichen Risiken sicherzustellen. Diese Sachlage führt dazu, dass neben den Vermögensgegenständen
und Schulden der Gemeinde auch alle sonstigen wichtigen Verträge bekannt und erfasst sein müssen. Die Voll-
ständigkeit der Bestandsaufnahme erfordert auch, dass abgeschriebene, aber noch genutzte Vermögensgegen-
stände von der Gemeinde mit einem Erinnerungswert nachzuweisen sind.



3.3 Die Richtigkeit der Bestandsaufnahme

Bei allen Inventurverfahren sind die Art, die Menge und der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und
Schulden zweifelsfrei und zutreffend festzustellen. Welches Inventurverfahren Anwendung findet, hängt im We-
sentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um
nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur) handelt.

Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren sind in Einzelfällen von der Gemeinde anwendbar, sofern diese die
Richtigkeit der Bestandsaufnahme nicht beeinträchtigen. Das Erfordernis der Richtigkeit bedingt für die Aufnahme
bei der gemeindlichen Inventur einerseits die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips (zwei Personen). Andererseits
muss eine ausreichende Sachkunde der Aufnehmenden sichergestellt werden.




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3.4 Die Einzelerfassung der Bestände

3.4.1 Allgemeine Bedingungen

Die Gemeinde hat grundsätzlich sind alle ihre Vermögensgegenstände und Schulden einzeln und nach Art, Men-
ge und Wert durch eine Inaugenscheinnahme in Form einer körperlichen Inventur zu erfassen zu erfassen, sofern
nicht andere Inventurformen zulässig sind. Die Stichprobeninventur ist dabei nur ausnahmsweise möglich. Ande-
rerseits sind bei der Erfassung der gemeindlichen Vermögensgegenstände und Schulden die dafür vorgesehenen
Bewertungsvereinfachungsverfahren zu berücksichtigen, z. B. die Festbewertung oder die Gruppenbewertung
(vgl. § 34 Absatz 1 und 3 GemHVO NRW).



3.4.2 Die Stichprobeninventur

Eine Stichprobeninventur, die auf anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren beruhen muss, ist zulässig,
wenn die Grundsätze der Richtigkeit und der Vollständigkeit dabei eingehalten werden. Der Aussagewert dieser
Inventurart muss daher dem Aussagewert einer vollständigen Inventuraufnahme gleichkommen. In besonderen
Fällen kann der mit der Stichprobeninventur verbundene Vorbereitungsaufwand dazu führen, dass eine Rationali-
sierungswirkung gegenüber einer vollständigen Inventur nicht vorhanden und ein Einsatz der Stichprobeninventur
deshalb nicht sinnvoll ist.



3.4.3 Die Festbewertung

Die Bildung von Festwerten ist für den Bereich des Sachanlagevermögens sowie für den Bereich der Roh-, Hilfs-
und Betriebsstoffe sowie der Waren im Bereich des gemeindlichen Umlaufvermögens möglich (vgl. § 34 Absatz 1
GemHVO NRW). Bei der Festbewertung von gemeindlichen Vermögensgegenständen handelt es sich um eine
buchtechnische Erleichterung, da der Gemeinde dadurch eine Ausnahme von der Pflicht zur jährlichen Bestands-
aufnahme eingeräumt wird.

Vor der erstmaligen Bildung eines Festwertes im Bereich des Sachanlagevermögens sowie der für Roh-, Hilfs-
und Betriebsstoffe und Waren ist eine Inventur (ggf. auf der Basis von Schlüsselgrößen) durchzuführen. Wird eine
Festbewertung für Vermögensgegenstände vorgenommen, ist alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme
vorzunehmen. Ergeben sich durch eine solche Inaugenscheinnahme z. B. Erkenntnisse, dass Veränderungen
vom Wert oder der Menge vorliegen, ist ggf. eine Anpassung des Festwertes erforderlich.



3.4.4 Die Gruppenbewertung

Die Gruppenbewertung kann auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und
Betriebsstoffe, Waren) angewandt werden (vgl. § 34 Absatz 3 GemHVO NRW). Darüber hinaus ist eine Grup-
penbewertung für den Bereich des beweglichen Anlagevermögens, Umlaufvermögens sowie der Schulden mög-
lich, wenn eine Gleichartigkeit oder eine annähernde Gleichwertigkeit vorliegt.

Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung für die Gemeinde bei der Bewertung dar. Die vorzunehmende
Einzelerfassung der gemeindlichen Vermögensgegenstände bleibt davon aber unberührt. Die zusammengefass-
ten Gruppen dürfen mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Die gruppenweise Zusammenfas-
sung ist auch im Inventar und bereits bei der Inventur möglich.




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3.5 Die Dokumentation und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme

Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme erfordert, dass die Vorgehensweise der Inventur im
Inventurrahmenplan und die Ergebnisse der Inventur in Zähllisten und Inventarlisten zu dokumentieren sind. Ein
sachverständiger Dritter muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise
und die Ergebnisse der Inventur verschaffen können. Es ist dazu nicht festgelegt worden, welches Maß an Sach-
verstand erforderlich sein muss, um die gemeindliche Tätigkeit im jeweils betroffenen Bereich beurteilen und
nachvollziehen zu können.

Allgemein wird davon auszugehen sein, dass ein sachverständiger Dritter ausreichende Kenntnisse über die
gemeindliche Haushaltswirtschaft bzw. das Rechnungswesen der Gemeinde besitzen muss, damit er die Ausfüh-
rung der gemeindlichen Haushaltswirtschaft und deren Ergebnis im gemeindlichen Jahresabschluss sowie im
Gesamtabschluss der Gemeinde verstehen und beurteilen kann. Bei der Beurteilung, ob ein sachverständiger
Dritter sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisse der
Inventur verschaffen kann, ist ebenfalls von den vorhandenen örtlichen Gegebenheiten im Einzelfall auszugehen.

Die Bestimmung einer angemessenen Zeit ist somit auch von der Größe der Gemeinde sowie der Größe und
Komplexität der gemeindlichen Buchführung einschließlich der Art der örtlichen DV-Buchführung abhängig. Hie-
raus ergibt sich auch, dass die Unterlagen über die Inventur und die hierzu ergangenen Anweisungen und Orga-
nisationsregelungen sicher und geordnet aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfrist für Belege zur Inventur
beträgt 6 Jahre und für das Inventar 10 Jahre (vgl. § 58 GemHVO NRW). Bei einer Buchinventur muss zudem die
Fortschreibung der Bestände ordnungsgemäß erfolgen, um dem genannten Grundsatz zu genügen.



3.6 Der Grundsatz der Klarheit

Bei der Inventur muss durch die Gestaltung der Unterlagen in Form von klaren Bezeichnungen und Abgrenzun-
gen gewährleistet werden, dass die einzelnen zu ermittelnden Positionen und Posten, z.B. Vermögensgegen-
stände und Schulden der Gemeinde, eindeutig voneinander getrennt werden können. Die erfassten Sachverhalte
müssen in den Inventurunterlagen so dargestellt sein, dass sachverständige Dritte die Erfassung sowie deren
Ergebnis in angemessener Zeit nachvollziehen können.



3.7 Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu
den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Vereinfachungen sind bereits bei der Inventurplanung zu
prüfen und zu berücksichtigen, z. B. eine verlegte oder laufende Inventur unter Berücksichtigung des Abschluss-
stichtages, Abweichungen vom vorrangigen Grundsatz der Einzelbewertung durch eine Festbewertung oder
Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit. Die Gemeinde muss dazu örtlich beurteilen, ob das im Ver-
gleich zu einer genaueren Erfassung entstehende Abweichungsrisiko im Sinne des Ergebnisses tragfähig ist.

In diesem Rahmen findet als Prüfungsgrundsatz auch der Grundsatz der Wesentlichkeit Anwendung. Die Ge-
meinde hat abzuwägen, ob durch den aus Wirtschaftlichkeitsgründen geringeren Aufwand möglicherweise Infor-
mationen weggelassen werden oder eine fehlerhafte Darstellung der Inventurergebnisse entsteht, durch die zu
treffende wirtschaftliche Entscheidungen der Adressaten des gemeindlichen Jahresabschlusses beeinflusst wer-
den können. Im Zweifelsfall ist erforderlich, zutreffende Informationen über die Abweichung zu geben. Bei not-
wendigen Entscheidungen kann ggf. eine überschlägige Ermittlung erforderlich werden.




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4. Zu Absatz 4 (Örtliche Inventurregelungen):

4.1 Zu Satz 1 (Pflicht zu Inventurbestimmungen):

4.1.1 Die Erstellung einer örtlichen Inventurrichtlinie

Vor dem Hintergrund der Eigenverantwortung der Gemeinde im Rahmen ihrer Selbstverwaltung ist die Vorschrift
über die Inventur und das Inventar um eine Ermächtigung und Verpflichtung der Bürgermeisterin oder des Bür-
germeisters ergänzt worden, die Durchführung der örtlichen Inventur und ihre Dokumentation zu regeln. Eine
wesentliche Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Ablauf der Inventurarbeiten ist deshalb eine schriftlich
verfasste Inventurrichtlinie.

Als interne Vorschrift der Gemeinde wird durch diese gemeindliche Richtlinie die einheitliche und vollständige
Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden geregelt. Mithilfe der gemeindlichen Inven-
turrichtlinie wird der Umfang der Inventur sachlich und zeitlich abgegrenzt und es werden die personellen Zustän-
digkeiten und Verantwortlichkeiten festgelegt. Ggf. ist jährlich eine Anpassung der Richtlinie an die bestehenden
örtlichen Verhältnisse vorzunehmen, wenn die Inventurrichtlinie nicht jährlich neu aufgestellt wird.

Im Rahmen der Inventurrichtlinie bietet sich auch die Erstellung eines Handbuches oder eines Leitfadens an, in
dem die konkrete Vorgehensweise bei der Inventur beschrieben ist. Dabei kann auch eine beispielhafte Aufzäh-
lung der nicht zu erfassenden Vermögensgegenstände hilfreich sein, z. B. Ablagekörbe, PC-Mäuse, sonstige
einzelne Teile des Arbeitsmaterials.



4.1.2 Die Inhalte einer örtlichen Inventurrichtlinie

Die Inhalte der örtlichen Inventurrichtlinie der Gemeinde werden i.d.R. durch die allgemeinen Inventurgrundsätze,
den Geltungsbereich, die Geltungsdauer, die Art und Weise der Inventurvorbereitung, die bereichsweise Durch-
führung, die Aufstellung des Inventars, die Aufbewahrung der Unterlagen, die Prüfung sowie durch die Geltungs-
dauer bestimmt. Dazu gehört aber auch, dass die gemeindliche Inventur zeitnah zum Abschlussstichtag durchge-
führt werden muss, z. B. eine Stichtagsinventur maximal 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem Abschlussstichtag.

Die örtlichen Inventurarbeiten müssen deshalb jedoch nicht zwingend nur am Abschlussstichtag (31. Dezember)
erfolgen (Inventur am Bilanzstichtag). In den Fällen, in denen die gemeindliche Inventur in der Zeit um den Ab-
schlussstichtag herum durchgeführt wird, müssen die Bestandsveränderungen, die sich zwischen dem Inventur-
stichtag und dem Abschlussstichtag ergeben, berücksichtigt werden.

Als weiterer Bestandteil der Inventurrichtlinien empfiehlt sich die Festlegung der örtlichen Zuständigkeiten ver-
knüpft mit den von der Inventur betroffenen Organisationseinheiten. Insgesamt soll die örtliche Richtlinie die
Grundlage für den Inventurrahmenplan darstellen, der eine sachliche (Sachplan), eine zeitliche (Zeitplan) und
eine personelle (Personalplan) Komponente beinhalten soll (vgl. Abbildung 562).



                       DIE KOMPONENTEN DES INVENTURRAHMENPLANS


                                                          Im Sachplan sollen Inventurgebiete, Inven-
                                                          turbereiche und Inventurfelder so festge-
                                                          legt werden, dass eine exakte Abgrenzung
                             Sachplan                     gewährleistet ist. Durch die Festlegung
                                                          müssen Doppelerfassungen und Erfas-
                                                          sungslücken ausgeschlossen und mög-
                                                          lichst eine zweckmäßige Erfassung der
                                                          Vermögensgegenstände und Schulden




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                                           § 28 GemHVO NRW




                      DIE KOMPONENTEN DES INVENTURRAHMENPLANS

                                                        gewährleistet sein.


                                                        Mit dem Zeitplan sollen der zeitliche Ablauf
                              Zeitplan                  der Vorbereitung, Durchführung und Aufbe-
                                                        reitung der Inventurdaten geregelt werden.


                                                        Mit dem Personalplan wird die personelle
                                                        Verantwortung für die Vorbereitung, Durch-
                                                        führung und Aufbereitung der Inventur
                            Personalplan                geregelt. Dabei liegt die Verantwortung für
                                                        die Koordination und Durchführung der
                                                        Inventur bei i.d.R. der vorab zu bestim-
                                                        menden zentralen Inventurleitung.

                          Abbildung 562 „Die Komponenten des Inventurrahmenplans“

In der gemeindlichen Inventurrichtlinie sind ergänzend zu den Bestimmungen zur Durchführung der Inventur auch
die anwendbaren Inventurvereinfachungen festzulegen (vgl. § 29 GemHVO NRW). Insbesondere der Auftrag
gehört dazu, vor Gebrauch einer Vereinfachungsmöglichkeit immer zu prüfen, ob die vorgesehene Maßnahme zu
mehr Wirtschaftlichkeit beiträgt als die normale Inventur und der Grundsatz der Vollständigkeit sowie der Grund-
satz der Richtigkeit nicht unvertretbar beeinträchtigt werden. Das Ergebnis dieser Prüfung sowie die Form der
Anwendung einer Inventurvereinfachung sind dabei sachgerecht zu dokumentieren.



4.1.3 Die Inventarbildung

Durch die örtliche Inventurrichtlinie wird regelmäßig das Inventurverfahren in seinem Umfang sowie in der Vorge-
hensweise bestimmt. Sie kann aber auch Regelungen über die Inventarbildung enthalten, die von den Ansatzvor-
schriften für die gemeindliche Bilanz ausgehen müssen. Die Richtlinie kann zudem auch Bestimmungen über die
Zuordnung von Werten zu den gemeindlichen Vermögensgegenständen und Schulden, zur Festwertbildung und
zur Gruppenbewertung enthalten (vgl. § 34 GemHVO NRW).



4.2 Zu Satz 2 (Inhaltsvorgaben für die Inventurbestimmungen):

4.2.1 Allgemeine Hinweise

Nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift müssen die von der Bürgermeisterin oder der Bürgermeister erlassenen
örtlichen Vorschriften über die Durchführung der gemeindlichen Inventur mindestens Bestimmungen in Ausfüh-
rung der Absätze 1 bis 3 dieser Vorschrift sowie §§ 29 und 58 GemHVO NRW enthalten. Außerdem soll die Vor-
schrift des § 31 Absatz 1 Satz 2 GemHVO NRW auch für die gemeindlichen Inventurregelungen eine entspre-
chende Anwendung finden.



4.2.2 Der Verweis auf § 29 GemHVO NRW

Für die Gemeinde sind ergänzend zu den Bestimmungen über die Durchführung der Inventur bestimmte Inven-
turvereinfachungen zugelassen worden (vgl. § 29 GemHVO NRW). Diese Vereinfachungen sollen dazu dienen,
die Wirtschaftlichkeit der gemeindlichen Inventur zu erhöhen. Jede der zugelassenen Vereinfachungen ist dabei
jedoch an konkrete Voraussetzungen gebunden. Die Vorgaben sollen dazu beitragen, dass die Inventurzwecke
von der Gemeinde auch dann erfüllt werden, wenn eine Vereinfachungsmöglichkeit angewendet wird.




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Für die Gemeinde ist es z. B. zulässig, durch die Erfassung der geringwertigen Vermögensgegenstände der Ge-
meinde in Inventarlisten oder durch die Vornahme der Buchungen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf
einem Sammelposten deren Vorhandensein nachvollziehbar zu machen (vgl. § 33 Absatz 4 GemHVO NRW). In
solchen Fällen kann die Gemeinde auf eine Inventarisierung dieser Vermögensgegenstände bzw. deren Aufnah-
me in ein Bestandsverzeichnis verzichten.

Im Rahmen der gemeindlichen Inventur wird der Nachweis der geringwertigen gemeindlichen Vermögensgegen-
stände dann aus diesen bei der Gemeinde vorhandenen Unterlagen geführt. Von der Gemeinde ist in allen Fäl-
len, in denen von einer Vereinfachungsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden soll, zu prüfen, ob die örtlich je-
weils vorgesehene Maßnahme zu mehr Wirtschaftlichkeit beiträgt als die normale Inventur und der Grundsatz der
Vollständigkeit sowie der Grundsatz der Richtigkeit nicht unvertretbar beeinträchtigt werden.



4.2.3 Der Verweis auf § 58 GemHVO NRW

Mit dem Ablauf des Haushaltsjahres ist die Aufgabe der gemeindlichen Finanzbuchhaltung noch nicht abge-
schlossen. Die Finanzbuchhaltung muss für den Jahresabschluss und Gesamtabschluss der Gemeinde die erfor-
derlichen Angaben und Unterlagen liefern sowie Auskünfte über das Vermögen und die Schulden der Gemeinde
und die Abwicklung von Forderungen und Verbindlichkeiten geben. Die Inventurunterlagen können als Ge-
schäftsunterlagen der Gemeinde dafür herangezogen werden.

Die Einordnung der gemeindlichen Inventurunterlagen als Geschäftsunterlagen der Gemeinde verpflichtet die
Gemeinde bereits zu einer geeigneten Aufbewahrung dieser Unterlagen. Der ausdrückliche Verweis auf die
haushaltsrechtliche Vorschrift des § 58 GemHVO NRW verdeutlicht daher, dass die Gemeinde die Aufbewahrung
und das Verfügbarhalten der gemeindlichen Inventurunterlagen nach Ablauf des betreffenden Haushaltsjahres
wie bei den übrigen Geschäftsunterlagen i. d. R. über mehrere Jahre gewährleisten muss. Die Unterlagen müs-
sen von der Gemeinde bei Bedarf auch im Rahmen der Durchführung der örtlichen und der überörtlichen Prüfung
zur Verfügung gestellt werden.

Für die Aufbewahrung der haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde sind besondere haushaltsrechtli-
che Vorschriften erlassen worden, mit denen die Aufbewahrung von Büchern und Belegen sowie sonstigen Unter-
lagen der Gemeinde, die mit den gemeindlichen Geschäftsvorfällen und dem haushaltswirtschaftlichen Gesche-
hen bei der Gemeinde in Verbindung stehen, in zeitlicher Hinsicht bestimmt wird. Der Ort der Aufbewahrung der
Inventurunterlagen ist von der Gemeinde jedoch in eigener Verantwortung festzulegen.



4.3 Zu Satz 3 (Verweis auf § 31 GemHVO NRW):

Die örtlichen Vorschriften über die Durchführung der gemeindlichen Inventur sollen bedarfsgerecht und zweckbe-
zogen von der Gemeinde aufgestellt werden. Im Sinne der Verantwortlichkeit des Bürgermeisters für den Ge-
schäftsgang in der Gemeindeverwaltung kann es sachlich erforderlich sein, dass der Bürgermeister sich in den
örtlichen Inventurrichtlinien ein Weisungsrecht oder einen Zustimmungsvorbehalt verankern will.

Der Verweis auf die haushaltsrechtliche Vorschrift des § 31 Absatz 1 Satz 2 GemHVO NRW eröffnet ihm diese
Möglichkeit. Die örtlichen Inventurvorschriften müssen grundsätzlich inhaltlich hinreichend bestimmt sein und
bedürfen der Schriftform. Vor Ort ist durch die Gemeinde dazu eigenverantwortlich zu entscheiden, in welcher Art
und Weise und in welchem Umfang die örtlichen Richtlinien ausgestaltet werden.




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